Kvietimų ir pasiūlymų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale

Jei perkančioji organizacija nuspręs pakviesti jus pateikti pakoreguotą pasiūlymą, gausite:

• kvietimo e. laišką,
• pranešimą Finansavimo ir konkursų portale.

Kvietimo e. laiškas ir pranešimas bus išsiųsti:

• naujausiame pateiktame pasiūlyme nurodyto kontaktinio asmens (pagrindinio koordinuojančio kontaktinio asmens (PCoCo)) e. pašto adresu;
• e. pašto adresais visų asmenų, kurie kvietimo išsiuntimo metu yra koordinuojantys kontaktiniai asmenys (CoCo), t. y. kuriems iki tada buvo vienu iš toliau nurodytų būdų suteiktas ir naudojantis funkcija „Tvarkyti vaidmenis“ („Manage roles“) nepanaikintas CoCo vaidmuo:
• jie buvo nurodyti kaip kontaktiniai asmenys anksčiau pateiktuose, išskyrus patį naujausią, pasiūlymuose;
• jų „EU Login“ paskyra buvo naudojama pirminiam ar bet kuriam pakoreguotam pasiūlymui pateikti;
• jie buvo pridėti kaip kontaktiniai asmenys naudojantis funkcija „Tvarkyti vaidmenis“ („Manage roles“).

Pranešimus galima rasti Finansavimo ir konkursų portalo skirsnyje „Pranešimai“ („Notifications“).

Kvietimų peržiūra

Kvietimo e. laiške bus nuoroda, nukreipianti į Finansavimo ir konkursų portalo skirsnį „Kvietimai“ („Invitations“). Jums reikės prisijungti naudojantis savo „EU Login“ paskyra. Jei „EU Login“ paskyros dar neturite, Finansavimo ir konkursų portalas jums ją sukurs automatiškai. Išsamų paaiškinimą žr. čia.

 
Peržiūrėti kvietimus galite kairėje esančiame naršymo meniu pasirinkę skirsnį „Kvietimai“ („Invitations“). Dešinėje virš kvietimų sąrašo taip pat pateikiamas paieškos laukelis.

   Kvietimas tolesniame raunde pateikti pakoreguotą pasiūlymą skirsnyje „Kvietimai“ („Invitations“) bus rodomas atskirai. Jis nebus išsiųsto kvietimo dalyvauti pirminiame ar tolesniame (jei tokių yra) procedūros raunde dalis. Šis kvietimas apims atskirą informaciją bei dokumentus (jei tokių bus) ir naują pasiūlymo teikimo nuorodą (ją rasite spustelėję kvietimo meniu mygtuką (su trimis taškais)). Ankstesnių kvietimų dokumentai į naująjį kvietimą neįtraukiami – su jais vis dar galima susipažinti peržiūrint ankstesnius kvietimus.

Kvietimo informaciją ir dokumentus galėsite peržiūrėti skirsnyje „Kvietimai“ („Invitations“).

 Spustelėję procedūros numerį arba parinktį „Peržiūrėti informaciją“ („See details“), pateksite į kvietimo informacijos puslapį. Jame galite spustelėti skirsnį „Informacija“ („Details“) arba skirsnį „Konsorciumas“ („Consortium“).

Skirsnis „Informacija“ („Details“)

Skirsnyje „Informacija“ („Details“) galėsite:

 peržiūrėti informaciją apie procedūrą.

• Su procedūra susijusi informacija pateikiama skirsnyje „Bendroji informacija“ („General information“);

• susipažinti su ribotos prieigos pirkimo dokumentais.
  Procedūros dokumentai pateikiami skirsnyje „Ribotos prieigos dokumentai“ („Restricted documents“).

Jei yra kelios dokumento redakcijos, ekrane matysite naujausią. Jei norite peržiūrėti ankstesnę redakciją, spustelėkite ant išskleidžiamojo meniu ir pasirinkite norimą peržiūrėti redakciją. Taip pat galite susipažinti su esamais vertimais (jeigu jų yra);

• užsukti į skirsnį „Ribotos prieigos klausimai ir atsakymai“ („Restricted Q&A“).
  Šiame skirsnyje galite užduoti su procedūra susijusius klausimus.

Asmeniškai jums skirtus perkančiosios organizacijos atsakymus rasite skirsnyje „Mano klausimai ir atsakymai į juos“ („My Q&A“). Visiems dalyvauti procedūroje pakviestiems kandidatams skirti atsakymai bus pateikti skirsnyje „Ribotos prieigos klausimai ir atsakymai“ („Restricted Q&A“). Daugiau informacijos pateikiama puslapyje „Kaip parengti ir pateikti klausimą Finansavimo ir konkursų portale?“.

  Pasiūlymo pateikimo procesą galima pradėti tik skirsnyje „Kvietimai“ („Invitation(s)“). Informacijos apie procedūrą puslapyje šio proceso pradėti negalima.

Skirsnis „Konsorciumas“ („Consortium“) 

Šiame skirsnyje galite peržiūrėti organizacijos, kuriai išsiųstas atitinkamas kvietimas, duomenis (konsorciumo atveju bus rodomi visi konsorciumo nariai).

Spustelėję rodyklę galėsite peržiūrėti organizacijos atžvilgiu suteiktus vaidmenis. Jei norite juos tvarkyti, spustelėkite mygtuką „Redaguoti vaidmenis“ („Edit Roles“).

 
Skirsnis „Kvietimai“ („Invitation(s)“)

Peržiūrint kiekvieną kvietimą, galima matyti procedūros numerį, kvietimo būseną („Gauta“ („Received“), „Patvirtinta, kad gauta“ („Acknowledged“)), terminą, pirkimo dalį (jei taikoma), procedūros pavadinimą, rūšį ir etapą. Kvietimų / pasiūlymų meniu mygtukas (su trimis taškais) suteikia galimybę atlikti skirtingus veiksmus, priklausomai nuo kvietimo / pasiūlymo būsenos.

Kai kvietimo būsena yra „Gauta“ („Received“), galima:   

• patvirtinti gavimą („Acknowledge Receipt“). Spustelėkite čia, kad patvirtintumėte, jog gavote kvietimą pateikti pasiūlymą. Būsite nukreipti į „eSubmission“ portalą, kuriame galėsite pateikti savo pasiūlymą;
• tvarkyti vaidmenis („Manage Roles“). Čia galite peržiūrėti ir valdyti prieigos prie jūsų gauto kvietimo teises (pridėti asmenis, kurie taip pat galės peržiūrėti kvietimą ir pateikti pasiūlymą, ar tokius asmenis pašalinti);
• peržiūrėti informaciją („See details“). Čia galite susipažinti su informacija apie procedūrą (žr. pirmiau).

Kai kvietimo būsena yra „Patvirtinta, kad gauta“ („Acknowledged“), galima: 

• pradėti rengti naują pasiūlymą („Start New Submission“). Spustelėkite čia, kad pateiktumėte naują pasiūlymą;
• tvarkyti vaidmenis („Manage Roles“). Čia galite peržiūrėti ir valdyti prieigos prie jūsų gauto kvietimo teises (pridėti asmenis, kurie taip pat galės peržiūrėti kvietimą ir pateikti pasiūlymą, ar tokius asmenis pašalinti);
• peržiūrėti informaciją („See details“). Čia galite susipažinti su informacija apie procedūrą (žr. pirmiau).

Jei pasiūlymą jau pradėjote rengti arba pateikėte, matysite nuorodą „Pasiūlymai“ („Submission(s)“).

Kiekvieno pasiūlymo dešinėje esantis meniu mygtukas (su trimis taškais) suteikia galimybę atlikti skirtingus veiksmus, priklausomai nuo pasiūlymo būsenos.

Kai pasiūlymo būsena yra „Projektas“ („Draft“), jį galima:

• redaguoti („Edit“): sistemoje „eSubmission“ atsivers langas, kuriame buvote prieš ją užverdami. Dabar galite redaguoti pasiūlymą šioje sistemoje;
• peržiūrėti („View“): sistemoje „eSubmission“ atsivers langas, kuriame buvote prieš ją užverdami. Pasiūlymo redaguoti negalima, nes jį matote tik skaitymo režimu; 
• pašalinti („Delete“): pasiūlymo projektas bus pašalintas iš Finansavimo ir konkursų portalo.

Kai pasiūlymo būsena yra „Pateiktas“ („Submitted“), galima:

• peržiūrėti pateikimo patvirtinimą („View Receipt“): bus parodytas pasiūlymo pateikimo patvirtinimas;
• pasiūlymą atsiimti („Withdraw“) (tik iki pasiūlymų pateikimo termino): nurodykite pasiūlymo atsiėmimo priežastį ir patvirtinkite spustelėdami mygtuką „Atsiimti“ („Withdraw“). Atsiėmus pasiūlymą, jo nebegalima peržiūrėti, redaguoti ar dar kartą pateikti.

Kai pasiūlymo būsena yra „Atsiimtas“ („Withdrawn“), galima:

• peržiūrėti atsiėmimo patvirtinimą („View Withdrawal Receipt“): bus parodytas pasiūlymo atsiėmimo patvirtinimas.

Kai pasiūlymo būsena yra „Pašalintas“ („Deleted“):

• meniu mygtuko (su trimis taškais) tokiu atveju nėra. Kai pasiūlymo projektas pašalinamas, konkurso dalyvis jo atgauti negali. 

Kaip parengti pasiūlymą sistemoje „eSubmission“?

Kad galėtų tolesniame raunde pateikti pakoreguotą pasiūlymą, PCoCo / CoCo pirma turi patvirtinti, kad gavo kvietimą:

• susiraskite atitinkamą procedūrą Finansavimo ir konkursų portalo skirsnyje „Kvietimai“ („Invitation(s)“);
• kad patvirtintumėte, jog gavote kvietimą, spustelėję procedūros meniu mygtuką (su trimis taškais), spustelėkite parinktį „Patvirtinti gavimą“ („Acknowledge Receipt“). Kvietimo būsena taps „Patvirtinta, kad gauta“ („Acknowledged“).

Patvirtinę, kad gavote kvietimą, būsite automatiškai nukreipti į sistemą „eSubmission“. Joje bus galima pradėti rengti pasiūlymą spustelėjus mygtuką „Naujas pasiūlymas / dalyvavimo prašymas“.

Jei norėtumėte pasiūlymą pradėti rengti vėliau:

• prisijunkite prie Finansavimo ir konkursų portalo;
• eikite į skirsnį „Kvietimai“ („Invitation(s)“) ir susiraskite atitinkamą procedūrą;
• spustelėję procedūros meniu mygtuką (su trimis taškais), spustelėkite parinktį „Pradėti rengti naują pasiūlymą“ („Start new submission“). Būsite nukreipti į sistemą „eSubmission“.

Čia spustelėkite „Naujas pasiūlymas / dalyvavimo prašymas“, jei norite pradėti rengti naują pasiūlymą, arba „Atidaryti pasiūlymo / dalyvavimo prašymo projektą“, jei norite toliau rengti anksčiau pradėtą pasiūlymo projektą.  

Naršymas sistemoje „eSubmission“  

Pradėję rengti pasiūlymą, ekrano viršuje matysite eigos eilutę. Šioje eilutėje rodomi visi etapai, kuriuos reikia pereiti prieš pateikiant pasiūlymą. Taip pat galite matyti, kuriame etape tuo metu esate. Bet kuriuo pasiūlymo rengimo etapu galima patikrinti, kurie dokumentai jau įkelti, – tam reikia spustelėti kairėje ekrano pusėje esantį mygtuką „Pasiūlymo / dalyvavimo prašymo dokumentai“.

Šalys

Šiuo etapu galima redaguoti tik skirsnį „Kontaktinis asmuo“.

Pasiūlymą sistemoje „eSubmission“ pradedantis rengti naudotojas kaip kontaktinį asmenį gali nurodyti save (asmenvardis jau būna įrašytas automatiškai) arba kitą asmenį. Jei pastarasis neturi „EU Login“ paskyros, naudojant kontaktinio asmens e. pašto adresą bus automatiškai sukurta laikina „EU Login“ paskyra ir tas asmuo bus e. paštu pakviestas užbaigti registracijos sistemoje „EU Login“. Kvietimas ateis kaip automatinė sistemos žinutė, be nuorodos į procedūrą.

Finansavimo ir konkursų portale kontaktiniam asmeniui suteikiamas PCoCo vaidmuo, o pasiūlymą teikiančiam naudotojui (jei tai kitas asmuo) – CoCo vaidmuo. 

Spustelėkite „Toliau“, kad pereitumėte į kitą etapą.

Pasiūlymo duomenys

Šiame skirsnyje turite įrašyti (tokiu pačiu formatu, koks parodytas pavyzdyje ekrane) savo pasiūlymo sumą (tik jei sutartis skiriama pagal mažiausių kaštų ir mažiausios kainos kriterijų) ir (arba) patvirtinti, kad jūsų pasiūlymas atitinka pirkimo dokumentuose nurodytus minimalius reikalavimus arba jų neatitinka.

Jei patvirtinsite, kad jūsų pasiūlymas minimaliųjų reikalavimų neatitinka, jūsų bus paprašyta tam skirtame teksto laukelyje pateikti paaiškinimą. Atitikties arba neatitikties patvirtinimas ir dėl neatitikties pateiktas paaiškinimas bus įtraukti į pasiūlymo suvestinę.

Kai spustelėsite mygtuką „Išsaugoti“, galėsite įkelti finansinį pasiūlymą ir, jei perkančioji organizacija to reikalauja pirkimo specifikacijose, – techninį pasiūlymą. Kaip techninį arba finansinį pasiūlymą galite įkelti daugiau kaip vieną failą. 

Kai įsitikinsite, kad pasiūlymo duomenys teisingi ir jis baigtas rengti, spustelėkite mygtuką „Toliau“. Šis mygtukas taps aktyvus tik pateikus visus privalomus duomenis ir dokumentus.

Pasiūlymo suvestinė  

Sistema sugeneruoja pasiūlymo suvestinę. Ji yra pasiūlymo dalis. Pasiūlymo suvestinėje išvardijami visi į pasiūlymą įtraukti dokumentai. Pasiūlymo suvestinę sistema „eSubmission“ sugeneruoja ir į jūsų pasiūlymą įtraukia automatiškai. Suvestinę (prieš pateikiant pasiūlymą) galima peržiūrėti ekrane arba atsisiųsti, jei norite ją išsisaugoti. Suvestinės pasirašyti ir jos pasirašytos įkelti į sistemą „eSubmission“ nereikia.

Jei peržiūrėję pasiūlymo suvestinę manote, kad pasiūlymas yra baigtas rengti ir gali būti pateiktas, spustelėkite mygtuką „Toliau“.

Pasiūlymo pateikimas

Kai būsite pasirengę pateikti pasiūlymą, spustelėkite mygtuką „Pateikti“. Sistemoje pasirodys patvirtinimo žinutė.

Jei norite patvirtinti, spustelėkite „Taip“. Kai tai padarysite, pasiūlymo nebebus galima keisti. Dėmesio! Sistema neleis pateikti pasiūlymo, jei pasiūlymų priėmimo terminas baigėsi.

1. pašto adresais, susietais su pagrindinio koordinuojančio kontaktinio asmens (PCoCo) ir visų nurodytų su tuo pasiūlymu susijusių koordinuojančių kontaktinių asmenų (CoCo) „EU login“ paskyromis, bus išsiųstas e. pašto pranešimas. Šiame pranešime bus pateikta nuoroda į Finansavimo ir konkursų portalą, kur bus galima rasti pasiūlymo pateikimo patvirtinimą. 

Vaidmenų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale

„EU Login“ paskyros, susietos su e. pašto adresu, kuriuo išsiųstas kvietimas, turėtojui suteikiamas pagrindinio koordinuojančio kontaktinio asmens (PCoCo) ryšiams dėl kvietimo vaidmuo. Spustelėjęs mygtuką „Tvarkyti vaidmenis“ („Manage Roles“) (žr. toliau), PCoCo gali kaip koordinuojančius kontaktinius asmenis (CoCo) ryšiams dėl kvietimo pridėti kitus savo organizacijos asmenis.

Sistemoje „eSubmission“ pateiktame pakoreguotame pasiūlyme nurodytam kontaktiniam asmeniui suteikiamas pagrindinio koordinuojančio kontaktinio asmens (PCoCo) ryšiams dėl pasiūlymo ir dėl kvietimo į tolesnį raundą (-us) vaidmuo. Pasiūlymą teikiančiam naudotojui (jei jis nėra pasiūlyme nurodytas kontaktinis asmuo) suteikiamas koordinuojančio kontaktinio asmens (CoCo) ryšiams dėl pasiūlymo ir dėl kvietimo į tolesnį raundą (-us) vaidmuo, išskyrus atvejus, kai PCoCo arba kitas CoCo ryšiams dėl pasiūlymo tokį vaidmenį panaikina laikotarpiu nuo tada, kai perkančioji organizacija susipažįsta su pasiūlymais, iki tada, kai gaunamas kvietimas į tolesnį raundą (-us).

 Visus pirmiau aprašytus veiksmus (žr. skirsnį „Kvietimai“ („Invitations“)) gali atlikti su atitinkamu kvietimu ar pasiūlymu susijęs PCoCoCo arba CoCo. Atkreipkite dėmesį į tai, kad su kiekvienu kvietimu ar pasiūlymu gali būti susietas tik vienas PCoCo.

Jei norite pridėti su pasiūlymu susijusių vaidmenų ar juos panaikinti, atlikite šiuos veiksmus:

 CoCo, šiuo būdu pridėti po to, kai perkančioji organizacija jau išsiuntė kvietimą į tolesnį derybų raundą, pasiūlymo tame raunde pateikti negalės. Pasiūlymą pateikti galės tik PCoCo / CoCo, kurie gavo kvietimą, arba CoCo, kurie buvo pridėti spustelėjus kvietime esantį veiksmo mygtuką „Tvarkyti vaidmenis“ („Manage roles“).