Other wikis
- EC Legacy eProcurement systems
- EC business guide mainly for eGrants
- EC technical wiki mainly for eGrants
- EC External Actions
Ghid privind procedurile de achiziții publice în două etape – Etapa 1
(proceduri restrânse, proceduri competitive cu negociere și concursuri de proiecte)
Introducere
Bine ați venit în aplicația eSubmission!
eSubmission le permite operatorilor economici să răspundă electronic la procedurile de achiziții ale UE prin elaborarea dosarelor (a cererilor de participare) și depunerea lor în format electronic, într-un mod structurat și sigur.
Prezentul ghid se referă strict la prima etapă a procedurilor în două etape. În această etapă, operatorii economici pot depune cereri de participare. Puteți consulta ghidul privind etapa a doua a procedurilor în două etape și ghidurile privind alte tipuri de proceduri de achiziții publice pe wiki-ul eProcurement al Portalului de finanțare și licitații. .
În calitate de operator economic, puteți:
introduce răspunsul la o procedură lansată de o instituție a UE sau de un organism al UE
depune dosare în condiții de siguranță
consulta sau relua un proiect salvat
șterge un proiect de dosar
primi dovada depunerii (confirmare de primire)
retrage un dosar înaintea termenului-limită pentru primirea cererilor de participare;
primi dovada retragerii (confirmare de retragere).
Asigurați-vă că ați citit cerințele de sistem.
Le puteți găsi pe pagina de pornire a aplicației eSubmission și în secțiunea dedicată fișierelor atașate pe pagina Părți”.
Cum obțin asistență tehnică?
Dacă aveți nevoie de ajutor, puteți contacta echipa noastră de asistență în intervalul orar 08:00-20:00 CET/CEST.
ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu
+32 (0) 229 71063
Echipa de asistență lucrează doar în limba engleză.
Cum accesez eSubmission?
Veți accesa de fiecare dată eSubmission în contextul unei proceduri de achiziții (proceduri de ofertare). Puteți găsi procedurile de ofertare publicate de instituțiile, organismele și agențiile europene la adresa:
Aplicația TED eTendering (pentru procedurile de ofertare publicate înainte de 25/10/2023)
De ce am nevoie ca să utilizez eSubmission?
Trebuie să aveți un cont EU Login (serviciul Comisiei Europene de autentificare a utilizatorilor) pentru a utiliza eSubmission și pentru a răspunde la o procedură de ofertare publicată pe Portalul de finanțare și licitații.
Pentru a răspunde la o procedură de ofertare publicată înainte de 25/10/2023, aveți nevoie și de un cont pe TED eTendering.
Pentru a vă identifica organizația în dosarul electronic, aceasta trebuie să fie înscrisă în Registrul participanților gestionat de Comisie și să aibă un cod de identificare a participantului (Participant Identification Code - PIC). Mai multe informații despre codul PIC găsiți aici . Înregistrarea este deschisă pentru toate organizațiile și este gratuită.
EU Login
EU Login este poarta de intrare pentru accesarea diferitelor servicii și/sau sisteme ale Comisiei Europene. Creați-vă aici un cont EU Login, dacă nu aveți deja.
Pentru mai multe informații, accesați pagina EU Login – Ajutor.
TED eTendering
TED eTendering este platforma pentru achiziții publice electronice pe care instituțiile, organismele și agențiile UE și-au publicat procedurile de ofertare înainte de 25/10/2023.
Puteți să vă creați un cont eTendering cu ajutorul propriilor date de autentificare EU Login.
Portalul de finanțare și licitații
Portalul de finanțare și licitații este ghișeul unic (spațiul unic pentru schimburi de date electronice) pentru participanții și experții implicați în programele de finanțare și în procedurile de ofertare gestionate de Comisia Europeană și de alte organisme ale UE.
De pe Portalul de finanțare și licitații, participanții pot:
să caute oportunități în cadrul programelor de finanțare și al procedurilor de achiziții ale UE
- să se aboneze la procedurile de ofertare
- să consulte documentele achiziției
- să creeze și să transmită o întrebare
să se înscrie în Registrul participanților
- să acceseze eSubmission
să își acceseze confirmările de primire (dovezile depunerii)
să își vizualizeze, să își editeze sau să își șteargă proiectele de dosare
să își retragă dosarele și să își acceseze confirmările de retragere
- să gestioneze roluri
Registrul participanților
Comisia a instituit un registru online al organizațiilor care participă la procedurile de ofertare sau la cererile de propuneri ale UE, pentru a aplica principiul „doar o singură dată”: datele referitoare la organizația unui participant trebuie furnizate doar o singură dată. La înregistrare, fiecare organizație obține un cod de identificare a participantului (PIC), care este unic. Aflați cum să obțineți un PIC în Registrul participanților consultând această pagină.
Cum să vă pregătiți cererea de participare în eSubmission
Orice operator economic poate depune o cerere de participare utilizând linkul Portalul de finanțare și licitații indicat în anunțul de participare / anunțul de concurs de proiecte.
Odată ce ați intrat pe Portalul de finanțare și licitații, trebuie să faceți clic pe Acces la dosar: veți fi redirecționat către portalul eSubmission, cu condiția să vă conectați cu contul dumneavoastră EU Login.
Pentru procedurile de ofertare publicate înainte de 25/10/2023, operatorii economici pot solicita să particpe utilizând linkul TED eTendering indicat în anunțul de participare. După ce accesați TED eTendering, trebuie să vă conectați cu contul Ted eTendering și să faceți clic pe Trimiteți o cerere de participare. Veți fi redirecționat către portalul eSubmission.
În eSubmission, faceți clic pe Dosar nou sau pe Reluați completarea proiectului de dosar. Dosarul poate fi reluat și din Portalul de finanțare și licitații (pentru mai multe informații, consultați secțiunea Gestionarea dosarelor pe Portalul de finanțare și licitații din acest ghid ).
Navigarea în eSubmission
Atunci când creați dosarul, veți vedea o bară de progres în partea de sus a ecranului. Această bară arată toate etapele pe care trebuie să le parcurgeți înainte de a depune cererea de participare. De asemenea, puteți vedea în ce etapă vă aflați.
Pe toată durata procesului de depunere, puteți vedea ce documente au fost încărcate făcând clic pe butonul Documentele din dosar aflat în partea stângă a ecranului.
 Nu se transmite nimic autorității contractante înainte să faceți clic pe butonul Depuneți la sfârșitul procesului de depunere. |
|---|
Modalități de depunere
Când creați un dosar nou, vi se va cere să indicați:
- modul în care veți depune cererea de participare: Dosar individual sau Dosar de grup,
- dacă dosarul va implica subcontractare,
- în ce limbă va fi pregătit dosarul.
După ce ați selectat opțiunile, faceți clic pe butonul Înainte aflat în partea de jos a paginii.
Părți
În această secțiune trebuie să identificați organizațiile participante în dosarul dumneavoastră (participanții). Faceți clic pe Parte nouă și selectați tipul de participant: participant principal (în cazul unui dosar individual), lider de grup sau membru al grupului (în cazul unui dosar de grup), subcontractant (dacă există).
Toți participanții, cu excepția subcontractanților, trebuie să fie identificați printr-un cod de identificare a participantului (PIC). Pentru a verifica dacă entitatea are deja un PIC (adică dacă este deja înscrisă în Registrul participanților), utilizați butonul Căutați. Puteți căuta în funcție de PIC, de codul de TVA, de numărul național de înregistrare și de țară. Pentru a putea căuta în funcție de codul de TVA sau de numărul național de înregistrare, trebuie să selectați și țara.
Dacă nu primiți niciun rezultat, organizația trebuie să se înregistreze pentru a obține un PIC. După ce obțineți PIC-ul, întoarceți-vă la eSubmission, căutați PIC-ul obținut și selectați organizația afișată.
Datele asociate PIC-ului în Registrul participanților vor apărea pe ecran și vi se va cere să furnizați următoarele date/documente obligatorii:
- pentru participantul principal sau liderul de grup:
- persoana de contact (nume și adresă de e-mail);
- numărul contului bancar/IBAN;
- pentru toți participanții: declarația pe propria răspundere (completată corespunzător și semnată), în secțiunea Fișiere atașate.
În secțiunea „Persoană de contact”, utilizatorul se poate desemna pe sine însuși ca persoană de contact pentru depunerea cererei de participare (numele este deja completat) sau poate desemna pe altcineva. Persoanei de contact i se atribuie rolul de Contact coordonator principal (PCoCo, de la Primary Coordinator Contact) în cadrul Portalului de finanțare și licitații, iar utilizatorului care depune cererea de participare (dacă este diferit de persoana de contact) i se atribuie rolul de Contact coordonator (CoCo, de la Coordinator Contact).
Dacă PCoCo nu are cont EU Login, va fi creat automat un cont EU Login temporar, pe baza adresei de e-mail a persoanei de contact, iar persoana va fi invitată prin e-mail să finalizeze înregistrarea în EU Login. Invitația va fi un mesaj automat transmis de sistem, fără nicio trimitere la procedură.
Folosiți secțiunea Fișiere atașate a fiecărui participant pentru a încărca documentele participantului referitoare la criteriile de excludere și de selecție. Verificați caietul de sarcini pentru a vedea ce documente trebuie incluse în dosar pentru fiecare participant.
Când ați terminat, faceți clic pe butonul Gata (Done) .
| După ce ați trecut de etapa Modalități de depunere, structura nu mai poate fi schimbată din „Dosar de grup” în „Dosar individual” sau invers. Dacă doriți să modificați structura dosarului sau să schimbați liderul grupului, trebuie să creați un nou dosar, iar proiectul existent va fi suprascris (toate datele introduse anterior și toate documentele încărcate vor fi șterse). |
Faceți clic pe butonul Înainte pentru a trece la etapa următoare.
Loturi
În cazul unei proceduri cu mai multe loturi, selectați lotul/loturile pentru care ați dori să depuneți o cerere de participare și apoi faceți clic pe butonul Înainte.
| Identificarea participanților se aplică dosarului în ansamblu. Așadar, dacă alcătuirea consorțiului este diferită în funcție de lot, va trebui să depuneți un dosar separat pentru fiecare lot. |
Raportul privind dosarul
Raportul privind dosarul este generat de sistem și face parte din dosar. Raportul enumeră toate documentele incluse în dosar.
eSubmission generează automat raportul privind dosarul și îl adaugă la dosarul dumneavoastră. Puteți consulta raportul privind dosarul pe ecran sau îl puteți descărca pentru a-l păstra în evidențele proprii (înainte de a depune cererea de participare). Nu este nevoie să semnați și să încărcați raportul semnat în eSubmission.
Dacă, după vizualizarea raportului privind dosarul, considerați că dosarul este complet și gata de depunere, faceți clic pe Înainte pentru a continua.
| Raportul privind dosarul nu este dovada depunerii. Nu ați trimis încă dosarul . Treceți la pasul următor și faceți clic pe Depuneți pentru a finaliza depunerea. |
Trimiteți cererea de participare
Când sunteți gata să transmiteți cererea de participare, faceți clic pe Depuneți . Sistemul va afișa un mesaj pentru a vă întreba dacă doriți să confirmați operațiunea.
Faceți clic pe Da dacă doriți să confirmați depunerea:în acest caz, nu veți mai putea modifica acest dosar.
Menționăm că sistemul nu vă va permite să depuneți dosarul dacă a fost atins termenul-limită pentru primirea cererilor de participare.
Vom trimite o notificare pe adresa de e-mail a utilizatorului cu rol de PCoCo/CoCo. Această notificare prin e-mail conține un link către Portalul de finanțare și licitații, unde utilizatorul cu rol de PCoCo/CoCo poate găsi confirmarea de primire. Rețineți că titularii PIC-ului utilizat în dosar vor fi informați.
| Confirmarea de primire este dovada respectării termenului-limită pentru primirea dosarelor. |
Gestionarea dosarelor pe Portalul de finanțare și licitații
Persoana de contact indicată în eSubmission primește rolul de contact coordonator principal (PCoCo) pentru depunerea cererii de participare pe Portalul de finanțare și licitații. Nu poate exista decât un singur contact coordonator principal pentru fiecare dosar.
Utilizatorul cu rol de PCoCo nu poate fi modificat prin intermediul portalului. Contactați autoritatea contractantă dacă trebuie numit un nou utilizator cu rol de PCoCo .
Dacă este diferit de persoana de contact, utilizatorul care depune cererea de participare primește rolul de contact coordonator (CoCo).
Din momentul în care autoritatea contractantă deschide cererile de participare și până când îi invită pe candidații selectați să-și depună ofertele, puteți adăuga sau șterge persoane cu rolul de contact coordonator (CoCo) prin Portalul de finanțare și licitații:
- În meniul derulant Acțiuni din dreapta dosarului cu cererea de participare, faceți clic pe opțiunea Gestionați roluri. Această opțiune apare doar după ce autoritatea contractantă a deschis cererile de participare depuse.
- Faceți clic pe butonul Modificați roluri .
- Pentru a adăuga un nou utilizator cu rol de CoCo, faceți clic pe Adăugați roluri .
Persoanele care au fost adăugate în acest mod drept CoCo după ce autoritatea contractantă a trimis invitațiile pentru etapa 2 nu vor putea depune oferte. Numai utilizatorii cu rol de PCoCo/CoCo care au primit invitația pentru etapa 2 sau cei care au fost adăugați drept CoCo folosind butonul Gestionați roluri din invitație vor putea depune o ofertă (a se vedea Ghidul privind etapa a doua a procedurilor în două etape).
Gestionarea dosarelor pe Portalul de finanțare și licitații
Pentru a vă accesa spațiul privat de pe Portalul de finanțare și licitații, autentificați-vă folosind butonul Conectare de pe Portalul de finanțare și licitații și introducându-vă numele de utilizator și parola EU Login.
Vizualizarea dosarelor
În secțiunea Gestionarea spațiului meu din stânga ecranului, utilizatorii cu rol de PCoCo/CoCo vor găsi cererea/cererile de participare în subsecțiunea Dosarele mele.
De asemenea, există un câmp de căutare în partea dreaptă a ecranului, deasupra listei dosarelor.
Subsecțiunea Dosarele mele
Pentru fiecare dosar, utilizatorii cu rol de , PCoCo/CoCo pot vedea numărul de referință al procedurii,numărul de identificare al dosarului, data ultimei acțiuni efectuate,statutul dosarului (proiect, depus, retras, șters), termenul-limită, lotul (dacă este cazul), titlul procedurii, tipul și etapa procedurii.
Meniul Acțiuni disponibil în dreapta dosarelor (mai puțin a celor șterse) le permite utilizatorilor cu rol de PCoCo/CoCo să efectueze diferite operațiuni, în funcție de statutul dosarului.
În cazul dosarelor aflate în stadiul Proiect:
- Editați: eSubmission deschide ecranul la care vă aflați când ați ieșit din aplicație. Acum puteți să vă editați dosarul în eSubmission.
- Vizualizați: eSubmission deschide ecranul la care vă aflați când ați ieșit din aplicație. Nu puteți edita dosarul, deoarece îl vizualizați în modul care permite numai citirea.
- Ștergeți: proiectul de dosar va fi șters de pe Portalul de finanțare și licitații.
În cazul dosarelor aflate în stadiul Depus :
- Vizualizați confirmarea de primire: se afișează confirmarea de primire a dosarului.
- Retrageți (acțiune disponibilă doar până la termenul-limită pentru depunere): precizați motivul pentru care doriți să retrageți dosarul și confirmați făcând clic pe butonul Retrageți. După ce ați retras un dosar, nu îl mai puteți vizualiza, edita sau depune din nou.
În cazuldosarelor cu statutul Retras :
- Vizualizați confirmarea de retragere: se afișează confirmarea retragerii.
În cazul dosarelor aflate în stadiul Șters:
Meniul Acțiuni nu este disponibil pentru dosarele cu statutul Șters. Odată șters, proiectul de dosar nu mai poate fi recuperat de către participant.
Gestionarea notificărilor pe Portalul de finanțare și licitații
Notificările mele
Utilizatorii cu rol de PCoCo/CoCo pot accesa această pagină făcând clic pe pictograma în formă de clopoțel din colțul din dreapta sus al ecranului, după ce s-au conectat la contul lor de pe Portalul de finanțare și licitații.
Pe această pagină, utilizatorii cu rol de PCoCo/CoCo pot găsi următoarele notificări:
- Submission Receipt („confirmarea de primire”) – dovada depunerii unei cereri de participare
- Withdrawal Receipt („confirmarea retragerii”) – dovada retragerii unei cereri de participare
În secțiunea Preferințe sub Gestionarea tuturor notificărilor (în partea de jos a listei notificărilor), utilizatorii cu rol de PCoCo/CoCo pot alege frecvența cu care doresc să primească notificări prin e-mail de la Portalul de finanțare și licitații. Independent de opțiunea aleasă aici, puteți accesa oricând toate notificările în secțiunea Notificările mele .
Notificările mele oficiale
Această rubrică (disponibilă în partea stângă în secțiunea Gestionarea spațiului meu) nu este folosită în prezent pentru proceduri de achiziții.
Overview
Content Tools
Apps
