Kvikguide til totrinsprocedurer for offentlige indkøb – Trin 1

(begrænset udbud eller udbud med forhandling, konkurrenceprægede dialoger og innovationspartnerskaberog projektkonkurrencer)

Sådan kommer du i gang

Velkommen til eSubmission!

eSubmission sætter økonomiske aktører i stand til at svare elektronisk på EU's udbudsprocedurer ved at udarbejde bud (anmodninger om deltagelse) og indgive dem elektronisk på en struktureret og sikker måde.

Denne kvikguide gælder kun for første trin i totrinsprocedurerne. På dette trin kan de økonomiske aktører indgive en anmodning om deltagelse. Kvikguides til andet trin af totrinsprocedurerne og kvikguides til de andre udbudsprocedurer findes på wikien for offentlige e-indkøb på Funding & Tenders-portalen.

Som økonomisk aktør kan du:

• registrere dit svar på en procedure iværksat af en EU-institution, et EU-organ eller -agentur

• indgive anmodninger på sikker vis

• se eller arbejde videre på et gemt udkast

• slette et udkast til anmodning

• modtage bevis for indgivelse (bekræftelse på modtagelse af bud eller anmodning)

• trække en indgivet anmodning tilbage, inden fristen for indgivelse er udløbet

• modtage bevis for tilbagetrækning (bekræftelse på tilbagetrækning af bud eller anmodning).

Husk at læse systemkravene.

Disse kan ses på eSubmission-applikationens forside og afsnittet for bilag på siden Kontrahenter.

Sådan får du teknisk hjælp

Hvis du har brug for hjælp, kan du kontakte vores supportteam mellem 08:00 og 20:00 CET/CEST (lokal tid i Bruxelles)..

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

 +32 (0) 229 71063

 Supportteamet kan kun kontaktes på engelsk.

Sådan får du adgang til eSubmission

eSubmission bruges altid i forbindelse med en udbudsprocedure (indkaldelse af tilbud). Du finder offentliggjorte udbud fra EU's institutioner, organer og agenturer på:

• Funding & Tenders-portalen

• Applikationen TED eTendering (for udbud offentliggjort før 25/10/2023)

Forudsætninger for at bruge eSubmission

Du skal være registreret i Europa-Kommissionens brugerautentificeringstjeneste (EU Login) for at bruge eSubmission og svare på en indkaldelse af tilbud, der offentliggøres på Funding & Tenders Portal. 

For at kunne svare på et udbud, der er offentliggjort før 25/10/2023, skal du også have en konto på TED eTendering.

For at kunne angive din organisation i det elektroniske svar, skal den være registreret i Kommissionens register over organisationer (deltagerregistret) og have en deltageridentifikationskode ("Participation Identification Code" eller "PIC"). Yderligere oplysninger om PIC kan findes her.  Alle organisationer har mulighed for at registrere sig, og det er gratis.

EU Login

EU Login er adgangsportalen til Europa-Kommissionens forskellige tjenester og systemer. Hvis du endnu ikke har en EU Login-konto, kan du oprette én her.

Yderligere oplysninger findes under "Hjælp" på EU Login.

Funding & Tenders-portalen

Funding & Tenders-portalen er det fælles kontaktpunkt (fælles område for udveksling af elektroniske data) for både deltagerne og eksperterne i de finansieringsprogrammer og udbud, der forvaltes af Europa-Kommissionen og andre EU-institutioner, -organer og -agenturer.

På Funding & Tenders-portalen kan deltagerne:

• søge efter muligheder blandt EU's finansieringsprogrammer eller udbudsprocedurer

• abonnere på udbud
• se udbudsdokumenter
• oprette og indgive spørgsmål 

• registrere sig i deltagerregistret 

• få adgang til eSubmission

• tilgå Submission Receipts (beviser for indgivelse)

• se, redigere eller slette udkast til bud eller anmodninger

• trække indgivne bud eller anmodninger tilbage og tilgå Withdrawal Receipts (bevis for tilbagetrækning)

• administrere roller.

Deltagerregister

For at overholde "engangsprincippet" har Kommissionen oprettet et onlineregister over organisationer, der deltager i EU's indkaldelser af bud eller forslag: Oplysninger om en deltagers organisation skal kun indgives én gang. Efter registreringen bliver hver organisation tildelt en unik deltageridentifikationskode ("Participation Identification Code" eller "PIC"). På denne side kan du se, hvordan du kan anskaffe dig en PIC i deltagerregistret.

Sådan udarbejder du din anmodning om deltagelse i eSubmission

Enhver økonomisk aktør kan indgive en anmodning om deltagelse via det link til Funding and Tenders-portalen, der er angivet i udbudsbekendtgørelsen / projektkonkurrencebekendtgørelsen.

Når du er på Funding and Tenders-portalen, skal du klikke på Få adgang til indgivelse: dette omdirigerer dig til eSubmission-portalen, forudsat at du er logget ind med din EU Login-konto.

For det første skal du læse og acceptere vilkårene og betingelserne og bekræfte, at du har læst og forstået databeskyttelsesmeddelelsen.

I eSubmission kan du klikke på Nyt bud for at oprette et nyt bud eller på Gå videre med udkastet for at gå videre med et tidligere oprettet udkast. Du kan også gå videre med dit udkast fra Funding & Tenders-portalen (se yderligere oplysninger i afsnittetSådan administrerer du bud og anmodninger i Funding & Tenders-portalen i denne vejledning).

Sådan navigerer du i eSubmission 

Når du opretter bud eller anmodninger, vil du kunne se en statuslinje øverst på siden. Denne linje viser de trin, du skal igennem, før du indgiver din anmodning om deltagelse. Du kan også se, hvilket trin du i øjeblikket er på.

Du kan til enhver tid under indgivelsen af dit bud kontrollere, hvilke dokumenter der er uploadet, ved at klikke på Dokumenter vedr. buddet i venstre side af skærmen.

Der indgives ikke noget til den ordregivende myndighed, før du har klikket på knappen Indgiv til sidst i indgivningsprocessen.

Sådan indgiver du bud

Når du opretter en ny anmodning eller et nyt bud, vil du blive bedt om at anføre:

• Hvordan du vil indgive din anmodning om deltagelse: Som en Individuel anmodning eller en Fælles anmodning
• Om anmodningen omfatter underleverandører
• På hvilket sprog anmodningen affattes.

Klik på knappen Næste nederst på siden, efter du har truffet dit valg.

Kontrahenter

I dette afsnit skal du angive de organisationer, der deltager i anmodningen (deltagerne). Klik på Ny kontrahent og angiv deltagerens type: hovedansvarlig deltager (i individuelle anmodninger), gruppeleder/gruppemedlem (i fælles anmodninger) og underleverandør (hvis det er relevant).

Alle deltagere bortset fra underleverandører skal identificeres med en PIC — en deltageridentifikationskode. Du kan bruge Søg-knappen for at se, om en enhed allerede har en PIC (dvs. allerede er registreret i deltagerregistret). Du kan søge efter PIC, momsnummer, nationalt registreringsnummer og land. For at søge efter et momsnummer eller nationalt registreringsnummer skal du også angive et land.

Hvis søgningen ikke giver noget resultat, skal organisationen registrere sig for at få en PIC.  Når du har fundet frem til PIC'en, kan du gå tilbage til eSubmission, søge efter denne PIC og vælge den viste organisation.

Deltagerregistrets data om den pågældende PIC vises på skærmen, hvorefter du vil blive bedt om at indgive følgende obligatoriske oplysninger/dokumenter:

• for den hovedansvarlige deltager eller lederen af gruppen:
• Kontaktperson (navn og e-mailadresse)
• IBAN/bank-kontonummer
• for samtlige deltagere: erklæring på tro og love (behørigt udfyldt og underskrevet) i afsnittet Bilag.
  

I afsnittet Kontaktperson kan brugeren angive sig selv (navnet vil allerede være udfyldt) eller en anden person som kontaktperson for indgivelse af anmodningen om deltagelse. Kontaktpersonen får rollen som primær koordinator (Primary Coordinator Contact eller PCoCo) på Funding & Tenders-portalen. Hvis anmodningen om deltagelse indgives af en anden person end kontaktpersonen, får denne person rollen som koordinatorkontakt (Coordinator Contact eller CoCo). 

Hvis PCoCo ikke har en EU Login-konto, oprettes der automatisk en midlertidig EU Login-konto baseret på kontaktpersonens e-mailadresse, og personen vil blive opfordret pr. e-mail til at færdiggøre sin EU Login-konto. Opfordringen tager form af en automatisk systemmeddelelse uden henvisning til udbuddet. 

I afsnittet Bilag for hver deltager kan du uploade deltagerens dokumenter, som den ordregivende myndighed har anmodet om, sammen med anmodningen. Kontroller udbudsbetingelserne for at finde frem til, hvilke dokumenter der skal indgå i anmodningen om deltagelse for hvilke deltagere.

Klik på knappen Udført, når du er klar. 

Efter du er færdig med trinnet Indgivelsesmåder, vil det ikke være muligt at ændre anmodningens struktur fra fælles til individuel eller omvendt. Hvis du vil ændre strukturen på din anmodning eller skifte gruppeleder, skal du oprette en ny anmodning og overskrive dit eksisterende udkast (alle data og uploadede dokumenter i udkastet går tabt).

Klik på Næste for at gå videre til næste trin.

Delkontrakter

Ved procedurer med flere delkontrakter skal du vælge de delkontrakter, som du vil anmode om deltagelse i, og derefter klikke på knappen Næste.

Identifikationen af deltagerne gælder for anmodningen som helhed. Hvis konsortiet er sammensat forskelligt for hver delkontrakt, skal du derfor afgive en særskilt anmodning for hver delkontrakt.

Indgivelsesrapport

Indgivelsesrapporten genereres af systemet og indgives sammen med anmodningen om deltagelse. Rapporten indeholder en liste over de dokumenter, der indgives sammen med anmodningen.

eSubmission genererer indgivelsesrapporten automatisk og indgiver rapporten sammen med anmodningen. Du kan se rapporten på skærmen eller downloade den til egen opbevaring (inden du indgiver anmodningen). Du behøver ikke underskrive og uploade den underskrevne rapport i eSubmission.

Når du har set indgivelsesrapporten, og hvis du mener, at anmodningen er færdig og klar til indgivelse, skal du klikke på knappen Næste for at fortsætte.

Denne indgivelsesrapport er ikke bevis for indgivelse af anmodningen. Du har endnu ikke indgivet anmodningen. Fortsæt til næste trin og klik på Indgiv for at færdiggøre anmodningen om deltagelse.

Indgiv din anmodning om deltagelse.   

Klik på Indgiv, når du er klar til at indgive din anmodning. Systemet viser derpå en bekræftelsesmeddelelse.

Klik på Ja for at bekræfte. Du vil herefter ikke længere være i stand til at ændre anmodningen.

Bemærk, at systemet ikke giver dig mulighed for at indgive en anmodning om deltagelse, hvis fristen for modtagelse er overskredet.

Der sendes en meddelelse pr. e-mail til adressen på PCoCo/CoCo. Denne e-mail vil indeholde et link til Funding & Tenders-portalen, hvor PCoCo/CoCo kan se bekræftelsen på modtagelsen af anmodningen. Bemærk, at indehaverne af den PIC, du har indtastet, underrettes herom.

Denne bekræftelse på modtagelse af anmodningen udgør bevis for overholdelse af fristen for modtagelse af anmodninger.

Sådan administrerer du roller i Funding & Tenders-portalen

Den kontaktperson, der er angivet i eSubmission, får rollen som primær koordinator (Primary Coordinator Contact eller PCoCo) for indgivelsen af anmodningen om deltagelse og invitationen til trin 2 på Funding & Tenders-portalen. Den bruger, der indgiver anmodningen (hvis forskellig fra kontaktpersonen i anmodningen) modtager rollen som koordinatorkontakt (CoCo) for indgivelse af anmodningen og invitationen til trin 2, med mindre rollen i forbindelse med indgivelsen af anmodningen i perioden mellem den ordregivende myndigheds åbning af anmodningerne og modtagelsen af invitationen til trin 2 er blevet fjernet.

Yderligere koordinatorkontakter vedrørende indgivelse af anmodningen kan tilføjes eller fjernes via knappen Administrer roller (se nedenfor).

Bemærk venligst, at der kun kan være ét PCoCo pr. invitation eller anmodning. PCoCo for indgivelse af anmodningen (trin 1) kan ikke erstattes eller fjernes via F&T-portalen (kontakt F&T-helpdesk, hvis PCoCo for anmodningen skal erstattes).

PCoCo for en indbydelse til trin 2 kan nu erstattes direkte på F&T-portalen af LEAR og kontoadministratoren (der er ikke længere behov for at kontakte F&T-støtteteamet), når opfordringen til trin 2 er blevet iværksat.

For at tilføje/fjerne roller i forbindelse med en anmodning følger nedenstående trin:

1	I Action-rullemenuen i højre side af indgivelsen af anmodningen om deltagelse kan du klikke på Administrer roller. Denne mulighed vises først, når den ordregivende myndighed har åbnet de indgivne anmodninger om deltagelse.
2	Klik på Rediger roller-knappen.
3	For at tilføje en ekstra CoCo til anmodningen klik på Tilføj roller-knappen.
4	Tilføj detaljer om den person, der skal tilføjes som CoCo, og klik på Gem-knappen.
5	For at slette en CoCo skal du klikke på slet-ikonet ved vedkommendes navn.

    En CoCo, der tilføjes som beskrevet ovenfor, efter at den ordregivende myndighed har sendt invitationerne til trin 2, vil ikke kunne afgive bud. Kun PCoCo/CoCo'er, som har modtaget invitationen til trin 2, eller CoCo'er, der er blevet tilføjet via knappen Administrer roller i opfordringen vil kunne afgive et bud (se Kvikguide til andet trin i totrinsprocedurerne).

Sådan administrerer du anmodninger i Funding & Tenders-portalen

For at komme til dit private område på Funding & Tenders-portalen skal du autentificere dig selv ved at bruge Login-knappen øverst til højre på Funding & Tenders-portalens hjemmeside (indtast dit brugernavn og adgangskode til EU Login).

Se anmodninger

I afsnittet Administrer mit område til venstre kan PCoCo/CoCo se anmodningerne om deltagelse i sektionen Mine anmodninger.
Der er også et søgefelt til højre ovenover listen over indgivelser.

Afsnittet Mine anmodninger og bud

For hver anmodning og hvert bud kan PCoCo/CoCo se procedurens referencenummer,indgivelses-ID, datoen for den senest udførte handling og anmodningen og buddets status (udkast, indgivet, trukket tilbage, slettet), frist, delkontrakt (hvis relevant), procedurens titel, proceduretype og trin.

I Action-menuen, der kan ses til højre for hver enkelt anmodning (medmindre anmodningen er blevet slettet), kan PCoCo/CoCo udføre forskellige handlinger afhængigt af anmodningens status.

For anmodninger, der har status som Udkast:  

• Edit (rediger): eSubmission åbner den side, du sidst befandt dig på. Du kan nu redigere din anmodning i eSubmission.
• View (se): eSubmission åbner den side, du sidst befandt dig på. Anmodningen åbnes i skrivebeskyttet tilstand og kan derfor ikke redigeres. 
• Delete (slet): udkastet til anmodning bliver slettet fra Funding & Tenders-portalen.
  
  

For anmodninger, der har status som Indgivet:

• View Receipt (se bekræftelse på modtagelse): bekræftelsen på, at anmodningen er modtaget, vises.
• Withdraw (træk anmodningen om deltagelse tilbage — kan kun anvendes, såfremt fristen ikke er udløbet): du skal først indtaste begrundelsen for tilbagetrækningen og derefter bekræfte, at du vil trække anmodningen tilbage, ved at klikke på knappen Withdraw. Når du har trukket en anmodning tilbage, kan du ikke længere se, redigere eller indgive den.
  
  

For anmodninger, der har status som Trukket tilbage:

• View Withdrawal Receipt (se bekræftelse på tilbagetrækning): bekræftelsen på, at anmodningen er trukket tilbage, vises.

For anmodninger, der har status som Slettet:

Action-menuen er ikke tilgængelig for anmodninger med status som Slettet. Når et udkast til anmodning er blevet slettet, kan deltageren ikke hente det igen. 

Sådan administrerer du meddelelser i Funding & Tenders-portalen 

"My notifications" (Mine meddelelser)

PCoCo/CoCo kan få adgang til denne side ved at klikke på klokkeikonet øverst til højre på skærmen, efter vedkommende er logget ind på Funding & Tenders Portal.

På denne side kan PCoCo/CoCo finde følgende formelle meddelelser:

• Submission Receipt (bevis på, at en anmodning om deltagelse er blevet indgivet)
• Withdrawal Receipt (bevis på, at en anmodning om deltagelse er blevet trukket tilbage)

I fanen Preferences (Favoritter) under Manage all notifications (Administrer mine meddelelser) (i bunden af listen over meddelelser) kan du som PCoCo/CoCo vælge, hvor ofte du vil modtage meddelelser pr. e-mail fra Funding & Tenders-portalen. Uanset hvad du vælger, vil du altid kunne se dine meddelelser under My Notifications.

"My Formal Notification(s)" (Mine formelle meddelelser) 

Dette afsnit, som findes under Manage My Area (Administrer mit område) til venstre, anvendes i øjeblikket ikke i forbindelse med udbudsprocedurer.