Krótki przewodnik po dwuetapowych postępowaniach o udzielenie zamówienia – etap 1

(procedury ograniczone, procedury konkurencyjne z negocjacjami i konkursy)

Pierwsze kroki

Witamy w systemie eSubmission!

System eSubmission umożliwia podmiotom gospodarczym odpowiadanie drogą elektroniczną na unijne postępowania o udzielenie zamówienia poprzez przygotowanie i składanie zgłoszeń przetargowych (np. wniosków o dopuszczenie do udziału) w ustrukturyzowany i bezpieczny sposób.

Ten krótki przewodnik ma zastosowanie wyłącznie do pierwszego etapu procedur dwuetapowych. Na tym etapie podmioty gospodarcze mogą składać wnioski o dopuszczenie do udziału. Z krótkimi przewodnikami dotyczącymi drugiego etapu postępowań dwuetapowych oraz innych procedur w zamówieniach publicznych można zapoznać się na portalu Funding & Tenders (eProcurement wiki).

Podmioty gospodarcze mają możliwość:

• zamieszczenia odpowiedzi w ramach postępowania ogłoszonego przez instytucję lub organ UE

• przedłożenia zgłoszenia w bezpieczny sposób

• przeglądania zapisanej wersji roboczej lub powrotu do niej

• usunięcia wersji roboczej zgłoszenia

• otrzymania dowodu zgłoszenia (Submission Receipt)

• wycofania zgłoszenia przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału

• otrzymania dowodu wycofania zgłoszenia (Withdrawal Receipt).

Należy zapoznać się z wymaganiami systemowymi.

Można znaleźć je na pierwszej stronie aplikacji eSubmission oraz w sekcji załączników pod nagłówkiem Strony.

Jak uzyskać pomoc techniczną?

Aby uzyskać pomoc, należy skontaktować się z zespołem pomocy technicznej, dostępnym w godzinach od 8:00 do 20:00 czasu CET/CEST.

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 22971063

 Zespół pomocy technicznej pracuje tylko w języku angielskim.

Jak uzyskać dostęp do systemu eSubmission?

W kontekście postępowania o udzielenie zamówienia zawsze korzysta się z systemu eSubmission. Ogłoszone postępowania o udzielenie zamówienia znajdują się na stronach:

• Portal Funding & Tenders

• Aplikacja TED eTendering

Co jest potrzebne do korzystania z systemu eSubmission?

Aby skorzystać z systemu eSubmission, należy zarejestrować się w systemie uwierzytelniania użytkowników Komisji Europejskiej (EU Login). 

Aby wziąć udział w procedurze udzielania zamówień publicznych na unijnej platformie e-zamówień TED eTendering, potrzebne jest również konto w serwisie TED eTendering.

Aby zidentyfikowanie organizacji na potrzeby elektronicznego składania dokumentów było możliwe, musi ona być zarejestrowana w prowadzonym przez Komisję rejestrze organizacji (ang. Participant Register, rejestr uczestników) i posiadać przyznany jej kod identyfikacyjny uczestnika (ang. Participant Identification Code, PIC). Więcej informacji na temat kodu PIC można znaleźć tutaj. Rejestracja jest dostępna dla wszystkich organizacji i bezpłatna.

EU Login

EU Login to portal dostępowy umożliwiający logowanie się do różnych serwisów lub systemów Komisji Europejskiej. Jeżeli użytkownik nie posiada jeszcze konta EU Login, może takie konto założyć.

Więcej informacji można uzyskać na stronie internetowej EU Login w dziale Pomoc.

TED eTendering

TED eTendering to platforma e-zamówień, na której instytucje i organy UE publikują swoje zaproszenia do składania ofert.

Korzystając z konta EU Login, można założyć konto na platformie eTendering.

Portal Funding & Tenders

Portal Funding & Tenders, poświęcony finansowaniu przedsiębiorstw i możliwościom udziału w przetargach, to pojedynczy punkt kontaktowy (jeden elektroniczny obszar wymiany danych) przeznaczony dla uczestników i ekspertów w ramach programów finansowania i przetargów zarządzanych przez Komisję Europejską i inne organy UE.

Uczestnicy portalu Funding & Tenders mogą:

• Szukać możliwości udziału w unijnych programach finansowania lub postępowaniach o udzielenie zamówienia

• Zarejestrować się w rejestrze uczestników 

• Uzyskać dostęp do potwierdzenia odbioru (Submission Receipt, dowodu zgłoszenia)

• Przeglądać, edytować lub usuwać wersje robocze zgłoszeń

• Wycofać zgłoszenia oraz uzyskać dostęp do potwierdzenia wycofania (Withdrawal Receipt, dowodu wycofania zgłoszenia)

• Zarządzanie rolami

Rejestr uczestników

Komisja stworzyła internetowy rejestr organizacji biorących udział w unijnych zaproszeniach do składania ofert lub wniosków, który umożliwia stosowanie zasady jednorazowości: dane dotyczące organizacji uczestnika wystarczy podać tylko raz. W wyniku rejestracji każda organizacja otrzymuje niepowtarzalny kod identyfikacyjny uczestnika (PIC). Aby dowiedzieć się, jak uzyskać PIC w rejestrze uczestników, proszę zapoznać się z tą stroną.

Jak przygotować wniosek o dopuszczenie do udziału w systemie eSubmission?

Każdy podmiot gospodarczy może złożyć wniosek o dopuszczenie do udziału, korzystając z linku TED eTendering wskazanego w ogłoszeniu o zamówieniu/konkursie.

Inną możliwością jest skorzystanie z portalu Funding & Tenders w celu wyszukania postępowania (należy w tym celu skorzystać z funkcji wyszukiwania w lewej górnej części ekranu) – kliknięcie nazwy postępowania spowoduje przekierowanie na portal TED eTendering.

Po wejściu na stronę TED eTendering należy zalogować się za pomocą konta Ted eTendering, a następnie kliknąć Submit a request to participate (Złóż wniosek o dopuszczenie do udziału). Spowoduje to przekierowanie do portalu eSubmission.

W systemie eSubmission należy kliknąć przycisk Nowa oferta, aby utworzyć nowe zgłoszenie, lub Powrót do wersji roboczej, aby powrócić do rozpoczętej wcześniej wersji roboczej zgłoszenia. Do wersji roboczej można wrócić również z portalu Funding & Tenders (więcej informacji na ten temat – zob. sekcja Zarządzanie zgłoszeniami w portalu Funding & Tenders tego przewodnika).

Nawigacja w systemie eSubmission 

Podczas tworzenia zgłoszenia na górze ekranu pojawi się pasek postępu. Przedstawiono na nim wszystkie kroki, które należy wykonać przed złożeniem wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Widać również, na jakim etapie jest się obecnie.

W dowolnym momencie procesu dokonywania zgłoszenia można zobaczyć, które dokumenty zostały przesłane, klikając przycisk Dokumenty ofertowe po lewej stronie ekranu.

Żaden z dokumentów nie jest przesyłany instytucji zamawiającej do chwili kliknięcia przycisku Złóż na zakończenie procesu składania zgłoszenia.

Sposoby złożenia

Jeżeli użytkownik tworzy nowe zgłoszenie, zostanie poproszony o wskazanie:

• formy składania wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: Oferta indywidualna (oferent pojedynczy) lub Oferta wspólna,
• czy zgłoszenie obejmuje podwykonawców,
• w jakim języku zgłoszenie zostanie sporządzone.

Po podaniu tych informacji należy kliknąć przycisk Dalej na dole strony.

Uczestnicy

W tej sekcji należy wskazać organizacje uczestniczące w zgłoszeniu (uczestników).  Należy kliknąć przycisk Nowa strona i wybrać rodzaj uczestnika: główny uczestnik (w przypadku oferty indywidualnej), lider grupy lub członek grupy (w przypadku oferty wspólnej) oraz podwykonawca (w stosownych przypadkach).

Wszyscy uczestnicy, z wyjątkiem podwykonawców, muszą być zidentyfikowani za pomocą kodu PIC – kodu identyfikacyjnego uczestnika. Aby sprawdzić, czy dany podmiot posiada już PIC (tzn. jest już zarejestrowany w rejestrze uczestników), należy skorzystać z przycisku Szukaj. Wyszukiwać można po kodzie PIC, numerze VAT, krajowym numerze ewidencyjnym oraz według kraju. Przy wyszukiwaniu po numerze VAT lub krajowym numerze ewidencyjnym konieczne jest również wybranie kraju.

Jeżeli wyszukiwanie nie daje żadnych wyników, organizacja musi zarejestrować się tutaj, aby uzyskać kod PIC. Po uzyskaniu PIC należy powrócić do systemu eSubmission, skorzystać z wyszukiwania przy użyciu PIC i wybrać organizację wyświetloną w wyniku wyszukiwania.

Na ekranie pojawią się dane powiązane z tym kodem PIC w rejestrze uczestników, a użytkownik zostanie poproszony o wprowadzenie następujących obowiązkowych danych/dokumentów:

• tylko w przypadku głównego uczestnika lub lidera grupy:
• osoba wyznaczona do kontaktów (imię i nazwisko oraz adres e-mail)
• IBAN/Numer rachunku bankowego
• w odniesieniu do wszystkich uczestników: oświadczenie (należycie wypełnione i podpisane) w sekcji Załączniki.
  

W sekcji Osoba wyznaczona do kontaktów użytkownik może wskazać samego siebie (imię i nazwisko tego użytkownika jest już domyślnie wypełnione) lub inną osobę jako osobę wyznaczoną do kontaktów do celów wniosku o dopuszczenie do udziału. Osobie wyznaczonej do kontaktów przypisuje się w portalu Funding & Tenders rolę głównego koordynatora odpowiedzialnego za kontakt (Primary Coordinator Contact, PCoCo), a użytkownikowi składającemu wniosek o dopuszczenie do udziału (jeżeli jest inny niż osoba wyznaczona do kontaktów) – rolę koordynatora odpowiedzialnego za kontakt (Coordinator Contact, CoCo). 

Jeżeli PCoCo nie posiada konta EU Login, utworzone zostanie automatycznie tymczasowe konto EU Login w oparciu o adres e-mail osoby wyznaczonej do kontaktów i ta osoba zostanie zaproszona za pośrednictwem wiadomości e-mail do dokończenia rejestracji konta EU Login. Zaproszenie będzie wygenerowaną przez system automatyczną wiadomością bez odniesienia do postępowania. 

W sekcji Załączniki dla każdego uczestnika można dodać dokumenty uczestnika dotyczące kryteriów wykluczenia i kwalifikacji. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia można znaleźć informację o tym, jakie dokumenty są wymagane w przypadku każdego uczestnika.

Kliknij Gotowe po zakończeniu. 

Po wykonaniu czynności opisanych pod nagłówkiem „Sposoby złożenia” nie jest możliwa zmiana struktury z oferty wspólnej na ofertę indywidualną lub odwrotnie. Aby zmienić strukturę zgłoszenia lub zmienić lidera grupy, należy utworzyć nowe zgłoszenie, które zostanie nadpisane na aktualną wersję roboczą (wszystkie wprowadzone wcześniej dane i przesłane dokumenty zostaną usunięte).

Aby przejść do następnego kroku, należy kliknąć przycisk Dalej.

Części zamówienia

W przypadku procedury dotyczącej zamówienia składającego się z kilku części należy wybrać części, w odniesieniu do których składany będzie wniosek o dopuszczenie do udziału, a następnie kliknąć przycisk Dalej.

Identyfikacja uczestników odnosi się do zgłoszenia jako całości. W związku z tym, jeżeli skład konsorcjum różni się w zależności od części zamówienia, należy złożyć odrębne zgłoszenia w odniesieniu do każdej części.

Raport dotyczący zgłoszenia

Raport dotyczący zgłoszenia jest generowany przez system i stanowi część zgłoszenia. W raporcie znajduje się wykaz wszystkich dokumentów zawartych w zgłoszeniu.

System eSubmission automatycznie generuje i dodaje do zgłoszenia raport z oferty. Raport dotyczący zgłoszenia można przeglądać na ekranie lub pobrać go do celów własnej dokumentacji przed złożeniem wniosku o dopuszczenie do udziału. Nie ma konieczności podpisywania raportu i przesyłania podpisanego raportu za pośrednictwem systemu eSubmission.

Jeżeli po przejrzeniu raportu z oferty uznaje się zgłoszenie za kompletne i gotowe do przedłożenia, należy kliknąć przycisk Dalej, aby kontynuować.

Raport z oferty nie stanowi dowodu zgłoszenia. Nie złożono jeszcze oferty. Należy przejść do kolejnego kroku, a następnie  kliknąć „Złóż”, aby sfinalizować zgłoszenie.

Składanie wniosku o dopuszczenie do udziału

Gdy użytkownik jest gotowy do złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału, klika przycisk Złóż. W systemie wyświetli się komunikat z potwierdzeniem.

Aby potwierdzić, należy wybrać opcję Tak: od tej chwili dokonywanie zmian w zgłoszeniu nie będzie możliwe.

System nie pozwoli na przesłanie zgłoszenia, jeżeli upłynął termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału.

Powiadomienie e-mail zostanie przesłane na adresy e-mail   PCoCo/CoCo. To powiadomienie e-mail zawiera link do portalu Funding & Tenders, na którym  PCoCo/CoCo  mogą znaleźć potwierdzenie zgłoszenia. Uwaga: właściciele użytego kodu PIC zostaną o tym poinformowani.

Potwierdzenie odbioru stanowi dowód dotrzymania terminu składania zgłoszeń.

Zarządzanie rolami w portalu Funding & Tenders

Osobie wyznaczonej do kontaktów wskazanej w systemie eSubmission przypisuje się w portalu Funding & Tenders rolę głównego koordynatora kontaktowego (PCoCo) odpowiedzialnego za złożenie wniosku o dopuszczenie do udziału. Dla danego zgłoszenia może być tylko jeden główny koordynator kontaktowy.

PCoCo nie można zmienić za pośrednictwem portalu. Jeżeli konieczne jest wyznaczenie nowego  PCoCo , należy skontaktować się z instytucją zamawiającą.

Użytkownikowi składającemu wniosek o dopuszczenie do udziału/ofertę (jeżeli jest inny niż osoba wyznaczona do kontaktów) przypisuje się rolę koordynatora kontaktowego (CoCo).

Dodatkowych koordynatorów kontaktowych (CoCo) można dodać lub usunąć w portalu Funding & Tenders, po tym jak instytucja zamawiająca otworzy wnioski o dopuszczenie do udziału i zanim zaprosi ona zakwalifikowanych kandydatów do złożenia oferty:

• W menu rozwijanym Action  (Działania) po prawej stronie zgłoszenia wniosku o dopuszczenie do udziału, kliknij Manage Roles (Zarządzanie rolami). Opcja ta pojawi się po otwarciu przez instytucję zamawiającą złożonych wniosków o dopuszczenie do udziału.

• Kliknij przycisk  Edit Roles   (Edytuj role).

• Aby dodać nowy kontakt CoCo, kliknij przycisk Add Roles  (Dodaj role).

Aby  usunąć    CoCo, kliknij ikonę usuwania obok nazwiska.

• Dodaj informacje o osobie, która ma być dodana jako  CoCo  i kliknij przycisk  Ok  .

  Osoby CoCo dodane w powyższy sposób, po tym jak instytucja zamawiająca wysłała zaproszenia na etapie 2, nie będą mogły złożyć oferty. Tylko PCoCo/CoCo, którzy otrzymali zaproszenie do udziału w etapie 2 lub CoCo, którzy zostali dodani za pomocą przycisku „Zarządzanie rolami” w zaproszeniu, będą mogli złożyć ofertę (zob. krótki przewodnik dotyczący drugiego etapu procedur dwuetapowych).

Zarządzanie zgłoszeniami w portalu Funding & Tenders

Aby wejść do swojej prywatnej skrzynki w portalu Funding & Tenders, należy się uwierzytelnić, korzystając z przycisku Login (Zaloguj się) w portalu Funding & Tenders w prawym górnym rogu strony głównej (należy podać własny identyfikator EU Login i hasło).

Przeglądanie zgłoszeń

W sekcji Manage my area (Zarządzanie moim obszarem) po lewej stronie PCoCo/CoCo mogą znaleźć wnioski o dopuszczenie do udziału w sekcji My Submission(s) (Moje zgłoszenia).
Pole wyszukiwania znajduje się również po prawej stronie, nad listą zgłoszeń.

Sekcja „Moje zgłoszenia”

W przypadku każdego zgłoszenia  PCoCo/CoCo widzi numer referencyjny procedury, numer referencyjny oferty, datę ostatniej wykonanej czynności oraz status oferty (wersja robocza, złożono, wycofano, usunięto), termin, część zamówienia (w stosownych przypadkach), tytuł postępowania oraz rodzaj i etap procedury.

Menu Action (Działania) po prawej stronie zgłoszenia (o ile zgłoszenie nie zostało usunięte) umożliwia PCoCo/CoCo wykonanie różnych czynności, zależnie od statusu zgłoszenia.

W przypadku zgłoszeń o statusie Draft (Wersja robocza):

• Edit (Edytuj): powoduje to otwarcie ekranu w systemie eSubmission w miejscu, w którym nastąpiło wyjście z aplikacji. Teraz można edytować zgłoszenie w systemie eSubmission.
• View (Zobacz): powoduje to otwarcie ekranu w systemie eSubmission w miejscu, w którym nastąpiło wyjście z aplikacji. Nie można edytować zgłoszenia, ponieważ jest ono przeglądane w trybie tylko do odczytu. 
• Delete (Usuń):  wersja robocza zgłoszenia zostanie usunięta z portalu Funding & Tenders.
  
  

W przypadku zgłoszeń o statusie Submitted (Złożono):

• View Receipt (Przeglądanie potwierdzenia): wyświetla się potwierdzenie odbioru.
• Withdraw (Wycofaj) (dostępne wyłącznie przed upływem terminu składania zgłoszeń): należy podać powód wycofania zgłoszenia i potwierdzić, klikając na przycisk Withdraw (Wycofaj). Po wycofaniu zgłoszenia nie można go już przeglądać, edytować ani złożyć ponownie.
  
  

W przypadku zgłoszeń o statusie Withdrawn (Wycofano):

• View Withdrawal Receipt (Przeglądanie potwierdzenia wycofania): wyświetla się potwierdzenie wycofania.

W przypadku zgłoszeń o statusie Deleted (Usunięto):

Menu Action (Działania) jest niedostępne w przypadku zgłoszeń o statusie Deleted (Usunięto). Uczestnik nie ma możliwości odzyskania usuniętej wersji roboczej zgłoszenia. 

Zarządzanie powiadomieniami w portalu Funding & Tenders

Moje powiadomienia

PCoCo/CoCo  mogą uzyskać dostęp do tej strony, klikając na ikonkę z dzwonkiem w prawym górnym rogu ekranu po zalogowaniu się do portalu Funding & Tenders.

Na tej stronie PCoCo/CoCo mogą znaleźć następujące powiadomienia:

• Submission Receipt, potwierdzenie zgłoszenia (dowód złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału)
• Withdrawal Receipt, potwierdzenie wycofania (dowód wycofania wniosku o dopuszczenie do udziału)

W zakładce Preferences (Preferencje) w sekcji Manage all notifications (Zarządzaj wszystkimi powiadomieniami), znajdującej się na dole listy powiadomień, PCoCo/CoCo mogą określić częstotliwość otrzymywania powiadomień e-mail z portalu Funding & Tenders. Niezależnie od dokonanego wyboru wszystkie powiadomienia są zawsze dostępne w sekcji My notifications (Moje powiadomienia).

Moje formalne powiadomienia

Sekcja ta, dostępna pod Manage My Area (Zarządzaj moim obszarem) po lewej stronie, obecnie nie jest wykorzystywana w procedurach udzielania zamówień publicznych.