Gwida fil-Qosor għall-proċeduri miftuħa

Kif tibda

Merħba fl-eSubmission!

L-eSubmission tippermetti li l-operaturi ekonomiċi jwieġbu b’mod elettroniku għall-proċeduri ta’ akkwist tal-UE billi jħejju sottomissjonijiet (jiġifieri offerti) u jissottomettuhom elettronikament b’mod strutturat u sigur.

Din il-Gwida fil-Qosor tapplika għal proċeduri miftuħa biss. Il- Gwidi fil-Qosor għal proċeduri ta’ akkwist oħrajn jistgħu jiġu kkonsultati fuq il-wiki tal-Akkwist elettroniku tal-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti .

Bħala operatur ekonomiku tkun tista’:

• Iddaħħal it-tweġiba tiegħek għal proċedura mnedija minn istituzzjoni jew korp tal-UE

• Tissottomettiha b’mod sigur

• Tara jew tkompli abbozz li tkun issejvjajt

• Tħassar l-abbozz ta’ sottomissjoni

• Tirċievi prova tas-sottomissjoni (Riċevuta tas-Sottomissjoni)

• Tirtira sottomissjoni qabel l-iskadenza sa meta jistgħu jaslu s-sottomissjonijiet.

• Tirċievi prova tal-irtirar (Riċevuta tal-Irtirar)

Kun ċert li taqra r-Rekwiżiti tas-Sistema.

Tista’ ssibhom fuq il-paġna ta’ quddiem tal-applikazzjoni tal-eSubmission u fit-taqsima tad-dokumenti mehmużin fil-paġni tal-Partijiet u tad- Data dwar l-offerta.

Kif nista’ nikseb għajnuna teknika?

Jekk teħtieġ l-għajnuna tista’ tikkuntattja lit-tim ta’ appoġġ, mit-08:00 sat-20:00 CET/CEST.

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 229 71063

  It-tim ta’ appoġġ jopera bl-Ingliż biss.

Kif jista’ jkolli aċċess għall-eSubmission?

Dejjem se taċċessa l-eSubmission fil-kuntest ta’ proċedura ta’ akkwist (sejħa għall-offerti). Se ssib sejħiet għall-offerti ppubblikati mill-istituzzjonijiet, mill-korpi u mill-aġenziji Ewropej fuq:

• Il-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti

• Applikazzjoni għat-TED eTendering (għal sejħiet għal offerti ppubblikati qabel il-25/10/2023)
  
  

X’għandi bżonn biex nuża l-eSubmission?

Trid tkun irreġistrat fis-servizz ta’ awtentikazzjoni tal-utent tal-Kummissjoni Ewropea (EU Login) biex tuża l-eSubmission u biex twieġeb għal sejħa għall-offerti ppubblikata fuq il-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti. 

Biex twieġeb għal sejħa għall-offerti ppubblikata qabel il-25/10/2023, teħtieġ ukoll kont fuq it-TED eTendering.

Biex tidentifika l-organizzazzjoni tiegħek fis-sottomissjoni elettronika ta’ offerti, din trid tkun irreġistrata fir-reġistru tal-organizzazzjonijiet tal-Kummissjoni (ir-Reġistru tal-Parteċipanti) u jrid ikollha PIC (Kodiċi ta’ Identifikazzjoni tal-Parteċipanti). Għal aktar informazzjoni dwar il-PIC ikklikkja hawn . Ir-reġistrazzjoni hija miftuħa għall-organizzazzjonijiet kollha u hija mingħajr ħlas.

EU Login

EU Login huwa l-punt tad-dħul li minnu tidħol għal servizzi u/jew sistemi differenti tal-Kummissjoni Ewropea. Jekk għad m’għandekx EU Login, tista’ toħloq kont.

Għal aktar informazzjoni, ara l-għajnuna dwar l-EU Login.

It-TED eTendering

It-TED eTendering hija l-pjattaforma tal-Akkwist elettroniku fejn l-istituzzjonijiet u l-korpi tal-UE jippubblikaw is-sejħiet għall-offerti tagħhom.

Int tista’ toħloq kont tal-eTendering billi tuża l-EU Login tiegħek.

Il-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti

Il- Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti huwa l-punt uniku ta’ servizz (Spazju Uniku għall-Iskambju ta’ Data Elettronika) għall-parteċipanti u l-esperti fil-programmi ta’ finanzjament u l-proċeduri tal-offerti mmaniġġjati mill-Kummissjoni Ewropea u korpi oħra tal-UE.

Mill-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti, il-parteċipanti jistgħu:

• Ifittxu opportunitajiet fil-programmi ta’ finanzjament jew fil-proċeduri ta’ akkwist tal-UE

• Jabbonaw għas-sejħiet għall-offerti
• Jikkonsultaw id-dokumenti tal-akkwist
• Joħolqu u jissottomettu mistoqsija 

• Jirreġistraw fir-Reġistru tal-Parteċipanti

• Jaċċessaw l-eSubmission

• Jaċċessaw ir-Riċevuti tas-Sottomissjoni (prova tas-sottomissjoni)

• Jaraw, jeditjaw jew iħassru abbozzi tas-sottomissjonijiet

• Jirtiraw is-sottomissjonijiet u jaċċessaw ir-Riċevuta tal-Irtirar (prova tal-irtirar)

Reġistru tal-Parteċipanti

Il-Kummissjoni stabbiliet reġistru online tal-organizzazzjonijiet li qed jipparteċipaw fis-sejħiet għall-offerti jew fil-proposti tal-UE, sabiex jiġi applikat il-prinċipju ta’ “darba biss”: id-data relatata mal-ħtiġijiet ta’ organizzazzjoni tal-parteċipant trid tiġi sottomessa darba biss.  Wara r-reġistrazzjoni, kull organizzazzjoni tikseb Kodiċi ta’ Identifikazzjoni tal-Parteċipant (PIC) uniku. Biex titgħallem dwar kif takkwista PIC fir- Reġistru tal-Parteċipanti, jekk jogħġbok irreferi għal din il-paġna.

Kif tħejji l-offerta tiegħek fl-eSubmission

Kwalunkwe operatur ekonomiku jista’ jissottometti offerta billi juża l-link tal-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti indikata fl-avviż tal-kuntratt.

Meta tkun fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti, trid tikklikkja fuq Aċċessa s-sottomissjoni (Access submission): dan se jieħdok fil-portal tal-eSubmission, dment li tkun illoggjat bil-kont tal-EU Login tiegħek.

Għas-sejħiet għall-offerti ppubblikati qabel il-25/10/2023, l-operaturi ekonomiċi jistgħu jissottomettu offerta billi jużaw il-link tat-TED eTendering indikata fl-avviż dwar il-kuntratt. Meta tidħol fit-TED eTendering, trid tilloggja bil-kont tat-TED eTendering tiegħek u mbagħad tikklikkja Issottometti offerta. Din se tieħdok fil-portal tal-eSubmission.

Fl-eSubmission ikklikkja fuq Sottomissjoni ġdida biex tibda sottomissjoni ġdida, jew fuq Kompli l-abbozz biex tkompli l-abbozz tas-sottomissjoni li tkun bdejt qabel. Tista’ wkoll tkompli l-abbozz tiegħek mill-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti (għal aktar informazzjoni, ara t-taqsima  Immaniġġja s-sottomissjonijiet fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti f’din il-gwida ).

In-navigazzjoni fl-eSubmission

Meta tibda s-sottomissjoni tiegħek se tara linja ta’ progress fin-naħa ta’ fuq tal-iskrin. Din il-linja turi l-passi kollha li trid tgħaddi minnhom qabel ma tissottometti l-offerta tiegħek. Tista’ tara wkoll f’liema pass tkun tinsab.

Fi kwalunkwe ħin waqt il-proċedura ta’ sottomissjoni, dejjem tista’ tiċċekkja liema huma d-dokumenti li int applowdjajt billi tikklikkja l-buttuna Dokumenti ta’ sottomissjoni fuq ix-xellug tal-iskrin.

Xejn ma jiġi sottomess lill-awtorità kontraenti sakemm tikklikkja l-buttuna Issottometti fi tmiem il-proċess ta’ sottomissjoni.

Modi ta’ sottomissjoni

Meta tibda sottomissjoni ġdida, se tintalab tindika:

• kif se tissottometti l-offerta tiegħek: Sottomissjoni unika jew Sottomissjoni konġunta,
• jekk is-sottomissjoni hijiex se tinvolvi s-sottokuntrattar,
• b’liema lingwa se ssir is-sottomissjoni.

Wara li tkun għamilt l-għażla tiegħek, ikklikkja fuq il-buttuna Li jmiss f’qiegħ il-paġna.

Partijiet

F’din it-taqsima trid tidentifika l-organizzazzjonijiet li qed jipparteċipaw fis-sottomissjoni tiegħek (il-parteċipanti). Ikklikkja Parti ġdida (New Party) u agħżel it-tip ta’ parteċipant: parteċipant prinċipali (fil-każ ta’ sottomissjoni unika), kap tal-grupp jew membru tal-grupp (fil-każ ta’ sottomissjoni konġunta) u sottokuntrattur (jekk applikabbli).

Il-parteċipanti kollha, ħlief is-sottokuntratturi, iridu jiġu identifikati b’PIC – Kodiċi ta’ Identifikazzjoni tal-Parteċipanti. Sabiex tivverifika jekk entità hux ġa tiddisponi minn PIC (jiġifieri diġà hija rreġistrata fir-Reġistru tal-Parteċipanti), uża l-buttuna Fittex (Search). Tista’ tfittex permezz tal-PIC, tan-numru tal-VAT, tan-numru tar-Reġistru Nazzjonali u tal-pajjiż. Biex tkun tista’ tfittex permezz tan-numru tal-VAT jew tan-numru tar-Reġistru Nazzjonali, għandek bżonn tagħżel ukoll il-pajjiż.

Jekk it-tfittxija ma tagħti l-ebda riżultat, l-organizzazzjoni trid tirreġistra biex tikseb PIC.  Wara li takkwista l-PIC, mur lura għall- eSubmission , fittex permezz tal-PIC, u agħżel l-organizzazzjoni murija.

Id-data assoċjata mal-PIC tar-Reġistru tal-Parteċipanti se tidher fuq l-iskrin u int se tintalab tipprovdi din id-data obbligatorja/dawn id-dokumenti obbligatorji li ġejjin:

• għall-Parteċipant prinċipali jew għall-Kap tal-grupp:
• Persuna ta’ Kuntatt (l-isem u l-indirizz tal-posta elettronika)
• IBAN/Numru tal-kont tal-bank
• għall-parteċipanti kollha: Dikjarazzjoni fuq l-unur (mimlija u ffirmata kif dovut) fit-taqsima tad-Dokumenti mehmużin (Attachments).

Fit-taqsima Persuna ta’ Kuntatt (Contact Person), l-utent jista’ jindika lilu nnifsu (l-isem huwa diġà mimli bil-lest) jew persuna oħra bħala l-persuna ta’ kuntatt għas-sottomissjoni tal-offerta. Il-Persuna ta’ Kuntatt tirċievi r-rwol ta’ Koordinatur Primarju ta’ Kuntatt (Primary Coordinator Contact - PCoCo) fil-Portal Funding & Tenders u l-utent li jissottometti l-offerta (jekk differenti mill-Persuna ta’ Kuntatt) - ir-rwol ta’ Koordinatur ta’ Kuntatt (Coordinator Contact - CoCo) . 

Jekk il-PCoCo ma jkollux kont tal-EU Login, jinħoloq awtomatikament kont temporanju tal-EU Login abbażi tal-indirizz tal-email tal-Persuna ta’ Kuntatt u l-persuna tiġi mistiedna bil-posta elettronika biex timla r-reġistrazzjoni tal-EU Login. L-istedina se tkun permezz ta’ messaġġ awtomatiku tas-sistema mingħajr l-ebda referenza għall-proċedura.

Fit-taqsima  Dokumenti mehmużin (Attachments) ta’ kull parteċipant tista’ tapplowdja d-dokumenti tal-parteċipant mitluba mill-awtorità kontraenti mal-offerta. Iċċekkja l-ispeċifikazzjonijiet tal-offerta biex tidentifika liema dokumenti għal liema parteċipant iridu jiġu inklużi fis-sottomissjoni.

Ikklikkja Lest meta tkun lest. 

Ladarba tgħaddi l-pass “Modi kif tissottometti”, ma jkunx aktar possibbli li tibdel l-istruttura minn Sottomissjoni konġunta għal Sottomissjoni unika jew viċi versa. F’każ li tkun trid timmodifika l-istruttura tas-sottomissjoni tiegħek jew tibdel il-Kap tal-Grupp, jeħtieġ li toħloq sottomissjoni ġdida li tissostitwixxi l-abbozz tas-sottomissjoni tiegħek (id-data mdaħħla u d-dokumenti applowdjati qabel jitħassru kollha).

Ikklikkja Li jmiss  biex tgħaddi għall-pass li jmiss.

Lottijiet

Fi proċedura b’diversi lottijiet, agħżel il-lott(ijiet) li għalihom tixtieq titfa’ offerta, imbagħad agħfas il-buttuna Li jmiss (Next).

L-identifikazzjoni tal-parteċipanti tapplika għas-sottomissjoni kollha kemm hi. Għaldaqstant, jekk il-kompożizzjoni tal-konsorzju tkun differenti għal kull lott, ikun hemm bżonn li ssir sottomissjoni separata għal kull wieħed.

Data dwar l-Offerta

F’din it-taqsima trid iddaħħal l-ammont tal-offerta tiegħek (fil-każ biss tal-irħas kost jew tal-metodu tal-għoti tal-orħos prezz - kun ċert li tuża l-istess format bħal fl-eżempju fuq l-iskrin) u/jew tikkonferma jekk l-offerta tiegħek tikkonformax jew le mar-rekwiżiti minimi speċifikati fid-dokumenti tal-akkwist.

Jekk tikkonferma li l-offerta tiegħek ma tikkonformax mar-rekwiżiti minimi se tintalab tipprovdi spjegazzjoni f’kaxxa apposta għall-kummenti. Il-konferma tal-konformità jew tan-nuqqas ta’ konformità u l-ispjegazzjoni f’każ ta’ nuqqas ta’ konformità jintwerew fir-rapport ta’ sottomissjoni.

Wara li tikklikkja l-buttuna Issejvja tista’ tapplowdja l-offerta finanzjarja u, jekk meħtieġ mill-awtorità kontraenti fl-ispeċifikazzjonijiet tal-offerta, l-offerta teknika. Tista’ tapplowdja aktar minn file wieħed bħala offerta teknika/finanzjarja.

Ladarba tqis li d-data tal-offerta hija korretta u li s-sottomissjoni hija lesta, ikklikkja Li jmiss (Next). Il-buttuna se tkun attiva biss jekk ikunu ġew ipprovduti d-data u d-dokumenti obbligatorji kollha.

F’dan l-istadju, l-abbozz tal-offerta tiegħek, inklużi d-dokumenti kollha tiegħek, għadhom ma ġewx sottomessi .

Rapport ta’ sottomissjoni

Ir-rapport ta’ sottomissjoni huwa ġġenerat mis-sistema u huwa parti mis-sottomissjoni. Ir-rapport jelenka d-dokumenti kollha inklużi fis-sottomissjoni.

L-eSubmission awtomatikament tiġġenera u żżid ir-rapport ta’ sottomissjoni mas-sottomissjoni tiegħek. Tista’ tikkonsulta r-rapport fuq l-iskrin jew tista’ tiddawnlowdjah bħala kopja għalik (qabel ma tissottometti l-offerta). Ma għandekx għalfejn tiffirma u tapplowdja r-rapport iffirmat fl-eSubmission.

Wara li tara r-rapport ta’ sottomissjoni, jekk tqis li s-sottomissjoni hija lesta u tajba għas-sottomissjoni, ikklikkja fuq Li jmiss biex tkompli.

Ir-rapport ta’ sottomissjoni mhux prova tas-sottomissjoni. Għadek  m’għamiltx is-sottomissjoni . Jekk jogħġbok ipproċedi għall-pass li jmiss u kklikkja Submit biex tiffinalizza s-sottomissjoni.

Issottometti l-offerta tiegħek

Meta tkun lest biex tissottometti l-offerta tiegħek, ikklikkja Issottometti . Is-sistema se turi messaġġ ta’ konferma.

Ikklikkja Iva jekk trid tikkonferma li: mhux se tkun tista’ tkompli timmodifika din is-sottomissjoni .

Jekk jogħġbok innota li s-sistema mhux se tippermettilek tagħmel sottomissjonijiet jekk tiskadi l-iskadenza ta’ meta jistgħu jaslu s-sottomissjonijiet.

Se tintbagħat notifika bl-email fuq l-email tal-Persuna ta’ Kuntatt indikat fl-offerta (PCoCo) u fl-indirizz tal-email (jekk differenti) marbut mal-kont tal-EU Login użat għas-sottomissjoni tal-offerta (CoCo). Din in-notifika bl-email fiha link għall- Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti fejn tista’ tinstab l-Irċevuta tas- Sottomissjoni.  

Innota li s-sidien tal-PIC użati fis-sottomissjoni se jkunu infurmati.

Ir-Riċevuta tas-Sottomissjoni hija l-prova tal-konformità mal-iskadenza sa meta jistgħu jaslu s-sottomissjonijiet.

Immaniġġja s-sottomissjonijiet fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti

Biex tidħol fil-qasam privat tiegħek tal-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti trid tawtentika lilek innifsek billi tuża l-buttuna  Login  tal- Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti  fin-naħa ta’ fuq tal-lemin tal-paġna ewlenija (daħħal il-EU Login u l-password tiegħek).

Ara s-sottomissjonijiet

Fit-taqsima Immaniġġja l-ispazju tiegħi (Manage my area), fuq ix-xellug il- PCoCo/CoCo  se jsib is-sottomissjonijiet taħt it-taqsima Is-Sottomissjoni(jiet) tiegħi (My Submission(s)).

Il-kaxxa tat-tiftix hija disponibbli wkoll fuq il-lemin, fuq il-lista tas-sottomissjonijiet.

It-taqsima Is-Sottomissjoni(jiet) Tiegħi

Għal kull sottomissjoni l-PCoCo/CoCo jista’ jara n-numru ta’ referenza tal-proċedura, l-ID tas-sottomissjoni, id-data tal-aħħar azzjoni mwettqa u l-istatus tas-sottomissjoni (abbozz, sottomess, irtirat, imħassar), id-data tal-iskadenza, il-lott (jekk applikabbli), it-titlu tal-proċedura u t-tip ta’ proċedura.

Il-menù  Azzjoni (Action)  fuq il-lemin ta’ kull sottomissjoni (sakemm is-sottomissjoni ma tkunx tħassret) jippermetti lill- PCoCo/CoCo  jwettaq azzjonijiet differenti skont l-istatus tas-sottomissjoni.

Għas-sottomissjonijiet fl-istatus ta’ Abbozz:

• Editja: L-eSubmission tiftaħ l-iskrin li kont fih meta ħriġt mill-applikazzjoni. Issa tista’ teditja s-sottomissjoni tiegħek fl-eSubmission.
• Ara:  L-eSubmission tiftaħ l-iskrin li kont fih meta ħriġt mill-applikazzjoni. Mhux possibbli teditja s-sottomissjoni jekk tkun qed taraha fil-modalità ta’ qari biss. 
• Ħassar:  l-abbozz tas-sottomissjoni se jitħassar mill-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti.
  
  

Għas-sottomissjonijiet li fl-istat ta’ Sottomess (Submitted):

• Ara r-Riċevuta: turi r-riċevuta tas-sottomissjoni.
• Irtira (disponibbli biss qabel id-data tal-iskadenza għas-sottomissjoni): daħħal ir-raġuni l-għaliex tixtieq tirtira s-sottomissjoni u kkonfermaha billi tikklikkja l-buttuna Irtira (Withdraw). Ladarba tkun irtirajt sottomissjoni, ma tkunx tista’ taraha, teditjaha jew terġa’ tissottomettiha.
  
  

Għas-sottomissjonijiet li l- istatus tagħhom hu Irtirata (Withdrawn):

• Ara r-Riċevuta tal-Irtirar: tara r-riċevuta tal-irtirar.

Għas-sottomissjonijiet li l-istatus tagħhom hu Imħassar:

Il-menù Azzjoni (Action) mhux disponibbli għall-offerti bl-istatus Imħassra (Deleted). Ladarba abbozz ta’ offerta jitħassar, dan ma jkunx jista’ jiġi rkuprat mill-offerent. 

Immaniġġja n-notifiki fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti

In-notifiki tiegħi

Il- PCoCo/CoCo jista’ jaċċessa din il-paġna billi jikklikkja l-ikona bil-qanpiena fin-naħa ta’ fuq tal-lemin tal-iskrin wara li jkun illoggja fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti.

F’din il-paġna l- PCoCo/CoCo jista’ jsib in-notifiki li ġejjin:

• L-Irċevuta tas-Sottomissjoni (Submission Receipt) (il-prova li ġiet sottomessa offerta)
• L-Irċevuta tal-Irtirar (Withdrawal Receipt) (il-prova li ġiet irtirata offerta)

Fit-tab Preferenzi (Preferences) taħt Imamaniġġja n-notifiki kollha (Manage all notifications) (fil-qiegħ tal-lista tan-notifiki) il-PCoCo/CoCo jista’ tagħżel il-frekwenza tan-notifiki bl-emails mill-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti. Indipendentement mill-għażla tiegħek, in-notifiki kollha tiegħek huma dejjem disponibbli fit-taqsima In-notifiki tiegħi (My notifications).

In-Notifika/i Formali Tiegħi

Din it-taqsima, disponibbli taħt Immaniġġja l-ispazju tiegħi (Manage my area) bħalissa mhix qed tintuża għall-proċeduri ta’ akkwist.