Ghid privind procedurile de achiziții publice în două etape – Etapa 1

(proceduri restrânse, proceduri competitive cu negociere, dialoguri competitive, parteneriate pentru inovare și concursuri de proiecte)

Introducere

Bine ați venit în aplicația eSubmission!

eSubmission le permite operatorilor economici să răspundă electronic la procedurile de achiziții ale UE prin elaborarea dosarelor (a cererilor de participare) și depunerea lor în format electronic, într-un mod structurat și sigur.

Prezentul ghid se referă strict la prima etapă a procedurilor în două etape. În această etapă, operatorii economici pot depune cereri de participare. Puteți consulta ghidul privind etapa a doua a procedurilor în două etape și ghidurile privind alte tipuri de proceduri de achiziții publice pe wiki-ul eProcurement al Portalului de finanțare și licitații .

În calitate de operator economic, puteți:

• introduce răspunsul la o procedură lansată de o instituție, organism sau agenție a UE.

• depune dosare în condiții de siguranță

• consulta sau relua un proiect salvat

• șterge un proiect de dosar

• primi dovada depunerii (confirmare de primire)

• retrage un dosar înaintea termenului-limită pentru primirea cererilor de participare

• primi dovada retragerii (confirmare de retragere).

Asigurați-vă că ați citit cerințele de sistem.

Le puteți găsi pe pagina de pornire a aplicației eSubmission și în secțiunea dedicată fișierelor atașate pe pagina Părți.

Cum obțin asistență tehnică?

Dacă aveți nevoie de ajutor, puteți contacta echipa noastră de asistență în intervalul orar 08:00-20:00 CET/CEST (ora Bruxelles-ului) .

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

 +32 (0) 229 71063

 Echipa de asistență lucrează doar în limba engleză.

Cum accesez eSubmission?

Veți accesa de fiecare dată eSubmission în contextul unei proceduri de achiziții (proceduri de ofertare). Puteți găsi procedurile de ofertare publicate de instituțiile, organismele și agențiile europene la adresa:

• Portalul de finanțare și licitații

• Aplicația TED eTendering (pentru procedurile de ofertare publicate înainte de 25/10/2023)

De ce am nevoie ca să utilizez eSubmission?

Trebuie să aveți un cont EU Login (serviciul Comisiei Europene de autentificare a utilizatorilor) pentru a utiliza eSubmission și pentru a răspunde la o procedură de ofertare publicată pe Portalul de finanțare și licitații. 

Pentru a răspunde la o procedură de ofertare publicată înainte de 25/10/2023, aveți nevoie și de un cont pe TED eTendering.

Pentru a vă identifica organizația în dosarul electronic, aceasta trebuie să fie înscrisă în Registrul participanților gestionat de Comisie și să aibă un cod de identificare a participantului (Participant Identification Code - PIC). Mai multe informații despre: PIC pot fi accesate aici. Înregistrarea este deschisă pentru toate organizațiile și este gratuită.

EU Login

EU Login este poarta de intrare pentru accesarea diferitelor servicii și/sau sisteme ale Comisiei Europene. Creați-vă aici un cont EU Login, dacă nu aveți deja.

Pentru mai multe informații, accesați pagina EU Login – Ajutor.

Portalul de finanțare și licitații

Portalul de finanțare și licitații este ghișeul unic (spațiul unic pentru schimburi de date electronice) pentru participanții și experții implicați în programele de finanțare și în procedurile de ofertare gestionate de Comisia Europeană și de alte instituții, organisme și agenții ale UE.

De pe Portalul de finanțare și licitații, participanții pot:

• să caute oportunități în cadrul programelor de finanțare și al procedurilor de achiziții ale UE

• să se aboneze la procedurile de ofertare
• să consulte documentele achiziției
• să creeze și să transmită o întrebare 

• să se înscrie în Registrul participanților 

• să acceseze eSubmission

• să își acceseze confirmările de primire (dovezile depunerii)

• să își vizualizeze, să își editeze sau să își șteargă proiectele de dosare

• să își retragă dosarele și să își acceseze confirmările de retragere

• să gestioneze roluri

Registrul participanților

Comisia a instituit un registru online al organizațiilor care participă la procedurile de ofertare sau la cererile de propuneri ale UE, pentru a aplica principiul „doar o singură dată”: datele referitoare la organizația unui participant trebuie furnizate doar o singură dată. La înregistrare, fiecare organizație obține un cod de identificare a participantului (PIC), care este unic. Aflați cum să obțineți un PIC în Registrul participanților consultând această pagină.

Cum să vă pregătiți cererea de participare în eSubmission

Orice operator economic poate depune o cerere de participare utilizând linkul Portalul de finanțare și licitații indicat în anunțul de participare / anunțul de concurs de proiecte.

Odată ce ați intrat pe Portalul de finanțare și licitații, trebuie să faceți clic pe Acces la dosar: veți fi redirecționat către portalul eSubmission, cu condiția să vă conectați cu contul dumneavoastră EU Login.

În primul rând, trebuie să citiți și să acceptați termenii și condițiile și să confirmați că ați citit și înțeles avizul privind protecția datelor.

În eSubmission, faceți clic pe Dosar nou sau pe Reluați completarea proiectului de dosar. Dosarul poate fi reluat și din Portalul de finanțare și licitații (pentru mai multe informații, consultați secțiunea Gestionarea dosarelor pe Portalul de finanțare și licitații din acest ghid ).

Navigarea în eSubmission 

Atunci când creați dosarul, veți vedea o bară de progres în partea de sus a ecranului. Această bară arată toate etapele pe care trebuie să le parcurgeți înainte de a depune cererea de participare. De asemenea, puteți vedea în ce etapă vă aflați.

Pe toată durata procesului de depunere, puteți vedea ce documente au fost încărcate făcând clic pe butonul Documentele din dosar aflat în partea stângă a ecranului.

Nu se transmite nimic autorității contractante înainte să faceți clic pe butonul Depuneți la sfârșitul procesului de depunere.

Modalități de transmitere

Când creați un dosar nou, vi se va cere să indicați:

• modul în care veți depune cererea de participare: Dosar individual sau Dosar de grup,
• dacă dosarul va implica subcontractare,
• în ce limbă va fi pregătit dosarul.

După ce ați selectat opțiunile, faceți clic pe butonul Înainte aflat în partea de jos a paginii.

Părți

În această secțiune trebuie să identificați organizațiile participante în dosarul dumneavoastră (participanții). Faceți clic pe Parte nouă și selectați tipul de participant: participant principal (în cazul unui dosar individual), lider de grup sau membru al grupului (în cazul unui dosar de grup), subcontractant (dacă există).

Toți participanții, cu excepția subcontractanților, trebuie să fie identificați printr-un cod de identificare a participantului (PIC). Pentru a verifica dacă entitatea are deja un PIC (adică dacă este deja înscrisă în Registrul participanților), utilizați butonul Căutați. Puteți căuta în funcție de PIC, de codul de TVA, de numărul național de înregistrare și de țară. Pentru a putea căuta în funcție de codul de TVA sau de numărul național de înregistrare, trebuie să selectați și țara.

Dacă nu primiți niciun rezultat, organizația trebuie să se înregistreze pentru a obține un PIC.  După ce obțineți PIC-ul, întoarceți-vă la eSubmission, căutați PIC-ul obținut și selectați organizația afișată.

Datele asociate PIC-ului în Registrul participanților vor apărea pe ecran și vi se va cere să furnizați următoarele date/documente obligatorii:

• pentru participantul principal sau liderul de grup:
• persoana de contact (nume și adresă de e-mail);
• numărul contului bancar/IBAN;
• pentru toți participanții: declarația pe propria răspundere (completată corespunzător și semnată), în secțiunea Fișiere atașate.
  

În secțiunea „Persoană de contact”, utilizatorul se poate desemna pe sine însuși ca persoană de contact pentru depunerea cererii de participare (numele este deja completat) sau poate desemna pe altcineva. Persoanei de contact i se atribuie rolul de Contact coordonator principal (PCoCo, de la Primary Coordinator Contact) în cadrul Portalului de finanțare și licitații, iar utilizatorului care depune cererea de participare (dacă este diferit de persoana de contact) i se atribuie rolul de Contact coordonator (CoCo, de la Coordinator Contact). 

Dacă PCoCo nu are cont EU Login, va fi creat automat un cont EU Login temporar, pe baza adresei de e-mail a persoanei de contact, iar persoana va fi invitată prin e-mail să finalizeze înregistrarea în EU Login. Invitația va fi un mesaj automat transmis de sistem, fără nicio trimitere la procedură. 

Folosiți secțiunea Fișiere atașate a fiecărui participant pentru a încărca documentele participantului referitoare la criteriile de excludere și de selecție. Verificați caietul de sarcini pentru a vedea ce documente trebuie incluse în dosar pentru fiecare participant.

Când ați terminat, faceți clic pe butonul Gata (Done) . 

După ce ați trecut de etapa Modalități de depunere, structura nu mai poate fi schimbată din „Dosar de grup” în „Dosar individual” sau invers. Dacă doriți să modificați structura dosarului sau să schimbați liderul grupului, trebuie să creați un nou dosar, iar proiectul existent va fi suprascris (toate datele introduse anterior și toate documentele încărcate vor fi șterse).

Faceți clic pe butonul Înainte pentru a trece la etapa următoare.

Loturi

În cazul unei proceduri cu mai multe loturi, selectați lotul/loturile pentru care ați dori să depuneți o cerere de participare și apoi faceți clic pe butonul Înainte.

Identificarea participanților se aplică dosarului în ansamblu. Așadar, dacă alcătuirea consorțiului este diferită în funcție de lot, va trebui să depuneți un dosar separat pentru fiecare lot.

Raportul privind dosarul

Raportul privind dosarul este generat de sistem și face parte din dosar. Raportul enumeră toate documentele incluse în dosar.

eSubmission generează automat raportul privind dosarul și îl adaugă la dosarul dumneavoastră. Puteți consulta raportul privind dosarul pe ecran sau îl puteți descărca pentru a-l păstra în evidențele proprii (înainte de a depune cererea de participare). Nu este nevoie să semnați și să încărcați raportul semnat în eSubmission.

Dacă, după vizualizarea raportului privind dosarul, considerați că dosarul este complet și gata de depunere, faceți clic pe Înainte pentru a continua.

Raportul privind dosarul nu este dovada depunerii. Nu ați trimis încă dosarul . Treceți la pasul următor și faceți clic pe Depuneți pentru a finaliza depunerea.

Trimiteți cererea de participare   

Când sunteți gata să transmiteți cererea de participare, faceți clic pe Depuneți . Sistemul va afișa un mesaj pentru a vă întreba dacă doriți să confirmați operațiunea.

Faceți clic pe Da dacă doriți să confirmați depunerea: în acest caz, nu veți mai putea modifica acest dosar.

Menționăm că sistemul nu vă va permite să depuneți dosarul dacă a fost atins termenul-limită pentru primirea cererilor de participare.

Vom trimite o notificare pe adresa de e-mail a utilizatorului cu rol de PCoCo/CoCo. Această notificare prin e-mail conține un link către Portalul de finanțare și licitații, unde utilizatorul cu rol de PCoCo/CoCo poate găsi confirmarea de primire. Rețineți că titularii PIC-ului utilizat în dosar vor fi informați.

Confirmarea de primire este dovada respectării termenului-limită pentru primirea dosarelor.

Gestionarea dosarelor pe Portalul de finanțare și licitații

Persoana de contact indicată în eSubmission primește rolul de contact coordonator principal (PCoCo) pentru depunerea cererii de participare și invitația pentru etapa 2 pe portalul Finanțare și licitații. Utilizatorul care depune cererea (dacă este diferit de persoana de contact din cerere) primește rolul de contact coordonator (CoCo) pentru depunerea cererii și invitația pentru etapa 2, cu excepția cazului în care rolul a fost eliminat de către PCoCo/un alt CoCo al depunerii cererii în perioada cuprinsă între deschiderea cererilor de către autoritatea contractantă și primirea invitației pentru etapa 2.

Puteți adăuga sau șterge persoane cu rolul de contact coordonator (CoCo) suplimentare pentru depunerea cererii prin intermediul butonului Gestionați roluri (a se vedea mai jos).

Vă atragem atenția asupra faptului că nu poate exista decât un singur PCoCo pentru fiecare invitație sau transmitere. PCoCo pentru depunerea cererii (etapa 1) nu poate fi înlocuit sau eliminat prin intermediul portalului F&T (contactați serviciul de asistență F&T, dacă trebuie înlocuit PCoCo pentru transmitere).

PCoCo pentru o invitație pentru etapa 2 poate fi înlocuit pe portalul F&T direct de LEAR și de administratorul de cont (nu mai este necesar să se contacteze echipa de sprijin F&T), după lansarea invitației pentru etapa 2.

Pentru a adăuga/elimina roluri în cadrul unei transmiteri, urmați pașii de mai jos:

1	În meniul derulant Acțiuni din dreapta dosarului cu cererea de participare, faceți clic pe opțiunea Gestionați roluri. Această opțiune apare doar după ce autoritatea contractantă a deschis cererile de participare depuse.
2	Faceți clic pe butonul Modificați roluri .
3	Pentru a adăuga un CoCo  suplimentar  pentru transmiterea cererii, faceți clic pe   butonul    Adăugați roluri .
4	Adăugați datele persoanei care urmează să fie adăugată drept CoCo suplimentar și faceți clic pe butonul Salvați .
5	Pentru a șterge un utilizator cu rol de CoCo, faceți clic pe pictograma de ștergere din dreptul numelui său.

    Persoanele care au fost adăugate în acest mod drept CoCo după ce autoritatea contractantă a trimis invitațiile pentru etapa 2 nu vor putea depune oferte. Numai utilizatorii cu rol de PCoCo/CoCo care au primit invitația pentru etapa 2 sau cei care au fost adăugați drept CoCo folosind butonul Gestionați roluri din invitație vor putea depune o ofertă (a se vedea Ghidul privind etapa a doua a procedurilor în două etape).

Gestionarea dosarelor pe Portalul de finanțare și licitații

Pentru a vă accesa spațiul privat de pe Portalul de finanțare și licitații, autentificați-vă folosind butonul Conectare de pe Portalul de finanțare și licitații și introducându-vă numele de utilizator și parola EU Login.

Vizualizarea dosarelor

În secțiunea Gestionarea spațiului meu din stânga ecranului, utilizatorii cu rol de PCoCo/CoCo  vor găsi cererea/cererile de participare în subsecțiunea Dosarele mele.
De asemenea, există un câmp de căutare în partea dreaptă a ecranului, deasupra listei dosarelor.

Subsecțiunea Dosarele mele

Pentru fiecare dosar, utilizatorii cu rol de PCoCo/CoCo pot vedea numărul de referință al procedurii, numărul de identificare al dosarului, data ultimei acțiuni efectuate, statutul dosarului (proiect, depus, retras, șters), termenul-limită, lotul (dacă este cazul), titlul procedurii, tipul și etapa procedurii.

Meniul Acțiuni disponibil în dreapta dosarelor (mai puțin a celor șterse) le permite utilizatorilor cu rol de PCoCo/CoCo să efectueze diferite operațiuni, în funcție de statutul dosarului.

În cazul dosarelor aflate în stadiul Proiect:  

• Editați: eSubmission deschide ecranul la care vă aflați când ați ieșit din aplicație. Acum puteți să vă editați dosarul în eSubmission.
• Vizualizați: eSubmission deschide ecranul la care vă aflați când ați ieșit din aplicație. Nu puteți edita dosarul, deoarece îl vizualizați în modul care permite numai citirea. 
• Ștergeți: proiectul de dosar va fi șters de pe Portalul de finanțare și licitații.
  
  

În cazul dosarelor aflate în stadiul Depus :

• Vizualizați confirmarea de primire: se afișează confirmarea de primire a dosarului.
• Retrageți (acțiune disponibilă doar până la termenul-limită pentru depunere): precizați motivul pentru care doriți să retrageți dosarul și confirmați făcând clic pe butonul Retrageți. După ce ați retras un dosar, nu îl mai puteți vizualiza, edita sau depune din nou.
  
  

În cazul dosarelor cu statutul Retras :

• Vizualizați confirmarea de retragere: se afișează confirmarea retragerii.

În cazul dosarelor aflate în stadiul Șters:

Meniul Acțiuni nu este disponibil pentru dosarele cu statutul Șters. Odată șters, proiectul de dosar nu mai poate fi recuperat de către participant. 

Gestionarea notificărilor pe Portalul de finanțare și licitații 

Notificările mele

Utilizatorii cu rol de PCoCo/CoCo pot accesa această pagină făcând clic pe pictograma în formă de clopoțel din colțul din dreapta sus al ecranului, după ce s-au conectat la contul lor de pe Portalul de finanțare și licitații.

Pe această pagină, utilizatorii cu rol de PCoCo/CoCo pot găsi următoarele notificări:

• Submission Receipt („confirmarea de primire”) – dovada depunerii unei cereri de participare
• Withdrawal Receipt („confirmarea retragerii”) – dovada retragerii unei cereri de participare

În secțiunea Preferințe sub Gestionarea tuturor notificărilor (în partea de jos a listei notificărilor), utilizatorii cu rol de PCoCo/CoCo  pot alege frecvența cu care doresc să primească notificări prin e-mail de la Portalul de finanțare și licitații. Independent de opțiunea aleasă aici, puteți accesa oricând toate notificările în secțiunea Notificările mele .

Notificările mele oficiale 

Această rubrică (disponibilă în partea stângă în secțiunea Gestionarea spațiului meu) nu este folosită în prezent pentru proceduri de achiziții.