Gyorskalauz a kétszakaszos közbeszerzési eljárásokhoz – 1. szakasz

(meghívásos eljárások, tárgyalásos eljárások és tervpályázatok)

Az első lépések

Üdvözöljük az eSubmission alkalmazásban!

Az eSubmission alkalmazás lehetővé teszi a gazdasági szereplők számára, hogy elektronikus úton, strukturált felületen és biztonságosan készítsék el, illetve nyújtsák be beadványaikat (pl. részvételi jelentkezéseiket) az uniós közbeszerzési eljárásokra.

Ez a gyorskalauz csak a kétszakaszos eljárások első szakaszára vonatkozik. Ebben a szakaszban a gazdasági szereplők részvételi jelentkezést nyújthatnak be. A kétszakaszos eljárás második szakaszára vonatkozó gyorskalauz és az egyéb közbeszerzési eljárásokra vonatkozó gyorskalauzok a Funding & Tenders portál eProcurement wiki oldalán érhetők el.

Az alkalmazásban a gazdasági szereplők:

• elkészíthetik az uniós intézmények vagy szervek által meghirdetett eljárásokkal kapcsolatos beadványaikat,

• biztonságos módon benyújthatják őket,

• megtekinthetik a korábban elmentett beadványtervezeteiket vagy tovább dolgozhatnak rajtuk,

• törölhetik beadványtervezeteiket,

• igazolást kaphatnak a benyújtásról („Submission Receipt”, benyújtási igazolás),

• a benyújtási határidőn belül visszavonhatják már benyújtott beadványukat,

• igazolást kaphatnak a visszavonásról („Withdrawal Receipt”, visszavonási igazolás).

Kérjük, olvassa el a rendszerkövetelményeket.

Ezek az eSubmission alkalmazás kezdőlapján, illetve a „Gazdasági szereplők” oldalon a „Csatolmányok” részben találhatók.

Technikai segítség

Ha segítségre van szüksége, forduljon bizalommal ügyfélszolgálatunkhoz (közép-európai idő szerint 8:00 és 20:00 között).

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 229 71063

 Az ügyfélszolgálat kizárólag angol nyelven működik.

Hogyan lehet belépni az eSubmission alkalmazásba?

Az eSubmission alkalmazás közbeszerzési eljárások kapcsán használatos. A közzétett közbeszerzési eljárások a következő címen érhetők el:

• Funding & Tenders portál

• TED eTendering alkalmazás

Mire van szükség az eSubmission alkalmazás használatához?

Az eSubmission használatához Önnek regisztrálnia kell az Európai Bizottság felhasználóazonosítási rendszerében (EU Login). 

Emellett ahhoz, hogy részt vehessen a TED eTendering uniós e-közbeszerzési platformon közzétett közbeszerzési eljárásokban, a TED eTendering portálon is rendelkeznie kell felhasználói fiókkal.

Annak érdekében, hogy az Ön szervezete azonosítható legyen az elektronikusan benyújtandó beadványban, szervezetét regisztrálnia kell a szervezetek Bizottság által kezelt nyilvántartásában (résztvevői nyilvántartás), és rendelkeznie kell egy PIC-számmal (résztvevői azonosító kód). A PIC-számmal kapcsolatban itt találhat további információkat. A regisztráció ingyenes, és minden szervezet számára nyitva áll.

EU Login

Az EU Login szolgáltatás biztosítja a belépést az Európai Bizottság számos egyéb szolgáltatásába és/vagy rendszerébe. Ha még nem rendelkezik EU Login-regisztrációval, erre a linkre kattintva létrehozhatja felhasználói fiókját.

További információkért látogasson el az EU Login súgójának oldalára.

TED eTendering

A TED eTendering portál egy elektronikus közbeszerzési platform, amelyen uniós intézmények és szervek teszik közzé ajánlati felhívásaikat.

Az eTendering-fiókját EU Login felhasználói adataival hozhatja létre.

Funding & Tenders portál

A Funding & Tenders portál egyablakos ügyintézési pontként (egységes elektronikus adatcsereközpontként) szolgál az Európai Bizottság és más uniós szervek irányítása alá tartozó finanszírozási programok és közbeszerzési eljárások résztvevői és szakértői számára.

A Funding & Tenders portál felhasználói:

• keresést végezhetnek az uniós finanszírozási programok vagy közbeszerzési eljárások között,

• regisztrálhatnak a résztvevői nyilvántartásba, 

• hozzáférhetnek a benyújtási igazolásokhoz (Submission Receipt, a beadvány benyújtását bizonyító dokumentum),

• megtekinthetik, szerkeszthetik vagy törölhetik beadványaik tervezetét,

• visszavonhatják beadványaikat és hozzáférhetnek a visszavonási igazoláshoz (Withdrawal Receipt, a visszavonást bizonyító dokumentumhoz),

• kezelhetik a szerepköröket.

Résztvevői nyilvántartás

Az egyszeri adatszolgáltatás elvének érvényre juttatása érdekében a Bizottság online nyilvántartást hozott létre az uniós ajánlati vagy pályázati felhívásokon részt vevő szervezetek számára, így a résztvevőknek csak egyszer kell benyújtaniuk a szervezetükre vonatkozó adatokat. A regisztrációt követően minden szervezet egyedi résztvevői azonosító kódot (PIC-számot) kap. Ha szeretné megtudni, hogyan szerezhet PIC-számot a résztvevői nyilvántartásban, látogasson el erre az oldalra.

Hogyan készítse el részvételi jelentkezését az eSubmission alkalmazásban?

Bármely gazdasági szereplő benyújthatja részvételi jelentkezését az eljárást megindító hirdetményben/tervpályázati hirdetményben feltüntetett TED eTendering linken keresztül.

Másik lehetőségként a Funding & Tenders portálon (a képernyő bal felső sarkában található keresési funkció segítségével) először kikeresheti a megfelelő eljárást, majd arra kattintva eljuthat a TED eTendering portálra.

A portálon első lépésként jelentkezzen be a TED eTendering-fiókjával; ezt követően kattintson a „Submit a request to participate” (részvételi jelentkezés benyújtása) gombra. A portál ekkor átirányítja az eSubmission alkalmazásba.

Az alkalmazásban kattintson az „Új beadvány” gombra, ha új beadványt kíván létrehozni, vagy pedig a „Tervezet folytatása” gombra, ha egy korábban megkezdett beadványtervezeten szeretne tovább dolgozni. A tervezetet a Funding & Tenders portálról is elérheti (további információkért lásd „A beadványok kezelése a Funding & Tenders portálon” című szakaszt ebben a gyorskalauzban).

Navigálás az eSubmission alkalmazáson belül 

Beadványa létrehozásakor a képernyő felső részén folyamatjelző sáv jelenik meg. Ez a sáv megjeleníti mindazokat a lépéseket, amelyeket a részvételi jelentkezés benyújtása előtt végre kell hajtania. Azt is láthatja, hogy jelenleg melyik lépésnél tart.

A benyújtás folyamata során a képernyő bal oldalán található „Beadványok” gombra kattintva bármikor ellenőrizheti, hogy mely dokumentumokat töltötte fel.

Az alkalmazás semmilyen adatot nem küld el az ajánlatkérő szervnek, amíg Ön a benyújtás folyamata végén nem kattint a „Benyújtás” gombra.

A benyújtás különböző módjai

Új beadvány létrehozásakor a következő információkat kell megadnia:

• milyen módon kívánja beadni részvételi jelentkezését: önálló beadványt vagy közös beadványt kíván beadni;
• sor kerül-e alvállalkozók bevonására;
• milyen nyelven készül a beadvány.

A fenti információk megadása után kattintson az oldal alján található „Tovább” gombra.

Gazdasági szereplők

Ebben a lépésben meg kell neveznie a beadványában részt vevő szervezeteket (résztvevők).  Kattintson az „Új gazdasági szereplő” gombra, és válassza ki a résztvevő típusát: fő résztvevő (önálló beadvány esetében), csoportvezető vagy csoporttag (közös beadvány esetében), és alvállalkozó (ha van).

Az alvállalkozók kivételével minden résztvevőt PIC-résztvevő-azonosító kóddal kell azonosítani. A „Keresés” gombra kattintva ellenőrizheti, hogy az egyes gazdasági szereplők rendelkeznek-e már PIC-számmal (azaz szerepelnek-e a résztvevői nyilvántartásban). Rákereshet a gazdasági szereplők PIC-számára, héaazonosító számára (uniós adószámára), nemzeti regisztrációs számára és országára is. A héaazonosító szám (uniós adószám) és a nemzeti regisztrációs szám alapján folytatott kereséshez az országot is ki kell választani.

Ha a keresés nem ad találatot, a szervezetnek regisztrálnia kell ahhoz, hogy PIC-kódot kapjon.  Miután megkapta PIC-kódját, lépjen vissza az eSubmission alkalmazásba, keressen rá a PIC-kódra és válassza ki a megjelenített szervezetet.

Ekkor megjelennek a résztvevői nyilvántartásban szereplő, a PIC-számhoz tartozó adatok, és meg kell adnia a következő kötelező adatokat/dokumentumokat:

• a fő résztvevő vagy csoportvezető esetében:
• Kapcsolattartó (név és e-mail-cím)
• IBAN-szám/bankszámlaszám
• valamennyi résztvevő esetében: (megfelelően kitöltött és aláírt) nyilatkozat a „Csatolmányok” részben.
  

A „Kapcsolattartó” szakaszban a felhasználó megjelölheti saját magát (ezt a nevet írja be előre az alkalmazás) vagy más személyt a részvételi jelentkezés kapcsolattartójaként. A kapcsolattartóhoz a Funding & Tenders portál az „elsődleges koordinátor-kapcsolattartó” (Primary Coordinator Contact – PCoCo) szerepet, a részvételi jelentkezést benyújtó felhasználóhoz (amennyiben eltér a kapcsolattartótól) pedig a „koordinátor-kapcsolattartó” (Coordinator Contact – CoCo) szerepet társítja. 

Ha a PCoCo nem rendelkezik EU Login-fiókkal, a kapcsolattartó e-mail-címe alapján a rendszer automatikusan létrehoz egy ideiglenes EU Login-fiókot, és az érintett személyt e-mailben felkérik, hogy adja meg az EU Login-regisztráció befejezéséhez szükséges adatokat. A felkérés egy automatikusan generált rendszerüzenet, amely nem tartalmaz hivatkozást az eljárásra. 

Az egyes résztvevők „Csatolmányok” részében feltöltheti a résztvevő kizárási és kiválasztási kritériumokkal kapcsolatos dokumentumait. Ellenőrizze a kiírási feltételeket, hogy megállapítsa, mely résztvevőhöz mely dokumentumokat kell csatolni a beadványhoz.

A fenti lépések befejezése után kattintson a „Kész” gombra. 

A „Benyújtás módjai” lépés lezárása után már nincs lehetőség a beadvány formájának megváltoztatására (közös beadvány helyett önálló beadvány kiválasztására, vagy fordítva). Amennyiben módosítani kívánja a beadvány struktúráját, vagy meg kívánja változtatni a csoportvezető személyét, új beadványt kell létrehoznia, amellyel felülírja az addigi beadványtervezetet (a rendszer így törli az összes korábban bevitt adatot és feltöltött dokumentumot).

A következő lépéshez kattintson a „Tovább” gombra.

Tételek

Amennyiben több tételből álló eljárásban kíván részt venni, válassza ki az(oka)t a tétel(eke)t, amely(ek)re részvételi jelentkezést kíván benyújtani, majd kattintson a „Tovább” gombra.

A résztvevők azonosítása a beadvány egészét érinti. Ezért ha a konzorcium összetétele tételenként eltérő, akkor minden tételhez külön beadványt kell készíteni.

Benyújtási jelentés

A benyújtási jelentést a rendszer hozza létre, és az a beadvány részét képezi. A jelentés a beadványban szereplő összes dokumentumot felsorolja.

A benyújtási jelentést az eSubmission automatikusan hozza létre és adja hozzá a beadványhoz. A jelentést (a részvételi jelentkezés benyújtása előtt) megtekintheti a képernyőjén, vagy letöltheti, hogy felvehesse saját nyilvántartásába. A jelentést nem kell aláírva visszatöltenie az eSubmission alkalmazásba.

A benyújtási jelentés megtekintése után, ha úgy ítéli meg, hogy a beadvány hiánytalan és készen áll a benyújtásra, a folytatáshoz kattintson a „Tovább” gombra.

A benyújtási jelentés nem a részvételi jelentkezés benyújtását bizonyító dokumentum. A benyújtásra még nem került sor. Kérjük, a következő lépésben kattintson a „Benyújtás” gombra a beadvány véglegesítéséhez.

A részvételi jelentkezés benyújtása

Amikor készen áll részvételi jelentkezésének benyújtására, kattintson a „Benyújtás” gombra. A rendszer ekkor visszaigazoló üzenetet jelenít meg.

Ha meg akarja erősíteni a benyújtást, kattintson az „Igen” gombra: ezután már nem lesz lehetősége a beadvány módosítására.

A rendszer nem teszi lehetővé a beadvány benyújtását, ha a részvételi jelentkezések benyújtási határideje letelt.

Ez követően a rendszer e-mailben értesítést küld a PCoCo/CoCo e-mail-címére. Az értesítés egy linket tartalmaz, amely átirányítja a Funding & Tenders portálra, ahol a PCoCo/CoCo megtalálja a benyújtási igazolást (Submission Receipt). Felhívjuk figyelmét, hogy a beadványban szereplő PIC-számok tulajdonosai értesítést kapnak a benyújtásról.

A benyújtási igazolás (Submission Receipt) bizonyítja, hogy a beadvány a benyújtási határidőn belül beérkezett.

A szerepkörök kezelése a Funding & Tenders portálon

Az eSubmission alkalmazásban megadott kapcsolattartóhoz a rendszer a benyújtott részvételi jelentkezés tekintetében hozzárendeli az „elsődleges koordinátor-kapcsolattartó” (Primary Coordinator Contact – PCoCo) szerepkört a Funding & Tenders portálon. Egy beadványhoz csak egyetlen elsődleges koordinátor-kapcsolattartó tartozhat.

A PCoCo nem módosítható a portálon keresztül. Amennyiben új PCoCo kijelölésére van szükség, vegye fel a kapcsolatot az ajánlatkérő szervvel.

A részvételi jelentkezést benyújtó felhasználó (ha nem egyezik meg kapcsolattartóval) a „koordinátor-kapcsolattartó”(Coordinator Contact – CoCo) szerepkört kapja.

További „koordinátor(ok)-kapcsolattartó(k)” (CoCo) akkor adható(k) hozzá vagy törölhető(k) a Funding & Tenders portálon, miután az ajánlatkérő megnyitotta a részvételi jelentkezéseket, és mielőtt a kiválasztott jelentkezőket ajánlat benyújtására kéri fel:

• A részvételi jelentkezési beadványtól jobbra látható „Action” (Művelet) legördülő menüben kattintson a „Manage Roles” (Szerepkörök kezelése) opcióra. Ez a lehetőség csak azt követően jelenik meg, hogy az ajánlatkérő megnyitotta a benyújtott részvételi jelentkezéseket.

• Kattintson az „Edit Roles” (Szerepkörök módosítása) gombra.

• Új CoCo hozzáadásához kattintson az „Add roles” (Szerepkörök hozzáadása) gombra.

CoCo törléséhez kattintson a CoCo neve melletti „törlés” ikonra.

• Adja meg az új CoCo adatait, majd kattintson a „OK” gombra.

  Nem nyújthat be ajánlatot az a CoCo, akit azután jelöltek ki (a fentiek szerint), hogy az ajánlatkérő szerv elküldte a 2. szakaszra vonatkozó felkéréseit. Csak azok a PCoCo/CoC-k nyújthatnak be ajánlatot, akik megkapták a 2. szakaszra vonatkozó felkérést, vagy azok a CoCo-k, akiket a felkérésben a „Manage roles” (Szerepkörök kezelése) gombbal adtak hozzá a kapcsolattartókhoz (lásd a kétszakaszos eljárások 2. szakaszára vonatkozó gyorskalauzt).

A beadványok kezelése a Funding & Tenders portálon

A Funding & Tenders portálon az Ön saját felületének használatához kattintson a Funding & Tenders portál jobb felső sarkában található Login (bejelentkezés) gombra, majd adja meg EU Login-azonosítóját és -jelszavát.

A beadványok megtekintése

A bal oldalon található „Manage My Area” (Saját felületem kezelése) menüpont alatt a PCoCo/CoCo a „My Submissions” (Beadványaim) szakaszban tekintheti meg a részvételi jelentkezés(eke)t.
A beadványok listájában a lista fölött jobbra látható keresőmező használalával lehet keresést végezni.

A „My Submission(s)” (Beadványaim) menüpont

Itt tekintheti meg a PCoCo/CoCo az egyes beadványokhoz kapcsolódó eljárások hivatkozási számát, a beadvány azonosítóját, az utolsó elvégzett művelet időbélyegzőjét és a beadvány állapotát (tervezet, benyújtva, visszavonva, törölve), a határidőt, annak a tételnek a számát, amelyre a beadvány vonatkozik (adott esetben), az eljárás címét és típusát, valamint (adott esetben) a szakasz sorszámát.

A törölt beadványok kivételével minden egyes beadvány jobb oldalán megtalálja az „Action” (Művelet) menüt, amely lehetővé teszi, hogy a PCoCo/CoCo a beadvány állapotától függően különböző műveleteket hajtson végre.

A „Draft” (tervezet) állapotú beadványok esetében:

• „Edit” (Szerkesztés): az eSubmission alkalmazás azt az oldalt nyitja meg, amelyen a munkamenetet legutóbb abbahagyta. Ekkor megkezdheti a beadvány szerkesztését az eSubmission alkalmazásban.
• „View” (Megtekintés): az eSubmission alkalmazás azt az oldalt nyitja meg, amelyen a munkamenetet legutóbb abbahagyta. A beadvány ilyenkor nem szerkeszthető, mivel írásvédett módban jelenik meg. 
• „Delete” (Törlés):  a rendszer törli a beadványtervezetet a Funding & Tenders portálról.
  
  

A „Submitted” (benyújtva) állapotú beadványok esetében:

• „View Receipt” (Benyújtási igazolás megtekintése): megjelenik a benyújtási igazolás.
• „Withdraw” (Visszavonás) (csak a benyújtási határidő lejárta előtt lehetséges): adja meg a beadvány visszavonásának okát, majd a „Withdraw” (Visszavonás) gomb megnyomásával erősítse meg szándékát. Miután visszavont egy beadványt, a továbbiakban már nem tudja megtekinteni, szerkeszteni vagy benyújtani azt.
  
  

A „Withdrawn” (visszavonva) állapotú beadványok esetében:

• „View Withdrawal Receipt” (Visszavonási igazolás megtekintése): megjelenik a visszavonási igazolás.

A „Deleted” (törölve) állapotú beadványok esetében:

az „Action” (Művelet) menü nem áll rendelkezésre a „Deleted” (törölve) állapotú beadványok esetében. Miután a beadványtervezetet törölték, azt a résztvevő fél nem tudja visszakeresni. 

Az értesítések kezelése a Funding & Tenders portálon

A „My notifications” (Értesítéseim) menüpont

Ezt az oldalt a PCoCo/CoCo a Funding & Tenders portálra való bejelentkezést követően, a képernyő jobb felső sarkában látható harangikonra kattintva érheti el.

Ezen az oldalon a PCoCo/CoCo a következő hivatalos értesítéseket találja meg:

• „Submission Receipt” (Benyújtási igazolás) (a részvételi jelentkezés benyújtását igazoló dokumentum)
• „Withdrawal Receipt” (Visszavonási igazolás) (a részvételi jelentkezés visszavonását igazoló dokumentum)

Az értesítések listájának alján található „Manage all notifications” (Értesítések kezelése) menüpont „Preferences” (Beállítások) fülén a PCoCo/CoCo  kiválaszthatja, hogy milyen gyakorisággal kíván e-mailben értesítést kapni a Funding & Tenders portálról. E beállítástól függetlenül az Önhöz beérkezett összes értesítés megtalálható a „My notifications” (Értesítéseim) menüpontban.

A „My Formal Notification(s)” (Hivatalos értesítéseim) menüpont

A bal oldali „Manage My Area” (Saját felületem kezelése) menüpont e szakaszát jelenleg nem használják a közbeszerzési eljárásokban.