Hur du hanterar inbjudningar och anbud i Finansierings- och anbudsportalen

Om den upphandlande myndigheten beslutar att inbjuda dig att lämna in ett reviderat anbud kommer du att få

• ett mejl med inbjudan,
• ett meddelande på Finansierings- och anbudsportalen.

Mejlet med inbjudan och meddelandet kommer att skickas till följande:

• E-postadressen för den kontaktperson som uppgavs i det senaste anbudet (den primära samordningskontakten, Primary Coordinator Contact, PCoCo).
• E-postadresserna för alla personer som har rollen som samordningskontakt (Coordinator Contacts, CoCo) när inbjudan skickas, dvs. de hade fått rollen som samordningskontakt på ett av följande sätt och rollen hade inte raderats via funktionen ”Hantera roller” (Manage Roles) under tiden:
• Varje kontaktperson som uppgetts i tidigare anbud men inte det senaste.
• Varje kontakt vars EU Login-konto användes för att lämna in det ursprungliga anbudet och eventuella reviderade anbud.
• Varje kontakt som lagts till med hjälp av ”Hantera roller” (Manage Roles).

Meddelandena finns under  Meddelanden (Notifications) på finansierings- och anbudsportalen.

Se inbjudningar (View Invitation(s))

I mejlet med inbjudan kommer du att få en länk som tar dig till Inbjudningar (Invitations(s)) på Finansierings- och anbudsportalen, där du måste logga in med ditt EU Login. Om du inte har något EU Login-konto kommer Finansierings- och anbudsportalen automatiskt att skapa ett för dig. Läs mer här.

 
I navigeringsmenyn till vänster kan du hitta inbjudningar under Inbjudningar (Invitation(s)). Det finns även ett sökfält till höger ovanför listan med inbjudningar.

   Inbjudan att lämna in ett reviderat anbud för en eller flera påföljande rundor kommer i en separat inbjudan under Inbjudningar (Invitation(s)). Den kommer inte att ingå i den inbjudan som skickas i samband med den inledande omgången eller eventuella påföljande rundor för förfarandet, utan innehåller specifik information och dokument (i förekommande fall) samt en ny länk för inlämning under menyn (tre punkter) i inbjudningssektionen. Dokumenten från tidigare inbjudningar finns inte med i den nya inbjudan, men de finns fortfarande tillgängliga i de tidigare inbjudningarna.

Under Inbjudningar (Invitation(s)) kan du se ytterligare uppgifter i inbjudan och dokumenten.

 Om du klickar på förfarandets referensnummer eller alternativet Se ytterligare uppgifter (See details) kommer du till sidan med uppgifter om inbjudan där du kan klicka på Ytterligare uppgifter (Details) eller Konsortium (Consortium).

Ytterligare uppgifter

Under Ytterligare uppgifter kan du göra följande:

 Se ytterligare uppgifter om förfarandet.

• Under Allmän information (General Information) kan du läsa mer om förfarandet.

• Få tillgång till de begränsade upphandlingsdokumenten.
  Under Begränsade upphandlingsdokument (Restricted documents) kan du se de dokument som ingår i förfarandet.

Om det finns flera versioner av ett dokument visas den senaste versionen på skärmen. Om du vill se en äldre version kan du välja den i rullgardinsmenyn. Du kan också se tillgängliga översättningar (i förekommande fall).

• Få tillgång till Frågor och svar med begränsad åtkomst (Restricted Questions & Answers). 
  Här kan du ställa frågor om förfarandet.

Om den upphandlande myndigheten ger ett enskilt svar visas det under Mina frågor och svar (My Q&A). Om svaret ges till alla anbudssökande som bjudits in att delta i förfarandet visas det under Frågor och svar med begränsad åtkomst (Restricted Q&A). Mer information finns i hjälpavsnittet om hur man skapar och skickar in en fråga på Finansierings- och anbudsportalen.

  Anbudet kan endast lämnas in under ”Inbjudningar” (Invitation(s)). Anbud kan inte lämnas in via sidan med ytterligare uppgifter om förfarandet.

Konsortier

Här kan du se uppgifterna om den organisation till vilken inbjudan skickas (om det rör sig om ett konsortium kommer du att se alla konsortiemedlemmar).

Klicka på pilen  för att se organisationens roller . Klicka på knappen Redigera roller (Edit Roles) för att hantera roller.

Inbjudningar (Invitation(s))

För varje inbjudan kan du se förfarandets referensnummer, inbjudningens status (mottagen/bekräftad), sista anbudsdatum, delen (om relevant), titeln på förfarandet, typ av förfarande och steg. Via menyn (tre punkter) i inbjudan/anbud kan du vidta olika åtgärder beroende på inbjudans/anbudets status.

För inbjudningar med status Mottagen (Received):   

• Bekräfta mottagande (Acknowledge Receipt): klicka här för att bekräfta att du har tagit emot inbjudan att få lämna in anbud. Du kommer då till e-Submission-portalen där du kan lämna in ditt anbud.
• Hantera roller (Manage Roles): här kan du se och hantera din inbjudan (lägga till och ta bort personer som ska kunna se inbjudan och lämna in ett anbud).
• Se ytterligare uppgifter (See details): här kan du se ytterligare uppgifter om förfarandet (se ovan).

För inbjudningar med status Bekräftad (Acknowledged): 

• Starta ett nytt anbud (Start New Submission): klicka här för att börja sammanställa och lämna in ett anbud.
• Hantera roller (Manage Roles): här kan du se och hantera din inbjudan (lägga till och ta bort personer som ska kunna se inbjudan och lämna in ett anbud).
• Se ytterligare uppgifter (See details): här kan du se ytterligare uppgifter om förfarandet (se ovan).

Om du har börjat arbeta med ett anbud eller redan har lämnat in ett kommer du att se länken Anbud (Submission(s)).

Till höger om varje anbud finns menyn (tre punkter) där du kan vidta olika åtgärder beroende på anbudets status.

För anbud med status Utkast (Draft):

• Redigera (Edit): eSubmission öppnar den skärmbild där du befann dig när du lämnade applikationen. Du kan nu redigera ditt anbud i eSubmission.
• Visa (View): eSubmission öppnar den skärmbild där du befann dig när du lämnade applikationen. Det går inte att redigera anbudet eftersom det visas i skrivskyddat läge. 
• Radera (Delete): utkastet till anbud raderas i Finansierings- och anbudsportalen.

För anbud med status Inlämnat (Submitted):

• Visa inlämningsbevis (View Receipt): inlämningsbeviset visas.
• Dra tillbaka (Withdraw) (endast tillgängligt fram till sista anbudsdagen):  ange skälet till att du vill dra tillbaka ditt anbud och bekräfta genom att klicka på Dra tillbaka (Withdraw). När du har dragit tillbaka ett anbud kan du inte se, redigera eller lämna in det på nytt.

För anbud med status Dragits tillbaka (Withdrawn):

• Visa bevis på att ansökan har dragits tillbaka (View Withdrawal Receipt): beviset på att ansökan har dragits tillbaka visas.

För anbud med status Raderad (Deleted):

• Menyn (tre punkter) är inte tillgänglig för anbud med status Raderad (Deleted). När ett utkast till anbud har raderats går det inte längre att få tillbaka det. 

Hur du ställer samman ditt anbud i eSubmission

För att lämna in ett reviderat anbud i en påföljande runda måste den primära samordningskontakten/samordningskontakten (PCoCo/CoCo) först bekräfta att inbjudan har tagits emot.

• Du hittar förfarandet i Inbjudningar (Invitation(s)) på Finansierings- och anbudsportalen.
• I förfarandets meny (tre punkter) klickar du på Bekräfta mottagande (Acknowledge Receipt) för att bekräfta att inbjudan har tagits emot. Då får inbjudan status Bekräftad (Acknowledged).

Efter att ha bekräftat mottagandet skickas du automatiskt till eSubmission, där du kan börja sammanställa ditt anbud genom att klicka på Nytt anbud (New Submission).

Om du vill börja arbeta med anbudet senare kan du göra följande:

• Logga in på finansierings- och anbudsportalen.
• Gå till Inbjudningar (Invitation(s)) och hitta förfarandet.
• I förfarandets meny (tre punkter) kan du klicka på Starta ett nytt anbud (Start New Submission). Då skickas du till eSubmission.

I eSubmission klickar du på Nytt anbud (New Submission) för att starta ett nytt anbud eller Fortsätt med utkastet (Resume draft) för att fortsätta att arbeta med ett utkast du hade börjat på tidigare.  

Navigera i eSubmission  

När du börjar sammanställa ditt anbud visas en linje överst på sidan med alla steg som du måste gå igenom innan du kan lämna in anbudet. Du ser också var du befinner dig i processen. Du kan när som helst under inlämningsprocessen kontrollera vilka dokument som laddats upp genom att klicka på Dokument i anbudet (Submission Documents) till vänster på skärmen.

Parter

I detta steg går det bara att ändra Kontaktperson (Contact Person).

Den användare som börjar sammanställa anbudet i eSubmission kan uppge sig själv som kontaktperson (namnet är redan ifyllt) eller någon annan. Om den andra personen saknar EU Login-konto skapas automatiskt ett tillfälligt EU Login-konto baserat på kontaktpersonens e-postadress, och personen bjuds in via e-post att skapa ett EU Login-konto. Inbjudan kommer i form av ett automatiskt systemmeddelande utan hänvisning till förfarandet.

Kontaktpersonen får rollen som primär samordningskontakt (Primary Coordinator Contact, PCoCo) på Finansierings- och anbudsportalen och den som lämnar in anbudet (om det är någon annan än kontaktpersonen) får rollen som samordningskontakt (Coordinator Contact, CoCo)). 

Klicka på Nästa för att gå vidare till nästa steg.

Anbudsdata

Här uppger du anbudsbeloppet (endast vid tilldelningsmetoderna lägsta kostnad och lägsta pris – se till att du använder samma format som i exemplet på skärmen). Du ska också bekräfta att ditt anbud uppfyller minimikraven i upphandlingsdokumentationen.

Om du anger att ditt anbud inte uppfyller minimikraven kommer du att uppmanas att ange en förklaring i en särskild textruta. Din bekräftelse på att kraven är uppfyllda, och förklaringen i de fall då kraven inte är det, kommer att framgå av anbudsrapporten.

Efter att du har klickat på Spara (Save) kan du ladda upp det ekonomiska anbudet och, om den upphandlande myndigheten kräver det enligt anbudshandlingarna, det tekniska anbudet. Du kan ladda upp flera filer som tekniska/ekonomiska anbud. 

När du anser att anbudsuppgifterna är korrekta och anbudet fullständigt klickar du på Nästa (Next). Den knappen är endast aktiv om alla obligatoriska uppgifter har uppgetts och alla handlingar laddats upp.

Anbudsrapport  

Anbudsrapporten genereras av systemet och utgör en del av ditt anbud. I anbudsrapporten förtecknas alla bifogade dokument. eSubmission genererar automatiskt anbudsrapporten och bifogar den till ditt anbud. Innan du lämnar in ditt anbud kan du läsa anbudsrapporten på skärmen eller ladda ned den om du vill spara den. Du behöver inte underteckna och ladda upp den undertecknade rapporten i eSubmission.

Efter att ha tittat på anbudsrapporten och bestämt att anbudet är komplett och klart att lämna in klickar du på Nästa (Next) för att fortsätta.

Lämna in ditt anbud

När du är redo att lämna in ditt anbud klickar du på Skicka (Submit). Systemet visar då ett meddelande där du ska bekräfta inlämningen.

Klicka Ja (Yes) om du vill lämna in anbudet – då kan du inte längre ändra det. Observera att det inte går att lämna in anbudet om tidsfristen för att lämna anbud har löpt ut.

Ett meddelande kommer att skickas till den e-postadress som är kopplad till EU Login-kontot för den primära samordningskontakten (Primary Coordinator Contact, PCoCo) och samtliga samordningskontakter (Coordinator Contact(s), CoCo) som har uppgetts i anbudet. I meddelandet finns en länk till Finansierings- och anbudsportalen där inlämningsbeviset finns. 

Hantera roller i Finansierings- och anbudsportalen

Det EU Login-konto som är kopplat till den e-postadress till vilken inbjudan har skickats får rollen som primär samordningskontakt (Primary Coordinator Contact, PCoCo) för inbjudan. Via ”Hantera roller” (Manage Roles) (se nedan) kan den primära samordningskontakten (PCoCo) lägga till andra personer från sin organisation som samordningskontakter (Coordinator Contact(s), CoCo) för inbjudan.

Den kontaktperson som anges i det reviderade anbudet i eSubmission får rollen som primär samordningskontakt (Primary Coordinator Contact, PCoCo) för inlämning av anbud och inbjudan till de påföljande rundorna. Den som lämnar in anbudet (om det är någon annan än kontaktpersonen) får rollen som samordningskontakt (Coordinator Contact, CoCo) för inlämning av anbud och inbjudan till påföljande rundor, om inte den som är primär samordningskontakt/annan samordningskontakt för anbudet har raderat rollen under perioden mellan den upphandlande myndighetens öppnande av anbudet och mottagandet av inbjudan till påföljande rundor.

 Alla åtgärder som beskrivs ovan (se Inbjudningar (Invitations)) kan utföras av den primära samordningskontakten eller samordningskontakterna för respektive punkt (inbjudan eller inlämning av anbud). Observera att det endast får finnas en primär samordningskontakt per inbjudan eller anbud.

För att lägga till/ta bort roller i ett anbud följer du stegen nedan:

   Samordningskontakter som läggs till enligt beskrivningen ovan efter det att den upphandlande myndigheten har skickat inbjudningarna till en påföljande förhandlingsrunda kommer inte att kunna lämna in ett anbud i den rundan. Bara den primära samordningskontakten/samordningskontakter som har fått inbjudan eller samordningskontakter som har lagts till genom knappen ”Hantera roller (Manage Roles) i inbjudan kommer att kunna lämna in ett anbud.