Glaustas dalyvavimo dviejų etapų viešųjų pirkimų procedūrose vadovas. 2 etapas

(riboti konkursai, konkurso procedūros su derybomis, konkurenciniai dialogai, inovacijų partnerystės procedūros ir projekto konkursai)

Pradiniai veiksmai

Šis glaustas vadovas apima tik antrąjį dviejų etapų procedūrų etapą, kuriuo yra teikiamas pasiūlymas. Tai padaryti gali tik pakviesti kandidatai, kurie pirmuoju etapu nebuvo pašalinti pagal draudimo dalyvauti procedūroje kriterijus ir atitiko atrankos kriterijus. Glausti dalyvavimo pirmajame dviejų etapų procedūrų etape ir kitose viešųjų pirkimų procedūrose vadovai pateikiami Finansavimo ir konkursų portalo e. viešųjų pirkimų vikyje.

Ekonominės veiklos vykdytojai sistemoje „eSubmission“ gali:

• parengti ES institucijos, įstaigos ar agentūros paskelbtam konkursui skirtą pasiūlymą;

• saugiai jį pateikti;

• peržiūrėti arba toliau pildyti išsaugotą pasiūlymo projektą;

• pašalinti pasiūlymo projektą;

• gauti pasiūlymo pateikimo įrodymą (pateikimo patvirtinimą);

• atsiimti pasiūlymą iki pasiūlymų pateikimo termino;

• gauti pasiūlymo atsiėmimo įrodymą (atsiėmimo patvirtinimą).

Svarbu susipažinti su sistemos reikalavimais.

Jie nurodyti pirmajame sistemos „eSubmission“ puslapyje ir puslapio „Šalys“ skirsnyje „Priedai“.

Kur kreiptis techninės pagalbos?

Jei reikia pagalbos, kreipkitės į mūsų pagalbos tarnybą 8–20 val. Vidurio Europos (Briuselio) laiku (CET arba CEST).

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 22971063

 Pagalbos tarnyba konsultuoja tik anglų kalba.

Pasiūlymų ir kvietimų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale

Finansavimo ir konkursų portalas yra Europos Komisijos ir kitų ES institucijų, įstaigų ar agentūrų administruojamų finansavimo programų ir konkursų dalyviams ir ekspertams skirta bendra prieigos sistema (bendra elektroninių duomenų mainų erdvė).

Jei jūsų dalyvavimo prašymas procedūros pirmuoju etapu bus pripažintas tinkamu, iš Finansavimo ir konkursų portalo gausite pranešimą, kviečiantį dalyvauti kitame procedūros etape.

Pranešimas bus išsiųstas:

• pateiktame dalyvavimo prašyme nurodyto kontaktinio asmens (pagrindinio koordinuojančio kontaktinio asmens (PCoCo)) e. pašto adresu;
• su „EU Login“ paskyra, naudota dalyvavimo prašymui pateikti, susietu (t. y. koordinuojančio kontaktinio asmens (CoCo)) e. pašto adresu (jei skiriasi);
• kitų koordinuojančių kontaktinių asmenų (CoCo), pridėtų spustelėjus prie pateikto dalyvavimo prašymo esantį veiksmo mygtuką „Tvarkyti vaidmenis“ („Manage roles“), e. pašto adresais.

Kad patektumėte į savo asmeninę erdvę Finansavimo ir konkursų portale, turite patvirtinti savo tapatumą spustelėję mygtuką „Prisijungti“ („Sign in“) šio portalo pradžios puslapio viršutiniame dešiniajame kampe (įrašykite savo „EU Login“ prisijungimo vardą ir slaptažodį).

Savo asmeninėje erdvėje Finansavimo ir konkursų portale galite:

• peržiūrėti gautus kvietimus pateikti pasiūlymus;
• patvirtinti, kad gavote kvietimą;
• susipažinti su ribotos prieigos pirkimo dokumentais; 
• peržiūrėti ribotos prieigos klausimus ir atsakymus; 
• rengti ir teikti klausimus, susijusius su antruoju procedūros etapu; 
• pradėti rengti naują pasiūlymą, kuriuo atsiliepiama į kvietimą;
• peržiūrėti, redaguoti ar šalinti pasiūlymų projektus;
• atsiimti pateiktus pasiūlymus;
• peržiūrėti pasiūlymų pateikimo / atsiėmimo patvirtinimus (pateikimo / atsiėmimo įrodymus);
• tvarkyti vaidmenis.

Kvietimų peržiūra

Peržiūrėti kvietimus į antrąjį etapą PCoCo / CoCo gali kairėje esančiame naršymo meniu pasirinkęs skirsnį „Mano kvietimai“ („My Invitation(s)“). Dešinėje virš kvietimų sąrašo taip pat pateikiamas paieškos laukelis.

Spustelėję nuorodą „Žiūrėti išsamią informaciją“ („See details“), galėsite:

• peržiūrėti išsamią informaciją apie procedūrą.
  Su procedūra susijusi informacija pateikiama skirsnyje „Bendroji informacija“ („General information“);

• susipažinti su ribotos prieigos pirkimo dokumentais.

Antrojo procedūros etapo dokumentus pakviesti kandidatai gali peržiūrėti skirsnyje „Ribotos prieigos dokumentai“ („Restricted documents“). Perkančiajai organizacijai paskelbus naują dokumento redakciją, galėsite peržiūrėti ir visas ankstesnes jo redakcijas. Naujausia redakcija rodoma ekrane. Jei norite peržiūrėti ankstesnę redakciją, spustelėkite ant išskleidžiamojo meniu ir pasirinkite norimą peržiūrėti redakciją.

Jei dokumentas yra išverstas į kitą kalbą, galėsite peržiūrėti ir vertimą;

•   peržiūrėti ribotos prieigos klausimus ir atsakymus.

Šiame skirsnyje galite užduoti su antruoju procedūros etapu susijusius klausimus. Asmeniškai jums skirtus perkančiosios organizacijos atsakymus rasite skirsnyje „Mano klausimai ir atsakymai į juos“ („My Q&A“). 
Visiems į antrąjį etapą pakviestiems kandidatams skirti atsakymai bus pateikti skirsnyje „Ribotos prieigos klausimai ir atsakymai“ („Restricted Q&A“).

Daugiau informacijos pateikiama puslapyje „Kaip parengti ir pateikti klausimą Finansavimo ir konkursų portale?“.

Skirsnis „Mano kvietimai“ („My Invitation(s)“)

Peržiūrėdamas kiekvieną kvietimą, PCoCo / CoCo gali matyti procedūros numerį, kvietimo būseną („Gauta“ („Received“), „Patvirtinta, kad gauta“ („Acknowledged“)), terminą, pirkimo dalį (jei taikoma), procedūros pavadinimą, rūšį ir etapą.

Kvietimų ir pasiūlymų „Veiksmo“ („Action“) meniu suteikia PCoCo / CoCo galimybę atlikti skirtingus veiksmus, priklausomai nuo kvietimo ar pasiūlymo būsenos.

Kai kvietimo būsena yra „Gauta“ („Received“), galima: 

• patvirtinti gavimą („Acknowledge Receipt“). Spustelėkite čia, kad patvirtintumėte, jog gavote kvietimą pateikti pasiūlymą;
• tvarkyti vaidmenis („Manage Roles“).  Čia galite peržiūrėti ir valdyti prieigos prie jūsų gautų kvietimų teises (pridėti asmenis, kurie taip pat galės atlikti čia aprašytus su jūsų kvietimais susijusius veiksmus, ir (arba) tokius asmenis pašalinti).

Kai kvietimo būsena yra „Patvirtinta, kad gauta“ („Acknowledged“), galima:

• pradėti rengti naują pasiūlymą („Start New Submission“). Spustelėję čia, galėsite pateikti naują pasiūlymą;
• tvarkyti vaidmenis („Manage Roles“).  Čia galite peržiūrėti ir valdyti prieigos prie jūsų gautų kvietimų teises (pridėti asmenis, kurie taip pat galės atlikti čia aprašytus su jūsų kvietimais susijusius veiksmus, ir (arba) tokius asmenis pašalinti).

Jei norite peržiūrėti ir tvarkyti su kvietimu susijusius pasiūlymus, spustelėkite nuorodą „Pasiūlymai“ („Submission(s)“). 
Kiekvieno pasiūlymo (išskyrus pašalintus) dešinėje esantis „Veiksmo“ („Action“) meniu suteikia PCoCo / CoCo galimybę atlikti skirtingus veiksmus, priklausomai nuo pasiūlymo būsenos.

Kai pasiūlymo būsena yra „Projektas“ („Draft“), jį galima:

• • • redaguoti („Edit“): sistemoje „eSubmission“ atsivers langas, kuriame buvote prieš ją užverdami. Dabar galite šioje sistemoje pasiūlymą redaguoti;
    • peržiūrėti („View“):  sistemoje „eSubmission“ atsivers langas, kuriame buvote prieš ją užverdami. Pasiūlymo redaguoti negalima, nes jį matote tik skaitymo režimu; 
    • pašalinti („Delete“):  pasiūlymo projektas bus pašalintas iš Finansavimo ir konkursų portalo.

Kai pasiūlymo būsena yra „Pateiktas“ („Submitted“), galima:

• • • peržiūrėti pateikimo patvirtinimą („View Receipt“): bus parodytas pasiūlymo pateikimo patvirtinimas;
    • pasiūlymą atsiimti („Withdraw“) (tik iki pasiūlymų pateikimo termino):  nurodykite pasiūlymo atsiėmimo priežastį ir patvirtinkite spustelėdami mygtuką „Atsiimti“ („Withdraw“). Atsiėmus pasiūlymą, jo nebegalima peržiūrėti, redaguoti ar dar kartą pateikti.

Kai pasiūlymo būsena yra „Atsiimtas“ („Withdrawn“), galima:

• • • peržiūrėti atsiėmimo patvirtinimą („View Withdrawal Receipt“): bus parodytas pasiūlymo atsiėmimo patvirtinimas.

Kai pasiūlymo būsena yra „Pašalintas“ („Deleted“):
„Veiksmo“ („Action“) meniu tokiu atveju nėra. Pašalinus pasiūlymo projektą, konkurso dalyvis jo atgauti negali. 

Kaip parengti pasiūlymą sistemoje „eSubmission“? 

Kad galėtų pateikti pasiūlymą, PCoCo / CoCo iš pradžių turi patvirtinti, kad gavo kvietimą jį pateikti:

• susiraskite atitinkamą procedūrą Finansavimo ir konkursų portalo skirsnyje „Mano kvietimai“ („My Invitations“);

• kad patvirtintumėte, jog gavote kvietimą, procedūros „Veiksmo“ („Action“) meniu spustelėkite parinktį „Patvirtinti gavimą“ („Acknowledge Receipt“). Kvietimo būsena taps „Patvirtinta, kad gauta“ („Acknowledged“).
  
  

Patvirtinęs, kad gavo kvietimą, PCoCo / CoCo bus automatiškai nukreiptas į sistemą „eSubmission“. Joje bus galima pradėti rengti pasiūlymą spustelėjus mygtuką „Naujas pasiūlymas / dalyvavimo prašymas“. 

Jei norėtumėte pasiūlymą pradėti rengti vėliau:

• prisijunkite prie Finansavimo ir konkursų portalo naudodamiesi asmens, kuris dalyvavimo prašyme nurodytas kaip kontaktinis asmuo (PCoCo), „EU Login“ paskyra arba asmens, kurio „EU Login“ paskyra buvo naudota dalyvavimo prašymui pateikti (CoCo) (jei tai kitas asmuo), paskyra, arba bet kurio kito PCoCo / CoCo, kuriam suteiktas leidimas naudojantis Finansavimo ir konkursų portalo funkcija „Tvarkyti vaidmenis“ („Manage roles“), „EU Login“ paskyra (daugiau informacijos pateikiama šio vadovo skirsnyje „Vaidmenų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale“); Manage roles in Funding & Tenders portal 

• eikite į skirsnį „Mano kvietimai“ („My Invitations“) ir susiraskite procedūrą;

• procedūros „Veiksmo“ („Action“) meniu spustelėkite parinktį „Pradėti rengti naują pasiūlymą“ („Start new submission“). Būsite nukreipti į sistemą „eSubmission“.
  

Sistemoje „eSubmission“ spustelėkite mygtuką „Naujas pasiūlymas / dalyvavimo prašymas“, jei norite pradėti rengti naują pasiūlymą, arba mygtuką „Atidaryti pasiūlymo / dalyvavimo prašymo projektą“, jei norite toliau rengti anksčiau pradėtą pasiūlymo projektą. Savo pasiūlymo projektą taip galite atsidaryti Finansavimo ir konkursų portale (daugiau informacijos pateikiama šio vadovo skirsnyje „Pasiūlymų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale“ ).

Naršymas sistemoje „eSubmission“

Pradėję rengti pasiūlymą, ekrano viršuje matysite eigos eilutę. Šioje eilutėje rodomi visi etapai, kuriuos reikia pereiti prieš pateikiant pasiūlymą. Taip pat galite matyti, kuriame etape tuo metu esate.

Bet kuriuo dalyvavimo prašymo rengimo etapu galima patikrinti, kurie dokumentai jau įkelti, – tam reikia spustelėti kairėje ekrano pusėje esantį mygtuką „Pasiūlymo / dalyvavimo prašymo dokumentai“.

Šalys

Šiuo etapu galima redaguoti tik skirsnį „Kontaktinis asmuo“.

Pasiūlymą pradedantis rengti naudotojas kaip kontaktinį asmenį gali nurodyti save (asmenvardis jau būna įrašytas automatiškai) arba kitą asmenį. Jei pastarasis neturi „EU Login“ paskyros, naudojant kontaktinio asmens e. pašto adresą bus automatiškai sukurta laikina „EU Login“ paskyra, ir tas asmuo bus e. paštu pakviestas užbaigti registracijos sistemoje „EU Login“. Kvietimas ateis kaip automatinė sistemos žinutė, be nuorodos į procedūrą.

Finansavimo ir konkursų portale kontaktiniam asmeniui suteikiamas pagrindinio koordinuojančio kontaktinio asmens (PCoCo) vaidmuo, o pasiūlymą teikiančiam naudotojui (jei tai kitas asmuo) – koordinuojančio kontaktinio asmens (CoCo) vaidmuo. 

Spustelėkite mygtuką „Toliau“, kad pereitumėte į kitą etapą.

Pasiūlymo duomenys

Šiame skirsnyje turite įrašyti (tokiu pačiu formatu, koks parodytas pavyzdyje ekrane) savo pasiūlymo sumą (tik jei sutartis skiriama pagal mažiausių sąnaudų arba mažiausios kainos kriterijų) ir (arba) patvirtinti, kad jūsų pasiūlymas atitinka pirkimo dokumentuose nurodytus minimaliuosius reikalavimus arba jų neatitinka.

Jei patvirtinsite, kad jūsų pasiūlymas minimaliųjų reikalavimų neatitinka, jūsų bus paprašyta tam skirtame teksto laukelyje pateikti paaiškinimą. Atitikties arba neatitikties patvirtinimas ir dėl neatitikties pateiktas paaiškinimas bus įtraukti į pasiūlymo suvestinę.

Kai spustelėsite mygtuką „Išsaugoti“, galėsite įkelti finansinį pasiūlymą ir, jei perkančioji organizacija to reikalauja pirkimo specifikacijose, – techninį pasiūlymą. Kaip techninį arba finansinį pasiūlymą galite įkelti daugiau kaip vieną failą. 

Kai įsitikinsite, kad pasiūlymo duomenys teisingi ir jis baigtas rengti, spustelėkite mygtuką „Toliau“. Šis mygtukas taps aktyvus tik pateikus visus privalomus duomenis ir dokumentus.

Pasiūlymo suvestinė

Sistema sugeneruoja pasiūlymo suvestinę. Ji yra pasiūlymo dalis. Pasiūlymo suvestinėje išvardijami visi į pasiūlymą įtraukti dokumentai.

Pasiūlymo suvestinę sistema „eSubmission“ sugeneruoja ir į jūsų pasiūlymą įtraukia automatiškai. Suvestinę (prieš pateikiant pasiūlymą) galima peržiūrėti ekrane arba atsisiųsti, jei norite ją išsisaugoti. Suvestinės pasirašyti ir jos pasirašytos įkelti į sistemą „eSubmission“ nereikia.

Jei peržiūrėję pasiūlymo suvestinę manote, kad pasiūlymas yra baigtas rengti ir gali būti pateiktas, spustelėkite mygtuką „Toliau“.

Pasiūlymo pateikimas

Kai būsite pasirengę pateikti pasiūlymą, spustelėkite mygtuką „Pateikti“. Sistemoje pasirodys patvirtinimo žinutė.

Jei norite patvirtinti, spustelėkite mygtuką „Taip“. Kai tai padarysite, pasiūlymo nebebus galima keisti.

Dėmesio! Sistema neleis pateikti pasiūlymo, jei pasiūlymų priėmimo terminas baigėsi.

E. pašto adresais, susietais su pagrindinio koordinuojančio kontaktinio asmens (PCoCo) ir visų nurodytų su tuo pasiūlymu susijusių koordinuojančių kontaktinių asmenų (CoCo) „EU login“ paskyromis, bus išsiųstas e. pašto pranešimas. Šiame pranešime bus pateikta nuoroda į Finansavimo ir konkursų portalą, kur bus galima rasti pasiūlymo pateikimo patvirtinimą. 

Vaidmenų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale

Sistemoje „eSubmission“ pateiktame dalyvavimo prašyme (pirmasis etapas) nurodytam kontaktiniam asmeniui Finansavimo ir konkursų portale suteikiamas pagrindinio koordinuojančio kontaktinio asmens (PCoCo) ryšiams dėl kvietimo vaidmuo. Dalyvavimo prašymą teikiančiam naudotojui (jei jis nėra dalyvavimo prašyme nurodytas kontaktinis asmuo) suteikiamas koordinuojančio kontaktinio asmens (CoCo) ryšiams dėl prašymo pateikimo ir dėl kvietimo vaidmuo, išskyrus atvejus, kai PCoCo arba kitas CoCo ryšiams dėl prašymo pateikimo tokį vaidmenį panaikina laikotarpiu nuo tada, kai perkančioji organizacija susipažįsta su prašymais, iki tada, kai gaunamas kvietimas į antrąjį etapą.

Analogiškai, sistemoje „eSubmission“ pateiktame pasiūlyme (antrasis etapas) nurodytam kontaktiniam asmeniui suteikiamas pagrindinio koordinuojančio kontaktinio asmens (PCoCo) ryšiams dėl pasiūlymo pateikimo vaidmuo. PCoCo ryšiams dėl kvietimo ir pasiūlymą teikiančiam naudotojui (jei jis nėra pasiūlyme nurodytas kontaktinis asmuo) suteikiamas koordinuojančio kontaktinio asmens (CoCo) ryšiams dėl pasiūlymo pateikimo vaidmuo.

Pridėti arba pašalinti papildomus koordinuojančius kontaktinius asmenis (CoCo) ryšiams dėl prašymo pateikimo, dėl kvietimo ir dėl pasiūlymo pateikimo galima spustelėjus mygtuką „Tvarkyti vaidmenis“ („Manage roles“) (žr. toliau).

Atkreipkite dėmesį į tai, kad su kiekvienu kvietimu ar pasiūlymu gali būti susietas tik vienas PCoCo.

PCoCo ryšiams dėl prašymo pateikimo (pirmasis etapas) arba dėl pasiūlymo pateikimo (antrasis etapas) pakeisti arba pašalinti negalima.

Pakeisti (ne pašalinti) PCoCo ryšiams dėl kvietimo gali šie asmenys:

•     paskirtas teisinis atstovas arba paskyros administratorius (jei toks yra paskirtas jūsų organizacijos atveju, žr. čia);
•     dabartinis PCoCo (po pakeitimo šis PCoCo nebeturės prieigos prie kvietimo);
  
•     bet kuris CoCo ryšiams dėl kvietimo.

Jei norite pridėti su prašymo ar pasiūlymo pateikimu arba kvietimu susijusių vaidmenų ar juos panaikinti, atlikite šiuos veiksmus:

1	spustelėkite prašymo ar pasiūlymo arba kvietimo dešinėje esančio išskleidžiamojo meniu „Veiksmas“ („Action“) parinktį „Tvarkyti vaidmenis“ („Manage Roles“);
2	spustelėkite mygtuką „Redaguoti vaidmenis“ („Edit Roles“);
3	jei norite pakeisti PCoCo ryšiams dėl kvietimo arba pridėti papildomą CoCo ryšiams dėl prašymo ar pasiūlymo pateikimo arba dėl kvietimo, spustelėkite mygtuką „Pridėti vaidmenų“ („Add Roles“);
4	įrašykite asmens, kuris pakeis dabartinį PCoCo arba kurį pridedate kaip papildomą CoCo, duomenis ir spustelėkite mygtuką „Išsaugoti“ („Save“).  Tuo atveju, kai keičiamas PCoCo ryšiams dėl kvietimo, naująjį PCoCo paskyręs asmuo, spustelėjęs mygtuką „Išsaugoti“ („Save“), gaus patvirtinimo pranešimą.  Paskyrus naują PCoCo ryšiams dėl kvietimo, ankstesnio PCoCo vaidmuo ir teisės panaikinami (ankstesnis PCoCo netenka prieigos) ir iš karto priskiriami naujajam PCoCo. Naujajam PCoCo, ankstesniam PCoCo ir visiems CoCo, susietiems su kvietimu, kurio PCoCo buvo pakeistas, iš Finansavimo ir konkursų portalo bus išsiųsti automatiniai pranešimai;
5	jei norite pašalinti CoCo, spustelėkite pašalinimo piktogramą prie jo vardo ir pavardės. PCoCo ryšiams dėl kvietimo pašalinti negalima – jį galima tik pakeisti.

Vėlesnės konkurso procedūrų su derybomis ir inovacijų partnerystės procedūrų pakopos

Šis skirsnis taikomas tik konkurso procedūroms su derybomis ir inovacijų partnerystės procedūroms, kurių antruoju etapu rengiamos daugiau nei vienos pakopos derybos.

Jei perkančioji organizacija nuspręs jus pakviesti per sistemą „eSubmission“ pateikti peržiūrėtą pasiūlymą, PCoCo / CoCo gaus pranešimą iš Finansavimo ir konkursų portalo.

Kad galėtų pateikti peržiūrėtą pasiūlymą, PCoCo / CoCo turi patvirtinti, kad gavo kvietimą. Patvirtinęs, kad gavo kvietimą, PCoCo / CoCo bus automatiškai nukreiptas į sistemą „eSubmission“. Joje bus galima pradėti rengti peržiūrėtą pasiūlymą spustelėjus mygtuką „Naujas pasiūlymas / dalyvavimo prašymas“. Kaip pateikti peržiūrėtą pasiūlymą vėlesnėse pakopose, paaiškinama Glaustame dalyvavimo derybų procedūrose vadove (2 pakopa / vėlesnės pakopos). 

Pranešimų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale

Mano pranešimai („My notifications“)

Patekti į šį puslapį PCoCo / CoCo gali spustelėjęs varpelio piktogramą, kuri, prisijungus prie Finansavimo ir konkursų portalo, rodoma ekrano viršutiniame dešiniajame kampe.

Šiame puslapyje PCoCo / CoCo gali rasti tokius pranešimus:

• pateikimo patvirtinimą („Submission Receipt“) (pasiūlymo pateikimo įrodymą);
• atsiėmimo patvirtinimą („Withdrawal Receipt“) (pasiūlymo atsiėmimo įrodymą).

Skirsnio „Tvarkyti visus pranešimus“ („Manage all notifications“) (nuoroda į jį pateikiama pranešimų sąrašo apačioje) kortelėje „Parinktys“ („Preferences“) PCoCo / CoCo gali pasirinkti, kaip dažnai jis nori e. paštu gauti Finansavimo ir konkursų portalo pranešimus. Nepriklausomai nuo to, ką pasirinksite, visus jums skirtus pranešimus visada rasite skirsnyje „Mano pranešimai“ („My notifications“).

„Mano oficialieji pranešimai“ („My Formal Notification(s)“)

Šis skirsnis, kurį rasite skilties „Tvarkyti mano erdvę“ („Manage My Area“) kairėje, šiuo metu viešųjų pirkimų procedūrose nenaudojamas.