Other wikis
- EC Legacy eProcurement systems
- EC business guide mainly for eGrants
- EC technical wiki mainly for eGrants
- EC External Actions
Snabbguide för förhandlade förfaranden – inlämning av ursprungliga anbud
(Förhandlade förfaranden och förhandlade förfaranden utan föregående meddelande om upphandling)
Kom igång
Välkommen till eSubmission!
Tack vare eSubmission kan ekonomiska aktörer delta elektroniskt i EU:s upphandlingsförfaranden genom att ställa samman och lämna in sina anbud elektroniskt på ett strukturerat och säkert sätt (dvs. anbud och reviderade anbud).
Den här snabbguiden gäller inlämningen av ursprungliga anbud i förhandlade förfaranden och förhandlade förfaranden utan föregående meddelande om upphandling. I de båda förfarandetyperna får endast inbjudna ekonomiska aktörer lämna in ett ursprungligt anbud. Den upphandlande myndigheten får sedan begära att anbudet revideras i en påföljande förhandlingsrunda. Du hittar snabbguiden för de påföljande förhandlingsrundorna och guider för andra upphandlingsförfaranden på finansierings- och anbudsportalens wiki för e-upphandling.
Som ekonomisk aktör kan du
- registrera ditt svar på ett förfarande som utlysts av en EU-institution eller ett EU-organ
- lämna in ditt svar på ett säkert sätt
- se eller fortsätta att arbeta på ett sparat utkast
- radera ett utkast
- få ett inlämningsbevis (Submission Receipt)
- dra tillbaka ett inlämnat anbud innan tidsfristen löpt ut
- få ett bevis på ett tillbakadraget anbud (Withdrawal Receipt).
Glöm inte att läsa systemkraven.
Du hittar dem på eSubmissions startsida och i sektionen med bilagor på sidorna för Medlemmar.
Kan jag få teknisk hjälp?
Om du behöver hjälp kan du kontakta vår stödpersonal mellan kl. 08:00 och kl. 20:00 (medeleuropeisk/svensk tid).
ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu
Tfn +32 (0)2 297 10 63
Supportteamet kan enbart hjälpa dig på engelska.
Hur får jag tillgång till eSubmission?
Du kan alltid få tillgång till eSubmission i samband med upphandlingsförfaranden. Du hittar offentliggjorda upphandlingsförfaranden i
Vad behöver jag för att kunna använda eSubmission?
För att kunna använda eSubmission måste du vara registrerad i Europeiska kommissionens autentiseringstjänst (EU Login).
För att kunna delta i ett upphandlingsförfarande som har utlysts på EU:s e-upphandlingsportal TED eTendering måste du också ha ett TED eTendering-konto.
För att din organisation ska kunna identifieras vid den elektroniska inlämningen måste den vara registrerad i kommissionens deltagarregister (Participant Register) och ha ett PIC-nummer (Participant Identification Code). Läs mer om PIC-nummer. Registreringen är öppen för alla organisationer och är gratis.
EU Login
EU Login är webbportalen för inloggning till EU-kommissionens olika tjänster och/eller system. Om du inte har något EU Login ska du skapa ett konto.
Läs mer på EU Logins hjälpsidor
TED eTendering
TED eTendering är en e-upphandlingsplattform där EU:s institutioner och organ publicerar sina upphandlingar.
Du kan skapa ett konto i eTendering med hjälp av ditt EU Login.
Finansierings- och anbudsportalen
Finansierings- och anbudsportalen är den gemensamma kontaktpunkten för elektroniskt datautbyte (Single Electronic Data Interchange Area) för deltagare i och experter på finansieringsprogram och upphandlingar som sköts av EU-kommissionen och andra EU-organ.
Via finansierings- och anbudsportalen kan deltagarna
söka efter möjligheter inom EU:s finansieringsprogram och upphandlingsförfaranden
registrera sig i deltagarregistret
få tillgång till sina inlämningsbevis (Submission Receipt)
se, redigera eller radera utkast till ansökningar och anbud
dra tillbaka ansökningar och anbud och få bevis på tillbakadragna ansökningar och anbud (Withdrawal Receipt)
- hantera roller.
Deltagarregister
Kommissionen har ett webbregister över de organisationer som deltar i EU:s upphandlingar eller förslagsomgångar enligt principen ”endast en gång”: Uppgifter om deltagarens organisation behöver alltså bara lämnas en gång. Efter registreringen får varje organisation ett unikt PIC-nummer (Participant Identification Code). Läs mer om deltagarregistret och hur du skaffar dig ett PIC-nummer.
Hur du ställer samman ditt anbud i eSubmission
I förhandlade förfaranden och förhandlade förfaranden utan föregående annonsering får enbart inbjudna anbudsgivare lämna in anbud.
Om du har valts ut av den upphandlande myndigheten får du ett meddelande från TED eTendering där du uppmanas att validera din tillgång till upphandlingsdokumenten och lämna in ett anbud.
Meddelandet skickas till din organisations e-postadress som den upphandlande myndigheten har fått uppgift om i förfarandets förberedelsefas.
Du hittar meddelandena i sektionen Mina meddelanden i TED eTendering.
För att validera tillgången till upphandlingsdokumenten måste du klicka på länken i meddelandet. Länken går direkt till upphandlingens sida i TED eTendering där knappen Lämna ett anbud finns.
I eSubmission klickar du på Nytt anbud för att starta ett nytt anbud eller Ändra ett utkast för att fortsätta att arbeta med ett anbud du hade börjat på tidigare. Du kan också hämta utkastet i finansierings- och anbudsportalen (läs mer i avsnittet om Hur du hanterar ansökningar och anbud i finansierings- och anbudsportalen i den här guiden).
Navigera i eSubmission
När du börjar ställa samman ditt anbud visas en linje överst på sidan med alla steg som du måste gå igenom innan du kan skicka in anbudet. Du ser också var du befinner dig i processen.
Du kan när som helst under inlämningsprocessen kontrollera vilka handlingar som har laddats upp genom att klicka på Dokument i anbudet till vänster på skärmen.
 Inget lämnas in till den upphandlande myndigheten förrän du har klickat på Skicka i slutet av processen. |
Olika sätt att lämna in ditt anbud
När du börjar med ett nytt anbud uppmanas du att uppge följande:
- Hur du vill lämna in ditt anbud: som ensam anbudsgivare eller genom ett gemensamt anbud.
- Om du kommer att använda dig av underleverantörer.
- Vilket språk du kommer att använda.
När du har gjort dina val klickar du på Nästa längst ner på sidan.
Medlemmar
I denna sektion ska du uppge vilka organisationer som deltar i ditt anbud (deltagare). Klicka på Ny medlem och välj typ av deltagare: huvudansvarig deltagare (vid ensam anbudsgivare), gruppledare eller gruppmedlem (vid gemensamt anbud) eller underleverantör.
Alla deltagare utom underleverantörer måste identifieras med ett PIC-nummer. För att kontrollera om en enhet redan har ett PIC-nummer (dvs. redan är registrerad i deltagarregistret) använder du Sök-knappen. Du kan söka på PIC-nummer, momsregistreringsnummer, nationellt registreringsnummer och land. För att kunna söka på momsregistreringsnummer eller nationellt registreringsnummer måste du också välja land.
Om sökningen inte ger någon träff måste organisationen registrera sig och få ett PIC-nummer. När du har PIC-numret går du tillbaka till eSubmission, söker på numret och väljer den organisation som visas.
De uppgifter som är kopplade till PIC-numret i deltagarregistret visas på skärmen och du uppmanas att uppge följande obligatoriska uppgifter och bifoga följande handlingar:
- För den huvudansvarige deltagaren eller gruppledaren:
- kontaktperson (namn och e-postadress)
- IBAN/bankkonto
- För alla deltagare: försäkran på heder och samvete (korrekt ifylld och undertecknad) i sektionen Bilagor.
Titta i anbudsunderlaget vilka handlingar som måste bifogas till anbudet.
I sektionen om kontaktpersoner för anbudet kan du uppge dig själv (namnet är redan ifyllt) eller någon annan person. Kontaktpersonen får rollen som primär samordningskontakt (Primary Coordinator Contact, PCoCo) i finansierings- och anbudsportalen och den som lämnar in anbudet (om det är någon annan än kontaktpersonen) får rollen som samordningskontakt (Coordinator Contact, CoCo)).
Om den primära samordningskontakten saknar EU Login-konto skapas automatiskt ett tillfälligt EU Login-konto baserat på kontaktpersonens e-postadress, och personen bjuds via e-post in att skapa ett EU Login-konto. Inbjudan kommer i form av ett automatiskt systemmeddelande utan hänvisning till förfarandet.
I sektionen Bilagor kan du för varje deltagare ladda upp handlingar som gäller uteslutnings- och urvalskriterierna. Titta i anbudsunderlaget vilka handlingar som varje deltagare måste bifoga till anbudet.
Klicka på Ok när du är klar.
| När du har kommit förbi steget ”Olika sätt att lämna anbud/Sätt att skicka” går det inte längre att byta från ett gemensamt anbud till ensam anbudsgivare eller vice versa. Om du vill ändra anbudsform eller byta gruppledare måste du börja om och skriva över utkastet (vilket innebär att all data som tidigare lagts in och alla uppladdade handlingar raderas). |
Klicka på Nästa för att gå vidare till nästa steg.
Delar
I en upphandling med flera delar ska du välja den eller de delar som du vill lämna anbud på och sedan klicka på Nästa.
| Identifieringen av deltagarna avser anbudet som helhet. Om konsortiets sammansättning varierar från del till del måste du därför lämna in separata anbud för varje del. |
Anbudsdata
I den här sektionen anger du beloppet på ditt anbud (endast vid tilldelningsmetoderna lägsta anbud eller lägsta pris – se till att du använder samma format som i exemplet på skärmen). Du ska också bekräfta att anbudet uppfyller minimikraven i upphandlingsdokumentationen.
Om du uppger att ditt anbud inte uppfyller minimikraven kommer du att uppmanas att förklara varför i en särskild textruta. Din bekräftelse om att kraven är uppfyllda, och förklaringen i de fall då kraven inte är det, kommer att framgå av anbudsrapporten.
Efter att du har klickat på Spara-knappen kan du ladda upp det ekonomiska anbudet och, om den upphandlande myndigheten kräver det enligt anbudshandlingarna, det tekniska anbudet. Du kan ladda upp flera filer som tekniska/ekonomiska anbud.
När du anser att anbudsdatan är korrekt och anbudet fullständigt klickar du på Nästa. Den knappen är endast aktiv om alla obligatoriska data har uppgetts och alla handlingar har laddats upp.
| I det här skedet har du ännu inte lämnat in ditt anbudsutkast eller dina handlingar. |
Anbudsrapport
Anbudsrapporten genereras av systemet och utgör en del av din ansökan. I anbudsrapporten förtecknas alla bifogade handlingar.
eSubmission genererar automatiskt anbudsrapporten och bifogar den till ditt anbud. Innan du lämnar in ditt anbud kan du läsa anbudsrapporten på skärmen eller ladda ned den om du vill spara den. Du behöver inte underteckna och ladda upp den undertecknade rapporten i eSubmission.
Efter att ha tittat på anbudsrapporten och bestämt att anbudet är komplett och klart att lämna in, klickar du på Nästa för att fortsätta.
| Anbudsrapporten är inget bevis på att du har lämnat in ditt anbud. Du har ännu inte skickat in något. Fortsätt till nästa steg och klicka på Skicka för att avsluta anbudsinlämningen. |
Lämna in ditt anbud
När du är redo att lämna in ditt anbud klickar du på Skicka. Systemet visar då ett meddelande där du ska bekräfta inlämningen.
Klicka Ja om du vill lämna in anbudet – då kan du inte längre ändra det.
Observera att systemet inte ger dig möjlighet att lämna in anbudet om tidsfristen för mottagande av anbud har löpt ut.
Ett meddelande kommer att skickas till den primära samordningskontaktens/samordningskontaktens e-postadress. Meddelandet innehåller en länk till finansierings- och anbudsportalen där den primära samordningskontakten/samordningskontakten hittar inlämningsbeviset. Tänk på att innehavarna av de PIC-nummer du har uppgett i ansökan också kommer att informeras.
| Inlämningsbeviset utgör en bekräftelse på att anbudet har lämnats in i tid. |
|---|
Hantera roller i finansierings- och anbudsportalen
Den kontaktperson som har uppgetts i eSubmission får rollen som primär samordningskontakt (PCoCo) i finansierings- och anbudsportalen för det ursprungliga anbudet. Det kan bara finnas en primär samordningskontakt per inlämnat anbud.
Det går inte att ändra den primära samordningskontakten i portalen utan du måste kontakta den upphandlande myndigheten om en ny primär samordningskontakt måste utses.
Den användare som lämnar in det ursprungliga anbudet (och som är någon annan än kontaktpersonen) får rollen som samordningskontakt (CoCo).
Det går att lägga till eller ta bort andra samordningskontakter (CoCo) i finansierings- och anbudsportalen efter att den upphandlande myndigheten har öppnat det ursprungliga anbudet och (om tillämpligt) innan den bjuder in anbudsgivaren att lämna in ett reviderat anbud:
- Under Action (Åtgärd) till höger om det ursprungliga anbudet klickar du på alternativet Manage Roles (Hantera roller). Det här alternativet kommer att finnas först när den upphandlande myndigheten har öppnat de ursprungliga anbuden.
- Klicka på knappen Edit Roles (Redigera roller).
- För att lägga till en ny samordningskontakt klickar du på knappen Add Roles (Lägg till roller).
Kontaktpersoner som läggs till enligt beskrivningen ovan efter att den upphandlande myndigheten har skickat en inbjudan till anbudsgivaren om att lämna ett reviderat anbud via portalen kan inte skicka in det reviderade anbudet. Bara primära samordningskontakter/samordningskontakter som har lagts till genom knappen ”Manage roles” i inbjudan kommer att kunna lämna in ett anbud (se Snabbguiden för det andra steget i ett förfarande i två steg).
Hur du hanterar ansökningar och anbud i finansierings- och anbudsportalen
För att logga in i din privata del av finansierings- och anbudsportalen måste du autentisera dig genom att klicka på inloggningsknappen (Login) i övre högra hörnet på startsidan (ange ditt användarnamn och lösenord för EU Login).
Visa inlämnade anbud
I sektionen Manage my area till vänster kan du som är primär samordningskontakt/samordningskontakt hitta anbuden i sektionen My Submission(s) .
Det finns ett sökfält till höger ovanför listan med anbud.
Sektionen ”My Submission(s)”
För varje anbud kan den primära samordningskontakten/samordningskontakten hitta förfarandets referensnummer, anbuds-id, datum för sista vidtagna åtgärd och inlämningsstatus (utkast, inlämnat, tillbakadraget och raderat), sista anbudsdatum, titeln på förfarandet, typ av förfarande och runda.
Till höger om varje anbud (om det inte har raderats) finns menyn Action (Åtgärd) där den primära samordningskontakten/samordningskontakten kan göra olika åtgärder beroende på status.
För anbud med status Draft (Utkast):
- Edit (Redigera): eSubmission öppnar den skärmbild där du befann dig när du lämnade applikationen. Du kan nu redigera ditt anbud i eSubmission.
- View (Visa): eSubmission öppnar den skärmbild där du befann dig när du lämnade applikationen. Det går inte att redigera anbudet eftersom det visas i skrivskyddat läge.
- Delete (Radera): utkastet till anbud raderas i finansierings- och anbudsportalen.
För anbud med status Submitted (Inlämnat):
- View Receipt: inlämningsbeviset visas.
- Withdraw (Dra tillbaka) (endast tillgängligt före sista anbudsdagen): ange skälet till att du vill dra tillbaka anbudet och bekräfta genom att klicka på knappen Withdraw. När du har dragit tillbaka en ansökan kan du inte se, redigera eller lämna in det på nytt.
För anbud med status Withdrawn (Tillbakadraget):
- View Withdrawal Receipt: beviset på tillbakadragandet visas.
För ansökningar med status Deleted (Raderat):
Åtgärdsmenyn är inte tillgänglig för anbud med status Deleted. När ett anbudsutkast har raderats går det inte längre att få tillbaka det.
Hantera meddelanden i finansierings- och anbudsportalen
My notifications (Mina meddelanden)
Den primära samordningskontakten/samordningskontakten kommer till den här sidan genom att klicka på klockikonen högst upp till höger på skärmen när de har loggat in i portalen.
På den här sidan kan den primära samordningskontakten/samordningskontakten hitta följande meddelanden:
- Submission Receipt, Inlämningsbevis (bekräftelse på att ett anbud har lämnats in).
- Withdrawal Receipt, Bevis på tillbakadragande (bevis på att ett anbud har dragits tillbaka).
Under fliken Preferences (Inställningar) i Manage all notifications (längst ner i listan med meddelanden) kan den primära samordningskontakten/samordningskontakten ställa in när och hur ofta de vill ha meddelanden från portalen. Oavsett vilka inställningar som gjorts finns alla meddelanden alltid i sektionen My notifications.
My Formal Notification(s) (Mina formella meddelanden)
Den här sektionen under Manage my area till vänster används för närvarande inte för upphandlingsförfaranden.
Overview
Content Tools
Apps
