Gestionar las invitaciones y los expedientes en el Portal Funding & Tenders

El Portal Funding & Tenders es el punto de entrada único (espacio único de intercambio de datos electrónicos) para participantes y expertos en programas de financiación y licitaciones gestionados por la Comisión Europea y otras instituciones, órganos y organismos de la UE.

Si su solicitud de participación ha superado con éxito la primera etapa del procedimiento, recibirá una notificación del Portal Funding & Tenders invitándole a participar en la siguiente etapa del procedimiento.

La notificación se enviará a:

• la dirección de correo electrónico de la persona de contacto indicada en la presentación de la solicitud de participación («Primary Coordinator Contact» o PCoCo);
• (si es distinta) la dirección de correo electrónico vinculada a la cuenta EU Login que se haya usado para presentar la solicitud de participación («Coordinator Contact» o CoCo);
• la dirección de correo electrónico de cualquier otro «Coordinator Contact» (CoCo) añadido mediante el botón Manage Roles (Gestionar atribuciones) en la presentación de la solicitud de participación.

Para entrar en su área privada del Portal Funding & Tenders, debe proceder a su autenticación. Para ello pulse el botón «Sign in» (Iniciar sesión), en la parte superior derecha de la página de inicio del Portal Funding & Tenders, e introduzca su EU Login y su contraseña.

Desde su área privada del Portal Funding & Tenders puede:

• ver sus invitaciones a presentar ofertas
• acusar recibo de una invitación
• acceder a los pliegos de contratación restringidos 
• consultar las preguntas y respuestas de acceso restringido 
• crear y formular preguntas sobre la etapa 2 del procedimiento 
• iniciar una nueva presentación en respuesta a una invitación
• visualizar, modificar o eliminar borradores de expedientes (ofertas)
• retirar ofertas presentadas
• acceder a sus acuses de presentación y retirada (justificantes de presentación o retirada de ofertas)
• gestionar atribuciones
• gestionar notificaciones
  
  

Ver invitaciones

En el menú de navegación situado a la izquierda, el PCoCo/CoCo encontrará las invitaciones para la etapa 2 en la sección «Invitations» (Invitaciones). También hay un campo de búsqueda en la parte derecha, sobre la lista de invitaciones.

En cada invitación podrá ver:

• el número de referencia del procedimiento;
• el lote (si procede);
• el plazo establecido;
• el estado de la invitación (recibida, acuse de recibo, cerrada);
• el tipo de procedimiento, así como la etapa (procedimientos en dos etapas) o ronda (procedimientos negociados);
• el título del procedimiento.
  

Al hacer clic en el número de referencia del procedimiento o en la opción «See Details» (Ver detalles) llegará a la página de los detalles de la invitación, donde puede pulsar en la sección « Details» (Detalles) o en la sección «Consortium » (Consorcio).

Sección «Details» (Detalles)

En la sección «Details» (Detalles) podrá:

• Ver los detalles del procedimiento.
  En la sección de información general puede ver la información relacionada con el procedimiento. 

• Acceder a los pliegos de contratación restringidos.

En la sección «Restricted documents» (Documentos restringidos), los candidatos invitados pueden ver los documentos correspondientes a la etapa 2 del procedimiento. Si el órgano de contratación ha publicado una nueva versión del documento, podrá ver todas las versiones del documento. En la pantalla podrá ver la última versión. Para acceder a una versión más antigua, puede hacer clic en el menú desplegable y seleccionar la versión que desee ver.

Si el documento está disponible en otra lengua, también podrá visualizar el documento traducido.

•  Acceder a las preguntas y respuestas restringidas. 

En esta sección puede formular una pregunta sobre la etapa 2 del procedimiento. Si el órgano de contratación le facilita la respuesta a título privado, aparecerá en la sección «My Q&A» (Mis preguntas y respuestas). Si la respuesta se envía a todos los candidatos invitados a la etapa 2, aparecerá en la sección «Restricted Q&A» (Preguntas y respuestas restringidas).

Para más información, véase Cómo crear y presentar una pregunta en el Portal Funding & Tenders.

Sección «Consortium» (Consorcio)

En esta sección puede ver los datos de la organización a la que se envía la invitación (en caso de consorcio, verá todos los miembros del consorcio).

Haga clic en la flecha para ver las atribuciones asignadas a la organización. Pulse el botón «Edit Roles» (Modificar atribuciones) para gestionar las atribuciones.

Sección «Invitations» (Invitaciones)

Para cada invitación el PCoCo/CoCo puede consultar el número de referencia del procedimiento, el estado de la invitación (recibida, acuse de recibo), el plazo, el lote (en su caso), el título del procedimiento, el tipo de procedimiento y el paso en que se encuentra. El botón del menú (tres puntos)de la invitación o del expediente permite al PCoCo/CoCo realizar diferentes acciones en función del estado de la invitación o del expediente.

Invitaciones con el estado «Received» (Recibida):  

• Acknowledge Receipt (Acuse de recibo): pulse aquí para confirmar que ha recibido la invitación a presentar una oferta.
• Manage Roles (Gestionar atribuciones): podrá visualizar y gestionar el acceso a sus invitaciones (añadir/eliminar personas que también podrán ejecutar las acciones aquí descritas en relación con las invitaciones).
• See details (Ver detalles): podrá ver los detalles relativos al procedimiento.

Invitaciones con el estado «Acknowledged» (Acuse de recibo):

• Start New Submission (Empezar un nuevo expediente): pulse para presentar una nueva oferta.
• Manage Roles (Gestionar atribuciones): podrá visualizar y gestionar el acceso a sus invitaciones (añadir/eliminar personas que también podrán ejecutar las acciones aquí descritas en relación con las invitaciones).

Para visualizar y gestionar los expedientes relacionados con una invitación, pulse en el enlace Submission(s) (Presentaciones). El botón del menú (tres puntos)  situado a la derecha de cada expediente (a menos que el expediente se haya eliminado) permite al PCoCo/CoCo ejecutar distintas acciones en función del estado del expediente.

Expedientes con el estado «Draft» (Borrador):

• Edit (Modificar): eSubmission abrirá la pantalla en la que se encontraba cuando cerró la aplicación. Ahora, ya puede modificar el expediente en eSubmission.
• View (Visualizar): eSubmission abrirá la pantalla en la que se encontraba cuando cerró la aplicación. Se trata de un modo de solo lectura, por lo que no podrá modificar el expediente.
• Delete (Eliminar): el borrador del expediente se eliminará del Portal Funding & Tenders.

Expedientes con el estado «Submitted» (Presentado):

• View Receipt (Visualizar acuse de presentación): se mostrará el acuse de presentación.
• Withdraw (Retirar) (únicamente si no ha vencido el plazo de presentación): indique el motivo por el que desea retirar el expediente y confirme la acción con el botón «Withdraw» (Retirar). Si retira un expediente, ya no podrá volver a verlo, modificarlo o presentarlo.

Expedientes con el estado «Withdrawn» (Retirado):

• View Withdrawal Receipt (Visualizar acuse de retirada): se mostrará el acuse de retirada.

Expedientes con el estado «Deleted» (Eliminado):
No hay acciones disponibles para ofertas cuyo estado sea «Deleted». Una vez eliminado el borrador de una oferta, el licitador no podrá recuperarlo. 

Cómo preparar su oferta en eSubmission

Para poder presentar una oferta, el PCoCo/CoCo deberá primero confirmar la recepción de la invitación a presentar una oferta:

• Busque el procedimiento en Invitations (Invitaciones) en el Portal Funding & Tenders.
• En el menú de acciones del procedimiento, pulse en «Acknowledge Receipt» (Acuse de Recibo) para confirmar que ha recibido la invitación. El estado de la invitación pasará a «Acknowledged» (Acuse de recibo).

Tras acusar recibo de la invitación, el PCoCo/CoCo será automáticamente redirigido a eSubmission, donde podrá iniciar la presentación de su oferta haciendo clic en «New submission» (Nuevo expediente).

Si prefiere iniciar su presentación más adelante:

• Inicie sesión en el Portal Funding & Tenders con la cuenta EU Login de la persona indicada como persona de contacto (PCoCo) en la solicitud de participación o, en caso de que sea diferente, la cuenta EU Login de la persona encargada de presentar la solicitud de participación (CoCo) o cualquier otro PCoCo/CoCo autorizado por medio de la función «Manage roles» (Gestionar atribuciones) del Portal Funding & Tenders (para más información, véase la sección Gestionar atribuciones en el Portal Funding & Tenders en la presente guía).
• Vaya a «Invitations» (Invitaciones) y busque el procedimiento.
• En el botón del menú (tres puntos)  del procedimiento, pulse «Start new submission» (Empezar un nuevo expediente). A continuación, se le redirigirá a eSubmission.

En eSubmission, pulse «New submission» (Nuevo expediente), si desea preparar un nuevo expediente, o «Resume draft» (Volver al borrador), si desea reanudar el borrador de un expediente iniciado con anterioridad. También puede reanudar un borrador desde el Portal Funding & Tenders (más información en la sección Gestionar los expedientes en el Portal Funding & Tenders de esta guía).

Navegar por eSubmission

Una vez que empiece a preparar su expediente, verá una línea de progreso en la parte superior de la pantalla. La línea indica todos los pasos que debe completar antes de presentar su oferta. Además, también verá en qué paso se encuentra en cada momento. Durante el proceso de presentación, podrá ver en todo momento los documentos cargados pulsando el botón «Submission documents» (Documentos del expediente), en la parte izquierda de la pantalla.

Partes

En este paso solo puede modificarse la sección «Contact Person» (Persona de contacto).

El usuario que inicie la presentación de la oferta en eSubmission tendrá la opción de designarse a sí mismo como persona de contacto (su nombre aparecerá por defecto) o de designar a otra persona. Si esa otra persona no dispone de una cuenta EU Login, se le creará automáticamente una cuenta temporal a partir de la dirección de correo electrónico facilitada y se le enviará una invitación por correo electrónico para que complete el registro en EU Login. La invitación se enviará mediante un mensaje automático del sistema, sin ninguna referencia al procedimiento.

A la persona de contacto se le asignará la atribución «Primary Coordinator Contact» (PCoCo) en el Portal Funding & Tenders, y al usuario que presente la oferta (si es distinto de la persona de contacto), la atribución «Coordinator Contact» (CoCo). 

Pulse «Next» (Siguiente) para continuar.

Datos de la oferta

En esta sección debe indicar el importe de su oferta (solo en el caso del método de adjudicación según el precio y el coste más bajos, y utilizando el mismo formato que en el ejemplo de la pantalla) y/o confirmar si su oferta cumple o no los requisitos mínimos especificados en los pliegos de contratación.

Si confirma que su oferta no cumple los requisitos mínimos, se le pedirá que facilite una explicación en un cuadro de texto específico. La confirmación del cumplimiento o incumplimiento y la explicación en caso de incumplimiento se reflejarán en el informe del expediente.

Tras pulsar el botón «Save» (Guardar), puede cargar la oferta financiera y, si así lo requiere el órgano de contratación en el pliego de condiciones, la oferta técnica. Puede cargar más de un archivo como oferta técnica/financiera. 

Si los datos de la oferta son correctos y considera que el expediente está completo, pulse el botón «Next» (Siguiente). El botón solo estará activo si no falta ninguno de los datos y documentos obligatorios.

Informe del expediente

El informe del expediente, generado por el sistema, forma parte del propio expediente. En él se enumeran todos los documentos que haya cargado.

eSubmission genera y añade el informe a su expediente de forma automática. Antes de presentar la oferta, puede consultar el informe en pantalla o descargarlo para conservar una copia. No es necesario que firme y cargue el informe en eSubmission.

Repase el informe y, si considera que el expediente está completo y listo para su presentación, pulse «Next» (Siguiente).

Presente su oferta

Cuando su oferta esté lista para ser presentada, pulse «Submit» (Presentar). El sistema le mostrará un mensaje de confirmación.

Pulse «Yes» (Sí) para confirmar la acción: en ese caso, ya no podrá modificar el expediente. Tenga en cuenta que el sistema no le permitirá presentarlo si se ha cumplido el plazo para la recepción de los expedientes.

Se enviará una notificación por correo electrónico a la dirección de correo electrónico vinculada a la cuenta EU Login del «Primary Coordinator Contact» (PCoCo) y a todos los «Coordinator Contacts» (CoCo) indicados para la oferta en cuestión. La notificación contendrá un enlace al Portal Funding & Tenders, donde encontrará el acuse de presentación. 

Gestionar atribuciones en el Portal Funding & Tenders

La persona de contacto indicada en la solicitud de participación (etapa 1) en eSubmission recibe la atribución de Primary Coordinator Contact (PCoCo) para la invitación en el Portal Funding & Tenders. Al usuario que presenta la solicitud (si es diferente de la persona de contacto en la solicitud) se le asigna la atribución de Coordinador Contact (CoCo) para la presentación de la solicitud y la invitación, a menos que la atribución haya sido eliminada por el PCoCo o por otro CoCo de la presentación de la solicitud en el período comprendido entre la apertura de las solicitudes por el órgano de contratación y la recepción de la invitación para la etapa 2.

De manera similar, a la persona de contacto indicada en la oferta (etapa 2) en eSubmission se le asigna la atribución de Primary Coordinator Contact (PCoCo) para la presentación de la oferta. El PCoCo de la invitación y el usuario que presenta la oferta, si es diferente de la persona de contacto que figura en ella, reciben la atribución de Coordinator Contact (CoCo) para la presentación de la oferta en cuestión.

Pueden añadirse o eliminarse Coordinator Contacts (CoCo) en la presentación de la solicitud, la invitación y la presentación de la oferta a través del botón «Manage Roles» (Gestionar atribuciones) (véase más adelante).

Tenga en cuenta que solo puede haber un PCoCo por invitación o presentación. El PCoCo para la presentación de la solicitud (etapa 1) o la presentación de la oferta (etapa 2) no puede sustituirse ni eliminarse.

El PCoCo para una invitación solo puede ser sustituido (no suprimido) por las siguientes personas:

•   LEAR (representante designado de la entidad jurídica) / Account Administrator (administrador de la cuenta) (en caso de haber sido nombrado para su organización, véase aquí);
•   el PCoCo actual (después de la sustitución, este PCoCo ya no puede acceder a la invitación);
•   cualquier CoCo para la invitación.

Para añadir o eliminar atribuciones en una presentación o invitación, siga los pasos que figuran a continuación:

Ronda(s) posterior(es) de procedimientos de licitación con negociación y asociaciones para la innovación

Esta sección solo se aplica a los procedimientos de licitación con negociación y a las asociaciones para la innovación con más de una ronda de negociación en la segunda etapa.

Si el poder adjudicador decide invitarlo a presentar una oferta revisada a través de eSubmission, el PCoCo/CoCo recibirá una notificación del Portal Funding & Tenders.

Para presentar una oferta revisada, el PCoCo/CoCo debe confirmar la recepción de la invitación. Tras acusar recibo de la invitación, el PCoCo/CoCo será automáticamente redirigido a eSubmission, donde se podrá iniciar la presentación de la oferta revisada haciendo clic en «New submission» (Nuevo expediente). Para saber cómo presentar una oferta revisada en las rondas siguientes, consulte la Guía rápida para los procedimientos negociados - Segunda ronda / rondas posteriores.