Zarządzanie zaproszeniami i zgłoszeniami w portalu Funding & Tenders

Portal Funding & Tenders , poświęcony finansowaniu przedsiębiorstw i możliwościom udziału w przetargach, to pojedynczy punkt kontaktowy (jeden elektroniczny obszar wymiany danych) przeznaczony dla uczestników i ekspertów w ramach programów finansowania i przetargów zarządzanych przez Komisję Europejską i inne instytucje, organy lub agencje UE.

Jeżeli wniosek o dopuszczenie do udziału pomyślnie przeszedł pierwszy etap procedury, z TED eTendering oferent otrzyma powiadomienie z prośbą o zatwierdzenie dostępu do dokumentów zamówienia i złożenie oferty.

Powiadomienie zostanie wysłane na:

• adres e-mail osoby wyznaczonej do kontaktów, którą wskazano w złożonym wniosku o dopuszczenie do udziału (główny koordynator kontaktowy – PCoCo),
• adres e-mail (jeżeli jest inny) powiązany z kontem EU Login wykorzystanym do złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału (koordynator kontaktowy – CoCo),
• adres e-mail każdego innego koordynatora kontaktowego (CoCo) dodany za pomocą przycisku Manage roles (Zarządzanie rolami) w momencie składania wniosku o dopuszczenie do udziału.

Aby wejść do swojego profilu w portalu Funding & Tenders, należy się uwierzytelnić, korzystając z przycisku Sign in (zaloguj się) w Portalu Funding & Tenders w prawym górnym rogu strony głównej (należy podać własny identyfikator EU Login i hasło).

Z poziomu prywatnej skrzynki w portalu Funding & Tenders można:

• przeglądać zaproszenia do składania ofert
• potwierdzić odbiór zaproszenia
• uzyskać dostęp do dokumentów zastrzeżonych dotyczących procedury 
• uzyskać dostęp do pytań i odpowiedzi zastrzeżonych 
• przygotować i zadać pytania do etapu 2 procedury 
• rozpocząć nowe zgłoszenie w odpowiedzi na zaproszenie
• przeglądać, edytować lub usuwać wersje robocze zgłoszeń (ofert)
• wycofać złożone oferty
• uzyskać dostęp do potwierdzenia złożenia/wycofania oferty (dowód złożenia/wycofania oferty)
• zarządzać rolami
• zarządzać powiadomieniami.
  
  

Przeglądanie zaproszeń

Z menu nawigacji po lewej stronie PCoCo/CoCo mogą znaleźć zaproszenie do etapu 2 w sekcji Invitations (zaproszenia). Pole wyszukiwania znajduje się również po prawej stronie, nad listą zaproszeń.

W przypadku każdego zaproszenia można zobaczyć:

• numer referencyjny procedury
• części (w stosownych przypadkach)
• termin
• status zaproszenia (otrzymane, potwierdzone, zamknięte)
• rodzaj procedury, jak również etap (procedury dwuetapowe) lub rundę (procedury negocjacyjne)
• tytuł procedury.
  

Kliknięcie numeru referencyjnego procedury lub opcji See Details (zobacz szczegółowe informacje) przenosi na stronę zawierającą szczegółowe informacje na temat zaproszenia, na której można kliknąć w Details (szczegółowe informacje)  lub sekcję Consortium (konsorcjum) .

Sekcja dotycząca informacji szczegółowych

W sekcji Details (szczegółowe informacje) można:

• zobaczyć szczegóły procedury
  W sekcji General information (informacje ogólne) można zobaczyć informacje dotyczące procedury. 

• uzyskać dostęp do dokumentów zastrzeżonych dotyczących procedury

W sekcji Restricted documents (dokumenty zastrzeżone) zaproszeni kandydaci mogą przeglądać dokumenty dotyczące etapu 2 procedury. Jeżeli instytucja zamawiająca opublikowała nową wersję dokumentu, będzie można zobaczyć wszystkie wersje dokumentu. Najnowsza wersja jest dostępna na ekranie. Aby zobaczyć starszą wersję, można kliknąć rozwijane menu i wybrać wersję.

Jeżeli dokument jest dostępny w innym języku, dostępny będzie również przetłumaczony dokument.

• uzyskać dostęp do pytań i odpowiedzi zastrzeżonych.

Z tej sekcji można zadać pytanie dotyczące etapu 2 procedury. Jeżeli instytucja zamawiająca udzieli odpowiedzi prywatnie, pojawi się ona w sekcji My Q&A (moje pytania i odpowiedzi). Jeżeli odpowiedź zostanie udzielona wszystkim kandydatom zaproszonym do etapu 2, pojawi się w sekcji Restricted Q&A (pytania i odpowiedzi zastrzeżone).

Więcej informacji można znaleźć na stronie Jak utworzyć i przesłać pytanie na portalu Funding & Tenders..

Sekcja Consortium (konsorcjum)

W tej sekcji można zobaczyć dane organizacji, do której wysłano to zaproszenie (w przypadku konsorcjum można zobaczyć wszystkich członków konsorcjum).

Aby zobaczyć role przypisane organizacji, należy kliknąć na strzałkę . Należy kliknąć przycisk Edit Roles (Edytuj role), aby zarządzać rolami.

Sekcja Invitation (zaproszenia)

Dla każdego zaproszenia PCoCo/CoCo może zobaczyć numer referencyjny procedury, status zaproszenia (otrzymane, potwierdzone), termin, część (w stosownych przypadkach), tytuł procedury, rodzaj procedury i etap. W menu rozwijanym (trzy kropki)  wybór zaproszenie/złożenie dokumentu umożliwia PCoCo/CoCo wykonywanie różnych czynności w zależności od statusu zaproszenia/złożenia dokumentu.

W przypadku zaproszeń o statusie Received (otrzymano):

• należy kliknąć Acknowledge Receipt (potwierdzenie odbioru), aby potwierdzić odbiór zaproszenia do składania ofert
• Manage Roles (zarządzanie rolami): pozwala przeglądać zaproszenia i zarządzać nimi (tj. dodawać/usuwać osoby, które będą również mogły wykonywać opisane tutaj działania w związku z zaproszeniami).
• See details (zobacz szczegółowe informacje): użytkownik będzie mógł zobaczyć szczegółowe informacje dotyczące procedury

W przypadku zaproszeń o statusie Acknowledged (potwierdzono):

• Start New Submission (utwórz nowe zgłoszenie): należy kliknąć Manage Roles (zarządzanie rolami), aby złożyć nową ofertę:
• Manage Roles (zarządzanie rolami): pozwala przeglądać zaproszenia i zarządzać nimi (tj. dodawać/usuwać osoby, które będą również mogły wykonywać opisane tutaj działania w związku z zaproszeniami).

Aby przeglądać zgłoszenia przesłane w odpowiedzi na zaproszenie i zarządzać nimi, należy kliknąć link Submission(s) (zgłoszenia). Menu rozwijane (trzy kropki)  po prawej stronie każdego zgłoszenia (o ile zgłoszenie nie zostało usunięte) umożliwia PCoCo/CoCo wykonanie różnych czynności, zależnie od statusu zgłoszenia

W przypadku zgłoszeń o statusie Draft (wersja robocza):

• Edit (edytuj): powoduje to otwarcie ekranu w systemie eSubmission w miejscu, w którym nastąpiło wyjście z aplikacji. Teraz można edytować zgłoszenie w systemie eSubmission
• View (wyświetl): powoduje otwarcie ekranu w systemie eSubmission w miejscu, w którym nastąpiło wyjście z aplikacji. Nie można edytować zgłoszenia, ponieważ jest ono przeglądane w trybie tylko do odczytu
• Delete (usuń): wersja robocza zgłoszenia zostanie usunięta z portalu Funding & Tenders.

W przypadku zgłoszeń o statusie Submitted (złożono):

• View Receipt (wyświetl potwierdzenie): spowoduje to wyświetlenie potwierdzenia odbioru
• Withdraw (wycofaj) (dostępne wyłącznie przed upływem terminu składania zgłoszeń): należy podać powód wycofania zgłoszenia i potwierdzić, klikając na przycisk Withdraw (wycofaj). Po wycofaniu zgłoszenia nie można go już przeglądać, edytować ani złożyć ponownie.

W przypadku zgłoszeń o statusie Withdrawn (wycofano):

• View Withdrawal Receipt (wyświetl potwierdzenie wycofania): wyświetla się potwierdzenie wycofania.

W przypadku zgłoszeń o statusie Deleted (usunięto):
Nie są dostępne żadne działania w przypadku ofert o statusie Deleted (usunięto). Oferent nie ma możliwości odzyskania usuniętej wersji roboczej oferty. 

Jak przygotować ofertę w systemie eSubmission?

Aby móc złożyć ofertę, PCoCo/CoCo musi najpierw potwierdzić otrzymanie zaproszenia do składania ofert:

• Procedurę można znaleźć w Invitations (zaproszenia) sekcji na portalu Funding & Tenders.
• W menu Action (Działania) w ramach wspomnianego postępowania należy kliknąć Acknowledge Receipt (potwierdzenie odbioru), aby potwierdzić odbiór zaproszenia. Status zaproszenia zostanie zmieniony na Acknowledged (potwierdzono).

 [ IMAGE 17]
 

Po potwierdzeniu otrzymania zaproszenia PCoCo/CoCo zostanie automatycznie przekierowany do systemu eSubmission, gdzie może rozpocząć składanie oferty, klikając na New submission (nowe zgłoszenie).

Aby utworzyć zgłoszenie w późniejszym terminie:

• należy zalogować się na portal Funding & Tenders za pomocą konta EU Login osoby wskazanej jako osoba wyznaczona do kontaktów (PCoCo) we wniosku o dopuszczenie do udziału lub, jeżeli jest to inne konto, kontem EU Login osoby, która złożyła wniosek o dopuszczenie do udziału (CoCo) lub dowolnego innego PCoCo/CoCo upoważnionego za pośrednictwem funkcji Zarządzanie rolami portalu Funding & Tenders (więcej informacji można znaleźć w sekcji Manage Roles (zarządzanie rolami) w portalu Funding & Tenders tego przewodnika)
• należy przejść do sekcji Invitations (zaproszenia) iodszukać procedurę
• należy kliknąć na przycisk menu (trzy kropki)procedury, a następnie kliknąć na Start new submission (utwórz nowe zgłoszenie). Nastąpi wtedy przekierowanie do systemu eSubmission.

W systemie eSubmission należy kliknąć przycisk New submission (nowe zgłoszenie), aby utworzyć nowe zgłoszenie, lub Resume draft (powrót do wersji roboczej), aby powrócić do rozpoczętej wcześniej wersji roboczej zgłoszenia. Do wersji roboczej można wrócić również z poziomu portalu Funding & Tenders (więcej informacji na ten temat – zob. sekcja Manage submissions (zarządzanie zgłoszeniami) na portalu Funding & Tenders tego przewodnika).

Nawigacja w systemie eSubmission

Podczas tworzenia zgłoszenia na górze ekranu pojawi się pasek postępu. Przedstawiono na nim wszystkie kroki, które należy zrealizować przed złożeniem oferty. Widać również, na jakim etapie jest się obecnie. W dowolnym momencie procesu dokonywania zgłoszenia można zobaczyć, które dokumenty zostały przesłane, klikając przycisk Submission documents (dokumenty ofertowe) po lewej stronie ekranu.

Uczestnicy

Na tym etapie można edytować tylko sekcję Osoba wyznaczona do kontaktów.

Użytkownik tworzący ofertę może wskazać samego siebie jako osobę wyznaczoną do kontaktów (imię i nazwisko tego użytkownika jest już domyślnie wypełnione) lub inną osobę. Jeżeli ta inna osoba nie posiada konta EU Login, utworzone zostanie automatycznie tymczasowe konto EU Login w oparciu o adres e-mail osoby wyznaczonej do kontaktów i ta inna osoba zostanie zaproszona za pośrednictwem wiadomości e-mail do dokończenia rejestracji konta EU Login. Zaproszenie będzie wygenerowaną przez system automatyczną wiadomością bez odniesienia do procedury.

Osobie wyznaczonej do kontaktów przypisuje się w portalu Funding & Tenders rolę Primary Coordinator Contact, PCoCo (głównego koordynatora odpowiedzialnego za kontakt), a użytkownikowi składającemu ofertę (jeżeli jest inny niż osoba wyznaczona do kontaktów) – rolę Coordinator Contact, CoCo (koordynatora odpowiedzialnego za kontakt). 

Aby przejść do następnego kroku, należy kliknąć przycisk Next (dalej).

Dane dotyczące oferty

W tej sekcji należy podać kwotę oferty (tylko w przypadku metody udzielania zamówień opartej na kryterium najniższego kosztu lub najniższej ceny – format musi być taki jak podany w przykładzie na ekranie) lub potwierdzić, czy oferta spełnia minimalne wymogi określone w dokumentach zamówienia.

Jeżeli użytkownik potwierdzi, że oferta nie spełnia minimalnych wymogów, zostanie poproszony o podanie wyjaśnienia w odpowiednim polu tekstowym. Potwierdzenie zgodności lub niezgodności z wymogami oraz wyjaśnienie w przypadku niezgodności zostaną odzwierciedlone w raporcie z oferty.

Po kliknięciu przycisku Save (zapisz) można załadować ofertę finansową oraz, jeżeli w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wymaga tego instytucja zamawiająca, ofertę techniczną. Ofertę techniczną/finansową można załadować w formie więcej niż jednego pliku. 

Po sprawdzeniu poprawności danych dotyczących oferty i kompletności zgłoszenia należy kliknąć przycisk Next (dalej). Przycisk będzie aktywny tylko wówczas, jeżeli podano wszystkie obowiązkowe dane i dokumenty.

Raport dotyczący zgłoszenia

Raport dotyczący zgłoszenia jest generowany przez system i stanowi część zgłoszenia. W raporcie znajduje się wykaz wszystkich dokumentów zawartych w zgłoszeniu.

System eSubmission automatycznie generuje i dodaje do zgłoszenia raport dotyczący zgłoszenia. Raport z oferty można przeglądać na ekranie lub pobrać go do celów własnej dokumentacji przed złożeniem oferty. Nie ma konieczności podpisywania raportu i przesyłania podpisanego raportu za pośrednictwem systemu eSubmission.

Jeżeli po przejrzeniu raportu z oferty uznaje się zgłoszenie za kompletne i gotowe do przedłożenia, należy kliknąć przycisk Next (dalej), aby kontynuować.

Składanie oferty

Gdy użytkownik jest gotowy do złożenia oferty, klika przycisk Submit (złóż). W systemie wyświetli się komunikat z potwierdzeniem.

Aby potwierdzić, należy wybrać opcję Yes (tak): od tej chwili dokonywanie zmian w zgłoszeniu nie będzie możliwe. System nie pozwoli na przesłanie zgłoszenia, jeżeli upłynął termin składania zgłoszeń.

Powiadomienie e-mail zostanie wysłane na adres e-mail powiązany z kontem EU Login głównego koordynatora odpowiedzialnego za kontakt (PCoCo) i wszystkich koordynatorów odpowiedzialnych za kontakt (CoCo), którzy zostali wskazani dla danej oferty. To powiadomienie e-mail zawiera link do portalu Funding & Tenders, na którym można znaleźć potwierdzenie odbioru. 

Manage Roles (zarządzanie rolami) w portalu Funding & Tenders

Osoba wyznaczona do kontaktów wskazana we wniosku o dopuszczenie do udziału (etap 1) w systemie eSubmission otrzymuje rolę głównego koordynatora kontaktowego (PCoCo) w odniesieniu do zaproszenia w portalu Funding & Tenders. Użytkownik składający wniosek (jeżeli jest inny niż osoba wyznaczona do kontaktów we wniosku) otrzymuje rolę koordynatora kontaktowego (CoCo) w celu złożenia wniosku i zaproszenia, chyba że PCoCo/inny CoCo usunął tę rolę w okresie między otwarciem wniosków przez instytucję zamawiającą a otrzymaniem zaproszenia na etapie 2.

Podobnie osobie wyznaczonej do kontaktów wskazanej w ofercie systemie eSubmission (etap 2) przypisuje się w portalu Funding & Tenders rolę głównego koordynatora kontaktowego (PCoCo) odpowiedzialnego za złożenie oferty. PCoCo zaproszenia i użytkownik składający wniosek (jeżeli inny niż osoba wyznaczona do kontaktów w ofercie) otrzymuje rolę koordynatora kontaktowego (CoCo) na potrzeby złożenia oferty.

Dodatkowego koordynatora kontaktowego (CoCo) po zgłoszeniu wniosku, zaproszenia i złożeniu oferty można dodać lub usunąć za pomocą przycisku Manage Roles (zarządzanie rolami) (zob. poniżej).

Uwaga: na zaproszenie lub zgłoszenie przypada tylko jeden PCoCo. PCoCo na potrzeby złożenia wniosku (etap 1) lub złożenia oferty (etap 2) nie może zostać zastąpiony ani usunięty.

PCoCo dla zaproszenia może zostać zastąpiony (nie można go usunąć) wyłącznie przez następujące osoby:

• LEAR/administrator konta (jeżeli został wyznaczony dla Państwa organizacji, zob. tutaj)
• aktualny PCoCo (po zastąpieniu ten PCoCo nie ma już dostępu do zaproszenia)
• dowolny CoCo w odniesieniu do zaproszenia.

Dodanie/usunięcie ról w zgłoszeniu lub zaproszeniu odbywa się zgodnie z poniższymi krokami:

Kolejne rundy procedur konkurencyjnych z negocjacjami i partnerstw innowacyjnych

[ IMAGE 39 ] : Ta sekcja ma zastosowanie wyłącznie do procedur konkurencyjnych z negocjacjami i partnerstw innowacyjnych z więcej niż jedną rundą negocjacji na drugim etapie.

Jeżeli instytucja zamawiająca zaprosi oferentów do złożenia poprzez system eSubmission ofert zmienionych, PCoCo/CoCo otrzyma powiadomienie z portalu Funding & Tenders.

Aby złożyć ofertę zmienioną, PCoCo/CoCo musi potwierdzić otrzymanie zaproszenia: po potwierdzeniu otrzymania zaproszenia PCoCo/CoCo zostanie automatycznie przekierowany do systemu eSubmission, gdzie może rozpocząć składanie oferty zmienionej, klikając na New submission (nowe zgłoszenie). Aby dowiedzieć się, jak złożyć ofertę zmienioną w kolejnych rundach, należy zapoznać się z Krótkim przewodnikiem po procedurach negocjacyjnych – runda 2/kolejne rundy.