Glaustas dalyvavimo derybų procedūrose vadovas. 2 pakopa / vėlesnės pakopos

(derybų procedūros ir konkurso procedūra su derybomis be skelbimo apie pirkimą)

Kaip pradėti?

Šis glaustas vadovas taikomas visoms vėlesnėms derybų procedūrų ir konkursų procedūrų su derybomis be skelbimo apie pirkimą pakopoms, kai perkančioji organizacija jūsų paprašo naudojantis sistema eSubmission pateikti patikslintą pasiūlymą (atkreipkite dėmesį į tai, kad perkančioji organizacija gali nuspręsti neprašyti jūsų patikslinti savo pasiūlymo arba paprašyti, kad jūsų patikslintas pasiūlymas būtų pateiktas nesinaudojant sistema eSubmission).   Glaustą pirminių pasiūlymų pateikimo derybų procedūrose ir dalyvavimo kitose viešųjų pirkimų procedūrose vadovus galima rasti Finansavimo ir konkursų portalo E. viešųjų pirkimų vikyje.

Ekonominės veiklos vykdytojas čia gali:

• parengti pasiūlymą ES institucijos ar įstaigos paskelbtame konkurse,
• jį saugiai pateikti,
• peržiūrėti arba toliau pildyti išsaugotą projektą,
• pašalinti projektą,
• gauti pasiūlymo pateikimo įrodymą („Submission Receipt“, gavimo patvirtinimą),
• atšaukti pasiūlymą iki pasiūlymų pateikimo termino,
• gauti atšaukimo įrodymą („Withdrawal Receipt“, atšaukimo patvirtinimą).

Svarbu susipažinti su sistemos reikalavimais.

Jie nurodyti pirmajame sistemos eSubmission puslapyje ir puslapio „Šalys“ skirsnyje „Priedai“.

Kur kreiptis techninės pagalbos?

Jei reikia pagalbos, 8.00–20.00 val. Vidurio Europos laiku (CET arba CEST) galima kreiptis į mūsų pagalbos tarnybą.

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 229 71063

 Pagalbos tarnyba konsultuoja tik anglų kalba.

Kaip parengti pasiūlymą sistemoje eSubmission?

Jei perkančioji organizacija nuspręs pakviesti jus pateikti patikslintą pasiūlymą, gausite pranešimą iš Finansavimo ir konkursų portalo.

Pranešimas bus siunčiamas:

• kontaktinio asmens, nurodyto teikiant paskutinį pasiūlymą (pagrindinio koordinuojančio kontaktinio asmens (Primary Coordinator Contact) (PCoCo)), e. pašto adresu;

• e. pašto adresais visų asmenų, kurių vaidmuo siunčiant kvietimą yra koordinuojantis kontaktinis asmuo ( Coordinator Contact) (CoCo), t. y. jiems suteiktas CoCo vaidmuo vienu iš toliau nurodytų būdų ir tas vaidmuo dar nebuvo pašalintas naudojantis funkcija „Tvarkyti vaidmenis“ („Manage roles“):
  • visų kontaktinių asmenų, nurodytų teikiant ankstesnius pasiūlymus (išskyrus paskutinį), e. pašto adresais;
  • visų kontaktinių asmenų, kurių „EU Login“ paskyra buvo naudojama pirminiam pasiūlymui ir bet kuriam patikslintam pasiūlymui pateikti, e. pašto adresais;
  • visų kontaktinių asmenų, pridėtų naudojantis funkcija „Tvarkyti vaidmenis“ („Manage roles“), e. pašto adresais.

Pranešimus galima matyti ir Finansavimo ir konkursų portalo skirsnyje „Mano pranešimai“ („My notifications“).

Kad kitoje pakopoje PCoCo / CoCo pateiktų patikslintą pasiūlymą, jis pirmiausia turi patvirtinti, kad gavo kvietimą:

• raskite procedūrą skirsnyje „Mano kvietimai“ („My Invitations“) Finansavimo ir konkursų portale;
• kad patvirtintumėte, jog gavote kvietimą, procedūros meniu „Veiksmas“ („Action“) spustelėkite „Patvirtinti gavimą“ („Acknowledge Receipt“). Kvietimo būsena taps „patvirtintas“ („Acknowledged“).

Patvirtinę, kad gavote kvietimą, būsite automatiškai nukreipti į sistemą eSubmission. Joje galėsite pradėti pildyti pasiūlymą spustelėję „Naujas pasiūlymas / dalyvavimo prašymas“ (New submission).

Jei norėtumėte pradėti pildyti pasiūlymą vėliau:

• prisijunkite prie Finansavimo ir konkursų portalo naudodamiesi asmens, kuris pasiūlyme nurodytas kaip kontaktinis asmuo (PCoCo), „EU Login“ paskyra arba, jei tai kitas asmuo, asmens, kurio paskyra buvo naudojama teikiant pasiūlymą (CoCo), „EU Login“ paskyra, arba bet kurio kito CoCo, kuriam suteiktas leidimas naudojantis Finansavimo ir konkursų portalo funkcija „Tvarkyti vaidmenis“ („Manage roles“), „EU Login“ paskyra (daugiau informacijos pateikiama šio vadovo skirsnyje Vaidmenų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale);
• eikite į „Mano kvietimai“ („My Invitations“) ir susiraskite procedūrą;
• procedūros „Veiksmo“ („Action“) meniu spustelėkite „Pradėti pildyti naują pasiūlymą / dalyvavimo prašymą“ („Start new submission“). Būsite nukreipti į sistemą eSubmission.

Čia spustelėkite „Naujas pasiūlymas / dalyvavimo prašymas“, jei norite pradėti pildyti naują pasiūlymą, arba „Atidaryti pasiūlymo / dalyvavimo prašymo projektą“, jei norite toliau pildyti anksčiau pradėtą pasiūlymo projektą. Savo projektą taip galite atsidaryti Finansavimo ir konkursų portale (daugiau informacijos pateikiama šio vadovo skirsnyje „Pasiūlymų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale“).

Naršymas sistemoje eSubmission

Pradėję pildyti pasiūlymą ekrano viršuje matysite eigos eilutę. Šioje eilutėje nurodomi visi etapai, būtini prieš pateikiant pasiūlymą. Taip pat galite matyti, kuriame etape tuo metu esate.

Teikiant pasiūlymą bet kada galima patikrinti, kurie dokumentai jau įkelti, – tam reikia spustelėti mygtuką „Pasiūlymo / dalyvavimo prašymo dokumentai“ kairėje ekrano pusėje.

Perkančioji organizacija negaus pasiūlymo, jei pateikimo proceso pabaigoje nespustelėsite mygtuko „Pateikti“.

Šalys

Šiame etape galima redaguoti tik skirsnį „Kontaktinis asmuo“.

Pasiūlymą sistemoje eSubmission pradedantis pildyti naudotojas kontaktiniu asmeniu gali nurodyti save (asmenvardis jau būna įrašytas automatiškai) arba kitą asmenį. Jei pastarasis neturi „EU Login“ paskyros, automatiškai remiantis kontaktinio asmens e. pašto adresu bus sukurta laikina „EU Login“ paskyra, ir tas asmuo bus e. paštu pakviestas baigti registracijos sistemoje „EU Login“. Kvietimas ateis kaip automatinės sistemos žinutė, be nuorodos į procedūrą.

Finansavimo ir konkursų portale kontaktinis asmuo gauna PCoCo vaidmenį, o pasiūlymą teikiantis naudotojas (jei tai ne kontaktinis asmuo) – CoCo vaidmenį. 

Spustelėkite „Toliau“, kad pereitumėte į kitą etapą.

Pasiūlymo duomenys

Šiame skirsnyje turite įrašyti savo pasiūlymo sumą (tik skiriant sutartį taikomo mažiausių sąnaudų ir mažiausios kainos metodo atveju ir naudodami tokį patį formatą, koks parodytas pavyzdyje ekrane) ir (arba) patvirtinti, kad jūsų pasiūlymas atitinka (arba ne) pirkimo dokumentuose nurodytus minimaliuosius reikalavimus.

Jei patvirtinsite, kad jūsų pasiūlymas neatitinka minimaliųjų reikalavimų, jūsų bus paprašyta tam skirtame teksto laukelyje pateikti paaiškinimą. Atitikimo arba neatitikimo patvirtinimas ir dėl neatitikimo pateiktas paaiškinimas bus įtraukti į pasiūlymo suvestinę.

Spustelėję mygtuką „Išsaugoti“, galite įkelti finansinį pasiūlymą ir, jei to reikalauja perkančioji organizacija pirkimo specifikacijose, techninį pasiūlymą. Kaip techninį arba finansinį pasiūlymą galite įkelti daugiau kaip vieną failą. 

Kai įsitikinsite, kad pasiūlymo duomenys teisingi ir jis baigtas rengti, spustelėkite „Toliau“. Mygtukas taps aktyvus tik pateikus visus privalomus duomenis ir dokumentus.

Šiame etape jūsų pasiūlymo projektas (ir visi jūsų dokumentai) dar nepateikti.

Pasiūlymo / dalyvavimo prašymo suvestinė

Sistema sugeneruoja pasiūlymo suvestinę. Ji yra pasiūlymo dalis. Pasiūlymo suvestinėje nurodomi visi į pasiūlymą įtraukti dokumentai.

eSubmission automatiškai sugeneruoja pasiūlymo suvestinę ir įtraukia ją į jūsų pasiūlymą. Suvestinę (prieš pateikiant pasiūlymą) galima peržiūrėti ekrane arba atsisiųsti, jei norite ją turėti savo archyve. Suvestinės pasirašyti ir įkelti į sistemą eSubmission nereikia.

Jei peržiūrėję pasiūlymo suvestinę manote, kad pasiūlymas yra baigtas rengti ir gali būti pateiktas, spustelėkite „Toliau“.

Pasiūlymo suvestinė nėra pasiūlymo pateikimo įrodymas. Jo dar nepateikėte.. Pereikite į kitą etapą ir spustelėkite „Pateikti“, kad pateiktumėte pasiūlymą.

Pasiūlymo pateikimas

Kai būsite pasirengę pateikti pasiūlymą, spustelėkite „Pateikti“. Sistemoje pasirodys patvirtinimo žinutė.

Jei norite patvirtinti, spustelėkite „Taip“ – šio pasiūlymo nebebus galima keisti.

Dėmesio! Sistema neleis pateikti pasiūlymo, jei pasiūlymų priėmimo terminas baigėsi.

E. pašto adresu, susietu su pagrindinio koordinuojančio kontaktinio asmens (PCoCo) ir visų koordinuojančių kontaktinių asmenų (CoCo), kurie nurodyti tam pasiūlymui, „EU login“ paskyromis, bus išsiųstas e. pašto pranešimas. Šiame e. paštu atsiųstame pranešime bus nuoroda į Finansavimo ir konkursų portalą, kuriame galima rasti gavimo patvirtinimą („Submission Receipt“). 

Pasiūlymo gavimo patvirtinimas įrodo, kad laikytasi pasiūlymų pateikimo termino.

Vaidmenų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale

Patikslintame pasiūlyme sistemoje eSubmission nurodytas kontaktinis asmuo patikslintam pasiūlymui teikti Finansavimo ir konkursų portale gauna pagrindinio koordinuojančio kontaktinio asmens (PCoCo) vaidmenį. Kiekvienam pasiūlymui gali būti paskirtas tik vienas pagrindinis koordinuojantis kontaktinis asmuo.

Patikslintą pasiūlymą teikiantis naudotojas (jei tai nėra kontaktinis asmuo) gauna koordinuojančio kontaktinio asmens (CoCo) vaidmenį.

Po to, kai perkančioji organizacija susipažįsta su patikslintais pasiūlymais, ir prieš tai, kai ji išsiunčia kvietimus į kitą derybų pakopą, Finansavimo ir konkursų portale gali būti pridėti arba pašalinti papildomi koordinuojantys kontaktiniai asmenys (CoCo):

• spustelėkite patikslinto pasiūlymo dešinėje esančio išskleidžiamojo meniu „Veiksmas“ („Action“) parinktį „Tvarkyti vaidmenis“ („Manage Roles“). Ši parinktis bus matyti tik po to, kai perkančioji organizacija susipažins su patikslintais pasiūlymais;

• spustelėkite mygtuką „Redaguoti vaidmenis“ („Edit  Roles“);

• kad pridėtumėte naują CoCo, spustelėkite mygtuką  „Pridėti vaidmenis“ „Add Roles“).

Kad pašalintumėte   CoCo, spustelėkite pašalinimo piktogramą prie jo asmenvardžio.

• Pridėkite kaip CoCo įtrauktino asmens duomenis ir spustelėkite mygtuką  „Gerai“ („Ok“).

  Po to, kai perkančioji organizacija išsiunčia kvietimą į kitą derybų pakopą, kaip aprašyta pirmiau pridėti CoCo pasiūlymo toje pakopoje pateikti negalės. Pasiūlymą pateikti galės tik PCoCo / CoCo, kurie gavo kvietimą, arba CoCo, kurie buvo pridėti kvietime spustelėjus veiksmo mygtuką „Tvarkyti vaidmenis“ („Manage roles“).

Pasiūlymų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale

Finansavimo ir konkursų portalas suteikia vieną bendrą prieigą (bendrą keitimosi elektroniniais duomenimis erdvę) Europos Komisijos ir kitų ES įstaigų administruojamų finansavimo programų ir konkursų dalyviams ir ekspertams.

Savo asmeninėje erdvėje Finansavimo ir konkursų portale galite:

• peržiūrėti savo kvietimus pateikti pasiūlymus,
• patvirtinti, kad gavote kvietimą,
• atsiliepdami į kvietimą pradėti pildyti naują pasiūlymą,
• peržiūrėti, redaguoti ar pašalinti pasiūlymų projektus,
• atšaukti pateiktus pasiūlymus,
• rasti savo pateikimo / atšaukimo patvirtinimus („Submission/Withdrawal Receipts“, pasiūlymo pateikimo / atšaukimo įrodymą),
• tvarkyti vaidmenis.

Kad patektų į savo asmeninę erdvę Finansavimo ir konkursų portale, PCoCo / CoCo turi patvirtinti savo tapatybę spustelėję mygtuką „Prisijungti“ („Login“) Finansavimo ir konkursų portalo pradžios puslapio viršutiniame dešiniajame kampe (įrašyti savo „EU Login“ prisijungimo vardą ir slaptažodį).

Kvietimų peržiūra

Kairėje esančiame skirsnyje „Tvarkyti mano erdvę“ („Manage My Area“) pagrindinis koordinuojantis kontaktinis asmuo (PCoCo) ir visi koordinuojantys kontaktiniai asmenys (CoCo) ras kvietimus į kitas pakopas skirsnyje „Mano kvietimai“ („My Invitation(s)“). Virš kvietimų sąrašo dešinėje taip pat pateikiamas paieškos laukelis.

Skirsnis „Mano kvietimai“ („My Invitation(s)“)

Prie kiekvieno kvietimo PCoCo / CoCo gali matyti procedūros numerį, pasiūlymo pateikimo terminą, kvietimo būseną („gautas“ („received“), „acknowledged“ („patvirtintas“)), procedūros pavadinimą, procedūros rūšį ir pakopą.

„Veiksmo“ („Action“) meniu PCoCo / CoCo suteikia galimybę atlikti toliau nurodytus su kvietimu susijusius veiksmus priklausomai nuo pasiūlymo būsenos.

Kai kvietimo statusas – „gautas“ („Received“), galima:

• patvirtinti gavimą („Acknowledge Receipt“): spustelėkite čia,   kad patvirtintumėte, jog gavote kvietimą pateikti pasiūlymą;
• tvarkyti vaidmenis („Manage Roles“):  galėsite peržiūrėti ir valdyti prieigą prie savo kvietimų (pridėti ir (arba) pašalinti asmenis, kurie taip pat galės atlikti čia aprašytus veiksmus, susijusius su jūsų kvietimais).

Kai kvietimo statusas – „patvirtintas“ („Acknowledged“), galima:

• pradėti pildyti naują pasiūlymą („Start New Submission“): spustelėkite, kad pateiktumėte naują pasiūlymą;
• tvarkyti vaidmenis („Manage Roles“):  galėsite peržiūrėti ir valdyti prieigą prie savo kvietimų (pridėti ir (arba) pašalinti asmenis, kurie taip pat galės atlikti čia aprašytus veiksmus, susijusius su jūsų kvietimais).

Jei norite peržiūrėti ir tvarkyti su kvietimu susijusius pasiūlymus, spustelėkite nuorodą „Pasiūlymai / Dalyvavimo prašymai“ „Submission(s)“.
Kiekvieno pasiūlymo (išskyrus pašalintus) dešinėje esantis „Veiksmo“ („Action“) meniu PCoCo / CoCo suteikia galimybę atlikti skirtingus veiksmus priklausomai nuo būsenos.

Kai pasiūlymų būsena – „projektas“ („Draft“), galima:

• • • redaguoti („Edit“): sistemoje eSubmission atsivers langas, kuris buvo tvarkomas paskutinį kartą ją uždarant. Dabar galite redaguoti pasiūlymą sistemoje eSubmission;
    • peržiūrėti („View“):  sistemoje eSubmission atsivers langas, kuris buvo tvarkomas paskutinį kartą ją uždarant. Pasiūlymo redaguoti negalima, nes jį matote tik skaitymo režimu; 
    • pašalinti („Delete“):  pasiūlymo projektas bus pašalintas iš Finansavimo ir konkursų portalo.

Kai pasiūlymų būsena – „pateiktas“ („Submitted“), galima:

• • • peržiūrėti gavimo patvirtinimą („View Receipt“): bus rodomas pasiūlymo gavimo patvirtinimas;
    • atšaukti („Withdraw“) pasiūlymą (tik iki pateikimo termino):  nurodykite pasiūlymo atšaukimo priežastį ir patvirtinkite spustelėdami mygtuką „Atšaukti“ („Withdraw“). Atšaukus pasiūlymą, jo nebegalima peržiūrėti, redaguoti ar dar kartą pateikti.

Kai pasiūlymų būsena – „atšauktas“ („Withdrawn“), galima:

• • • peržiūrėti atšaukimo patvirtinimą („View Withdrawal Receipt“): pasirodys atšaukimo patvirtinimas;

Kai pasiūlymų būsena – „pašalintas“ („Deleted“):
pasiūlymų, kurių būsena – „pašalintas“ („Deleted“), atveju meniu „Veiksmas“ („Action“) nėra. Pašalinus pasiūlymo projektą, konkurso dalyvis jo atgauti negali. 

Pranešimų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale

Mano pranešimai („My notifications“)

PCoCo / CoCo gali atsiversti šį puslapį spustelėjęs varpelio piktogramą, kuri, prisijungus prie Finansavimo ir konkursų portalo, rodoma ekrano viršutiniame dešiniajame kampe.

Šiame puslapyje PCoCo / CoCo gali rasti tokius pranešimus:

• gavimo patvirtinimą („Submission Receipt“, pasiūlymo pateikimo įrodymą),
• atšaukimo patvirtinimą („Withdrawal Receipt“, pasiūlymo atšaukimo įrodymą).

Skirsnio „Tvarkyti visus pranešimus“ („Manage all notifications“) (pranešimų sąrašo apačioje) kortelėje „Parinktys“ („Preferences“) PCoCo/CoCo gali pasirinkti, kaip dažnai nori e. paštu gauti Finansavimo ir konkursų portalo pranešimus. Nepriklausomai nuo to, ką pasirinksite, visus jums skirtus pranešimus visada rasite skirsnyje „Mano pranešimai“ („My notifications“).

„Mano oficialieji pranešimai“ („My Formal Notification(s)“)

Šis skirsnis, kurį rasite skirsnio „Tvarkyti mano erdvę“ („Manage My Area“) kairėje, šiuo metu viešųjų pirkimų procedūrose nenaudojamas.