Kratek vodnik za odprte postopke

Kako začeti

Dobrodošli v sistemu eSubmission!

eSubmission gospodarskim subjektom omogoča, da se elektronsko odzivajo na postopke javnega naročanja EU tako, da strukturirano in varno pripravijo predložitve (tj. ponudbe) v elektronski obliki ter jih elektronsko tudi oddajo.

Ta kratki vodnik se uporablja samo za odprte postopke. Kratki vodniki za druge postopke javnega naročanja so na voljo na strani wiki za e-javno naročanje portala za financiranje in razpise .

Kot gospodarski subjekt lahko:

• sestavite svoj odgovor na postopek, ki ga objavi institucija ali organ EU,

• ga varno oddate,

• prikažete shranjeni osnutek ali nadaljujete delo na njem,

• izbrišete osnutek predložitve,

• prejmete potrdilo o predložitvi (Submission Receipt),

• umaknete predložitev pred rokom za prejem predložitev,

• prejmete potrdilo o umiku (Withdrawal Receipt).

Obvezno preberite sistemske zahteve.

Najdete jih na prvi strani sistema eSubmission in v razdelku Priloge na straneh Stranke in Podatki o ponudbi.

Kako do tehnične pomoči

Če potrebujete pomoč, se lahko obrnete na našo podporno ekipo, in sicer od 8.00 do 20.00 po srednjeevropskem času ali srednjeevropskem poletnem času.

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 22971063

  Podporna ekipa nudi pomoč samo v angleščini.

Kako do sistema eSubmission

Do sistema eSubmission boste vedno dostopali v okviru postopka javnega naročanja (javni razpis). Objavljeni javni razpisi evropskih institucij, organov in agencij so na voljo na:

• portalu za financiranje in razpise

• aplikaciji TED eTendering (za javne razpise, objavljene pred 25. oktobrom 2023)
  
  

Kaj potrebujem za uporabo sistema eSubmission

Da bi lahko uporabljali sistem eSubmission in se odzvali na javni razpis, objavljen na portalu za financiranje in razpise, morate biti registrirani v storitvi Evropske komisije za avtentikacijo uporabnikov (EU Login). 

Za odziv na javni razpis, objavljen pred 25. oktobrom 2023, potrebujete tudi račun na portalu TED eTendering.

Da lahko najdete svojo organizacijo v elektronski predložitvi, mora biti vpisana v register organizacij Komisije (register udeležencev) in imeti kodo PIC (identifikacijska koda udeleženca). Za več informacij o identifikacijski kodi udeleženca kliknite tukaj . Registracija je odprta za vse organizacije in je brezplačna.

Račun EU Login

Račun EU Login nudi dostop do različnih storitev in/ali sistemov Evropske komisije. Če ga še nimate, si ga lahko ustvarite.

Več informacij je na voljo v zavihku Pomoč za ustvarjanje računa EU Login.

TED eTendering

TED eTendering je platforma za e-javno naročanje, na kateri so institucije, organi in agencije EU objavili svoje javne razpise pred 25. oktobrom 2023.

Račun eTendering lahko ustvarite s svojim računom EU Login.

Portal za financiranje in razpise

Portal za financiranje in razpise je enotna vstopna točka (enotno območje elektronske izmenjave podatkov) za udeležence in strokovnjake v programih financiranja in javnih razpisih, ki jih upravljajo Evropska komisija in drugi organi EU.

Na portalu za financiranje in razpise lahko udeleženci:

• iščejo priložnosti za sodelovanje v programih financiranja EU ali postopkih javnega naročanja,

• se naročijo na javne razpise,
• preverijo dokumentacijo v zvezi z oddajo javnega naročila,
• ustvarijo in predložijo vprašanje, 

• se prijavijo v register udeležencev,

• dostopajo do sistema eSubmission,

• dostopajo do Submission Receipts (potrdila o predložitvi),

• prikažejo, uredijo ali izbrišejo osnutke predložitev,

• umaknejo predložitve in dostopajo do Withdrawal Receipt (potrdila o umiku).

Register udeležencev

Komisija je vzpostavila spletni register organizacij, ki sodelujejo v razpisih ali predlogih EU, da bi uporabila načelo „samo enkrat“: podatke, povezane z organizacijo udeleženca, je treba predložiti le enkrat.  Po registraciji vsaka organizacija pridobi edinstveno identifikacijsko kodo udeleženca (PIC). Več o pridobitvi PIC v registru udeležencev lahko izveste na tej strani.

Kako pripravite svojo ponudbo v sistemu eSubmission

Vsak gospodarski subjekt lahko predloži ponudbo prek povezave do portala za financiranje in razpise, navedene v obvestilu o javnem naročilu.

Ko ste na portalu za financiranje in razpise, morate klikniti na Dostop do predložitve: to vas preusmeri na portal sistema eSubmission, če ste prijavljeni v svoj račun EU Login.

Za javne razpise, objavljene pred 25. oktobrom 2023, lahko gospodarski subjekti predložijo ponudbo prek povezave do TED eTendering, navedene v obvestilu o javnem naročilu. Ko ste v sistemu TED eTendering, se morate prijaviti s svojim računom eTendering in nato klikniti Oddaj ponudbo. To vas preusmeri na portal sistema eSubmission.

V sistemu eSubmission kliknite Nova predložitev, da začnete novo predložitev, ali Obnovi osnutek, da nadaljujete že prej začeti osnutek predložitve. Osnutek lahko nadaljujete tudi na portalu za financiranje in razpise (več informacij je na voljo v razdelku  Upravljanje predložitev na portalu za financiranje in razpise v tem vodniku ).

Krmarjenje v sistemu eSubmission

Ko začnete svojo predložitev, se na vrhu zaslona prikaže vrstica o napredku. V tej vrstici so prikazani vsi koraki, ki jih morate opraviti pred oddajo ponudbe. Preverite lahko tudi, pri katerem koraku ste trenutno.

Med postopkom oddaje lahko kadar koli preverite že naložene dokumente tako, da kliknete gumb  Dokumenti predložitve na levi strani zaslona.

Javnemu naročniku ni poslano nič, dokler na koncu postopka oddaje ne kliknete gumba Oddaj.

Načini oddaje

Ko začnete novo predložitev, morate navesti:

• kako boste oddali svojo ponudbo: posamična predložitev ali skupna predložitev,
• ali bo predložitev vključevala oddajo naročil podizvajalcem,
• jezik, v katerem bo predložitev pripravljena.

Ko izberete ustrezno možnost, kliknite gumb Naprej na dnu strani.

Stranke

V tem razdelku morate navesti organizacije, ki sodelujejo pri predložitvi (udeleženci). Kliknite Nova stranka in izberite vrsto udeleženca: glavni udeleženec (v primeru posamične predložitve), vodja skupine ali član skupine (v primeru skupne predložitve) in podizvajalec (če je ustrezno).

Vsi udeleženci, razen podizvajalcev, morajo biti označeni s kodo PIC – identifikacijsko kodo udeleženca. Da preverite, ali subjekt že ima PIC (tj. je že vpisan v register udeležencev), uporabite gumb Išči. Iščete lahko po PIC, številki za DDV, nacionalni registrski številki in državi. Če želite iskati po številki za DDV ali nacionalni registrski številki, morate izbrati tudi državo.

Če iskanje ne prinese rezultatov, se mora organizacija registrirati, da pridobi kodo PIC.  Ko pridobite PIC, pojdite nazaj v sistem eSubmission , iščite po kodi PIC in izberite prikazano organizacijo.

Podatki v registru udeležencev, povezani s kodo PIC, se prikažejo na zaslonu in navesti morate naslednje obvezne podatke/dokumente:

• za glavnega udeleženca ali vodjo skupine:
• kontaktno osebo (ime in e-naslov),
• IBAN/št. bančnega računa;
• za vse udeležence: častno izjavo (pravilno izpolnjeno in podpisano) v razdelku Priloge.

Uporabnik lahko kot kontaktno osebo za oddajo ponudbe v razdelku Kontaktna oseba navede sebe (ime je že vnaprej izpolnjeno) ali drugo osebo. Kontaktni osebi je dodeljena vloga glavni kontaktni koordinator (PCoCo) na portalu za financiranje in razpise, uporabniku, ki oddaja ponudbo (če se razlikuje od kontaktne osebe), pa vloga kontaktnega koordinatorja (CoCo). 

Če glavni kontaktni koordinator nima računa EU Login, se začasni račun EU Login ustvari samodejno na podlagi elektronskega naslova kontaktne osebe, oseba pa je po elektronski pošti pozvana, da dokonča registracijo računa EU Login. Vabilo se pošlje s samodejnim sistemskim sporočilom brez sklica na postopek.

V razdelku Priloge vsakega udeleženca lahko naložite dokumente udeleženca, ki jih je javni naročnik zahteval skupaj s ponudbo. Preverite specifikacije ponudbe, da boste ugotovili, kateri dokumenti morajo biti za določenega udeleženca vključeni v predložitev.

Ko boste pripravljeni, kliknite Končano. 

Po opravljenem koraku „Kako oddati“ ni več mogoče spremeniti strukture iz skupne predložitve v posamično ali obratno. Če želite spremeniti strukturo svoje predložitve ali spremeniti vodjo skupine, morate ustvariti novo predložitev, s katero prepišete svoj osnutek predložitve (vsi predhodno vneseni podatki in naloženi dokumenti bodo izbrisani).

Kliknite  Naprej,  da nadaljujete na naslednji korak.

Sklopi

V postopku z več sklopi izberite sklope, za katere želite oddati ponudbo, in nato kliknite gumb Naprej.

Določitev udeležencev se nanaša na predložitev kot celoto. Če se sestava konzorcija po sklopih razlikuje, boste morali zato za vsak sklop predložiti ločeno predložitev.

Podatki o ponudbi

V tem razdelku morate vpisati znesek svoje ponudbe (samo v primeru uporabe metode najnižjih stroškov in najnižje cene, in sicer obvezno v enaki obliki kot v primeru na zaslonu) in/ali potrditi, ali vaša ponudba izpolnjuje minimalne zahteve iz dokumentacije o javnem naročilu ali ne.

Če boste izbrali, da vaša ponudba ne izpolnjuje minimalnih zahtev, boste morali to obrazložiti v namenskem besedilnem polju. Potrditev skladnosti ali neskladnosti in obrazložitev v primeru neskladnosti bosta vključeni v poročilo o predložitvi.

Ko kliknete gumb Shrani, lahko naložite finančno ponudbo, in, če tako zahteva javni naročnik, tehnično ponudbo. Kot tehnično/finančno ponudbo lahko naložite več kot eno datoteko.

Če menite, da so podatki o ponudbi pravilni in da je predložitev popolna, kliknite Naprej . Gumb bo aktiven le, če so bili naloženi vsi obvezni dokumenti.

V tej fazi osnutek vaše ponudbe, vključno z vsemi dokumenti, še ni oddan .

Poročilo o predložitvi

Poročilo o predložitvi ustvari sistem in je del predložitve. V poročilu so navedeni vsi dokumenti, vključeni v predložitev.

Sistem eSubmission samodejno ustvari poročilo o predložitvi in ga doda vaši predložitvi. Pred oddajo ponudbe si lahko poročilo ogledate na zaslonu ali ga prenesete za lastno evidenco. V sistemu eSubmission ni treba podpisati in naložiti podpisanega poročila.

Če po ogledu poročila o predložitvi menite, da je predložitev popolna in pripravljena za oddajo, kliknite Naprej za nadaljevanje.

Poročilo o predložitvi ni dokazilo o predložitvi. Predložitve  še niste oddali . Nadaljujte z naslednjim korakom in kliknite Oddaj , da zaključite oddajo.

Oddaja ponudbe

Ko ste pripravljeni oddati ponudbo, kliknite gumb Oddaj . Sistem bo prikazal potrditveno sporočilo.

Kliknite Da, če želite potrditi: te predložitve ne boste več mogli spreminjati .

Upoštevajte, da vam sistem ne bo dovolil oddaje po roku za prejem predložitev.

Elektronsko sporočilo bo poslano na elektronski naslov kontaktne osebe, navedene v ponudbi (PCoCo), in na elektronski naslov (če je drugačen), povezan z računom EU Login, ki se uporablja za oddajo ponudbe (CoCo). To elektronsko sporočilo vsebuje povezavo na portal za financiranje in razpise, kjer lahko najdete Submission Receipt (potrdilo o predložitvi).  

Opozarjamo, da bodo o tem obveščeni lastniki identifikacijske kode udeleženca (PIC), uporabljene v predložitvi.

Submission Receipt (potrdilo o predložitvi) velja kot dokazilo o upoštevanju roka za prejem predložitev.

Upravljanje predložitev na portalu za financiranje in razpise

Za dostop do svojega zasebnega dela portala za financiranje in razpise se morate avtenticirati, kar storite z uporabo gumba Prijava (Login) na portalu za financiranje in razpise na zgornji desni strani domače strani (vnesite svoje uporabniško ime in geslo EU Login).

Prikaz predložitev

Na levi strani v razdelku Upravljanje mojega območja (Manage my area) bo glavni kontaktni koordinator/kontaktni koordinator v razdelku Moje predložitve (My Submission(s)) našel svoje predložitve.

Iskalno polje je na voljo tudi na desni strani nad seznamom predložitev.

Razdelek Moje predložitve (My Submission(s))

Glavni kontaktni koordinator/kontaktni koordinator lahko za vsako predložitev vidi referenčno številko postopka, identifikacijsko številko predložitve, datum zadnjega izvedenega dejanja in status predložitve (osnutek, predloženo, umaknjeno, izbrisano), rok, sklop (če je ustrezno), naslov postopka in vrsto postopka.

Meni Dejanje (Action) na desni strani posamezne predložitve (razen če je bila predložitev izbrisana) omogoča glavnemu kontaktnemu koordinatorju/kontaktnemu koordinatorju izvedbo različnih dejanj glede na status predložitve.

Za predložitve s statusom osnutka:

• Uredi (Edit): sistem eSubmission odpre zaslon, na katerem ste bili, ko ste zapustili aplikacijo. Zdaj lahko urejate svojo predložitev v sistemu eSubmission.
• Prikaži (View):  sistem eSubmission odpre zaslon, na katerem ste bili, ko ste zapustili aplikacijo. Predložitve ni mogoče urejati, ker je prikazana v načinu samo za branje. 
• Izbriši (Delete):  osnutek predložitve bo izbrisan s portala za financiranje in razpise.
  
  

Za predložitve s statusom oddano:

• Prikaži potrdilo (View Receipt): prikaže se Submission Receipt (potrdilo o predložitvi).
• Umakni (Withdraw) (na voljo samo pred rokom za predložitev): navedite, zakaj želite umakniti predložitev, in potrdite s klikom gumba Umakni (Withdraw) . Če predložitev umaknete, je ne morete več prikazovati, urejati ali oddati.
  
  

Za predložitve s statusom umaknjeno:

• Prikaži potrdilo o umiku (View Withdrawal Receipt): prikaže se Withdrawal Receipt (potrdilo o umiku).

Za predložitve s statusom izbrisano:

Meni Dejanje ni na voljo za ponudbe s statusom izbrisano. Ko je osnutek ponudbe izbrisan, ga ponudnik ne more več pridobiti. 

Upravljanje obvestil na portalu za financiranje in razpise

Moja obvestila (My notifications)

Do te strani lahko glavni kontaktni koordinator/kontaktni koordinator dostopa s klikom ikone zvončka v zgornjem desnem kotu zaslona, potem ko se prijavi na portalu za financiranje in razpise.

Na tej strani lahko glavni kontaktni koordinator/kontaktni koordinator najde naslednja obvestila:

• Submission Receipt (potrdilo o predložitvi ponudbe),
• Withdrawal Receipt (potrdilo o umiku ponudbe).

V zavihku Prednostne nastavitve (Preferences) pod Upravljanje vseh obvestil (Manage all notifications) (na dnu seznama obvestil) lahko glavni kontaktni koordinator/kontaktni koordinator izbere pogostost elektronskih obvestil portala za financiranje in razpise. Ne glede na vašo izbiro so vsa vaša obvestila vedno na voljo v razdelku Moja obvestila (My notifications).

Moja uradna obvestila

Ta razdelek, ki je na voljo na levi strani pod razdelkom Upravljanje mojega območja (Manage my area), se trenutno ne uporablja za postopke javnega naročanja.