Kratki vodič za postupke javne nabave u dva koraka – 1. korak

(ograničeni postupci, natjecateljski postupci uz pregovore,natjecateljski dijalozi, partnerstva za inovacije i projektni natječaji)

Za početak

Dobro došli u eSubmission!

Sustav eSubmission (e-podnošenje) gospodarskim subjektima omogućuje da u postupcima nabave EU-a elektroničkim putem na strukturiran i siguran način izrade i predaju dokumente (odnosno zahtjev za sudjelovanje).

Ovaj se Kratki vodič odnosi samo na prvi korak postupaka u dva koraka. U tom koraku gospodarski subjekti mogu podnijeti zahtjev za sudjelovanje. Kratki vodiči za drugi korak postupaka u dva koraka i vodiči za druge postupke javne nabave dostupni su na wiki-stranicama za e-nabavu portala Financiranje i natječaji.

Kao gospodarski subjekt možete:

• sastaviti zahtjev kao odgovor na postupak koji je objavila institucija, tijelo ili agencija EU-a

• podnijeti zahtjev na siguran način

• pregledati ili nastaviti s izradom nacrta zahtjeva

• izbrisati nacrt zahtjeva

• primiti dokaz o podnošenju (Submission Receipt)

• povući zahtjev prije isteka roka za dostavu zahtjeva za sudjelovanje

• primiti potvrdu o povlačenju (Withdrawal Receipt).

Obavezno pročitajte tehničke preduvjete..

Možete ih pronaći na naslovnici aplikacije eSubmission i u odjeljku Prilozi na stranici Stranke.

Tehnička pomoć

Za tehničku pomoć možete se obratiti našoj službi za podršku od 8:00 do 20:00 sati po srednjoeuropskom vremenu.

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

 +32 (0)229 71063

 Služba za podršku korisnicima dostupna je samo na engleskom jeziku.

Pristupanje sustavu eSubmission

Sustavu eSubmission uvijek ćete pristupati u okviru postupka nabave (poziva na podnošenje ponuda). Objavljeni pozivi na podnošenje ponuda europskih institucija, tijela i agencija nalaze se

• na portalu Financiranje i natječaji

• Aplikacija TED eTendering (za pozive na podnošenje ponuda objavljene prije 25.10.2023.)

Preduvjeti za upotrebu sustava eSubmission

Kako biste se mogli koristiti sustavom eSubmission i odgovarati na pozive na podnošenje ponuda objavljene na portalu Financiranje i natječaji, morate biti registrirani u sustavu Europske komisije za provjeru autentičnosti korisnika (EU Login). 

Za odgovaranje na pozive na podnošenje ponuda objavljene prije 25. listopada 2023. treba vam i korisnički račun na portalu TED eTendering.

Da bi se organizacija navedena u elektroničkom zahtjevu mogla identificirati, mora biti registrirana u Komisijinu registru organizacija (Registar sudionika) i imati PIC (identifikacijska oznaka sudionika). Više informacija o PIC-u dostupno je ovdje.  Registrirati se mogu sve organizacije, a registracija je besplatna.

EU Login

EU Login omogućuje prijavu na razne usluge i/ili sustave Europske komisije. Ako još nemate račun za EU Login, možete ga izraditi.

Više informacija dostupno je na stranici EU Login u odjeljku Pomoć.

Portal Financiranje i natječaji

Portal Financiranje i natječaji jedinstvena je polazna točka (jedinstveno područje elektroničke razmjene podataka) za sudionike i stručnjake u programima financiranja i natječaje kojima upravljaju Europska komisija i druga tijela, institucije i agencije EU-a.

Na portalu Financiranje i natječaji sudionici mogu:

• pretraživati EU-ove programe financiranja ili postupke nabave

• pretplatiti se na pozive na podnošenje ponuda
• pogledati dokumentaciju o nabavi
• postaviti pitanje 

• upisati se u Registar sudionika 

• pristupiti sustavu eSubmission

• pristupiti potvrdama o podnošenju (dokazima o podnošenju)

• pregledavati, uređivati ili brisati nacrte zahtjeva

• povući podnesene zahtjeve i pristupati potvrdama o povlačenju (dokazima o povlačenju)

• upravljati ulogama.

Registar sudionika

Komisija je izradila elektronički registar organizacija koje sudjeluju u pozivima EU-a na podnošenje ponuda ili prijedloga. Zahvaljujući tom registru dovoljno je da sudionici samo jednom unesu podatke o svojoj organizaciji. Nakon registracije svaka organizacija dobiva jedinstvenu identifikacijsku oznaku sudionika (PIC). Upute kako zatražiti PIC u Registru sudionika dostupne su ovdje.

Priprema zahtjeva za sudjelovanje u sustavu eSubmission

Gospodarski subjekti mogu podnijeti zahtjev za sudjelovanje s pomoću poveznice na portal Financiranje i natječaji navedene u pozivu na nadmetanje / pozivu na projektni natječaj.

Na portalu Financiranje i natječaji morate kliknuti na Podnošenje zahtjeva to će vas preusmjeriti na portal eSubmission, pod uvjetom da ste prijavljeni sa svojim računom za EU Login.

Najprije morate pročitati i prihvatiti uvjete korištenja te potvrditi da ste pročitali i razumjeli obavijest o zaštiti podataka.

U sustavu eSubmission kliknite Nova ponuda/zahtjev kako biste započeli s podnošenjem nove ponude ili zahtjeva ili Nastavi izradu nacrta kako biste nastavili s radom na ranije započetom nacrtu. Rad na nacrtu možete nastaviti i s portala Financiranje i natječaji (za više informacija vidjeti odjeljakUpravljanje zahtjevima na portalu Financiranje i natječaji u ovom vodiču).

Kretanje unutar sustava eSubmission 

Nakon što započnete s podnošenjem, na vrhu zaslona moći ćete pratiti svoje napredovanje na traci s tijekom postupka. Na traci su prikazani svi koraci koje je potrebno proći do podnošenja zahtjeva za sudjelovanje. Na njoj ćete vidjeti i na kojem se koraku trenutačno nalazite.

U postupku podnošenja u svakom trenutku možete vidjeti koji su dokumenti učitani klikom na gumb Dokumentacija ponude/zahtjeva s lijeve strane zaslona.

Zahtjev neće biti podnesen javnom naručitelju dok ne kliknete na gumb Podnesi na kraju postupka.

Načini podnošenja

Kad započnete s podnošenjem novog zahtjeva, od vas će se tražiti da navedete:

• kako ćete podnijeti zahtjev za sudjelovanje: pojedinačni zahtjev ili zajednički zahtjev
• hoće li zahtjev uključivati podugovaranje
• na kojem ćete jeziku podnijeti zahtjev.

Nakon odabira odgovarajuće opcije kliknite na gumb Sljedeće na dnu stranice.

Stranke

U ovom odjeljku treba navesti organizacije koje sudjeluju u podnošenju vašeg zahtjeva (sudionici). Kliknite na Nova stranka i odaberite vrstu sudionika: glavni sudionik (u slučaju pojedinačnog zahtjeva), voditelj skupine ili član skupine (u slučaju zajedničkog zahtjeva) i podugovaratelj (prema potrebi).

Svi sudionici osim podugovaratelja moraju imati oznaku PIC (identifikacijska oznaka sudionika). Kako biste provjerili je li subjektu već dodijeljen PIC (tj. je li već registriran u Registru sudionika), poslužite se gumbom Pretraži. Pretraživati možete prema PIC-u, PDV broju, nacionalnom registarskom broju i zemlji. Za pretraživanje prema PDV broju ili nacionalnom registarskom broju morate odabrati i zemlju.

Ako pri pretraživanju nema rezultata, organizacija se mora registrirati kako bi dobila PIC.  Nakon što dobijete PIC, vratite se na eSubmission, pretražite prema PIC-u i odaberite prikazanu organizaciju.

Na zaslonu će se prikazati podaci povezani s PIC-om u Registru sudionika te će se od vas zatražiti da pošaljete sljedeće obvezne podatke i dokumente:

• za glavnog sudionika ili voditelja skupine:
• osobu za kontakt (ime i e-adresa)
• IBAN / broj bankovnog računa
• za sve sudionike: časnu izjavu (propisno ispunjenu i potpisanu) u odjeljku Prilozi.
  

U odjeljku Osoba za kontakt korisnik kao osobu za kontakt za zahtjev za sudjelovanje može navesti sebe (ime je unaprijed uneseno) ili drugu osobu. Osobi za kontakt dodjeljuje se uloga primarnog koordinatora za kontakt (Primary Coordinator Contact, PCoCo) na portalu Financiranje i natječaji, a korisniku koji podnosi zahtjev za sudjelovanje (ako se razlikuje od osobe za kontakt) uloga koordinatora za kontakt (Coordinator Contact, CoCo). 

Ako primarni koordinator za kontakt nema račun za EU Login, automatski će se kreirati privremeni račun na temelju e-adrese osobe za kontakt i ta će osoba e-poštom dobiti poziv da dovrši registraciju za EU Login. Poziv se sastoji od automatske poruke sustava bez upućivanja na postupak. 

U odjeljku Prilozi svakog sudionika možete učitati dokumentaciju sudionika koja se odnosi na kriterije za isključenje i odabir. Provjerite natječajne specifikacije kako biste utvrdili koji se dokumenti moraju uključiti u zahtjev za svakog sudionika.

Kad završite, kliknite na gumb Gotovo. 

Nakon što prođete korak „Načini podnošenja”, više nećete moći promijeniti strukturu iz „zajednički zahtjev” u „pojedinačni zahtjev” i obrnuto. Ako želite promijeniti strukturu zahtjeva ili voditelja skupine, morate izraditi novi zahtjev, koji će prebrisati izrađeni nacrt (izbrisat će se svi prethodno uneseni podaci i učitani dokumenti).

Za prelazak na sljedeći korak kliknite na Sljedeće.

Grupe

U postupku s nekoliko grupa odaberite grupe za koje želite podnijeti zahtjev za sudjelovanje i zatim kliknite na gumb Sljedeće.

Identifikacija sudionika odnosi se na zahtjev u cjelini. Prema tome, ako se sastav konzorcija razlikuje ovisno grupi, treba podnijeti zaseban zahtjev za svaku grupu.

Izvješće o zahtjevu

Izvješće o zahtjevu generira sustav i sastavni je dio zahtjeva. U izvješću se navode svi dokumenti uključeni u zahtjev.

Sustav eSubmission automatski generira izvješće o zahtjevu i dodaje ga u vaš zahtjev. Izvješće o zahtjevu možete pregledati na zaslonu ili ga preuzeti za vlastitu evidenciju (prije podnošenja zahtjeva za sudjelovanje). Nije ga potrebno potpisati niti učitati potpisano izvješće u sustav eSubmission.

Nakon što pregledate izvješće o zahtjevu i zaključite da je vaš zahtjev potpun i spreman za podnošenje, kliknite na Sljedeće da biste nastavili.

Izvješće o zahtjevu nije dokaz o podnošenju. Još niste podnijeli zahtjev. Prijeđite na sljedeći korak i kliknite na Podnesi kako biste dovršili podnošenje.

Podnošenje zahtjeva za sudjelovanje   

Kad budete spremni podnijeti svoj zahtjev za sudjelovanje, kliknite na gumb Podnesi. Na zaslonu će se prikazati poruka s potvrdom o podnošenju.

Kliknite na Da ako želite potvrditi podnošenje: nakon toga više nećete moći izmijeniti taj zahtjev.

Sustav vam neće dopustiti podnošenje ako je prošao rok za zaprimanje zahtjeva za sudjelovanje.

Na e-adresu primarnog koordinatora za kontakt / koordinatora za kontakt šalje se obavijest. U obavijesti se navodi poveznica na portal Financiranje i natječaji, na kojem primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može pronaći potvrdu o podnošenju. Imajte na umu da će subjekti čiji je PIC naveden u zahtjevu dobiti obavijest.

Potvrda o podnošenju dokaz je da je zahtjev zaprimljen u roku.

Upravljanje ulogama na portalu Financiranje i natječaji

Osobi za kontakt navedenoj u sustavu eSubmission dodjeljuje se uloga primarnog koordinatora za kontakt (Primary Coordinator Contact, PCoCo) za podnošenje zahtjeva za sudjelovanje i poziv za 2. korak na portalu Financiranje i natječaji. Korisnik koji podnosi zahtjev (ako se razlikuje od osobe za kontakt u zahtjevu) dobiva ulogu koordinatora za kontakt (Coordinator Contact (CoCo))  za podnošenje zahtjeva i poziv za 2. korak, osim u slučaju da je primarni koordinator za kontakt / drugi koordinator za kontakt za podnošenje zahtjeva uklonio ulogu u razdoblju od trenutka kada javni naručitelj otvori zahtjeve do primitka poziva za 2. korak.

Dodatni koordinator za kontakt Coordinator Contact (CoCo) za podnošenje zahtjeva može se dodati ili ukloniti pomoću gumba Manage Roles (Upravljanje ulogama) (vidjeti u nastavku).

Napominjemo da za pojedini poziv ili zahtjev može postojati samo jedan primarni koordinator za kontakt. Primarni koordinator za kontakt za podnošenje zahtjeva (1. korak) ne može se zamijeniti ili ukloniti preko portala (ako primarnog koordinatora za kontakt za podnošenje zahtjeva treba zamijeniti, obratite se korisničkoj podršci portala).

Glavni koordinator za kontakt za poziv za 2. korak na portalu Financiranje i natječaji mogu izravno zamijeniti LEAR (imenovani zastupnik) i administrator računa (više nije potrebno kontaktirati korisničku podršku) nakon pokretanja poziva za 2. korak.

Kako biste dodali/uklonili uloge povezane sa zahtjevom slijedite sljedeće korake:

1.	U padajućem izborniku Action (Radnja), desno od podnesenog zahtjeva za sudjelovanje, kliknite na opciju Manage Roles (Upravljanje ulogama). Ta će se opcija pojaviti tek nakon što javni naručitelj otvori podnesene zahtjeve za sudjelovanje.
2.	Kliknite na gumb Edit Roles (Uredi uloge).
3.	Da biste dodali novog koordinatora za kontakt za podnošenje zahtjeva, kliknite na   Add Roles  (Dodavanje uloga)   .
4.	Dodajte pojedinosti o osobi koju dodajete kao dodatnog koordinatora za kontakt i kliknite na gumb Save (Spremi).
5.	Da biste izbrisali koordinatora za kontakt, kliknite na ikonu za brisanje pokraj njegova imena.

    Koordinatori za kontakt koji se na prethodno opisan način dodaju nakon što je javni naručitelj poslao pozive za 2. korak neće moći podnijeti ponudu. Samo primarni koordinatori za kontakt / koordinatori za kontakt koji su primili poziv za 2. korak ili koordinatori za kontakt koji su dodani s pomoću gumba „Manage roles” (Upravljanje ulogama) u pozivu moći će podnijeti ponudu (vidjeti Kratki vodič za drugi korak postupaka u dva koraka).

Upravljanje zahtjevima na portalu Financiranje i natječaji

Kako biste pristupili svojem osobnom području portala Financiranje i natječaji, morate se autentificirati klikom na gumb Sign in (Prijava) u gornjem desnom kutu početne stranice portala Financiranje i natječaji (unesite svoje korisničko ime i lozinku za EU Login).

Pregled zahtjevâ

U odjeljku Manage my area (Upravljanje mojim prostorom) na lijevoj strani primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može naći zahtjeve za sudjelovanje pod odjeljkom My Submission(s) (Moji zahtjevi).
S desne strane iznad popisa zahtjeva dostupno je i polje za pretraživanje.

Odjeljak My Submission(s) (Moji zahtjevi)

Za svaki zahtjev primarni koordinator za kontakt/koordinator za kontakt može vidjeti referentni broj postupka,identifikacijsku oznaku zahtjeva, datum posljednje provedene radnjei status podnošenja (nacrt, podneseno, povučeno, izbrisano), rok, grupu (ako je primjenjivo), naziv postupka, vrstu postupka i korak.

Izbornik Action (Radnja) desno od svakog zahtjeva (osim ako je zahtjev izbrisan) omogućuje primarnom koordinatoru za kontakt / koordinatoru za kontakt da obavlja različite radnje ovisno o statusu zahtjeva.

Zahtjeve sa statusom nacrt možete:  

• uređivati: u sustavu eSubmission otvorit će se zaslon na kojem ste stali; zahtjev tad možete uređivati u sustavu eSubmission
• pregledavati: u sustavu eSubmission otvorit će se zaslon na kojem ste stali; zahtjev se ne može uređivati jer ga pregledavate u formatu samo za čitanje 
• izbrisati: nacrt zahtjeva izbrisat će se s portala Financiranje i natječaji.
  
  

Za zahtjeve sa statusom podneseno možete:

• pogledati potvrdu: prikazat će se potvrda o podnošenju
• povući zahtjev (samo ako još nije prošao rok za podnošenje): navedite razlog zbog kojeg želite povući zahtjev i potvrdite to klikom na gumb Withdraw (Povuci); povučeni zahtjev ne može se više pregledavati, uređivati niti ponovno podnijeti.
  
  

Zazahtjeve sa statusom povučeno možete:

• pogledati potvrdu o povlačenju: prikazat će se potvrda o povlačenju.

Za zahtjeve sa statusom izbrisano:

Izbornik Action (Radnja) nije dostupan za zahtjeve sa statusom izbrisano. Nakon brisanja nacrta zahtjeva sudionik mu više neće moći pristupiti. 

Upravljanje obavijestima na portalu Financiranje i natječaji 

My notifications (Moje obavijesti)

Primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt toj stranici može pristupiti klikom na ikonu zvona u gornjem desnom kutu zaslona nakon prijave na portal Financiranje i natječaji.

Na toj stranici primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može pronaći sljedeće obavijesti:

• potvrdu o podnošenju (dokaz o podnošenju zahtjeva za sudjelovanje)
• potvrdu o povlačenju (dokaz o povlačenju zahtjeva za sudjelovanje).

Na kartici Preferences (Osobne postavke) u odjeljku Manage all notifications (Upravljanje svim obavijestima) na dnu popisa obavijesti primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može odabrati koliko će često primati e-obavijesti s portala Financiranje i natječaji. Neovisno o odabranom sve vaše obavijesti uvijek su dostupne u odjeljku My notifications (Moje obavijesti).

My Formal Notification(s) (Moje službene obavijesti) 

Ovaj odjeljak, koji se nalazi s lijeve strane odjeljka Manage my area (Upravljanje mojim prostorom), trenutačno se ne koristi za postupke nabave.