Avointen menettelyjen pikaopas

Alkusanat

Tervetuloa eSubmission-palveluun

eSubmission on palvelu, jossa EU:n hankintamenettelyihin osallistuvat talouden toimijat voivat laatia ja lähettää asiakirjoja (esim. tarjouksia) sähköisessä muodossa jäsennellysti ja turvallisesti.

Tämä pikaopas koskee vain avoimia menettelyjä. Myös muunlaisista hankintamenettelyistä on laadittu lyhyitä oppaita, jotka löytyvät EU:n rahoitus- ja tarjouskilpailuportaalin eli Funding & Tenders -portaalin eProcurement wiki -osiosta .

Jos olet talouden toimija, voit eSubmission-palvelussa

• laatia osallistumishakemuksen tai tarjouksen EU:n toimielimen tai muun elimen järjestämässä menettelyssä

• lähettää tarjouksen/hakemuksen turvallisesti

• tallentaa luonnoksen ja palata muokkaamaan sitä

• poistaa tarjouksen/hakemuksen luonnoksen

• saada vahvistuksen tarjouksen/hakemuksen toimittamisesta (toimitusvahvistus)

• peruuttaa lähetetyn tarjouksen/hakemuksen ennen menettelyn määräajan päättymistä

• saada vahvistuksen peruuttamisesta (peruutusvahvistus).

Tutustu järjestelmävaatimuksiin ennen aloittamista.

Ne löytyvät sekä eSubmission-palvelun etusivulta että Osapuolet- ja Tarjouksen tiedot -välilehdillä olevista liitteistä.

Jos haluat kokeilla eSubmissionia ennen tarjouksen/hakemuksen laatimista, voit testata avointen tarjouspyyntömenettelyjen testiversiota.

Tekninen tuki

Jos tarvitset apua, ota yhteyttä käyttötukeen (klo 8.00–20.00 Keski-Euroopan aikaa).

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0)2 297 1063

  Käyttötuen kanssa voi asioida vain englanniksi.

Pääsy eSubmissioniin

eSubmissioniin pääsee aina hankintamenettelyn (tarjouspyynnön) yhteydessä. EU:n toimielinten, virastojen ja muiden elinten julkaisemat tarjouspyynnöt löytyvät:

• Funding & Tenders -portaalista

• TED eTendering -sovelluksesta (ennen 25.10.2023 julkaistut tarjouspyynnöt)
  
  

Mitä eSubmissionin käyttö edellyttää?

Ennen kuin voit käyttää eSubmissionia ja vastata Funding & Tenders -portaalissa julkaistuun tarjouspyyntöön, sinun on rekisteröidyttävä Euroopan komission tietojärjestelmien todennuspalveluun (EU Login). 

Jos haluat vastata ennen 25.10.2023 julkaistuun tarjouspyyntöön, sinulla on oltava lisäksi TED eTendering ‑tili.

Jotta organisaatiosi voidaan tunnistaa, kun se toimittaa tarjouksen/hakemuksen sähköisesti, se on rekisteröitävä EU:n hankintamenettelyihin osallistuvien organisaatioiden rekisteriin (osallistujarekisteri) ja sillä on oltava PIC-tunniste (Participant Identification Code). Lue lisää PIC-tunnisteista . Kaikki organisaatiot voivat rekisteröityä tähän rekisteriin maksutta.

EU Login

EU Login ‑palvelun kautta kirjaudutaan Euroopan komission eri palveluihin ja/tai järjestelmiin. Jos sinulla ei vielä ole EU Login -tunnusta, luo EU Login -käyttäjätili.

Lisätietoja on EU Login -ohjeissa.

TED eTendering

TED eTendering on sähköinen hankintajärjestelmä, jossa EU:n toimielimet, virastot ja muut elimet julkaisivat tarjouspyyntöjään ennen 25.10.2023.

Voit luoda eTendering-tilin EU Login -tunnuksesi avulla.

Funding & Tenders -portaali

Funding & Tenders -portaali on yhden luukun asiointipiste kaikille, jotka osallistuvat Euroopan komission ja EU:n muiden elinten hallinnoimiin rahoitusohjelmiin ja tarjouskilpailuihin.

Funding & Tenders -portaalin kautta osallistujat voivat

• hakea EU:n rahoitusohjelmia ja hankintamenettelyjä

• tilata tarjouspyyntöjä koskevia ilmoituksia
• tarkastella hankinta-asiakirjoja
• luoda ja lähettää kysymyksiä 

• rekisteröityä osallistujarekisteriin

• päästä eSubmissioniin

• tarkastella tarjousten/hakemusten toimitusvahvistuksia

• tarkastella, muokata ja poistaa tarjous-/hakemusluonnoksia

• peruuttaa tarjouksia/hakemuksia ja tarkastella niiden peruutusvahvistuksia.

Osallistujarekisteri

Euroopan komissio on perustanut verkkorekisterin organisaatioille, jotka vastaavat EU:n tarjous- tai ehdotuspyyntöihin. Rekisterin ideana on, että osallistujien tarvitsee toimittaa organisaationsa tiedot vain kerran, minkä jälkeen ne ovat valmiina myöhempää käyttöä varten.  Jokainen rekisteröitynyt organisaatio saa oman tunnistuskoodin (PIC-tunniste). Lue lisää osallistujarekisteristä ja PIC-tunnisteesta.

Tarjouksen/hakemuksen laadinta eSubmissionissa

Kaikki talouden toimijat voivat lähettää tarjouksensa/hakemuksensa käyttämällä hankintailmoituksessa annettua linkkiä Funding & Tenders ‑portaaliin.

Napsauta Funding & Tenders -portaalissa linkkiä Access submission; linkki johtaa eSubmission-portaaliin, edellyttäen että olet kirjautunut sisään EU Login -tilisi kautta.

Ennen 25.10.2023 julkaistut tarjouspyynnöt: Talouden toimijat voivat lähettää tarjouksensa/hakemuksensa käyttämällä hankintailmoituksessa annettua linkkiä TED eTendering ‑portaaliin. Kun olet TED eTenderingin etusivulla, kirjaudu sisään Ted eTendering ‑käyttäjätilisi tunnuksilla ja napsauta sitten Lähetä tarjous. Sinut ohjataan eSubmission-palveluun.

Kun olet eSubmissionissa, napsauta kohdasta Uusi tarjous, jos haluat aloittaa uuden tarjouksen/hakemuksen laatimisen. Jos taas haluat jatkaa aiemmin aloittamaasi tarjousta/hakemusta, napsauta kohdasta Palaa luonnokseen. Voit palata luonnokseesi myös Funding & Tenders -portaalin kautta (lisätietoja on tämän oppaan osiossa  Tarjousten/hakemusten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa ).

Navigointi eSubmission-palvelussa

Kun olet aloittanut tarjouksen/hakemuksen laadinnan, voit seurata prosessin etenemistä näytön yläreunassa olevan janan avulla. Siinä näkyvät kaikki vaiheet, jotka on käytävä läpi ennen kuin voit lähettää tarjouksesi/hakemuksesi. Lisäksi näet, missä vaiheessa olet menossa.

Menettelyn aikana voit milloin tahansa tarkistaa, mitkä asiakirjat olet jo lisännyt. Napsauta tätä varten kohtaa  Tarjousasiakirjat näytön vasemmassa reunassa.

Hankintaviranomaiselle ei lähetetä mitään ennen kuin olet napsauttanut Lähetä-painiketta prosessin päätteeksi.

Lähetystavat

Uutta tarjousta/hakemusta luotaessa on ensiksi määritettävä

• seuraavat: onko kyseessä Yhden tarjoajan lähetys vai Yhteinen lähetys
• liittyykö tarjoukseen/hakemukseen alihankkijoita
• millä kielellä tarjous/hakemus laaditaan.

Kun olet tehnyt valintasi, napsauta sivun alareunassa olevaa Seuraava-painiketta.

Osapuolet

Tässä osiossa nimetään tarjoukseen/hakemukseen osallistuvat organisaatiot (osallistujat). Napsauta kohdasta Lisää osapuoli ja valitse osallistujatyyppi: pääosallistuja (jos kyseessä on yhden tarjoajan lähetys), ryhmän vetäjä tai ryhmän jäsen (jos kyseessä on yhteinen lähetys) tai alihankkija.

Kaikilla osallistujilla – alihankkijoita lukuun ottamatta – on oltava osallistujan tunnistuskoodi eli PIC-tunniste.  Search- hakutoiminnolla voit tarkistaa, onko toimijalla jo PIC-tunniste (eli onko se jo rekisteröity osallistujarekisteriin). Hakuperusteena voi käyttää PIC-tunnistetta, alv-numeroa, kansallista rekisterinumeroa ja maata. Kun haet organisaatiota alv-numeron tai kansallisen rekisterinumeron perusteella, valitse myös maa.

Jos haku ei tuota tuloksia, organisaation pitää hankkia PIC-tunniste rekisteröitymällä osallistujaportaaliin.  Kun olet saanut PIC-tunnisteen, palaa eSubmission-palveluun , tee haku PIC-tunnisteella ja valitse hakutuloksena näkyvä organisaatio.

Näyttöön tulevat kyseiseen PIC-tunnisteeseen liittyvät tiedot, jotka ovat osallistujarekisterissä, ja sinua pyydetään lisäämään seuraavat pakolliset tiedot tai asiakirjat:

• pääosallistujalle tai ryhmän vetäjälle:
• yhteyshenkilö (nimi ja sähköpostiosoite)
• IBAN / pankkitilin numero
• kaikille osallistujille: vakuutus kunnian ja omantunnon kautta (lisätään täytettynä ja allekirjoitettuna Liitteet-osioon).

Yhteyshenkilö-kohdassa käyttäjä voi ilmoittaa tarjouksen yhteyshenkilöksi joko itsensä (nimi on esitäytetty) tai jonkun toisen henkilön. Tässä nimetty yhteyshenkilö on Funding & Tenders -portaalissa ensisijainen yhteyshenkilö (Primary Coordinator Contact, PCoCo), ja käyttäjä, joka jättää osallistumispyynnön/tarjouksen (jos eri kuin yhteyshenkilö) on muu yhteyshenkilö (Coordinator Contact, CoCo). 

Jos ensisijaisella yhteyshenkilöllä ei ole EU Login -tiliä, luodaan yhteyshenkilön sähköpostiosoitteelle automaattisesti väliaikainen EU Login -käyttäjätili, ja kyseiselle henkilölle lähetetään sähköpostilla pyyntö täydentää EU Login -rekisteröinti. Pyyntö lähetetään automaattisena viestinä, jossa ei ole viittausta menettelyyn.

Voit lisätä kunkin osallistujan  Liitteet-osioon kaikki osallistujan asiakirjat, jotka hankintaviranomainen on pyytänyt liittämään tarjoukseen. Tarkista tarjouseritelmästä, mitkä asiakirjat minkäkin osallistujan on toimitettava.

Kun olet syöttänyt kaikki tiedot, napsauta Valmis . 

Kun olet siirtynyt Lähetystavat-vaiheesta eteenpäin, et voi enää muuttaa lähetystapaa yhteisestä lähetyksestä yhden tarjoajan lähetykseksi tai päinvastoin. Jos haluat muuttaa tarjouksesi/hakemuksesi rakennetta tai vaihtaa ryhmän vetäjää, sinun on luotava uusi tarjous/hakemus, joka korvaa aiemman luonnoksen (eli kaikki aiemmin annetut tiedot ja asiakirjat poistetaan).

Siirry seuraavaan vaiheeseen napsauttamalla Seuraava .

Osat

Jos menettely on jaettu useisiin osiin, valitse osa tai osat, joihin haluat jättää tarjouksen/hakemuksen. Napsauta sitten Seuraava.

Osallistujat yksilöidään koko tarjousta/hakemusta varten. Jos konsortion kokoonpano on eri osissa erilainen, kustakin osasta on tehtävä erillinen tarjous/hakemus.

Tarjouksen tiedot

Tässä osiossa on ilmoitettava tarjouksen kokonaishinta (vain, jos ratkaisuperusteena on alhaisimmat kustannukset ja alhaisin hinta – käytä samaa muotoa kuin näytöllä näkyvässä esimerkissä) ja/tai vahvistettava, täyttääkö tarjous hankinta-asiakirjoissa asetetut vähimmäisvaatimukset vai ei.

Jos vahvistat, että tarjouksesi ei täytä vähimmäisvaatimuksia, sinua pyydetään selittämään sen syy. Vaatimuksia koskeva vahvistus ja selitys näkyvät lähetysraportissa.

Napsauta Tallenna-painiketta, minkä jälkeen voit ladata hintatarjouksen ja mahdollisen teknisen tarjouksen, jos hankintaviranomainen sitä tarjouseritelmässä edellyttää. Voit ladata hintatarjouksen ja teknisen tarjouksen useampana tiedostona.

Kun olet sitä mieltä, että tarjouksen tiedot on annettu oikein ja tarjous on valmis, napsauta Seuraava. Tämä painike on käytettävissä vasta sitten, kun kaikki pakolliset tiedot ja asiakirjat on annettu.

Tarjousluonnosta ja siihen liittyviä asiakirjoja ei lähetetä vielä tässä vaiheessa .

Lähetysraportti

Kaikkiin tarjouksiin/hakemuksiin liittyy lähetysraportti, jossa luetellaan lähetykseen sisältyvät asiakirjat.

eSubmission luo tämän lähetysraportin automaattisesti ja lisää sen lähetykseesi. Voit tarkastella raporttia näytöllä tai ladata sen omalle laitteellesi ennen tarjouksen lähettämistä. Raporttia ei tarvitse allekirjoittaa eikä ladata eSubmissioniin.

Jos katsot, että tarjous on valmis lähetettäväksi, napsauta Seuraava-painiketta.

Lähetysraportti ei ole todistus lähetyksen toimittamisesta. Tässä vaiheessa lähetystä ei ole vielä lähetetty . Jatka seuraavaan vaiheeseen ja viimeistele lähetys napsauttamalla Lähetä .

Tarjouksen lähettäminen

Kun olet valmis lähettämään tarjouksesi/hakemuksesi, napsauta Lähetä . Näytölle tulee ilmoitus, jossa pyydetään vahvistamaan lähettäminen.

Napsauta Kyllä , jos haluat lähettää tarjouksesi/hakemuksesi. Tämän jälkeen et enää voi muuttaa kyseistä tarjousta/hakemusta .

Huomaa, että järjestelmä ei anna sinun lähettää tarjousta, jos tarjousten vastaanottamiselle asetettu määräaika on päättynyt.

Järjestelmä lähettää sähköposti-ilmoituksen tarjouksessa ilmoitetun yhteyshenkilön (PCoCo) sähköpostiosoitteeseen sekä sähköpostiosoitteeseen, joka on yhdistetty tarjouksen/hakemuksen tekemisessä käytettyyn EU Login ‑käyttäjätiliin (CoCo) (jos eri). Ilmoitusviesti sisältää linkin Funding & Tenders -portaaliin , jossa näet toimitusvahvistuksen .  

Huomaa, että tarjouksessa/hakemuksessa käytettyjen PIC-tunnisteiden haltijat saavat asiasta tiedon.

Toimitusvahvistus on todistus siitä, että tarjous/hakemus on toimitettu määräaikaan mennessä.

Tarjousten/hakemusten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa

Kirjaudu Funding & Tenders -portaaliin napsauttamalla etusivun oikeassa yläkulmassa olevaa Login-painiketta, ja syötä EU Login -käyttäjätunnuksesi ja salasanasi.

Lähetysten tarkastelu

Ensisijaisen ja muun yhteyshenkilön ( PCoCo/CoCo ) lähettämät tarjoukset/hakemukset näkyvät My Submission(s) -osiossa, johon pääsee vasemmassa reunassa Manage my area -sarakkeessa olevasta valikosta.

Voit käyttää näytön oikeassa reunassa tarjous-/hakemusluettelon yläpuolella olevaa hakukenttää.

My Submission(s) ‑osio

Ensisijainen yhteyshenkilö / muu yhteyshenkilö näkee jokaisen lähetetyn tarjouksen/hakemuksen osalta menettelyn viitenumeron, lähetyksen tunnuksen, viimeisimmän toiminnon ajankohdan sekä tarjouksen/hakemuksen tilan (luonnos (draft), lähetetty (submitted), peruutettu (withdrawn) tai poistettu (deleted)), menettelyn nimen, menettelyn tyypin sekä tapauksen mukaan menettelyn vaiheen/neuvottelukierroksen.

Kunkin tarjouksen/hakemuksen (poistettuja lukuun ottamatta) oikealla puolella näkyy Action-valikko, jonka toiminnot vaihtelevat tarjouksen/hakemuksen tilasta riippuen.

Draft-tilassa olevat tarjoukset/hakemukset:

• Edit: eSubmission avautuu kohdasta, jossa olit viimeksi ennen kuin poistuit järjestelmästä. Voit nyt muokata tarjousta/hakemusta.
• View:  eSubmission avautuu kohdasta, jossa olit viimeksi ennen kuin poistuit järjestelmästä. Et voi muokata tarjousta/hakemusta, koska se näytetään vain luku ‑tilassa. 
• Delete:  tarjous-/hakemusluonnos poistetaan Funding & Tenders -portaalista.
  
  

Submitted -tilassa olevat tarjoukset/hakemukset:

• View Receipt: toimitusvahvistus avautuu näytölle.
• Withdraw (tarjouksen/hakemuksen peruutus ennen menettelyn määräaikaa): ilmoita peruutuksen syy ja vahvista peruutus napsauttamalla Withdraw-painiketta. Kun tarjous/hakemus on peruutettu, sitä ei voi enää tarkastella, muokata eikä lähettää uudelleen.
  
  

Withdrawn -tilassa olevat tarjoukset/hakemukset:

• View Withdrawal Receipt: näytölle avautuu peruutusvahvistus.

Deleted-tilassa olevat tarjoukset/hakemukset:

Action-valikko ei ole käytettävissä tarjouksille, joiden tila on Poistettu. Poistettuja luonnoksia ei saa enää takaisin. 

Ilmoitusten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa

My notifications (omat ilmoitukset)

Kun yhteyshenkilö on kirjautunut Funding & Tenders -portaaliin, hän pääsee tälle sivulle napsauttamalla oikeassa yläkulmassa näkyvää hälytyskellokuvaketta.

Tältä sivulta löytyvät seuraavat ilmoitukset:

• toimitusvahvistus (todiste siitä, että tarjous on lähetetty)
• peruutusvahvistus (todiste siitä, että tarjous on peruutettu)

Yhteyshenkilöt voivat valita Funding & Tenders -portaalista saamiensa sähköposti-ilmoitusten lähetystiheyden Preferences -välilehdellä kohdassa Manage all notifications (näkyy ilmoitusluettelon alapuolella). Valinnastasi riippumatta kaikki saamasi ilmoitukset näkyvät aina My notifications ‑osiossa.

My Formal Notification(s) (omat viralliset ilmoitukset)

Tätä vasemmalla Manage My Area -kohdan alla olevaa osiota ei toistaiseksi käytetä hankintamenettelyissä.