Kaip parengti dalyvavimo prašymą sistemoje „eSubmission“?

Pateikti dalyvavimo prašymą gali bet kuris ekonominės veiklos vykdytojas, spustelėjęs skelbime apie pirkimą ar projekto konkursą pateiktą nuorodą į Finansavimo ir konkursų portalą.

Finansavimo ir konkursų portale spustelėję „Jungtis prie „eSubmission“ („Access submission“)“, būsite nukreipti į sistemos „eSubmission“ portalą (jei tuo metu esate prisijungę naudodamiesi savo „EU Login“ paskyra).

Pirmiausia turite perskaityti sąlygas ir su jomis sutikti, taip pat patvirtinti, kad perskaitėte ir supratote Finansavimo ir konkursų portalo pareiškimą dėl privatumo ir Su viešųjų pirkimų sutarčių skyrimu ir viešųjų pirkimų valdymu susijusį pareiškimą dėl privatumo.

Čia spustelėkite „Naujas pasiūlymas / dalyvavimo prašymas“, jei norite pradėti rengti naują dalyvavimo prašymą, arba „Atidaryti pasiūlymo / dalyvavimo prašymo projektą“, jei norite toliau rengti anksčiau pradėtą dalyvavimo prašymo projektą. Savo dalyvavimo prašymo projektą taip pat galite atsidaryti Finansavimo ir konkursų portale (daugiau informacijos pateikiama šio vadovo skirsnyje „Dalyvavimo prašymų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale“).

Naršymas sistemoje „eSubmission“ 

Pradėję rengti dalyvavimo prašymą, ekrano viršuje matysite eigos eilutę. Šioje eilutėje rodomi visi etapai, kuriuos reikia pereiti prieš pateikiant dalyvavimo prašymą. Taip pat galite matyti, kuriame etape tuo metu esate.

Bet kuriuo dalyvavimo prašymo rengimo etapu galima patikrinti, kurie dokumentai jau įkelti, – tam reikia spustelėti kairėje ekrano pusėje esantį mygtuką „Pasiūlymo / dalyvavimo prašymo dokumentai“.

Pateikimo būdai

Pradedant rengti naują dalyvavimo prašymą reikia nurodyti:

• jo pateikimo būdą: ar tai atskirai, ar bendrai teikiamas dalyvavimo prašymas;
• ar jame bus numatyti subrangovai;
• kokia kalba jis bus pateiktas.

Tada spustelėkite puslapio apačioje esantį mygtuką „Toliau“.

Šalys

Šiame skirsnyje turite nurodyti organizacijas, kurios kartu su jumis teikia dalyvavimo prašymą (t. y. dalyvius). Spustelėkite „Naujas dalyvis“ ir pasirinkite dalyvio rūšį, kuri gali būti: pagrindinis dalyvis (atskirai teikiamo dalyvavimo prašymo atveju), grupės vadovas ar grupės narys (bendrai teikiamo dalyvavimo prašymo atveju) ir subrangovas (jei taikoma).

Reikia nurodyti kiekvieno dalyvio, išskyrus subrangovus, identifikavimo kodą (dalyvio identifikavimo kodą – PIC). Jei norite patikrinti, ar subjektas jau turi PIC (t. y. ar jis jau yra įregistruotas Dalyvių registre), naudokitės laukeliu „Ieškoti organizacijos“.

Yra dvi paieškos parinktys – Mano organizacijos ir Kitos organizacijos.

Mano organizacijos. Spustelėjus laukelyje, išsiskleis sąrašas organizacijų, kurias prisijungusysis naudotojas buvo nurodęs anksčiau teiktuose dalyvavimo prašymuose arba kurių atžvilgiu jam yra suteiktas tam tikras vaidmuo (pvz., organizaciją registruojantis asmuo, paskirtasis teisinis atstovas arba paskyros administratorius). Tai tos pačios organizacijos, kurias naudotojai mato Finansavimo ir konkursų portalo meniu, esančio kairėje pusėje, skiltyje „Mano organizacijos“, kai prisijungia prie šio portalo naudodamiesi savo „EU Login“ paskyra.

Kitos organizacijos. Galite ieškoti Dalyvių registre įregistruotų organizacijų įvesdami organizacijos pavadinimą arba PIC (dalyvio identifikavimo kodą).

 Jei paieška rezultatų neduoda, organizacija turi įsiregistruoti, kad gautų PIC. Kai jūsų organizacija bus įregistruota, galite grįžti į sistemą „eSubmission“ ir naudodamiesi viena iš dviejų paieškos galimybių pasirinkti naująjį PIC.

Ekrane pasirodys su tuo PIC susieti Dalyvių registro duomenys ir bus paprašyta pateikti tokius privalomus duomenis ir dokumentus:

• pagrindinio dalyvio ar grupės vadovo:
• kontaktinio asmens duomenis (asmenvardį ir e. pašto adresą);
• IBAN / banko sąskaitos numerį.
  Jei banko sąskaita turi IBAN kodą, turėtumėte pažymėti langelį „IBAN“ ir sistema „eSubmission“ patikrins, ar IBAN kodas yra galiojantis;

• visų dalyvių: tinkamai užpildytą ir pasirašytą priesaikos deklaraciją (ją reikia įkelti į skirsnį „Priedai“).

Skirsnyje „Kontaktinis asmuo“ naudotojas gali pasirinkti save (asmenvardis jau būna įrašytas automatiškai) arba kaip kontaktinį asmenį su dalyvavimo prašymu susijusiais klausimais įrašyti kitą žmogų. Finansavimo ir konkursų portale kontaktiniam asmeniui suteikiamas pagrindinio koordinuojančio kontaktinio asmens (PCoCo) vaidmuo, o dalyvavimo prašymą teikiančiam naudotojui (jei tai kitas asmuo) – koordinuojančio kontaktinio asmens (CoCo) vaidmuo. 

Jei PCoCo neturi „EU Login“ paskyros, naudojant kontaktinio asmens e. pašto adresą bus automatiškai sukurta laikina „EU Login“ paskyra ir tas asmuo bus e. paštu pakviestas užbaigti registracijos sistemoje „EU Login“. Kvietimas ateis kaip automatinė sistemos žinutė, be nuorodos į procedūrą. 

Kiekvieno dalyvio duomenų skirsnyje „Priedai“ galite įkelti dokumentus, susijusius su draudimo dalyvauti procedūroje kriterijais ir atrankos kriterijais. Konkretūs dokumentai, kuriuos dalyvis turi įtraukti į dalyvavimo prašymą, nurodomi pirkimo specifikacijose.

Baigę spustelėkite „Atlikta“. 

Spustelėkite „Toliau“, kad pereitumėte į kitą etapą.

Pirkimo dalys

Jei procedūra apima kelias pirkimo dalis, pasirinkite tą (tas), dėl kurios (-ių) norėtumėte pateikti dalyvavimo prašymą, ir spustelėkite mygtuką „Toliau“.

Dalyvavimo prašymo suvestinė

Sistema sugeneruoja dalyvavimo prašymo suvestinę. Ji yra dalyvavimo prašymo dalis. Dalyvavimo prašymo suvestinėje išvardijami visi į dalyvavimo prašymą įtraukti dokumentai.

Dalyvavimo prašymo suvestinę sistema „eSubmission“ sugeneruoja ir į jūsų dalyvavimo prašymą įtraukia automatiškai. Suvestinę (prieš pateikiant dalyvavimo prašymą) galima peržiūrėti ekrane arba atsisiųsti, jei norite ją išsisaugoti. Suvestinės pasirašyti ir jos pasirašytos įkelti į sistemą „eSubmission“ nereikia.

Jei peržiūrėję dalyvavimo prašymo suvestinę manote, kad dalyvavimo prašymas yra baigtas rengti ir gali būti pateiktas, spustelėkite mygtuką „Toliau“.

Dalyvavimo prašymo pateikimas

Kai būsite pasirengę pateikti dalyvavimo prašymą, spustelėkite „Pateikti“. Sistemoje pasirodys patvirtinimo žinutė.

Jei norite patvirtinti, spustelėkite „Taip“. Kai tai padarysite, dalyvavimo prašymo nebebus galima keisti.

Dėmesio! Sistema neleis pateikti dalyvavimo prašymo, jei dalyvavimo prašymų priėmimo terminas baigėsi.

Kai iki dalyvavimo prašymų pateikimo termino lieka mažiau nei para, sistemoje „eSubmission“ rodomos iki jo likusios valandos / minutės. 

PCoCo / CoCo e. pašto adresais bus išsiųstas e. pašto pranešimas. Šiame pranešime bus pateikta nuoroda į Finansavimo ir konkursų portalą, kur PCoCo / CoCo gali rasti dalyvavimo prašymo pateikimo patvirtinimą. Atkreipkite dėmesį į tai, kad apie dalyvavimo prašymo pateikimą bus informuoti jame nurodytų PIC turėtojai.

Vaidmenų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale

Sistemoje „eSubmission“ nurodytam kontaktiniam asmeniui Finansavimo ir konkursų portale suteikiamas pagrindinio koordinuojančio kontaktinio asmens (PCoCo) ryšiams dėl dalyvavimo prašymo pateikimo ir dėl kvietimo į antrąjį etapą vaidmuo. Dalyvavimo prašymą teikiančiam naudotojui (jei jis nėra dalyvavimo prašyme nurodytas kontaktinis asmuo) suteikiamas koordinuojančio kontaktinio asmens (CoCo) ryšiams dėl prašymo pateikimo ir dėl kvietimo į antrąjį etapą vaidmuo, išskyrus atvejus, kai PCoCo arba kitas CoCo ryšiams dėl prašymo pateikimo tokį vaidmenį panaikina laikotarpiu nuo tada, kai perkančioji organizacija susipažįsta su prašymais, iki tada, kai gaunamas kvietimas į antrąjį etapą.

Pridėti arba pašalinti papildomus koordinuojančius kontaktinius asmenis (CoCo) ryšiams dėl prašymo pateikimo galima spustelėjus mygtuką „Tvarkyti vaidmenis“ („Manage roles“) (žr. toliau).

Atkreipkite dėmesį į tai, kad su kiekvienu kvietimu ar dalyvavimo prašymu gali būti susietas tik vienas PCoCo. PCoCo ryšiams dėl prašymo pateikimo (pirmasis etapas) pakeisti arba pašalinti Finansavimo ir konkursų portale neįmanoma (prireikus jį pakeisti, susisiekite su portalo pagalbos tarnyba).

PCoCo ryšiams dėl kvietimo į antrąjį etapą dabar galima pakeisti ir pačiame Finansavimo ir konkursų portale (nebereikia kreiptis į portalo pagalbos tarnybą) – tai padaryti gali paskirtas teisinis atstovas ir paskyros administratorius, kai tik paskelbiamas kvietimas į antrąjį etapą.

Jei norite pridėti su dalyvavimo prašymu susijusių vaidmenų ar juos panaikinti, atlikite šiuos veiksmus:

CoCo, šiuo būdu pridėti po to, kai perkančioji organizacija jau išsiuntė kvietimus į antrąjį etapą, pasiūlymo pateikti negalės. Pasiūlymą pateikti galės tik PCoCo / CoCo, kurie gavo kvietimą į antrąjį etapą, arba CoCo, kurie buvo pridėti spustelėjus kvietime esantį veiksmo mygtuką „Tvarkyti vaidmenis“ („Manage roles“) (žr. Glaustą dalyvavimo antrajame dviejų etapų procedūrų etape vadovą).

Dalyvavimo prašymų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale

Kad patektumėte į savo asmeninę erdvę Finansavimo ir konkursų portale, turite patvirtinti savo tapatumą spustelėję mygtuką „Prisijungti“ („Sign in“) Finansavimo ir konkursų portalo pradžios puslapio viršutiniame dešiniajame kampe (įrašykite savo „EU Login“ prisijungimo vardą ir slaptažodį).

Dalyvavimo prašymų peržiūra

Dalyvavimo prašymus PCoCo / CoCo ras kairėje pusėje esančios skilties „Mano erdvė“ („My Area“) skirsnio „Viešųjų pirkimų centras“ („Procurement centre“) skyrelyje „Dalyvavimo prašymai“ („Submissions“).

Dešinėje virš dalyvavimo prašymų sąrašo taip pat pateikiamas paieškos laukelis.

Skyrelis „Dalyvavimo prašymai“ („Submissions“)

Peržiūrėdamas kiekvieną dalyvavimo prašymą, PCoCo / CoCo gali matyti procedūros numerį, dalyvavimo prašymo ID, paskutinio atlikto veiksmo datą ir dalyvavimo prašymo būseną („Projektas“ („Draft“), „Pateiktas“ („Submitted“), „Atsiimtas“ („Withdrawn“), „Pašalintas“ („Deleted“)), terminą, pirkimo dalį (jei taikoma), procedūros pavadinimą, rūšį ir etapą.

Kiekvieno dalyvavimo prašymo (išskyrus pašalintus) dešinėje esantis meniu mygtukas (su trimis taškais) suteikia PCoCo / CoCo galimybę atlikti skirtingus veiksmus, priklausomai nuo dalyvavimo prašymo būsenos.

Kai dalyvavimo prašymo būsena yra „Projektas“ („Draft“), jį galima:  

• redaguoti („Edit“): sistemoje „eSubmission“ atsivers langas, kuriame buvote prieš ją užverdami. Dabar galite redaguoti dalyvavimo prašymą šioje sistemoje;
• peržiūrėti („View“): sistemoje „eSubmission“ atsivers langas, kuriame buvote prieš ją užverdami. Dalyvavimo prašymo redaguoti negalima, nes jį matote tik skaitymo režimu; 
• pašalinti („Delete“): dalyvavimo prašymo projektas bus pašalintas iš Finansavimo ir konkursų portalo.

Kai dalyvavimo prašymo būsena yra „Pateiktas“ („Submitted“), galima:

• peržiūrėti pateikimo patvirtinimą („View Receipt“): bus parodytas dalyvavimo prašymo pateikimo patvirtinimas;
• dalyvavimo prašymą atsiimti („Withdraw“) (tik iki dalyvavimo prašymų pateikimo termino): nurodykite dalyvavimo prašymo atsiėmimo priežastį ir patvirtinkite spustelėdami mygtuką „Atsiimti“ („Withdraw“). Atsiėmus dalyvavimo prašymą, jo nebegalima peržiūrėti, redaguoti ar dar kartą pateikti.

Kai dalyvavimo prašymo būsena yra „Atsiimtas“ („Withdrawn“), galima:

• peržiūrėti atsiėmimo patvirtinimą („View Withdrawal Receipt“): bus parodytas dalyvavimo prašymo atsiėmimo patvirtinimas.

Kai dalyvavimo prašymo būsena yra „Pašalintas“ („Deleted“):

su juo negalima atlikti jokių veiksmų. Kai dalyvavimo prašymo projektas pašalinamas, konkurso dalyvis jo atgauti negali.