A meghívások és beadványok kezelése a Funding & Tenders portálon

A Funding & Tenders portál egyablakos ügyintézési pontként (egységes elektronikus adatcsereközpontként) szolgál az Európai Bizottság és más uniós intézmények, szervek és ügynökségek irányítása alá tartozó finanszírozási programok és közbeszerzési eljárások résztvevői és szakértői számára.

Amennyiben részvételi jelentkezése sikeresen túljutott az eljárás első szakaszán, az F&T portálon keresztül értesítést kap, amelyben felkérik Önt, hogy vegyen részt az eljárás következő szakaszában.

Az értesítést a következő címekre küldjük:

• a kapcsolattartónak („elsődleges koordinátor-kapcsolattartó” – PCoCo) a részvételi jelentkezés benyújtásakor megadott e-mail-címére,
• a részvételi jelentkezés benyújtásához használt EU Login-fiókhoz tartozó e-mail-címre (ha az eltér a fentitől) („koordinátor-kapcsolattartó” – CoCo),
• az összes egyéb, a részvételi jelentkezés benyújtásakor a „Szerepkörök kezelése” gomb segítségével hozzáadott koordinátor-kapcsolattartó(k) (CoCo) e-mail-címére.

A Funding & Tenders portálon a saját felületének eléréséhez kattintson a Funding & Tenders portál jobb felső sarkában található „Sign in” (Bejelentkezés) gombra, majd adja meg EU Login-azonosítóját és -jelszavát.

A Funding & Tenders portálon az Ön saját felületén a következő lehetőségek állnak rendelkezésre:

• az ajánlattételre való felkérés megtekintése,
• a felkérés visszaigazolása,
• hozzáférés a korlátozott hozzáférésű közbeszerzési dokumentumokhoz, 
• hozzáférés a korlátozott hozzáférésű kérdésekhez és válaszokhoz, 
• kérdések létrehozása és benyújtása az eljárás 2. szakaszára vonatkozóan, 
• új beadvány benyújtása a felkérésre válaszul,
• a beadványok (ajánlatok) tervezetének megtekintése, szerkesztése, törlése,
• a benyújtott ajánlatok visszavonása,
• hozzáférés az ajánlat benyújtását/visszavonását igazoló benyújtási/visszavonási igazoláshoz,
• szerepkörök kezelése,
• értesítések kezelése.

Felkérés(ek) megtekintése

A bal oldalon található navigációs menüben a PCoCo/CoCo az „Invitations” (Felkérések) részben találja meg a 2. szakaszra vonatkozó felkérés(eke)t. A felkérések listája fölött jobbra egy keresőmezőt is talál.

Az egyes felkéréseknél a következő információkat tekintheti meg:

• az eljárás hivatkozási száma,
• annak a tételnek a száma, amelyre a felkérés vonatkozik (adott esetben),
• a határidő,
• a felkérés státusza (kézbesítve, visszaigazolva, lezárva),
• az eljárás típusa, valamint (kétszakaszos eljárások esetén) a szakasz vagy (tárgyalásos eljárások esetén) a kör sorszáma,
• az eljárás címe.
  
  

Az eljárás hivatkozási számára vagy a „See Details” (Részletek megtekintése) menüpontra kattintva ugorhat a felkérés részleteit tartalmazó oldalra, ahol a „Details” (Részletek) vagy a „Consortium” (Konzorcium) menüpontokra kattinthat. 

„Details” (Részletek) rész 

A „Details” (Részletek) rész alatt az alábbi funkciók érhetők el:

• Az eljárás részleteinek megtekintése.
  Az általános információkat tartalmazó részben megtekintheti az eljárással kapcsolatos információkat. 

• Hozzáférés a korlátozott hozzáférésű közbeszerzési dokumentumokhoz.

A meghívott pályázók a „Restricted documents” (korlátozott hozzáférésű dokumentumok) részben tekinthetik meg az eljárás 2. szakaszára vonatkozó dokumentumokat. Ha az ajánlatkérő szerv közzétette a dokumentum egy új változatát, a dokumentum valamennyi változata megtekinthető. A képernyőn a legfrissebb változat érhető el. Régebbi verzió megtekintéséhez kattintson a legördülő menüre, és válassza ki a kívánt verziót.

Ha a dokumentum más nyelven is elérhető, a dokumentum fordítását is megtekintheti.

•   Hozzáférés a korlátozott hozzáférésű kérdésekhez és válaszokhoz.    

Ebben a részben az eljárás 2. szakaszával kapcsolatban tehet fel kérdést. Ha az ajánlatkérő szerv zárt körben ad választ, az a „My Q&A” (Saját kérdések és válaszok) részben jelenik meg. Ha a választ a 2. szakaszra meghívott valamennyi pályázó megkapja, az a „Restricted Q&A” (Korlátozott hozzáférésű kérdések és válaszok) részben jelenik meg.

További információkért lásd: Kérdés létrehozása és elküldése a Finance and Tenders portálon.

„Consortium” (Konzorcium) rész

Ebben a részben megtekintheti annak a szervezetnek az adatait, amely számára az adott felhívást elküldték (konzorcium esetében az összes konzorciumi tag megjelenik).

A szervezethez rendelt szerepkörök megtekintéséhez kattintson a nyílra. A szerepkörök kezeléséhez kattintson az „Edit Roles” (Szerepkörök módosítása) gombra.

„Invitations” (Felkérések) rész

A PCoCo/CoCo itt tekintheti meg az egyes felkérésekhez kapcsolódó eljárások hivatkozási számát, a felkérés állapotát (kézbesítve, visszaigazolva), a határidőt, annak a tételnek a számát, amelyre a felkérés vonatkozik (adott esetben), az eljárás címét és típusát, valamint a szakasz sorszámát. A felkéréshez/beadványhoz tartozó menügomb (három pont)  segítségével a felkérés/beadvány státuszától függően a PCoCo/CoCo különböző műveleteket hajthat végre.

A „Received” (Kézbesítve) állapotú felkérések esetében:   

• „Acknowledge Receipt” (Kézhezvétel visszaigazolása): kattintson ide annak megerősítéséhez, hogy megkapta az ajánlattételi felhívást.
• „Manage roles” (Szerepkörök kezelése):  megtekintheti és kezelheti a felkéréseivel kapcsolatos hozzáférési jogokat (pl. hozzáadhat/törölhet olyan személyeket, akik az Önhöz beérkezett felkérésekkel kapcsolatban jogosultságot kapnak az itt leírt műveletek elvégzésére).
• A „See Details” (Részletek megtekintése) menüpont alatt megtekintheti az eljárás részletes leírását.

Az „Acknowledged” (Visszaigazolva) státuszú felkérések esetében:

• „Start New Submission” (Új beadvány létrehozása): új ajánlat benyújtásához kattintson a gombra.
• „Manage roles” (Szerepkörök kezelése): megtekintheti és kezelheti a felkéréseivel kapcsolatos hozzáférési jogokat (pl. hozzáadhat/törölhet olyan személyeket, akik az Önhöz beérkezett felkérésekkel kapcsolatban jogosultságot kapnak az itt leírt műveletek elvégzésére).

A felkérésekkel kapcsolatos beadványok megtekintéséhez és kezeléséhez kattintson a „Submission(s)” (Beadványok) linkre. A törölt beadványok kivételével minden egyes beadvány jobb oldalán megtalálja a menügombot (három pont) amely lehetővé teszi, hogy a PCoCo/CoCo a beadvány állapotától függően különböző műveleteket hajtson végre.

A „Draft” (Tervezet) státuszú beadványok esetében:

• „Edit” (Szerkesztés): az eSubmission alkalmazás megnyitja azt az oldalt, amelyen a munkamenetet legutóbb abbahagyta. Ekkor megkezdheti a beadvány szerkesztését az eSubmission alkalmazásban.
• „View” (Megtekintés):  az eSubmission alkalmazás azt az oldalt nyitja meg, amelyen a munkamenetet legutóbb abbahagyta. A beadvány ilyenkor nem szerkeszthető, mivel írásvédett módban jelenik meg. 
• „Delete” (Törlés):  a rendszer törli a beadványtervezetet a Funding & Tenders portálról.

A „Submitted” (Benyújtva) státuszú beadványok esetében:

• „View Receipt” (Benyújtási igazolás megtekintése): megjelenik a benyújtási igazolás.
• „Withdraw” (Visszavonás) (csak a benyújtási határidő lejárta előtt lehetséges):  adja meg a beadvány visszavonásának okát, majd a „Withdraw” (Visszavonás) gomb megnyomásával erősítse meg szándékát. Miután visszavont egy beadványt, a továbbiakban már nem tudja megtekinteni, szerkeszteni vagy benyújtani azt.

A „Withdrawn” (Visszavonva) státuszú beadványok esetében:

• „View Withdrawal Receipt” (Visszavonási igazolás megtekintése): megjelenik a visszavonási igazolás.

A „Deleted” (Törölve) státuszú beadványok esetében:
A „Deleted” (Törölve) státuszú ajánlatok esetében nincsenek elvégezhető műveletek. Miután az ajánlattervezetet törölték, azt az ajánlattevő nem tudja visszakeresni. 

Hogyan készítheti el ajánlatát az eSubmission alkalmazásban? 

Ahhoz, hogy ajánlatot nyújthasson be, a PCoCo/CoCo-nak először vissza kell igazolnia az ajánlattételi felkérés kézhezvételét:

• keressen rá a vonatkozó eljárásra az „Invitation(s)” (Felkérések) menüben a Funding & Tenders portálon.
• Az eljárás „Action” (Művelet) menüjében kattintson az „Acknowledge Receipt” (Kézhezvétel visszaigazolása) gombra annak megerősítéséhez, hogy megkapta az ajánlattételi felkérést. A felkérés státusza „Acknowledged” (Visszaigazolva)

Miután visszaigazolta a felkérés kézhezvételét, a rendszer automatikusan átirányítja a PCoCo/CoCo-t az eSubmission alkalmazásba, ahol a „New submission” (Új beadvány) gombra kattintva megkezdheti ajánlatának létrehozását. 

Ha a beadványt később kívánja létrehozni:

• Jelentkezzen be a Funding & Tenders portálra egy olyan EU Login-fiókkal, amelynek tulajdonosa a részvételi jelentkezésben kapcsolattartóként (PCoCo) megjelölt személy, vagy – ha ettől eltér – a részvételi jelentkezést benyújtó személy (CoCo) EU Login-fiókjával, vagy bármely más olyan PCoCo/CoCo EU Login-fiókjával, aki a Funding & Tenders portál „Manage Roles” (Szerepkörök kezelése) funkcióján keresztül erre felhatalmazást kapott (további információkért lásd ezen útmutató „A Szerepkörök kezelése a Funding & Tenders portálon” szakaszát).
• Ugorjon az „Invitation(s)” (Felkérések) részre, és válassza ki az eljárást.
• Az eljárás menügombján (három pont)[ IMAGE 18 ] kattintson a „Start New Submission” (Új beadvány létrehozása) Ezután a rendszer automatikusan átirányítja az eSubmission alkalmazásba.

Az alkalmazásban kattintson a „New submission” (Új beadvány) gombra, ha új beadványt kíván létrehozni, vagy pedig a „Resume draft” (Tervezet folytatása) gombra, ha egy korábban megkezdett beadványtervezeten szeretne tovább dolgozni. A korábban megkezdett beadványtervezeteket a Funding & Tenders portálról is elérheti (további információkért lásd ezen útmutató „A beadványok kezelése a Funding & Tenders portálon” című szakaszát).

Navigálás az eSubmission alkalmazáson belül

Beadványa létrehozásakor a képernyő felső részén folyamatjelző sáv jelenik meg. Ez a sáv megjeleníti mindazokat a lépéseket, amelyeket az ajánlat benyújtásáig végre kell hajtania. Azt is láthatja, hogy jelenleg melyik lépésnél tart. A benyújtás folyamata során a képernyő bal oldalán található „Submission documents” (Beadványok) gombra kattintva bármikor ellenőrizheti, hogy mely dokumentumokat töltötte fel.

Felek

Ebben a szakaszban csak a „Contact Person” (Kapcsolattartó) rész szerkeszthető.

Az ajánlatot kezdeményező felhasználó megjelölheti saját magát (ezt a nevet írja be előre az alkalmazás), vagy megjelölhet más személyt kapcsolattartóként. Ha ez utóbbi nem rendelkezik EU Login-fiókkal, a kapcsolattartó e-mail-címe alapján a rendszer automatikusan létrehoz egy ideiglenes EU Login-fiókot, és az érintett személyt e-mailben felkérik, hogy adja meg az EU Login-regisztráció befejezéséhez szükséges adatokat. A felkérés egy automatikusan generált rendszerüzenet, amely nem tartalmaz hivatkozást az eljárásra.

A kapcsolattartóhoz a Funding & Tenders portál az „elsődleges koordinátor kapcsolattartó” (Primary Coordinator Contact – PCoCo) szerepkört, az ajánlatot benyújtó felhasználóhoz (amennyiben eltér a kapcsolattartótól) pedig a „koordinátor kapcsolattartó” (Coordinator Contact – CoCo) szerepkört társítja. 

A következő lépéshez kattintson a „Next” (Tovább) gombra.

Az ajánlat adatai

Ebben a szakaszban meg kell adnia az ajánlat összegét (csak a legalacsonyabb összegű ajánlat módszerének alkalmazása esetén – használjon a képernyőn látható mintáéval megegyező formátumot), és/vagy meg kell erősítenie, hogy ajánlata megfelel-e a közbeszerzési dokumentumokban meghatározott minimumkövetelményeknek.

Ha azt erősíti meg, hogy ajánlata nem felel meg a minimális követelményeknek, kérjük, adjon magyarázatot az erre a célra szolgáló szövegmezőben. A megfelelés vagy a meg nem felelés megerősítését és a meg nem felelés esetén adott magyarázatot a benyújtási jelentés is tartalmazza.

Miután a „Save” (Mentés) gombra kattintott, fel kell töltenie a pénzügyi ajánlatot és – amennyiben az ajánlatkérő előírja – a műszaki ajánlatot. Műszaki/pénzügyi ajánlatként egynél több fájlt is feltölthet. 

Ha úgy ítéli meg, hogy az ajánlat minden adata helyes, és elkészült a beadvány, kattintson a „Next” (Tovább) gombra. A gomb csak akkor lesz aktív, ha minden kötelező adatot és dokumentumot megadott.

Benyújtási jelentés

A benyújtási jelentést a rendszer hozza létre, és az a beadvány részét képezi. A jelentés a beadványban szereplő összes dokumentumot felsorolja.

A benyújtási jelentést az eSubmission automatikusan hozza létre és adja hozzá a beadványához. A jelentést (az ajánlat benyújtása előtt) megtekintheti a képernyőjén, vagy letöltheti, hogy felvehesse saját nyilvántartásába. A jelentést nem kell aláírva visszatöltenie az eSubmission alkalmazásba.

A benyújtási jelentés megtekintése után, ha úgy ítéli meg, hogy a beadvány hiánytalan és készen áll a benyújtásra, a folytatáshoz kattintson a „Next” (Tovább) gombra.

Az ajánlat benyújtása

Amikor készen áll ajánlatának benyújtására, kattintson a „Submit” (Benyújtás) gombra. A rendszer ekkor visszaigazoló üzenetet jelenít meg.

A megerősítéshez kattintson a „Yes” (Igen) gombra: ezután már nem lesz lehetősége a beadvány módosítására. A rendszer nem teszi lehetővé a beadvány benyújtását, ha a benyújtási határidő letelt.

Ezt követően a rendszer értesítést küld az ajánlathoz hozzárendelt „elsődleges koordinátor-kapcsolattartó” (PCoCo) és „koordinátor-kapcsolattartó” (CoCo) EU Login-profiljához tartozó e-mail-címre. Az értesítés egy linket tartalmaz, amely átirányítja a Funding & Tenders portálra, ahol a benyújtási igazolás is megtalálható. 

A szerepkörök kezelése a Funding & Tenders portálon

Az eSubmission alkalmazásban a részvételi jelentkezésben (1. szakasz) megadott kapcsolattartóhoz a rendszer hozzárendeli az „elsődleges koordinátor-kapcsolattartó” (Primary Coordinator Contact – PCoCo) szerepkört a felkérés tekintetében a Funding & Tenders portálon. A jelentkezést benyújtó felhasználóhoz (amennyiben eltér a jelentkezésben szereplő kapcsolattartótól) a rendszer a benyújtott jelentkezés és a felkérés tekintetében hozzárendeli a „koordinátor-kapcsolattartó” (Coordinator Contact – CoCo) szerepkört, kivéve ha a jelentkezések ajánlatkérő szerv általi megnyitása és a 2. szakaszra vonatkozó felkérés kézhezvétele közötti időszakban a benyújtott jelentkezéshez hozzárendelt PCoCo vagy másik CoCo megszüntette a szerepkört.

Hasonlóképpen, az eSubmission alkalmazásban (2. szakasz) megadott kapcsolattartóhoz a rendszer a benyújtott ajánlat tekintetében hozzárendeli az „elsődleges koordinátor-kapcsolattartó” (Primary Coordinator Contact – PCoCo) szerepkört. A felkérés elsődleges koordinátor-kapcsolattartójához és az ajánlatot benyújtó felhasználóhoz (amennyiben eltér az ajánlatban szereplő kapcsolattartótól) a rendszer a benyújtott ajánlat tekintetében hozzárendeli a „koordinátor-kapcsolattartó” (Coordinator Contact – CoCo) szerepkört.

A benyújtott jelentkezéshez, a felkéréshez és az ajánlat benyújtásához további koordinátor-kapcsolattartó(k) (CoCo-k) is hozzárendelhetők – illetve a hozzárendelt koordinátor-kapcsolattartók eltávolíthatók – a „Manage Roles” (Szerepkörök kezelése) gombbal (lásd alább).

Kérjük, vegye figyelembe, hogy egy felkéréséhez vagy beadványhoz csak egy PCoCo tartozhat. A kérelem benyújtásához (1. lépés) vagy az ajánlat benyújtásához (2. lépés) tartozó PCoCo nem helyettesíthető és nem törölhető.

A felkérés tekintetében megjelölt PCoCo-t helyettesíthetik a következő személyek (de nem távolíthatják el):

•     LEAR/Számlakezelő (ha az Ön szervezete esetében kijelölték, lásd itt);
•     a jelenlegi PCoCo (a helyettesítést követően ez a PCoCo már nem férhet hozzá a felkéréshez);
•     bármely CoCo a felkérés tekintetében.

A beadványokhoz vagy felkéréshez tartozó szerepkörök hozzáadása/törlése az alábbi módon végezhető el:

További tárgyalási fordulók tárgyalásos versenyeljárások és innovációs partnerségek esetében

  Ez a rész csak azokra a tárgyalásos versenyeljárásokra és innovációs partnerségekre vonatkozik, ahol a második szakaszban egynél több tárgyalási fordulót rendeznek.

Ha az ajánlatkérő az Ön által benyújtott ajánlat módosítását kéri az eSubmission alkalmazásban, erről a Funding & Tenders portál értesítést küld a PCoCo/CoCo-nak.

Ahhoz, hogy módosított ajánlatot nyújthasson be, a PCoCo/CoCo-nak először vissza kell igazolnia az ajánlattételi felkérés kézhezvételét. Miután visszaigazolta a felkérés kézhezvételét, a rendszer automatikusan átirányítja a PCoCo/CoCo-t az eSubmission alkalmazásba, ahol a „New submission” (Új beadvány) gombra kattintva megkezdheti módosított ajánlatának benyújtását. A módosított ajánlat későbbi forduló(k)ban való benyújtásának módjáról a tárgyalásos eljárások 2. és későbbi fordulóira vonatkozó gyorskalauzban tájékozódhat.