- Created by Shivali MEHROTRA, last updated on Oct 29, 2024 8 minute read
Avointen menettelyjen pikaopas
Alkusanat
Tervetuloa eSubmission-palveluun
eSubmission on palvelu, jossa EU:n hankintamenettelyihin osallistuvat talouden toimijat voivat laatia ja lähettää asiakirjoja (esim. tarjouksia) sähköisessä muodossa jäsennellysti ja turvallisesti.
Tämä pikaopas koskee vain avoimia menettelyjä. Myös muunlaisista hankintamenettelyistä on laadittu lyhyitä oppaita, jotka löytyvät EU:n rahoitus- ja tarjouskilpailuportaalin eli Funding & Tenders -portaalin eProcurement wiki -osiosta .
Jos olet talouden toimija, voit eSubmission-palvelussa
laatia osallistumishakemuksen tai tarjouksen EU:n toimielimen tai muun elimen järjestämässä menettelyssä
lähettää tarjouksen/hakemuksen turvallisesti
tallentaa luonnoksen ja palata muokkaamaan sitä
poistaa tarjouksen/hakemuksen luonnoksen
saada vahvistuksen tarjouksen/hakemuksen toimittamisesta (toimitusvahvistus)
peruuttaa lähetetyn tarjouksen/hakemuksen ennen menettelyn määräajan päättymistä
saada vahvistuksen peruuttamisesta (peruutusvahvistus).
Tutustu järjestelmävaatimuksiin ennen aloittamista.
Ne löytyvät sekä eSubmission-palvelun etusivulta että Osapuolet- ja Tarjouksen tiedot -välilehdillä olevista liitteistä.
Tekninen tuki
Jos tarvitset apua, ota yhteyttä käyttötukeen (klo 8.00–20.00 Keski-Euroopan aikaa).
ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu
+32 (0)2 297 1063
Käyttötuen kanssa voi asioida vain englanniksi.
Pääsy eSubmissioniin
eSubmissioniin pääsee aina hankintamenettelyn (tarjouspyynnön) yhteydessä. EU:n toimielinten, virastojen ja muiden elinten julkaisemat tarjouspyynnöt löytyvät Funding & Tenders -portaalista.
Mitä eSubmissionin käyttö edellyttää?
Ennen kuin voit käyttää eSubmissionia ja vastata Funding & Tenders -portaalissa julkaistuun tarjouspyyntöön, sinun on rekisteröidyttävä Euroopan komission tietojärjestelmien todennuspalveluun (EU Login).
Jotta organisaatiosi voidaan tunnistaa, kun se toimittaa tarjouksen/hakemuksen sähköisesti, se on rekisteröitävä EU:n hankintamenettelyihin osallistuvien organisaatioiden rekisteriin (osallistujarekisteri) ja sillä on oltava PIC-tunniste (Participant Identification Code). Lue lisää PIC-tunnisteista . Kaikki organisaatiot voivat rekisteröityä tähän rekisteriin maksutta.
EU Login
EU Login ‑palvelun kautta kirjaudutaan Euroopan komission eri palveluihin ja/tai järjestelmiin. Jos sinulla ei vielä ole EU Login -tunnusta, luo EU Login -käyttäjätili.
Lisätietoja on EU Login -ohjeissa.
Funding & Tenders -portaali
Funding & Tenders -portaali on yhden luukun asiointipiste kaikille, jotka osallistuvat Euroopan komission ja EU:n muiden elinten hallinnoimiin rahoitusohjelmiin ja tarjouskilpailuihin.
Funding & Tenders -portaalin kautta osallistujat voivat
hakea EU:n rahoitusohjelmia ja hankintamenettelyjä
- tilata tarjouspyyntöjä koskevia ilmoituksia
- tarkastella hankinta-asiakirjoja
- luoda ja lähettää kysymyksiä
rekisteröityä osallistujarekisteriin
- päästä eSubmissioniin
tarkastella tarjousten/hakemusten toimitusvahvistuksia
tarkastella, muokata ja poistaa tarjous-/hakemusluonnoksia
peruuttaa tarjouksia/hakemuksia ja tarkastella niiden peruutusvahvistuksia.
Osallistujarekisteri
Euroopan komissio on perustanut verkkorekisterin organisaatioille, jotka vastaavat EU:n tarjous- tai ehdotuspyyntöihin. Rekisterin ideana on, että osallistujien tarvitsee toimittaa organisaationsa tiedot vain kerran, minkä jälkeen ne ovat valmiina myöhempää käyttöä varten. Jokainen rekisteröitynyt organisaatio saa oman tunnistuskoodin (PIC-tunniste). Lue lisää osallistujarekisteristä ja PIC-tunnisteesta.
Tarjouksen/hakemuksen laadinta eSubmissionissa
Kaikki talouden toimijat voivat lähettää tarjouksensa/hakemuksensa käyttämällä hankintailmoituksessa annettua linkkiä Funding & Tenders ‑portaaliin.
Napsauta Funding & Tenders -portaalissa linkkiä Access submission; linkki johtaa eSubmission-portaaliin, edellyttäen että olet kirjautunut sisään EU Login -tilisi kautta.
Kun olet eSubmissionissa, napsauta kohdasta Uusi tarjous, jos haluat aloittaa uuden tarjouksen/hakemuksen laatimisen. Jos taas haluat jatkaa aiemmin aloittamaasi tarjousta/hakemusta, napsauta kohdasta Palaa luonnokseen. Voit palata luonnokseesi myös Funding & Tenders -portaalin kautta (lisätietoja on tämän oppaan osiossa Tarjousten/hakemusten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa ).
Navigointi eSubmission-palvelussa
Kun olet aloittanut tarjouksen/hakemuksen laadinnan, voit seurata prosessin etenemistä näytön yläreunassa olevan janan avulla. Siinä näkyvät kaikki vaiheet, jotka on käytävä läpi ennen kuin voit lähettää tarjouksesi/hakemuksesi. Lisäksi näet, missä vaiheessa olet menossa.
Menettelyn aikana voit milloin tahansa tarkistaa, mitkä asiakirjat olet jo lisännyt. Napsauta tätä varten kohtaa Tarjousasiakirjat näytön vasemmassa reunassa.
Lähetystavat
Uutta tarjousta/hakemusta luotaessa on ensiksi määritettävä
- seuraavat: onko kyseessä Yhden tarjoajan lähetys vai Yhteinen lähetys
- liittyykö tarjoukseen/hakemukseen alihankkijoita
- millä kielellä tarjous/hakemus laaditaan.
Kun olet tehnyt valintasi, napsauta sivun alareunassa olevaa Seuraava-painiketta.
Osapuolet
Tässä osiossa nimetään tarjoukseen/hakemukseen osallistuvat organisaatiot (osallistujat). Napsauta kohdasta Lisää osapuoli ja valitse osallistujatyyppi: pääosallistuja (jos kyseessä on yhden tarjoajan lähetys), ryhmän vetäjä tai ryhmän jäsen (jos kyseessä on yhteinen lähetys) tai alihankkija.
Kaikilla osallistujilla – alihankkijoita lukuun ottamatta – on oltava osallistujan tunnistuskoodi eli PIC-tunniste. Search- hakutoiminnolla voit tarkistaa, onko toimijalla jo PIC-tunniste (eli onko se jo rekisteröity osallistujarekisteriin). Hakuperusteena voi käyttää PIC-tunnistetta, alv-numeroa, kansallista rekisterinumeroa ja maata. Kun haet organisaatiota alv-numeron tai kansallisen rekisterinumeron perusteella, valitse myös maa.
Jos haku ei tuota tuloksia, organisaation pitää hankkia PIC-tunniste rekisteröitymällä osallistujaportaaliin. Kun olet saanut PIC-tunnisteen, palaa eSubmission-palveluun , tee haku PIC-tunnisteella ja valitse hakutuloksena näkyvä organisaatio.
Näyttöön tulevat kyseiseen PIC-tunnisteeseen liittyvät tiedot, jotka ovat osallistujarekisterissä, ja sinua pyydetään lisäämään seuraavat pakolliset tiedot tai asiakirjat:
- pääosallistujalle tai ryhmän vetäjälle:
- yhteyshenkilö (nimi ja sähköpostiosoite)
- IBAN / pankkitilin numero
- kaikille osallistujille: vakuutus kunnian ja omantunnon kautta (lisätään täytettynä ja allekirjoitettuna Liitteet-osioon).
Yhteyshenkilö-kohdassa käyttäjä voi ilmoittaa tarjouksen yhteyshenkilöksi joko itsensä (nimi on esitäytetty) tai jonkun toisen henkilön. Tässä nimetty yhteyshenkilö on Funding & Tenders -portaalissa ensisijainen yhteyshenkilö (Primary Coordinator Contact, PCoCo), ja käyttäjä, joka jättää osallistumispyynnön/tarjouksen (jos eri kuin yhteyshenkilö) on muu yhteyshenkilö (Coordinator Contact, CoCo).
Jos ensisijaisella yhteyshenkilöllä ei ole EU Login -tiliä, luodaan yhteyshenkilön sähköpostiosoitteelle automaattisesti väliaikainen EU Login -käyttäjätili, ja kyseiselle henkilölle lähetetään sähköpostilla pyyntö täydentää EU Login -rekisteröinti. Pyyntö lähetetään automaattisena viestinä, jossa ei ole viittausta menettelyyn.
Voit lisätä kunkin osallistujan Liitteet-osioon kaikki osallistujan asiakirjat, jotka hankintaviranomainen on pyytänyt liittämään tarjoukseen. Tarkista tarjouseritelmästä, mitkä asiakirjat minkäkin osallistujan on toimitettava.
Kun olet syöttänyt kaikki tiedot, napsauta Valmis .
|
Siirry seuraavaan vaiheeseen napsauttamalla Seuraava .
Osat
Jos menettely on jaettu useisiin osiin, valitse osa tai osat, joihin haluat jättää tarjouksen/hakemuksen. Napsauta sitten Seuraava.
|
Tarjouksen tiedot
Tässä osiossa on ilmoitettava tarjouksen kokonaishinta (vain, jos ratkaisuperusteena on alhaisimmat kustannukset ja alhaisin hinta – käytä samaa muotoa kuin näytöllä näkyvässä esimerkissä) ja/tai vahvistettava, täyttääkö tarjous hankinta-asiakirjoissa asetetut vähimmäisvaatimukset vai ei.
Jos vahvistat, että tarjouksesi ei täytä vähimmäisvaatimuksia, sinua pyydetään selittämään sen syy. Vaatimuksia koskeva vahvistus ja selitys näkyvät lähetysraportissa.
Napsauta Tallenna-painiketta, minkä jälkeen voit ladata hintatarjouksen ja mahdollisen teknisen tarjouksen, jos hankintaviranomainen sitä tarjouseritelmässä edellyttää. Voit ladata hintatarjouksen ja teknisen tarjouksen useampana tiedostona.
Kun olet sitä mieltä, että tarjouksen tiedot on annettu oikein ja tarjous on valmis, napsauta Seuraava. Tämä painike on käytettävissä vasta sitten, kun kaikki pakolliset tiedot ja asiakirjat on annettu.
|
Lähetysraportti
Kaikkiin tarjouksiin/hakemuksiin liittyy lähetysraportti, jossa luetellaan lähetykseen sisältyvät asiakirjat.
eSubmission luo tämän lähetysraportin automaattisesti ja lisää sen lähetykseesi. Voit tarkastella raporttia näytöllä tai ladata sen omalle laitteellesi ennen tarjouksen lähettämistä. Raporttia ei tarvitse allekirjoittaa eikä ladata eSubmissioniin.
Jos katsot, että tarjous on valmis lähetettäväksi, napsauta Seuraava-painiketta.
|
Tarjouksen lähettäminen
Kun olet valmis lähettämään tarjouksesi/hakemuksesi, napsauta Lähetä . Näytölle tulee ilmoitus, jossa pyydetään vahvistamaan lähettäminen.
Napsauta Kyllä , jos haluat lähettää tarjouksesi/hakemuksesi. Tämän jälkeen et enää voi muuttaa kyseistä tarjousta/hakemusta .
Huomaa, että järjestelmä ei anna sinun lähettää tarjousta, jos tarjousten vastaanottamiselle asetettu määräaika on päättynyt.
Järjestelmä lähettää sähköposti-ilmoituksen tarjouksessa ilmoitetun yhteyshenkilön (PCoCo) sähköpostiosoitteeseen sekä sähköpostiosoitteeseen, joka on yhdistetty tarjouksen/hakemuksen tekemisessä käytettyyn EU Login ‑käyttäjätiliin (CoCo) (jos eri). Ilmoitusviesti sisältää linkin Funding & Tenders -portaaliin , jossa näet toimitusvahvistuksen .
Huomaa, että tarjouksessa/hakemuksessa käytettyjen PIC-tunnisteiden haltijat saavat asiasta tiedon.
|
Tarjousten/hakemusten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa
Kirjaudu Funding & Tenders -portaaliin napsauttamalla etusivun oikeassa yläkulmassa olevaa Sign in -painiketta, ja syötä EU Login -käyttäjätunnuksesi ja salasanasi.
Lähetysten tarkastelu
Ensisijaisen ja muun yhteyshenkilön ( PCoCo/CoCo ) lähettämät tarjoukset/hakemukset näkyvät My Submission(s) -osiossa, johon pääsee vasemmassa reunassa Manage my area -sarakkeessa olevasta valikosta.
Voit käyttää näytön oikeassa reunassa tarjous-/hakemusluettelon yläpuolella olevaa hakukenttää.
My Submission(s) ‑osio
Ensisijainen yhteyshenkilö / muu yhteyshenkilö näkee jokaisen lähetetyn tarjouksen/hakemuksen osalta menettelyn viitenumeron, lähetyksen tunnuksen, viimeisimmän toiminnon ajankohdan sekä tarjouksen/hakemuksen tilan (luonnos (draft), lähetetty (submitted), peruutettu (withdrawn) tai poistettu (deleted)), menettelyn nimen, menettelyn tyypin sekä tapauksen mukaan menettelyn vaiheen/neuvottelukierroksen.
Kunkin tarjouksen/hakemuksen (poistettuja lukuun ottamatta) oikealla puolella näkyy Action-valikko, jonka toiminnot vaihtelevat tarjouksen/hakemuksen tilasta riippuen.
Draft-tilassa olevat tarjoukset/hakemukset:
- Edit: eSubmission avautuu kohdasta, jossa olit viimeksi ennen kuin poistuit järjestelmästä. Voit nyt muokata tarjousta/hakemusta.
- View: eSubmission avautuu kohdasta, jossa olit viimeksi ennen kuin poistuit järjestelmästä. Et voi muokata tarjousta/hakemusta, koska se näytetään vain luku ‑tilassa.
- Delete: tarjous-/hakemusluonnos poistetaan Funding & Tenders -portaalista.
Submitted -tilassa olevat tarjoukset/hakemukset:
- View Receipt: toimitusvahvistus avautuu näytölle.
- Withdraw (tarjouksen/hakemuksen peruutus ennen menettelyn määräaikaa): ilmoita peruutuksen syy ja vahvista peruutus napsauttamalla Withdraw-painiketta. Kun tarjous/hakemus on peruutettu, sitä ei voi enää tarkastella, muokata eikä lähettää uudelleen.
Withdrawn -tilassa olevat tarjoukset/hakemukset:
- View Withdrawal Receipt: näytölle avautuu peruutusvahvistus.
Deleted-tilassa olevat tarjoukset/hakemukset:
Action-valikko ei ole käytettävissä tarjouksille, joiden tila on Poistettu. Poistettuja luonnoksia ei saa enää takaisin.
Ilmoitusten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa
My notifications (omat ilmoitukset)
Kun yhteyshenkilö on kirjautunut Funding & Tenders -portaaliin, hän pääsee tälle sivulle napsauttamalla oikeassa yläkulmassa näkyvää hälytyskellokuvaketta.
Tältä sivulta löytyvät seuraavat ilmoitukset:
- toimitusvahvistus (todiste siitä, että tarjous on lähetetty)
- peruutusvahvistus (todiste siitä, että tarjous on peruutettu)
Yhteyshenkilöt voivat valita Funding & Tenders -portaalista saamiensa sähköposti-ilmoitusten lähetystiheyden Preferences -välilehdellä kohdassa Manage all notifications (näkyy ilmoitusluettelon alapuolella). Valinnastasi riippumatta kaikki saamasi ilmoitukset näkyvät aina My notifications ‑osiossa.
My Formal Notification(s) (omat viralliset ilmoitukset)
Tätä vasemmalla Manage My Area -kohdan alla olevaa osiota ei toistaiseksi käytetä hankintamenettelyissä.