Glaustas dalyvavimo derybų procedūrose vadovas. Antras / tolesni etapai

(derybų procedūros ir konkurso procedūra su derybomis be skelbimo)

Kaip pateikti pirminį pasiūlymą, sužinosite procedūros pirmo etapo gairėse.

Kaip pradėti?

Šios gairės taikomos visiems tolesniems derybų procedūrų ir konkurso procedūrų su derybomis be skelbimo etapams, kuriuose perkančioji organizacija paprašė jūsų pateikti patikslintą pasiūlymą per sistemą „eSubmission“. Pastaba: perkančioji organizacija gali nuspręsti neprašyti jūsų patikslinti savo pasiūlymo arba prašyti, kad jūsų patikslintas pasiūlymas būtų pateiktas ne per „eSubmission“. Daugiau informacijos apie pirminių pasiūlymų pateikimą derybų procedūrose pateikiama skyriuje apie pirmąjį derybų procedūros etapą.

Ekonominės veiklos vykdytojas čia gali:

• parengti paraišką dėl dalyvavimo ES institucijos ar įstaigos paskelbtame konkurse,
• ją saugiai pateikti,
• peržiūrėti arba toliau pildyti išsaugotą projektą,
• pašalinti paraiškos projektą,
• gauti paraiškos pateikimo įrodymą („Submission Receipt“, t. y. pateikimo patvirtinimą),
• atsiimti paraišką iki paraiškų pateikimo termino,
• gauti atšaukimo įrodymą („Withdrawal Receipt“, t. y. atšaukimo patvirtinimą).

Svarbu susipažinti su sistemos reikalavimais („System Requirements“).

Jie nurodyti pirmajame sistemos „eSubmission“ puslapyje ir puslapio „Šalys“ („Parties“) skirsnyje „Priedai“ („Attachments“).

Kur kreiptis techninės pagalbos?

Jei reikia pagalbos, galima kreiptis į mūsų pagalbos tarnybą 8.00–20.00 val. Vidurio Europos laiku (CET arba CEST):

    ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

  +32 (0) 229 71063

 Pagalbos tarnyba konsultuoja tik anglų kalba.

Jei perkančioji organizacija nuspręs pakviesti jus pateikti patikslintą pasiūlymą, gausite:

• kvietimo e. laišką,
• pranešimą Finansavimo ir konkursų portale.

Kvietimo e. laiškas ir pranešimas bus išsiųsti:  

• kontaktinio asmens (pagrindinio koordinuojančio kontaktinio asmens („Primary Coordinator Contact“, PCoCo)) e. pašto adresu, nurodytu paskutinėje paraiškoje su pasiūlymu,

• e. pašto adresais visų asmenų, kurie išsiunčiant kvietimą turėjo koordinuojančio kontaktinio asmens („Coordinator Contacts“, CoCo) vaidmenį, t. y. kurie CoCo vaidmenį buvo gavę vienu iš toliau nurodytų būdų (ir jei tas vaidmuo nebuvo panaikintas naudojantis funkcija „Tvarkyti vaidmenis“ („Manage roles“)):
  • visų kontaktinių asmenų, nurodytų teikiant paraiškas ankstesnius kartus (išskyrus paskutinį), e. pašto adresais,
  • visų asmenų, kurių „EU Login“ paskyra buvo naudojama teikiant pirminį pasiūlymą ir bet kurį patikslintą pasiūlymą, e. pašto adresais,
  • visų asmenų, pridėtų naudojantis funkcija „Tvarkyti vaidmenis“ („Manage roles“), e. pašto adresais.

Pranešimus galima rasti jiems skirtame Finansavimo ir konkursų portalo skirsnyje. My notifications

Peržiūrėti kvietimą (-us) („View Invitation(s)“)

Kvietimo e. laiške gausite nuorodą, nukreipsiančią į Finansavimo ir konkursų portalo skirsnį “Mano kvietimas (-ai)“ („My Invitation(s)“), o ten turėsite prisijungti savo „EU Login“ vardu. Jei dar neturite „EU Login“ paskyros, Finansavimo ir konkursų portalas jums ją sukurs automatiškai.   Žr. išsamų paaiškinimą  čia .

Kvietimus galima rasti kairėje esančiame naršymo meniu pasirinkus skirsnį „Mano kvietimas (-ai)“ („ My Invitation(s) “). Dešinėje virš kvietimų sąrašo taip pat yra paieškos laukelis.

  Kvietimas pateikti patikslintą pasiūlymą tolesniam etapui skirsnyje „Mano kvietimas (-ai)“ („My Invitation(s)“) pateikiamas atskirai. Jis nebus pirminiame ar tolesniame (jei tokių būta) procedūros etape išsiųsto kvietimo dalis. Šiame kvietime bus atskira informacija ir atskiri dokumentai (jeigu bus), o jame per mygtuką „Veiksmas“ („Action“) – nauja paraiškos teikimo nuoroda. Ankstesnių kvietimų dokumentai į naują kvietimą neįtraukti – su jais vis dar galima susipažinti prie ankstesnių kvietimų.

Kvietimo duomenis ir dokumentus galėsite matyti skirsnyje "Mano kvietimas (-ai)“ („My Invitation(s)“).

 Spustelėję nuorodą „Žiūrėti išsamią informaciją“ („ See details “), galėsite: 

• peržiūrėti išsamią informaciją apie procedūrą
  Su procedūra susijusi informacija pateikiama skirsnyje „Bendroji informacija“ („General information“),

• susipažinti su riboto naudojimo pirkimo dokumentais
  Skirsnyje „Riboto naudojimo dokumentai“ („Restricted documents“) galima susipažinti su procedūros dokumentais. 

Jei dokumento yra kelios redakcijos, ekrane pamatysite naujausią. Jei norite peržiūrėti ankstesnę redakciją, spustelėkite ant išskleidžiamojo meniu ir pasirinkite norimą peržiūrėti redakciją. Taip pat galite susipažinti su esamais vertimais (jeigu jų yra),

• patekti į skirsnį „Ribotos prieigos klausimai ir atsakymai“ („Restricted Q&A“) 
  Šiame skirsnyje galite užduoti su procedūra susijusius klausimus.

Asmeniškai jums skirtus perkančiosios organizacijos atsakymus rasite skirsnyje „Mano klausimai ir atsakymai į juos“ („My Q&A“). Atsakymai, skirti visiems dalyvauti procedūroje pakviestiems kandidatams, bus pateikti skirsnyje „Ribotos prieigos klausimai ir atsakymai“ („Restricted Q&A“). Daugiau informacijos pateikiama puslapyje „Kaip parengti ir pateikti klausimą Finansavimo ir konkursų portale?“.

Pateikti paraišką galima tik iš skirsnio „Mano kvietimas (-ai)“ („My Invitation(s)“). Pasiūlymas (-ai) negali būti pateiktas (-i) iš informacijos apie procedūrą puslapio.

Skirsnis „Mano kvietimai“ („My Invitation(s)“)

Peržiūrint kiekvieną kvietimą, galima matyti procedūros numerį, kvietimo būseną („Gauta“ („Received“), „Patvirtinta, kad gauta“ („Acknowledged“)), terminą, pirkimo dalį (jei taikoma), procedūros pavadinimą, rūšį ir etapą.

Kvietimų ir paraiškų puslapyje mygtukas „Veiksmas“ („Action“) suteikia galimybę atlikti skirtingus veiksmus, priklausomai nuo kvietimo ar paraiškos būsenos.

Kai kvietimo būsena yra „Gauta“ („Received“), galima: 

• patvirtinti gavimą („Acknowledge Receipt“): čia spustelėkite, kad patvirtintumėte, jog gavote kvietimą pateikti pasiūlymą. Būsite nukreipti į „eSubmission“ portalą, kuriame galėsite pateikti savo pasiūlymą,
• tvarkyti vaidmenis („Manage Roles“): čia galėsite peržiūrėti ir valdyti prieigos prie jūsų gauto kvietimo teises, t. y. pridėti ar pašalinti asmenis, kurie taip pat gali peržiūrėti kvietimą ir pateikti pasiūlymą,
• žiūrėti išsamią informaciją („See details“): čia galėsite susipažinti su išsamia informacija apie procedūrą (žr. pirmiau). See details

Kai kvietimo būsena yra „Patvirtinta, kad gauta“ („Acknowledged“), galima: 

• pradėti rengti naują paraišką (Start New Submission): čia spustelėkite, kad pateiktumėte naują pasiūlymą,
• tvarkyti vaidmenis (Manage Roles): čia galėsite peržiūrėti ir valdyti prieigos prie jūsų gauto kvietimo teises, t. y. pridėti ar pašalinti asmenis, kurie taip pat gali peržiūrėti kvietimą ir pateikti pasiūlymą,
• žiūrėti išsamią informaciją (See details): čia galėsite susipažinti su išsamia informacija apie procedūrą (žr. pirmiau). See details

Jei pradėjote rengti arba jau pateikėte paraišką, pamatysite nuorodą „Paraiška (-os)“ („Submission(s)“).

Kiekvienos paraiškos dešinėje esantis mygtukas „Veiksmas“ („Action“) suteikia galimybę atlikti skirtingus veiksmus, priklausomai nuo paraiškos būsenos.

Kai paraiškų būsena – „projektas“ („Draft“), galima:

• redaguoti („Edit“): sistemoje „eSubmission“ atsivers langas, kuriame buvote prieš ją užverdami, ir dabar galite redaguoti savo paraišką šioje sistemoje,
• peržiūrėti („View“): sistemoje „eSubmission“ atsivers langas, kuriame buvote prieš ją užverdami, bet paraiškos redaguoti negalima, nes ją matote tik skaitymo režimu, 
• pašalinti („Delete“): paraiškos projektas bus pašalintas iš Finansavimo ir konkursų portalo.

Kai paraiškų būsena – „pateikta“ („Submitted“), galima:

• peržiūrėti gavimo patvirtinimą („View Receipt“): bus parodytas paraiškos pateikimo patvirtinimas („Submission Receipt“),
• paraišką atšaukti („Withdraw“) (tik iki paraiškos pateikimo galutinio termino):  nurodykite paraiškos atšaukimo priežastį ir patvirtinkite spustelėdami mygtuką „Atšaukti“ („Withdraw“). Atšaukus paraišką, jos nebegalima peržiūrėti, redaguoti ar dar kartą pateikti.

Kai paraiškų būsena – „atšaukta“ („Withdrawn“), galima:

• peržiūrėti atšaukimo patvirtinimą („View Withdrawal Receipt“): bus parodytas atšaukimo patvirtinimas.

Kai paraiškų būsena – „pašalinta“ („Deleted“):

• mygtuko „Veiksmas“ („Action“) šiai būsenai nėra. Pašalinus pasiūlymo projektą, konkurso dalyvis jo atgauti negali. 

Kad galėtų tolesniame etape pateikti patikslintą pasiūlymą, PCoCo / CoCo pirma turi patvirtinti, kad gavo kvietimą:

• susiraskite atitinkamą procedūrą Finansavimo ir konkursų portalo skirsnyje „Mano kvietimas (-ai)“ („My Invitation(s)“)<em>,</em> 
• norėdami patvirtinti, kad gavote kvietimą, per procedūros puslapio mygtuką „Veiksmas“ („Action“) spustelėkite parinktį „Patvirtinti gavimą“ („Acknowledge Receipt“). Kvietimo būsena taps „Patvirtinta, kad gauta“ („Acknowledged“).

Patvirtinę, kad gavote kvietimą, būsite automatiškai nukreipti į sistemą „eSubmission“. Joje galima pradėti rengti pasiūlymą spustelėjus mygtuką „Nauja paraiška“ („New submission“).

Jei norėtumėte paraišką pradėti rengti vėliau:

• prisijunkite prie Finansavimo ir konkursų portalo,
  

• eikite į skirsnį „Mano kvietimas (-ai)“ („My Invitation(s)“) ir susiraskite procedūrą,

• per procedūros puslapio meniu mygtuką „Veiksmas“ („Action“) spustelėkite parinktį „Pradėti rengti naują paraišką“ („Start new submission“). Būsite nukreipti į sistemą „eSubmission“.

Sistemoje „eSubmission“ spustelėkite „Nauja paraiška“ („New submission“, jei norite pradėti rengti naują paraišką, arba „Atidaryti paraiškos projektą“ („Resume draft“), jei norite toliau pildyti anksčiau pradėtą paraiškos projektą. 

Orientavimasis sistemoje „eSubmission“ 

Pradėję rengti paraišką, ekrano viršuje matysite eigos eilutę. Šioje eilutėje rodomi visi etapai, kuriuos reikia pereiti prieš pateikiant pasiūlymą. Taip pat rodoma, kuriame etape šiuo metu esate.

Bet kuriuo paraiškos rengimo etapu galima patikrinti, kurie dokumentai jau įkelti, –  tam reikia spustelėti kairėje ekrano pusėje esantį mygtuką „Paraiškos dokumentai“ („Submission documents “).

Perkančioji organizacija nieko negaus tol, kol paraiškos rengimo proceso pabaigoje nespustelėsite mygtuko „Pateikti“ („Submit“).

„Šalys“ („Parties“)

Šiuo etapu galima redaguoti tik skirsnį „Kontaktinis asmuo“ („ Contact Person “).

Naudotojas, pradedantis rengti pasiūlymą sistemoje „eSubmission“, kaip kontaktinį asmenį gali nurodyti save (asmenvardis jau būna įrašytas automatiškai) arba kitą asmenį. Jei pastarasis neturi „EU Login“ paskyros, naudojant kontaktinio asmens e. pašto adresą bus automatiškai sukurta laikina „EU Login“ paskyra ir tas asmuo bus e. paštu pakviestas užbaigti registraciją sistemoje „EU Login“. Kvietimas ateis kaip automatinė sistemos žinutė, be nuorodos į procedūrą.

Finansavimo ir konkursų portale kontaktinis asmuo gauna PCoCo vaidmenį, o pasiūlymą teikiantis naudotojas (jei tai ne kontaktinis asmuo) –  CoCo vaidmenį. 

Spustelėkite „Toliau“ („Next“), kad pereitumėte į kitą etapą.

Pasiūlymo duomenys (Tender data)

Šiame skirsnyje turite įrašyti savo pasiūlymo sumą (tokiu pačiu formatu, koks parodytas pavyzdyje ekrane, ir tik jei sutartis skiriama pagal mažiausių kaštų ir mažiausios kainos kriterijų ) ir (arba) patvirtinti, kad jūsų pasiūlymas atitinka pirkimo dokumentuose nurodytus minimalius reikalavimus arba jų neatitinka.

Jei patvirtinsite, kad jūsų pasiūlymas neatitinka minimalių reikalavimų, jūsų bus paprašyta tam skirtame teksto laukelyje pateikti paaiškinimą. Atitikties arba neatitikties patvirtinimas ir dėl neatitikties pateiktas paaiškinimas bus įtraukti į pasiūlymo suvestinę.

Kai spustelėsite mygtuką „Išsaugoti“ („ Save “), galėsite įkelti finansinį pasiūlymą ir, jei perkančioji organizacija to reikalauja pirkimo specifikacijose, – techninį pasiūlymą. Kaip techninį arba finansinį pasiūlymą galite įkelti daugiau kaip vieną failą. 

Kai įsitikinsite, kad pasiūlymo duomenys teisingi ir paraiška baigta rengti, spustelėkite „Toliau“ („Next“). Šis mygtukas taps aktyvus tik pateikus visus privalomus duomenis ir dokumentus.

Šiame etape jūsų pasiūlymo projektas (ir visi jūsų dokumentai) dar nėra pateikti .

Paraiškos suvestinė („Submission report“)

Sistema sugeneruoja paraiškos suvestinę. Ji yra paraiškos dalis. Paraiškos suvestinėje išvardijami visi į paraišką įtraukti dokumentai.

Paraiškos suvestinę sistema „eSubmission“ sugeneruoja ir į jūsų paraišką įtraukia automatiškai. Suvestinę (prieš pateikiant pasiūlymą) galima peržiūrėti ekrane arba atsisiųsti, jei norite ją išsisaugoti. Suvestinės pasirašyti ir jos pasirašytos įkelti į sistemą „eSubmission“ nereikia.

Jei peržiūrėję paraiškos suvestinę manote, kad paraiška baigta rengti ir gali būti pateikta, spustelėkite „Toliau“ („Next“).

Paraiškos suvestinė nėra paraiškos pateikimo įrodymas. Paraiškos dar nepateikėte . Kad ją pateiktumėte, pereikite į kitą etapą ir spustelėkite „Pateikti“ („Submit“) .

Pasiūlymo pateikimas

Kai būsite pasirengę pateikti pasiūlymą, spustelėkite „Pateikti“ („Submit “). Sistemoje pasirodys patvirtinimo žinutė.

Jei norite patvirtinti, spustelėkite „Taip“ („Yes“) – šios paraiškos nebebus galima keisti.

Dėmesio! Sistema neleis pateikti paraiškos, jei paraiškų priėmimo terminas baigėsi.

E. pašto adresais, susietais su pagrindinio koordinuojančio kontaktinio asmens ( PCoCo ) ir visų nurodytų su tuo pasiūlymu susijusių koordinuojančių kontaktinių asmenų ( CoCo ) „EU login“ paskyromis, bus išsiųstas e. pranešimas. Šiame pranešime bus pateikta nuoroda į Finansavimo ir konkursų portalą ir ten bus galima rasti paraiškos pateikimo patvirtinimą („Submission Receipt“). 

Paraiškos pateikimo patvirtinimas („Submission Receipt“) įrodo, kad paraiška buvo pateikta iki nustatyto termino.

„EU Login“ paskyrai, susietai su e. pašto adresu, kuriuo išsiųstas kvietimas, suteikiamas kvietimo pagrindinio koordinuojančio kontaktinio asmens   (PCoCo) vaidmuo.

Spustelėjęs mygtuką „Tvarkyti vaidmenis“ („Manage Roles“) (žr. toliau), PCoCo gali kitus savo organizacijos asmenis įrašyti kaip koordinuojančius kontaktinius asmenis (CoCo), kuriems bus siunčiamas kvietimas.

Paraiškos pagrindinio koordinuojančio kontaktinio asmens (PCoCo) vaidmenį ir kvietimą į tolesnį etapą gauna sistemoje „eSubmission“ patikslintame pasiūlyme nurodytas kontaktinis asmuo. Pasiūlymą teikiančiam naudotojui (jei jis nėra paraiškoje nurodytas kontaktinis asmuo) suteikiamas paraiškos koordinuojančio kontaktinio asmens (CoCo) vaidmuo ir jam siunčiamas kvietimas į tolesnį (-ius) etapą (-us), išskyrus atvejus, kai PCoCo arba kitas paraiškos CoCo tokį vaidmenį panaikina tarp momento, kai perkančioji organizacija atplėšia vokus su pasiūlymais, ir momento, kai gaunamas kvietimas į tolesnį (-ius) etapą (-us).

Visus aprašytuosius veiksmus (žr. skirsnį „Mano kvietimas (-ai)“ („My Invitation(s)“)“ ) gali atlikti atitinkamo elemento (kvietimo ar paraiškos) PCoCoCo arba CoCo. My Invitation(s) section  Atkreipkite dėmesį į tai, kad su kiekvienu kvietimu arba paraiška gali būti susietas tik vienas PCoCo.

Jei norite pridėti su paraiška susijusių vaidmenų ar juos panaikinti, atlikite šiuos veiksmus:

  Tolesniame etape pateikti pasiūlymo negalės tie CoCo, kurie aprašytu būdu buvo pridėti po to, kai perkančioji organizacija jau buvo išsiuntusi kvietimus į tą tolesnį etapą. Pateikti pasiūlymą galės tik PCoCo / CoCo, kurie gavo kvietimą, arba CoCo, kurie buvo pridėti kvietime spustelėjus veiksmo mygtuką „Tvarkyti vaidmenis“ („Manage roles“).

Mano pranešimai (My notifications)

PCoCo / CoCo gali atsiversti šį puslapį spustelėjęs varpelio piktogramą, kuri, prisijungus prie Finansavimo ir konkursų portalo, rodoma ekrano viršutiniame dešiniajame kampe.

Šiame puslapyje PCoCo / CoCo gali rasti tokius pranešimus:

• kvietimą pateikti (patikslintą) pasiūlymą,
• priminimą apie artėjantį su šia procedūra susijusį pateikimo terminą,
• organizacijos PIC naudojimą teikiant paraišką,
• pateikimo patvirtinimą („Submission Receipt“, t. y. pasiūlymo pateikimo įrodymą),
• atšaukimo patvirtinimą („Withdrawal Receipt“, t. y. pasiūlymo atšaukimo įrodymą),
  
• pranešimą apie su procedūra susijusių dokumentų atnaujinimą,
• pranešimą apie ribotos prieigos klausimų ir atsakymų („Restricted Q&A“) paskelbimą,
• pranešimą apie perkančiosios organizacijos paskelbtą pranešimą,
• pranešimą apie procedūros informacijos (pasiūlymo termino, pavadinimo, aprašymo ir kt.) atnaujinimą.

Pranešimų sąrašo apačioje nurodomo skirsnio „Tvarkyti visus pranešimus“ („ Manage all notifications “) kortelėje „Parinktys“ („ Preferences “) PCoCo / CoCo gali pasirinkti, kaip dažnai jis nori e. paštu gauti Finansavimo ir konkursų portalo pranešimus. Nepriklausomai nuo pasirinkimo visus jums skirtus pranešimus visada rasite skirsnyje „Mano pranešimai“ („My notifications“) .

Mano oficialieji pranešimai („My Formal Notification(s)“) 

Šis skirsnis naršymo meniu  kairėje šiuo metu viešųjų pirkimų procedūrose nenaudojamas.

  Glaustą dalyvavimo derybų ir kitose viešųjų pirkimų procedūrose vadovą visomis oficialiosiomis ES kalbomis vadovą rasite „eSubmission“ glaustų vadovų („Quick guides eSubmission“) skiltyje.