Sådan udarbejder du din anmodning om deltagelse i eSubmission
Enhver økonomisk aktør kan indgive en anmodning om deltagelse via det link til Funding & Tenders Portal, der er angivet i udbudsbekendtgørelsen / projektkonkurrencebekendtgørelsen.
Når du er på Funding & Tenders Portal, skal du klikke på Access submission (Få adgang til indgivelse): Dette omdirigerer dig til eSubmission-portalen, forudsat at du er logget ind med din EU Login-konto.
Først skal du læse og acceptere vilkårene og betingelserne og bekræfte, at du har læst og forstået databeskyttelseserklæringen for Funding & Tenders Portal og databeskyttelseserklæringen for tildeling og forvaltning af offentlige indkøb og kontrakter.
I eSubmission kan du klikke på New submission (Nyt bud) for at oprette et nyt bud eller på Resume draft (Gå videre med udkastet) for at gå videre med et tidligere oprettet udkast. Du kan også gå videre med dit udkast fra portalen for finansieringstilbud (yderligere oplysninger findes i afsnittet Sådan administrerer du bud på Funding & Tenders Portal i denne vejledning).
Sådan navigerer du i eSubmission
Når du opretter bud eller anmodninger, vil du kunne se en statuslinje øverst på siden. Denne linje viser de trin, du skal igennem, før du indgiver din anmodning om deltagelse. Du kan også se, hvilket trin du i øjeblikket er på.
Du kan til enhver tid under indgivelsen af dit bud kontrollere, hvilke dokumenter der er uploadet, ved at klikke på Submission documents (Dokumenter vedrørende buddet) i venstre side af skærmen.
Sådan indsender du et bud
Når du opretter et nyt bud,, vil du blive bedt om at anføre:
- Hvordan du vil indgive din anmodning om deltagelse: som et individuelt bud eller et fælles bud
- om anmodningen omfatter underleverandører
- på hvilket sprog anmodningen affattes.
Klik på knappen Next (Næste) nederst på siden, efter du har truffet dit valg.
Kontrahenter
I dette afsnit skal du angive de organisationer, der deltager i anmodningen (deltagerne). Klik på New party (Ny kontrahent) og angiv deltagerens type: hovedansvarlig deltager (i individuelle anmodninger), gruppeleder/gruppemedlem (i fælles anmodninger) og underleverandør (hvis det er relevant).
Alle deltagere bortset fra underleverandører skal identificeres med en PIC – en deltageridentifikationskode. Du kan bruge feltet søg organisation for at se, om en enhed allerede har en PIC (dvs. allerede er registreret i deltagerregistret).
Der er to søgemuligheder: Mine organisationer eller andre organisationer.
Mine organisationer: Klik på rullemenuen for at vise listen over organisationer, som den loggede bruger har anvendt i tidligere indsendelser, eller for hvilke vedkommende har fået tildelt en rolle (f.eks. selvregistrant, LEAR eller kontoadministrator). Det er den samme organisation, som brugerne kan se under fanebladet "My organisations" i menuen til venstre på Funding & Tenders Portal, når de har logget på deres EU Login-konto.
Andre organisationer: Du kan søge efter organisationer, der er registreret i deltagerregistret, ved at indtaste organisationens navn eller PIC (deltageridentifikationskode).
Hvis søgningen ikke giver noget resultat, skal organisationen registrere sig for at få en PIC. Når din organisation er registreret, kan du gå tilbage til eSubmission og vælge den nyoprettede PIC ved hjælp af en af de to søgemuligheder.
Deltagerregistrets data om den pågældende PIC vises på skærmen, hvorefter du vil blive bedt om at indgive følgende obligatoriske oplysninger/dokumenter:
- for den hovedansvarlige deltager eller lederen af gruppen:
- Kontaktperson (navn og e-mailadresse)
- IBAN/bank-kontonummer
Hvis bankkontoen har IBAN-kode, skal du sætte kryds i afkrydsningsfeltet "IBAN", og eSubmission vil kontrollere, om IBAN-bankkontoen er gyldig.
- for samtlige deltagere: erklæring på tro og love (behørigt udfyldt og underskrevet) i afsnittet Bilag.
I afsnittet Kontaktperson kan brugeren angive sig selv (navnet vil allerede være udfyldt) eller en anden person som kontaktperson for indgivelse af anmodningen om deltagelse. Kontaktpersonen får rollen som primær koordinator Primary Coordinator Contact (PCoCo) på Funding & Tenders Portal. Hvis anmodningen om deltagelse indgives af en anden person end kontaktpersonen, får denne person rollen som koordinatorkontakt Coordinator Contact (CoCo).
Hvis PCoCo ikke har en EU Login-konto, oprettes der automatisk en midlertidig EU Login-konto baseret på kontaktpersonens e-mailadresse, og personen vil blive opfordret pr. e-mail til at færdiggøre sin EU Login-konto. Opfordringen tager form af en automatisk systemmeddelelse uden henvisning til udbuddet.
I afsnittet Bilag for hver deltager kan du uploade deltagerens dokumenter, som den ordregivende myndighed har anmodet om, sammen med anmodningen. Kontroller udbudsbetingelserne for at finde frem til, hvilke dokumenter der skal indgå i anmodningen om deltagelse for hvilke deltagere.
Klik på knappen Done (Udført), når du er klar.
Klik på Next (Næste) for at gå videre til næste trin.
Delkontrakter
Ved procedurer med flere delkontrakter skal du vælge de delkontrakter, som du vil anmode om deltagelse i, og derefter klikke på knappen Next (Næste).
Budrapport
Budrapporten genereres af systemet og indgives sammen med anmodningen om deltagelse. Rapporten indeholder en liste over de dokumenter, der indgives sammen med buddet.
eSubmission genererer budrapporten automatisk og indgiver rapporten sammen med dit bud. Du kan se rapporten på skærmen eller downloade den til egen opbevaring (inden du indgiver buddet). Du behøver ikke underskrive og uploade den underskrevne rapport i eSubmission.
Når du har set budrapporten, og hvis du mener, at buddet er færdigt og klar til indgivelse, skal du klikke på knappen Next (Næste) for at fortsætte.
|
---|
Indgiv din anmodning om deltagelse.
Klik på Submit (Indgiv), når du er klar til at indgive din anmodning. Systemet viser derpå en bekræftelsesmeddelelse.
Klik på Yes (Ja) for at bekræfte. Du vil herefter ikke længere være i stand til at ændre anmodningen.
Bemærk, at systemet ikke giver dig mulighed for at indgive en anmodning om deltagelse, hvis fristen for modtagelse er overskredet.
Når der er mindre end en dag tilbage før indsendelsesfristen, viser eSubmission de resterende timer/minutter indtil fristen.
Der sendes en meddelelse pr. e-mail til adressen på PCoCo/CoCo. Denne e-mail vil indeholde et link til Funding & Tenders Portal, hvor PCoCo/CoCo kan se bekræftelsen på modtagelsen af anmodningen. Bemærk, at indehaverne af den PIC, du har indtastet, underrettes herom.
Sådan administrerer du roller på Funding & Tenders Portal
Den kontaktperson, der er angivet i eSubmission, får rollen som primær koordinator (Primary Coordinator Contact eller PCoCo) for indgivelsen af anmodningen om deltagelse og invitationen til trin 2 på Funding & Tenders Portal. Den bruger, der indgiver anmodningen (hvis forskellig fra kontaktpersonen i anmodningen) modtager rollen som koordinatorkontakt (CoCo) for indgivelse af anmodningen og invitationen til trin 2, med mindre rollen i forbindelse med indgivelsen af anmodningen i perioden mellem den ordregivende myndigheds åbning af anmodningerne og modtagelsen af invitationen til trin 2 er blevet fjernet.
Yderligere koordinatorkontakter (CoCo) vedrørende indgivelse af anmodningen kan tilføjes eller fjernes via knappen Manage Roles (Administrer roller) (se nedenfor).
Bemærk venligst, at der kun kan være én PCoCo pr. invitation eller anmodning. PCoCo for indgivelse af anmodningen (trin 1) kan ikke erstattes eller fjernes via Funding & Tenders Portal (kontakt Funding & Tenders Portal-helpdesk, hvis PCoCo for anmodningen skal erstattes).
PCoCo for en indbydelse til trin 2 kan nu erstattes direkte på Funding & Tenders Portal af LEAR og kontoadministratoren (der er ikke længere behov for at kontakte Funding & Tenders Portal-support team), når opfordringen til trin 2 er blevet iværksat.
For at tilføje/fjerne roller i forbindelse med et bud, skal du følge nedenstående trin:
1 | Under menuen (tre punkter) i højre side af indgivelsen af anmodningen om deltagelse kan du klikke på Manage Roles (Administrer roller). Denne mulighed vises først, når den ordregivende myndighed har åbnet de indgivne anmodninger om deltagelse.
|
2 | Klik på knappen Edit Roles (Rediger roller). |
3 | For at tilføje en ekstra CoCo til anmodningen klik på knappen Add Roles (Tilføj roller).
Tilføj kontaktoplysninger, og klik på Save (Gem). Nærmere oplysninger om den tilføjede CoCo vises under organisationens roller. |
4 | For at slette en CoCo, skal du klikke på slet-ikonet ved vedkommendes navn. |
[ IMAGE 28] CoCo, der tilføjes som beskrevet ovenfor, efter at den ordregivende myndighed har sendt invitationerne til trin 2, vil ikke kunne afgive bud. Kun PCoCo/CoCo'er, som har modtaget invitationen til trin 2, eller CoCo'er der er blevet tilføjet via knappen "Administrer roller" i opfordringen vil kunne afgive et bud (se Kvikguide til andet trin i totrinsprocedurerne).
Sådan administrerer du anmodninger på Funding & Tenders Portal
For at komme til dit private område på Funding & Tenders Portal skal du autentificere dig selv ved at bruge Sign in knappen øverst til højre på Funding & Tenders Portal (indtast dit brugernavn og adgangskode til EU Login).
Se bud
I afsnittet mit område øverst til venstre finder PCoCo/CoCo buddene under afsnittet udbudscenter/bud.
Der findes et søgefelt til højre over listen med bud.
Afsnit om bud
For hvert bud kan PCoCo/CoCo se udbuddets referencenummer, buddets ID-kode, tidspunktet for den seneste udførte handling og buddets status (udkast, indsendt, trukket tilbage, slettet), delkontraktnummer (hvis dette er relevant), fristen, delkontrakten (hvis dette er relevant), udbuddets titel og udbuddets type.
Via menuen (tre punkter), der kan ses til højre for hver enkelt bud (medmindre buddet er blevet slettet), kan PCoCo/CoCo udføre forskellige handlinger afhængigt af buddets status.
For bud, der har status som Draft (Udkast):
- Edit (Rediger): eSubmission åbner den side, du sidst befandt dig på. Du kan nu redigere din anmodning i eSubmission.
- View (Se): eSubmission åbner den side, du sidst befandt dig på. Anmodningen åbnes i skrivebeskyttet tilstand og kan derfor ikke redigeres.
- Delete (Slet): udkastet til anmodning bliver slettet fra Funding & Tenders Portal
For bud, der har status som Submitted (Indgivet):
- View Receipt (se kvittering for modtagelse): bekræftelsen på, at anmodningen er modtaget, vises.
- Withdraw (træk buddet tilbage). (Kan kun anvendes, såfremt fristen ikke er udløbet): Du skal først indtaste begrundelsen for tilbagetrækningen og derefter bekræfte, at du vil trække buddet tilbage, ved at klikke på knappen Withdraw. Når du har trukket et bud tilbage, kan du ikke længere se, redigere eller indgive det.
For bud, der har status som Withdrawn (trukket tilbage):
- View Withdrawal Receipt (se kvittering på tilbagetrækning): kvittering for, at buddet er trukket tilbage, vises.
For bud, der har status som Deleted (Slettet):
Der er ingen foranstaltninger til rådighed for bud med status Deleted (Slettet). Når et udkast til bud er blevet slettet, kan deltageren ikke hente det igen.