Kvietimų ir pasiūlymų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale

Finansavimo ir konkursų portalas yra Europos Komisijos ir kitų ES institucijų, įstaigų ar agentūrų administruojamų finansavimo programų ir konkursų dalyviams ir ekspertams skirta bendra prieigos sistema (bendra elektroninių duomenų mainų erdvė).  

Jei jūsų dalyvavimo prašymas procedūros pirmuoju etapu bus pripažintas tinkamu, iš Finansavimo ir konkursų portalo gausite pranešimą, kviečiantį dalyvauti kitame procedūros etape.

Pranešimas bus išsiųstas:

• pateiktame dalyvavimo prašyme nurodyto kontaktinio asmens (pagrindinio koordinuojančio kontaktinio asmens (PCoCo)) e. pašto adresu;
• su „EU Login“ paskyra, naudota dalyvavimo prašymui pateikti, susietu (t. y. koordinuojančio kontaktinio asmens (CoCo)) e. pašto adresu (jei skiriasi);
• kitų koordinuojančių kontaktinių asmenų (CoCo), pridėtų spustelėjus prie pateikto dalyvavimo prašymo esantį veiksmo mygtuką „Tvarkyti vaidmenis“ („Manage roles“), e. pašto adresais.

Kad patektumėte į savo asmeninę erdvę Finansavimo ir konkursų portale, turite patvirtinti savo tapatumą spustelėję mygtuką „Prisijungti“ („Sign in“) Finansavimo ir konkursų portalo pradžios puslapio viršutiniame dešiniajame kampe (įrašykite savo „EU Login“ prisijungimo vardą ir slaptažodį).

 
Savo asmeninėje erdvėje Finansavimo ir konkursų portale galite:

• peržiūrėti gautus kvietimus pateikti pasiūlymus;
• patvirtinti, kad gavote kvietimą;
• susipažinti su ribotos prieigos pirkimo dokumentais;
• peržiūrėti ribotos prieigos klausimus ir atsakymus;
• rengti ir teikti klausimus, susijusius su antruoju procedūros etapu;
• pradėti rengti naują pasiūlymą, kuriuo atsiliepiama į kvietimą;
• peržiūrėti, redaguoti ar šalinti pasiūlymų projektus;
• atsiimti pateiktus pasiūlymus;
• peržiūrėti pasiūlymų pateikimo / atsiėmimo patvirtinimus (pateikimo / atsiėmimo įrodymus);
• tvarkyti vaidmenis;
• tvarkyti pranešimus.
  
  

Kvietimų peržiūra

Peržiūrėti kvietimus į antrąjį etapą PCoCo / CoCo gali kairėje esančiame naršymo meniu pasirinkęs skirsnį „Kvietimai“ („Invitations“). Dešinėje virš kvietimų sąrašo taip pat pateikiamas paieškos laukelis.

Peržiūrint kiekvieną kvietimą, galima matyti:

• procedūros numerį,
• pirkimo dalį (jei taikoma),
• terminą,
• kvietimo būseną („Gauta“ („Received“), „Patvirtinta, kad gauta“ („Acknowledged“), „Baigė galioti“ („Closed“)),
• procedūros rūšį ir etapą (jei tai dviejų etapų procedūra) arba raundą (jei tai derybų procedūra),
• procedūros pavadinimą.
  

Spustelėję procedūros numerį arba parinktį „Peržiūrėti informaciją“ („See details“), pateksite į kvietimo informacijos puslapį. Jame galite spustelėti skirsnį „Informacija“ („Details“) arba skirsnį „Konsorciumas“ („Consortium“).

Skirsnis „Informacija“ („Details“)

Skirsnyje „Informacija“ („Details“) galėsite:

• peržiūrėti informaciją apie procedūrą.  
  Su procedūra susijusi informacija pateikiama skirsnyje „Bendroji informacija“ („General information“);

• susipažinti su ribotos prieigos pirkimo dokumentais.

Antrojo procedūros etapo dokumentus pakviesti kandidatai gali peržiūrėti skirsnyje „Ribotos prieigos dokumentai“ („Restricted documents“). Perkančiajai organizacijai paskelbus naują dokumento redakciją, galėsite peržiūrėti ir visas ankstesnes jo redakcijas. Naujausia redakcija rodoma ekrane. Jei norite peržiūrėti ankstesnę redakciją, spustelėkite ant išskleidžiamojo meniu ir pasirinkite norimą peržiūrėti redakciją.

Jei dokumentas yra išverstas į kitą kalbą, galėsite peržiūrėti ir vertimą;

•  peržiūrėti ribotos prieigos klausimus ir atsakymus.

Šiame skirsnyje galite užduoti su antruoju procedūros etapu susijusius klausimus. Asmeniškai jums skirtus perkančiosios organizacijos atsakymus rasite skirsnyje „Mano klausimai ir atsakymai į juos“ („My Q&A“). Visiems į antrąjį etapą pakviestiems kandidatams skirti atsakymai bus pateikti skirsnyje „Ribotos prieigos klausimai ir atsakymai“ („Restricted Q&A“).

Daugiau informacijos pateikiama puslapyje „Kaip parengti ir pateikti klausimą Finansavimo ir konkursų portale?“.

Skirsnis „Konsorciumas“ („Consortium“)

Šiame skirsnyje galite peržiūrėti organizacijos, kuriai išsiųstas atitinkamas kvietimas, duomenis (konsorciumo atveju bus rodomi visi konsorciumo nariai).

Spustelėję rodyklę galėsite peržiūrėti organizacijos atžvilgiu suteiktus vaidmenis. Jei norite juos tvarkyti, spustelėkite mygtuką „Redaguoti vaidmenis“ („Edit Roles“).

Skirsnis „Kvietimai“ („Invitations“)

Peržiūrėdamas kiekvieną kvietimą, PCoCo / CoCo gali matyti procedūros numerį, kvietimo būseną („Gauta“ („Received“), „Patvirtinta, kad gauta“ („Acknowledged“)), terminą, pirkimo dalį (jei taikoma), procedūros pavadinimą, rūšį ir etapą. Kvietimų / pasiūlymų meniu mygtukas (su trimis taškais)  suteikia PCoCo/CoCo galimybę atlikti skirtingus veiksmus, priklausomai nuo kvietimo / pasiūlymo būsenos.

Kai kvietimo būsena yra „Gauta“ („Received“), galima:   

• patvirtinti gavimą („Acknowledge Receipt“). Spustelėkite čia, kad patvirtintumėte, jog gavote kvietimą pateikti pasiūlymą;
• tvarkyti vaidmenis („Manage Roles“). Čia galite peržiūrėti ir valdyti prieigos prie jūsų gautų kvietimų teises (pridėti asmenis, kurie taip pat galės atlikti čia aprašytus su jūsų kvietimais susijusius veiksmus, ir (arba) tokius asmenis pašalinti);
• peržiūrėti informaciją („See details“). Čia galite susipažinti su informacija apie procedūrą.

Kai kvietimo būsena yra „Patvirtinta, kad gauta“ („Acknowledged“), galima:

• pradėti rengti naują pasiūlymą („Start New Submission“). Spustelėkite čia, kad pateiktumėte naują pasiūlymą;
• tvarkyti vaidmenis („Manage Roles“). Čia galite peržiūrėti ir valdyti prieigos prie jūsų gautų kvietimų teises (pridėti asmenis, kurie taip pat galės atlikti čia aprašytus su jūsų kvietimais susijusius veiksmus, ir (arba) tokius asmenis pašalinti).

Jei norite peržiūrėti ir tvarkyti su kvietimu susijusius pasiūlymus, spustelėkite nuorodą „Pasiūlymai“ („Submission(s)“). Kiekvieno pasiūlymo (išskyrus pašalintus) dešinėje esantis meniu mygtukas (su trimis taškais) suteikia PCoCo/CoCo galimybę atlikti skirtingus veiksmus, priklausomai nuo pasiūlymo būsenos.

Kai pasiūlymo būsena yra „Projektas“ („Draft“), jį galima:

• redaguoti („Edit“): sistemoje „eSubmission“ atsivers langas, kuriame buvote prieš ją užverdami. Dabar galite redaguoti pasiūlymą šioje sistemoje;
• peržiūrėti („View“): sistemoje „eSubmission“ atsivers langas, kuriame buvote prieš ją užverdami. Pasiūlymo redaguoti negalima, nes jį matote tik skaitymo režimu; 
• pašalinti („Delete“): pasiūlymo projektas bus pašalintas iš Finansavimo ir konkursų portalo.

Kai pasiūlymo būsena yra „Pateiktas“ („Submitted“), galima:

• peržiūrėti pateikimo patvirtinimą („View Receipt“): bus parodytas pasiūlymo pateikimo patvirtinimas;
• pasiūlymą atsiimti („Withdraw“) (tik iki pasiūlymų pateikimo termino): nurodykite pasiūlymo atsiėmimo priežastį ir patvirtinkite spustelėdami mygtuką „Atsiimti“ („Withdraw“). Atsiėmus pasiūlymą, jo nebegalima peržiūrėti, redaguoti ar dar kartą pateikti.

Kai pasiūlymo būsena yra „Atsiimtas“ („Withdrawn“), galima:

• peržiūrėti atsiėmimo patvirtinimą („View Withdrawal Receipt“): bus parodytas pasiūlymo atsiėmimo patvirtinimas.

Kai pasiūlymo būsena yra „Pašalintas“ („Deleted“):
su juo negalima atlikti jokių veiksmų. Kai pasiūlymo projektas pašalinamas, konkurso dalyvis jo atgauti negali. 

Kaip parengti pasiūlymą sistemoje „eSubmission“? 

Kad galėtų pateikti pasiūlymą, PCoCo / CoCo iš pradžių turi patvirtinti, kad gavo kvietimą jį pateikti:

• susiraskite atitinkamą procedūrą Finansavimo ir konkursų portalo skirsnyje „Kvietimai“ („Invitations“);
• kad patvirtintumėte, jog gavote kvietimą, procedūros „Veiksmo“ („Action“) meniu spustelėkite parinktį „Patvirtinti gavimą“ („Acknowledge Receipt“). Kvietimo būsena taps „Patvirtinta, kad gauta“ („Acknowledged“).

Patvirtinęs, kad gavo kvietimą, PCoCo / CoCo bus automatiškai nukreiptas į sistemą „eSubmission“. Joje bus galima pradėti rengti pasiūlymą spustelėjus mygtuką „Naujas pasiūlymas / dalyvavimo prašymas“.  

Jei norėtumėte pasiūlymą pradėti rengti vėliau:

• prisijunkite prie Finansavimo ir konkursų portalo naudodamiesi asmens, kuris dalyvavimo prašyme nurodytas kaip kontaktinis asmuo (PCoCo), „EU Login“ paskyra arba asmens, kurio „EU Login“ paskyra buvo naudota dalyvavimo prašymui pateikti (CoCo) (jei tai kitas asmuo), paskyra, arba bet kurio kito PCoCo / CoCo, kuriam suteiktas leidimas naudojantis Finansavimo ir konkursų portalo funkcija „Tvarkyti vaidmenis“ („Manage roles“), „EU Login“ paskyra (daugiau informacijos pateikiama šio vadovo skirsnyje „Vaidmenų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale“);
• eikite į skirsnį „Kvietimai“ („Invitations“) ir susiraskite atitinkamą procedūrą;
• spustelėję procedūros meniu mygtuką (su trimis taškais), spustelėkite parinktį „Pradėti rengti naują pasiūlymą“ („Start new submission“). Būsite nukreipti į sistemą „eSubmission“.  

Sistemoje „eSubmission“ spustelėkite mygtuką „Naujas pasiūlymas / dalyvavimo prašymas“, jei norite pradėti rengti naują pasiūlymą, arba mygtuką „Atidaryti pasiūlymo / dalyvavimo prašymo projektą“, jei norite toliau rengti anksčiau pradėtą pasiūlymo projektą. Savo pasiūlymo projektą taip galite atsidaryti Finansavimo ir konkursų portale (daugiau informacijos pateikiama šio vadovo skirsnyje „Pasiūlymų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale“).

Naršymas sistemoje „eSubmission“

Pradėję rengti pasiūlymą, ekrano viršuje matysite eigos eilutę. Šioje eilutėje rodomi visi etapai, kuriuos reikia pereiti prieš pateikiant pasiūlymą. Taip pat galite matyti, kuriame etape tuo metu esate. Bet kuriuo pasiūlymo rengimo etapu galima patikrinti, kurie dokumentai jau įkelti, – tam reikia spustelėti kairėje ekrano pusėje esantį mygtuką „Pasiūlymo / dalyvavimo prašymo dokumentai“.

Šalys

Šiuo etapu galima redaguoti tik skirsnį „Kontaktinis asmuo“.

Pasiūlymą pradedantis rengti naudotojas kaip kontaktinį asmenį gali nurodyti save (asmenvardis jau būna įrašytas automatiškai) arba kitą asmenį. Jei pastarasis neturi „EU Login“ paskyros, naudojant kontaktinio asmens e. pašto adresą bus automatiškai sukurta laikina „EU Login“ paskyra ir tas asmuo bus e. paštu pakviestas užbaigti registracijos sistemoje „EU Login“. Kvietimas ateis kaip automatinė sistemos žinutė, be nuorodos į procedūrą.

Finansavimo ir konkursų portale kontaktiniam asmeniui suteikiamas pagrindinio koordinuojančio kontaktinio asmens (PCoCo) vaidmuo, o pasiūlymą teikiančiam naudotojui (jei tai kitas asmuo) – koordinuojančio kontaktinio asmens (CoCo) vaidmuo. 

Spustelėkite „Toliau“, kad pereitumėte į kitą etapą.

Pasiūlymo duomenys

Šiame skirsnyje turite įrašyti (tokiu pačiu formatu, koks parodytas pavyzdyje ekrane) savo pasiūlymo sumą (tik jei sutartis skiriama pagal mažiausių sąnaudų arba mažiausios kainos kriterijų) ir (arba) patvirtinti, kad jūsų pasiūlymas atitinka pirkimo dokumentuose nurodytus minimaliuosius reikalavimus arba jų neatitinka.

Jei patvirtinsite, kad jūsų pasiūlymas minimaliųjų reikalavimų neatitinka, jūsų bus paprašyta tam skirtame teksto laukelyje pateikti paaiškinimą. Atitikties arba neatitikties patvirtinimas ir dėl neatitikties pateiktas paaiškinimas bus įtraukti į pasiūlymo suvestinę.

Kai spustelėsite mygtuką „Išsaugoti“, galėsite įkelti finansinį pasiūlymą ir, jei perkančioji organizacija to reikalauja pirkimo specifikacijose, – techninį pasiūlymą. Kaip techninį arba finansinį pasiūlymą galite įkelti daugiau kaip vieną failą. 

Kai įsitikinsite, kad pasiūlymo duomenys teisingi ir jis baigtas rengti, spustelėkite mygtuką „Toliau“. Šis mygtukas taps aktyvus tik pateikus visus privalomus duomenis ir dokumentus.

Pasiūlymo suvestinė

Sistema sugeneruoja pasiūlymo suvestinę. Ji yra pasiūlymo dalis. Pasiūlymo suvestinėje išvardijami visi į pasiūlymą įtraukti dokumentai.

Pasiūlymo suvestinę sistema „eSubmission“ sugeneruoja ir į jūsų pasiūlymą įtraukia automatiškai. Suvestinę (prieš pateikiant pasiūlymą) galima peržiūrėti ekrane arba atsisiųsti, jei norite ją išsisaugoti. Suvestinės pasirašyti ir jos pasirašytos įkelti į sistemą „eSubmission“ nereikia.

Jei peržiūrėję pasiūlymo suvestinę manote, kad dalyvavimo prašymas yra baigtas rengti ir gali būti pateiktas, spustelėkite mygtuką „Toliau“.

Pasiūlymo pateikimas

Kai būsite pasirengę pateikti pasiūlymą, spustelėkite mygtuką „Pateikti“. Sistemoje pasirodys patvirtinimo žinutė.

Jei norite patvirtinti, spustelėkite „Taip“. Kai tai padarysite, pasiūlymo nebebus galima keisti. Dėmesio! Sistema neleis pateikti pasiūlymo, jei pasiūlymų priėmimo terminas baigėsi.

1. pašto adresais, susietais su pagrindinio koordinuojančio kontaktinio asmens (PCoCo) ir visų nurodytų su tuo pasiūlymu susijusių koordinuojančių kontaktinių asmenų (CoCo) „EU login“ paskyromis, bus išsiųstas e. pašto pranešimas. Šiame pranešime bus pateikta nuoroda į Finansavimo ir konkursų portalą, kur bus galima rasti pasiūlymo pateikimo patvirtinimą. 

Vaidmenų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale

Sistemoje „eSubmission“ pateiktame dalyvavimo prašyme (pirmasis etapas) nurodytam kontaktiniam asmeniui Finansavimo ir konkursų portale suteikiamas pagrindinio koordinuojančio kontaktinio asmens (PCoCo) ryšiams dėl kvietimo vaidmuo. Dalyvavimo prašymą teikiančiam naudotojui (jei jis nėra tame prašyme nurodytas kontaktinis asmuo) suteikiamas koordinuojančio kontaktinio asmens (CoCo) ryšiams dėl prašymo pateikimo ir dėl kvietimo vaidmuo, išskyrus atvejus, kai PCoCo arba kitas CoCo ryšiams dėl prašymo pateikimo tokį vaidmenį panaikina laikotarpiu nuo tada, kai perkančioji organizacija susipažįsta su prašymais, iki tada, kai gaunamas kvietimas į antrąjį etapą.

Analogiškai, sistemoje „eSubmission“ pateiktame pasiūlyme (antrasis etapas) nurodytam kontaktiniam asmeniui suteikiamas pagrindinio koordinuojančio kontaktinio asmens (PCoCo) ryšiams dėl pasiūlymo pateikimo vaidmuo. PCoCo ryšiams dėl kvietimo ir pasiūlymą teikiančiam naudotojui (jei jis nėra pasiūlyme nurodytas kontaktinis asmuo) suteikiamas koordinuojančio kontaktinio asmens (CoCo) ryšiams dėl pasiūlymo pateikimo vaidmuo.

Pridėti arba pašalinti papildomus koordinuojančius kontaktinius asmenis (CoCo) ryšiams dėl prašymo pateikimo, dėl kvietimo ir dėl pasiūlymo pateikimo galima spustelėjus mygtuką „Tvarkyti vaidmenis“ („Manage roles“) (žr. toliau).

Atkreipkite dėmesį į tai, kad su kiekvienu kvietimu ar pasiūlymu gali būti susietas tik vienas PCoCo. PCoCo ryšiams dėl prašymo pateikimo (pirmasis etapas) arba dėl pasiūlymo pateikimo (antrasis etapas) pakeisti arba pašalinti negalima.

Pakeisti (ne pašalinti) PCoCo ryšiams dėl kvietimo gali šie asmenys:

•  paskirtas teisinis atstovas arba paskyros administratorius (jei toks yra paskirtas jūsų organizacijos atveju, žr. čia);
•     dabartinis PCoCo (po pakeitimo šis PCoCo nebeturės prieigos prie kvietimo);
•     bet kuris CoCo ryšiams dėl kvietimo.

Jei norite pridėti su prašymo ar pasiūlymo pateikimu arba kvietimu susijusių vaidmenų ar juos panaikinti, atlikite šiuos veiksmus:

Tolesni konkurso procedūrų su derybomis ir inovacijų partnerystės procedūrų raundai

  Šis skirsnis taikomas tik konkurso procedūroms su derybomis ir inovacijų partnerystės procedūroms, kurių antruoju etapu rengiamas daugiau nei vienas derybų raundas.

Jei perkančioji organizacija nuspręs jus pakviesti per sistemą „eSubmission“ pateikti pakoreguotą pasiūlymą, PCoCo / CoCo gaus pranešimą iš Finansavimo ir konkursų portalo.

Kad galėtų pateikti pakoreguotą pasiūlymą, PCoCo / CoCo turi patvirtinti, kad gavo kvietimą. Patvirtinęs, kad gavo kvietimą, PCoCo / CoCo bus automatiškai nukreiptas į sistemą „eSubmission“. Joje bus galima pradėti rengti pakoreguotą pasiūlymą spustelėjus mygtuką „Naujas pasiūlymas / dalyvavimo prašymas“. Kaip pateikti pakoreguotą pasiūlymą tolesniame raunde (-uose), paaiškinama Glaustame dalyvavimo derybų procedūrose vadove (antrasis / tolesnis raundas (-ai)).