Cómo preparar su solicitud de participación en eSubmission

Cualquier agente económico puede presentar una solicitud de participación siguiendo el enlace del Portal Funding & Tenders que figure en el anuncio de licitación o anuncio de concurso de proyectos.

Una vez en el Portal Funding & Tenders, debe hacer clic en «Access submission» (Acceder al expediente): esta acción le llevará al portal eSubmission, siempre que haya iniciado sesión con su cuenta EU Login.

En primer lugar, debe leer y aceptar las condiciones y reconocer que ha leído y comprendido la  Declaración de privacidad del Portal F&T y la Declaración de privacidad de la adjudicación y la gestión de la contratación pública.

En eSubmission, pulse «New submission» (Nuevo expediente), si desea preparar un nuevo expediente, o «Resume draft» (Volver al borrador), si desea reanudar el borrador de un expediente iniciado con anterioridad. También puede reanudar un borrador desde el Portal Funding & Tenders (más información en la sección «Gestionar los expedientes en el Portal Funding & Tenders» de esta guía).

Navegar por eSubmission 

Una vez que empiece a preparar su expediente, verá una línea de progreso en la parte superior de la pantalla. La línea indica todos los pasos que debe completar antes de presentar su solicitud de participación. Además, también verá en qué paso se encuentra en cada momento.

Durante el proceso de presentación del expediente, podrá consultar en todo momento los documentos cargados pulsando el botón «Submission documents» (Documentos del expediente), en la parte izquierda de la pantalla.

Formas de presentación

Al empezar a crear un nuevo expediente, se le pedirá que indique lo siguiente:

• cómo presentará su solicitud de participación: Expediente único o Expediente conjunto,
• si el expediente implica la participación de subcontratistas,
• la lengua en la que preparará el expediente.

Una vez que haya seleccionado las opciones correspondientes, pulse el botón «Next» (Siguiente) en la parte inferior de la página.

Partes

En esta sección deberá identificar las organizaciones que participan en su expediente (participantes). Pulse en New party (Nueva parte) y escoja el tipo de participante: participante principal (en caso de expediente único), apoderado del grupo o miembro del grupo (en caso de expediente conjunto) y subcontratista (en su caso).

Todos los participantes, excepto los subcontratistas, deben estar identificados con un PIC (código de identificación de participantes). Para comprobar si una entidad ya dispone del PIC (es decir, si ya está inscrita en el registro de participantes), use el campo «Search organisation» (Buscar organización).

Existen dos opciones de búsqueda: My organisations (Mis organizaciones) y Other organisations (Otras organizaciones).

Mis organizaciones:  haga clic en el menú desplegable para que aparezca la lista de organizaciones que el usuario conectado ha utilizado en presentaciones anteriores o para las que se le ha asignado una atribución [por ejemplo, «self-registrant» (declarante), «LEAR» (representante designado de la entidad jurídica) o «account administrator» (administrador de la cuenta)]. Se trata de las mismas organizaciones que los usuarios pueden ver en la pestaña «My organisations» (Mis organizaciones) en el menú de la izquierda del Portal F&T después de iniciar sesión con su cuenta EU Login.

Otras organizaciones: puede buscar las organizaciones inscritas en el registro de participantes introduciendo el nombre o el PIC (código de identificación del participante) de la organización.

 Si no obtiene ningún resultado, la organización debe registrarse para obtener un PIC. Una vez registrada su organización, puede volver a eSubmission y seleccionar el PIC recién creado utilizando una de las dos opciones de búsqueda.

Se mostrarán los datos asociados al PIC en el registro de participantes y se le pedirá que facilite los siguientes datos o documentos obligatorios:

• únicamente para participantes principales o apoderados de grupos:
• persona de contacto (nombre y correo electrónico)
• IBAN / número de cuenta bancaria
  Si la cuenta bancaria tiene código IBAN, marque la casilla «IBAN» y eSubmission verificará si la cuenta bancaria correspondiente al IBAN es válida.

• para todos los participantes: declaración jurada (debidamente cumplimentada y firmada) en la sección «Attachments» (Documentos adjuntos).

   En la sección «Contact Person» (Persona de contacto), el usuario puede indicar su propio nombre (que aparecerá por defecto) o el de otra persona como persona de contacto para la presentación de la solicitud de participación. A la persona de contacto se le asignará la atribución «Primary Coordinator Contact» (PCoCo) en el Portal Funding & Tenders, y al usuario que presente la solicitud de participación (si es distinto de la persona de contacto), la atribución «Coordinator Contact» (CoCo). 

Si el PCoCo no dispone de una cuenta EU Login, se le creará automáticamente una cuenta temporal a partir de la dirección de correo electrónico facilitada y se le enviará una invitación por correo electrónico para que complete el registro en EU Login. La invitación se enviará mediante un mensaje automático del sistema, sin ninguna referencia al procedimiento. 

En la sección «Attachments» (Documentos adjuntos) de cada participante puede cargar los documentos del participante relativos a los criterios de exclusión y selección. Revise el pliego de condiciones para comprobar los documentos que deben incluirse para cada participante en el expediente.

Cuando haya terminado, pulse «Done» (Listo). 

Pulse «Next» (Siguiente) para continuar.

Lotes

Si se trata de un procedimiento con varios lotes, elija el lote o los lotes para los que desee presentar una solicitud de participación y pulse el botón «Next» (Siguiente).

Informe del expediente

El informe del expediente, generado por el sistema, forma parte del propio expediente. En él se enumeran todos los documentos que haya cargado.

eSubmission genera y añade el informe a su expediente de forma automática. Antes de presentar la solicitud de participación, puede consultar el informe en pantalla o descargarlo para conservar una copia. No es necesario que firme y cargue el informe en eSubmission.

Repase el informe y, si considera que el expediente está completo y listo para su presentación, pulse «Next» (Siguiente).

Presentar su solicitud de participación 

Cuando su solicitud de participación esté lista para ser presentada, pulse «Submit» (Presentar). El sistema le mostrará un mensaje de confirmación.

Pulse «Yes» (Sí) para confirmar la acción: en ese caso, ya no podrá modificar el expediente.

Tenga en cuenta que el sistema no le permitirá presentarlo si se ha cumplido el plazo para la recepción de solicitudes de participación.

Cuando quede menos de un día hasta el cierre del plazo de presentación, eSubmission mostrará las horas/minutos restantes. 

Se enviará una notificación por correo electrónico a la dirección de correo electrónico del PCoCo/CoCo. La notificación contendrá un enlace al Portal Funding & Tenders, donde el PCoCo/CoCo encontrará el acuse de presentación. Tenga en cuenta que se informará a los titulares del PIC que haya utilizado.

Gestionar las atribuciones en el Portal Funding & Tenders

A la persona de contacto designada en eSubmission se le asignará la atribución «Primary Coordinator Contact» (PCoCo) para la presentación de la solicitud de participación y la invitación a la etapa 2 en el Portal Funding & Tenders. Al usuario que presenta la solicitud (si es diferente de la persona de contacto en la solicitud) se le asignará la atribución de Coordinator Contact (CoCo) para la presentación de la solicitud y la invitación a la etapa 2, a menos que la función haya sido eliminada por el PCoCo o por otro CoCo de la presentación de la solicitud en el período comprendido entre la apertura de las solicitudes por el órgano de contratación y la recepción de la invitación para la etapa 2.

Pueden añadirse o eliminarse otros Coordinator Contacts (CoCo) para la presentación de la solicitud a través del botón Manage Roles (Gestionar atribuciones) (véase más abajo).

Tenga en cuenta que solo puede haber un PCoCo por invitación o presentación. El PCoCo para la presentación de la solicitud (etapa 1) no puede sustituirse ni eliminarse a través del Portal F&T (póngase en contacto con el servicio de asistencia del F&T en caso de que deba sustituirse el PCoCo para la presentación).

El PCoCo para una invitación a la etapa 2 puede ser sustituido directamente por el LEAR y el administrador de la cuenta en el Portal F&T (no es necesario ponerse en contacto con el equipo de apoyo del Portal F&T), una vez que se haya puesto en marcha la invitación a la etapa 2.

Para añadir o eliminar atribuciones en la presentación de un expediente, siga los pasos que figuran a continuación:

   Si el órgano de contratación ya ha enviado las invitaciones para la etapa 2, los CoCo añadidos de esta manera no podrán presentar una oferta. Únicamente los PCoCo/CoCo que hayan recibido la invitación para la etapa 2 o los CoCo añadidos a través del botón «Manage Roles» (Gestionar atribuciones) de la invitación podrán presentar una oferta (véase la Guía rápida para la segunda etapa de los procedimientos en dos etapas).

Gestionar los expedientes en el Portal Funding & Tenders

Para entrar en su área privada del Portal Funding & Tenders, debe proceder a su autenticación. Para ello pulse el botón «Sign in» (Iniciar sesión), en la parte superior derecha de la página de inicio del Portal Funding & Tenders, e introduzca su EU Login y su contraseña.

Visualizar los expedientes

En la sección My area (Mi área), en la parte izquierda, el PCoCo/CoCo encontrará los expedientes en la sección Procurement centre / Submissions (Centro de contratación pública / Expedientes).

También hay un campo de búsqueda en la parte derecha, sobre la lista de expedientes.

Sección de expedientes

Para cada expediente, el PCoCo/CoCo podrá ver el número de referencia del procedimiento, el identificador del expediente, la fecha de la última acción realizada y el estado del expediente («draft», «submitted», «withdrawn», «deleted») (borrador, presentado, retirado o eliminado), el plazo, el lote (si procede), el título del procedimiento, el tipo de procedimiento y la etapa.

El botón del menú (tres puntos) situado a la derecha de cada expediente (a menos que el expediente se haya eliminado) permite al PCoCo/CoCo realizar distintas acciones, en función del estado del expediente.

Expedientes con el estado «Draft» (borrador):  

• Edit (Modificar): eSubmission abrirá la pantalla en la que se encontraba cuando cerró la aplicación. Ahora, ya puede modificar el expediente en eSubmission.
• View (Visualizar): eSubmission abrirá la pantalla en la que se encontraba cuando cerró la aplicación. Se trata de un modo de solo lectura, por lo que no podrá modificar el expediente. 
• Delete (Eliminar): el borrador del expediente se eliminará del Portal Funding & Tenders.

Expedientes con el estado «Submitted» (Presentado):

• View Receipt (Visualizar acuse de presentación): se mostrará el acuse de presentación.
• Withdraw (Retirar) (únicamente si no ha vencido el plazo de presentación): indique el motivo por el que desea retirar el expediente y confirme la acción con el botón «Withdraw» (Retirar). Si retira un expediente, ya no podrá volver a acceder a él, modificarlo ni presentarlo.

Expedientes con el estado «Withdrawn» (Retirado):

• View Withdrawal Receipt (Visualizar acuse de retirada): se mostrará el acuse de retirada.

Expedientes con el estado «Deleted» (Eliminado):

No hay acciones disponibles para expedientes cuyo estado sea «Deleted» (Eliminado). Una vez eliminado el borrador de un expediente, el participante no podrá recuperarlo.