Ghid rapid privind procedurile de achiziții publice în două etape – Etapa 1
(proceduri restrânse, proceduri competitive cu negociere, dialoguri competitive, parteneriate pentru inovare și concursuri de proiecte)
Introducere
Bine ați venit în aplicația eSubmission!
eSubmission le permite operatorilor economici să răspundă electronic la procedurile de achiziții ale UE prin elaborarea dosarelor (a cererilor de participare) și depunerea lor în format electronic, într-un mod structurat și sigur.
Prezentul ghid rapid se referă strict la prima etapă a procedurilor în două etape. În această etapă, operatorii economici pot depune cereri de participare. Puteți consulta ghidul rapid privind etapa a doua a procedurilor în două etape și ghidurile privind alte tipuri de proceduri de achiziții publice pe wiki-ul eProcurement al Portalului de finanțare și ofertare .
În calitate de operator economic, puteți:
- să introduceți răspunsul la o procedură lansată de o instituție, de un organism sau de o agenție a UE
- să transmiteți dosare în condiții de siguranță
- să consultați sau să reluați un proiect salvat
- să ștergeți un proiect de dosar
- să primiți dovada depunerii (confirmare de primire)
- să retrageți un dosar înaintea termenului-limită pentru cererile de participare
- să primiți dovada retragerii (confirmare de retragere)
Asigurați-vă că ați citit cerințele de sistem.
Le puteți găsi pe pagina de pornire a aplicației eSubmission și în secțiunea dedicată fișierelor atașate pe pagina Parties (Părți).
Cum obțin asistență tehnică?
Dacă aveți nevoie de ajutor, puteți contacta echipa noastră de asistență în intervalul orar 08:00-20:00 CET/CEST (ora Bruxelles-ului).
ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu
+32 (0) 229 71063
Echipa de asistență lucrează doar în limba engleză.
Cum accesez eSubmission?
Veți accesa de fiecare dată eSubmission în contextul unei proceduri de achiziții (proceduri de ofertare). Puteți găsi procedurile de ofertare publicate de instituțiile, organismele și agențiile europene pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare.
De ce am nevoie ca să utilizez eSubmission?
Trebuie să aveți un cont EU Login (serviciul Comisiei Europene de autentificare a utilizatorilor) pentru a utiliza eSubmission și pentru a răspunde la o procedură de ofertare publicată pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare.
Pentru a identifica organizația dvs. în dosarul electronic, aceasta trebuie să fie înscrisă în registrul organizațiilor gestionat de Comisie (Registrul participanților) și să aibă un cod de identificare a participantului (Participant Identification Code - PIC). Mai multe informații cu privire la PIC pot fi găsite aici. Înregistrarea este deschisă pentru toate organizațiile și este gratuită.
EU Login
EU Login este poarta de intrare pentru conectarea la diferite servicii și/sau sisteme ale Comisiei Europene. Dacă nu aveți încă un cont EU Login, puteți crea un cont. Pentru informații suplimentare, consultați pagina EU Login - Ajutor.
Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare
Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare este ghișeul unic (spațiul unic pentru schimburi de date electronice) pentru participanții și experții implicați în programele de finanțare și în procedurile de ofertare gestionate de Comisia Europeană și de alte instituții, organisme sau agenții ale UE.
De pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare, participanții pot:
- să caute cereri de oferte și să salveze aceste căutări
- să marcheze pagini referitoare la procedurile de ofertare
- să se aboneze la procedurile de ofertare
- să consulte documentele achiziției
- să creeze și să transmită o întrebare
- să se înscrie în Registrul participanților
- să acceseze eSubmission
- să își acceseze confirmările de primire (dovezile depunerii)
- să își vizualizeze, să își editeze sau să își șteargă proiectele de dosare
- să își retragă dosarele și să își acceseze confirmarea de retragere (dovada retragerii)
- să gestioneze roluri
- să gestioneze notificări
Registrul participanților
Comisia a instituit un registru online al organizațiilor care participă la procedurile de ofertare sau la cererile de propuneri ale UE, pentru a aplica principiul „doar o singură dată”: datele referitoare la organizația unui participant trebuie furnizate doar o singură dată. După înregistrare, fiecare organizație obține un cod de identificare a participantului (PIC), care este unic. Aflați cum să obțineți un PIC în Registrul participanților consultând această pagină.
Cum să vă pregătiți cererea de participare în eSubmission
Orice operator economic poate depune o cerere de participare utilizând linkul pentru Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare indicat în anunțul de participare / anunțul de concurs de proiecte.
Odată ce ați intrat pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare, trebuie să faceți clic pe Access submission (Acces la dosar): veți fi redirecționat(ă) către portalul eSubmission, cu condiția să fiți conectat(ă) cu contul dumneavoastră EU Login.
În primul rând, trebuie să citiți și să acceptați Termenele și condițiile și să confirmați că ați citit și înțeles declarația de confidențialitate privind Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare și declarația de confidențialitate privind atribuirea și gestionarea contractelor de achiziții publice.
În eSubmission, faceți clic pe New submission (Dosar nou) sau pe Resume draft (Reluare proiect) pentru a relua proiectul de dosar început anterior. De asemenea, puteți relua proiectul de pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare (pentru mai multe informații, consultați secțiunea Gestionarea dosarelor pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare din acest ghid).
Navigarea în eSubmission
Atunci când creați dosarul, veți vedea o bară de progres în partea de sus a ecranului. Această bară arată toate etapele pe care trebuie să le parcurgeți înainte de a depune cererea de participare. De asemenea, puteți vedea în ce etapă vă aflați.
Pe toată durata procesului de depunere, puteți vedea ce documente au fost încărcate făcând clic pe butonul Submission documents (Documentele din dosar) aflat în partea stângă a ecranului.
|
Nu se transmite nimic autorității contractante înainte să faceți clic pe butonul Submit („Depunere”) la sfârșitul procesului de depunere.
Modalități de depunere
Atunci când creați un dosar nou, vi se va cere să indicați:
- modul în care veți depune cererea de participare: Sole submission (Dosar individual) sau Joint submission (Dosar de grup),
- dacă dosarul va implica subcontractare,
- în ce limbă va fi pregătit dosarul.
După ce ați selectat opțiunile, faceți clic pe butonul Next (Înainte) aflat în partea de jos a paginii.
Părți
În această secțiune trebuie să identificați organizațiile participante în dosarul dumneavoastră (participanții). Faceți clic pe New party (Parte nouă) și selectați tipul de participant: participant principal (în cazul unui dosar individual), lider de grup sau membru al grupului (în cazul unui dosar de grup), subcontractant (dacă există).
Toți participanții, cu excepția subcontractanților, trebuie să fie identificați printr-un cod de identificare a participantului (PIC). Pentru a verifica dacă entitatea are deja un PIC (adică dacă este deja înscrisă în Registrul participanților), utilizați butonul Search organisation field (Căutați în câmpul organizației):
Există două opțiuni de căutare: Organizațiile mele sau alte organizații.
Organizațiile mele: Faceți clic pe butonul derulant pentru a afișa lista organizațiilor pe care utilizatorul conectat le-a utilizat în dosare anterioare sau pentru care i s-a atribuit un rol (de exemplu, persoană care se autoînregistrează, LEAR sau administrator de cont). Acestea sunt aceleași organizații pe care utilizatorii le pot vedea la rubrica “My organisations” (Organizațiile mele) din meniul din partea stângă pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare după ce se conectează cu contul lor EU Login.
Alte organizații: Puteți căuta organizațiile înscrise în Registrul participanților introducând numele sau PIC (codul de identificare a participantului).
Dacă nu primiți niciun rezultat, organizația trebuie să se înregistreze pentru a obține un PIC. După ce organizația dumneavoastră este înregistrată, puteți reveni la eSubmission și puteți selecta PIC nou creat utilizând una dintre cele două opțiuni de căutare.
Datele asociate PIC-ului în Participant Register (Registrul participanților) vor apărea pe ecran și vi se va cere să furnizați următoarele date/documente obligatorii:
- pentru participantul principal sau liderul de grup:
- persoana de contact (nume și adresă de e-mail);
- numărul contului bancar/IBAN;
Dacă contul bancar are un cod IBAN, trebuie să bifați căsuța „IBAN”, iar eSubmission va verifica dacă contul bancar IBAN este valid.
- pentru toți participanții: declarația pe propria răspundere (completată corespunzător și semnată), în secțiunea „Attachments” (Fișiere atașate).
În secțiunea „Contact Person” (Persoană de contact), utilizatorul se poate desemna pe sine însuși ca persoană de contact pentru depunerea cererii de participare (numele este deja completat) sau poate desemna pe altcineva. Persoanei de contact i se atribuie rolul de Contact coordonator principal (PCoCo) pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare, iar utilizatorului care depune cererea de participare (dacă este diferit de persoana de contact) i se atribuie rolul de Contact coordonator (CoCo).
Dacă persoana cu rol de PCoCo nu are un cont EU Login, va fi creat automat un cont EU Login temporar, pe baza adresei de e-mail a persoanei de contact, iar persoana va fi invitată prin e-mail să finalizeze înregistrarea în EU Login. Invitația va fi un mesaj automat transmis de sistem, fără nicio trimitere la procedură.
Folosiți secțiunea Attachments (Fișiere atașate) a fiecărui participant pentru a încărca documentele participantului referitoare la criteriile de excludere și de selecție. Verificați caietul de sarcini pentru a vedea ce documente trebuie incluse în dosar pentru fiecare participant.
Când ați terminat, faceți clic pe butonul Done (Finalizare).
|
Faceți clic pe butonul Next (Înainte) pentru a trece la etapa următoare.
Loturile
În cazul unei proceduri cu mai multe loturi, selectați lotul (loturile) pentru care ați dori să depuneți o cerere de participare și apoi faceți clic pe butonul Next (Înainte).
|
Raportul privind dosarul
Raportul privind dosarul este generat de sistem și face parte din dosar. Raportul enumeră toate documentele incluse în dosar.
eSubmission generează automat raportul privind dosarul și îl adaugă la dosarul dvs. Puteți consulta raportul privind dosarul pe ecran sau îl puteți descărca pentru a-l păstra în evidențele proprii (înainte de a depune cererea de participare). Nu este nevoie să semnați și să încărcați raportul semnat în eSubmission.
Dacă, după vizualizarea raportului privind dosarul, considerați că dosarul este complet și gata de depunere, faceți clic pe Next (Înainte) pentru a continua.
|
Trimiteți cererea de participare
Când sunteți gata să transmiteți cererea de participare, faceți clic pe Submit (Depunere). Sistemul va afișa un mesaj pentru a vă întreba dacă doriți să confirmați operațiunea.
Faceți clic pe Yes (Da) dacă doriți să confirmați: din acest moment nu veți mai putea modifica acest dosar.
Menționăm că sistemul nu vă va permite să depuneți dosarul dacă a fost atins termenul-limită pentru primirea cererilor de participare.
Atunci când a rămas mai puțin de o zi până la termenul-limită de depunere, eSubmission indică numărul de ore/minute rămase până la termenul-limită.
Vom trimite o notificare pe adresa de e-mail a utilizatorului cu rol de PCoCo/CoCo. Această notificare prin e-mail conține un link către Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare unde persoana cu rol de PCoCo/CoCo poate găsi confirmarea de primire. Menționăm că titularii PIC-ului utilizat în dosar vor fi informați.
|
Gestionarea rolurilor pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare
Persoana de contact indicată în eSubmission primește rolul de Contact coordonator principal (PCoCo) pentru depunerea cererii de participare și invitația pentru etapa 2 pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare. Utilizatorul care depune cererea (dacă este diferit de persoana de contact din cerere) primește rolul de Contact coordonator (CoCo) pentru depunerea cererii și a invitației pentru etapa 2, cu excepția cazului în care acest rol a fost eliminat de PCoCo/de un alt CoCo pentru depunerea cererii în perioada cuprinsă între deschiderea cererilor de către autoritatea contractantă și primirea invitației pentru etapa 2.
Puteți adăuga sau șterge persoane cu rolul de Contact coordonator (CoCo) suplimentare pentru depunerea cererii prin intermediul butonului Manage Roles (Gestionare roluri) (a se vedea mai jos).
Vă atragem atenția asupra faptului că nu poate exista decât un singur PCoCo pentru fiecare invitație sau transmitere. PCoCo pentru depunerea cererii (etapa 1) nu poate fi înlocuit sau eliminat prin intermediul Portalului pentru oportunități de finanțare și ofertare (contactați serviciul de asistență pentru oportunități de finanțare și ofertare, dacă trebuie înlocuit PCoCo pentru depunerea cererii).
PCoCo pentru o invitație pentru etapa 2 poate fi înlocuit pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare direct de LEAR și de administratorul de cont (nu mai este necesar să se contacteze echipa de sprijin pentru oportunități de finanțare și ofertare), după lansarea invitației pentru etapa 2.
Pentru a adăuga/elimina roluri în cadrul unui dosar, urmați pașii de mai jos:
1. | În butonul de meniu (trei puncte) din dreapta dosarului cu cererea de participare, faceți clic pe opțiunea Manage Roles (Gestionare roluri). Această opțiune apare doar după ce autoritatea contractantă a deschis cererile de participare depuse.
|
2. | Faceți clic pe butonul Edit Roles (Editare roluri).
|
3. | Pentru a adăuga un CoCo suplimentar pentru transmiterea cererii, faceți clic pe butonul Add Roles (Adăugați roluri). Adăugați datele de contact și faceți clic pe Save (Salvare).
Detaliile privind persoana cu rol de CoCo adăugată sunt prezentate la rubrica Roles for the organisation (Roluri pentru organzație).
|
4. | Pentru a șterge un CoCo, faceți clic pe pictograma de ștergere din dreptul numelui său.
|
Persoanele care au fost adăugate în acest mod drept CoCo după ce autoritatea contractantă a trimis invitațiile pentru etapa 2 nu vor putea depune oferte. Numai utilizatorii cu rol de PCoCo/CoCo care au primit invitația pentru etapa 2 sau cei care au fost adăugați drept CoCo folosind butonul „Manage roles” (Gestionare roluri) din invitație vor putea depune o ofertă (a se vedea Ghidul privind etapa a doua a procedurilor în două etape).
Gestionarea dosarelor pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare
Pentru a vă accesa spațiul privat de pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare, autentificați-vă folosind butonul Sign in („Conectare”) de pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare în colțul din dreapta sus a paginii de pornire și introducându-vă numele de utilizator și parola EU Login.
Vizualizarea dosarelor
În cadrul secțiunii My area (Spațiul meu), în partea stângă, PCoCo/CoCo poate găsi dosarul în secțiunea Procurement centre / Submissions (Centrul de achiziții/Dosare).
De asemenea, există un câmp de căutare în partea dreaptă a ecranului, deasupra listei dosarelor.
Secțiunea Submissions (dosare)
Pentru fiecare dosar, utilizatorii cu rol de PCoCo/CoCo pot vedea numărul de referință al procedurii, numărul de identificare al dosarului, data ultimei acțiuni efectuate, stadiul dosarului (proiect, depus, retras, șters), termenul-limită, lotul (dacă este cazul), titlul procedurii, tipul de procedură și etapa.
Butonul de meniu (trei puncte) disponibil în dreapta dosarelor (mai puțin a celor șterse) le permite utilizatorilor cu rol de PCoCo/CoCo să efectueze diferite operațiuni, în funcție de stadiul dosarului.
În cazul dosarelor aflate în stadiul Draft (Proiect):
- Edit (Editare): eSubmission deschide ecranul la care vă aflați când ați ieșit din aplicație. Acum puteți să vă editați dosarul în eSubmission.
- View (Vizualizare): eSubmission deschide ecranul la care vă aflați când ați ieșit din aplicație. Nu puteți edita dosarul, deoarece îl vizualizați în modul care permite numai citirea.
- Delete (Ștergeți): proiectul de dosar va fi șters de pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare.
În cazul dosarelor aflate în stadiul Submitted (Depus):
- View Receipt (Vizualizați confirmarea de primire): se afișează confirmarea de primire a dosarului.
- Withdraw (Retragere) (acțiune disponibilă doar până la termenul-limită pentru depunere): precizați motivul pentru care doriți să retrageți dosarul și confirmați făcând clic pe butonul Withdraw (Retragere). După ce ați retras un dosar, nu îl mai puteți vizualiza, edita sau depune din nou.
În cazul dosarelor în stadiul Withdrawn (Retrase):
- View Withdrawal Receipt (Vizualizați confirmarea de retragere): se afișează confirmarea de retragere.
În cazul dosarelor aflate în stadiul Deleted (Șters):
Nu sunt disponibile acțiuni pentru dosarele cu stadiul Deleted (Șters). Odată șters, proiectul de dosar nu mai poate fi recuperat de către participant.