Gyorskalauz az alacsony vagy közepes értékű szerződésekre irányuló tervezett tárgyalásos eljárásokkal kapcsolatos szándéknyilatkozat benyújtásához

Az első lépések

Üdvözöljük az eSubmission alkalmazásban!

Az eSubmission alkalmazás lehetővé teszi a gazdasági szereplők számára, hogy elektronikus úton, strukturált felületen és biztonságos módon készítsék el, illetve nyújtsák be beadványaikat (jelen esetben a részvételi szándék kifejezésére vonatkozó nyilatkozatukat [a továbbiakban: szándéknyilatkozat]) az uniós közbeszerzési eljárásokra.

Ez a gyorskalauz kizárólag az alacsony vagy közepes értékű szerződésekre irányuló, tervezett tárgyalásos eljárásokkal kapcsolatos szándéknyilatkozat benyújtására vonatkozik. A közbeszerzési eljárásokra vonatkozó gyorskalauzok a  Funding & Tenders portál e-közbeszerzés wiki oldalán érhetők el.

Az alkalmazásban a gazdasági szereplők:

• elkészíthetik szándéknyilatkozatukat,

• biztonságos módon benyújthatják őket,

• megtekinthetik a korábban elmentett beadványtervezeteiket vagy tovább dolgozhatnak rajtuk,

• törölhetik a szándéknyilatkozatuk tervezetét,

• igazolást kaphatnak a szándéknyilatkozat benyújtásáról („Submission Receipt” – benyújtási igazolás),

• a regisztrációs határidőn belül visszavonhatják már benyújtott szándéknyilatkozatukat,

• igazolást kaphatnak a visszavonásról („Withdrawal Receipt” – visszavonási igazolás).

Technikai segítség

Ha segítségre van szüksége, forduljon bizalommal ügyfélszolgálatunkhoz közép-európai (brüsszeli) idő szerint 8:00 és 20:00 óra között.

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

 +32 (0) 229 71063

 Az ügyfélszolgálat kizárólag angol nyelven működik.

Hogyan lehet belépni az eSubmission alkalmazásba?

Az eSubmission alkalmazás a tervezett, alacsony vagy közepes értékű szerződések odaítélésére irányuló tárgyalásos eljárások kapcsán használatos. Az európai intézmények, szervek és hivatalok által közzétett tervezett, alacsony vagy közepes értékű szerződések odaítélésére irányuló tárgyalásos eljárások a következő címen érhetők el: Funding & Tenders portál.

Mire van szükség az eSubmission alkalmazás használatához?

Az eSubmission alkalmazás használatához, valamint a Funding & Tenders portálon megjelenő tervezett, alacsony vagy közepes értékű szerződések odaítélésére irányuló tárgyalásos eljárással kapcsolatban a részvételi szándék kifejezéséhez regisztrálnia kell az Európai Bizottság felhasználóazonosítási rendszerében (EU Login). 

Annak érdekében, hogy az Ön szervezete azonosítható legyen az elektronikus benyújtási rendszerben, azt regisztrálni kell a szervezetek Bizottság által kezelt nyilvántartásában („Participant Register” – résztvevői nyilvántartás), és szervezetének rendelkeznie kell egy PIC-kóddal („Participant Identification Code” – résztvevői azonosító kód). A PIC-kóddal kapcsolatban itt találhat további információkat. A regisztráció ingyenes, és minden szervezet számára nyitva áll.

EU Login

Az EU Login szolgáltatás biztosítja a belépést az Európai Bizottság számos egyéb szolgáltatásába és/vagy rendszerébe. Ha még nem rendelkezik EU Login-regisztrációval, erre a linkre kattintva létrehozhatja felhasználói fiókját.

További információkért látogasson el az EU Login súgójának oldalára.

Funding & Tenders portál

A Funding & Tenders portál egyablakos ügyintézési pontként (egységes elektronikus adatcsereközpontként) szolgál az Európai Bizottság és más uniós intézmények, szervek és hivatalok irányítása alá tartozó finanszírozási programok és közbeszerzési eljárások résztvevői és szakértői számára.

A Funding & Tenders portál felhasználói:

• keresést végezhetnek az uniós finanszírozási programok vagy közbeszerzési eljárások között,

• feliratkozhatnak az ajánlati felhívásokról szóló értékesítésekre,
• megtekinthetik a közbeszerzési dokumentumokat,
• kérdéseket fogalmazhatnak meg és küldhetnek be, 

• regisztrálhatnak a résztvevői nyilvántartásba, 

• hozzáférhetnek az eSubmission alkalmazáshoz,

• hozzáférhetnek a benyújtási igazolásokhoz („Submission Receipt”, a beadvány benyújtását bizonyító dokumentum),

• megtekinthetik, szerkeszthetik vagy törölhetik beadványaik tervezetét,

• visszavonhatják beadványaikat és hozzáférhetnek a visszavonási igazoláshoz („Withdrawal Receipt”, a visszavonást bizonyító dokumentumhoz),

• kezelhetik a szerepköröket.

Résztvevői nyilvántartás

Az egyszeri adatszolgáltatás elvének érvényre juttatása érdekében a Bizottság online nyilvántartást hozott létre az uniós ajánlati vagy pályázati felhívásokon részt vevő szervezetek számára, így a résztvevőknek csak egyszer kell benyújtaniuk a szervezetükre vonatkozó adatokat. A regisztrációt követően minden szervezet egyedi résztvevői azonosító kódot (PIC-kódot) kap. Ha szeretné megtudni, hogyan szerezhet PIC-kódot a résztvevői nyilvántartásban, látogasson el erre az oldalra.

Hogyan készítheti el szándéknyilatkozatát az eSubmission alkalmazásban?

Bármely gazdasági szereplő jelezheti szándékát a Funding & Tenders portálon megjelenő tervezett, alacsony vagy közepes értékű szerződések odaítélésére irányuló tárgyalásos eljárásban való részvétel iránt.

A Funding & Tenders portálon kattintson az „Express interest” (részvételi szándék kifejezése) gombra, amely átirányítja Önt az eSubmission portálra, feltéve, hogy bejelentkezett EU Login fiókjával.

Első lépésként el kell olvasnia és el kell fogadnia a weboldal használatára vonatkozó feltételeket, majd meg kell erősítenie, hogy elolvasta és megértette az adatvédelmi nyilatkozatot.

Az alkalmazásban kattintson a „New submission” (Új beadvány) gombra, ha új beadványt kíván regisztrálni, vagy pedig a „Resume draft” (Tervezet folytatása) gombra, ha egy korábban megkezdett regisztrációt szeretne folytatni. A tervezetet a Funding & Tenders portálról is elérheti (további információkért lásd a gyorskalauz„A beadványok kezelése a Funding & Tenders portálon” részét).

Navigálás az eSubmission alkalmazáson belül 

A regisztráció megkezdésekor a képernyő felső részén folyamatjelző sáv jelenik meg. Ez a sáv megjeleníti mindazokat a lépéseket, amelyeket szándéknyilatkozatának regisztrálásáig végre kell hajtania. Azt is láthatja, hogy jelenleg melyik lépésnél tart.

Az alkalmazás semmilyen adatot nem küld el az ajánlatkérő szervnek, amíg Ön a benyújtás folyamata végén nem kattint a „Submit” (Benyújtás) gombra.

A beadványok benyújtásának módja

Új szándéknyilatkozat létrehozásakor a következő információkat kell megadnia:

• milyen formában kívánja regisztrálni szándéknyilatkozatát: önálló szándéknyilatkozatként vagy közösszándéknyilatkozatként,
• milyen nyelven készült a szándéknyilatkozat.

A fenti információk megadása után kattintson az oldal alján található „Next” (Tovább) gombra.

Felek

Ebben a részben meg kell neveznie a szándéknyilatkozatában részt vevő szervezeteket (résztvevők). Kattintson a „New Party” (Új gazdasági szereplő) gombra, és válassza ki a résztvevő típusát: fő résztvevő (önálló beadvány esetében), csoport vezetője vagy csoport tagja (közös beadvány esetében).

Minden résztvevőt PIC-résztvevő-azonosító kóddal kell azonosítani. A „Search” (Keresés) gombra kattintva ellenőrizheti, hogy az egyes gazdasági szereplők rendelkeznek-e már PIC-kóddal (azaz szerepelnek-e a résztvevői nyilvántartásban). Rákereshet a gazdasági szereplők PIC-kódjára, héaazonosító számára, nemzeti regisztrációs számára és országára is. A héaazonosító szám és a nemzeti regisztrációs szám alapján való kereséshez az országot is ki kell választani.

Ha a keresés nem ad találatot, a szervezetnek regisztrálnia kell ahhoz, hogy PIC-kódot kapjon.  Miután megkapta PIC-kódot, lépjen vissza az eSubmission alkalmazásba, keressen rá a PIC-kódra, és válassza ki a megjelenített szervezetet.

Ekkor megjelennek a résztvevői nyilvántartásban szereplő, a PIC-kódhoz tartozó adatok, és meg kell adnia a következő kötelező adatokat:

• a fő résztvevő vagy csoport vezetője esetében:
• kapcsolattartó (név és e-mail-cím),

A „Contact Person” (Kapcsolattartó) menüpontban a felhasználó a szándéknyilatkozat vonatkozásában megjelölheti saját magát (ezt a nevet írja be előre az alkalmazás) vagy más személyt kapcsolattartóként. A kapcsolattartóhoz a Funding & Tenders portál az „elsődleges koordinátor kapcsolattartó” (Primary Coordinator Contact – PCoCo) szerepkört, a szándéknyilatkozatot benyújtó felhasználóhoz (amennyiben eltér a kapcsolattartótól) pedig a „koordinátor kapcsolattartó” (Coordinator Contact – CoCo) szerepkört társítja. 

Ha a PCoCo nem rendelkezik EU Login-fiókkal, a kapcsolattartó e-mail-címe alapján a rendszer automatikusan létrehoz egy ideiglenes EU Login-fiókot, és az érintett személyt e-mailben felkérik, hogy adja meg az EU Login-regisztráció befejezéséhez szükséges adatokat. A meghívó egy automatikusan generált rendszerüzenet, amely nem tartalmaz hivatkozást az eljárásra. 

A fenti lépések befejezése után kattintson a „Done” (Kész) gombra. 

A „Ways to submit” (Benyújtás módja) lépés lezárása után már nincs lehetőség a szándéknyilatkozat formájának megváltoztatására (közös szándéknyilatkozat helyett önálló szándéknyilatkozat kiválasztására, vagy fordítva). Amennyiben módosítani kívánja a beadvány formáját, vagy meg kívánja változtatni a csoportvezető személyét, új beadványt kell létrehoznia, amellyel felülírja az addigi beadványtervezetet (a rendszer így törli az összes korábban bevitt adatot).

A következő lépéshez kattintson a „Next” (Tovább) gombra.

Szándéknyilatkozat benyújtása   

Amikor készen áll szándéknyilatkozatának benyújtására, kattintson a „Submit” (Benyújtás) gombra. A rendszer ekkor visszaigazoló üzenetet jelenít meg.

Ha meg akarja erősíteni a benyújtást, kattintson a „Yes” (Igen) gombra: ezután már nem lesz lehetősége a beadvány módosítására.

Szándéknyilatkozatának benyújtása sikeresen befejeződött.

Ez követően a rendszer e-mailben értesítést küld a PCoCo/CoCo e-mail-címére. Az értesítés egy linket tartalmaz, amely átirányítja a Funding & Tenders portálra, ahol a PCoCo/CoCo megtalálja a benyújtási igazolást. Felhívjuk figyelmét, hogy a beadványban szereplő PIC-kódok tulajdonosai értesítést kapnak a benyújtásról.

A beadványok kezelése a Funding & Tenders portálon

A Funding & Tenders portálon a saját felületének eléréséhez kattintson a Funding & Tenders portál jobb felső sarkában található „Sign in” (Bejelentkezés) gombra, majd adja meg EU Login-azonosítóját és -jelszavát.

A beadványok megtekintése

A bal oldalon található „Manage My Area” (Saját felület kezelése) menüpont alatt a PCoCo/CoCo a „My Submissions” (Beadványaim) szakaszban tekintheti meg a szándéknyilatkozato(ka)t.
A beadványok listája felett jobbra egy keresőmezőt is talál.

A „My Submission(s)” (Beadványaim) menüpont

A PCoCo/CoCo minden egyes szándéknyilatkozat esetében megtekintheti az eljárás hivatkozási számát, a beadvány azonosítóját, az utolsó művelet dátumát, a benyújtás státuszát (tervezet, benyújtott, visszavont, törölt), a határidőt, valamint az eljárás címét és típusát.

A törölt beadványok kivételével minden egyes beadvány jobb oldalán megtalálja az „Action” (Művelet) menüt, amely lehetővé teszi, hogy a PCoCo/CoCo a beadvány állapotától függően különböző műveleteket hajtson végre.

A „Draft” (Tervezet) státuszú beadványok esetében:  

• „Edit” (Szerkesztés): az eSubmission alkalmazás azt az oldalt nyitja meg, amelyen a munkamenetet legutóbb abbahagyta. Ekkor megkezdheti a beadvány szerkesztését az eSubmission alkalmazásban.
• „View” (Megtekintés): az eSubmission alkalmazás azt az oldalt nyitja meg, amelyen a munkamenetet legutóbb abbahagyta. A beadvány ilyenkor nem szerkeszthető, mivel írásvédett módban jelenik meg. 
• „Delete” (Törlés): a rendszer törli a beadványtervezetet a Funding & Tenders portálról.
  
  

A „Submitted” (Benyújtva) státuszú beadványok esetében:

• „View Receipt” (Benyújtási igazolás megtekintése): megjelenik a benyújtási igazolás.
• „Withdraw” (Visszavonás) (csak a benyújtási határidő lejárta előtt lehetséges): adja meg a beadvány visszavonásának okát, majd a „Withdraw” (Visszavonás) gomb megnyomásával erősítse meg szándékát. Miután visszavont egy beadványt, a továbbiakban már nem tudja megtekinteni, szerkeszteni vagy benyújtani azt.
  
  

A „Withdrawn” (Visszavont) státuszú beadványok esetében:

• „View Withdrawal Receipt” (Visszavonási igazolás megtekintése): megjelenik a visszavonási igazolás.

A „Deleted” (Törölve) státuszú beadványok esetében:

Az „Action” (Művelet) menü nem áll rendelkezésre a „Deleted” (Törölve) státuszú beadványok esetében. Miután a beadványtervezetet törölték, azt a szervezet nem tudja visszakeresni. 

Az értesítések kezelése a Funding & Tenders portálon

„My notifications” (Értesítéseim)

A PCoCo/CoCo ezt az oldalt a Funding & Tenders portálra való bejelentkezést követően, a képernyő jobb felső sarkában látható harangikonra kattintva érheti el.

Ezen az oldalon a PCoCo/CoCo a következő értesítéseket találja meg:

• „Submission Receipt” (Benyújtási igazolás) (a szándéknyilatkozat benyújtását igazoló dokumentum).
• „Withdrawal Receipt” (Visszavonási igazolás) (a szándéknyilatkozat visszavonását igazoló dokumentum).

Az értesítések listájának alján található „Manage all notifications” (Értesítések kezelése) menüpont „Preferences” (Beállítások) fülén a PCoCo/CoCo kiválaszthatja, hogy milyen gyakorisággal kíván e-mailben értesítést kapni a Funding & Tenders portálról. E beállítástól függetlenül, az Önhöz beérkezett összes értesítés megtalálható a „My notifications” (Értesítéseim) menüpontban.

„My Formal Notification(s)” (Hivatalos értesítéseim) 

A bal oldali „Manage My Area” (Saját felület kezelése) menüpont e szakaszát jelenleg nem használják a közbeszerzési eljárásokban.