Gyorskalauz a kétszakaszos közbeszerzési eljárásokhoz – 1. szakasz

(meghívásos eljárások, tárgyalásos eljárások, versenypárbeszédek, innovációs partnerségekés tervpályázatok)

Az első lépések

Üdvözöljük az eSubmission alkalmazásban!

Az eSubmission alkalmazás lehetővé teszi a gazdasági szereplők számára, hogy elektronikus úton, strukturált felületen és biztonságos módon készítsék el, illetve nyújtsák be beadványaikat (pl. részvételi jelentkezéseiket) az uniós közbeszerzési eljárásokra.

Ez a gyorskalauz csak a kétszakaszos eljárások első szakaszára vonatkozik. Ebben a szakaszban a gazdasági szereplők részvételi jelentkezést nyújthatnak be. A kétszakaszos eljárás második szakaszára vonatkozó gyorskalauz és az egyéb közbeszerzési eljárásokra vonatkozó gyorskalauzok a Funding & Tenders portál eProcurement wiki oldalán érhetők el .

Az alkalmazásban a gazdasági szereplők:

• elkészíthetik az uniós intézmények,szervek vagy hivatalok által meghirdetett eljárásokkal kapcsolatos beadványaikat,

• biztonságos módon benyújthatják őket,

• megtekinthetik a korábban elmentett beadványtervezeteiket vagy tovább dolgozhatnak rajtuk,

• törölhetik beadványtervezeteiket,

• igazolást kaphatnak a benyújtásról (benyújtási igazolás),

• a benyújtási határidőn belül visszavonhatják már benyújtott beadványukat,

• igazolást kaphatnak a visszavonásról (visszavonási igazolás).

Kérjük, olvassa el a rendszerkövetelményeket.

Ezek az eSubmission alkalmazás kezdőlapján, illetve a „Gazdasági szereplők” oldalon, az „Attachments” (Csatolmányok) részben találhatók.

Technikai segítség

Ha segítségre van szüksége, forduljon bizalommal ügyfélszolgálatunkhozközép-európai idő (brüsszeli idő) szerint 8:00 és 20:00 óra között.

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

 + 32 (0) 229 71063

 Az ügyfélszolgálat kizárólag angol nyelven működik.

Belépés az eSubmission alkalmazásba

Az eSubmission alkalmazás közbeszerzési eljárások (ajánlati felhívások) kapcsán használatos. Az európai intézmények, szervek és ügynökségek által közzétett ajánlati felhívások a következő címen érhetők el:

• Funding & Tenders portál

• TED eTendering alkalmazás (a 2023. október 25. előtt közzétett ajánlati felhívások esetében)

Mire van szükség az eSubmission alkalmazás használatához?

Az eSubmission alkalmazás használatához, valamint a Funding & Tenders Portálon megjelenő ajánlati felhívásokra való jelentkezéshez regisztrálnia kell az Európai Bizottság felhasználóazonosítási rendszerében (EU Login). 

A 2023. október 25. előtt közzétett ajánlati felhívásokra való jelentkezéshez egy TED eTendering -fiókra is szükség van.

Annak érdekében, hogy az Ön szervezete azonosítható legyen az elektronikus benyújtási rendszerben, azt regisztrálni kell a szervezetek Bizottság által kezelt nyilvántartásában (Résztvevői nyilvántartás), és rendelkeznie kell egy PIC-kóddal (résztvevői azonosító kód). A PIC-kóddal kapcsolatostovábbi információk itt olvashatók. A regisztráció ingyenes, és minden szervezet számára nyitva áll.

EU Login

Az EU Login alkalmazás biztosítja a belépést az Európai Bizottság számos szolgáltatásába és/vagy rendszerébe. Ha még nem rendelkezik EU Login-regisztrációval, erre a linkre kattintva létrehozhatja felhasználói fiókját.

További információkért látogasson el az EU Login súgójának oldalára.

Funding & Tenders portál

A Funding & Tenders portál egyablakos ügyintézési pontként (egységes elektronikus adatcsereközpontként) szolgál az Európai Bizottság és más uniós intézmények, szervek és hivatalok irányítása alá tartozó finanszírozási programok és közbeszerzési eljárások résztvevői és szakértői számára.

A Funding & Tenders portál felhasználói:

• keresést végezhetnek az uniós finanszírozási programok vagy közbeszerzési eljárások között,

• feliratkozhatnak az ajánlati felhívásokra,
• megtekinthetik a közbeszerzési dokumentumokat,
• kérdéseket fogalmazhatnak meg és küldhetnek be, 

• regisztrálhatnak a résztvevői nyilvántartásba, 

• hozzáférhetnek az eSubmission alkalmazáshoz,

• hozzáférhetnek a benyújtási igazolásokhoz (Submission Receipt, a Beadvány benyújtását bizonyító dokumentum),

• megtekinthetik, szerkeszthetik vagy törölhetik beadványaik tervezetét,

• visszavonhatják beadványaikat és hozzáférhetnek a visszavonási igazoláshoz (a visszavonást bizonyító dokumentumhoz),

• kezelhetik a szerepköröket.

Résztvevői nyilvántartás

Az egyszeri adatszolgáltatás elvének érvényre juttatása érdekében a Bizottság online nyilvántartást hozott létre az uniós ajánlati vagy pályázati felhívásokon részt vevő szervezetek számára, így a résztvevőknek csak egyszer kell benyújtaniuk a szervezetükre vonatkozó adatokat. A regisztrációt követően minden szervezet egyedi résztvevői azonosító kódot (PIC-kódot) kap. Ha szeretné megtudni, hogyan szerezhet PIC-kódot a résztvevői nyilvántartásban, látogasson el erre az oldalra.

Hogyan készítse el részvételi jelentkezését az eSubmission alkalmazásban?

Bármely gazdasági szereplő benyújthatja részvételi jelentkezését az eljárást megindító hirdetményben/tervpályázati hirdetményben feltüntetett, Funding & Tenders portálhoz tartozó linken keresztül.

A Funding and Tenders portálon kattintson az „Access submission” (Beadvány megtekintése) gombra, amely átirányítja Önt az eSubmission portálra, feltéve, hogy bejelentkezett EU Login fiókjával.

Első lépésként is el kell olvasnia és el kell fogadnia a weboldal használatára feltételeket, majd meg kell erősítenie, hogy elolvasta és megértette az adatvédelmi nyilatkozatot.

Az alkalmazásban kattintson az „New submission” (Új beadvány) gombra, ha új beadványt kíván létrehozni, vagy pedig a „Resume draft” (Tervezet folytatása) gombra, ha egy korábban megkezdett beadványtervezeten szeretne tovább dolgozni. A tervezetet a Funding & Tenders portálról is elérheti (további információkért lásd a gyorskalauzA beadványok kezelése a Funding & Tenders portálon szakaszát).

Navigálás az eSubmission alkalmazáson belül 

Beadványa létrehozásakor a képernyő felső részén folyamatjelző sáv jelenik meg. Ez a sáv megjeleníti mindazokat a lépéseket, amelyeket a részvételi jelentkezés benyújtása előtt végre kell hajtania. Azt is láthatja, hogy jelenleg melyik lépésnél tart.

A benyújtás folyamata során a képernyő bal oldalán található „Submission documents” (Beadványok) gombra kattintva bármikor ellenőrizheti, hogy mely dokumentumokat töltötte fel.

Az alkalmazás semmilyen adatot nem küld el az ajánlatkérő szervnek, amíg Ön a benyújtás folyamata végén nem kattint a „Submit” (Benyújtás)gombra.

A beadványokbenyújtásának módjai

Új ajánlat létrehozásakor a következő információkatkellmegadnia:

• milyen formában kívánja beadni ajánlatát: önálló vagy közös beadványként,
• a beadványban szerepelnek-e alvállalkozók is,
• milyen nyelvű a beadvány.

A fenti információk megadása után kattintson az oldal alján található „Next” (Tovább) gombra.

Felek

Ebben a lépésben meg kell neveznie a beadványában részt vevő szervezeteket (résztvevők). Kattintson az „New Party” (Új gazdasági szereplő) gombra, és válassza ki a résztvevő típusát: fő résztvevő (önálló beadvány esetében), csoport vezetője vagy csoport tagja (közös beadvány esetében), és alvállalkozó (ha van).

Az alvállalkozók kivételével minden résztvevőt PIC-résztvevő-azonosító kóddal kell azonosítani. A „Search” (Keresés) gombra kattintva ellenőrizheti, hogy az egyes gazdasági szereplők rendelkeznek-e már PIC-kóddal (azaz szerepelnek-e a résztvevői nyilvántartásban). Rákereshet a gazdasági szereplők PIC-kódjára, héaazonosító számára, nemzeti regisztrációs számára és országára is. A héaazonosító szám és a nemzeti regisztrációs szám alapján való kereséshez az országot is ki kell választani.

Ha a keresés nem ad találatot, a szervezetnek regisztrálnia kell ahhoz, hogy PIC-kódot kapjon.  Miután megkapta PIC-kódját, lépjen vissza az eSubmission, alkalmazásba, keressen rá a PIC-kódra, és válassza ki a megjelenített szervezetet.

Ekkor megjelennek a résztvevői nyilvántartásban szereplő, a PIC-kódhoz tartozó adatok, és meg kell adnia a következő kötelező adatokat/dokumentumokat:

• a fő résztvevő vagy csoport vezetője esetében:
• kapcsolattartó (név és e-mail-cím),
• IBAN-szám/bankszámlaszám.
• valamennyi résztvevő esetében: (megfelelően kitöltött és aláírt) nyilatkozat a „Attachments” (Mellékletek) részben.
  

A „Contact Person” (Kapcsolattartó) szakaszban a felhasználó megjelölheti saját magát (ezt a nevet írja be előre az alkalmazás) vagy más személyt a részvételi jelentkezés kapcsolattartójaként. A kapcsolattartóhoz a Funding & Tenders portál az „Primary Coordinator Contact (PCoCo)” (Elsődleges koordinátor kapcsolattartó) szerepet, a részvételi jelentkezést benyújtó felhasználóhoz (amennyiben eltér a kapcsolattartótól) pedig a „Coordinator Contact (CoCo)” (Koordinátor kapcsolattartó) szerepet társítja. 

Ha a PCoCo nem rendelkezik EU Login-fiókkal, a kapcsolattartó e-mail-címe alapján a rendszer automatikusan létrehoz egy ideiglenes EU Login-fiókot, és az érintett személyt e-mailben felkérik, hogy adja meg az EU Login-regisztráció befejezéséhez szükséges adatokat. A meghívó egy automatikusan generált rendszerüzenet, amely nem tartalmaz hivatkozást az eljárásra. 

Az egyes résztvevőkhöz tartozó „Attachments” (Mellékletek)szakaszban feltöltheti a résztvevő kizárási és kiválasztási kritériumokkal kapcsolatos dokumentumait. Ellenőrizze a kiírási feltételekben, hogy mely résztvevők esetében mely dokumentumokra van szükség az ajánlat benyújtásához.

A fenti lépések befejezése után kattintson a „Done” (Kész) gombra. 

A „Ways to submit” (Benyújtás módjai) lépés lezárása után már nincs lehetőség a beadvány formájának megváltoztatására (közös beadvány helyett önálló beadvány kiválasztására, vagy fordítva). Amennyiben módosítani kívánja a beadvány formáját, vagy meg kívánja változtatni a csoportvezető személyét, új beadványt kell létrehoznia, amellyel felülírja az addigi beadványtervezetet (a rendszer így törli az összes korábban bevitt adatot és feltöltött dokumentumot).

A következő lépéshez kattintson a „Next” (Tovább) gombra.

Részek

Amennyiben több részből álló eljárásban kíván részt venni, válassza ki az(oka)t a rész(eke)t, amely(ek)re részvételi jelentkezést kíván benyújtani, majd kattintson a „Next” (Tovább) gombra.

A résztvevők azonosítása a beadvány egészét érinti. Ezért ha a konzorcium összetétele részenként eltérő, akkor minden részhez külön beadványt kell készíteni.

Benyújtási jelentés

A benyújtási jelentést a rendszer hozza létre, és az a beadvány részét képezi. A jelentés a beadványban szereplő összes dokumentumot felsorolja.

A benyújtási jelentést az eSubmission automatikusan hozza létre és adja hozzá a beadványához. A jelentést (a részvételi jelentkezés benyújtása előtt) megtekintheti a képernyőjén, vagy letöltheti, hogy felvehesse saját nyilvántartásába. A jelentést nem kell aláírva visszatöltenie az eSubmission alkalmazásba.

A benyújtási jelentés megtekintése után, ha úgy ítéli meg, hogy a beadvány hiánytalan és készen áll a benyújtásra, a folytatáshoz kattintson a „Next” (Tovább) gombra.

A benyújtási jelentés nem bizonyíték az ajánlat benyújtására. A benyújtásra  még nem került sor. Kérjük, a következő lépésben  kattintson a „Submit” (Benyújtás) gombra a beadvány véglegesítéséhez.

A részvételi jelentkezés benyújtása   

Amikor készen áll részvételi jelentkezésének benyújtására, kattintson a „Submit” (Benyújtás) gombra. A rendszer ekkor visszaigazoló üzenetet jelenít meg.

Ha meg akarja erősíteni a benyújtást, kattintson az „Yes” (Igen) gombra: ezután már nem lesz lehetősége a beadvány módosítására.

A rendszer nem teszi lehetővé a beadvány benyújtását, ha a részvételi jelentkezések benyújtási határideje letelt.

Ez követően a rendszer e-mailben értesítést küld a PCoCo/CoCo e-mail-címére. Az értesítés egy linket tartalmaz, amely átirányítja a Funding & Tenders portálra, ahol a PCoCo/CoCo megtalálja a benyújtási igazolást. Felhívjuk figyelmét, hogy a beadványban szereplő PIC-kódok tulajdonosai értesítést kapnak a benyújtásról.

A benyújtási igazolás bizonyítja, hogy a beadvány a benyújtási határidőn belül beérkezett.

A szerepkörök kezelése a Funding & Tenders portálon

Az eSubmission alkalmazásban megadott kapcsolattartóhoz a rendszer a benyújtott részvételi jelentkezés tekintetében hozzárendeli az „Primary Coordinator Contact – PCoCo” (Elsődleges koordinátor-kapcsolattartó) szerepkörtés a 2. szakaszra vonatkozó felkérést a Funding & Tenders portálon. A jelentkezést benyújtó felhasználóhoz (amennyiben eltér a jelentkezésben szereplő kapcsolattartótól) a rendszer a benyújtott jelentkezés tekintetében hozzárendeli a „Coordinator Contact – CoCo” (koordinátor-kapcsolattartó) szerepkört és a 2. szakaszra vonatkozó felkérést,kivéve ha a jelentkezések ajánlatkérő szerv általi megnyitása és a 2. szakaszra vonatkozó felkérés kézhezvétele közötti időszakban a benyújtott jelentkezéshez hozzárendelt PCoCo vagy másik CoCo megszüntette a szerepkört.

A benyújtott jelentkezéshez további koordinátor-kapcsolattartó(k) (CoCo-k) is hozzárendelhetők – illetve hozzárendelt koordinátor-kapcsolattartók eltávolíthatók – a „Manage Roles” (Szerepkörök kezelése) gombbal (lásd alább).

Kérjük, vegye figyelembe, hogy egy felkéréséhez vagy beadványhoz csak egy PCoCo tartozhat. A benyújtott jelentkezéshez hozzárendelt PCoCo (1. szakasz) nem cserélhető le és nem távolítható el az F&T portálon keresztül (ha a beadványhoz hozzárendelt PCoCo-t le kell cserélni, kérjük, forduljon az F&T portál ügyfélszolgálatához).

A 2. szakaszra vonatkozó felkéréshez hozzárendelt PCoCo-t lecserélését most már a JKK és a fiókkezelő is elvégezheti az F&T portálon közvetlenül (a továbbiakban ehhez nem kell az F&T portál ügyfélszolgálatához fordulni), mihelyt a 2. szakaszra vonatkozó felkéréseket kiküldték.

A beadványokhoz tartozó szerepkörök hozzáadása/törlése az alábbi módon végezhető el:

1.	A részvételi jelentkezési beadványtól jobbra látható „Action” (Művelet) legördülő menüben kattintson a „Manage Roles” (Szerepkörök kezelése) opcióra. Ez a lehetőség csak azt követően jelenik meg, hogy az ajánlatkérő megnyitotta a benyújtott részvételi jelentkezéseket.
2.	Kattintson az „Edit Roles (Szerepkörök módosítása)” gombra.
3.	Ha a beadványhoz egy további  CoCo-t  szeretne hozzárendelni, kattintson az „Add Roles” (Szerepkörök hozzáadása)  gombra .
4.	Adja meg a további CoCo adatait, majd kattintson a „Save” (Mentés) gombra.
5.	Ha törölni szeretne egy CoCo-t, kattintson a CoCo neve melletti „törlés” ikonra.

    Nem nyújthat be ajánlatot az a CoCo, akit azután jelöltek ki (a fentiek szerint), hogy az ajánlatkérő szerv elküldte a 2. szakaszra vonatkozó felkéréseit. Csak azok a PCoCo/CoC-k nyújthatnak be ajánlatot, akik megkapták a 2. szakaszra vonatkozó felkérést, vagy azok a CoCos-ok, akiket a felkérésben a „Manage roles” (Szerepkörök kezelése) gombbal adtak hozzá a kapcsolattartókhoz (Lásd: Gyorskalauz a kétszakaszos közbeszerzési eljárásokhoz – 2. szakasz).

A beadványok kezelése a Funding & Tenders portálon

A Funding & Tenders portálon a saját felületének eléréséhez kattintson a Funding & Tenders portál jobb felső sarkában található „Sign in” (Bejelentkezés) gombra, majd adja meg EU Login-azonosítóját és -jelszavát.

A beadványok megtekintése

A bal oldalon található „Manage My Area” (Saját felületem kezelése) menüpont alatt a PCoCo/CoCo a „My Submissions” (Beadványaim) szakaszban tekintheti meg a részvételi jelentkezés(eke)t.
A beadványok listájában a lista fölött jobbra látható keresőmező használatával lehet keresést végezni.

A „My Submission(s)” (Beadványaim) szakasz

A PCoCo/CoCo minden egyes beadvány esetében megtekintheti az eljárás hivatkozási számát, a beadvány azonosítóját, az utolsó művelet dátumát,a benyújtás státuszát (tervezet, benyújtott, visszavont, törölt), a határidőt, hogy mely részre vonatkozik (adott esetben), az eljárás címét és típusát, valamint a szakasz sorszámát.

A törölt beadványok kivételével minden egyes beadvány jobb oldalán megtalálja az „Action” (Művelet) menüt, amely lehetővé teszi, hogy a PCoCo/CoCo a beadvány állapotától függően különböző műveleteket hajtson végre.

A „Draft” (Tervezet) állapotú beadványok esetében:  

• „Edit” (Szerkesztés): az eSubmission alkalmazás azt az oldalt nyitja meg, amelyen a munkamenetet legutóbb abbahagyta. Ekkor megkezdheti a beadvány szerkesztését az eSubmission alkalmazásban.
• „View” (Megtekintés): az eSubmission alkalmazás azt az oldalt nyitja meg, amelyen a munkamenetet a legutóbb abbahagyta. A beadvány ilyenkor nem szerkeszthető, mivel írásvédett módban jelenik meg. 
• „Delete” (Törlés): a rendszer törli a beadványtervezetet a Funding & Tenders portálról.
  
  

A „Submitted” (Benyújtva) állapotú beadványok esetében:

• Benyújtási igazolás megtekintése: megjelenik a benyújtási igazolás.
• „Withdraw” (Visszavonás) (csak a benyújtási határidő lejárta előtt lehetséges): adja meg a beadvány visszavonásának okát, majd a „Withdraw” (Visszavonás) gomb megnyomásával erősítse meg szándékát. Miután visszavont egy beadványt, a továbbiakban már nem tudja megtekinteni, szerkeszteni vagy benyújtani azt.
  
  

A „Withdrawn” (Visszavonva) állapotú beadványok esetében:

• „View Withdrawal Receipt” (Visszavonási igazolás megtekintése): megjelenik a visszavonási igazolás.

A „Deleted” (Törölve) állapotú beadványok esetében:

Az „Action” (Művelet) menü nem áll rendelkezésre a „Deleted” (Törölve) állapotú beadványok esetében. Miután a beadványtervezetet törölték, azt a résztvevő fél nem tudja visszakeresni. 

Az értesítések kezelése a Funding & Tenders portálon 

„My notifications” (Értesítéseim)

A PCoCo/CoCo ezt az oldalt a Funding & Tenders portálra való bejelentkezést követően, a képernyő jobb felső sarkában látható harangikonra kattintva érheti el.

Ezen az oldalon a PCoCo/CoCo a következő hivatalos értesítéseket találja meg:

• „Submission Receipt” (Benyújtási igazolás) (a részvételi jelentkezés benyújtását igazoló dokumentum).
• „Withdrawal Receipt” (Visszavonási igazolás) (a részvételi jelentkezés visszavonását igazoló dokumentum).

Az értesítések listájának alján található „Manage all notifications” (Értesítések kezelése) menüpont „Preferences” (Beállítások) fülén a PCoCo/CoCo kiválaszthatja, hogy milyen gyakorisággal kíván e-mailben értesítést kapni a Funding & Tenders portálról. E beállítástól függetlenül, az Önhöz beérkezett összes értesítés megtalálható a „My notifications” (Értesítéseim) menüpontban.

„My Formal Notification(s)” (Hivatalos értesítéseim) 

A bal oldali „Manage My Area” (Saját felületem kezelése) menüpont e szakaszát jelenleg nem használják a közbeszerzési eljárásokban.