Jak przygotować wniosek o dopuszczenie do udziału w systemie eSubmission?

Każdy podmiot gospodarczy może złożyć wniosek o dopuszczenie do udziału, korzystając z linku do portalu Funding and Tenders wskazanego w ogłoszeniu o zamówieniu/konkursie.

W portalu Funding and Tenders należy kliknąć Access submission (dostęp do oferty): jeżeli zalogowano się za pomocą konta EU Login, nastąpi wtedy przekierowanie do portalu eSubmission.

Po pierwsze, należy przeczytać i zaakceptować warunki oraz potwierdzić, że zapoznali się Państwo z oświadczeniem o ochronie prywatności oraz oświadczeniem o ochronie prywatności na potrzeby udzielania zamówień i zarządzania nimi.

W systemie eSubmission należy kliknąć przycisk New submission (nowe zgłoszenie), aby utworzyć nowe zgłoszenie, lub Resume draft (powrót do wersji roboczej), aby powrócić do rozpoczętej wcześniej wersji roboczej zgłoszenia. Do wersji roboczej można wrócić również z poziomu portalu Funding & Tenders (więcej informacji na ten temat – zob. sekcja Manage submissions (zarządzanie zgłoszeniami) na portalu Funding & Tenders tego przewodnika).

Nawigacja w systemie eSubmission

Podczas tworzenia zgłoszenia na górze ekranu pojawi się pasek postępu. Przedstawiono na nim wszystkie kroki, które należy wykonać przed złożeniem wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Widać również, na jakim etapie jest się obecnie.

W dowolnym momencie procesu dokonywania zgłoszenia można zobaczyć, które dokumenty zostały przesłane, klikając przycisk Submission documents (dokumenty ofertowe) po lewej stronie ekranu.

Sposoby złożenia zgłoszenia

Jeżeli użytkownik tworzy nowe zgłoszenie, zostanie poproszony o wskazanie:

• formy składania wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: Sole submission (oferent pojedynczy) lub Joint submission (oferta wspólna),
• czy zgłoszenie obejmuje podwykonawców,
• w jakim języku zgłoszenie zostanie sporządzone.

Po podaniu tych informacji należy kliknąć przycisk Next (dalej) na dole strony.

Uczestnicy

W tej sekcji należy wskazać organizacje uczestniczące w zgłoszeniu (uczestników). Należy kliknąć przycisk New party (nowy uczestnik) i wybrać rodzaj uczestnika: główny uczestnik (w przypadku oferty indywidualnej), lider grupy lub członek grupy (w przypadku oferty wspólnej) oraz podwykonawca (w stosownych przypadkach).

Wszyscy uczestnicy, z wyjątkiem podwykonawców, muszą być zidentyfikowani za pomocą kodu PIC – kodu identyfikacyjnego uczestnika. Aby sprawdzić, czy dany podmiot posiada już PIC (tzn. jest już zarejestrowany w rejestrze uczestników), należy skorzystać z pola wyboru Search organisation (szukaj organizacji).

Istnieją dwa warianty wyszukiwania: My organisations (moje organizacje) lub Other organisations (inne organizacje).

My Organisations (moje organizacje): należy kliknąć na rozwijane menu, aby wyświetlić listę organizacji, z których użytkownik zalogowany korzystał w poprzednich zgłoszeniach lub którym przypisano rolę (np. osoba samorejestrująca się, LEAR lub administrator konta). Są to te same organizacje, które użytkownicy mogą zobaczyć w zakładce My organisations (moje organizacje) w menu po lewej stronie portalu Funding & Tenders po zalogowaniu się za pomocą konta EU Login.

Other organisations (inne organizacje): można wyszukać organizacje zarejestrowane w sekcji Participant Register (rejestr uczestników), wpisując Name (nazwę organizacji) lub PIC (kod identyfikacyjny uczestnika).

Jeżeli wyszukiwanie nie daje żadnych wyników, organizacja musi zarejestrować się, aby uzyskać kod PIC. Po zarejestrowaniu organizacji można powrócić do systemu eSubmission i wybrać nowo utworzony PIC, korzystając z jednej z dwóch opcji wyszukiwania.

Na ekranie pojawią się dane powiązane z tym kodem PIC w sekcji Participant Register (rejestr uczestników), a użytkownik zostanie poproszony o wprowadzenie następujących obowiązkowych danych/dokumentów:

• tylko w przypadku głównego uczestnika lub lidera grupy:
• osoba wyznaczona do kontaktów (imię i nazwisko oraz adres e-mail)
• IBAN/Numer rachunku bankowego
  Jeżeli rachunek bankowy ma kod IBAN, należy zaznaczyć pole wyboru IBAN, a system eSubmission sprawdzi, czy rachunek bankowy IBAN jest prawidłowy

• w odniesieniu do wszystkich uczestników: oświadczenie (należycie wypełnione i podpisane) w sekcji Attachments (załączniki).

W sekcji Osoba wyznaczona do kontaktów użytkownik może wskazać samego siebie (imię i nazwisko tego użytkownika jest już domyślnie wypełnione) lub inną osobę jako osobę wyznaczoną do kontaktów do celów wniosku o dopuszczenie do udziału. Osobie wyznaczonej do kontaktów przypisuje się w portalu Funding & Tenders rolę głównego koordynatora odpowiedzialnego za kontakt (Primary Coordinator Contact, PCoCo), a użytkownikowi składającemu wniosek o dopuszczenie do udziału (jeżeli jest inny niż osoba wyznaczona do kontaktów) – rolę koordynatora odpowiedzialnego za kontakt (Coordinator Contact, CoCo). 

Jeżeli PCoCo nie posiada konta EU Login, utworzone zostanie automatycznie tymczasowe konto EU Login w oparciu o adres e-mail osoby wyznaczonej do kontaktów i ta osoba zostanie zaproszona za pośrednictwem wiadomości e-mail do dokończenia rejestracji konta EU Login. Zaproszenie będzie wygenerowaną przez system automatyczną wiadomością bez odniesienia do procedury.

W sekcji Attachments (załączniki) dla każdego uczestnika można dodać dokumenty uczestnika dotyczące kryteriów wykluczenia i kwalifikacji. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia można znaleźć informację o tym, jakie dokumenty są wymagane w przypadku każdego uczestnika.

Po zakończeniu należy kliknąć Done (gotowe). 

Aby przejść do następnego kroku, należy kliknąć przycisk Next (dalej).

Części

W przypadku procedury dotyczącej zamówienia składającego się z kilku części należy wybrać części, w odniesieniu do których składany będzie wniosek o dopuszczenie do udziału, a następnie kliknąć przycisk Next (dalej).

Raport dotyczący zgłoszenia

Raport dotyczący zgłoszenia jest generowany przez system i stanowi część zgłoszenia. W raporcie znajduje się wykaz wszystkich dokumentów zawartych w zgłoszeniu.

System eSubmission automatycznie generuje i dodaje do zgłoszenia raport dotyczący zgłoszenia. Raport dotyczący zgłoszenia można przeglądać na ekranie lub pobrać go do celów własnej dokumentacji przed złożeniem wniosku o dopuszczenie do udziału. Nie ma konieczności podpisywania raportu i przesyłania podpisanego raportu za pośrednictwem systemu eSubmission.

Jeżeli po przejrzeniu raportu z oferty uznaje się zgłoszenie za kompletne i gotowe do przedłożenia, należy kliknąć przycisk Next (dalej), aby kontynuować.

Składanie wniosku o dopuszczenie do udziału 

Gdy użytkownik jest gotowy do złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału, klika przycisk Submit (złóż). W systemie wyświetli się komunikat z potwierdzeniem.

Aby potwierdzić, należy wybrać opcję Yes (tak): od tej chwili dokonywanie zmian w zgłoszeniu nie będzie możliwe.

System nie pozwoli na przesłanie zgłoszenia, jeżeli upłynął termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału.

Jeżeli do terminu składania wniosków pozostał mniej niż jeden dzień, w systemie eSubmission wyświetlają się pozostałe godziny/minuty do terminu. 

Powiadomienie e-mail zostanie przesłane na adresy e-mail PCoCo/CoCo. To powiadomienie e-mail zawiera link do portalu Funding & Tenders, na którym PCoCo/CoCo mogą znaleźć potwierdzenie odbioru. Uwaga: właściciele kodu PIC użytego w zgłoszeniu zostaną o tym poinformowani.

Manage Roles (zarządzanie rolami) w portalu Funding & Tenders

Osobie wyznaczonej do kontaktów wskazanej w systemie eSubmission przypisuje się rolę głównego koordynatora kontaktowego (PCoCo) do celów składania wniosku o dopuszczenie do udziału i zaproszenia do etapu 2 w portalu Funding & Tenders. Użytkownik składający wniosek (jeżeli jest inny niż osoba wyznaczona do kontaktów we wniosku) otrzymuje rolę koordynatora kontaktowego (CoCo) w celu złożenia wniosku i zaproszenia oraz zaproszenie do etapu 2, chyba że PCoCo/inny CoCo usunął tę rolę w okresie między otwarciem wniosków przez instytucję zamawiającą a otrzymaniem zaproszenia na etapie 2.

Dodatkowego koordynatora odpowiedzialnego za kontakty (CoCo) w sprawie zgłoszenia wniosku można dodać lub usunąć za pomocą przycisku Manage Roles (zarządzanie rolami) (zob. poniżej).

Uwaga: na zaproszenie lub zgłoszenie przypada tylko jeden PCoCo. PCoCo na potrzeby zgłoszenia wniosku (etap 1) nie może zostać zastąpiony ani usunięty za pośrednictwem portalu Funding & Tenders (proszę kontaktować się z działem pomocy technicznej ds. Funding & Tenders w przypadku konieczności zastąpienia PCoCo na potrzeby zgłoszenia).

PCoCo na potrzeby zaproszenia do etapu 2 może zostać zastąpiony w portalu Funding & Tenders bezpośrednio przez LEAR i administratora konta (nie ma już potrzeby kontaktowania się z działem pomocy technicznej ds. Funding & Tenders) po wystosowaniu zaproszenia do etapu 2.

Dodanie/usunięcie ról w zgłoszeniu odbywa się zgodnie z poniższymi krokami:

  Osoby CoCo dodane w powyższy sposób, po tym jak instytucja zamawiająca wysłała zaproszenia na etapie 2, nie będą mogły złożyć oferty. Tylko PCoCo/CoCo, którzy otrzymali zaproszenie do udziału w etapie 2 lub CoCo, którzy zostali dodani za pomocą przycisku Manage roles (zarządzanie rolami) w zaproszeniu, będą mogli złożyć ofertę (zob. krótki przewodnik dotyczący drugiego etapu procedur dwuetapowych).

Manage submissions (zarządzanie zgłoszeniami) na portalu Funding & Tenders

Aby wejść do swojej prywatnej skrzynki na portalu Funding & Tenders, należy się uwierzytelnić, korzystając z przycisku Sign in (zaloguj się) na portalu Funding & Tenders w prawym górnym rogu strony głównej (należy podać własny identyfikator EU Login i hasło).

Przeglądanie zgłoszeń

W sekcji My area (zarządzaj prywatną skrzynką) po lewej stronie PCoCo/CoCo mogą znaleźć zgłoszenia w sekcji Procurement centre/Submissions (centrum zamówień/zgłoszenia).

Po prawej stronie, nad listą zgłoszeń, znajduje się również pole wyszukiwania.

Sekcja Submissions (zgłoszenia)

W przypadku każdego zgłoszenia PCoCo / CoCo widzi numer referencyjny procedury, numer referencyjny oferty, datę ostatniej wykonanej czynności oraz status zgłoszenia (wersja robocza, złożono, wycofano, usunięto), termin, część zamówienia (w stosownych przypadkach), tytuł procedury, rodzaj procedury i etap.

Menu rozwijane (trzy kropki) po prawej stronie zgłoszenia (o ile zgłoszenie nie zostało usunięte) umożliwia PCoCo/CoCo wykonanie różnych czynności, zależnie od statusu zgłoszenia.

W przypadku zgłoszeń o statusie Draft (wersja robocza):

• Edit (edytuj): powoduje to otwarcie ekranu w systemie eSubmission w miejscu, w którym nastąpiło wyjście z aplikacji. Teraz można edytować zgłoszenie w systemie eSubmission.
• View (wyświetl): powoduje to otwarcie ekranu w systemie eSubmission w miejscu, w którym nastąpiło wyjście z aplikacji. Nie można edytować zgłoszenia, ponieważ jest ono przeglądane w trybie tylko do odczytu.
• Delete (usuń): wersja robocza zgłoszenia zostanie usunięta z portalu Funding & Tenders.

W przypadku zgłoszeń o statusie Submitted (złożono):

• View Receipt (wyświetl potwierdzenie): spowoduje to wyświetlenie potwierdzenia odbioru.
• Withdraw (wycofaj) (dostępne wyłącznie przed upływem terminu składania zgłoszeń): należy podać powód wycofania zgłoszenia i potwierdzić, klikając na przycisk Withdraw (wycofaj). Po wycofaniu zgłoszenia nie można go już przeglądać, edytować ani złożyć ponownie.

W przypadku zgłoszeń o statusie Withdrawn (wycofano):

• View Withdrawal Receipt (wyświetl potwierdzenie wycofania): wyświetla się potwierdzenie wycofania.

W przypadku zgłoszeń o statusie Deleted (usunięto):

Nie są dostępne żadne działania w przypadku zgłoszeń o statusie Deleted (usunięto). Uczestnik nie ma możliwości odzyskania usuniętej wersji roboczej zgłoszenia.