Krótki przewodnik po dwuetapowych postępowaniach o udzielenie zamówienia – etap 2

(procedury ograniczone, procedury konkurencyjne z negocjacjami, dialog konkurencyjny, partnerstwa innowacyjne i konkursy)

Pierwsze kroki

Ten krótki przewodnik ma zastosowanie wyłącznie do drugiego etapu procedur dwuetapowych. Na tym etapie oferty mogą składać wyłącznie zaproszeni kandydaci, którzy przeszli przez pierwszy etap na podstawie kryteriów wykluczenia i kwalifikacji. Z krótkimi przewodnikami dotyczącymi pierwszego etapu postępowań dwuetapowych oraz innych procedur w zamówieniach publicznych można zapoznać się na portalu Funding & Tenders (eProcurement wiki).

Podmioty gospodarcze mają możliwość:

• zamieszczenia odpowiedzi w ramach postępowania ogłoszonego przez instytucję, organ lub agencję UE

• przedłożenia zgłoszenia w bezpieczny sposób

• przeglądania zapisanej wersji roboczej lub powrotu do niej

• usunięcia wersji roboczej zgłoszenia

• otrzymania dowodu zgłoszenia (Submission Receipt)

• wycofania zgłoszenia przed upływem terminu składania zgłoszeń

• otrzymania dowodu wycofania zgłoszenia (Withdrawal Receipt).

Należy zapoznać się z wymaganiami systemowymi.

Można znaleźć je na pierwszej stronie aplikacji eSubmission oraz w sekcji załączników pod nagłówkiem Strony.

Jak uzyskać pomoc techniczną?

Aby uzyskać pomoc, należy skontaktować się z zespołem pomocy technicznej, dostępnym w godzinach od 8:00 do 20:00 czasu CET/CEST (czas obowiązujący w Brukseli).

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 22971063

 Zespół pomocy technicznej pracuje tylko w języku angielskim.

Zarządzanie zaproszeniami i zgłoszeniami w portalu Funding & Tenders

Portal Funding & Tenders to portal poświęcony finansowaniu przedsiębiorstw i możliwościom udziału w przetargach, to pojedynczy punkt kontaktowy (jeden elektroniczny obszar wymiany danych) przeznaczony dla uczestników i ekspertów w ramach programów finansowania i przetargów zarządzanych przez Komisję Europejską i inne instytucje, organy lub agencje UE.

Jeżeli wniosek o dopuszczenie do udziału pomyślnie przeszedł pierwszy etap procedury, z TED eTendering przyjdzie powiadomienie z prośbą o zatwierdzenie dostępu do dokumentów zamówienia i złożenie oferty.

Powiadomienie zostanie wysłane na:

• adres e-mail osoby wyznaczonej do kontaktów, którą wskazano w złożonym wniosku o dopuszczenie do udziału (główny koordynator kontaktowy – PCoCo),
• adres e-mail (jeżeli jest inny) powiązany z kontem EU Login wykorzystanym do złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału (koordynator kontaktowy – CoCo),
• adres e-mail każdego innego koordynatora kontaktowego (CoCo) dodany za pomocą przycisku Manage roles (Zarządzanie rolami) w momencie składania wniosku o dopuszczenie do udziału.

Aby wejść do swojej prywatnej skrzynki w portalu Funding & Tenders, należy się uwierzytelnić, korzystając z przycisku Sign in (Zaloguj się) w portalu Funding & Tenders w prawym górnym rogu strony głównej (należy podać własny identyfikator EU Login i hasło).

Z poziomu prywatnej skrzynki w portalu Funding & Tenders można:

• przeglądać zaproszenia do składania ofert
• potwierdzić odbiór zaproszenia
• uzyskać dostęp do dokumentów zastrzeżonych 
• uzyskać dostęp do pytań i odpowiedzi zastrzeżonych 
• przygotować i zadać pytania do etapu 2 procedury 
• rozpocząć nowe zgłoszenie w odpowiedzi na zaproszenie
• przeglądać, edytować lub usuwać wersje robocze zgłoszeń (ofert)
• wycofać złożone oferty
• uzyskać dostęp do potwierdzenia złożenia/wycofania oferty (dowód złożenia/wycofania oferty)
• zarządzać rolami.

Przeglądanie zaproszeń

Z menu nawigacji po lewej stronie PCoCo/CoCo mogą znaleźć zaproszenie do etapu 2 w sekcji My Invitation(s) (Moje zaproszenia). Pole wyszukiwania znajduje się również po prawej stronie, nad listą zaproszeń.

Należy kliknąć na link See details (Zobacz szczegółowe informacje), aby

• zobaczyć szczegóły procedury.
  W sekcji General information (Informacje ogólne) można zobaczyć informacje dotyczące procedury.

• Dostęp do zastrzeżonych dokumentów zamówienia .

W sekcji Restricted documents (Dokumenty zastrzeżone) zaproszeni kandydaci mogą przeglądać dokumenty dotyczące etapu 2 procedury. Jeżeli instytucja zamawiająca opublikowała nową wersję dokumentu, będzie można zobaczyć wszystkie wersje dokumentu. Najnowsza wersja jest dostępna na ekranie. Aby zobaczyć starszą wersję, można kliknąć rozwijane menu i wybrać wersję.

Jeżeli dokument jest dostępny w innym języku, dostępny będzie również przetłumaczony dokument.

•   Dostęp do pytań i odpowiedzi zastrzeżonych.

Z tej sekcji można zadać pytanie dotyczące etapu 2 procedury. Jeżeli instytucja zamawiająca udzieli odpowiedzi prywatnie, pojawi się ona w sekcji My Q&A (Moje pytania i odpowiedzi). 
Jeżeli odpowiedź zostanie udzielona wszystkim kandydatom zaproszonym do etapu 2, pojawi się w sekcji Restricted Q&A (Pytania i odpowiedzi zastrzeżone).

Więcej informacji można znaleźć na stronie Jak utworzyć i przesłąć pytanie na portalu Funding and Tenders.

Sekcja My Invitation(s) (Moje zaproszenia)

Dla każdego zaproszenia PCoCo/CoCo może zobaczyć numer referencyjny procedury, status zaproszenia (otrzymane, potwierdzone), termin, część (w stosownych przypadkach), tytuł procedury, rodzaj procedury i etap.

Menu Action (Działania) w zaproszeniu/złożeniu dokumentu umożliwia PCoCo/CoCo wykonywanie różnych czynności w zależności od statusu zaproszenia/złożenia dokumentu.

W przypadku zaproszeń o statusie Received (Otrzymano): 

• Acknowledge Receipt (Potwierdzenie odbioru): należy kliknąć tutaj, aby potwierdzić odbiór zaproszenia do składania ofert.
• Manage Roles (Zarządzanie rolami):  pozwala przeglądać zaproszenia i zarządzać nimi, tj. dodawać/usuwać osoby, które będą również mogły wykonywać opisane tutaj działania w związku z zaproszeniami.

W przypadku zaproszeń o statusie Acknowledged (Potwierdzono):

• Start New Submission (Utworzenie nowego zgłoszenia): należy kliknąć , aby złożyć nową ofertę.
• Manage Roles (Zarządzanie rolami):  pozwala przeglądać zaproszenia i zarządzać nimi, tj. dodawać/usuwać osoby, które będą również mogły wykonywać opisane tutaj działania w związku z zaproszeniami.

Aby przeglądać zgłoszenia przesłane w odpowiedzi na zaproszenie i zarządzać nimi, należy kliknąć link Submission(s) (Zgłoszenia).
Menu Action (Działania) po prawej stronie zgłoszenia (o ile zgłoszenie nie zostało usunięte) umożliwia PCoCo/CoCo wykonanie różnych czynności, zależnie od statusu zgłoszenia.

W przypadku zgłoszeń o statusie Draft (Wersja robocza):

• • • Edit (Edytuj): powoduje to otwarcie ekranu w systemie eSubmission w miejscu, w którym nastąpiło wyjście z aplikacji. Teraz można edytować zgłoszenie w systemie eSubmission.
    • View (Zobacz):  powoduje otwarcie ekranu w systemie eSubmission w miejscu, w którym nastąpiło wyjście z aplikacji. Nie można edytować zgłoszenia, ponieważ jest ono przeglądane w trybie tylko do odczytu. 
    • Delete (Usuń):  wersja robocza zgłoszenia zostanie usunięta z portalu Funding & Tenders.

W przypadku zgłoszeń o statusie Submitted (Złożono):

• • • View Receipt (Przeglądanie potwierdzenia): wyświetla się potwierdzenie odbioru.
    • Withdraw (Wycofaj) (dostępne wyłącznie przed upływem terminu składania zgłoszeń):  należy podać powód wycofania zgłoszenia i potwierdzić, klikając przycisk Withdraw (Wycofaj). Po wycofaniu zgłoszenia nie można go już przeglądać, edytować ani złożyć ponownie.

W przypadku zgłoszeń o statusie Withdrawn (Wycofano):

• • • View Withdrawal Receipt (Przeglądanie potwierdzenia wycofania): wyświetla się potwierdzenie wycofania.

W przypadku zgłoszeń o statusie Deleted  (Usunięto):
W przypadku ofert o statusie  o tym statusie  menu Action (Działania) jest niedostępne. Oferent nie ma możliwości odzyskania usuniętej wersji roboczej oferty. 

Jak przygotować ofertę w systemie eSubmission? 

Aby móc złożyć ofertę, PCoCo/CoCo musi najpierw potwierdzić otrzymanie zaproszenia do składania ofert:

• Wyszukaj procedurę w sekcji My Invitations (Moje zaproszenia)w portalu Funding & Tenders.

• W menu Action (Działania) w ramach wspomnianego postępowania należy kliknąć Acknowledge Receipt (Potwierdzenie odbioru), aby potwierdzić odbiór zaproszenia. Status zaproszenia zostanie zmieniony na Acknowledged (Potwierdzono).
  
  

Po potwierdzeniu otrzymania zaproszenia PCoCo/CoCo zostanie automatycznie przekierowany do systemu eSubmission gdzie można rozpocząć składanie oferty, klikając na New submission (Nowe zgłoszenie). 

Aby utworzyć zgłoszenie w późniejszym terminie:

• Należy zalogować się do portalu Funding & Tenders, korzystając z konta EU Login osoby wskazanej jako osoba kontaktowa ( PCoCo ) we wniosku o dopuszczenie do udziału lub konta EU Login osoby, która złożyła wniosek o dopuszczenie do udziału ( CoCo ) lub dowolnego innego PCoCo/CoCo autoryzowanego za pośrednictwem funkcji Manage roles (Zarządzanie rolami) w portalu Funding & Tenders  ( więcej informacji można znaleźć w sekcji Manage Roles (Zarządzanie rolami) w portalu Funding & Tenders tego przewodnika).

• Należy przejść do sekcji My Invitations (Moje zaproszenia) i znaleźć odpowiednią procedurę.

• W menu Action (Działania) należy kliknąć opcję Start new submission (Utworzenie nowego zgłoszenia). Nastąpi wtedy przekierowanie do systemu eSubmission.
  

W systemie eSubmission należy kliknąć przycisk Nowa oferta, aby utworzyć nowe zgłoszenie, lub Powrót do wersji roboczej, aby powrócić do rozpoczętej wcześniej wersji roboczej zgłoszenia. Do wersji roboczej można wrócić również z portalu Funding & Tenders (więcej informacji na ten temat – zob. sekcja Zarządzanie zgłoszeniami w portalu Funding & Tenders w tym przewodniku).

Nawigacja w systemie eSubmission

Podczas tworzenia zgłoszenia na górze ekranu pojawi się pasek postępu. Przedstawiono na nim wszystkie kroki, które należy zrealizować przed złożeniem oferty. Widać również, na jakim etapie jest się obecnie.

W dowolnym momencie procesu dokonywania zgłoszenia można zobaczyć, które dokumenty zostały przesłane, klikając przycisk Submission documents (Dokumenty ofertowe) po lewej stronie ekranu.

Uczestnicy

Na tym etapie można edytować tylko sekcję Osoba wyznaczona do kontaktów.

Użytkownik tworzący ofertę może wskazać samego siebie jako osobę wyznaczoną do kontaktów (imię i nazwisko tego użytkownika jest już domyślnie wypełnione) lub inną osobę. Jeżeli ta inna osoba nie posiada konta EU Login, utworzone zostanie automatycznie tymczasowe konto EU Login w oparciu o adres e-mail osoby wyznaczonej do kontaktów i ta inna osoba zostanie zaproszona za pośrednictwem wiadomości e-mail do dokończenia rejestracji konta EU Login. Zaproszenie będzie wygenerowaną przez system automatyczną wiadomością bez odniesienia do postępowania.

Osobie wyznaczonej do kontaktu przypisuje się w portalu Funding & Tenders rolę  głównego koordynatora kontaktowego  ( PCoCo ), a użytkownikowi składającemu ofertę (jeżeli jest inny niż osoba wyznaczona do kontaktów) – rolę koordynatora kontaktowego  ( CoCo ). 

Aby przejść do następnego kroku, należy kliknąć przycisk Dalej.

Dane dotyczące oferty

W tej sekcji należy podać kwotę oferty (tylko w przypadku metody udzielania zamówień opartej na kryterium najniższego kosztu lub najniższej ceny – format musi być taki jak podany w przykładzie na ekranie) lub potwierdzić, czy oferta spełnia minimalne wymogi określone w dokumentach zamówienia.

Jeżeli użytkownik potwierdzi, że oferta nie spełnia minimalnych wymogów, zostanie poproszony o podanie wyjaśnienia w odpowiednim polu tekstowym. Potwierdzenie zgodności lub niezgodności z wymogami oraz wyjaśnienie w przypadku niezgodności zostaną odzwierciedlone w raporcie z oferty.

Po kliknięciu przycisku Zapisz można załadować ofertę finansową oraz, jeżeli w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wymaga tego instytucja zamawiająca, ofertę techniczną. Ofertę techniczną/finansową można załadować w formie więcej niż jednego pliku. 

Po sprawdzeniu poprawności danych dotyczących oferty i kompletności zgłoszenia należy kliknąć przycisk Dalej. Przycisk będzie aktywny tylko wówczas, jeżeli podano wszystkie obowiązkowe dane i dokumenty.

Raport dotyczący zgłoszenia

Raport dotyczący zgłoszenia jest generowany przez system i stanowi część zgłoszenia. W raporcie znajduje się wykaz wszystkich dokumentów zawartych w zgłoszeniu.

System eSubmission automatycznie generuje i dodaje do zgłoszenia raport z oferty. Raport z oferty można przeglądać na ekranie lub pobrać go do celów własnej dokumentacji przed złożeniem oferty. Nie ma konieczności podpisywania raportu i przesyłania podpisanego raportu za pośrednictwem systemu eSubmission.

Jeżeli po przejrzeniu raportu z oferty uznaje się zgłoszenie za kompletne i gotowe do przedłożenia, należy kliknąć przycisk Dalej, aby kontynuować.

Składanie oferty

Gdy użytkownik jest gotowy do złożenia oferty, klika przycisk Złóż. W systemie wyświetli się komunikat z potwierdzeniem.

Aby potwierdzić, należy wybrać opcję Tak: od tej chwili dokonywanie zmian w zgłoszeniu nie będzie możliwe.

System nie pozwoli na przesłanie zgłoszenia, jeżeli upłynął termin składania zgłoszeń.

Powiadomienie w formie wiadomości e-mail zostanie wysłane na adres poczty elektronicznej powiązany z kontem EU Login lub do głównego koordynatora kontaktowego ( PCoCo ) i wszystkich koordynatorów kontaktowych ( CoCo ) wskazanych dla danej oferty. To powiadomienie e-mail zawiera link do portalu Funding & Tenders, na którym można znaleźć potwierdzenie zgłoszenia. 

Zarządzanie rolami w portalu Funding & Tenders

Osoba wyznaczona do kontaktów wskazana we wniosku o dopuszczenie do udziału (etap 1) w systemie eSubmission otrzymuje rolę głównego koordynatora kontaktowego (PCoCo) w przypadku zaproszenia w portalu Funding & Tenders. Użytkownik składający wniosek (jeżeli jest inny niż osoba wyznaczona do kontaktów we wniosku) otrzymuje rolę koordynatora kontaktowego (CoCo) w celu złożenia wniosku i zaproszenia, chyba że PCoCo/inny CoCo usunął tę rolę w okresie między otwarciem wniosków przez instytucję zamawiającą a otrzymaniem zaproszenia na etapie 2.

Podobnie osobie wyznaczonej do kontaktów wskazanej w ofercie systemie eSubmission (etap 2) przypisuje się w portalu Funding & Tenders rolę głównego koordynatora kontaktowego (PCoCo) odpowiedzialnego za złożenie oferty. PCoCo zaproszenia i użytkownik składający wniosek (jeżeli inny niż osoba wyznaczona do kontaktów w ofercie) otrzymuje rolę koordynatora kontaktowego (CoCo) na potrzeby złożenia oferty.

Dodatkowego koordynatora kontaktowego (CoCo) po zgłoszeniu wniosku, zaproszenia i złożeniu oferty można dodać lub usunąć za pomocą przycisku Manage Roles (Zarządzanie rolami) (zob. poniżej).

Proszę zauważyć, że może być tylko jeden PCoCo dla każdego zaproszenia lub zgłoszenia.

PCoCo na potrzeby złożenia wniosku (etap 1) lub złożenia oferty (etap 2) nie może zostać zastąpiony ani usunięty.

PCoCo dla zaproszenia może zostać zastąpiony (nie można go usunąć) wyłącznie przez następujące osoby:

•     LEAR/administrator konta (jeżeli został wyznaczony dla Państwa organizacji, zob. tutaj);
•     obecny PCoCo (po zastąpieniu ten PCoCo nie ma już dostępu do zaproszenia);
  
•     każdy CoCo dla zaproszenia.

Dodanie/usunięcie ról w zgłoszeniu lub zaproszeniu odbywa się zgodnie z poniższymi krokami:

1	W menu rozwijanym Action (Działania) po prawej stronie zgłoszenia zaproszenia, należy kliknąć Manage Roles (Zarządzanie rolami).
2	Należy kliknąć przycisk Edit Roles (Edytuj role).
3	Aby zmienić PCoCo zaproszenia lub dodać dodatkowego CoCo do zgłoszenia lub zaproszenia, należy kliknąć przycisk Add Roles (Dodaj role).
4	Należy dodać informacje o osobie zastępującej obecnego PCoCo lub osobie, która ma być dodana jako dodatkowy CoCo i kliknąć przycisk Save (Zapisz).  Jeżeli PCoCo zostanie zastąpiony dla zaproszenia, osoba wyznaczająca nowego PCoCo otrzyma wiadomość potwierdzającą po kliknięciu przycisku Save (Zapisz).  Po wyznaczeniu nowego PCoCo dla zaproszenia rola i prawa poprzedniego PCoCo zostają cofnięte (poprzedni PCoCo traci dostęp) i natychmiast są one przydzielane nowemu PCoCo. Portal Funding & Tenders wysyła automatyczne powiadomienia do nowego PCoCo, poprzedniego PCoCo i wszystkich CoCo dla zaproszeniu, dla którego PCoCo został zastąpiony.
5	Aby usunąć CoCo, należy kliknąć ikonę usuwania obok nazwiska. Nie można usunąć PCoCo dla zaproszenia, jedynie można go zastąpić.

Kolejna(-e) runda(-y) procedur konkurencyjnych z negocjacjamii partnerstw innowacyjnych

Niniejszą sekcję stosuje się tylko do procedur konkurencyjnych z negocjacjamii partnerstw innowacyjnych z więcej niż jedną rundą negocjacji na drugim etapie.

Jeżeli instytucja zamawiająca zaprosi oferentów do złożenia ofert zmienionych poprzez system eSubmission, PCoCo/CoCo otrzyma powiadomienie z portalu Funding & Tenders.

Aby złożyć zmienioną ofertę, PCoCo/CoCo  musi najpierw potwierdzić odbiór zaproszenia. Po potwierdzeniu otrzymania zaproszenia PCoCo/CoCo zostanie automatycznie przekierowany do systemu eSubmission, w którym można rozpocząć składanie oferty zmienionej, klikając przycisk New submission (Nowa oferta). Aby dowiedzieć się, jak złożyć ofertę zmienioną w kolejnych rundach, należy zapoznać się z Krótkim przewodnikiem po procedurach negocjacyjnych - runda 2 / kolejne rundy . 

Zarządzanie powiadomieniami w portalu Funding & Tenders

Moje powiadomienia

PCoCo/CoCo mogą uzyskać dostęp do tej strony, klikając na ikonkę z dzwonkiem w prawym górnym rogu ekranu po zalogowaniu się do portalu Funding & Tenders.

Na tej stronie PCoCo/CoCo mogą znaleźć następujące powiadomienia:

• Potwierdzenie odbioru (dowód złożenia oferty)
• Potwierdzenie wycofania (dowód wycofania oferty)

W zakładce Preferences (Preferencje) w sekcji Manage all notifications (Zarządzaj wszystkimi powiadomieniami), znajdującej się na dole listy powiadomień, PCoCo/CoCo mogą określić częstotliwość otrzymywania powiadomień e-mail z portalu Funding & Tenders. Niezależnie od dokonanego wyboru wszystkie powiadomienia są zawsze dostępne w sekcji My notifications (Moje powiadomienia).

Moje formalne powiadomienia

Sekcja ta, dostępna pod Manage My Area (Zarządzaj moim obszarem) po lewej stronie, obecnie nie jest wykorzystywana w procedurach udzielania zamówień publicznych.