Avointen menettelyjen pikaopas

Alkusanat

Tervetuloa eSubmission-palveluun

eSubmission-palvelussa EU:n hankintamenettelyihin osallistuvat talouden toimijat voivat laatia ja lähettää asiakirjoja (esim. tarjouksia) sähköisessä muodossa jäsennellysti ja turvallisesti.

Tämä pikaopas koskee vain avoimia menettelyjä. Myös muunlaisista hankintamenettelyistä on laadittu lyhyitä oppaita, jotka löytyvät EU:n rahoitus- ja tarjouskilpailuportaalin eli Funding & Tenders -portaalin eProcurement wiki -osiosta .

Jos olet talouden toimija, voit eSubmission-palvelussa

• laatia osallistumishakemuksen tai tarjouksen EU:n toimielimen tai muun elimen järjestämässä menettelyssä

• lähettää tarjouksen/hakemuksen turvallisesti

• tallentaa luonnoksen ja palata muokkaamaan sitä

• poistaa tarjouksen/hakemuksen luonnoksen

• saada vahvistuksen tarjouksen/hakemuksen toimittamisesta (Submission Receipt)

• peruuttaa lähetetyn tarjouksen/hakemuksen ennen menettelyn määräajan päättymistä

• saada vahvistuksen peruuttamisesta (Withdrawal Receipt).

Tutustu järjestelmävaatimuksiin ennen aloittamista.

Ne löytyvät sekä eSubmission-palvelun etusivulta että Osapuolet- ja Tarjouksen tiedot -välilehdillä olevista liitteistä.

Jos haluat kokeilla eSubmissionia ennen tarjouksen/hakemuksen laatimista, voit testata avointen tarjouspyyntömenettelyjen testiversiota.

Tekninen tuki

Jos tarvitset apua, ota yhteyttä käyttötukeen (klo 8.00–20.00 Keski-Euroopan aikaa).

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0)2 297 1063

  Käyttötuen kanssa voi asioida vain englanniksi.

Pääsy eSubmissioniin

eSubmission-palveluun pääsee hankintamenettelyjen yhteydessä. Julkaistut hankintamenettelyt löytyvät

• Funding & Tenders -portaalista

• TED eTendering -sovelluksesta.
  
  

Mitä eSubmissionin käyttö edellyttää?

Jotta voit käyttää eSubmissionia, sinun on rekisteröidyttävä Euroopan komission tietojärjestelmien todennuspalveluun (EU Login). 

Jos haluat osallistua EU:n sähköisessä TED eTendering ‑hankintajärjestelmässä julkaistuun hankintamenettelyyn, sinulla on oltava lisäksi TED eTendering ‑palvelun käyttäjätili.

Jotta organisaatiosi voidaan tunnistaa, kun se toimittaa tarjouksen/hakemuksen sähköisesti, se on rekisteröitävä EU:n hankintamenettelyihin osallistuvien organisaatioiden rekisteriin (osallistujarekisteri) ja sillä on oltava PIC-tunniste (Participant Identification Code). Lue lisää PIC-tunnisteista . Kaikki organisaatiot voivat rekisteröityä tähän rekisteriin maksutta.

EU Login

EU Login ‑palvelun kautta kirjaudutaan Euroopan komission eri palveluihin ja/tai järjestelmiin. Jos sinulla ei vielä ole EU Login -tunnusta, luo EU Login -käyttäjätili.

Lisätietoja on EU Login -ohjeissa.

TED eTendering

TED eTendering on sähköinen hankintajärjestelmä, jossa EU:n toimielimet ja muut elimet julkaisevat tarjouspyyntöjään.

Voit luoda eTendering-tilin EU Login -tunnuksesi avulla.

Funding & Tenders -portaali

Funding & Tenders -portaali on yhden luukun asiointipiste kaikille, jotka osallistuvat Euroopan komission ja EU:n muiden elinten hallinnoimiin rahoitusohjelmiin ja tarjouskilpailuihin.

Funding & Tenders -portaalin kautta osallistujat voivat

• hakea EU:n rahoitusohjelmia ja hankintamenettelyjä

• rekisteröityä osallistujarekisteriin

• tarkastella tarjousten/hakemusten toimitusvahvistuksia

• tarkastella, muokata ja poistaa tarjous-/hakemusluonnoksia

• peruuttaa tarjouksia/hakemuksia ja tarkastella niiden peruutusvahvistuksia.

Osallistujarekisteri

Euroopan komissio on perustanut verkkorekisterin organisaatioille, jotka vastaavat EU:n tarjous- tai ehdotuspyyntöihin. Rekisterin ideana on, että osallistujien tarvitsee toimittaa organisaationsa tiedot vain kerran, minkä jälkeen ne ovat valmiina myöhempää käyttöä varten.  Jokainen rekisteröitynyt organisaatio saa oman tunnistuskoodin (PIC-tunniste). Lue lisää osallistujarekisteristä ja PIC-tunnisteesta.

Tarjouksen/hakemuksen laadinta eSubmissionissa

Kaikki talouden toimijat voivat lähettää tarjouksensa/hakemuksensa käyttämällä hankintailmoituksessa annettua TED eTendering ‑portaaliin johtavaa linkkiä.

Toinen vaihtoehto on mennä Funding & Tenders -portaaliin ja etsiä kyseinen menettely näytön vasemmassa yläkulmassa olevalla hakutoiminnolla. Kun napsautat menettelyn nimeä, sinut ohjataan TED eTendering -portaaliin.

Kun olet TED eTendering ‑järjestelmän etusivulla, kirjaudu sisään Ted eTendering ‑käyttäjätilisi tunnuksilla ja napsauta sitten Lähetä tarjous. Sinut ohjataan eSubmission-palveluun.

Kun olet eSubmissionissa, napsauta kohdasta Uusi tarjous, jos haluat aloittaa uuden tarjouksen/hakemuksen laatimisen. Jos taas haluat jatkaa aiemmin aloittamaasi tarjousta/hakemusta, napsauta kohdasta Palaa luonnokseen. Voit palata luonnokseesi myös Funding & Tenders -portaalin kautta (lisätietoja on tämän oppaan osiossa  Tarjousten/hakemusten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa ).

Navigointi eSubmission-palvelussa

Kun olet aloittanut tarjouksen/hakemuksen laadinnan, voit seurata prosessin etenemistä näytön yläreunassa olevan janan avulla. Siinä näkyvät kaikki vaiheet, jotka on käytävä läpi ennen kuin voit lähettää tarjouksesi/hakemuksesi. Lisäksi näet, missä vaiheessa olet menossa.

Menettelyn aikana voit milloin tahansa tarkistaa, mitkä asiakirjat olet jo lisännyt. Napsauta tätä varten kohtaa  Tarjousasiakirjat näytön vasemmassa reunassa.

Hankintaviranomaiselle ei lähetetä mitään ennen kuin olet napsauttanut Lähetä-painiketta prosessin päätteeksi.

Lähetystavat

Uutta tarjousta/hakemusta luotaessa on ensiksi määritettävä

• seuraavat: onko kyseessä Yhden tarjoajan lähetys vai Yhteinen lähetys
• liittyykö tarjoukseen/hakemukseen alihankkijoita
• millä kielellä tarjous/hakemus laaditaan.

Kun olet tehnyt valintasi, napsauta sivun alareunassa olevaa Seuraava-painiketta.

Osapuolet

Tässä osiossa nimetään tarjoukseen/hakemukseen osallistuvat organisaatiot (osallistujat).  Napsauta kohdasta Lisää osapuoli ja valitse osallistujatyyppi: pääosallistuja (jos kyseessä on yhden tarjoajan lähetys), ryhmän vetäjä tai ryhmän jäsen (jos kyseessä on yhteinen lähetys) tai alihankkija.

Kaikilla osallistujilla – alihankkijoita lukuun ottamatta – on oltava osallistujan tunnistuskoodi eli PIC-tunniste.  Search- hakutoiminnolla voit tarkistaa, onko toimijalla jo PIC-tunniste (eli onko se jo rekisteröity osallistujarekisteriin). Hakuperusteena voi käyttää PIC-tunnistetta, alv-numeroa, kansallista rekisterinumeroa ja maata. Kun haet organisaatiota alv-numeron tai kansallisen rekisterinumeron perusteella, valitse myös maa.

Jos haku ei tuota tuloksia, organisaation pitää hankkia PIC-tunniste rekisteröitymällä osallistujaportaaliin.  Kun olet saanut PIC-tunnisteen, palaa eSubmission-palveluun , tee haku PIC-tunnisteella ja valitse hakutuloksena näkyvä organisaatio.

Näyttöön tulevat kyseiseen PIC-tunnisteeseen liittyvät tiedot, jotka ovat osallistujarekisterissä, ja sinua pyydetään lisäämään seuraavat pakolliset tiedot tai asiakirjat:

• pääosallistujalle tai ryhmän vetäjälle:
• yhteyshenkilö (nimi ja sähköpostiosoite)
• IBAN / pankkitilin numero
• kaikille osallistujille: vakuutus kunnian ja omantunnon kautta (lisätään täytettynä ja allekirjoitettuna Liitteet-osioon).

Yhteyshenkilö-kohdassa käyttäjä voi ilmoittaa tarjouksen yhteyshenkilöksi joko itsensä (nimi on esitäytetty) tai jonkun toisen henkilön. Tässä nimetty yhteyshenkilö on Funding & Tenders -portaalissa ensisijainen yhteyshenkilö (Primary Coordinator Contact, PCoCo), ja käyttäjä, joka jättää osallistumispyynnön/tarjouksen (jos eri kuin yhteyshenkilö) on muu yhteyshenkilö (Coordinator Contact, CoCo). 

Jos ensisijaisella yhteyshenkilöllä ei ole EU Login -tiliä, luodaan yhteyshenkilön sähköpostiosoitteelle automaattisesti väliaikainen EU Login -käyttäjätili, ja kyseiselle henkilölle lähetetään sähköpostilla pyyntö täydentää EU Login -rekisteröinti. Pyyntö lähetetään automaattisena viestinä, jossa ei ole viittausta menettelyyn.

Voit lisätä kunkin osallistujan  Liitteet-osioon kaikki osallistujan asiakirjat, jotka hankintaviranomainen on pyytänyt liittämään tarjoukseen. Tarkista tarjouseritelmästä, mitkä asiakirjat minkäkin osallistujan on toimitettava.

Kun olet syöttänyt kaikki tiedot, napsauta Valmis . 

Kun olet siirtynyt Lähetystavat-vaiheesta eteenpäin, et voi enää muuttaa lähetystapaa yhteisestä lähetyksestä yhden tarjoajan lähetykseksi tai päinvastoin. Jos haluat muuttaa tarjouksesi/hakemuksesi rakennetta tai vaihtaa ryhmän vetäjää, sinun on luotava uusi tarjous/hakemus, joka korvaa aiemman luonnoksen (eli kaikki aiemmin annetut tiedot ja asiakirjat poistetaan).

Siirry seuraavaan vaiheeseen napsauttamalla Seuraava .

Osat

Jos menettely on jaettu useisiin osiin, valitse osa tai osat, joihin haluat jättää tarjouksen/hakemuksen. Napsauta sitten Seuraava.

Osallistujat yksilöidään koko tarjousta/hakemusta varten. Jos konsortion kokoonpano on eri osissa erilainen, kustakin osasta on tehtävä erillinen tarjous/hakemus.

Tarjouksen tiedot

Tässä osiossa on ilmoitettava tarjouksen kokonaishinta (vain, jos ratkaisuperusteena on alhaisimmat kustannukset ja alhaisin hinta – käytä samaa muotoa kuin näytöllä näkyvässä esimerkissä) ja/tai vahvistettava, täyttääkö tarjous hankinta-asiakirjoissa asetetut vähimmäisvaatimukset vai ei.

Jos vahvistat, että tarjouksesi ei täytä vähimmäisvaatimuksia, sinua pyydetään selittämään sen syy. Vaatimuksia koskeva vahvistus ja selitys näkyvät lähetysraportissa.

Napsauta Tallenna-painiketta, minkä jälkeen voit ladata hintatarjouksen ja mahdollisen teknisen tarjouksen, jos hankintaviranomainen sitä tarjouseritelmässä edellyttää. Voit ladata hintatarjouksen ja teknisen tarjouksen useampana tiedostona.

Kun olet sitä mieltä, että tarjouksen tiedot on annettu oikein ja tarjous on valmis, napsauta Seuraava. Tämä painike on käytettävissä vasta sitten, kun kaikki pakolliset tiedot ja asiakirjat on annettu.

Tarjousluonnosta ja siihen liittyviä asiakirjoja ei lähetetä vielä tässä vaiheessa .

Lähetysraportti

Kaikkiin tarjouksiin/hakemuksiin liittyy lähetysraportti, jossa luetellaan lähetykseen sisältyvät asiakirjat.

eSubmission luo tämän lähetysraportin automaattisesti ja lisää sen lähetykseesi. Voit tarkastella raporttia näytöllä tai ladata sen omalle laitteellesi ennen tarjouksen lähettämistä. Raporttia ei tarvitse allekirjoittaa eikä ladata eSubmissioniin.

Jos katsot, että tarjous on valmis lähetettäväksi, napsauta Seuraava-painiketta.

Lähetysraportti ei ole todistus lähetyksen toimittamisesta. Tässä vaiheessa lähetystä ei ole vielä lähetetty . Jatka seuraavaan vaiheeseen ja viimeistele lähetys napsauttamalla Lähetä .

Tarjouksen lähettäminen

Kun olet valmis lähettämään tarjouksesi/hakemuksesi, napsauta Lähetä . Näytölle tulee ilmoitus, jossa pyydetään vahvistamaan lähettäminen.

Napsauta Kyllä , jos haluat lähettää tarjouksesi/hakemuksesi. Tämän jälkeen et enää voi muuttaa kyseistä tarjousta/hakemusta .

Huomaa, että järjestelmä ei anna sinun lähettää tarjousta, jos tarjousten vastaanottamiselle asetettu määräaika on päättynyt.

Järjestelmä lähettää sähköposti-ilmoituksen tarjouksessa ilmoitetun yhteyshenkilön (PCoCo) sähköpostiosoitteeseen sekä sähköpostiosoitteeseen, joka on yhdistetty tarjouksen/hakemuksen tekemisessä käytettyyn EU Login ‑käyttäjätiliin (CoCo) (jos eri). Ilmoitusviesti sisältää linkin Funding & Tenders -portaaliin , jossa näet toimitusvahvistuksen .  

Huomaa, että tarjouksessa/hakemuksessa käytettyjen PIC-tunnisteiden haltijat saavat asiasta tiedon.

Toimitusvahvistus on todistus siitä, että tarjous/hakemus on toimitettu määräaikaan mennessä.

Tarjousten/hakemusten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa

Kirjaudu Funding & Tenders -portaaliin napsauttamalla etusivun oikeassa yläkulmassa olevaa Login-painiketta, ja syötä EU Login -käyttäjätunnuksesi ja salasanasi.

Lähetysten tarkastelu

Ensisijaisen ja muun yhteyshenkilön ( PCoCo/CoCo ) lähettämät tarjoukset/hakemukset näkyvät Omat lähetykset -osiossa (My Submission(s)), johon pääsee vasemmassa reunassa Hallinnoi omaa aluetta -sarakkeessa (Manage my area) olevasta valikosta.

Voit käyttää näytön oikeassa reunassa tarjous-/hakemusluettelon yläpuolella olevaa hakukenttää.

Omat lähetykset -osio (My Submission(s))

Ensisijainen yhteyshenkilö / muu yhteyshenkilö näkee jokaisen lähetetyn tarjouksen/hakemuksen osalta menettelyn viitenumeron, lähetyksen tunnuksen, viimeisimmän toiminnon ajankohdan sekä tarjouksen/hakemuksen tilan (luonnos (draft), lähetetty (submitted), peruutettu (withdrawn) tai poistettu (deleted)), määräajan, osan (jos menettely on jaettu osiin), menettelyn nimen, menettelyn tyypin sekä tapauksen mukaan menettelyn vaiheen/neuvottelukierroksen.

Kunkin tarjouksen/hakemuksen (poistettuja lukuun ottamatta) oikealla puolella näkyy Toiminto-valikko (Action), jonka toiminnot vaihtelevat tarjouksen/hakemuksen tilasta riippuen.

Luonnos-tilassa (Draft) olevat tarjoukset/hakemukset:

• Muokkaa (Edit): eSubmission avautuu kohdasta, jossa olit viimeksi ennen kuin poistuit järjestelmästä. Voit nyt muokata tarjousta/hakemusta.
• Näytä (View):  eSubmission avautuu kohdasta, jossa olit viimeksi ennen kuin poistuit järjestelmästä. Et voi muokata tarjousta/hakemusta, koska se näytetään vain luku ‑tilassa. 
• Poista (Delete):  tarjous-/hakemusluonnos poistetaan Funding & Tenders -portaalista.
  
  

Lähetetty-tilassa (Submitted) olevat tarjoukset/hakemukset:

• Näytä vahvistus (View Receipt): toimitusvahvistus avautuu näytölle.
• Peruuta (Withdraw) (tarjouksen/hakemuksen peruutus ennen menettelyn määräaikaa): ilmoita peruutuksen syy ja vahvista peruutus napsauttamalla Peruuta-painiketta (Withdraw). Kun tarjous/hakemus on peruutettu, sitä ei voi enää tarkastella, muokata eikä lähettää uudelleen.
  
  

Peruutettu-tilassa (Withdrawn) olevat tarjoukset/hakemukset:

• Näytä peruutusvahvistus (View Withdrawal Receipt): näytölle avautuu peruutusvahvistus.

Poistettu-tilassa (Deleted) olevat tarjoukset/hakemukset:

Toiminto-valikko (Action) ei ole käytettävissä tarjouksille, joiden tila on Poistettu (Deleted). Poistettuja luonnoksia ei saa enää takaisin. 

Ilmoitusten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa

Omat ilmoitukset (My notifications)

Kun yhteyshenkilö on kirjautunut Funding & Tenders -portaaliin, hän pääsee tälle sivulle napsauttamalla oikeassa yläkulmassa näkyvää hälytyskellokuvaketta.

Tältä sivulta löytyvät seuraavat ilmoitukset:

• toimitusvahvistus (Submission Receipt; todiste siitä, että tarjous on lähetetty)
• peruutusvahvistus (Withdrawal Receipt; todiste siitä, että tarjous on peruutettu)

Yhteyshenkilöt voivat valita Funding & Tenders -portaalista saamiensa sähköposti-ilmoitusten lähetystiheyden Asetukset-välilehdellä (Preferences) kohdassa Hallinnoi kaikkia ilmoituksia (Manage all notifications) (näkyy ilmoitusluettelon alapuolella). Valinnastasi riippumatta kaikki saamasi ilmoitukset näkyvät aina Omat ilmoitukset -osiossa (My notifications) .

Omat viralliset ilmoitukset (My Formal Notification(s))

Tätä vasemmalla Hallinnoi omaa aluetta -kohdan (Manage My Area) alla olevaa osiota ei toistaiseksi käytetä hankintamenettelyissä.