4.1.  Introducción

Los contratos de suministros tienen por objeto la compra, el leasing, el alquiler (con o sin opción de compra), la compra a plazos de productos. Para los contratos mixtos, véase la sección 2.5.1.

4.2.  Procedimientos de contratación pública

4.2.1.  Contratos por un importe igual o superior a 300 000 EUR

Todos los contratos de suministro superiores a dicho umbral deberán ser objeto de una licitación abierta internacional tras la publicación de un anuncio de licitación e información adicional sobre el anuncio de licitación (véase la sección 4.3.) [1].

4.2.2.  Contratos por un importe superior a 100 000 EUR e inferior a 300 000 EUR

Estos contratos de suministros podrán adjudicarse mediante un procedimiento abierto local [2].

4.2.2.1.  Procedimiento abierto local

En este caso, el procedimiento aplicable a la adjudicación de contratos de suministro será el de procedimiento abierto, mediante la publicación del anuncio de licitación en el diario oficial del país socio o en cualquier medio de comunicación equivalente y, cuando sea necesario, a fin de garantizar un nivel adecuado de competencia, en el Diario Oficial de la Unión Europea, y en el portal F&T. Para más información, véase la sección 4.4.

4.2.3.  Contratos por un importe inferior a 100 000 EUR

Estos contratos de suministros podrán adjudicarse mediante un procedimiento simplificado [3].

4.2.3.1.  Procedimiento simplificado

Los contratos de suministros por un importe inferior a 100 000 EUR se adjudicarán mediante procedimiento simplificado. Al menos tres candidatos recibirán una invitación a presentar ofertas. No será necesario publicar un anuncio de licitación. Para más información, véase la sección 4.5.

4.2.4.  Contratos por un valor igual o inferior a 20 000 EUR

El órgano de contratación podrá adjudicar contratos de suministros por un valor igual o inferior a 20 000 EUR sobre la base de una oferta única [4]. Véase la sección 2.6.8.

4.2.5.  Contratos por un valor igual o inferior a 2 500 EUR

Para suministros por un valor igual o inferior a 2 500 EUR, el órgano de contratación podrá pagar sobre la base de una factura, sin aceptación previa de una oferta. No obstante, téngase en cuenta que el compromiso presupuestario con el que se paga la factura deberá validarse antes de que el órgano de contratación contraiga el correspondiente «compromiso jurídico». En este contexto, este compromiso jurídico podrá adoptar la forma, entre otras cosas, de un acuerdo, una factura proforma, una aceptación por escrito de una cotización, una orden de pedido, etc.

4.2.6.  Procedimientos aplicables sin límites máximos

4.2.6.1.  Procedimiento negociado

Los contratos de suministros podrán ser adjudicados mediante un procedimiento negociado sobre la base de una o varias ofertas en los casos siguientes [5]:

a)         Cuando no se reciba ninguna oferta, o ninguna oferta adecuada, o ninguna solicitud adecuada de participación en respuesta a un procedimiento abierto o restringido, previo cierre de este procedimiento, siempre y cuando no se modifiquen sustancialmente los pliegos de contratación originales.

Una oferta se considerará inadecuada si no está relacionada con el objeto del contrato y una solicitud de participación se considerará inadecuada cuando el operador económico se encuentre en situación de exclusión o no cumpla los criterios de selección [6].

b)        Cuando los suministros solo los pueda ofrecer un único operador económico y por cualquierade los motivos siguientes:

i) cuando el objetivo de la contratación sea la creación o adquisición de una obra de arte o una representación artística única;

ii) cuando no haya competencia por razones técnicas;

iii) cuando deba garantizarse la protección de derechos exclusivos, incluidos los derechos de propiedad intelectual.

Las excepciones establecidas en los incisos ii) y iii) solo se aplicarán cuando no exista alternativa o sustituto razonable y cuando la ausencia de competencia no sea el resultado de una reducción artificial de los parámetros de la contratación [7].

c)         En caso estrictamente necesario, cuando por urgencia imperiosa, debida a acontecimientos imposibles de prever y que no sean imputables al órgano de contratación, no puedan cumplirse los plazos aplicables.

Deberá asimilarse a situaciones de urgencia imperiosa las intervenciones efectuadas en situaciones de crisis. El ordenador delegado, en su caso en concertación con los demás ordenadores delegados interesados, deberá constatar la existencia de una situación de urgencia imperiosa y reexaminar periódicamente su decisión en relación con el principio de buena gestión financiera [8].

d)        En el caso de entregas complementarias destinadas bien a la renovación parcial de suministros o instalaciones, bien a la ampliación de suministros o instalaciones existentes, cuando el cambio de proveedor obligara al órgano de contratación a adquirir suministros con características técnicas diferentes y ello pudiera acarrear incompatibilidades o dificultades técnicas de utilización y mantenimiento desproporcionadas.

e)         Cuando los productos se fabriquen exclusivamente con fines de investigación, experimentación, estudio o desarrollo; sin embargo, tales contratos no deberán incluir la producción en serie destinada a establecer la viabilidad comercial o a amortizar los costes de investigación y desarrollo.

f)         Se trata de suministros cotizados y comprados en mercados de productos básicos.

g)        En el caso de la adquisición de suministros, en condiciones particularmente ventajosas, ya sea a proveedores que cesen definitivamente sus actividades comerciales o a liquidadores en un procedimiento de insolvencia, un concurso de acreedores o un procedimiento similar en virtud del Derecho nacional.

h)        Cuando los contratos se declaren secretos o cuando su ejecución deba ir acompañada de medidas especiales de seguridad, de conformidad con las disposiciones administrativas vigentes, o cuando así lo exija la protección de intereses esenciales de la Unión Europea o del país socio, siempre que los intereses esenciales de que se trate no puedan garantizarse por otras medidas (tales como requisitos para proteger el carácter confidencial de la información que el órgano de contratación facilite durante el procedimiento de contratación).

i)          Para la compra de redes públicas de comunicaciones y servicios de comunicaciones electrónicas en el sentido de la Directiva 2002/21/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 7 de marzo de 2002, relativa a un marco regulador común de las redes y los servicios de comunicaciones electrónicas (Directiva marco) [9].

j)          Cuando un procedimiento de licitación haya sido declarado desierto, debido a que ninguna oferta merecía ser seleccionada ni cualitativa ni financieramente, en cuyo caso, previa anulación del procedimiento de licitación, el órgano de contratación podrá entablar negociaciones con los licitadores que prefiera de entre los que hubieran participado en la invitación a presentar ofertas, siempre y cuando no se modifiquen sustancialmente los pliegos de contratación.

k)        Cuando deba celebrarse un nuevo contrato por la resolución anticipada de un contrato en curso.

El órgano de contratación deberá preparar un informe de negociación (véase el modelo que figura en el anexo A10) que justifique el modo en que se han llevado las negociaciones y motive la adjudicación posterior del contrato. Los procedimientos descritos en las secciones 4.3.11.1 y 4.3.11.3 se aplicarán por analogía y el informe de negociación deberá incluirse en el expediente del contrato.

4.2.6.2.  Sistema dinámico de adquisición

4.2.6.3.  Diálogo competitivo

Véase la sección 2.6.7 para más información.

4.3.  Licitación internacional abierta para contratos por un importe igual o superior a 300 000 EUR

4.3.1.  Publicidad

A fin de garantizar la mayor participación posible en las licitaciones y la transparencia necesaria, deberá publicarse un anuncio de licitación e información adicional sobre el anuncio de licitación para cada procedimiento de licitación abierta, de conformidad con las directrices de publicación (véase el anexo A11e).

4.3.1.1.  Publicación del anuncio de información previa

Se recomienda, pero no es obligatorio, publicar un anuncio de información previa en el que se expongan las características específicas del procedimiento de licitación previsto, al menos treinta días, pero no más de doces meses, antes de la publicación del anuncio de licitación en el Diario Oficial de la Unión Europea y en el portal F&T. Los anuncios de información previa deberán exponer de forma sucinta el objeto y el contenido de los contratos de que se trate. La publicación de un anuncio de información previa no compromete al órgano de contratación a financiar los contratos propuestos y los posibles proveedores no deberán presentar sus ofertas en esa fase.

El objetivo del anuncio de información previa es dar mayor publicidad a las licitaciones y más tiempo de preparación para los licitadores. La codificación y el tratamiento de los anuncios de información previa requieren tiempo y recursos humanos. En caso de que, debido a limitaciones de tiempo, un anuncio de información previa solo pueda publicarse poco antes del anuncio de licitación (por ejemplo, treinta días), otra opción sería ofrecer a los licitadores un plazo de presentación más largo en el anuncio de licitación. Publicar el anuncio de licitación con antelación ofrecería a los operadores económicos más tiempo para presentar una oferta de buena calidad. Por otra parte, los anuncios de información previa tienen un valor añadido cuando el plazo entre su publicación y la publicación prevista del anuncio de licitación es suficiente.

Los anuncios de información previa se publicarán en el Diario Oficial de la Unión Europea, en el portal F&T [10] y en cualquier otro medio de comunicación adecuado, de conformidad con las directrices de publicación (véase el anexo A11e).

4.3.1.2.  Publicación de los anuncios de licitación

Todos los contratos de suministro de un importe igual o superior a 300 000 EUR también deberán ser objeto de un anuncio de licitación e información adicional sobre el anuncio de licitación (anexo A5f) publicados en el Diario Oficial de la Unión Europea, en el portal F&T y en cualquier otro medio adecuado, de acuerdo con las directrices de publicación (anexo A11e). Deberá respetarse un plazo mínimo de treinta días entre la publicación del anuncio de información previa y la del anuncio de licitación o la información adicional sobre el anuncio de licitación.

En el caso del régimen de gestión directa, el órgano de contratación redactará el anuncio de licitación en PPMT (también será necesario el anexo A5f) y en el régimen de gestión indirecta utilizando los modelos adecuados (tanto los anexos A5e como A5f son necesarios) y lo enviará a su debido tiempo en formato electrónico a la Delegación de la UE para su publicación.

Si procede, el órgano de contratación se encargará de la publicación local simultánea y de la publicación en cualquier otro medio de comunicación adecuado.

El anuncio de licitación deberá permitir a los proveedores interesados disponer de la información necesaria para valorar su capacidad de ejecutar debidamente el contrato de que se trate. El valor estimado o el presupuesto disponible no se indicarán en el anuncio de licitación. En su lugar, el órgano de contratación proporcionará una estimación del volumen de la compra (por ejemplo, número de artículos de suministro) como breve descripción en el anuncio de licitación, a fin de proporcionar los elementos necesarios que permitan que los operadores económicos preparen y presenten las ofertas.En caso de que el órgano de contratación también publique localmente el anuncio de licitación y la información adicional sobre el anuncio de licitación, estos deberán ser idénticos a los publicados en el Diario Oficial de la Unión Europeay en el portal F&T y deberán publicarse al mismo tiempo.

El expediente de licitación para el contrato en cuestión se publica en TED e-Tendering y el portal F&T.

En caso de que el órgano de contratación, por propia iniciativa o en respuesta a la solicitud de un licitador, modifique la información incluida en el anuncio de licitación o en la información adicional sobre el anuncio de licitación, este deberá presentar una corrección de errores en la que se indiquen los cambios introducidos. La corrección de errores del anuncio de licitación se codificará directamente en eNotices en el caso de la gestión directa. En la gestión indirecta, se utilizará el modelo adecuado (anexo A5b) y se remitirá a la Delegación pertinente de la UE para su publicación, respetando siempre los plazos establecidos en las directrices de publicación (véase el anexo A11e). No obstante, una corrección de errores de la información adicional sobre el anuncio de licitación también podría publicarse en eTendering, en caso necesario.

En la corrección de errores podrá ampliarse el plazo para que los candidatos puedan tener en cuenta los cambios.

La corrección de errores se publicará, a más tardar, ocho días antes de la expiración del plazo de presentación inicial. Téngase en cuenta que la corrección de errores deberá enviarse al servicio pertinente a más tardar cinco días antes de su fecha de publicación prevista.

4.3.2.  Redacción y contenido del expediente de licitación

Los pliegos de contratación deberán redactarse cuidadosamente para garantizar que tanto el contrato como el procedimiento de contratación se realicen correctamente.

Los pliegos deberán contener todas las disposiciones e informaciones necesarias para que los licitadores puedan presentar su oferta: los trámites que deben seguirse, los documentos que han de presentarse, los casos de incumplimiento, los criterios de adjudicación, etc. Si el órgano de contratación es la Comisión, puede ser conveniente que los representantes de los beneficiarios finales participen en la preparación de la licitación en una fase temprana. Véase la sección 2.8 de las directrices para la redacción de las especificaciones técnicas.

Las especificaciones técnicas deberán permitir a candidatos y licitadores concurrir en igualdad de condiciones, sin que puedan tener por efecto crear obstáculos injustificados a dicha competencia. Especificarán lo que se requiere de un producto, servicio, material u obra a fin de cumplir la finalidad para la que están destinados.

Las especificaciones podrán incluir lo siguiente:

a)      una definición clara de las tareas que deben realizarse;

b)      el grado de calidad mínima;

c)       el comportamiento medioambiental y climático:

d)      para compras destinadas a su uso por personas físicas, siempre que sea posible, los criterios de accesibilidad para personas con discapacidad o de diseño para todos los usuarios;

e)       los niveles y procedimientos de evaluación de la conformidad;

f)       el rendimiento o uso del suministro (aptitud para el uso);

g)      la seguridad o las dimensiones, incluidos la denominación de venta y el manual de instrucciones, la terminología, los símbolos, los ensayos y métodos de ensayo, el embalaje, el marcado y etiquetado, los procesos y métodos de fabricación.

La elaboración de estos documentos corresponde al órgano de contratación. Los pliegos de contratación se compartirán a través de TED e-Tendering.

Dada la complejidad técnica de muchos contratos de suministros, la preparación del expediente de licitación y, en particular de las especificaciones técnicas, podrá necesitar la asistencia de uno o varios especialistas externos. Cada especialista deberá firmar una declaración de objetividad y confidencialidad (véase el anexo A3).

Al igual que ocurre con el pliego de condiciones de los contratos de servicios, será preciso prestar especial atención a la redacción de las especificaciones técnicas. Constituyen la clave del éxito de la licitación, de un buen contrato de y de un proyecto exitoso.

Las especificaciones técnicas indican, en su caso, lote por lote la naturaleza exacta y las características de rendimiento de los suministros. En su caso, establecerán asimismo las condiciones de entrega e instalación, la formación y los servicios posventa.

Es fundamental que las características de rendimiento se ajusten a la finalidad prevista. Si debe concertarse una reunión o una visita sobre el terreno a fin de aclarar los requisitos técnicos para la instalación de los suministros, deberá indicarse en las instrucciones para los licitadores, junto con las disposiciones al respecto.

La finalidad de las especificaciones técnicas es definir con precisión los suministros solicitados. Los requisitos mínimos de calidad definidos en las especificaciones técnicas permitirán al comité de evaluación determinar las ofertas que cumplen los requisitos técnicos.

Salvo que el objeto del contrato lo justifique, estarán prohibidas las especificaciones técnicas que mencionen o describan productos de una fabricación o de una procedencia determinadas y que, por ello, tengan por efecto favorecer o descartar ciertos productos. No obstante, cuando los productos no puedan describirse en términos suficientemente precisos e inteligibles, podrán identificarse por su nombre comercial, siempre que vayan seguidos de las palabras «o equivalentes».

CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE LICITACIÓN

A.  Instrucciones para los licitadores

B.   Proyecto de contrato, condiciones particulares y anexos (incluidas las especificaciones técnicas)

C.  Información adicional

D.  Formulario de presentación de una oferta para un contrato de suministro

Véase el modelo normalizado que figura en el anexo C4, según se establece en sección 4.8.

En el expediente de licitación se determinará si el precio de la oferta debe ser firme y no revisable. En principio, los precios son fijos y no revisables, pero en casos específicos, podría justificarse una cláusula de revisión de precios. En tal caso, el expediente de licitación deberá exponer las condiciones o fórmulas para la revisión de los precios durante el período de vigencia del contrato (artículo 26, apartado 9, de las condiciones particulares). El órgano de contratación tendrá en especial consideración:

a)       la naturaleza del procedimiento de adjudicación del contrato y la coyuntura económica en la que se produce;

b)      la naturaleza y duración de las tareas y del contrato;

c)       sus intereses financieros.

Una garantía de licitación garantiza al órgano de contratación que no se retirarán las ofertas presentadas. El órgano de contratación podrá solicitar una garantía de licitación, si la considera adecuada y proporcionada, que represente entre el 1 % y el 2 % del importe total del contrato. El órgano de contratación deberá liberar y restituir la garantía de licitación, tal como se prevé en las secciones 4.3.9.3 y 4.3.10 para todos los licitadores tras la firma del contrato.

El órgano de contratación deberá solicitar la activación de la garantía de licitación si la oferta se retira antes de la firma del contrato.

Según la normativa aplicable, las garantías podrán exigirse o no (garantía de prefinanciación o de buen fin). En tal caso, deberá indicarse en el expediente de licitación.

4.3.3.  Criterios de selección y adjudicación – suministros

Los criterios deberán definirse con precisión, no podrán producir efectos discriminatorios y no deberán falsear la competencia leal. Todos los criterios deberán aplicarse según se especifique en el expediente de licitación y no podrán modificarse en el transcurso del procedimiento.

1. Los criterios de selección

Los criterios de selección se basarán en la capacidad del licitador de ejecutar el contrato. El procedimiento de selección consistirá en lo siguiente:

1.      excluir a los licitadores no elegibles por razón de su nacionalidad (véase la sección 2.3.1), que estén sujetos a medidas restrictivas de la Unión Europea (véase la sección 2.4), o que se encuentren en una de las situaciones descritas en las secciones 2.6.10.1.1. (exclusión de la participación en procedimientos de contratación) y 2.6.10.1.2 (rechazo de un procedimiento específico); comprobar que la situación financiera de los licitadores (capacidad económica y financiera) es sólida, solicitando, por ejemplo, los extractos de sus balances y el volumen de negocios de los últimos tres años (véase la sección 2.6.11.2), si así lo requiere el expediente de licitación;

2.      comprobar la capacidad técnica y profesional de los licitadores, examinando, por ejemplo, su plantilla de personal media anual y la importancia y la experiencia profesional del personal directivo, así como los principales servicios prestados y suministros efectuados en los últimos años en el ámbito de que se trate (véase la sección 2.6.11.3).

Los criterios de selección que figuran en los anexos de esta Guía Práctica se dan a título de ejemplo y deberán adaptarse en función de la naturaleza, el coste y la complejidad del contrato. Deberán figurar en un formato Sí/No que permita evaluar claramente si la oferta cumple tales requisitos.

2. Prueba de los criterios de selección

Si, por alguna razón excepcional que el órgano de contratación considere justificada, el licitador no está en condiciones de presentar las referencias solicitadas por dicho órgano, podrá demostrar su capacidad económica y financiera mediante cualquier otro medio que el órgano de contratación considere adecuado. En caso de que los suministros sean complejos o deban lograr excepcionalmente un objetivo especial, la capacidad técnica y profesional podrá justificarse mediante un control efectuado por el órgano de contratación o, en su nombre, por un organismo oficial competente del país en el que esté establecido el licitador, previo acuerdo de ese organismo. Esos controles evaluarán la capacidad técnica y la capacidad de producción del licitador y, si fuera necesario, los medios de estudio e investigación de que dispone, así como las medidas de control de calidad.

Solo los adjudicatarios deberán presentar justificantes para los criterios de selección antes de la adjudicación del contrato (este extremo será opcional para los contratos por un importe inferior a 300 000 EUR, véase la sección 2.6.11).

3. Evaluación técnica

La evaluación técnica se llevará a cabo en función de la tabla de evaluación publicada en el expediente de licitación, que no podrá ser modificada en modo alguno en el transcurso del proceso de evaluación. Habida cuenta de la gran diversidad de suministros y de su naturaleza técnica, los requisitos técnicos deberán estar adaptados a cada licitación, en un formato Sí/No que permita evaluar claramente si la oferta cumple las especificaciones técnicas establecidas en el expediente de licitación.

4. Criterios de adjudicación

El criterio de adjudicación aplicado a las ofertas que cumplan los requisitos técnicos será el precio más bajo o, en los casos excepcionales mencionados en la sección 4.3.3.3., la mejor relación calidad-precio.

4.3.3.1.  Contratos de suministros que no incluyan servicios auxiliares

El precio será el único criterio para la adjudicación de los contratos de suministros que no incluyan servicios auxiliares (como los servicios posventa y la formación). Como ya se habrán eliminado todas las ofertas no conformes, se adjudicará el contrato al licitador que haya presentado la oferta conforme menos cara. Si se señala en las especificaciones técnicas, la evaluación financiera podrá tener en cuenta no solo los costes de adquisición, sino, en la medida en que proceda, los costes asumidos a lo largo del ciclo de vida de los suministros (como, por ejemplo, los costes de mantenimiento y los costes de explotación), de acuerdo con las condiciones establecidas en el artículo 20, apartado 4, letra c), de las instrucciones para los licitadores. En tal caso, el expediente de contratación deberá indicar de antemano los datos que deben facilitar los licitadores, así como el método que se aplicará para determinar los costes del ciclo de vida sobre la base de dichos datos.

Si la oferta seleccionada supera el presupuesto máximo disponible para el contrato, se aplicará lo dispuesto en la sección 4.2.6.1., letra j).

4.3.3.2.  Contratos de suministros con servicios auxiliares

En el caso de los contratos de suministros que incluyan servicios auxiliares (como los servicios posventa o la formación), la evaluación técnica deberá tener en cuenta la calidad de esos servicios, con un sistema que permita responder por Sí/No. Como ya se habrán eliminado todas las ofertas no conformes, se adjudicará el contrato al licitador que haya ofertado el precio más bajo para el equipo y los servicios auxiliares.

Si la oferta seleccionada supera el presupuesto máximo disponible para el contrato, se aplicará lo dispuesto en la sección 4.2.6.1., letra j).

4.3.3.3.  Contratos de suministros con servicios auxiliares especialmente importantes

En el caso de los contratos de suministros que incluyan servicios auxiliares especialmente importantes (como los servicios posventa o la formación), la evaluación podrá realizarse con arreglo a lo dispuesto en la sección 4.3.3.2 o, previa aprobación, aplicando el criterio de la mejor relación calidad-precio.

4.3.4.  Información complementaria durante el procedimiento

El expediente de licitación deberá ser suficientemente claro para evitar que los licitadores tengan que solicitar información complementaria en el curso del procedimiento. Si el órgano de contratación proporciona información complementaria sobre el expediente de licitación, por iniciativa propia o en respuesta a la solicitud de un licitador, deberá enviar dicha información por escrito, y simultáneamente, a todos los licitadores.

Los licitadores podrán presentar sus preguntas a través de la plataforma TED e-Tendering a más tardar veintiún días antes de la fecha límite de presentación de las ofertas. El órgano de contratación deberá comunicar sus respuestas a las preguntas a todos los licitadores en TED-e-Tendering al menos ocho días antes del plazo final de recepción de las ofertas. En caso de gestión indirecta con controles ex ante, la Comisión Europea transmite las preguntas al país socio. A continuación, el país socio envía las aclaraciones a la Comisión Europea para su aprobación ex antey la publicación en TED e-Tendering.

Las aclaraciones y cualquier modificación menor del expediente de licitación deberán hacerse también en TED e-Tendering. El órgano de contratación no podrá emitir un dictamen previo sobre la evaluación de la oferta en respuesta a una pregunta o solicitud de aclaración. Si las preguntas suponen una modificación del anuncio de licitación, deberá publicarse una corrección de errores, tal como se explica en la sección 4.3.1.2. Deberá publicarse en TED e-Tendering antes de la fecha límite de presentación de ofertas. Podrá concederse una prórroga del plazo de recepción de las ofertas para que los candidatos puedan tener en cuenta los cambios.

Si el contenido técnico de la oferta es complejo, el órgano de contratación podrá celebrar una reunión informativa o realizar una visita sobre el terreno. Dicha reunión deberá anunciarse en el expediente de licitación y celebrarse al menos veintiún días antes de que venza el plazo de presentación de las ofertas. El órgano de contratación precisará en el expediente de licitación si la asistencia a esa reunión o visita sobre el terreno es muy recomendable u obligatoria. Todos los costes ocasionados por la asistencia a esa reunión correrán a cargo de los licitadores. El órgano de contratación no podrá organizar visitas individuales de las empresas durante el período de convocatoria, por razones de transparencia e igualdad de trato de los licitadores. Aunque no son obligatorias, se anima a organizar esas reuniones de información, ya que han demostrado ser una forma eficaz de aclarar muchas cuestiones relacionadas con el expediente de licitación. Cualquier presentación o documentación que vaya a ser entregada en la sesión de información, así como los resultados y las actas, también deberán publicarse en TED e-Tendering.

4.3.5.  Plazo de presentación de las ofertas

Las ofertas deberán remitirse al órgano de contratación a más tardar en la fecha y hora señaladas en el anuncio de licitación. Las ofertas que se reciban después del plazo de recepción serán desestimadas.

El plazo para la presentación de ofertas deberá ser suficientemente largo, de modo que se garantice la calidad de las ofertas y se permita una competencia efectiva.

La experiencia demuestra que un plazo demasiado corto impide que los candidatos presenten sus ofertas o hace que las presenten incompletas o mal preparadas. El plazo para la presentación de las ofertas deberá fijarse en un día laborable del país del órgano de contratación. Se aconseja organizar la sesión de apertura de plicas una semana después del plazo de presentación, de modo que las ofertas presentadas en papel el último día y las garantías de licitación, en su caso, lleguen a los locales del órgano de contratación.

El plazo mínimo entre la fecha de publicación del anuncio de licitación y la fecha límite fijada para la recepción de las ofertas será de sesenta días. No obstante, en casos excepcionales podrá fijarse un plazo más corto de conformidad con los procedimientos internos.

4.3.6.  Período de validez

Véase la sección 2.9.5.

4.3.7.  Presentación de las ofertas

En caso de presentación electrónica (gestión directa), las ofertas deberán presentarse exclusivamente a través del sistema de presentación electrónica (eSubmission) disponible en el enlace de la plataforma TED eTendering [11]. Las ofertas presentadas por cualquier otro medio (p. ej., por correo electrónico o por escrito) no se tendrán en cuenta.

En el caso de la presentación en papel (gestión indirecta), las ofertas técnicas y financieras deberán introducirse en un único sobre precintado, dentro de un paquete o sobre exterior precintado. La oferta deberá enviarse con arreglo a las instrucciones para los licitadores.

4.3.8.  El comité de evaluación – suministros

Para la composición, la imparcialidad y la confidencialidad, las responsabilidades y el calendario del comité, véase la sección 2.9.

En eSubmission y únicamente para los procedimientos del régimen de gestión directa existen dos tipos de comités: comité de apertura y de evaluación. Se recomienda que para cada lote, la composición de ambos comités sea la misma. Los comités de apertura y de evaluación deberán ser designados en la PPMT antes del inicio de la sesión de apertura y la evaluación de las ofertas.

4.3.9.  Fases del proceso de evaluación

4.3.9.1.  Recepción y registro de las ofertas

En caso de presentación electrónica (gestión directa), las ofertas electrónicas deberán presentarse dentro del plazo especificado en el título IV.2.2 del anuncio de licitación.

Al recibir las ofertas, el órgano de contratación deberá proceder a su registro, con indicación de la fecha y hora de presentación. Deberá emitir un acuse de recibo para las ofertas presentadas a mano o electrónicamente.

En el caso de las presentaciones en papel (gestión indirecta), los sobres con las ofertas deberán permanecer precintados y en lugar seguro hasta su apertura. Los sobres exteriores de las ofertas deberán numerarse por orden de recepción (independientemente de que se reciban antes de la fecha límite de presentación de las ofertas o no).

4.3.9.2.  Reunión preliminar

La primera reunión del comité de evaluación deberá celebrarse antes de la sesión de apertura de plicas. El expediente de licitación deberá haber sido distribuido con anterioridad a sus miembros. El presidente presentará la finalidad de la licitación y expondrá los procedimientos que deberá seguir el comité de evaluación, incluida la tabla de evaluación y los criterios de selección y adjudicación establecidos en el expediente de licitación.

4.3.9.3.  Sesión de apertura de plicas

El objetivo de la sesión de apertura de plicas es comprobar que las ofertas se presentaron dentro del plazo establecido. En el caso de la gestión indirecta, también implica la comprobación de que las ofertas están completas, que se aporta la garantía de licitación requerida, en su caso, y que, en términos generales, las ofertas se han presentado conforme a lo establecido.

La sesión de apertura de plicas es un acto oficial y público. El comité de evaluación abre las ofertas en sesión pública a la hora y en el lugar fijados en el expediente de licitación. Aunque sea pública, la participación en la sesión de apertura de plicas quedará restringida a los representantes de las empresas que participen en el contrato.

Véase la lista de control de la apertura de plicas que figura en el anexo C5 donde se describen en detalle los trámites que debe realizar el presidente asistido por el secretario.

El presidente deberá comprobar que ningún miembro del comité de evaluación pueda tener un conflicto de intereses por su vinculación con alguno de los licitadores (sobre la base de las ofertas recibidas, los miembros de los consorcios y los subcontratistas identificados). Véanse las secciones 2.9.2 y 2.9.3.

El comité de evaluación deberá decidir si las ofertas cumplen o no los requisitos formales.

En caso de presentación electrónica (gestión directa), se realizan varias comprobaciones automáticas de validación para garantizar que las ofertas cumplen el plazo y que se han recibido en el mismo estado en que se presentaron, es decir, que su integridad y confidencialidad se han preservado. Cuando se verifiquen todas las ofertas de todos los lotes y se marquen como «Está en regla» / «No está en regla», podrá generarse el registro de apertura. Tras el cierre de la sesión de apertura, los miembros del comité de evaluación, nombrados a través de la PPMT, podrán acceder a las ofertas que estén «En regla».

En el caso de las ofertas presentadas en papel (gestión indirecta), el resumen de las ofertas recibidas, que se adjuntará al acta de apertura de plicas (véase el anexo C6), deberá utilizarse para registrar la conformidad de cada una de las ofertas con los requisitos formales de presentación. Las actas de esta reunión se incluirán en el acta de apertura de plicas. El acta de apertura de plicas deberá ponerse a disposición de los licitadores que lo soliciten.

Las garantías de licitación deberán restituirse a los licitadores que no cumplan los requisitos formales de presentación. Esto implica que las ofertas que se hayan presentado en papel después del plazo también deberán abrirse (después de la sesión de apertura) para que las garantías puedan ser restituidas.

4.3.9.4.  Evaluación de las ofertas técnicas

El comité de evaluación deberá utilizar la tabla de conformidad administrativa y la tabla de evaluación publicadas en el expediente de licitación.

Durante la evaluación técnica, el comité de evaluación analizará si las ofertas cumplen los requisitos establecidos en el expediente de licitación. Esto incluirá los posibles componentes de servicio incluidos en las especificaciones técnicas. Los resultados se consignarán en una tabla que permita responder Sí/No a todos los elementos especificados en el expediente de licitación. No deberá utilizarse ningún método basado en la atribución de puntos. Si la oferta se reparte en lotes, deberá evaluarse cada lote.

Con el acuerdo de la mayoría de los miembros con voto del comité de evaluación, el presidente podrá dirigirse por escrito a los licitadores cuyas ofertas requieran alguna aclaración, pidiéndoles que respondan en un plazo razonable que fijará dicho comité.

Parte 1: conformidad administrativa

Antes de proceder a la evaluación pormenorizada de las ofertas, el órgano de contratación comprobará su conformidad con los requisitos fundamentales establecidos en el expediente de licitación (es decir, la tabla de conformidad administrativa).

Se considerará que una oferta es conforme cuando satisface todas las condiciones, procedimientos y especificaciones fijados en el expediente de licitación sin desviaciones ni restricciones sustanciales. Las desviaciones o restricciones importantes son las que afectan al ámbito, la calidad o la ejecución del contrato, o las que se apartan de manera sustancial del expediente de licitación o limitan los derechos del órgano de contratación o las obligaciones del licitador en virtud del contrato y afectan a la situación, respecto de la competencia, de los licitadores que hayan presentado ofertas conformes.

Se examinará la conformidad de cada oferta con el expediente de licitación, prestando especial atención a que:

-  la documentación aportada sea completa;

-  se haya utilizado la lengua requerida en el expediente de licitación;

-  Para los consorcios: la confirmación de su asociación y la designación de una empresa principal haya sido firmada por todos los socios del consorcio;

-  para los licitadores que deseen subcontratar tareas: el licitador haya incluido una declaración sobre el contenido y el alcance de la subcontratación prevista.

La conformidad administrativa de cada una de las ofertas deberá constar en el informe de evaluación (véase el anexo C7).

Parte 2: conformidad técnica

La evaluación técnica pormenorizada de las ofertas se efectuará después de comprobar la conformidad administrativa.

Los criterios aplicables serán los publicados en el expediente de licitación y, por ende, deberá utilizarse la tabla de evaluación incluida en dicho expediente. El comité de evaluación o sus miembros no podrán en ningún caso modificar la tabla de evaluación que fue comunicada a los licitadores en el expediente de licitación.

El objetivo de esta evaluación es determinar si las ofertas admitidas cumplen los criterios de selección y los requisitos técnicos mínimos.

Norma de origen [aplicable únicamente a los contratos financiados por un acto de base al amparo del marco financiero plurianual 2014-2020  (contratos/lotes superiores a 100 000 EUR en virtud del REC e independientemente del valor de otros instrumentos) y a los contratos financiados por el Reglamento ICSN 2021/948, de 27 de mayo de 2021 al amparo del marco financiero plurianual 2021-2027]: todas las ofertas deberán cumplir los requisitos enumerados en las secciones 2.3.5 y 2.3.8. En caso de duda sobre el origen de los productos, se pedirá información complementaria. Si aun así persiste la duda, el caso deberá someterse a la Comisión Europea (si no es el órgano de contratación).

El licitador deberá aportar la prueba de origen en forma de un certificado de origen u otro documento oficial como prueba documental a primera vista, antes de la firma del contrato si es posible. Es responsabilidad del licitador verificar que la información facilitada es correcta.

Para determinar el origen, será preciso identificar el lugar donde el producto ha sido obtenido o producido.

Las ofertas que incumplan manifiestamente la norma de origen deberán desestimarse.

Importante: en el caso de los contratos financiados por un acto de base con arreglo al nuevo marco financiero plurianual 2021-2027, a excepción del Reglamento ICSN 2021/948 de 27 de mayo de 2021, todos los suministros y materiales pueden ser originarios de cualquier país y no se requiere ninguna declaración de origen.

Nacionalidad de los subcontratistas: el comité de evaluación deberá comprobar en esta fase que las nacionalidades de los subcontratistas indicados en la oferta técnica cumplen el requisito de nacionalidad expuesto en la sección 2.3.1.

Tras la evaluación de las ofertas, el comité de evaluación deberá pronunciarse sobre la conformidad de cada oferta técnica, clasificándolas en ofertas «conformes» y «no conformes» desde el punto de vista técnico. En el caso de contratos que incluyen servicios posventa o formación, la calidad técnica de esos servicios también se evaluará con arreglo a los criterios publicados.

4.3.9.5.  Evaluación de las ofertas financieras

Una vez concluida la evaluación técnica, el comité de evaluación comprobará que las ofertas financieras no contengan errores aritméticos obvios. Los errores aritméticos obvios se corregirán sin penalización para el licitador.

Si la licitación está dividida en varios lotes, se compararán las ofertas financieras de cada lote. La evaluación financiera tendrá que identificar la mejor oferta financiera para cada lote, teniendo debidamente en cuenta los descuentos concedidos por los licitadores.

A continuación se expone un ejemplo de tratamiento de los descuentos:

La empresa A ofrece un descuento del 20 % si se le adjudican los lotes 1 y 3, la empresa B ofrece un descuento del 10 % si se le adjudican los tres lotes, la empresa C no ofrece ningún descuento.

Tras aplicar el descuento:

Las tres combinaciones posibles:

Combinación 1:  72 + 40 + 48 = 160

Combinación 2:  72 + 36 + 63 = 171

Combinación 3:  70 + 50 + 55, pero como hay una oferta más barata para el lote 2, la suma se convierte en: 70 + 40 + 55 = 165

El órgano de contratación elegirá la combinación 1, adjudicará los contratos para los lotes 1 y 3 a la empresa A y el lote 2 a la empresa B por el precio inicial propuesto.

4.3.9.6.  Elección del contratista

El adjudicatario será el que presente la oferta menos onerosa (o, en los casos excepcionales mencionados en la sección 4.3.3.3., la oferta con la mejor relación calidad-precio), clasificada entre las ofertas que cumplen los criterios técnicos durante la evaluación técnica. Será la oferta ganadora, siempre que su importe sea inferior o igual al presupuesto asignado al contrato.

Si la oferta seleccionada supera el presupuesto máximo disponible para el contrato, se aplicará lo dispuesto en la sección 4.2.6.1, letra j).

Ofertas anormalmente bajas

Los órganos de contratación podrán rechazar las ofertas que parezcan anormalmente bajas en relación con los servicios de que se trate.

No obstante, el rechazo no será automático meramente por esa razón.

Deberá solicitarse del licitador en cuestión, por escrito, que proporcione detalles de los elementos constitutivos de su oferta, en particular los que se refieran al cumplimiento de la legislación sobre protección del empleo y las condiciones de trabajo en el lugar del contrato, como las características económicas del producto, el proceso de fabricación, las soluciones técnicas escogidas o cualesquiera condiciones excepcionalmente favorables a disposición del licitador, la originalidad de la oferta, etc.

Teniendo en cuenta las pruebas presentadas por los licitadores, el órgano de contratación decide rechazar la oferta o no.

Tanto dicha decisión como su justificación deberán constar en el informe de evaluación.

4.3.9.7.  Conclusiones del comité de evaluación

Como resultado de sus deliberaciones, el comité de evaluación podrá formular cualquiera de las recomendaciones siguientes:

-   Adjudicar el contrato al licitador que haya presentado una oferta:

·         que cumpla los requisitos formales y de elegibilidad;

·         cuyo presupuesto total sea igual o inferior al presupuesto máximo disponible para el proyecto;

·         que reúna los requisitos técnicos mínimos indicados en el expediente de licitación;

·         que sea la oferta menos onerosa (o, en los casos excepcionales mencionados en la sección 4.3.3.3, la oferta con la mejor relación calidad-precio además de cumplir todos los requisitos mencionados).

-   Anular el procedimiento de licitación (véase la sección 2.6.13).

Se elaborará el informe. Acto seguido, el órgano de contratación adoptará una decisión. Todo el procedimiento de evaluación, incluida la notificación de la adjudicación del contrato al adjudicatario, deberá desarrollarse durante el período de validez de las ofertas. Conviene tener presente el riesgo de que el adjudicatario ya no esté en condiciones de confirmar su oferta si se prolonga en exceso el procedimiento de evaluación.

Sin perjuicio de la legislación del órgano de contratación sobre el acceso a los documentos, todo el procedimiento de licitación será confidencial, desde el final de la sesión de apertura de plicas hasta que ambas partes hayan firmado el contrato. Las decisiones del comité de evaluación serán colectivas y sus deliberaciones se mantendrán en secreto. Los miembros del comité de evaluación y los posibles observadores tendrán la obligación de guardar secreto. Si su legislación entra en conflicto con la confidencialidad requerida, el órgano de contratación deberá obtener una autorización previa de la Comisión Europea antes de desvelar cualquier información.

El informe de evaluación será de uso exclusivamente oficial y no podrá ser divulgado a los licitadores ni a ninguna otra parte que no sean los servicios autorizados del órgano de contratación, la Comisión Europea o las autoridades de supervisión (por ejemplo, el Tribunal de Cuentas).

4.3.10.  Anulación del procedimiento de licitación

Véase la sección 2.6.13.

Deberá publicarse un anuncio de anulación de conformidad con las directrices de publicación (véase el anexo A11e).

Puede ocurrir que el procedimiento deba anularse. La anulación del procedimiento puede tener lugar hasta la firma del contrato (artículo 171 del RF). Los candidatos o licitadores siempre deberán ser informados lo antes posible de la decisión de anulación en el curso del procedimiento.

Los licitadores tendrán derecho a recuperar sin demora su garantía de licitación.

Si el procedimiento de licitación se anula antes de la sesión de apertura de plicas en el caso de la presentación en papel (gestión indirecta), los sobres cerrados y precintados deberán devolverse a los licitadores.

4.3.11.  Adjudicación del contrato – suministros

4.3.11.1.  Notificación al adjudicatario y a los licitadores descartados

Véanse la sección 2.10 para la adjudicación del contrato y la sección 2.6.12 en caso de cláusula suspensiva.

4.3.11.2.  Cláusula de efecto suspensivo (aplicable a contratos por importe superior a 300 000 EUR)

Véase la sección 2.10.1.

4.3.11.3.  Preparación y firma del contrato

Véanse las secciones 2.10.2 y 2.10.3.

El contrato propuesto deberá ajustarse al anexo C4, según se establece en la sección 4.8.

4.3.11.4.  Publicación de la adjudicación del contrato

Véase la sección 2.10.3.1.

4.4.  Licitación abierta local para contratos de entre 100 000 EUR y 300 000 EUR

En este caso, el anuncio de licitación se publica en el diario oficial local del país socio o en cualquier medio de comunicación local equivalente y, cuando sea necesario para garantizar un nivel de competencia adecuado, en el Diario Oficial de la Unión Europea, y en el portal F&T. La responsabilidad de la publicación en el diario oficial local o en medios de comunicación equivalentes corresponde al país socio.

Dado que el coste de la publicación del anuncio de licitación íntegro en los medios de comunicación nacionales podría ser elevado, el modelo que figura en el anexo C3 recoge la información mínima que deberá incluir el anuncio publicado a escala nacional. No obstante, el texto íntegro del anuncio de licitación deberá poder obtenerse en la dirección indicada en la publicación, junto con el expediente de licitación.

Es importante recordar que las licitaciones abiertas locales deberán garantizar la participación de otros contratistas elegibles con las mismas oportunidades que los contratistas locales. Estará prohibida toda condición destinada a restringir la participación de otros contratistas elegibles (por ejemplo, la obligación de que estas empresas se registren en el país socio, de que se les hayan adjudicado ya contratos locales, etc.).

En este procedimiento, el plazo mínimo entre la fecha de publicación del anuncio de licitación en la prensa local y la fecha límite fijada para la recepción de las ofertas será de treinta días. No obstante, en casos excepcionales podrá fijarse un plazo más corto de conformidad con los procedimientos internos.

Las medidas aplicables a un procedimiento internacional abierto, según se describe en la sección 4.3, se aplicarán por analogía al procedimiento abierto local.

Las instrucciones relativas a la presentación en papel de los pliegos de contratación deberán seguirse en los procedimientos locales, tanto en régimen de gestión directa como indirecta.

4.5.  Procedimiento simplificado para contratos por un importe inferior a 100 000 EUR – suministros

El órgano de contratación podrá adjudicar contratos por un importe inferior a 100 000 EUR mediante un procedimiento simplificado, sin publicación del anuncio de licitación [13]. El órgano de contratación elaborará una lista de al menos tres empresas, justificando su elección. Los candidatos seleccionados recibirán la carta de invitación a presentar ofertas junto con el expediente de licitación. El anuncio de licitación (anexo c2) no se publicará, pero se incluirá en el expediente de licitación, ya que contiene información importante para las empresas invitadas a participar en la licitación.

Las ofertas deberán enviarse al órgano de contratación a la dirección indicada en la invitación a presentar ofertas, a más tardar en la fecha y hora señaladas en dicha invitación. Deberá concederse a los candidatos seleccionados un plazo mínimo de treinta días a partir de la fecha de envío de la carta de invitación a licitar. La experiencia demuestra que un plazo demasiado corto impide que los candidatos presenten sus ofertas o hace que las presenten incompletas o mal preparadas. El plazo para la presentación de las ofertas deberá fijarse en un día laborable del país del órgano de contratación.

Las ofertas deberán abrirlas y evaluarlas un comité de evaluación que disponga de la cualificación técnica y administrativa necesaria, designado por el órgano de contratación. Se aconseja organizar la sesión de apertura de plicas una semana después del plazo de presentación, de modo que las ofertas enviadas el último día lleguen a los locales del órgano de contratación.

Si, tras la consulta de los licitadores, el órgano de contratación recibe solamente una oferta que sea administrativa y técnicamente válida, podrá adjudicarse el contrato a condición de que se cumplan los criterios de adjudicación.

Si falla el procedimiento simplificado, podrá celebrarse el contrato mediante el procedimiento negociado [véase la sección 4.2.6.1, letra j)]. El resto del procedimiento (incluida la preparación del expediente de licitación, la evaluación de las ofertas, la adjudicación del contrato, etc.) será el mismo que para el procedimiento internacional abierto (véanse las secciones 4.3.2 a 4.3.11.2).

4.6.  Procedimiento de oferta única para contratos de entre 20 000 EUR y 2 500 EUR

Si el presupuesto estimado es inferior a 20 000 EUR, una oferta será suficiente. No obstante, no se permitirá dividir el presupuesto para evitar tener que seguir las normas y aplicar el procedimiento simplificado.

4.7.  Modificación de los contratos de suministros

Véase la sección 2.11 para información de carácter general sobre la modificación de los contratos.

Dejando al margen las cantidades variables de conformidad con la cláusula 22 de las condiciones generales y particulares (véase más adelante), antes de la contratación o durante la ejecución del contrato, el órgano de contratación no podrá incrementar el presupuesto del contrato de suministros inicial o autorizar o acordar la compra de material que no esté previsto en la licitación inicial y en el contrato subsiguiente.

Las únicas excepciones a esta norma serán:

1) Para las entregas adicionales del proveedor inicial destinadas ya sea a la renovación parcial de suministros o instalaciones incluidas en el contrato original, o a una ampliación de los suministros o instalaciones existentes. Esto solo se permite si un cambio de proveedor obliga al órgano de contratación a adquirir material con características técnicas distintas que pueda dar lugar a una incompatibilidad o a dificultades técnicas de utilización y mantenimiento desproporcionadas. El acuerdo sobre las entregas adicionales se considerará un procedimiento negociado [véase la sección 4.2.6.1, letra c)] y deberá firmarse un apéndice o un nuevo contrato.

2) Las situaciones mencionadas en la sección 2.11.1.

En virtud de la cláusula 22 de las condiciones generales, el órgano de contratación tendrá la facultad de emitir una orden administrativa sobre las modificaciones. El contratista deberá cumplir la orden de modificación.

4.8.  Lista de anexos