Snabbguide för förhandlade förfaranden – inlämning av ursprungliga anbud

(Förhandlade förfaranden och förhandlade förfaranden under konkurrens utan föregående offentliggörande av meddelande om upphandling)

Snabbguiderna har reviderats för att inkludera de senaste funktionerna och funktionerna i arbetsflödet. Denna uppdaterade version finns för närvarande endast tillgänglig på engelska. Översättningar till alla EU-språk kommer snart att finnas tillgängliga.

Kom igång

Välkommen till eSubmission!

Med eSubmission kan ekonomiska aktörer delta elektroniskt i EU:s upphandlingsförfaranden genom att ställa samman anbud och reviderade anbud, och lämna in dem elektroniskt på ett strukturerat och säkert sätt.

Denna snabbguide gäller inlämningen av ursprungliga anbud i förhandlade förfaranden och förhandlade förfaranden under konkurrens utan föregående offentliggörande av meddelande om upphandling . I de båda förfarandetyperna får endast inbjudna anbudssökande lämna in ett ursprungligt anbud. Den upphandlande myndigheten får sedan begära att anbudet revideras i en påföljande förhandlingsrunda. Du kan läsa mer om den eller de efterföljande förhandlingsrundorna i snabbguiden för runda 2/påföljande rundor.

Som ekonomisk aktör kan du

• registrera ditt svar på ett förfarande som utlysts av en EU-institution eller ett EU-organ,
• lämna in ditt svar på ett säkert sätt,
• se eller fortsätta att arbeta på ett sparat utkast,
• radera ett utkast,
• få ett inlämningsbevis (Submission Receipt),
• dra tillbaka ett inlämnat anbud innan tidsfristen löpt ut,
• få ett bevis på att ett anbud har dragits tillbaka (Withdrawal Receipt).

Glöm inte att läsa systemkraven (System Requirements).

Du hittar dem på eSubmissions startsida och i bilagssektionen på sidan Parter (Parties).

Kan jag få teknisk hjälp?

Om du behöver hjälp kan du kontakta vårt supportteam mellan kl. 08:00 och 20:00 (centraleuropeisk tid (CET/CEST)).

    ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

  Tfn +32 (0) 229 71063

 Supportteamet kan enbart hjälpa dig på engelska.

Hur får jag tillgång till eSubmission?

Du kan alltid få tillgång till eSubmission i samband med upphandlingsförfaranden. Du hittar offentliggjorda upphandlingsförfaranden på finansierings- och anbudsportalen (Funding & Tenders Portal).

Vad behöver jag för att kunna använda eSubmission?

Du måste vara registrerad i Europeiska kommissionens tjänst för användarautentisering (EU Login) för att kunna använda eSubmission och svara på en anbudsinfordran som offentliggörs på finansierings- och anbudsportalen. För att din organisation ska kunna identifieras i den elektroniska inlämningen måste den vara registrerad i kommissionens deltagarregister (Participant Register) och ha ett PIC-nummer (Participant Identification Code). Läs mer om PIC-nummer här . Registreringen är öppen för alla organisationer och är kostnadsfri.

EU Login

EU Login är webbportalen för inloggning till EU-kommissionens olika tjänster och/eller system. Om du inte har något EU Login ska du skapa ett konto.

Läs mer på EU Logins hjälpsidor.

Finansierings- och anbudsportalen

Finansierings- och anbudsportalen är den gemensamma kontaktpunkten för elektroniskt datautbyte (Single Electronic Data Interchange Area) för deltagare i och experter på finansieringsprogram och upphandlingar som sköts av EU-kommissionen och andra EU-institutioner, EU-organ eller EU-byråer.

Via finansierings- och anbudsportalen kan deltagarna

• söka efter möjligheter bland EU:s finansieringsprogram och upphandlingsförfaranden,

• prenumerera på anbudsinfordringar,
• läsa upphandlingsdokumenten,
• skapa och skicka en fråga, 

• registrera sig i deltagarregistret, 

• få tillgång till eSubmission,

• få tillgång till sina inlämningsbevis,

• visa, redigera eller radera utkast till anbud,

• dra tillbaka ansökningar och anbud och få tillgång till bevis på tillbakadragna ansökningar och anbud,

• hantera roller.

Deltagarregister

I enlighet med engångsprincipen har kommissionen inrättat ett register online över de organisationer som deltar i EU:s anbuds- eller förslagsinfordringar, dvs. uppgifter om deltagarens organisation behöver bara lämnas en gång.  Efter registreringen får varje organisation ett unikt PIC-nummer (Participant Identification Code). Mer information om hur du skaffar ett PIC-nummer i deltagarregistret finns på den här sidan.

I förhandlade förfaranden och förhandlade förfaranden under konkurrens utan föregående meddelande om upphandling får enbart de inbjudna anbudssökandena lämna in anbud.

Om du är inbjuden att lämna in ett anbud kommer du att få

• ett mejl med inbjudan,
• ett meddelande på finansierings- och anbudsportalen.
  

I mejlet med inbjudan kommer du att få en länk som tar dig till sektionen Mina inbjudningar (My Invitations(s)) på finansierings- och anbudsportalen, där du måste logga in med ditt EU Login.

Om du inte har något EU Login-konto som är kopplat till den e-postadress som den upphandlande myndigheten använde för inbjudan skapar finansierings- och anbudsportalen automatiskt det för dig. Läs mer här .

Se inbjudningar (View Invitation(s))

I navigeringsmenyn till vänster kan du hitta inbjudningar i sektionen Mina inbjudningar (My invitation(s)). Det finns även ett sökfält till höger ovanför listan med inbjudningar.

Klicka på Välj organisation (Select Organisation) på åtgärdsknappen för den mottagna inbjudan – du måste välja den organisation som anges som ”Deltagare” (Participant) i inbjudan.

 Ett popupfönster visas där du har två alternativ:

• • Mina organisationer (My Organisations) – du kan välja en organisation bland dem som du har en roll för: roll i organisationen (t.ex. självregistrant, Lear-ombud, LSIGN) eller i ett projekt (inlämning/inbjudan/kontrakt/bidrag) . Om din organisation inte är registrerad måste du först registrera den i deltagarregistret för att få ett PIC-nummer (Participant Identification Code). Läs mer här. När din organisation är registrerad kan du välja det nya PIC-numret.

• • Andra organisationer – du kan söka på de organisationer som är registrerade i finansierings- och anbudsportalen genom att ange antingen organisationens namn eller PIC-nummer.

Först efter det att du har valt din organisation kan du se ytterligare uppgifter i inbjudan och dokumenten.

Klicka på ”Ytterligare uppgifter” (”See Details”) för att 

• • Se ytterligare uppgifter om förfarandet
    I sektionen med Allmän information (General Information) kan du läsa mer om förfarandet.
    
    
    
  • Få tillgång till de begränsade upphandlingsdokumenten
    I sektionen Begränsade dokument (Restricted documents) kan du se de dokument som ingår i förfarandet.  
     
    
    Om det finns flera versioner av ett dokument visas den senaste versionen på skärmen. Om du vill se en äldre version kan du välja den i rullgardinsmenyn. Du kan också se tillgängliga översättningar (i förekommande fall).
    
  • 
  • 
    
    
  • Få tillgång till sektionen Frågor och svar med begränsad åtkomst (Restricted Questions & Answers).  
    I den här sektionen kan du ställa frågor om förfarandet.
     
  • Om den upphandlande myndigheten ger ett enskilt svar visas det i sektionen ”Mina frågor och svar” (”My Q&A”). Om svaret ges till alla anbudssökande som bjudits in att delta i förfarandet visas det i sektionen Frågor och svar med begränsad åtkomst (Restricted Questions & Answers). Mer information finns i hjälpavsnittet om hur man skapar och skickar in en fråga på finansierings- och anbudsportalen .

Anbudet kan endast lämnas in i sektionen ”Mina inbjudningar” (”My Invitation(s)”). Anbud kan inte lämnas in via sidan med ytterligare uppgifter om förfarandet.

Mina inbjudningar (My Invitation(s))

För varje inbjudan kan du se förfarandets referensnummer, inbjudningens status (mottagen/bekräftad), sista anbudsdatum, delen (om relevant), titeln på förfarandet, typ av förfarande och steg.

I Åtgärdsmenyn (Action) kan du för varje inbjudan/anbud vidta olika åtgärder beroende på inbjudans/anbudets status.

För inbjudningar med status Mottagen (Received):  

• Bekräfta mottagande (Acknowledge Receipt): klicka här för att bekräfta att du har tagit emot inbjudan att få lämna in anbud. Du kommer då till e-Submission-portalen där du kan lämna in ditt anbud.
• Hantera roller (Manage Roles):  här kan du se och hantera din inbjudan (lägga till och ta bort personer som ska kunna ha tillgång till inbjudan och lämna in ett anbud).
• Se ytterligare uppgifter (See details): här kan du se ytterligare uppgifter om förfarandet (se ovan).

För inbjudningar med status Bekräftad (Acknowledged): 

• Starta ett nytt anbud (Start New Submission): klicka här för att börja sammanställa och lämna in ett anbud.
• Hantera roller (Manage Roles): här kan du se och hantera din inbjudan (lägga till och ta bort personer som ska kunna se inbjudan och lämna in ett anbud).
• Se ytterligare uppgifter (See details): här kan du se ytterligare uppgifter om förfarandet ( se ovan ).
  
  

Om du har börjat förbereda ett anbud eller redan har lämnat in ett kommer du att se länken Anbud (Submission(s)).

Till höger om varje anbud finns Åtgärdsmenyn där du kan vidta olika åtgärder beroende på anbudets status.

För anbud med status Utkast (Draft):

• Redigera (Edit): eSubmission öppnar den skärmbild där du befann dig när du lämnade applikationen. Du kan nu redigera ditt anbud i eSubmission.
• Visa (View): eSubmission öppnar den skärmbild där du befann dig när du lämnade applikationen. Det går inte att redigera anbudet eftersom det visas i skrivskyddat läge. 
• Radera (Delete): utkastet till anbud raderas i finansierings- och anbudsportalen.

För anbud med status Inlämnat (Submitted):

• Visa inlämningsbevis (View Receipt): inlämningsbeviset visas.
• Dra tillbaka (Withdraw) (endast tillgängligt före sista anbudsdagen):  ange skälet till att du vill dra tillbaka ditt anbud och bekräfta genom att klicka på Dra tillbaka (Withdraw). När du har dragit tillbaka ett anbud kan du inte se, redigera eller lämna in det på nytt.

För anbud med status Dragits tillbaka (Withdrawn):

• Visa bevis på att ansökan dragits tillbaka (View Withdrawal Receipt): beviset på att ansökan har dragits tillbaka visas.

För anbud med status Raderat (Deleted):

• Åtgärdsmenyn är inte tillgänglig för anbud med status Raderat. När ett utkast till anbud har raderats går det inte längre att få tillbaka det. 

För att kunna lämna in ett anbud måste du först bekräfta att inbjudan att lämna anbud har tagits emot.

• Du hittar förfarandet i Mina inbjudningar (My Invitation(s)) på finansierings- och anbudsportalen.

• I förfarandets Åtgärdsmeny klickar du på Bekräfta mottagande (Acknowledge Receipt) för att bekräfta att inbjudan har tagits emot. Då får inbjudan status Bekräftad (Acknowledged).

Efter att ha bekräftat mottagandet skickas du automatiskt till eSubmission, där du kan börja sammanställa ditt anbud genom att klicka på Nytt anbud (New Submission). 

Om du vill börja arbeta med anbudet senare kan du

• logga in på finansierings- och anbudsportalen,
  

• gå till Mina inbjudningar (My Invitation(s)) och hitta förfarandet,

• klicka på Starta ett nytt anbud (Start New Submission) i Åtgärdsmenyn (Action menu) – då skickas du till eSubmission.

I eSubmission klickar du på Nytt anbud (New Submission) för att starta ett nytt anbud eller Ändra ett utkast (Resume Draft) för att fortsätta att arbeta med ett utkast du hade börjat på tidigare. 

Navigera i eSubmission 

När du börjar sammanställa ditt anbud visas en linje överst på sidan med alla steg som du måste gå igenom innan du kan lämna in anbudet. Du ser också var du befinner dig i processen.

Du kan när som helst under inlämningsprocessen kontrollera vilka dokument som laddats upp genom att klicka på Dokument i anbudet (Submission documents) till vänster på skärmen.

Inget lämnas in till den upphandlande myndigheten förrän du har klickat på Skicka (Submit) i slutet av inlämningsprocessen.

Olika sätt att lämna in anbud

När du börjar med ett nytt anbud uppmanas du att ange följande:

• Om du vill lämna in ditt anbud som ensam anbudsgivare eller som ett gemensamt anbud.
• Om anbudet kommer att omfatta underleverantörer.
• På vilket språk anbudet kommer att skrivas.

När du har gjort ditt val klickar du på Nästa (Next) längst ner på sidan.

Parter

I denna sektion ska du uppge vilka organisationer som deltar i ditt anbud (deltagare). Klicka på Ny part (New party) och välj typ av deltagare: huvudansvarig deltagare (vid ensam anbudsgivare), gruppledare eller gruppmedlem (vid gemensamt anbud) och underleverantör (i tillämpliga fall).

Alla deltagare utom underleverantörer måste identifieras med ett PIC-nummer. Använd sökfunktionen för att kontrollera om en enhet redan har ett PIC-nummer (dvs. redan är registrerad i deltagarregistret) använder du Sökfunktionen (Search). Du kan söka på PIC-nummer, momsregistreringsnummer, nationellt registreringsnummer och land. För att kunna söka på momsregistreringsnummer eller nationellt registreringsnummer måste du också välja land.

Om sökningen inte ger någon träff måste organisationen registrera sig för att få ett PIC-nummer. När du har PIC-numret går du tillbaka till eSubmission , söker på numret och väljer den organisation som visas.

De uppgifter som är kopplade till PIC-numret i deltagarregistret visas på skärmen och du uppmanas att uppge följande obligatoriska uppgifter och bifoga följande dokument:

• För den huvudansvarige deltagaren eller gruppledaren:
• Kontaktperson (namn och e-postadress)
• IBAN/bankkonto
• För alla deltagare: försäkran på heder och samvete (korrekt ifylld och undertecknad) i sektionen Bilagor.

Kontrollera i kravspecifikationerna vilka dokument som måste bifogas till anbudet.

I sektionen om kontaktperson kan du uppge dig själv (namnet är redan ifyllt) eller någon annan person som kontaktperson för anbudet. Kontaktpersonen får rollen som primär samordningskontakt ( Primary Coordinator Contact, PCoCo ) i finansierings- och anbudsportalen och den som lämnar in anbudet (om det är någon annan än kontaktpersonen) får rollen som samordningskontakt ( Coordinator Contact , CoCo ). 

Om den primära samordningskontakten saknar EU Login-konto skapas automatiskt ett tillfälligt EU Login-konto baserat på kontaktpersonens e-postadress, och personen inbjuds via e-post att registrera ett EU Login-konto. Inbjudan kommer i form av ett automatiskt systemmeddelande utan hänvisning till förfarandet.

I sektionen Bilagor (Attachments) kan du för varje deltagare ladda upp dokument som gäller uteslutnings- och urvalskriterierna. Kontrollera i kravspecifikationerna vilka dokument som varje deltagare måste bifoga till anbudet.

Klicka på Ok (Done) när du är klar. 

När du har kommit förbi steget ”Olika sätt att lämna in anbud” (”Ways to Submit”) går det inte längre att byta från gemensamt anbud till ensam anbudsgivare eller tvärtom. Om du vill ändra strukturen på ditt anbud eller ändra gruppledaren måste du skapa ett nytt anbud som skriver över ditt utkast (alla tidigare införda uppgifter och uppladdade dokument kommer att raderas).

Klicka på Nästa (Next) för att gå vidare till nästa steg.

Delar

I en upphandling med flera delar ska du välja den eller de delar för vilka du vill lämna in ett anbud och sedan klicka på Nästa (Next).  

Identifieringen av deltagarna avser anbudet som helhet. Om konsortiets sammansättning varierar från del till del måste du därför lämna in separata anbud för varje del.

Anbudsdata

I den här sektionen uppger du beloppet på ditt anbud (endast vid tilldelningsmetoderna lägsta kostnad eller lägsta pris – se till att du använder samma format som i exemplet på skärmen) . Du ska också bekräfta att ditt anbud uppfyller minimikraven i upphandlingsdokumentationen.

Om du anger att ditt anbud inte uppfyller minimikraven kommer du att uppmanas att ange en förklaring i en särskild textruta. Din bekräftelse på att kraven är uppfyllda, och
förklaringen i de fall då kraven inte är det, kommer att framgå av anbudsrapporten.

Efter att du har klickat på Spara (Save) kan du ladda upp det ekonomiska anbudet och, om den upphandlande myndigheten kräver det enligt kravspecifikationerna, det tekniska anbudet. Du kan ladda upp flera filer som tekniska/ekonomiska anbud. 

När du anser att anbudsuppgifterna är korrekta och anbudet fullständigt klickar du på Nästa (Next). Den knappen är endast aktiv om alla obligatoriska uppgifter har uppgetts och alla handlingar laddats upp.

I det här skedet har du ännu inte lämnat in ditt utkast till anbud eller dina dokument.

Anbudsrapport

Anbudsrapporten genereras av systemet och utgör en del av ditt anbud. I anbudsrapporten förtecknas alla bifogade dokument.

eSubmission genererar automatiskt anbudsrapporten och bifogar den till ditt anbud. Innan du lämnar in ditt anbud kan du läsa anbudsrapporten på skärmen eller ladda ned den om du vill spara den. Du behöver inte underteckna och ladda upp den undertecknade rapporten i eSubmission.

Efter att ha tittat på anbudsrapporten och bestämt att anbudet är komplett och klart att lämna in klickar du på Nästa (Next) för att fortsätta.

Anbudsrapporten är inget bevis på att du har lämnat in ditt anbud. Du har ännu inte lämnat in något . Fortsätt till nästa steg och klicka på Skicka (Submit) för att avsluta anbudsinlämningen.

Lämna in ditt anbud

När du är redo att lämna in ditt anbud klickar du på Skicka (Submit). Systemet visar då ett meddelande där du ska bekräfta inlämningen.

Klicka Ja (Yes) om du vill lämna in anbudet – då kan du inte längre ändra det.

Observera att det inte går att lämna in anbudet om tidsfristen för att lämna anbud har löpt ut.

Ett meddelande kommer att skickas till den primära samordningskontaktens/samordningskontaktens e-postadress. E-postmeddelandet innehåller en länk till finansierings- och anbudsportalen där den primära samordningskontakten/samordningskontakten kan hitta inlämningsbeviset. Notera att innehavarna av de PIC-nummer du har uppgett i anbudet också kommer att informeras.

Inlämningsbeviset utgör en bekräftelse på att anbudet har lämnats in i tid.

Det EU Login-konto som är kopplat till den e-postadress till vilken inbjudan har skickats får rollen som primär samordningskontakt (PCoCo) för inbjudan.

Via ”Hantera roller” (”Manage Roles”) (se nedan) kan den primära samordningskontakten (PCoCo) lägga till andra personer från sin organisation som samordningskontakter (CoCo) för inbjudan.

Den kontaktperson som anges i inlämningen av anbudet blir den primära samordningskontakten (PCoCo) för inlämning och inbjudan till den eller de påföljande rundorna. Den som lämnar in anbudet (om det är någon annan än kontaktpersonen) får rollen som samordningskontakt (Coordinator Contact, CoCo) för anbudet och inbjudan till påföljande rundor, om inte den som är primär samordningskontakt/annan samordningskontakt för anbudet har raderat rollen under perioden mellan den upphandlande myndighetens öppnande av anbudet och mottagandet av inbjudan till efterföljande rundor.

Alla åtgärder som beskrivs ovan (se Mina Inbjudningar (<i>My invitations</i>))  kan utföras av den primära samordningskontakten eller samordningskontakterna för respektive punkt (inbjudan eller inlämning av anbud). Observera att det endast får finnas en primär samordningskontakt per inbjudan eller anbud.

För att lägga till/ta bort roller i ett anbud följer du stegen nedan:

  Samordningskontakter som läggs till enligt beskrivningen ovan efter att den upphandlande myndigheten har skickat en inbjudan till anbudsgivaren om att lämna in ett reviderat anbud via portalen kan inte skicka in det reviderade anbudet. Bara den primära samordningskontakten/samordningskontakter som har fått inbjudan eller samordningskontakter som har lagts till genom knappen ”Hantera roller” (”Manage roles”) i inbjudan kommer att kunna lämna in ett reviderat anbud (se riktlinjerna för runda 2 / påföljande rundor).

Mina meddelanden (My notifications)

Den primära samordningskontakten/samordningskontakten kommer till den här sidan genom att klicka på klockikonen högst upp till höger på skärmen efter att ha loggat in i portalen.

På den här sidan kan den primära samordningskontakten/samordningskontakten hitta följande typer av meddelanden:

• Inbjudan att lämna in ett (reviderat) anbud
• Påminnelse om att tidsfristen för inlämning närmar sig
• Användning av organisationens PIC-nummer för inlämning
• Inlämningsbevis (bekräftelse på att ett anbud har lämnats in)
• Bevis på att ansökan dragits tillbaka (Withdrawal Receipt)
  
• Uppdateringar av dokument i ett förfarande
• Offentliggörande av frågor och svar med begränsad åtkomst
• Offentliggörande av den upphandlande myndigheten
• Uppdateringar av uppgifter om förfarandet (sista inlämningsdag, titel, beskrivning osv.)

Under fliken Inställningar (Preferences) i Hantera meddelanden (Manage all notifications) (längst ner i listan med meddelanden) kan den primära samordningskontakten/samordningskontakten ställa in när och hur ofta de vill ha meddelanden från finansierings- och anbudsportalen. Oavsett vilka inställningar som gjorts finns alla meddelanden alltid i sektionen Mina meddelanden (My notifications).

Mina formella meddelanden (My Formal Notification(s)) 

Den här sektionen i navigeringsmenyn till vänster används för närvarande inte för upphandlingsförfaranden.

                                                                                                  Gå till den andra rundan i förfarandet för vägledning om hur du lämnar in ett reviderat anbud.

  Du hittar snabbguiden för förhandlade förfaranden och andra upphandlingsförfaranden på alla officiella EU-språk i sektionen Snabbguider för eSubmission (Quickguides eSubmission).