Glaustas dalyvavimo dviejų etapų viešųjų pirkimų procedūrose vadovas. 1 etapas

(riboti konkursai, konkurso procedūros su derybomis ir projekto konkursai)

Trumpieji vadovai atnaujinti siekiant atsižvelgti į naują skelbimo apie pirkimą procedūrų, kurios taikomos visoms naujoms procedūroms, paskelbtoms 2023 m. spalio 25 d., skelbimo procesą. Ši atnaujinta versija šiuo metu pateikiama tik anglų kalba. Netrukus bus parengti vertimai į visas ES kalbas.

Kaip pradėti?

Sveiki! Susipažinkite su sistema eSubmission.

Naudodamiesi sistema eSubmission, ekonominės veiklos vykdytojai gali elektroniniu būdu dalyvauti ES viešųjų pirkimų procedūrose: parengti dalyvavimo prašymus ir nuosekliai ir saugiai juos pateikti elektroninėmis priemonėmis.

Šis glaustas vadovas skirtas tik pirmajam dviejų etapų procedūrų etapui. Šiame etape ekonominės veiklos vykdytojai gali pateikti dalyvavimo prašymą. Glaustus dalyvavimo antrajame dviejų etapų procedūrų etape ir kitose viešųjų pirkimų procedūrose vadovus galima rasti Finansavimo ir konkursų portalo E. viešųjų pirkimų vikyje.

Ekonominės veiklos vykdytojas čia gali:

• parengti dalyvavimo ES institucijos ar įstaigos paskelbtame konkurse prašymą,

• jį saugiai pateikti,

• peržiūrėti arba toliau pildyti išsaugotą projektą,

• pašalinti projektą,

• gauti dalyvavimo prašymo pateikimo įrodymą („Submission Receipt“, gavimo patvirtinimą),

• atšaukti dalyvavimo prašymą iki prašymų pateikimo termino,

• gauti atšaukimo įrodymą („Withdrawal Receipt“, atšaukimo patvirtinimą).

Svarbu susipažinti su sistemos reikalavimais.

Jie nurodyti pirmajame sistemos eSubmission puslapyje ir puslapio „Šalys“ skirsnyje „Priedai“.

Kur kreiptis techninės pagalbos?

Jei reikia pagalbos, 8.00–20.00 val. Vidurio Europos laiku (CET arba CEST) galima kreiptis į mūsų pagalbos tarnybą.

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 229 71063

 Pagalbos tarnyba konsultuoja tik anglų kalba.

Kaip prisijungti prie sistemos eSubmission?

Vykstant viešųjų pirkimų procedūrai visada reikės prisijungti prie sistemos eSubmission. Viešųjų pirkimų procedūros yra skelbiamos:

• Finansavimo ir konkursų portale,

• platformoje „TED eTendering“.

Ko reikia norint naudotis sistema eSubmission?

Norint naudotis sistema eSubmission reikia būti užsiregistravus Europos Komisijos naudotojų tapatybės atpažinimo sistemoje („EU Login“). 

Norint dalyvauti ES elektroninėje viešųjų pirkimų platformoje „TED eTendering“ skelbiamose viešųjų pirkimų procedūrose taip pat reikia susikurti „TED eTendering“ paskyrą.

Kad elektroniniame dalyvavimo prašyme būtų galima nurodyti jūsų organizaciją, ji turi būti registruota Komisijos organizacijų registre (Dalyvių registre) ir turėti PIC (dalyvio identifikavimo kodą). Daugiau informacijos apie PIC pateikiama čia. Registruotis gali visos organizacijos nemokamai.

„EU Login“

„EU Login“ yra tapatybės atpažinimo sistema, suteikianti galimybę prisijungti ir naudotis įvairiomis Europos Komisijos paslaugomis ir (arba) sistemomis. Jei „EU Login“ paskyros dar neturite, galite ją susikurti.

Daugiau informacijos rasite „EU Login“ pagalbos puslapyje.

„TED eTendering“

„TED eTendering“ yra e. viešųjų pirkimų platforma, kurioje ES institucijos ir įstaigos skelbia savo kvietimus pateikti pasiūlymus.

Susikurti „eTendering“ paskyrą galima naudojantis turima „EU login“ paskyra.

Finansavimo ir konkursų portalas

Finansavimo ir konkursų portalas suteikia vieną bendrą prieigą (bendrą keitimosi elektroniniais duomenimis erdvę) Europos Komisijos ir kitų ES įstaigų administruojamų finansavimo programų ir konkursų dalyviams ir ekspertams.

Finansavimo ir konkursų portale dalyviai gali:

• ieškoti galimybių dalyvauti ES finansavimo programose arba viešųjų pirkimų procedūrose,

• užsiregistruoti Dalyvių registre, 

• rasti pasiūlymo / dalyvavimo prašymo gavimo patvirtinimą („Submission Receipt“, pateikimo įrodymą),

• peržiūrėti, redaguoti ar pašalinti pasiūlymų / dalyvavimo prašymų projektus,

• atšaukti pasiūlymus / dalyvavimo prašymus ir rasti atšaukimo patvirtinimą („Withdrawal Receipt“, atšaukimo įrodymą),

• tvarkyti vaidmenis.

Dalyvių registras

Organizacijoms, atsiliepiančioms į ES kvietimus pateikti pasiūlymus ar dalyvaujančioms ES konkursuose, Komisija sukūrė internetinį registrą. Čia galioja principas – dalyviui savo organizacijos duomenis reikia pateikti tik vieną kartą. Užsiregistravusios organizacijos gauna unikalų dalyvio identifikavimo kodą (PIC). Kaip gauti Dalyvių registro PIC, paaiškinama šiame puslapyje.

Kaip parengti dalyvavimo prašymą sistemoje „eSubmission“?

Kiekvienas ekonominės veiklos vykdytojas gali pateikti dalyvavimo prašymą naudodamasis skelbime apie pirkimą arba projekto konkursą nurodyta „TED eTendering“ nuoroda.

Procedūrą rasti galima ir Finansavimo ir konkursų portale: naudodamiesi ekrano viršutiniame kairiajame kampe esančia paieškos funkcija susiraskite procedūros pavadinimą ir jį spustelėję būsite nukreipti į portalą „TED eTendering“.

Naudodamiesi turima „TED eTendering“ paskyra turite prisijungti prie „TED eTendering“, tada spustelėkite „Pateikti dalyvavimo prašymą“ („Submit a request to participate“). Būsite nukreipti į portalą eSubmission.

Čia spustelėkite „Naujas pasiūlymas / dalyvavimo prašymas“, jei norite pradėti pildyti naują dalyvavimo prašymą, arba „Atidaryti pasiūlymo / dalyvavimo prašymo projektą“, jei norite toliau pildyti anksčiau pradėtą dalyvavimo prašymo projektą. Savo projektą taip galite atsidaryti Finansavimo ir konkursų portale (daugiau informacijos pateikiama šio vadovo skirsnyje „Dalyvavimo prašymų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale“ ).

Naršymas sistemoje eSubmission 

Pradėję pildyti dalyvavimo prašymą ekrano viršuje matysite eigos eilutę. Šioje eilutėje nurodomi visi etapai, būtini prieš pateikiant dalyvavimo prašymą. Taip pat galite matyti, kuriame etape tuo metu esate.

Teikiant dalyvavimo prašymą bet kada galima patikrinti, kurie dokumentai jau įkelti, – tam reikia spustelėti mygtuką „Pasiūlymo / Dalyvavimo prašymo dokumentai“ kairėje ekrano pusėje.

Perkančioji organizacija negaus dalyvavimo prašymo, jei pateikimo proceso pabaigoje nespustelėsite mygtuko „Pateikti“.

Pateikimo būdai

Pradedant pildyti naują dalyvavimo prašymą reikės nurodyti:

• dalyvavimo prašymo pateikimo būdą: ar tai atskirai teikiamas dalyvavimo prašymas, ar bendrai teikiamas dalyvavimo prašymas,
• ar numatomi subrangovai,
• kokia kalba jis bus pateiktas.

Tada spustelėkite „Toliau“ puslapio apačioje.

Šalys

Šiame skirsnyje turite nurodyti organizacijų, kurios kartu su jumis teikia dalyvavimo prašymą (t. y. dalyvių), identifikavimo kodus.  Spustelėkite „Naujas dalyvis“ ir pasirinkite dalyvio rūšį: pagrindinis dalyvis (atskirai teikiamo dalyvavimo prašymo atveju), grupės vadovas ar grupės narys (bendrai teikiamo dalyvavimo prašymo atveju) ir subrangovas (jei taikoma).

Reikia nurodyti visų dalyvių, išskyrus subrangovus, identifikavimo kodą PIC (dalyvio identifikavimo kodą). Norint patikrinti, ar subjektas jau turi PIC kodą (t. y. ar jis jau yra įtrauktas į Dalyvių registrą), reikia spustelėti mygtuką „Paieška“. Ieškoti galima pagal PIC kodą, PVM mokėtojo kodą, nacionalinės registracijos numerį ir valstybę. Norint ieškoti pagal PVM mokėtojo kodą ar nacionalinės registracijos numerį, reikia nurodyti ir valstybę.

Jei atlikus paiešką rezultatų nerasta, organizacija turi užsiregistruoti, kad gautų PIC kodą.  Gavus PIC kodą reikia grįžti į sistemą eSubmission, atlikti paiešką pagal PIC ir pasirinkti pateiktą organizaciją.

Ekrane bus matyti su PIC susiję Dalyvių registro duomenys ir bus paprašyta pateikti tokius privalomus duomenis ir dokumentus:

• pagrindinio dalyvio ar grupės vadovo:
• kontaktinį asmenį (asmenvardį ir e. pašto adresą),
• IBAN / banko sąskaitos numerį,
• visų dalyvių: tinkamai užpildytą ir pasirašytą Priesaikos deklaraciją (Garbės pareiškimą) „Priedų“ skirsnyje.
  

Skirsnyje „Kontaktinis asmuo“ naudotojas gali nurodyti save (asmenvardis jau įrašytas) arba kitą asmenį, kuris yra kontaktinis asmuo teikiant dalyvavimo prašymą. Finansavimo ir konkursų portale kontaktinis asmuo gauna pagrindinio koordinuojančio kontaktinio asmens (PCoCo) vaidmenį, o dalyvavimo prašymą teikiantis naudotojas (jei tai ne kontaktinis asmuo) – koordinuojančio kontaktinio asmens (CoCo) vaidmenį. 

Jei PCoCo neturi „EU Login“ paskyros, automatiškai remiantis kontaktinio asmens e. pašto adresu bus sukurta laikina „EU Login“ paskyra, ir tas asmuo bus e. paštu pakviestas baigti registracijos sistemoje „EU Login“. Kvietimas ateis kaip automatinės sistemos žinutė, be nuorodos į procedūrą. 

Kiekvieno dalyvio skirsnyje „Priedai“ galite įkelti su draudimo dalyvauti procedūroje kriterijais (pašalinimo kriterijais) ir atrankos kriterijais susijusius dalyvio dokumentus. Pirkimo specifikacijose nurodyta, kokius dokumentus kuris dalyvis privalo įtraukti teikdamas dalyvavimo prašymą.

Baigę spustelėkite „Atlikta“. 

Po etapo „Pateikimo būdai“ nebegalima keisti struktūros, t. y. bendrai teikiamo dalyvavimo prašymo negalima keisti atskirai teikiamu dalyvavimo prašymu, ir atvirkščiai. Jei norite pakeisti savo dalyvavimo prašymo struktūrą arba grupės vadovą, turite sukurti naują dalyvavimo prašymą, kuriuo bus pakeistas jūsų prašymo projektas (visi anksčiau įvesti duomenys ir įkelti dokumentai bus pašalinti).

Spustelėkite „Toliau“, kad pereitumėte į kitą etapą.

Pirkimo dalys

Kai procedūroje yra kelios pirkimo dalys, pasirinkite dalis, dėl kurių norėtumėte pateikti dalyvavimo prašymą, ir spustelėkite mygtuką „Toliau“.

Laikoma, kad nurodyti dalyviai susiję su visu dalyvavimo prašymu. Todėl, jei kuriai nors daliai sudaryto konsorciumo sudėtis skiriasi, dėl jos reikia pateikti atskirą dalyvavimo prašymą.

Pasiūlymo / dalyvavimo prašymo suvestinė

Sistema sugeneruoja dalyvavimo prašymo suvestinę. Ji yra dalyvavimo prašymo dalis. Dalyvavimo prašymo suvestinėje nurodomi visi į dalyvavimo prašymą įtraukti dokumentai.

eSubmission automatiškai sugeneruoja prašymo suvestinę ir įtraukia ją į jūsų dalyvavimo prašymą. Suvestinę (prieš pateikiant dalyvavimo prašymą) galima peržiūrėti ekrane arba atsisiųsti, jei norite ją turėti savo archyve. Suvestinės pasirašyti ir įkelti į sistemą eSubmission nereikia.

Jei peržiūrėję dalyvavimo prašymo suvestinę manote, kad prašymas yra baigtas rengti ir gali būti pateiktas, spustelėkite „Toliau“.

Dalyvavimo prašymo suvestinė nėra dalyvavimo prašymo pateikimo įrodymas. Jo dar nepateikėte.. Pereikite į kitą etapą ir spustelėkite „Pateikti“, kad pateiktumėte prašymą.

Dalyvavimo prašymo pateikimas

Kai būsite pasirengę pateikti dalyvavimo prašymą, spustelėkite „Pateikti“. Sistemoje pasirodys patvirtinimo žinutė.

Jei norite patvirtinti, spustelėkite „Taip“ – šio dalyvavimo prašymo nebebus galima keisti.

Dėmesio! Sistema neleis pateikti dalyvavimo prašymo, jei dalyvavimo prašymų priėmimo terminas baigėsi.

PCoCo / CoCo e. pašto adresu bus išsiųstas e. pašto pranešimas. Šiame e. paštu atsiųstame pranešime bus nuoroda į Finansavimo ir konkursų portalą, kuriame PCoCo / CoCo gali rasti dalyvavimo prašymo gavimo patvirtinimą („Submission Receipt“). Pastaba. Apie tai bus informuoti teikiant dalyvavimo prašymą naudoto PIC turėtojai.

Dalyvavimo prašymo gavimo patvirtinimas įrodo, kad laikytasi prašymų pateikimo termino.

Vaidmenų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale

Sistemoje eSubmission nurodytas kontaktinis asmuo dalyvavimo prašymui teikti Finansavimo ir konkursų portale gauna pagrindinio koordinuojančio kontaktinio asmens (PCoCo) vaidmenį. Kiekvienam prašymui gali būti paskirtas tik vienas pagrindinis koordinuojantis kontaktinis asmuo.

Portale PCoCo pakeisti negalima. Jei reikia paskirti naują PCoCo, kreipkitės į perkančiąją organizaciją.

Dalyvavimo prašymą teikiantis naudotojas (jei tai nėra kontaktinis asmuo) gauna koordinuojančio kontaktinio asmens (CoCo) vaidmenį.

Po to, kai perkančioji organizacija susipažįsta su dalyvavimo prašymais, ir prieš tai, kai ji pakviečia atrinktus kandidatus pateikti pasiūlymą, Finansavimo ir konkursų portale gali būti pridėti arba pašalinti papildomi koordinuojantys kontaktiniai asmenys (CoCo):

• spustelėkite dalyvavimo prašymo dešinėje esančio išskleidžiamojo meniu „Veiksmas“ („Action“) parinktį „Tvarkyti vaidmenis“ („Manage Roles“). Ši parinktis bus matyti tik po to, kai perkančioji organizacija susipažins su pateiktais dalyvavimo prašymais;

• spustelėkite mygtuką „Redaguoti vaidmenis“ („Edit Roles“);

• kad pridėtumėte naują CoCo, spustelėkite mygtuką  „Pridėti vaidmenis“ („Add Roles“).

Kad pašalintumėte CoCo, spustelėkite pašalinimo piktogramą prie jo asmenvardžio.

• Pridėkite kaip CoCo  įtrauktino asmens duomenis ir spustelėkite mygtuką  „Gerai“ („Ok“).

  Kaip aprašyta pirmiau po to, kai perkančioji organizacija išsiunčia kvietimus į 2 etapą, pridėti CoCo pasiūlymo pateikti negalės. Pasiūlymą pateikti galės tik PCoCo / CoCo, kurie gavo kvietimą į 2 etapą, arba CoCo, kurie buvo pridėti kvietime spustelėjus veiksmo mygtuką „Tvarkyti vaidmenis“ („Manage roles“) (žr. Glaustą dalyvavimo antrajame dviejų etapų procedūrų etape vadovą).

Dalyvavimo prašymų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale

Kad patektumėte į savo asmeninę erdvę Finansavimo ir konkursų portale, turite patvirtinti savo tapatybę spustelėję mygtuką „Prisijungti“ („Login“) Finansavimo ir konkursų portalo pradžios puslapio viršutiniame dešiniajame kampe (įrašykite savo „EU Login“ prisijungimo vardą ir slaptažodį).

Dalyvavimo prašymų peržiūra

Kairėje esančiame skirsnyje „Tvarkyti mano erdvę“ („Manage My Area“) PCoCo / CoCo ras dalyvavimo prašymus skirsnyje „Mano pasiūlymai / dalyvavimo prašymai“ („My Submission(s)“).
Virš pasiūlymų / dalyvavimo prašymų sąrašo dešinėje taip pat pateikiamas paieškos laukelis.

Skirsnis „Mano pasiūlymai / dalyvavimo prašymai“ („My Submission(s)“)

Prie kiekvieno dalyvavimo prašymo PCoCo / CoCo gali matyti procedūros numerį, dalyvavimo prašymo ID, paskutinio atlikto veiksmo datą ir dalyvavimo prašymo būseną („projektas“ („draft“), „pateiktas“ („submitted“), „atšauktas“ („withdrawn“), „pašalintas“ („deleted“)), terminą, pirkimo dalį (jei taikoma), procedūros pavadinimą, procedūros rūšį ir etapą.

Kiekvieno dalyvavimo prašymo (išskyrus pašalintus) dešinėje esantis „Veiksmo“ („Action“) meniu PCoCo / CoCo suteikia galimybę atlikti skirtingus veiksmus priklausomai nuo dalyvavimo prašymo būsenos.

Kai dalyvavimo prašymų būsena – „projektas“ („Draft“), galima:

• redaguoti („Edit“): sistemoje eSubmission atsivers langas, kuris buvo tvarkomas paskutinį kartą ją uždarant. Dabar galite redaguoti dalyvavimo prašymą sistemoje eSubmission;
• peržiūrėti („View“): sistemoje eSubmission atsivers langas, kuris buvo tvarkomas paskutinį kartą ją uždarant. Dalyvavimo prašymo redaguoti negalima, nes jį matote tik skaitymo režimu; 
• pašalinti („Delete“):  dalyvavimo prašymo projektas bus pašalintas iš Finansavimo ir konkursų portalo.
  
  

Kai dalyvavimo prašymų būsena – „pateiktas“ („Submitted“), galima:

• peržiūrėti gavimo patvirtinimą („View Receipt“): bus rodomas dalyvavimo prašymo gavimo patvirtinimas;
• atšaukti („Withdraw“) dalyvavimo prašymą (tik iki pateikimo termino): nurodykite dalyvavimo prašymo atšaukimo priežastį ir patvirtinkite spustelėdami mygtuką „Atšaukti“ („Withdraw“). Atšaukus dalyvavimo prašymą, jo nebegalima peržiūrėti, redaguoti ar dar kartą pateikti.
  
  

Kai dalyvavimo prašymų būsena – „atšauktas“ („Withdrawn“), galima:

• peržiūrėti atšaukimo patvirtinimą („View Withdrawal Receipt“): pasirodys dalyvavimo prašymo atšaukimo patvirtinimas.

Kai dalyvavimo prašymų būsena – „pašalintas“ („Deleted“):

dalyvavimo prašymų, kurių būsena – „pašalintas“ („Deleted“), atveju meniu „Veiksmas“ („Action“) nėra. Pašalinus dalyvavimo prašymo projektą, konkurso dalyvis jo atgauti negali. 

Pranešimų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale

Mano pranešimai („My notifications“)

PCoCo / CoCo gali atsiversti šį puslapį spustelėjęs varpelio piktogramą, kuri, prisijungus prie Finansavimo ir konkursų portalo, rodoma ekrano viršutiniame dešiniajame kampe.

Šiame puslapyje PCoCo / CoCo gali rasti tokius pranešimus:

• gavimo patvirtinimą („Submission Receipt“, dalyvavimo prašymo pateikimo įrodymą),
• atšaukimo patvirtinimą („Withdrawal Receipt“, dalyvavimo prašymo atšaukimo įrodymą).

Skirsnio „Tvarkyti visus pranešimus“ („Manage all notifications“) (pranešimų sąrašo apačioje) kortelėje „Parinktys“ („Preferences“) PCoCo/CoCo gali pasirinkti, kaip dažnai nori e. paštu gauti Finansavimo ir konkursų portalo pranešimus. Nepriklausomai nuo to, ką pasirinksite, visus jums skirtus pranešimus visada rasite skirsnyje „Mano pranešimai“ („My notifications“).

„Mano oficialieji pranešimai“ („My Formal Notification(s)“)

Šis skirsnis, kurį rasite skirsnio „Tvarkyti mano erdvę“ („Manage My Area“) kairėje, šiuo metu viešųjų pirkimų procedūrose nenaudojamas.