Guía rápida para los procedimientos de contratación en dos etapas - Etapa 2

(procedimientos restringidos, procedimientos de licitación con negociación, diálogos competitivos, asociaciones para la innovación y concursos de proyectos)

Primeros pasos

La presente guía rápida sirve únicamente para la segunda etapa de los procedimientos en dos etapas. En esta etapa, solo podrán presentar una oferta los candidatos invitados que hayan superado los criterios de exclusión y selección en la primera etapa. Las guías rápidas para la primera etapa de los procedimientos en dos etapas, así como las guías para otros procedimientos de contratación pública, pueden consultarse en la wiki eProcurement del portal Funding & Tenders (Portal de Financiación y Licitaciones).

Usted, en calidad de agente económico, podrá:

• codificar su respuesta a un procedimiento publicado por una institución, órgano o agencia de la UE

• presentar un expediente de forma segura

• visualizar o reanudar un borrador guardado

• eliminar el borrador de un expediente

• obtener un justificante de presentación (acuse de presentación)

• retirar un expediente antes de que finalice el plazo de presentación

• obtener un justificante de retirada (acuse de retirada)

No olvide leer los requisitos del sistema.

Los encontrará en la página principal de la aplicación eSubmission y en la sección «Attachments» (Documentos adjuntos) de la página «Parties» (Partes).

¿Necesita ayuda técnica?

Nuestro equipo está disponible de las 8.00 a las 20.00 horas CET/CEST (hora de Bruselas).

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 229 71063

 El equipo de ayuda técnica solo podrá atenderle en inglés.

Gestionar los expedientes en el portal Funding & Tenders

El portal Funding & Tenders es el punto de entrada único (espacio único de intercambio de datos electrónicos) para participantes y expertos en programas de financiación y licitaciones gestionados por la Comisión Europea y otras instituciones, órganos o agencias de la UE.

Si su solicitud de participación ha superado con éxito la primera etapa del procedimiento, recibirá una notificación del portal Funding & Tenders invitándole a participar en la siguiente etapa del procedimiento.

La notificación se enviará a:

• la dirección de correo electrónico de la persona de contacto indicada en la presentación de la solicitud de participación («Primary Coordinator Contact» o PCoCo);
• (si es distinta) la dirección de correo electrónico vinculada a la cuenta de EU Login que se haya usado para presentar la solicitud de participación («Coordinator Contact» o CoCo);
• la dirección de correo electrónico de cualquier otro «Coordinator Contact» (CoCo) añadido mediante el botón «Manage roles» (Gestionar Atribuciones) en la presentación de la solicitud de participación.

Para entrar en su área privada del portal Funding & Tenders, debe proceder a su autenticación. Para ello pulse el botón «Sign in» (Iniciar sesión), en la parte superior derecha de la página de inicio del portal Funding & Tenders, e introduzca su EU Login y su contraseña.

Desde su área privada del portal Funding & Tenders puede:

• ver sus invitaciones a presentar ofertas
• acusar recibo de una invitación
• acceder a los pliegos de contratación restringidos 
• consultar las preguntas y respuestas de acceso restringido 
• crear y formular preguntas sobre la etapa 2 del procedimiento 
• iniciar una nueva presentación en respuesta a una invitación
• ver, editar o eliminar borradores de expedientes (ofertas)
• retirar ofertas presentadas
• acceder a sus acuses de presentación y retirada (justificantes de presentación o retirada de ofertas)
• gestionar atribuciones

Ver las invitaciones

En el menú de navegación situado a la izquierda, el PCoCo/CoCo encontrará las invitaciones para la etapa 2 en la sección «My Invitation(s)» (Mis invitaciones). También hay un campo de búsqueda en la parte derecha, sobre la lista de invitaciones.

Haga clic en el enlace «See details» (Ver detalles) para:

• Ver los detalles del procedimiento.
  En la sección de información general puede ver la información relacionada con el procedimiento.

• Acceder a los pliegos de contratación restringidos.

En la sección «Restricted documents» (Documentos restringidos), los candidatos invitados pueden ver los documentos correspondientes a la etapa 2 del procedimiento. Si el Órgano de Contratación ha publicado una nueva versión del documento, podrá ver todas las versiones del documento. La última versión está disponible en la pantalla. Para acceder a una versión más antigua, puede hacer clic en el menú desplegable y seleccionar la versión que desea ver.

Si el documento está disponible en otra lengua, también podrá visualizar el documento traducido.

•   Acceder a las preguntas y respuestas restringidas.

En esta sección puede formular una pregunta sobre la etapa 2 del procedimiento. Si el Órgano de Contratación le facilita la respuesta a título privado, aparecerá en la sección «My Q&A» (Mis preguntas y respuestas). 
Si la respuesta se envía a todos los candidatos invitados a la etapa 2, aparecerá en la sección «Restricted Q&A» (Preguntas y respuestas restringidas).

Para más información, consulte How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal (Cómo crear y presentar una pregunta en el portal Funding and Tenders).

Sección «My Invitation(s)» (Mis invitaciones)

Para cada invitación, el PCoCo/CoCo puede consultar el número de referencia del procedimiento, el estado de la invitación (recibida, acuse de recibo), el plazo, el lote (si procede), el título del procedimiento, el tipo de procedimiento y la etapa.

El menú «Action» (Acción) de la invitación/presentación permite al PCoCo/CoCo realizar diferentes acciones en función del estado de la invitación/presentación.

Invitaciones con el estado «Received» (recibida): 

• Acknowledge Receipt (Acuse de recibo): pulse aquí para confirmar que ha recibido la invitación a presentar una oferta.
• Manage Roles (Gestionar atribuciones):  podrá ver y gestionar el acceso a sus invitaciones (es decir, añadir o retirar a personas autorizadas para realizar las acciones aquí descritas).

Invitaciones con el estado «Acknowledged» (Acuse de recibo):

• Start New Submission (Empezar un nuevo expediente): pulse para presentar una nueva oferta.
• Manage Roles (Gestionar atribuciones):  podrá ver y gestionar el acceso a sus invitaciones (es decir, añadir o retirar a personas autorizadas para realizar las acciones aquí descritas).

Para ver y gestionar los expedientes relativos a una invitación, pulse el enlace Submission(s) (Expedientes).

Expedientes con el estado «Draft» (borrador):

• • • Edit (Modificar): eSubmission abrirá la pantalla en la que se encontraba cuando cerró la aplicación. Ahora, ya puede modificar el expediente en eSubmission.
    • Visualizar:  eSubmission abrirá la pantalla en la que se encontraba cuando cerró la aplicación. Se trata de un modo de solo lectura, por lo que no podrá modificar el expediente. 
    • Delete (Eliminar):  el borrador del expediente se eliminará del portal Funding & Tenders.

Expedientes con el estado «Submitted» (presentado):

• • • View Receipt (Visualizar acuse de presentación): se mostrará el acuse de presentación.
    • Withdraw (Retirar) (únicamente si no ha vencido el plazo de presentación):  indique el motivo por el que desea retirar el expediente y confirme la acción con el botón «Withdraw» (Retirar). Si retira un expediente, ya no podrá volver a verlo, modificarlo o presentarlo.

Expedientes con el estado «Withdrawn» (retirado):

• • • Visualizar acuse de retirada: se mostrará el acuse de retirada.

Expedientes con el estado «Deleted» (eliminado):
El menú «Action» (Acción) no está disponible para las ofertas con el estado «Deleted» (Eliminado). Una vez eliminado el borrador de una oferta, el licitador no puede recuperarlo. 

Cómo preparar su oferta en eSubmission 

Para poder presentar una oferta, el PCoCo/CoCo deberá primero confirmar la recepción de la invitación a presentar una oferta:

• Busque el procedimiento en «My Invitations» (Mis invitaciones), «My Invitations» (Mis invitaciones),en el portal Funding & Tenders.

• En el menú «Action» (Acción) del procedimiento, pulse en «Acknowledge Receipt» (Acuse de Recibo) para confirmar que ha recibido la invitación. El estado de la invitación pasará a «Acknowledged» (Acuse de recibo).
  
  

Tras acusar recibo de la invitación, el PCoCo/CoCo será automáticamente redirigido a eSubmission, donde puede iniciar la presentación de su oferta haciendo clic en «New submission» (Nuevo expediente). 

Si prefiere iniciar su presentación más adelante:

• Inicie sesión en el portal Funding & Tenders con la cuenta EU Login de la persona indicada como persona de contacto ( PCoCo ) en la solicitud de participación o, si se trata de personas diferentes, en la cuenta EU Login de la persona utilizada para presentar la solicitud de participación ( CoCo ) o cualquier otro PCoCo/CoCo autorizado a través de la función «Manage roles» (Gestionar atribuciones) del portal Funding & Tenders  [para más información, véase la sección «Manage Roles» (Gestionar atribuciones) en el portal Funding & Tenders «Manage Roles» (Gestionar atribuciones) en el portal Funding & Tenders de la presente guía].

• Vaya a «My Invitations» (Mis invitaciones), «My Invitations» (Mis invitaciones), donde encontrará una descripción del procedimiento.

• En el menú «Action» (Acción) del procedimiento, pulse «Start new submission» (Empezar un nuevo expediente). A continuación, se le redirigirá a eSubmission.
  

En eSubmission, pulse «New submission» (Nuevo expediente), si desea preparar un nuevo expediente, o «Resume draft» (Volver al borrador), si desea reanudar el borrador de un expediente iniciado con anterioridad. También puede reanudar un borrador desde el portal Funding & Tenders [para más información, véase la sección «Manage submissions» (Gestionar los expedientes) en el portal Funding & Tenders «Manage submissions» (Gestionar los expedientes) en el portal Funding & Tenders de la presente guía].

Navegar por eSubmission

Una vez que empiece a preparar su expediente, verá una línea de progreso en la parte superior de la pantalla. La línea indica todos los pasos que debe completar antes de presentar su oferta. Además, también verá en qué paso se encuentra en cada momento.

Durante el proceso de presentación, podrá consultar en todo momento los datos y documentos cargados pulsando el botón «Submission documents» (Documentos del expediente), en la parte izquierda de la pantalla.

Partes

En este paso solo puede editarse la sección «Contact Person» (Persona de contacto).

El usuario que inicie la presentación de la oferta en eSubmission tendrá la opción de designarse a sí mismo como persona de contacto (su nombre aparecerá por defecto) o de designar a otra persona. Si esa otra persona no dispone de una cuenta de EU Login, se le creará automáticamente una cuenta temporal a partir de la dirección de correo electrónico facilitada y se le enviará una invitación por correo electrónico para que complete el registro en EU Login. La invitación se enviará mediante un mensaje automático del sistema, sin ninguna referencia al procedimiento.

A la persona de contacto se le asignará la atribución de «Primary Coordinator Contact» (PCoCo) en el portal Funding & Tenders, y al usuario que presente la oferta (si es distinto de la persona de contacto), la atribución «Coordinator Contact» (CoCo). 

Pulse «Siguiente» para continuar.

Datos de la oferta

En esta sección debe indicar el importe de su oferta (solo en el caso del método de adjudicación según el precio y el coste más bajos, y utilizando el mismo formato que en el ejemplo de la pantalla) y/o confirmar si su oferta cumple o no los requisitos mínimos especificados en los pliegos de contratación.

Si confirma que su oferta no cumple los requisitos mínimos, se le pedirá que facilite una explicación en un cuadro de texto específico. La confirmación del cumplimiento o incumplimiento y la explicación en caso de incumplimiento se reflejarán en el informe de presentación.

Tras pulsar el botón «Save» (Guardar), puede cargar la oferta financiera y, si así lo requiere el Órgano de Contratación en el pliego de condiciones, la oferta técnica. Puede cargar más de un archivo como oferta técnica/financiera. 

Si los datos de la oferta son correctos y considera que el expediente está completo, pulse el botón «Next» (Siguiente). El botón solo estará activo si no falta ninguno de los datos y documentos obligatorios.

Informe del expediente

El informe del expediente, generado por el sistema, forma parte del propio expediente. En él se enumeran todos los documentos que haya cargado.

eSubmission genera y añade el informe a su expediente de forma automática. Antes de presentar la oferta, puede consultar el informe en pantalla o descargarlo para conservar una copia. No es necesario que firme y cargue el informe en eSubmission.

Repase el informe y, si considera que el expediente está completo y listo para su presentación, pulse «Next» (Siguiente).

Presente su oferta

Cuando su oferta esté lista para ser presentada, pulse «Submit» (Presentar). El sistema le mostrará un mensaje de confirmación.

Pulse «Sí» para confirmar la acción: en ese caso, ya no podrá modificar el expediente.

Tenga en cuenta que el sistema no le permitirá presentarlo si se ha cumplido el plazo para la recepción de los expedientes.

Se enviará una notificación por correo electrónico a la dirección asociada a la cuenta de EU Login del «Primary Coordinator Contact» (PCoCo) y de todos los «Coordinator Contacts» (CoCo) indicados para la oferta en cuestión. La notificación contendrá un enlace al portal Funding & Tenders, donde encontrará el acuse de presentación. 

«Manage Roles» (Gestionar atribuciones) en el portal Funding & Tenders

La persona de contacto indicada en la solicitud de participación (etapa 1) en eSubmission recibe la atribución de Contacto del coordinador principal ( PCoCo) para la invitación en el portal Funding & Tenders. Al usuario que presenta la solicitud (si es diferente de la persona de contacto en la solicitud) se le asigna la función de Coordinador Contact (CoCo) para la presentación de la solicitud y la invitación, a menos que la función haya sido eliminada por el PCoCo o por otro CoCo de la presentación de la solicitud en el período comprendido entre la apertura de las solicitudes por el Órgano de Contratación y la recepción de la invitación para la etapa 2.

Del mismo modo, la persona de contacto indicada en la oferta (etapa 2) en eSubmission recibe la función de Primary Coordinator Contact (PCoCo) para la presentación de la oferta. El PCoCo de la invitación y el usuario que presenta la oferta, si es diferente de la persona de contacto que figura en ella, reciben la atribución de Coordinator Contact (CoCo) para la presentación de la oferta en cuestión.

Pueden añadirse o eliminarse Coordinator Contacts (CoCo) en la presentación de la solicitud, la invitación y la presentación de la oferta a través del botón «Manage Roles» (Gestionar atribuciones) (véase más adelante).

Tenga en cuenta que solo puede haber un PCoCo por invitación o presentación.

El PCoCo para la presentación de la solicitud (etapa 1) o la presentación de la oferta (etapa 2) no puede sustituirse ni eliminarse.

El PCoCo para una invitación solo puede ser sustituido (no suprimido) por las siguientes personas:

•     LEAR/Administrador de cuentas (si ha sido designado para su organización, pulse aquí);
•     el PCoCo actual (tras la sustitución, este PCoCo ya no podrá acceder a la invitación);
  
•     cualquier CoCo para la invitación.

Para añadir o eliminar funciones en una presentación o invitación, siga los pasos que figuran a continuación:

1	En el menú desplegable «Action» (Acción), a la derecha del expediente de la invitación, haga clic en la opción «Manage Roles» (Gestionar atribuciones).
2	Pulse el botón «Edit Roles» (Modificar atribuciones).
3	Para cambiar el PCoCo de la invitación o incluir un CoCo adicional para la presentación o la invitación, pulse el botón «Add Roles» (Añadir atribuciones).
4	Añada los datos de la persona que sustituya al PCoCo actual o que se incluya como CoCo adicional, y pulse el botón «Save» (Guardar).  Si el PCoCo se sustituye para una invitación, la persona que designe al nuevo PCoCo recibirá un mensaje de confirmación tras hacer clic en el botón «Save» (Guardar).  Cuando se nombra a un nuevo PCoCo para una invitación, se revocan las atribuciones y los derechos del anterior PCoCo (el PCoCo anterior pierde el derecho de acceso), que se asignan inmediatamente al nuevo PCoCo. El portal Funding & Tenders envía notificaciones automáticas al nuevo PCoCo, al PCoCo anterior y a todos los CoCo en la invitación cuyo PCoCo ha sido sustituido.
5	Para eliminar un CoCo, pulse el icono correspondiente junto a su nombre. El PCoCo para una invitación no puede suprimirse, sino solo sustituirse.

Ronda(s) posterior(es) para procedimientos de licitación con negociación y asociaciones para la innovación

Esta sección es aplicable únicamente a los procedimientos de licitación con negociacióny asociaciones para la innovación con más de una ronda de negociación en la segunda etapa.

Si el poder adjudicador decide invitarlo a presentar una oferta revisada a través de eSubmission, el PCoCo/CoCo recibirá una notificación del portal Funding & Tenders.

Para presentar una oferta revisada, el PCoCo/CoCo debe confirmar la recepción de la invitación a presentar una oferta. Tras confirmar la recepción de la invitación, el PCoCo/CoCo será automáticamente redirigido a eSubmission, donde podrá iniciar la presentación de su oferta pulsando en «New submission» (Nuevo expediente). Para saber cómo presentar una oferta revisada en las rondas siguientes, consulte la Quick guide for negotiated procedures - Round 2 /subsequent round(s). 

«Manage notifications» (Gestionar las notificaciones) en el portal Funding & Tenders

My notifications (Mis notificaciones)

El PCoCo/CoCo puede acceder a esta página iniciando sesión en el portal Funding & Tenders y pulsando el icono de la campana, en la parte superior derecha de la pantalla.

En esta página el PCoCo/CoCo puede encontrar las siguientes notificaciones:

• Submission Receipt (Acuse de presentación) (justificante de la presentación de una oferta)
• Withdrawal Receipt (Acuse de retirada) (justificante de la retirada de una oferta)

En la pestaña «Preferences» (Preferencias), bajo «Manage all notifications» [Gestionar todas las notificaciones] (al final de la lista de notificaciones), el PCoCo/CoCo podrá indicar con qué frecuencia desea recibir las notificaciones por correo electrónico del portal Funding & Tenders. Independientemente de su elección, podrá acceder en todo momento a sus notificaciones a través de la sección «My notifications» (Mis notificaciones).

My Formal Notification(s) (Mis notificaciones formales)

Esta sección [la encontrará en «Manage my area» (Gestionar mi área), en la parte izquierda] no se utiliza actualmente en los procedimientos de contratación pública.