Guía rápida para los procedimientos de contratación en dos etapas - Etapa 1

(procedimientos restringidos, procedimientos de licitación con negociación o concursos de proyectos)

Primeros pasos

¡Le damos la bienvenida a eSubmission!

Gracias a eSubmission, los agentes económicos pueden responder por vía electrónica a los procedimientos de contratación pública de la UE preparando sus expedientes (por ejemplo, una solicitud de participación) y presentándolos de forma estructurada y segura.

La presente guía rápida sirve únicamente para la primera etapa de los procedimientos en dos etapas. En esta etapa, los agentes económicos pueden presentar la solicitud de participación. Las guías rápidas para la segunda etapa de los procedimientos en dos etapas, así como las guías para otros procedimientos de contratación pública, pueden consultarse en la wiki eProcurement del portal Funding & Tenders.

Usted, en calidad de agente económico, podrá:

• codificar su respuesta a un procedimiento publicado por una institución o un órgano de la UE

• presentar un expediente de forma segura

• visualizar o reanudar un borrador guardado

• eliminar el borrador de un expediente

• obtener un justificante de presentación (acuse de presentación)

• retirar un expediente antes de que finalice el plazo de presentación de solicitudes de participación

• obtener un justificante de retirada (acuse de retirada)

No olvide leer los requisitos del sistema.

Los encontrará en la página principal de la aplicación eSubmission y en la sección «Documentos adjuntos» de la página « Partes».

¿Necesita ayuda técnica?

Nuestro equipo está disponible de 8.00 a 20.00 CET/CEST.

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

 +32 229 71063

 El equipo de ayuda técnica solo podrá atenderle en inglés.

¿Cómo se accede a eSubmission?

El acceso a eSubmission se hace siempre en el marco de un procedimiento de contratación pública (licitación). Encontrará las licitaciones publicadas de las instituciones, órganos y organismos europeos en:

• Portal Funding & Tenders

• Aplicación TED eTendering (para licitaciones publicadas antes del 25.10.2023)

¿Cuáles son los requisitos para usar eSubmission?

Para utilizar eSubmission y responder a una licitación publicada en el portal Funding & Tenders debe estar registrado en el servicio de autenticación de usuarios de la Comisión Europea (EU Login). 

Para responder a una licitación publicada antes del 25.10.2023, también necesita tener una cuenta en TED eTendering.

A efectos de la identificación en el proceso de presentación electrónica, su organización deberá estar inscrita en el registro de organizaciones de la Comisión (registro de participantes) y disponer de un PIC («Participant Identification Code») (código de identificación de participantes). Más información sobre el PIC . El registro está abierto a cualquier organización y es gratuito.

EU Login

EU Login es la puerta de acceso para iniciar sesión en diferentes servicios y sistemas de la Comisión Europea. Si aún no tiene una cuenta de EU Login, puede crearla siguiendo este enlace.

Más información en el apartado de ayuda de EU Login.

TED eTendering

TED eTendering es la plataforma de contratación pública electrónica en la que las instituciones y los órganos de la UE publicaban sus licitaciones antes del 25.10.2023.

Para crear una cuenta en eTendering , tendrá que usar sus datos de EU Login.

Portal Funding & Tenders

El portal Funding & Tenders es el punto de entrada único (espacio único de intercambio de datos electrónicos) para participantes y expertos en programas de financiación y licitaciones gestionados por la Comisión Europea y otros órganos de la UE.

Desde el portal Funding & Tenders podrá:

• buscar oportunidades relacionadas con programas de financiación o procedimientos de contratación pública de la UE

• suscribirse a licitaciones
• consultar los pliegos de la contratación
• crear y presentar una pregunta 

• inscribirse en el registro de participantes 

• acceder a eSubmission

• acceder a los acuses de presentación (justificantes de presentación)

• visualizar, editar o eliminar el borrador de un expediente

• retirar un expediente y acceder al acuse de retirada (justificante de retirada)

• gestionar atribuciones

Registro de participantes

La Comisión ha creado un registro en línea para las organizaciones que deseen participar en licitaciones o convocatorias de propuestas de la UE: la idea, basada en el principio de «solo una vez», es que los participantes solo deban introducir una única vez los datos de sus organizaciones. Al inscribirse en el registro, cada organización recibe un código de identificación de participante («Participant Identification Code» o PIC) único. Si desea saber cómo obtener un PIC en el registro de participantes , consulte esta página.

Cómo preparar su solicitud de participación en eSubmission

Cualquier agente económico puede presentar una solicitud de participación siguiendo el enlace del portal Funding & Tenders que figure en el anuncio de licitación o anuncio de concurso de proyectos.

Una vez en el portal Funding & Tenders, debe hacer clic en «Access submission» (Acceso a la presentación): esta acción le llevará al portal eSubmission, siempre que esté conectado con su cuenta EU Login.

En el caso de las licitaciones publicadas antes del 25.10.2023, los agentes económicos podrán presentar una solicitud de participación siguiendo el enlace de TED eTendering que figure en el anuncio de licitación.  Una vez que haya accedido a TED eTendering, inicie sesión con su cuenta de la plataforma y pulse «Presentar una solicitud de participación» para acceder al portal eSubmission.

En eSubmission, pulse «Nuevo expediente», si desea preparar un nuevo expediente, o «Volver al borrador», si desea reanudar el borrador de un expediente iniciado con anterioridad. También puede reanudar un borrador desde el portal Funding & Tenders (más información en la sección «Gestionar los expedientes en el portal Funding & Tenders»  Manage submissions in Funding & Tenders portal de la presente guía ).

Navegar por eSubmission 

Una vez que empiece a preparar su expediente, verá una línea de progreso en la parte superior de la pantalla. La línea indica todos los pasos que debe completar antes de presentar su solicitud de participación. Además, también verá en qué paso se encuentra en cada momento.

Durante el proceso de presentación, podrá consultar en todo momento los documentos cargados pulsando el botón «Documentos del expediente», en la parte izquierda de la pantalla.

Hasta que no pulse el botón «Presentar» al final del proceso, el poder adjudicador no recibirá ninguna información.

Formas de presentación

Al empezar a crear un nuevo expediente, se le pedirá que indique lo siguiente:

• cómo presentará su solicitud de participación: Expediente único o Expediente conjunto
• si habrá subcontratación
• la lengua en la que preparará el expediente.

Una vez que haya seleccionado las opciones correspondientes, pulse el botón «Siguiente» en la parte inferior de la página.

Partes

En esta sección deberá identificar las organizaciones que participan en su expediente (participantes).  Pulse en « Nueva parte » y escoja el tipo de participante: participante principal (en caso de expediente único), responsable del grupo o miembro del grupo (en caso de expediente conjunto) y subcontratista (en su caso).

Todos los participantes, excepto los subcontratistas, deben estar identificados con un PIC (código de identificación de participantes). Para comprobar si una entidad ya dispone del PIC (es decir, si ya está inscrita en el registro de participantes), use el botón « Buscar ». Puede hacer la búsqueda por PIC, número de IVA, número de registro nacional o país. Para hacer la búsqueda por número de IVA o número de registro nacional, deberá seleccionar también el país.

Si no obtiene ningún resultado, la organización debe registrarse para obtener un PIC.  Una vez obtenido el PIC, vuelva a eSubmission , busque por PIC y seleccione la organización que aparezca.

Se mostrarán los datos asociados al PIC en el registro de participantes y se le pedirá que facilite los siguientes datos o documentos obligatorios:

• únicamente para participantes principales o responsables de grupo:
• persona de contacto (nombre y correo electrónico)
• IBAN / número de cuenta bancaria
• para todos los participantes: declaración jurada (debidamente cumplimentada y firmada) en la sección de «Documentos adjuntos».
  

En la sección «Persona de contacto», el usuario puede indicar su propio nombre (que aparecerá por defecto) o el de otra persona como persona de contacto para la presentación de la solicitud de participación. A la persona de contacto se le asignará la atribución «Primary Coordinator Contact» (PCoCo) en el portal Funding & Tenders, y al usuario que presente la solicitud de participación (si es distinto de la persona de contacto), la atribución «Coordinator Contact» (CoCo). 

Si el PCoCo no dispone de una cuenta de EU Login, se le creará automáticamente una cuenta temporal a partir de la dirección de correo electrónico facilitada y se le enviará una invitación por correo electrónico para que complete el registro en EU Login. La invitación se enviará mediante un mensaje automático del sistema, sin ninguna referencia al procedimiento. 

En la sección «Documentos adjuntos» de cada participante puede cargar los documentos del participante relativos a los criterios de exclusión y selección. Revise el pliego de condiciones para comprobar los documentos que deben incluirse para cada participante en la presentación.

Cuando haya terminado, pulse « Listo ». 

Tras el paso «Formas de presentación», ya no podrá modificar la estructura para pasar de un expediente conjunto a un expediente único y viceversa. Si desea modificar la estructura del expediente o cambiar la persona designada como responsable de grupo, deberá crear un expediente nuevo, que sobrescribirá el borrador existente (es decir, se borrarán todos los datos introducidos y todos los documentos cargados).

Pulse «Siguiente» para continuar.

Lotes

Si se trata de un procedimiento con varios lotes, elija el lote o los lotes para los que desea presentar una solicitud de participación y pulse el botón «Siguiente».

La identificación de los participantes se aplica al expediente en conjunto. Por tanto, si la composición del consorcio es diferente en función del lote, deberá presentar un expediente distinto para cada lote.

Informe del expediente

El informe del expediente, generado por el sistema, forma parte del propio expediente. En él se enumeran todos los documentos que haya cargado.

eSubmission genera y añade el informe a su expediente de forma automática. Antes de presentar la solicitud de participación, puede consultar el informe en pantalla o descargarlo para conservar una copia. No es necesario que firme y cargue el informe en eSubmission.

Repase el informe y, si considera que el expediente está completo y listo para su presentación, pulse «Siguiente».

El informe del expediente no constituye una prueba de la presentación, ya que la oferta todavía no está formalmente presentada . Avance al siguiente paso y pulse «Enviar» para finalizar la presentación.

Presentar su solicitud de participación   

Cuando su solicitud de participación esté lista para ser presentada, pulse «Presentar». El sistema le mostrará un mensaje de confirmación.

Pulse «Sí» para confirmar la acción: en ese caso, ya no podrá modificar el expediente.

Tenga en cuenta que el sistema no le permitirá presentarlo si se ha cumplido el plazo para la recepción de solicitudes de participación.

Se enviará una notificación por correo electrónico a la dirección de correo electrónico del PCoCo/CoCo. La notificación contendrá un enlace al portal Funding & Tenders, donde el PCoCo/CoCo encontrará el acuse de presentación. Tenga en cuenta que se informará a los titulares del PIC que haya utilizado.

El acuse de presentación acredita que ha presentado formalmente su expediente dentro del plazo establecido.

Gestionar las atribuciones en el portal Funding & Tenders

A la persona de contacto designada en eSubmission se le asignará la atribución «Primary Coordinator Contact» (PCoCo) para la solicitud de participación en el portal Funding & Tenders. Solo puede haber un «Primary Coordinator Contact» por expediente.

No puede cambiarse el PCoCo a través del portal. Si debe designarse un nuevo PCoCo, póngase en contacto con el poder adjudicador.

Al usuario que presente la solicitud de participación (si es distinto de la persona de contacto) se le asignará la atribución «Coordinator Contact» (CoCo).

Una vez que el órgano de contratación abra las solicitudes de participación y antes de que invite a los candidatos seleccionados a presentar una oferta, pueden añadirse o suprimirse uno o varios «Coordinator Contact(s)» (CoCo)  adicionales en el portal Funding & Tenders:

• En el menú desplegable «Action» (Acción), a la derecha de la presentación de la solicitud de participación, haga clic en la opción «Manage Roles» (Gestionar atribuciones). Esta opción solo aparecerá una vez que el órgano de contratación haya abierto las solicitudes de participación presentadas.

• Pulse «Edit roles» (Modificar atribuciones).

• Para añadir un nuevo CoCo, pulse el botón «Add Roles» (Añadir atribuciones).

Para eliminar un CoCo, pulse el icono correspondiente junto a su nombre.

• Añada los datos de la persona que debe añadirse como CoCo y pulse el botón «Ok».

  Si el órgano de contratación ya ha enviado las invitaciones para la etapa 2, los CoCo añadidos de esta manera no podrán presentar una oferta. Únicamente los PCoCo/CoCo que hayan recibido la invitación para la etapa 2 o los CoCo añadidos a través del botón «Manage Roles» (Gestionar atribuciones) de la invitación podrán presentar una oferta (véase la Guía rápida para la segunda etapa de los procedimientos en dos etapas).

Gestionar los expedientes en el portal Funding & Tenders

Para entrar en su área privada del portal Funding & Tenders, debe proceder a su autenticación. Para ello pulse el botón «Login» (Conexión), en la parte superior derecha de la página de inicio del portal Funding & Tenders, e introduzca su EU Login y su contraseña.

Visualizar los expedientes

En la sección «Manage my area» (Gestionar mi área), en la parte izquierda, el PCoCo/CoCo encontrará las solicitudes de participación en la sección «My Submission(s)» (Mis expedientes).
También hay un campo de búsqueda en la parte derecha, sobre la lista de expedientes. Sección «My Submission(s)» (Mis expedientes)

Para cada expediente, el PCoCo/CoCo podrá ver el número de referencia del procedimiento, el identificador del expediente, la fecha de la última acción realizada y el estado del expediente («draft», «submitted», «withdrawn», «deleted») (borrador, presentado, retirado o eliminado), el plazo, el lote (si procede), el título del procedimiento, el tipo de procedimiento y la etapa.

El menú «Action» (Acción), situado a la derecha de cada expediente a menos que el expediente se haya eliminado, permite al PCoCo/CoCo realizar distintas acciones en función del estado del expediente.

Expedientes con el estado «Draft» (borrador):

• Modificar: eSubmission abrirá la pantalla en la que se encontraba cuando cerró la aplicación. Ahora, ya puede modificar el expediente en eSubmission.
• Visualizar: eSubmission abrirá la pantalla en la que se encontraba cuando cerró la aplicación. Se trata de un modo de solo lectura, por lo que no podrá modificar el expediente. 
• Eliminar:  el borrador del expediente se eliminará del portal Funding & Tenders.
  
  

Expedientes con el estado « Submitted » (presentado):

• Visualizar acuse de presentación: se mostrará el acuse de presentación.
• Retirar (únicamente si no ha vencido el plazo de presentación): indique el motivo por el que desea retirar el expediente y confirme la acción con el botón «Withdraw» (Retirar). Si retira un expediente, ya no podrá volver a acceder a él, modificarlo ni presentarlo.
  
  

Expedientes con el estado «Withdrawn» (retirado):

• Visualizar acuse de retirada: se mostrará el acuse de retirada.

Expedientes con el estado «Deleted» (Eliminado):

El menú «Action» (Acción) no está disponible para los expedientes con el estado «Deleted» (eliminado). Una vez eliminado el borrador de un expediente, el participante no puede recuperarlo. 

Gestionar las notificaciones en el portal Funding & Tenders 

My notifications (Mis notificaciones)

El PCoCo/CoCo puede acceder a esta página iniciando sesión en el portal Funding & Tenders y pulsando el icono de la campana, en la parte superior derecha de la pantalla.

En esta página, el PCoCo/CoCo puede encontrar las siguientes notificaciones:

• Submission Receipt (Acuse de presentación) (justificante de la presentación de una solicitud de participación)
• Withdrawal Receipt (Acuse de retirada) (justificante de la retirada de una solicitud de participación)

En la pestaña «Preferences» (Preferencias), bajo «Manage all notifications» [Gestionar todas las notificaciones] (al final de la lista de notificaciones), el PCoCo/CoCo podrá indicar con qué frecuencia desea recibir las notificaciones por correo electrónico del portal Funding & Tenders. Independientemente de la elección, podrá acceder en todo momento a sus notificaciones a través de la sección « My notifications » (Mis notificaciones).

My Formal Notification(s) (Mis notificaciones formales) 

Esta sección (la encontrará en «Manage my area» [Gestionar mi área], en la parte izquierda) no se utiliza actualmente en los procedimientos de contratación pública.