Hur du hanterar inbjudningar och anbud i Finansierings- och anbudsportalen

I förhandlade förfaranden och förhandlade förfaranden under konkurrens utan föregående meddelande om upphandling får endast inbjudna anbudssökanden lämna in anbud.

Om du inbjuds att lämna in ett anbud kommer du att få

• ett mejl med inbjudan,
• ett meddelande på Finansierings- och anbudsportalen.

I mejlet med inbjudan kommer du att få en länk som tar dig till Inbjudningar (Invitations(s)) på Finansierings- och anbudsportalen, där du måste logga in med ditt EU Login. Om du inte har något EU Login-konto som är kopplat till den e-postadress som den upphandlande myndigheten använde för inbjudan skapar Finansierings- och anbudsportalen automatiskt det för dig. Läs mer här.

Se inbjudningar (View Invitation(s))

Du hittar dina inbjudningar under Inbjudningar (Invitations) i navigeringsmenyn till vänster. Det finns även ett sökfält till höger ovanför listan med inbjudningar.

Klicka på Välj organisation (Select Organisation) på menyknappen (tre punkter) för den mottagna inbjudan – du måste välja den organisation som anges som ”Deltagare” (Participant) i inbjudan.

 Ett popupfönster visas där du har två alternativ:

• Mina organisationer (My Organisations) – du kan välja en organisation OM du har en  roll i organisationen (t.ex. självregistrant, Lear-ombud, LSIGN) eller i ett projekt (inlämning/inbjudan/kontrakt/bidrag). Om din organisation inte är registrerad måste du först registrera den i deltagarregistret för att få ett PIC-nummer (Participant Identification Code). Läs mer här. När din organisation är registrerad kan du välja det nya PIC-numret.

• Andra organisationer – du kan söka på de organisationer som är registrerade i Finansierings- och anbudsportalen genom att ange antingen organisationens namn eller PIC-nummer.

Först efter det att du har valt din organisation kan du se närmare uppgifter i inbjudan och dokumenten.

Om du klickar på förfarandets referensnummer kommer du till sidan med ytterligare uppgifter om förfarandet.

Under rubriken med ytterligare uppgifter kan du göra följande:

• Se ytterligare uppgifter om förfarandet
  Under rubriken Allmän information kan du läsa mer om förfarandet.

• Få tillgång till de begränsade upphandlingsdokumenten
  I sektionen med de begränsade upphandlingsdokumenten (Restricted documents) kan du se de dokument som ingår i förfarandet.   
  
  

 
 
Om det finns flera versioner av ett dokument visas den senaste versionen på skärmen. Om du vill se en äldre version kan du välja den i rullgardinsmenyn. Du kan också se tillgängliga översättningar (om sådana finns).

• Få tillgång till Frågor och svar med begränsad åtkomst (Restricted Questions & Answers).    
  Här kan du ställa frågor om förfarandet.   
  
   
  Om den upphandlande myndigheten ger ett enskilt svar visas det under Mina frågor och svar (My Q&A). Om svaret ges till alla anbudssökande som bjudits in att delta i förfarandet visas det under Frågor och svar med begränsad åtkomst (Restricted Questions & Answers). Mer information finns i hjälpavsnittet om hur man skapar och skickar in en fråga på Finansierings- och anbudsportalen .

  Anbudet kan endast lämnas in under Mina inbjudningar (My Invitation(s)). Anbud kan inte lämnas in via sidan med ytterligare uppgifter om förfarandet.

Inbjudningar (Invitation(s))

För varje inbjudan kan du se förfarandets referensnummer, inbjudningens status (mottagen/bekräftad), sista anbudsdatum, delen (om relevant), titeln på förfarandet, typ av förfarande och steg. Via menyn (tre punkter) i inbjudan/anbud kan du vidta olika åtgärder beroende på inbjudans/anbudets status.

För inbjudningar med status Mottagen (Received):   

• Bekräfta mottagande (Acknowledge Receipt): klicka här för att bekräfta att du har tagit emot inbjudan att få lämna in anbud. Du kommer då till e-Submission-portalen där du kan lämna in ditt anbud.
• Hantera roller (Manage Roles):  här kan du se och hantera din inbjudan (lägga till och ta bort personer som ska ha tillgång till inbjudan och kunna lämna in ett anbud).
• Se ytterligare uppgifter (See details): här kan du se ytterligare uppgifter om förfarandet (se ovan).

För inbjudningar med status Bekräftad (Acknowledged): 

• Starta ett nytt anbud (Start New Submission): klicka här för att lämna in ett nytt anbud.
• Hantera roller (Manage Roles): här kan du se och hantera din inbjudan (lägga till och ta bort personer som ska kunna se inbjudan och lämna in ett anbud).
• Se ytterligare uppgifter (See details): här kan du se ytterligare uppgifter om förfarandet (se ovan).

Om du har börjat arbeta med ett anbud eller redan har lämnat in ett kommer du att se länken Anbud (Submission(s)).

Till höger om varje anbud finns menyn (tre punkter) där du kan vidta olika åtgärder beroende på anbudets status.

För anbud med status Utkast (Draft):

• Redigera (Edit): eSubmission öppnar den skärmbild där du befann dig när du lämnade applikationen. Du kan nu redigera ditt anbud i eSubmission.
• Visa (View): eSubmission öppnar den skärmbild där du befann dig när du lämnade applikationen. Det går inte att redigera anbudet eftersom det visas i skrivskyddat läge. 
• Radera (Delete): utkastet till anbud raderas i Finansierings- och anbudsportalen.

För anbud med status Inlämnat (Submitted):

• Visa inlämningsbevis (View Receipt): inlämningsbeviset visas.
• Dra tillbaka (Withdraw) (endast tillgängligt fram till sista anbudsdagen):  ange skälet till att du vill dra tillbaka ditt anbud och bekräfta genom att klicka på Dra tillbaka (Withdraw). När du har dragit tillbaka ett anbud kan du inte se, redigera eller lämna in det på nytt.

För anbud med status Dragits tillbaka (Withdrawn):

• Visa bevis på att ansökan dragits tillbaka (View Withdrawal Receipt): beviset på att ansökan har dragits tillbaka visas.

För anbud med status Raderat (Deleted):

• Åtgärdsmenyn är inte tillgänglig för anbud med status Raderat. När ett utkast till anbud har raderats går det inte längre att få tillbaka det.  

Hur du ställer samman ditt anbud i eSubmission

För att kunna lämna in ett anbud måste du först bekräfta att inbjudan att lämna anbud har tagits emot.

• Du hittar förfarandet i Inbjudningar (Invitation(s)) på Finansierings- och anbudsportalen.
• I förfarandets meny (tre punkter) klickar du på Bekräfta mottagande (Acknowledge Receipt) för att bekräfta att inbjudan har tagits emot. Då får inbjudan status som Bekräftad (Acknowledged).

Efter att ha bekräftat mottagandet skickas du automatiskt till eSubmission, där du kan börja sammanställa ditt anbud genom att klicka på Nytt anbud (New Submission).  

Om du vill börja arbeta med anbudet senare kan du göra följande:

• Logga in på Finansierings- och anbudsportalen.
• Gå till Inbjudningar (Invitation(s)) och hitta förfarandet.
• Via menyn (tre punkter) i förfarandet kan du klicka på Starta ett nytt anbud (Start New Submission). Då skickas du till eSubmission.

I eSubmission klickar du på Nytt anbud (New Submission) för att påbörja ett nytt anbud eller Ändra ett utkast (Resume Draft) för att fortsätta att arbeta med ett utkast du hade börjat på tidigare. 

Navigera i eSubmission 

När du börjar sammanställa ditt anbud visas en linje överst på sidan med alla steg som du måste gå igenom innan du kan lämna in anbudet. Du ser också var du befinner dig i processen. Du kan när som helst under inlämningsprocessen kontrollera vilka dokument som laddats upp genom att klicka på Dokument i anbudet (Submission documents) till vänster på skärmen.

Sätt att skicka

När du börjar arbeta med ett nytt anbud uppmanas du att ange följande:

• Om du vill lämna in ditt anbud som ett enskilt anbud eller som ett gemensamt anbud.
• Om anbudet kommer att omfatta underleverantörer.
• På vilket språk anbudet kommer att skrivas.

När du har gjort ditt val klickar du på Nästa (Next) längst ner på sidan.

Parter

Här ska du uppge vilka organisationer som deltar i ditt anbud (deltagare). Klicka på Ny part (New party) och välj typ av deltagare: huvudansvarig deltagare (vid enskilt anbud), gruppledare eller gruppmedlem (vid gemensamt anbud) och underleverantör (i tillämpliga fall). Alla deltagare, utom underleverantörer, måste identifieras med ett PIC-nummer. 

Den huvudansvariga deltagarens eller gruppledarens PIC-nummer ska vara detsamma som det PIC-nummer som är kopplat till inbjudan till detta förhandlade förfarande på Finansierings- och anbudsportalen under rubriken ”Inbjudningar”.

Använd sökfunktionen (Search organisation) för att välja korrekt PIC-nummer och kontrollera om en enhet redan har ett PIC-nummer (dvs. redan är registrerad i deltagarregistret). Det finns två sökalternativ: Mina organisationer eller Andra organisationer.

Mina organisationer:  Klicka på rullgardinsmenyn för att visa listan över organisationer som den inloggade användaren har använt tidigare eller för vilka han eller hon har tilldelats en roll (t.ex. självregistrant, Lear-ombud eller kontoadministratör). Det rör sig om samma organisationer som användarna kan se under fliken Mina organisationer (My organisations) i menyn till vänster i Finansierings- och anbudsportalen efter att ha loggat in med sitt EU Login-konto.

Andra organisationer: Du kan söka på de organisationer som är registrerade i deltagarregistret genom att ange organisationens namn eller PIC-nummer (Participant Identification Code).

Om sökningen inte ger någon träff måste organisationen registreras för att få ett PIC-nummer. När din organisation har registrerats kan du gå tillbaka till eSubmission och välja det nyskapade PIC-numret med hjälp av ett av de två sökalternativen.

De uppgifter som är kopplade till PIC-numret i deltagarregistret (Participant Register) visas på skärmen och du uppmanas att uppge följande obligatoriska uppgifter och bifoga följande dokument:

• För den huvudansvarige deltagaren eller gruppledaren:
• Kontaktperson (namn och e-postadress)
• IBAN/bankkonto
  Om bankkontot har IBAN-kod ska du kryssa i IBAN-rutan och eSubmission kommer att kontrollera om IBAN-kontot är giltigt.
• För alla deltagare: Försäkran på heder och samvete (korrekt ifylld och undertecknad) under Bilagor (Attachments).

Under Kontaktperson kan du uppge dig själv (namnet är redan ifyllt) eller någon annan person som kontaktperson för anbudet. Kontaktpersonen får rollen som primär samordningskontakt (Primary Coordinator Contact, PCoCo) i Finansierings- och anbudsportalen och den som lämnar in anbudet (om det är någon annan än kontaktpersonen) får rollen som samordningskontakt (Coordinator Contact, CoCo). 

Om den primära samordningskontakten saknar EU Login-konto skapas automatiskt ett tillfälligt EU Login-konto baserat på kontaktpersonens e-postadress, och personen inbjuds via e-post att registrera ett EU Login-konto. Inbjudan kommer i form av ett automatiskt systemmeddelande utan hänvisning till förfarandet.

Under Bilagor (Attachments) kan du för varje deltagare ladda upp dokument som gäller uteslutnings- och urvalskriterierna. Kontrollera i kravspecifikationerna vilka dokument som varje deltagare måste bifoga till anbudet.

Klicka på Ok (Done) när du är klar. 

Klicka på Nästa (Next) för att gå vidare till nästa steg.

Delar

I en upphandling med flera delar ska du välja den eller de delar för vilka du vill lämna in ett anbud och sedan klicka på Nästa (Next).  

Anbudsdata

Här uppger du anbudsbeloppet (endast vid tilldelningsmetoderna lägsta kostnad eller lägsta pris – se till att du använder samma format som i exemplet på skärmen). Du ska också bekräfta att ditt anbud uppfyller minimikraven i upphandlingsdokumentationen.

Om du anger att ditt anbud inte uppfyller minimikraven kommer du att uppmanas att ange en förklaring i en särskild textruta. Din bekräftelse på att kraven är uppfyllda, och förklaringen i de fall då kraven inte är det, kommer att framgå av anbudsrapporten.

Efter att du har klickat på Spara (Save) kan du ladda upp det ekonomiska anbudet och, om den upphandlande myndigheten kräver det enligt kravspecifikationerna, det tekniska anbudet. Du kan ladda upp flera filer som tekniska/ekonomiska anbud. 

När du anser att anbudsuppgifterna är korrekta och anbudet fullständigt klickar du på Nästa (Next). Den knappen är endast aktiv om alla obligatoriska uppgifter har uppgetts och alla handlingar laddats upp.

Anbudsrapport

Anbudsrapporten genereras av systemet och utgör en del av ditt anbud. I anbudsrapporten förtecknas alla bifogade dokument. eSubmission genererar automatiskt anbudsrapporten och bifogar den till ditt anbud. Innan du lämnar in ditt anbud kan du läsa anbudsrapporten på skärmen eller ladda ned den om du vill spara den. Du behöver inte underteckna och ladda upp den undertecknade rapporten i eSubmission.

Efter att ha tittat på anbudsrapporten och bestämt att anbudet är komplett och klart att lämna in klickar du på Nästa (Next) för att fortsätta.

Lämna in ditt anbud

När du är redo att lämna in ditt anbud klickar du på Skicka (Submit). Systemet visar då ett meddelande där du ska bekräfta inlämningen.

Klicka Ja (Yes) om du vill lämna in anbudet – då kan du inte längre ändra det.

Observera att det inte går att lämna in anbudet om tidsfristen för att lämna anbud har löpt ut. Ett meddelande kommer att skickas till den primära samordningskontaktens/samordningskontaktens e-postadress. E-postmeddelandet innehåller en länk till Finansierings- och anbudsportalen där den primära samordningskontakten/samordningskontakten kan hitta inlämningsbeviset. Notera att innehavarna av de PIC-nummer du har uppgett i anbudet också kommer att informeras.

Hantera roller i Finansierings- och anbudsportalen

Det EU Login-konto som är kopplat till den e-postadress till vilken inbjudan har skickats får rollen som primär samordningskontakt (PCoCo) för inbjudan. Via ”Hantera roller” (Manage Roles) (se nedan) kan den primära samordningskontakten lägga till andra personer från sin organisation som samordningskontakter (CoCo) för inbjudan.

Den kontaktperson som anges i inlämningen av anbudet blir den primära samordningskontakten (PCoCo) för inlämningen av anbudet och får inbjudan till den eller de påföljande rundorna. Den som lämnar in anbudet (om det är någon annan än kontaktpersonen) får rollen som samordningskontakt (Coordinator Contact, CoCo) för anbudet och inbjudan till påföljande rundor, om inte den som är primär samordningskontakt/annan samordningskontakt för anbudet har raderat rollen under perioden mellan den upphandlande myndighetens öppnande av anbudet och mottagandet av inbjudan till efterföljande rundor.

Alla åtgärder som beskrivs ovan (se Mina Inbjudningar (My invitations)) kan utföras av den primära samordningskontakten eller samordningskontakterna för respektive punkt (inbjudan eller inlämning av anbud). Observera att det endast får finnas en primär samordningskontakt per inbjudan eller anbud.

För att lägga till/ta bort roller i ett anbud följer du stegen nedan:

Samordningskontakter som läggs till enligt beskrivningen ovan efter att den upphandlande myndigheten har skickat en inbjudan till anbudsgivaren om att lämna in ett reviderat anbud via portalen kan inte skicka in det reviderade anbudet. Bara den primära samordningskontakten/samordningskontakter som har fått inbjudan eller samordningskontakter som har lagts till genom knappen ”Hantera roller” (Manage roles) i inbjudan kommer att kunna lämna in ett reviderat anbud (se riktlinjerna för runda 2/påföljande rundor).