Kaksivaiheisten hankintamenettelyjen pikaopas – Vaihe 2

(rajoitetut menettelyt, tarjousperusteiset neuvottelumenettelyt ja suunnittelukilpailut)

Pikaoppaita on päivitetty, jotta voidaan ottaa huomioon uusi hankintailmoituksen sisältävä menettely, jota sovelletaan kaikkiin 25. lokakuuta 2023 alkaen julkaistuihin uusiin menettelyihin. Tämä päivitetty versio ei ole tällä hetkellä saatavilla kuin englanniksi. Käännökset kaikille EU:n kielille ovat piakkoin saatavilla.

Alkusanat

Tämä pikaopas koskee vain kaksivaiheisten menettelyjen toista vaihetta. Siinä tarjouksen voivat jättää vain kutsutut ehdokkaat, jotka ovat ensimmäisessä vaiheessa täyttäneet poissuIkemis- ja valintakriteerit. Pikaopas kaksivaiheisten menettelyjen ensimmäistä vaihetta varten sekä oppaat muita hankintamenettelyjä varten löytyvät Funding & Tenders -portaalin eProcurement wikistä.

Jos olet talouden toimija, voit eSubmission-palvelussa

• laatia osallistumishakemuksen tai tarjouksen EU:n toimielimen tai muun elimen järjestämässä menettelyssä

• lähettää tarjouksen/hakemuksen turvallisesti

• tallentaa luonnoksen ja palata muokkaamaan sitä

• poistaa tarjouksen/hakemuksen luonnoksen

• saada vahvistuksen tarjouksen/hakemuksen toimittamisesta (Submission Receipt)

• peruuttaa lähetetyn tarjouksen/hakemuksen ennen sen jättämisen määräajan päättymistä

• saada vahvistuksen peruuttamisesta (Withdrawal Receipt).

Tutustu järjestelmävaatimuksiin ennen aloittamista.

Ne löytyvät sekä eSubmission-palvelun etusivulta että Osapuolet-välilehdellä olevista liitteistä.

Tekninen tuki

Jos tarvitset apua, ota yhteyttä käyttötukeen (klo 8.00–20.00 Keski-Euroopan aikaa).

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0)2 297 1063

 Käyttötuen kanssa voi asioida vain englanniksi.

Tarjouksen laadinta eSubmissionissa 

Jos menettelyn ensimmäisessä vaiheessa esittämäsi osallistumishakemus on hyväksytty, saat Ted eTendering -järjestelmästä ilmoituksen, jossa sinua pyydetään validoimaan pääsysi hankinta-asiakirjoihin ja lähettämään tarjous.

Ilmoitus lähetetään:

• sen yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen, joka on annettu osallistumishakemuksen lähettämisen yhteydessä (ensisijainen yhteyshenkilö (Primary Coordinator Contact, PCoCo))
• sähköpostiosoitteeseen, joka on liitetty osallistumishakemuksen lähettämisessä käytettyyn EU Login -käyttäjätiliin, jos eri kuin edellä mainittu (muu yhteyshenkilö (Coordinator Contact, CoCo))
• sellaisten muiden yhteyshenkilöiden sähköpostiosoitteisiin, jotka on lisätty osallistumishakemuksessa olevan ”Manage Roles” -toiminnon (Hallinnoi rooleja) kautta.

Ilmoituksia voi tarkastella myös TED eTendering -järjestelmän Omat viestit -osiossa.

Pääsysi hankinta-asiakirjoihin edellyttää, että ensisijainen tai muu yhteyshenkilö napsauttaa ilmoituksessa näkyvää linkkiä. Sinut ohjataan Ted eTendering -järjestelmän tarjouskilpailusivulle. Napsauta siellä Lähetä tarjous. Tämä siirtää sinut Funding & Tenders -portaalin My Invitations -osioon (Omat kutsut).

Tarjouksen jättäminen edellyttää, että ensisijainen tai muu yhteyshenkilö on ensin kuitannut tarjouspyynnön vastaanottamisen:

• Hae menettely My Invitations -kohdassa (Omat kutsut) Funding & Tenders -portaalissa.
• Vahvista tarjouspyynnön vastaanottaminen napsauttamalla menettelyn Action-valikosta Acknowledge Receipt (Toiminto – Kuittaa vastaanotetuksi). Pyynnön tilaksi tulee Acknowledged (Kuitattu).

Kuittauksen jälkeen ensisijainen/muu yhteyshenkilö ohjataan automaattisesti eSubmissioniin, jossa tarjouksen jättämisen voi aloittaa napsauttamalla Uusi lähetys. 

Sen voi aloittaa myös myöhemmin:

• Kirjaudu Funding & Tenders -portaaliin osallistumishakemuksessa ilmoitetun ensisijaisen yhteyshenkilön EU Login -käyttäjätilillä tai, jos eri, sillä EU Login -käyttäjätilillä, jota käytettiin osallistumishakemuksen lähettämisessä (muu yhteyshenkilö) tai muun sellaisen yhteyshenkilön kautta, joka on lisätty Funding & Tenders -portaalin ”Manage Roles” -toiminnon (Hallinnoi rooleja) kautta. Lisätietoa on tämän oppaan luvussa Roolien hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa.
• Mene My Invitations -osioon ja hae menettely.
• Napsauta menettelyn Action-valikosta (Toiminto) Start new submission (Aloita uusi lähetys). Sinut ohjataan eSubmissioniin.
  

Kun olet eSubmissionissa, napsauta Uusi lähetys, jos haluat aloittaa uuden lähetyksen laatimisen. Jos taas haluat jatkaa aiemmin aloittamaasi lähetystä, napsauta Palaa luonnokseen. Voit palata luonnokseesi myös Funding & Tenders -portaalin kautta (lisätietoja on tämän oppaan osiossa Lähetysten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa ).

Navigointi eSubmission-palvelussa

Kun olet aloittanut tarjouksen laadinnan, voit seurata prosessin etenemistä näytön yläreunassa olevan janan avulla. Siinä näkyvät kaikki vaiheet, jotka on käytävä läpi ennen kuin voit lähettää tarjouksesi. Lisäksi näet, missä vaiheessa olet menossa.

Menettelyn aikana voit milloin tahansa tarkistaa, mitkä asiakirjat olet jo lisännyt. Napsauta tätä varten kohtaa Lähetyksen asiakirjat näytön vasemmassa reunassa.

Hankintaviranomaiselle ei lähetetä mitään ennen kuin olet napsauttanut Lähetä-painiketta prosessin päätteeksi.

Osapuolet

Tässä vaiheessa ainoastaan Yhteyshenkilö-osio on muokattavissa.

Käyttäjä, joka käynnistää tarjouksen eSubmission-palvelussa, voi ilmoittaa yhteyshenkilöksi joko itsensä (nimi esitäytetty) tai toisen henkilön. Jos toisella henkilöllä ei ole EU Login -tiliä, luodaan yhteyshenkilön sähköpostiosoitteelle automaattisesti väliaikainen EU Login -käyttäjätili, ja kyseiselle henkilölle lähetetään sähköpostilla pyyntö täydentää EU Login -rekisteröinti. Pyyntö lähetetään automaattisena viestinä, jossa ei ole viittausta menettelyyn.

Tässä nimetty yhteyshenkilö on Funding & Tenders -portaalissa ensisijainen yhteyshenkilö (Primary Coordinator Contact, PCoCo), ja käyttäjä, joka jättää tarjouksen (jos eri kuin eSubmission-yhteyshenkilö) on muu yhteyshenkilö (Coordinator Contact, CoCo). 

Siirry seuraavaan vaiheeseen napsauttamalla Seuraava.

Tarjouksen tiedot

Tässä osiossa on ilmoitettava tarjouksen kokonaishinta (vain, jos ratkaisuperusteena on alhaisimmat kustannukset tai alhaisin hinta) samassa muodossa kuin näytöllä näkyvässä esimerkissä ja/tai vahvistettava, täyttääkö tarjous hankinta-asiakirjoissa asetetut vähimmäisvaatimukset vai ei.

Jos vahvistat, että tarjouksesi ei täytä vähimmäisvaatimuksia, sinua pyydetään selittämään sen syy. Vaatimuksia koskeva vahvistus ja selitys näkyvät lähetysraportissa.

Napsauta Tallenna-painiketta, minkä jälkeen voit ladata hintatarjouksen ja mahdollisen teknisen tarjouksen, jos hankintaviranomainen sitä tarjouseritelmässä edellyttää. Voit ladata hintatarjouksen ja teknisen tarjouksen useampana tiedostona. 

Kun katsot, että tarjouksen tiedot on annettu oikein ja tarjous on valmis, napsauta Seuraava. Tämä painike on käytettävissä vasta sitten, kun kaikki pakolliset tiedot ja asiakirjat on annettu.

Tarjousluonnosta ja siihen liittyviä asiakirjoja ei lähetetä vielä tässä vaiheessa.

Lähetysraportti

Kaikkiin tarjouksiin/hakemuksiin liittyy lähetysraportti, jossa luetellaan lähetykseen sisältyvät asiakirjat.

eSubmission luo tämän lähetysraportin automaattisesti ja lisää sen lähetykseesi. Voit tarkastella raporttia näytöllä tai ladata sen omalle laitteellesi ennen tarjouksen lähettämistä. Raporttia ei tarvitse allekirjoittaa eikä ladata eSubmissioniin.

Jos katsot, että hakemus on valmis lähetettäväksi, napsauta Seuraava.

Lähetysraportti ei ole todistus lähetyksen toimittamisesta. Tässä vaiheessa lähetystä ei ole vielä lähetetty. Jatka seuraavaan vaiheeseen ja viimeistele lähetys napsauttamalla Lähetä.

Tarjouksen lähettäminen

Kun olet valmis lähettämään tarjouksesi, napsauta Lähetä. Näytölle tulee ilmoitus, jossa pyydetään vahvistamaan lähettäminen.

Napsauta Kyllä, jos haluat vahvistaa sen. Tämän jälkeen et enää voi muuttaa kyseistä tarjousta.

Huomaa, että järjestelmä ei anna sinun lähettää tarjousta, jos tarjousten vastaanottamiselle asetettu määräaika on päättynyt.

Järjestelmä lähettää sähköposti-ilmoituksen ensisijaisen yhteyshenkilön (PCoCo) sekä kaikkien tarjouksessa mainittujen muiden yhteyshenkilöiden (CoCo) EU Login ‑käyttäjätiliin liittyvään sähköpostiosoitteeseen. Ilmoitusviesti sisältää linkin Funding & Tenders -portaaliin, jossa on nähtävissä toimitusvahvistus. 

Toimitusvahvistus on todistus siitä, että tarjous/hakemus on toimitettu määräaikaan mennessä.

Roolien hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa

eSubmission-palvelussa tarjouksessa ilmoitetusta yhteyshenkilöstä tulee Funding & Tenders -portaalissa tarjouksen lähettämisen ensisijainen yhteyshenkilö (Primary Coordinator Contact, PCoCo). Jokaiselle lähetykselle voidaan nimetä vain yksi ensisijainen yhteyshenkilö.

Käyttäjä, joka lähettää tarjouksen (jos muu kuin yhteyshenkilö eSubmissionissa), on muu yhteyshenkilö (Coordinator Contact, CoCo)).

Muita yhteyshenkilöitä (CoCo) voidaan lisätä ja poistaa Funding & Tenders -portaalissa sen jälkeen, kun hankintaviranomainen on lähettänyt kutsut vaiheeseen 2:

• Valitse kutsun oikealla puolella olevasta Action-valikosta (Toiminto) vaihtoehto Manage Roles (Hallinnoi rooleja).

• Napsauta  Edit Roles ‑painiketta (Muokkaa rooleja).

• Lisää uusi muu yhteyshenkilö (CoCo) napsauttamalla Add Roles -painiketta (Lisää rooleja).

Voit poistaa muun yhteyshenkilön napsauttamalla nimen vieressä olevaa poistamiskuvaketta.

• Lisää uuden yhteyshenkilön tiedot ja napsauta Ok.

Lähetysten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa

Funding & Tenders -portaali on yhden luukun asiointipiste kaikille, jotka osallistuvat Euroopan komission ja EU:n muiden elinten hallinnoimiin rahoitusohjelmiin ja tarjouskilpailuihin.

Funding & Tenders -portaalin omalla alueellasi voit

• tarkastella tarjouspyyntöjäsi
• kuitata kutsun vastaanotetuksi
• aloittaa uuden tarjouksen tekemisen
• tarkastella, muokata ja poistaa tarjousluonnoksia
• peruuttaa lähetettyjä tarjouksia
• tarkastella toimitus- ja peruutusvahvistuksia (todisteet siitä, että tarjous on lähetetty/peruutettu)(Submission/Withdrawal Receipt)
• hallinnoida rooleja

Kirjaudu omalle alueellesi Funding & Tenders -portaalissa napsauttamalla etusivun oikeassa yläkulmassa olevaa Login-painiketta ja syöttämällä EU Login -käyttäjätunnuksesi ja salasanasi.

View Invitation(s) (Näytä kutsut)

Kutsut vaiheeseen 2 näkyvät My Submission(s) -osiossa (Omat lähetykset), johon pääsee vasemmassa reunassa Manage my area -sarakkeessa (Hallinnoi omaa aluetta) olevasta valikosta. Voit käyttää myös näytön oikeassa reunassa kutsuluettelon yläpuolella olevaa hakukenttää.

My Invitation(s) -osio (Omat kutsut)

Ensisijainen / muu yhteyshenkilö näkee jokaisen kutsun osalta menettelyn viitenumeron, kutsun tilan (vastaanotettu (received), kuitattu (acknowledged), määräajan, osan (jos menettely on jaettu osiin), menettelyn nimen, menettelyn tyypin ja vaiheen.

Action-valikko (Toiminto), jonka toiminnot vaihtelevat kutsusta ja lähetyksen tilasta riippuen.

Received-tilassa (Vastaanotettu) olevat kutsut:

• Acknowledge Receipt (Kuittaa vastaanotetuksi): napsauttamalla tästä vahvistat vastaanottaneesi kutsun tarjouksen esittämiseen.
• Manage Roles (Hallinnoi rooleja):  voit tarkastella ja hallinnoida pääsyä kutsuihisi (esimerkiksi lisätä tai poistaa henkilöitä, joilla on sinun lisäksesi oikeus suorittaa edellä kuvattuja toimia vastaanottamillesi kutsuille).

Acknowledged-tilassa (Kuitattu) olevat kutsut:

• Start New Submission (Aloita uusi lähetys): napsauttamalla tästä  voit aloittaa uuden tarjouksen.
• Manage Roles (Hallinnoi rooleja):  voit tarkastella ja hallinnoida pääsyä kutsuihisi (esimerkiksi lisätä tai poistaa henkilöitä, joilla on sinun lisäksesi oikeus suorittaa edellä kuvattuja toimia vastaanottamillesi kutsuille).

Jos haluat tarkastella ja hallinnoida tarjouksia tietyn kutsun perusteella, napsauta Submission(s)-linkkiä.
Kunkin lähetyksen (poistettuja lukuun ottamatta) oikealla puolella näkyy Action-valikko (Toiminto), jonka toiminnot vaihtelevat tarjouksen/hakemuksen tilasta riippuen.

Draft-tilassa (Luonnos) olevat tarjoukset:

• • • Edit (Muokkaa): eSubmission avautuu kohdasta, jossa olit viimeksi ennen kuin poistuit järjestelmästä. Voit nyt muokata tarjousta/hakemusta.
    • View (Näytä):  eSubmission avautuu kohdasta, jossa olit viimeksi ennen kuin poistuit järjestelmästä. Et voi muokata tarjousta/hakemusta, koska se näytetään pelkässä lukutilassa. 
    • Delete (Poista):  tarjous-/hakemusluonnos poistetaan Funding & Tenders -portaalista.

Submitted-tilassa (Lähetetty) olevat tarjoukset:

• • • View Receipt (Näytä vahvistus): toimitusvahvistus avautuu näytölle.
    • Withdraw (Peruuta) (käytettävissä vain ennen tarjouksen jättämisen määräaikaa):  ilmoita peruutuksen syy ja vahvista peruutus napsauttamalla Withdraw-painiketta (Peruuta). Kun tarjous/hakemus on peruutettu, sitä ei voi enää tarkastella, muokata eikä lähettää uudelleen.

Withdrawn-tilassa (Peruutettu) olevat tarjoukset:

• • • View Withdrawal Receipt (Näytä peruutusvahvistus): näytölle avautuu peruutusvahvistus.

Deleted-tilassa (Poistettu) olevat tarjoukset:

Action-valikko (Toiminto) ei ole käytettävissä tarjouksille, joiden tila on Deleted (Poistettu). Poistettuja luonnoksia ei saa enää takaisin. 

Tarjousperusteisten neuvottelumenettelyjen seuraavat kierrokset

  Tämä osio koskee vain tarjousperusteisia neuvottelumenettelyjä, joissa on useampi kuin yksi kierros vaiheessa 2.

Jos hankintaviranomainen pyytää sinua toimittamaan tarkistetun tarjouksen eSubmission-palvelun kautta, ensisijainen tai muu yhteyshenkilö saa ilmoituksen Funding & Tenders -portaalista.

Tarkistetun tarjouksen jättäminen edellyttää, että ensisijainen tai muu yhteyshenkilö on kuitannut tarjouspyynnön vastaanottamisen. Kuittauksen jälkeen ensisijainen/muu yhteyshenkilö ohjataan automaattisesti eSubmissioniin, jossa tarjouksen jättämisen voi aloittaa napsauttamalla Uusi lähetys. Lisätietoa tarjouksen jättämisestä seuraavilla kierroksilla on oppaassa Neuvottelumenettelyjen pikaopas – 2. kierros / seuraavat kierrokset. 

Ilmoitusten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa

My notifications (Omat ilmoitukset)

Kun yhteyshenkilö on kirjautunut Funding & Tenders -portaaliin, hän pääsee tälle sivulle napsauttamalla oikeassa yläkulmassa näkyvää hälytyskellokuvaketta.

Tältä sivulta löytyvät seuraavat ilmoitukset:

• Submission Receipt (toimitusvahvistus eli todiste siitä, että tarjous on lähetetty)
• Withdrawal Receipt (peruutusvahvistus eli todiste siitä, että tarjous on peruutettu)

Yhteyshenkilöt voivat valita Funding & Tenders -portaalista saamiensa sähköposti-ilmoitusten lähetystiheyden Preferences-välilehdellä (Asetukset) kohdassa Manage all notifications (Hallinnoi kaikkia ilmoituksia) ilmoitusluettelon alapuolella. Valinnasta riippumatta kaikki saamasi ilmoitukset näkyvät aina My notifications ‑osiossa.

My Formal Notification(s) (Omat viralliset ilmoitukset)

Tätä vasemmalla Manage My Area -kohdan (Hallinnoi omaa aluetta) alla olevaa osiota ei toistaiseksi käytetä hankintamenettelyissä.