Kaksivaiheisten hankintamenettelyjen pikaopas – Vaihe 2

(rajoitetut menettelyt, tarjousperusteiset neuvottelumenettelyt, kilpailulliset neuvottelumenettelyt, innovaatiokumppanuudet ja suunnittelukilpailut)

Alkusanat

Tämä pikaopas koskee vain kaksivaiheisten menettelyjen toista vaihetta. Siinä tarjouksen voivat jättää vain kutsutut ehdokkaat, jotka ovat ensimmäisessä vaiheessa täyttäneet poissulkemis- ja valintakriteerit. Pikaopas kaksivaiheisten menettelyjen ensimmäistä vaihetta varten sekä oppaat muita hankintamenettelyjä varten löytyvät Funding & Tenders -portaalin eProcurement-wikistä.

Jos olet talouden toimija, voit eSubmission-palvelussa

• laatia osallistumishakemuksen tai tarjouksen EU:n toimielimen, muun elimen tai viraston järjestämässä menettelyssä

• lähettää tarjouksen/hakemuksen turvallisesti

• tallentaa luonnoksen ja palata muokkaamaan sitä

• poistaa tarjouksen/hakemuksen luonnoksen

• saada vahvistuksen tarjouksen/hakemuksen toimittamisesta (Submission Receipt)

• peruuttaa lähetetyn tarjouksen/hakemuksen ennen menettelyn määräajan päättymistä

• saada vahvistuksen peruuttamisesta (Withdrawal Receipt).

Tutustu järjestelmävaatimuksiin ennen aloittamista.

Ne löytyvät sekä eSubmission-palvelun etusivulta että Osapuolet-välilehdellä olevista liitteistä.

Tekninen tuki

Jos tarvitset apua, ota yhteys käyttötukeemme (klo 8.00–20.00 Keski-Euroopan / (Brysselin) aikaa.

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0)2 297 1063

 Käyttötuen kanssa voi asioida vain englanniksi.

Kutsujen ja tarjousten/hakemusten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa

EU:n Funding & Tenders -portaalion yhden luukun asiointipiste kaikille, jotka osallistuvat Euroopan komission ja EU:n toimielinten, muiden elinten ja virastojen hallinnoimiin rahoitusohjelmiin ja tarjouskilpailuihin.

Jos menettelyn ensimmäisessä vaiheessa esittämäsi osallistumishakemus on hyväksytty, saat Funding & Tenders -portaalista ilmoituksen, jossa sinut kutsutaan osallistumaan menettelyn toiseen vaiheeseen.

Ilmoitus lähetetään:

• sen yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen, joka on annettu osallistumishakemuksen lähettämisen yhteydessä (ensisijainen yhteyshenkilö (Primary Coordinator Contact, PCoCo))
• sähköpostiosoitteeseen (jos eri), joka on liitetty osallistumishakemuksen lähettämisessä käytettyyn EU Login -käyttäjätiliin (muu yhteyshenkilö (Coordinator Contact, CoCo))
• sellaisten muiden yhteyshenkilöiden sähköpostiosoitteisiin, jotka on lisätty osallistumishakemuksessa olevan ”Manage Roles” -toiminnon (Hallinnoi rooleja) kautta.

Kirjaudu omalle alueellesi Funding & Tenders -portaalissa napsauttamalla etusivun oikeassa yläkulmassa olevaa Sign in -painiketta ja syöttämällä EU Login -käyttäjätunnuksesi ja salasanasi.

Funding & Tenders -portaalin omalla alueellasi voit

• tarkastella tarjouspyyntöjäsi
• kuitata kutsun vastaanotetuksi
• tarkastella rajoitetusti saatavissa olevia hankinta-asiakirjoja 
• tarkastella rajoitetusti saatavissa olevaa kysymys/vastaus-osiota 
• luoda ja lähettää menettelyn toiseen vaiheeseen liittyviä kysymyksiä 
• aloittaa uuden tarjouksen tekemisen
• tarkastella, muokata ja poistaa tarjousluonnoksia
• peruuttaa lähetettyjä tarjouksia
• tarkastella toimitus- ja peruutusvahvistuksia (todisteet siitä, että tarjous on lähetetty/peruutettu)
• hallinnoida rooleja

View Invitation(s) (Näytä kutsut)

Kutsut toiseen vaiheeseen näkyvät My Invitations -osiossa (Omat kutsut), johon pääsee PCoCo/CoCo-kohdan vasemmalla puolella olevasta valikosta. Voit käyttää myös näytön oikeassa reunassa kutsuluettelon yläpuolella olevaa hakukenttää.

See details -linkin kautta voit:

• tarkastella menettelyn tietoja.
  Menettelyyn liittyvät tiedot näkyvät yleisten tietojen alapuolella.

• Rajoitetusti saatavissa olevien hankinta-asiakirjojen tarkastelu .

Menettelyn toiseen vaiheeseen kutsutut hakijat voivat tarkastella toisen vaiheen asiakirjoja Restricted documents -osiossa. Hankintaviranomainen voi julkaista asiakirjoista uusia versioita, mutta kaikki versiot jäävät katsottaviksi. Uusin versio näkyy näytössä. Pudotusvalikosta voi nähdä ja avata edeltäviä versioita.

Myös asiakirjan mahdolliset erikieliset käännökset ovat saatavana.

•   Rajoitetusti saatavissa olevien kysymysten ja vastausten tarkastelu.

Tässä osiossa voit esittää kysymyksiä menettelyn toisesta vaiheesta. Jos hankintaviranomainen vastaa yksityisesti, vastaus näkyy My Q&A -osiossa. 
Jos vastaus annetaan kaikille vaiheeseen 2 kutsutuille hakijoille, se näkyy Restricted Q&A -osiossa.

Lisätietoja on kohdassa Kysymyksen luominen ja lähettäminen Funding and Tenders -portaalissa.

My Invitation(s) -osio (Omat kutsut)

Ensisijainen / muu yhteyshenkilö näkee jokaisesta kutsusta menettelyn viitenumeron, kutsun tilan (vastaanotettu (received), kuitattu (acknowledged)), määräajan, osan (jos menettely on jaettu osiin), menettelyn nimen, menettelyn tyypin ja vaiheen.

Kutsun/lähetyksen Action-valikon (Toiminto) avulla ensisijainen yhteyshenkilö voi suorittaa eri toimintoja kutsun/lähetyksen tilasta riippuen.

Received-tilassa (Vastaanotettu) olevat kutsut: 

• Acknowledge Receipt (Kuittaa vastaanotetuksi): napsauttamalla tästä voit vahvistaa tarjouspyynnön vastaanottamisen.
• Manage Roles (Hallinnoi rooleja):  voit tarkastella ja hallinnoida pääsyä kutsuihisi (esimerkiksi lisätä tai poistaa henkilöitä, joilla on sinun lisäksesi oikeus suorittaa edellä kuvattuja toimia vastaanottamillesi kutsuille).

Acknowledged-tilassa (Kuitattu) olevat kutsut:

• Start New Submission (Aloita uusi lähetys): napsauttamalla tästä voit aloittaa uuden tarjouksen.
• Manage Roles (Hallinnoi rooleja):  voit tarkastella ja hallinnoida pääsyä kutsuihisi (esimerkiksi lisätä tai poistaa henkilöitä, joilla on sinun lisäksesi oikeus suorittaa edellä kuvattuja toimia vastaanottamillesi kutsuille).

Jos haluat tarkastella ja hallinnoida lähetyksiä tietyn kutsun perusteella, napsauta Submission(s)-linkkiä. 
Kunkin lähetyksen (poistettuja lukuun ottamatta) oikealla puolella näkyy Action-valikko (Toiminto), jonka avulla ensisijainen yhteyshenkilö voi suorittaa eri toimintoja lähetyksen tilasta riippuen.

Draft-tilassa (Luonnos) olevat tarjoukset:

• • • Edit (Muokkaa): eSubmission avautuu kohdasta, jossa olit viimeksi ennen kuin poistuit järjestelmästä. Voit nyt muokata tarjousta/hakemusta.
    • View (Näytä):  eSubmission avautuu kohdasta, jossa olit viimeksi ennen kuin poistuit järjestelmästä. Et voi muokata tarjousta/hakemusta, koska se näytetään pelkässä lukutilassa. 
    • Delete (Poista):  tarjous-/hakemusluonnos poistetaan Funding & Tenders -portaalista.

Submitted-tilassa (Lähetetty) olevat tarjoukset:

• • • View Receipt (Näytä vahvistus): näytölle avautuu toimitusvahvistus.
    • Withdraw (Peruuta) (käytettävissä vain ennen tarjouksen jättämisen määräaikaa):  ilmoita peruutuksen syy ja vahvista peruutus napsauttamalla Withdraw-painiketta (Peruuta). Kun tarjous/hakemus on peruutettu, sitä ei voi enää tarkastella, muokata eikä lähettää uudelleen.

Withdrawn-tilassa (Peruutettu) olevat tarjoukset:

• • • View Withdrawal Receipt: (Näytä peruutusvahvistus): näytölle avautuu peruutusvahvistus.

Deleted-tilassa (Poistettu) olevat tarjoukset:
Action-valikko (Toiminto) ei ole käytettävissä tarjouksille, joiden tila on Deleted (Poistettu). Poistettuja luonnoksia ei saa enää takaisin. 

Tarjouksen laadinta eSubmissionissa 

Tarjouksen jättäminen edellyttää, että ensisijainen tai muu yhteyshenkilö on ensin kuitannut tarjouspyynnön vastaanottamisen:

• Hae menettely My Invitations-kohdassa (Omat kutsut) Funding & Tenders -portaalissa.

• Vahvista tarjouspyynnön vastaanottaminen napsauttamalla menettelyn Action-valikosta Acknowledge Receipt (Toiminto – Kuittaa vastaanotetuksi). Pyynnön tilaksi tulee Acknowledged (Kuitattu).
  
  

Kuittauksen jälkeen ensisijainen/muu yhteyshenkilö ohjataan automaattisesti eSubmissioniin, jossa tarjouksen jättämisen voi aloittaa napsauttamalla Uusi lähetys.  

Sen voi aloittaa myös myöhemmin:

• Kirjaudu Funding & Tenders -portaaliinosallistumishakemuksessa ilmoitetun ensisijaisen yhteyshenkilön EU Login -käyttäjätilillä tai, jos eri, sillä EU Login -käyttäjätilillä, jota käytettiin osallistumishakemuksen lähettämisessä (muu yhteyshenkilö) tai muun sellaisen yhteyshenkilön kautta, joka on lisätty Funding & Tenders -portaalin ”Manage Roles” -toiminnon (Hallinnoi rooleja) kautta. Lisätietoa on tämän oppaan luvussa Roolien hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa. Manage roles in Funding & Tenders portal 

• Mene My Invitations -osioon ja hae menettely.

• Napsauta menettelyn Action-valikosta (Toiminto) Start new submission (Aloita uusi lähetys). Sinut ohjataan eSubmissioniin.
  

Kun olet eSubmissionissa, napsauta Uusi lähetys, jos haluat aloittaa uuden lähetyksen laatimisen. Jos taas haluat jatkaa aiemmin aloittamaasi lähetystä, napsauta Palaa luonnokseen. Voit palata luonnokseesi myös Funding & Tenders -portaalin kautta (lisätietoja on tämän oppaan osiossa Lähetysten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa ).

Navigointi eSubmission-palvelussa

Kun olet aloittanut tarjouksen laadinnan, voit seurata prosessin etenemistä näytön yläreunassa olevan janan avulla. Siinä näkyvät kaikki vaiheet, jotka on käytävä läpi ennen kuin voit lähettää tarjouksesi. Lisäksi näet, missä vaiheessa olet menossa.

Menettelyn aikana voit milloin tahansa tarkistaa, mitkä asiakirjat olet jo lisännyt. Napsauta tätä varten kohtaa Lähetyksen asiakirjat näytön vasemmassa reunassa.

Osapuolet

Tässä vaiheessa ainoastaan Yhteyshenkilö-osio on muokattavissa.

Käyttäjä, joka käynnistää tarjouksen eSubmission-palvelussa, voi ilmoittaa yhteyshenkilöksi joko itsensä (nimi esitäytetty) tai toisen henkilön. Jos toisella henkilöllä ei ole EU Login -tiliä, luodaan yhteyshenkilön sähköpostiosoitteelle automaattisesti väliaikainen EU Login -käyttäjätili, ja kyseiselle henkilölle lähetetään sähköpostilla pyyntö täydentää EU Login -rekisteröinti. Pyyntö lähetetään automaattisena viestinä, jossa ei ole viittausta menettelyyn.

Tässä nimetystä yhteyshenkilöstä tulee on Funding & Tenders -portaalissa ensisijainen yhteyshenkilö (Primary Coordinator Contact, PCoCo), ja käyttäjä, joka jättää tarjouksen (jos eri kuin eSubmission-yhteyshenkilö) on muu yhteyshenkilö (Coordinator Contact, CoCo). 

Siirry seuraavaan vaiheeseen napsauttamalla Seuraava.

Tarjouksen tiedot

Tässä osiossa on ilmoitettava tarjouksen kokonaishinta (vain, jos ratkaisuperusteena on alhaisimmat kustannukset tai alhaisin hinta) samassa muodossa kuin näytöllä näkyvässä esimerkissä ja/tai vahvistettava, täyttääkö tarjous hankinta-asiakirjoissa asetetut vähimmäisvaatimukset vai ei.

Jos vahvistat, että tarjouksesi ei täytä vähimmäisvaatimuksia, sinua pyydetään selittämään sen syy. Vaatimuksia koskeva vahvistus ja selitys näkyvät lähetysraportissa.

Napsauta Tallenna-painiketta, minkä jälkeen voit ladata hintatarjouksen ja mahdollisen teknisen tarjouksen, jos hankintaviranomainen sitä tarjouseritelmässä edellyttää. Voit ladata hintatarjouksen ja teknisen tarjouksen useampana tiedostona. 

Kun katsot, että tarjouksen tiedot on annettu oikein ja tarjous on valmis, napsauta Seuraava. Tämä painike on käytettävissä vasta sitten, kun kaikki pakolliset tiedot ja asiakirjat on annettu.

Lähetysraportti

Kaikkiin tarjouksiin/hakemuksiin liittyy lähetysraportti, jossa luetellaan lähetykseen sisältyvät asiakirjat.

eSubmission luo tämän lähetysraportin automaattisesti ja lisää sen lähetykseesi. Voit tarkastella raporttia näytöllä tai ladata sen omalle laitteellesi ennen tarjouksen lähettämistä. Raporttia ei tarvitse allekirjoittaa eikä ladata eSubmissioniin.

Jos katsot, että hakemus on valmis lähetettäväksi, napsauta Seuraava.

Tarjouksen lähettäminen

Kun olet valmis lähettämään tarjouksesi, napsauta Lähetä. Näytölle tulee ilmoitus, jossa pyydetään vahvistamaan lähettäminen.

Napsauta Kyllä, jos haluat vahvistaa sen. Tämän jälkeen et enää voi muuttaa tätä lähetystä.

Huomaa, että järjestelmä ei anna sinun lähettää tarjousta, jos tarjousten vastaanottamiselle asetettu määräaika on päättynyt.

Järjestelmä lähettää sähköposti-ilmoituksen ensisijaisen yhteyshenkilön (PCoCo) sekä kaikkien tarjouksessa käyttäjätiliin mainittujen muiden yhteyshenkilöiden (CoCo) EU Login -käyttäjätiliin liittyvään sähköpostiosoitteeseen. Ilmoitusviesti sisältää linkin Funding & Tenders -portaaliin, jossa on nähtävissä toimitusvahvistus. 

Roolien hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa

Osallistumishakemuksen (vaihe 1) eSubmission-palvelussa ilmoitetusta yhteyshenkilöstä tulee Funding & Tenders -portaalissa kutsun ensisijainen yhteyshenkilö (Primary Coordinator Contact, PCoCo). Hakemuksen lähettävästä käyttäjästä (jos eri yhteyshenkilö kuin hakemuksessa) tulee osallistumishakemuksen lähettämisen ja kutsun muu yhteyshenkilö (CoCo), paitsi jos hakemuksen lähettämisen ensisijainen yhteyshenkilö/muu yhteyshenkilö peruuttaa tämän roolin sen jälkeen, kun hankintaviranomainen on avannut hakemukset, ja ennen vaiheeseen 2 kutsumisen vastaanottamista.

Tarjouksen (vaihe 2) eSubmission-palvelussa ilmoitetusta yhteyshenkilöstä tulee Funding & Tenders -portaalissa tarjouksen lähettämisen ensisijainen yhteyshenkilö (Primary Coordinator Contact, PCoCo). Kutsun ensisijaisesta yhteyshenkilöstä ja tarjouksen lähettävästä käyttäjästä (jos eri yhteyshenkilö kuin tarjouksessa) tulee tarjouksen lähettämisen muu yhteyshenkilö (CoCo).

Hakemuksen lähettämisen, kutsun ja tarjouksen lähettämisen muita yhteyshenkilöitä voi lisätä ja poistaa ”Manage Roles” -toiminnon (Hallinnoi rooleja) kautta (ks. alla).

Huomaa, että jokaiselle kutsulle tai lähetykselle voi nimetä vain yhden ensisijaisen yhteyshenkilön.

Hakemuksen lähettämisen (vaihe 1) tai tarjouksen lähettämisen (vaihe 2) ensisijaista yhteyshenkilöä ei voi korvata eikä poistaa.

Kutsun ensisijaisen yhteyshenkilön voivat korvata (ei poistaa) seuraavat henkilöt:

•     LEAR (virallinen edustaja) / tilin hallinnoija (jos tällainen on nimetty organisaatiollesi, lue lisätietoja wiki-sivultamme).
•     nykyinen ensisijainen yhteyshenkilö (korvaamisen jälkeen tämä ensisijainen yhteyshenkilö ei pääse enää avaamaan kutsuasiakirjoja).
  
•     kuka tahansa kutsun muu yhteyshenkilö.

Lisää/poista lähetykseen tai kutsuun liittyviä rooleja seuraavasti:

1	Valitse lähetyksen tai kutsun oikealla puolella olevasta Action-valikosta (Toiminto) vaihtoehto Manage Roles (Hallinnoi rooleja).
2	Napsauta Edit Roles ‑painiketta (Muokkaa rooleja).
3	Kutsun ensisijaisen yhteyshenkilön voi muuttaa ja lähetykselle tai kutsulle voi lisätä uuden muun yhteyshenkilön Add Roles -painikkeen avulla.
4	Lisää nykyisen ensisijaisen yhteyshenkilön korvaavan uuden henkilön tiedot tai uuden muun yhteyshenkilön tiedot ja napsauta Tallenna-painiketta.  Jos kutsun ensisijainen yhteyshenkilö korvataan, uuden ensisijaisen yhteyshenkilön nimittävä henkilö saa tallentamisen jälkeen vahvistusviestin.  Kun kutsulle nimetään uusi ensisijainen yhteyshenkilö, edeltävän uuden ensisijaisen yhteyshenkilön rooli ja oikeudet peruutetaan (edellinen ensisijainen yhteyshenkilö menettää pääsyoikeudet) ja ne annetaan välittömästi uudelle ensisijaiselle yhteyshenkilölle. Funding & Tenders -portaali lähettää automaattiset ilmoitukset uudelle ensisijaiselle yhteyshenkilölle, edelliselle ensisijaiselle yhteyshenkilölle ja kaikille siihen kutsuun nimetyille muille yhteyshenkilöille, jonka ensisijainen yhteyshenkilö on korvattu.
5	Voit poistaa muun yhteyshenkilön napsauttamalla nimen vieressä olevaa poistamiskuvaketta. Kutsun ensisijaisen yhteyshenkilön voi vain korvata, ei poistaa.

Tarjousperusteisten neuvottelumenettelyjen ja innovaatiokumppanuuksien seuraavat kierrokset

Tämä osio koskee vain tarjousperusteisia neuvottelumenettelyjä ja innovaatiokumppanuuksia, joissa on useampi kuin yksi kierros vaiheessa 2.

Jos hankintaviranomainen pyytää sinua toimittamaan tarkistetun tarjouksen eSubmission-palvelun kautta, ensisijainen tai muu yhteyshenkilö saa ilmoituksen Funding & Tenders -portaalista.

Tarkistetun tarjouksen jättäminen edellyttää, että ensisijainen tai muu yhteyshenkilö on kuitannut tarjouspyynnön vastaanottamisen. Kuittauksen jälkeen ensisijainen/muu yhteyshenkilö ohjataan automaattisesti eSubmissioniin, jossa tarjouksen jättämisen voi aloittaa napsauttamalla Uusi lähetys. Lisätietoa tarjouksen jättämisestä seuraavilla kierroksilla on oppaassa Neuvottelumenettelyjen pikaopas – 2. kierros / seuraavat kierrokset. 

Ilmoitusten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa

My notifications (Omat ilmoitukset)

Kun yhteyshenkilö on kirjautunut Funding & Tenders -portaaliin, hän pääsee tälle sivulle napsauttamalla oikeassa yläkulmassa näkyvää hälytyskellokuvaketta.

Tältä sivulta löytyvät seuraavat ilmoitukset:

• Submission Receipt (toimitusvahvistus eli todiste siitä, että tarjous on lähetetty)
• Withdrawal Receipt (peruutusvahvistus eli todiste siitä, että tarjous on peruutettu)

Yhteyshenkilöt voivat valita Funding & Tenders -portaalista saamiensa sähköposti-ilmoitusten lähetystiheyden Preferences-välilehdellä (Asetukset) kohdassa Manage all notifications (Hallinnoi kaikkia ilmoituksia) (näkyy ilmoitusluettelon alapuolella). Valinnastasi riippumatta kaikki saamasi ilmoitukset näkyvät aina My notifications -osiossa (Omat ilmoitukset).

My Formal Notification(s) (Omat viralliset ilmoitukset)

Tätä vasemmalla Manage My Area -kohdan (Hallinnoi omaa aluetta) alla olevaa osiota ei toistaiseksi käytetä hankintamenettelyissä.