Gyorskalauz a kétszakaszos közbeszerzési eljárásokhoz – 2. szakasz

(meghívásos eljárások, tárgyalásos eljárások, versenypárbeszédek, innovációs partnerségek és tervpályázatok)

Az első lépések

Ez a gyorskalauz csak a kétszakaszos eljárások második szakaszára vonatkozik. Ebben a szakaszban csak azok a meghívott jelentkezők nyújthatnak be ajánlatot, akik az első szakaszban megfeleltek a kizárási és kiválasztási kritériumoknak. A kétszakaszos eljárás első szakaszára vonatkozó gyorskalauz és az egyéb közbeszerzési eljárásokra vonatkozó gyorskalauzok a Funding & Tenders portál eProcurement wiki oldalán érhetők el.

Az alkalmazásban a gazdasági szereplők:

• elkészíthetik az uniós intézmények, szervek vagy hivatalok által meghirdetett eljárásokkal kapcsolatos beadványaikat,

• biztonságos módon benyújthatják őket,

• megtekinthetik a korábban elmentett beadványtervezeteiket vagy tovább dolgozhatnak rajtuk,

• törölhetik beadványtervezeteiket,

• igazolást kaphatnak a benyújtásról (Submission Receipt),

• a benyújtási határidőn belül visszavonhatják már benyújtott beadványukat,

• igazolást kaphatnak a visszavonásról (Withdrawal Receipt).

Kérjük, olvassa el a rendszerkövetelményeket.

Ezek az eSubmission alkalmazás kezdőlapján, illetve a „Parties” (Gazdasági szereplők) oldalon a „Csatolmányok” részben találhatók.

Technikai segítség

Ha segítségre van szüksége, forduljon bizalommal ügyfélszolgálatunkhoz közép-európai (brüsszeli) idő szerint 8:00 és 20:00 óra között.

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 229 71063

 Az ügyfélszolgálat kizárólag angol nyelven működik.

A meghívások és beadványok kezelése a Funding & Tenders portálon

A Funding & Tenders portál egyablakos ügyintézési pontként (egységes elektronikus adatcsereközpontként) szolgál az Európai Bizottság és más uniós intézmények, szervek és hivatalok irányítása alá tartozó finanszírozási programok és közbeszerzési eljárások résztvevői és szakértői számára.

Amennyiben részvételi jelentkezése sikeresen túljutott az eljárás első szakaszán, az F&T portálon keresztül értesítést kap, amelyben felkérik Önt, hogy vegyen részt az eljárás következő szakaszában.

Az értesítést a következő címekre küldjük:

• a kapcsolattartónak („elsődleges koordinátor-kapcsolattartó” – PCoCo) a részvételi jelentkezés benyújtásakor megadott e-mail-címére,
• a részvételi jelentkezés benyújtásához használt EU Login-fiókhoz tartozó e-mail-címre (ha az eltér a fentitől) („koordinátor-kapcsolattartó” – CoCo),
• az összes egyéb, a részvételi jelentkezés benyújtásakor a „Szerepkörök kezelése” gomb segítségével hozzáadott koordinátor-kapcsolattartó (CoCo) e-mail-címére.

A Funding & Tenders portálon a saját felületének eléréséhez kattintson a Funding & Tenders portál jobb felső sarkában található „Sign in” (Bejelentkezés) gombra, majd adja meg EU Login-azonosítóját és -jelszavát.

A Funding & Tenders portálon az Ön saját felületén a következő lehetőségek állnak rendelkezésre:

• az ajánlattételre való felkérés megtekintése,
• a felkérés visszaigazolása,
• hozzáférés a korlátozott hozzáférésű közbeszerzési dokumentumokhoz, 
• hozzáférés a korlátozott hozzáférésű kérdésekhez és válaszokhoz, 
• kérdések létrehozása és benyújtása az eljárás 2. szakaszára vonatkozóan, 
• új beadvány benyújtása a felkérésre válaszul,
• a beadványok (ajánlatok) tervezetének megtekintése, szerkesztése, törlése,
• a benyújtott ajánlatok visszavonása,
• hozzáférés az ajánlat benyújtását/visszavonását igazoló benyújtási/visszavonási igazoláshoz,
• szerepkörök kezelése.

Felkérés(ek) megtekintése

A bal oldalon található navigációs menüben a PCoCo/CoCo a „My Invitation(s)” (Felkéréseim) részben találja meg a 2. szakaszra vonatkozó felkérés(eke)t. A felkérések listája fölött jobbra egy keresőmezőt is talál.

Kattintson a „See details” (Részletek megtekintése) linkre, a következőkért:

• Az eljárás részleteinek megtekintése.
  Az általános információkat tartalmazó részben megtekintheti az eljárással kapcsolatos információkat.

• Hozzáférés a korlátozott hozzáférésű közbeszerzési dokumentumokhoz .

A meghívott pályázók a „Restricted documents” (korlátozott hozzáférésű dokumentumok) részben tekinthetik meg az eljárás 2. szakaszára vonatkozó dokumentumokat. Ha az ajánlatkérő szerv közzétette a dokumentum egy új változatát, a dokumentum valamennyi változata megtekinthető. A képernyőn a legfrissebb változat érhető el. Régebbi verzió megtekintéséhez kattintson a legördülő menüre, és válassza ki a kívánt verziót.

Ha a dokumentum más nyelven is elérhető, a dokumentum fordítását is megtekintheti.

•   Hozzáférés a korlátozott hozzáférésű kérdésekhez és válaszokhoz.

Ebben a részben az eljárás 2. szakaszával kapcsolatban tehet fel kérdést. Ha az ajánlatkérő szerv zárt körben ad választ, az a „My Q&A” (Saját kérdések és válaszok) részben jelenik meg. 
Ha a választ a 2. szakaszra meghívott valamennyi pályázó megkapja, az a „Restricted Q&A” (Korlátozott hozzáférésű kérdések és válaszok) részben jelenik meg.

További információkért lásd: „How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal” (Kérdés létrehozása és benyújtása a finanszírozási és pályázati portálon).

A „My Invitation(s)” (Felkéréseim) menüpont

Itt tekintheti meg a PCoCo/CoCo az egyes felkérésekhez kapcsolódó eljárások hivatkozási számát, a felkérés állapotát (kézbesítve, visszaigazolva), a határidőt, annak a tételnek a számát, amelyre a felkérés vonatkozik (adott esetben), az eljárás címét és típusát, valamint a szakasz sorszámát.

A felkéréshez/beadványhoz tartozó „Action” (Művelet) menüből a PCoCo/CoCo a felkérés/beadvány állapotától függően különböző műveleteket hajthat végre.

A „Received” (beérkezett) állapotú felkérések esetében: 

• „Acknowledge Receipt” (Kézhezvétel visszaigazolása): kattintson ide annak megerősítéséhez, hogy megkapta az ajánlattételi felhívást.
• „Manage roles” (Szerepkörök kezelése):  megtekintheti és kezelheti a felkéréseivel kapcsolatos hozzáférési jogokat (pl. hozzáadhat/törölhet olyan személyeket, akik az Önhöz beérkezett felkérésekkel kapcsolatban jogosultságot kapnak az itt leírt műveletek elvégzésére).

Az „Acknowledged” (visszaigazolt) állapotú felkérések esetében:

• „Start New Submission” (Új beadvány létrehozása): új ajánlat benyújtásához kattintson a   gombra.
• „Manage roles” (Szerepkörök kezelése):  megtekintheti és kezelheti a felkéréseivel kapcsolatos hozzáférési jogokat (pl. hozzáadhat/törölhet olyan személyeket, akik az Önhöz beérkezett felkérésekkel kapcsolatban jogosultságot kapnak az itt leírt műveletek elvégzésére).

Az egyes felkérésekkel kapcsolatos beadványok megtekintéséhez és kezeléséhez nyissa meg a „Submission(s)” (Beadványok) linket.
A törölt beadványok kivételével minden egyes beadvány jobb oldalán megtalálja az „Action” (Művelet) menüt, amely lehetővé teszi, hogy a PCoCo/CoCo  a beadvány állapotától függően különböző műveleteket hajtson végre.

A „Draft” (Tervezet) állapotú beadványok esetében:

• • • „Edit” (Szerkesztés): az eSubmission alkalmazás megnyitja azt az oldalt, amelyen a munkamenetet legutóbb abbahagyta. Ekkor megkezdheti a beadvány szerkesztését az eSubmission alkalmazásban.
    • „View” (Megtekintés):  az eSubmission alkalmazás azt az oldalt nyitja meg, amelyen a munkamenetet legutóbb abbahagyta. A beadvány ilyenkor nem szerkeszthető, mivel írásvédett módban jelenik meg. 
    • „Delete” (Törlés):  a rendszer törli a beadványtervezetet a Funding & Tenders portálról.

A „Submitted” (Benyújtva) állapotú beadványok esetében:

• • • „View Receipt” (Benyújtási igazolás) megtekintése: megjelenik a benyújtási igazolás.
    • „Withdraw” (Visszavonás) (csak a benyújtási határidő lejárta előtt lehetséges):  adja meg a beadvány visszavonásának okát, majd a „Withdraw” (Visszavonás) gomb megnyomásával erősítse meg szándékát. Miután visszavont egy beadványt, a továbbiakban már nem tudja megtekinteni, szerkeszteni vagy benyújtani azt.

A „Withdrawn” (Visszavonva) állapotú beadványok esetében:

• • • „View Withdrawal Receipt” (Visszavonási igazolás megtekintése): megjelenik a visszavonási igazolás.

A „Deleted” (Törölve) állapotú beadványok esetében:
az „Action” (Művelet) menü nem áll rendelkezésre a „Deleted” (Törölve) állapotú ajánlatok esetében. Miután az ajánlattervezetet törölték, azt az ajánlattevő nem tudja visszakeresni. 

Hogyan készítse el ajánlatát az eSubmission alkalmazásban? 

Ahhoz, hogy ajánlatot nyújthasson be, a PCoCo/CoCo-nak először vissza kell igazolnia az ajánlattételi felkérés kézhezvételét:

• Eljárások keresése a „My Invitations”(Felkéréseim) menüpontban, a Funding & Tenders portálon.

• Az eljárás „Action” (Művelet) menüjében kattintson az „Acknowledge Receipt” (Kézhezvétel visszaigazolása) gombra annak megerősítéséhez, hogy megkapta az ajánlattételi felkérést. A felkérés állapota „Acknowledged” (Visszaigazolt) lesz.
  
  

Miután visszaigazolta a felkérés kézhezvételét, a PCoCo/CoCo-t automatikusan átirányítja a rendszer az eSubmission alkalmazásba, ahol megkezdheti ajánlatának benyújtását a „New submission” (Új beadvány) gombra kattintva. 

Ha a beadványt később kívánja létrehozni:

• Jelentkezzen be a Funding & Tenders portálra egy olyan EU Login-fiókkal,amely tulajdonosa a részvételi jelentkezésben kapcsolattartó személyként (PCoCo) megjelölt személy, vagy – ha ettől eltér – a részvételi jelentkezést benyújtó személy (CoCo) EU Login-fiókjával, vagy bármely más olyan PCoCo/CoCo EU Login-fiókjával, aki a finanszírozási és pályázati portál „Szerepkörök kezelése” funkcióján keresztül erre felhatalmazást kapott (további információkért lásd ezen útmutató „A Szerepkörök kezelése a Funding & Tenders portálon” szakaszát ) .

• Ugorjon a „My Invitations” (Felkéréseim) menüponthoz, és válassza ki a megfelelő eljárást.

• Az eljárás „Action” (Művelet) menüjében kattintson a „Start new submission” (Új beadvány létrehozása) gombra. Ezután a rendszer automatikusan átirányítja az eSubmission alkalmazásba.
  

Az alkalmazásban kattintson az „New submission” (Új beadvány) gombra, ha új beadványt kíván létrehozni, vagy pedig a „Resume draft” (Tervezet folytatása) gombra, ha egy korábban megkezdett beadványtervezeten szeretne tovább dolgozni. A tervezetet a Funding & Tenders portálról is elérheti (további információkért lásd „A beadványok kezelése a Funding & Tenders portálon” című szakaszt ebben a gyorskalauzban).

Navigálás az eSubmission alkalmazáson belül

Beadványa létrehozásakor a képernyő felső részén folyamatjelző sáv jelenik meg. Ez a sáv megjeleníti mindazokat a lépéseket, amelyeket az ajánlat benyújtásáig végre kell hajtania. Azt is láthatja, hogy jelenleg melyik lépésnél tart.

A benyújtás folyamata során a képernyő bal oldalán található „Beadványok” gombra kattintva bármikor ellenőrizheti, hogy mely dokumentumokat töltötte fel.

Felek

Ebben a szakaszban csak a „Kapcsolattartó” rész szerkeszthető.

Az ajánlatot kezdeményező felhasználó megjelölheti saját magát (ezt a nevet írja be előre az alkalmazás), vagy megjelölhet más személyt kapcsolattartóként. Ha ez utóbbi nem rendelkezik EU Login-fiókkal, a kapcsolattartó e-mail-címe alapján a rendszer automatikusan létrehoz egy ideiglenes EU Login-fiókot, és az érintett személyt e-mailben felkérik, hogy adja meg az EU Login-regisztráció befejezéséhez szükséges adatokat. A felkérés egy automatikusan generált rendszerüzenet, amely nem tartalmaz hivatkozást az eljárásra.

A kapcsolattartóhoz a Funding & Tenders portál a „Primary Coordinator Contact – PCoCo” (Elsődleges koordinátor kapcsolattartó) szerepet, az ajánlatot benyújtó felhasználóhoz (amennyiben eltér a kapcsolattartótól) pedig a „Coordinator Contact – CoCo” (Koordinátor kapcsolattartó) szerepet társítja. 

A következő lépéshez kattintson a „Next” (Tovább) gombra.

Az ajánlat adatai

Ebben a szakaszban meg kell adnia az ajánlat összegét (csak a legalacsonyabb összegű ajánlat módszerének alkalmazása esetén  – használjon a képernyőn látható mintáéval megegyező formátumot), és/vagy meg kell erősítenie, hogy ajánlata megfelel-e a közbeszerzési dokumentumokban meghatározott minimumkövetelményeknek.

Ha megerősíti, hogy ajánlata nem felel meg a minimális követelményeknek, kérjük, adjon magyarázatot az erre a célra szolgáló szövegmezőben. A megfelelés vagy meg nem felelés megerősítését és a meg nem felelés esetén adott magyarázatot a benyújtási jelentés is tartalmazza.

Miután a „Save” (Mentés) gombra kattintott, fel kell töltenie a pénzügyi ajánlatot és – amennyiben az ajánlatkérő előírja – a műszaki ajánlatot. Műszaki/pénzügyi ajánlatként egynél több fájlt is feltölthet. 

Ha úgy ítéli meg, hogy az ajánlat minden adata helyes, és elkészült a beadvány, kattintson a „Next” (Tovább) gombra. A gomb csak akkor lesz aktív, ha minden kötelező adatot és dokumentumot megadott.

Benyújtási jelentés

A benyújtási jelentést a rendszer hozza létre, és az a beadvány részét képezi. A jelentés a beadványban szereplő összes dokumentumot felsorolja.

A benyújtási jelentést az eSubmission automatikusan hozza létre és adja hozzá a beadványához. A jelentést (az ajánlat benyújtása előtt) megtekintheti a képernyőjén, vagy letöltheti, hogy felvehesse saját nyilvántartásába. A jelentést nem kell aláírva visszatöltenie az eSubmission alkalmazásba.

A benyújtási jelentés megtekintése után, ha úgy ítéli meg, hogy a beadvány hiánytalan és készen áll a benyújtásra, a folytatáshoz kattintson a „Next” (Tovább) gombra.

Az ajánlat benyújtása

Amikor készen áll ajánlatának benyújtására, kattintson a „Submit” (Benyújtás) gombra. A rendszer ekkor visszaigazoló üzenetet jelenít meg.

Ha meg akarja erősíteni a benyújtást, kattintson az „Yes” (Igen) gombra: ezután már nem lesz lehetősége a beadvány módosítására.

A rendszer nem teszi lehetővé a beadvány benyújtását, ha a benyújtási határidő letelt.

Ez követően a rendszer e-mailben értesítést küldazelsődleges koordinátor kapcsolattartó (PCoCo) és az adott pályázathoz megjelölt összes koordinátor kapcsolattartó ( CoCo) EU bejelentkezési fiókjához kapcsolódó e-mail címre. Az értesítés egy linket tartalmaz, amely átirányítja a Funding & Tenders portálra, ahol a benyújtási igazolás is megtalálható. 

A szerepkörök kezelése a Funding & Tenders portálon

Az eSubmission alkalmazáson belül a részvételi jelentkezésben (1. szakasz) megadott kapcsolattartóhoz a rendszer hozzárendeli a „Primary Coordinator Contact – PCoCo” (Elsődleges koordinátor-kapcsolattartó) szerepkört a felkérés tekintetében, a Funding & Tenders portálon. A jelentkezést benyújtó felhasználóhoz (amennyiben eltér a jelentkezésben szereplő kapcsolattartótól) a rendszer a benyújtott jelentkezés és a felkérés tekintetében hozzárendeli a „Coordinator Contact – CoCo” (koordinátor-kapcsolattartó) szerepkört, kivéve ha a jelentkezések ajánlatkérő szerv általi megnyitása és a 2. szakaszra vonatkozó felkérés kézhezvétele közötti időszakban a benyújtott jelentkezéshez hozzárendelt PCoCo vagy másik CoCo megszüntette a szerepkört.

Hasonlóképpen, az eSubmission alkalmazásban (2. szakasz) megadott kapcsolattartóhoz a rendszer a benyújtott ajánlat tekintetében hozzárendeli az „elsődleges koordinátor-kapcsolattartó” (Primary Coordinator Contact – PCoCo) szerepkört. A felkérés elsődleges koordinátor-kapcsolattartójához és az ajánlatot benyújtó felhasználóhoz (amennyiben eltér az ajánlatban szereplő kapcsolattartótól) a rendszer a benyújtott ajánlat tekintetében hozzárendeli a „Coordinator Contact – CoCo” (koordinátor-kapcsolattartó) szerepkört.

A benyújtott jelentkezéshez, a felkéréshez és az ajánlat benyújtásához további koordinátor-kapcsolattartó(k) (CoCo-k) is hozzárendelhetők – illetve hozzárendelt koordinátor-kapcsolattartók eltávolíthatók – a „Manage Roles” (Szerepkörök kezelése) gombbal (lásd alább).

Felhívjuk figyelmét, hogy csak egy PCoCo jelölhető meg meghívónként vagy pályázatonként.

A kérelem benyújtásához (1. lépés) vagy az ajánlat benyújtásához (2. lépés) tartozó PCoCo nem helyettesíthető és nem törölhető.

A felkérés tekintetében megjelölt PCoCo-t csak helyettesíthetik a következő személyek (de nem távolítható el):

•     JKK/Számlakezelő (ha az Ön szervezete esetében kijelölték, lásd itt);
•     a jelenlegi PCoCo (a helyettesítést követően ez a PCoCo már nem férhet hozzá a felkéréshez);
  
•     bármely CoCo a felkérés tekintetében.

A beadványokhoz vagy felkéréshez tartozó szerepkörök hozzáadása/törlése az alábbi módon végezhető el:

1.	A benyújtástól vagy a felkéréstől jobbra látható „Action” (Művelet) legördülő menüben kattintson a „Manage Roles” (Szerepkörök kezelése) opcióra.
2.	Kattintson az „Edit Roles” (Szerepkörök módosítása) gombra.
3.	A felkérés PCoCo-jának módosításához, illetve a benyújtás vagy a felkérés tekintetében egy további CoCo hozzáadásához kattintson az „Add Roles” (Szerepkörök hozzáadása) gombra.
4.	Adja meg a jelenlegi PCoCo helyébe lépő vagy további CoCo-ként felvenni kívánt személy adatait, majd kattintson a „Save” (Mentés) gombra.  Ha a PCoCo-t valamely felkérés vonatkozásában lecserélik, az új PCoCo-t kinevező személy, miután a Mentés gombra kattintott, visszaigazoló üzenetet kap.  Ha egy felkérés vonatkozásában új PCoCo-t jelölnek ki, a rendszer visszavonja az előző PCoCo szerepkörét és jogait (az előző PCoCo elveszti a hozzáférést), és azonnal hozzárendeli azokat az új PCoCo-hoz. Az F&T portál automatikus értesítéseket küld az új PCoCo-nak, a korábbi PCoCo-nak, továbbá azon felkéréshez hozzárendelt valamennyi CoCo-nak, amely esetében a PCoCo-t lecserélték.
5.	Ha törölni szeretne egy CoCo-t, kattintson a neve melletti „törlés” ikonra. Felkérések esetében a PCoCo nem törölhető, csak cserélhető.

A következő forduló(k)tárgyalásos eljárásés innovációs partnerségek esetében

Ez a szakasz csak azokra a tárgyalásos eljárásokra és innovációs partnerségekre vonatkozik, ahol a második szakaszban egynél több tárgyalási fordulót rendeznek.

Ha az ajánlatkérő az Ön által benyújtott ajánlat módosítását kéri az eSubmission alkalmazásban, erről a Funding & Tenders portál értesítést küld a PCoCo/CoCo-nak.

Ahhoz, hogy módosított ajánlatot nyújthasson be, a PCoCo/CoCo-nak először vissza kell igazolnia az ajánlattételi felkérés kézhezvételét. Miután visszaigazolta a felkérés kézhezvételét, a rendszer automatikusan átirányítja a PCoCo/CoCo-t az eSubmission alkalmazásba, ahol a „New submission” (Új beadvány) gombra kattintva megkezdheti módosított ajánlatának benyújtását. A módosított ajánlat későbbi forduló(k)ban való benyújtásának módjáról a tárgyalásos eljárások 2. és későbbi fordulóira vonatkozó gyorskalauzban tájékozódhat. 

Az értesítések kezelése a Funding & Tenders portálon

„My notifications” (Értesítéseim)

A PCoCo/CoCo ezt az oldalt a Funding & Tenders portálra való bejelentkezést követően, a képernyő jobb felső sarkában látható harangikonra kattintva érheti el.

Ezen az oldalon a PCoCo/CoCo a következő hivatalos értesítéseket találja meg:

• Benyújtási igazolás (az ajánlat benyújtásának igazolása)
• Visszavonási igazolás (az ajánlat visszavonásának igazolása)

Az értesítések listájának alján található „Manage all notifications” (Értesítések kezelése) menüpont „Preferences” (Beállítások) fülén a PCoCo/CoCo kiválaszthatja, hogy milyen gyakorisággal kíván e-mailben értesítést kapni a Funding & Tenders portálról. E beállítástól függetlenül az Önhöz beérkezett összes értesítés megtalálható a „My notifications” részben.

„My Formal Notification(s)” (Hivatalos értesítéseim)

A bal oldali „Manage My Area” (Saját felületem kezelése) menüpont e szakaszát jelenleg nem használják a közbeszerzési eljárásokban.