Kratki vodič za postupke javne nabave u dva koraka – 1. korak

(ograničeni postupci, natjecateljski postupci uz pregovore i projektni natječaji)

Kratki vodiči ažurirani su kako bi se uzeo u obzir novi postupak objave za postupke s pozivom na nadmetanje, koji se primjenjuje na sve nove postupke objavljene 25. listopada 2023. Ažurirana verzija trenutačno je dostupna samo na engleskom jeziku. Uskoro će biti dostupni prijevodi na sve jezike EU-a.

Kako započeti

Dobro došli u eSubmission!

Sustav eSubmission (e-podnošenje) gospodarskim subjektima omogućuje da u postupcima nabave EU-a elektroničkim putem na strukturiran i siguran način izrade i predaju dokumente (odnosno zahtjev za sudjelovanje).

Ovaj se Kratki vodič odnosi samo na prvi korak postupaka u dva koraka. U tom koraku gospodarski subjekti mogu podnijeti zahtjev za sudjelovanje. Kratki vodiči za drugi korak postupaka u dva koraka i vodiči za druge postupke javne nabave dostupni su na wiki-stranicama za e-nabavu portala Funding & Tenders (Financiranje i natječaji).

Kao gospodarski subjekt možete:

• sastaviti zahtjev kao odgovor na postupak koji je objavila institucija EU-a ili tijelo EU-a

• podnijeti zahtjev na siguran način

• pregledati ili nastaviti s izradom nacrta zahtjeva

• izbrisati nacrt zahtjeva

• primiti dokaz o podnošenju (potvrda o podnošenju) (Submission Receipt)

• povući zahtjev prije isteka roka za dostavu zahtjeva za sudjelovanje

• primiti dokaz o povlačenju (potvrda o povlačenju) (Withdrawal Receipt)

Obavezno pročitajte tehničke preduvjete.

Možete ih pronaći na naslovnici aplikacije eSubmission i u odjeljku Prilozi na stranici Stranke.

Tehnička pomoć

Za tehničku pomoć možete se obratiti našoj službi za podršku korisnicima od 8:00 do 20:00 sati po srednjoeuropskom (ljetnom) vremenu.

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0)229 71063

 Služba za podršku korisnicima dostupna je samo na engleskom jeziku.

Pristupanje sustavu eSubmission

Sustavu eSubmission uvijek ćete pristupati u okviru postupka nabave. Objavljene postupke nabave možete pronaći:

• na portalu Funding & Tenders (Financiranje i natječaji)

• s pomoću aplikacije TED eTendering.

Preduvjeti za upotrebu sustava eSubmission

Da biste mogli koristiti sustav eSubmission, morate se registrirati u sustavu Europske komisije za autentifikaciju korisnika (EU Login). 

Za odgovor na postupak nabave objavljen na EU-ovoj platformi za elektroničku nabavu TED eTendering potrebno je imati račun i na toj platformi.

Da bi se organizacija navedena u elektroničkom zahtjevu mogla identificirati, mora biti registrirana u Komisijinu registru organizacija (Registar sudionika) i imati PIC (identifikacijska oznaka sudionika). Više informacija o PIC-u dostupno je ovdje. Registrirati se mogu sve organizacije, a registracija je besplatna.

EU Login

EU Login omogućuje prijavu na razne usluge i/ili sustave Europske komisije. Ako još nemate EU Login, možete otvoriti račun.

Više informacija dostupno je na stranici EU Login u odjeljku Pomoć.

TED eTendering

TED eTendering platforma je za elektroničku nabavu na kojoj institucije i tijela EU-a objavljuju pozive na podnošenje ponuda.

Račun za eTendering možete otvoriti s pomoću svojeg EU Logina.

Portal Funding & Tenders (Financiranje i natječaji)

Portal Funding & Tenders jedinstvena je ulazna točka (jedinstveno područje elektroničke razmjene podataka) za sudionike i stručnjake u programima financiranja i natječaje kojima upravljaju Europska komisija i druga tijela EU-a.

Na portalu Funding & Tenders sudionici mogu:

• pretraživati EU-ove programe financiranja ili postupke nabave

• upisati se u Registar sudionika 

• pristupiti potvrdama o podnošenju / Submission Receipts (dokazima o podnošenju)

• pregledavati, uređivati ili brisati nacrte zahtjeva

• povući podnesene zahtjeve i pristupati potvrdama o povlačenju / Withdrawal Receipt (dokazima o povlačenju)

• upravljati ulogama.

Registar sudionika

Komisija je uspostavila elektronički registar organizacija koje sudjeluju u pozivima EU-a na podnošenje ponuda ili prijedloga koji sudionicima omogućuje da samo jednom unesu podatke o svojoj organizaciji. Nakon registracije svaka organizacija dobiva jedinstvenu identifikacijsku oznaku sudionika (PIC). Upute o tome kako zatražiti PIC u Registru sudionika dostupne su na sljedećoj stranici.

Priprema zahtjeva za sudjelovanje u sustavu eSubmission

Gospodarski subjekti mogu podnijeti zahtjev za sudjelovanje s pomoću poveznice za TED eTendering navedene u pozivu na nadmetanje / pozivu na projektni natječaj.

Druga je mogućnost pronaći poziv na portalu Funding & Tenders s pomoću funkcije pretraživanja u gornjem lijevom kutu zaslona – kad kliknete na naslov poziva, bit ćete preusmjereni na stranice TED eTendering.

Zatim se na stranicama TED eTendering trebate prijaviti putem računa za TED eTendering i kliknuti na Submit a request to participate (Podnesi zahtjev za sudjelovanje). Bit ćete preusmjereni na portal eSubmission.

U sustavu eSubmission kliknite Nova ponuda/zahtjev kako biste započeli s podnošenjem nove ponude ili Nastavi izradu nacrta kako biste nastavili s radom na ranije započetom nacrtu. Rad na nacrtu možete nastaviti i s portala Funding & Tenders (za više informacija vidjeti odjeljak Upravljanje zahtjevima na portalu Funding & Tenders u ovom vodiču).

Kretanje unutar sustava eSubmission 

Kad započnete s podnošenjem, na vrhu zaslona moći ćete pratiti svoje napredovanje na crti napretka. Na crti su prikazani svi koraci koje je potrebno proći do podnošenja zahtjeva za sudjelovanje. Na njoj ćete vidjeti i na kojem se koraku trenutačno nalazite.

U postupku podnošenja u svakom trenutku možete vidjeti koji su dokumenti učitani klikom na gumb Dokumentacija ponude/zahtjeva s lijeve strane zaslona.

Zahtjev neće biti podnesen javnom naručitelju dok ne kliknete na gumb Podnošenje na kraju postupka.

Načini podnošenja

Kad započnete s podnošenjem novog zahtjeva, od vas će se tražiti da navedete:

• kako ćete podnijeti zahtjev za sudjelovanje: pojedinačni zahtjev ili zajednički zahtjev
• hoće li zahtjev uključivati podugovaranje
• na kojem ćete jeziku podnijeti zahtjev.

Nakon odabira odgovarajuće opcije kliknite na gumb Sljedeće na dnu stranice.

Stranke

U ovom odjeljku treba navesti organizacije koje sudjeluju u podnošenju vašeg zahtjeva (sudionici).  Kliknite na Nova stranka i odaberite vrstu sudionika: glavni sudionik (u slučaju pojedinačnog zahtjeva), voditelj skupine ili član skupine (u slučaju zajedničkog zahtjeva) i podugovaratelj (prema potrebi).

Svi sudionici osim podugovaratelja moraju imati oznaku PIC (identifikacijska oznaka sudionika). Kako biste provjerili je li subjektu već dodijeljen PIC (tj. je li već registriran u Registru sudionika), poslužite se gumbom Pretraži. Pretraživati možete prema PIC-u, PDV broju, nacionalnom registarskom broju i državi. Za pretraživanje prema PDV broju ili nacionalnom registarskom broju morate odabrati i državu.

Ako pri pretraživanju nema rezultata, organizacija se mora registrirati kako bi dobila PIC.  Nakon što dobijete PIC, vratite se na eSubmission, pretražite prema PIC-u i odaberite prikazanu organizaciju.

Na zaslonu će se prikazati podaci povezani s PIC-om u Registru sudionika te će se od vas zatražiti da pošaljete sljedeće obvezne podatke i dokumente:

• za glavnog sudionika ili voditelja skupine:
• osobu za kontakt (ime i e-adresa)
• IBAN / broj bankovnog računa
• za sve sudionike: časnu izjavu (uredno ispunjenu i potpisanu) u odjeljku Prilozi.
  

U odjeljku Osoba za kontakt korisnik kao osobu za kontakt za zahtjev za sudjelovanje može navesti sebe (ime je unaprijed uneseno) ili drugu osobu. Osobi za kontakt dodjeljuje se uloga primarnog koordinatora za kontakt (Primary Coordinator Contact, PCoCo) na portalu Funding & Tenders, a korisniku koji podnosi zahtjev za sudjelovanje (ako se razlikuje od osobe za kontakt) uloga koordinatora za kontakt (Coordinator Contact, CoCo). 

Ako primarni koordinator za kontakt nema račun za EU Login, automatski će se stvoriti privremeni račun na temelju e-adrese osobe za kontakt i ta će osoba e-poštom dobiti poziv da dovrši registraciju za EU Login. Poziv se sastoji od automatske poruke sustava bez upućivanja na postupak. 

U odjeljku Prilozi svakog sudionika možete učitati dokumentaciju sudionika koja se odnosi na kriterije za isključenje i odabir. Provjerite natječajne specifikacije kako biste utvrdili koji se dokumenti moraju uključiti u zahtjev za svakog sudionika.

Kad završite, kliknite na gumb Gotovo. 

Nakon što prođete korak „Načini podnošenja”, više nije moguće promijeniti strukturu iz „zajednički zahtjev” u „pojedinačni zahtjev” i obrnuto. Ako želite promijeniti strukturu zahtjeva ili voditelja skupine, morate izraditi novi zahtjev, koji će prebrisati izrađeni nacrt (izbrisat će se svi prethodno uneseni podaci i učitani dokumenti).

Za prelazak na sljedeći korak kliknite na Sljedeće.

Grupe

U postupku s nekoliko grupa odaberite grupe za koje želite podnijeti zahtjev za sudjelovanje i zatim kliknite na gumb Sljedeće.

Identifikacija sudionika odnosi se na zahtjev u cjelini. Prema tome, ako se sastav konzorcija razlikuje ovisno grupi, treba podnijeti zaseban zahtjev za svaku grupu.

Izvješće o zahtjevu

Izvješće o zahtjevu generira sustav i sastavni je dio zahtjeva. U izvješću se navode svi dokumenti uključeni u zahtjev.

Sustav eSubmission automatski generira izvješće o zahtjevu i dodaje ga u vaš zahtjev. Izvješće o zahtjevu možete pregledati na zaslonu ili ga preuzeti za vlastitu evidenciju (prije podnošenja zahtjeva za sudjelovanje). Nije ga potrebno potpisati ni učitati potpisano izvješće u sustav eSubmission.

Nakon što pregledate izvješće o zahtjevu i zaključite da je vaš zahtjev potpun i spreman za podnošenje, kliknite na Sljedeće da biste nastavili.

Izvješće o zahtjevu nije dokaz o podnošenju. Još niste podnijeli zahtjev. Prijeđite na sljedeći korak i kliknite na Podnesi kako biste dovršili podnošenje.

Podnošenje zahtjeva za sudjelovanje

Kad budete spremni podnijeti svoj zahtjev za sudjelovanje, kliknite na gumb Podnesi. Na zaslonu će se prikazati poruka s potvrdom o podnošenju.

Kliknite na Da ako želite potvrditi podnošenje: više nećete moći izmijeniti tu ponudu.

Sustav vam neće dopustiti podnošenje ako je prošao rok za zaprimanje zahtjeva za sudjelovanje.

Na e-adresu primarnog koordinatora za kontakt / koordinatora za kontakt šalje se obavijest. U obavijesti se navodi poveznica na portal Funding & Tenders, na kojem primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može pronaći potvrdu o podnošenju. Imajte na umu da će subjekti čiji je PIC naveden u zahtjevu dobiti obavijest.

Potvrda o podnošenju dokaz je da je zahtjev zaprimljen u roku.

Upravljanje ulogama na portalu Funding & Tenders (Financiranje i natječaji)

Osobi za kontakt navedenoj u sustavu eSubmission dodjeljuje se uloga primarnog koordinatora za kontakt (Primary Coordinator Contact, PCoCo) za podnošenje zahtjeva za sudjelovanje na portalu Funding & Tenders. Moguć je samo jedan primarni koordinator za kontakt po zahtjevu.

Primarni koordinator za kontakt ne može se promijeniti na portalu. Obratite se javnom naručitelju ako je potrebno imenovati novog primarnog koordinatora za kontakt.

Korisniku koji podnosi zahtjev za sudjelovanje (ako se razlikuje od osobe za kontakt) dodjeljuje se uloga koordinatora za kontakt (Coordinator Contact, CoCo).

Dodatni koordinatori za kontakt mogu se dodati ili ukloniti na portalu Funding & Tenders nakon što javni naručitelj otvori zahtjeve za sudjelovanje i prije nego što pozove odabrane kandidate da podnesu ponudu:

• U padajućem izborniku Action (Radnja), desno od podnesenog zahtjeva za sudjelovanje, kliknite na opciju Manage Roles (Upravljanje ulogama). Ta će se opcija pojaviti tek nakon što javni naručitelj otvori podnesene zahtjeve za sudjelovanje.

• Kliknite na gumb Edit Roles (Uredi uloge).

• Da biste dodali novog koordinatora za kontakt, kliknite na gumb Add Roles (Dodaj uloge).

Da biste izbrisali koordinatora za kontakt, kliknite na ikonu za brisanje pokraj njegova imena.

• Dodajte pojedinosti o osobi koju dodajete kao koordinatora za kontakt i kliknite na gumb Ok (U redu).

  Koordinatori za kontakt dodani kako je prethodno opisano nakon što je javni naručitelj poslao pozive za 2. korak neće moći podnijeti ponudu. Samo primarni koordinatori za kontakt / koordinatori za kontakt koji su primili poziv za 2. korak ili koordinatori za kontakt koji su dodani s pomoću gumba „Manage roles” (Upravljanje ulogama) na pozivu moći će podnijeti ponudu (vidjeti Kratki vodič za drugi korak postupaka u dva koraka).

Upravljanje zahtjevima na portalu Funding & Tenders (Financiranje i natječaji)

Kako biste pristupili svojem osobnom području portala Funding & Tenders, morate se autentificirati klikom na gumb Login (Prijava) u gornjem desnom kutu početne stranice portala Funding & Tenders (unesite svoj EU Login i lozinku).

Pregled zahtjevâ

U odjeljku Manage my area (Upravljanje mojim prostorom) na lijevoj strani primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može naći zahtjeve za sudjelovanje pod odjeljkom My Submission(s) (Moji zahtjevi).
S desne strane iznad popisa zahtjeva dostupno je i polje za pretraživanje.

Odjeljak My Submission(s) (Moji zahtjevi)

Za svaki zahtjev primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može vidjeti referentni broj postupka, identifikacijsku oznaku zahtjeva, datum posljednje obavljene radnje i status zahtjeva (nacrt, podneseno, povučeno, izbrisano), rok, grupu (ako postoji), naslov postupka, vrstu postupka i korak.

Izbornik Action (Radnja) desno od svakog zahtjeva (osim ako je zahtjev izbrisan) omogućuje primarnom koordinatoru za kontakt / koordinatoru za kontakt da obavlja različite radnje ovisno o statusu zahtjeva.

Zahtjeve u statusu nacrt (Draft) možete:

• Edit / uređivati: u sustavu eSubmission otvorit će se zaslon na kojem ste stali; zahtjev tad možete uređivati u sustavu eSubmission
• View / pregledavati: u sustavu eSubmission otvorit će se zaslon na kojem ste stali; zahtjev se ne može uređivati jer ga pregledavate u formatu samo za čitanje 
• Delete / izbrisati:  nacrt zahtjeva izbrisat će se s portala Funding & Tenders.
  
  

Za zahtjeve u statusu podneseno (Submitted) možete:

• View Receipt / pogledati potvrdu: prikazat će se potvrda o podnošenju
• Withdraw / povući zahtjev (samo ako još nije prošao rok za podnošenje): navedite razlog zbog kojeg želite povući zahtjev i potvrdite to klikom na gumb Withdraw (Povuci); povučeni zahtjev ne može se više pregledavati, uređivati ni ponovno podnijeti.
  
  

Zazahtjeve u statusu povučeno (Withdrawn) možete:

• View Withdrawal Receipt / pogledati potvrdu o povlačenju: prikazat će se potvrda o povlačenju.

Za zahtjeve u statusu Deleted / izbrisano:

izbornik Radnja nije dostupan za zahtjeve sa statusom izbrisano / Deleted. Nakon brisanja nacrta zahtjeva sudionik mu više ne može pristupiti. 

Upravljanje obavijestima na portalu Funding & Tenders

My notifications (Moje obavijesti)

Primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt toj stranici može pristupiti klikom na ikonu zvona u gornjem desnom kutu zaslona nakon prijave na portal Funding & Tenders.

Na toj stranici može pronaći sljedeće obavijesti:

• potvrdu o podnošenju (dokaz o podnošenju zahtjeva za sudjelovanje)
• potvrdu o povlačenju (dokaz o povlačenju zahtjeva za sudjelovanje).

Na kartici Preferences (Osobne postavke) u odjeljku Manage all notifications (Upravljanje svim obavijestima) na dnu popisa obavijesti primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može odabrati učestalost slanja e-obavijesti s portala Funding & Tenders. Neovisno o odabranom sve vaše obavijesti uvijek su dostupne u odjeljku My notifications (Moje obavijesti).

My Formal Notification(s) (Moje službene obavijesti)

Ovaj odjeljak, koji se nalazi s lijeve strane odjeljka Manage my area (Upravljanje mojim prostorom), trenutačno se ne koristi za postupke nabave.