Gyorskalauz tárgyalásos eljárásokhoz – 2. forduló / további forduló(k)

(tárgyalásos eljárások és a hirdetmény nélküli tárgyalásos versenyeljárások)

Az első lépések

Ez a gyorskalauz a tárgyalásos eljárások és hirdetmény nélküli tárgyalásos versenyeljárások minden olyan további fordulójára vagy fordulóira vonatkozik, amelyek során az ajánlatkérő arra kérte Önt, hogy az eSubmission alkalmazáson keresztül nyújtson be módosított ajánlatot (megjegyzendő, hogy az ajánlatkérő szerv dönthet úgy, hogy nem kéri Öntől ajánlatának felülvizsgálatát, vagy kérheti, hogy a módosított ajánlatot az eSubmission alkalmazáson kívül nyújtsa be).   A tárgyalásos eljárások eredeti ajánlatainak benyújtására vonatkozó gyorskalauz és az egyéb közbeszerzési eljárásokra vonatkozó gyorskalauzok a Funding & Tenders portál eProcurement wiki oldalán érhetők el.

Az alkalmazásban a gazdasági szereplők:

• elkészíthetik az uniós intézmények vagy szervek által meghirdetett eljárásokkal kapcsolatos beadványaikat,
• biztonságos módon benyújthatják őket,
• megtekinthetik a korábban elmentett beadványtervezeteiket vagy tovább dolgozhatnak rajtuk,
• törölhetik beadványtervezeteiket,
• igazolást kaphatnak a benyújtásról („Submission Receipt”),
• a benyújtási határidőn belül visszavonhatják már benyújtott beadványukat,
• igazolást kaphatnak a visszavonásról („Withdrawal Receipt”, visszavonási igazolás).

Kérjük, olvassa el a rendszerkövetelményeket.

Ezek az eSubmission alkalmazás kezdőlapján, illetve a „Gazdasági szereplők” oldalon a „Csatolmányok” részben találhatók.

Technikai segítség

Ha segítségre van szüksége, forduljon bizalommal ügyfélszolgálatunkhoz (közép-európai idő szerint 8:00 és 20:00 között).

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 229 71063

 Az ügyfélszolgálat kizárólag angol nyelven működik.

Hogyan készítse el ajánlatát az eSubmission alkalmazásban?

Ha az ajánlatkérő módosított ajánlat benyújtását kéri, erről a Funding & Tenders portál értesítést küld az Ön számára.

Az értesítést a következő címekre küldjük:

• a kapcsolattartónak („elsődleges koordinátor-kapcsolattartó” (Primary Coordinator Contact) – PCoCo) a legutóbbi beadvány benyújtásakor megadott e-mail-címére,

• minden olyan személy e-mail-címére, aki koordinátor-kapcsolattartói (Coordinator Contacts) (CoCo) szerepkört töltött be a felkérés elküldésekor, azaz a CoCo szerepkört az alábbi módok valamelyikén kapta meg, és a szerepkört időközben nem törölték a „Manage roles” (Szerepkörök kezelése) funkció révén:
  • a korábban beadott ajánlatokban, de nem az utolsóban megjelölt kapcsolattartók;
  • minden olyan kapcsolattartó, amelynek EU Login fiókját használták az eredeti ajánlat és bármely módosított ajánlat benyújtásához;
  • a „Manage roles” (Szerepkörök kezelése) funkció használatával hozzáadott kapcsolattartók.

Az értesítések a Funding & Tenders portál „My notifications” (Értesítéseim) felületén keresztül is elérhetők.

Ha a PCoCo/CoCo módosított ajánlatot szeretne benyújtani az eSubmission alkalmazáson keresztül az eljárás egy későbbi fordulójában, először vissza kell igazolnia a felkérés kézhezvételét:

• Eljárások keresése a "My Invitations”(Felkéréseim) menüpontban, a Funding & Tenders portálon.
• Az eljárás „Action” (Művelet) menüjében kattintson az „Acknowledge Receipt” (Kézhezvétel visszaigazolása) gombra annak megerősítéséhez, hogy megkapta az ajánlattételi felkérést. A felkérés állapota „Acknowledged” (visszaigazolt) lesz.

Miután visszaigazolta a felkérés kézhezvételét, a rendszer automatikusan átirányítja az eSubmission alkalmazásba, ahol az „Új beadvány” gombra kattintva megkezdheti ajánlatának benyújtását.

Ha a beadványt később kívánja létrehozni:

• Jelentkezzen ben a Funding & Tenders portálra az ajánlatban kapcsolattartóként (PCoCo) megjelölt személy EU Login-fiókjával vagy – amennyiben eltérő – az ajánlatot benyújtó személy (CoCo), vagy bármely olyan CoCo EU Login-fiókjával, akit az Funding & Tenders portál „Manage roles” (Szerepkörök kezelése) menüpontján keresztül hatalmaztak fel (részletesen lásd A szerepkörök kezelése a Funding & Tenders portálon című szakaszt ebben a gyorskalauzban).      .
• Navigáljon a „My Invitations”(Felkéréseim) menüponthoz, és válassza ki a megfelelő eljárást.
• Az eljárás „Action” (Művelet) menüjében kattintson a „Start new submission” (Új beadvány létrehozása) gombra. Ezután a rendszer automatikusan átirányítja az eSubmission alkalmazásba.

Az alkalmazásban kattintson az „Új beadvány” (New submission) gombra, ha új beadványt kíván létrehozni, vagy pedig a „Tervezet folytatása” (Resume draft) gombra, ha egy korábban megkezdett beadványtervezeten szeretne tovább dolgozni. A tervezetet a Funding & Tenders portálról is elérheti (további információkért lásd „A beadványok kezelése a Funding & Tenders portálon” című szakaszt ebben a gyorskalauzban).

Navigálás az eSubmission alkalmazáson belül 

A beadvány benyújtásának elindításakor a képernyő tetején folyamatjelző sáv jelenik meg. Ez a sáv megjeleníti mindazokat a lépéseket, amelyeket az ajánlat benyújtásáig végre kell hajtania. Azt is láthatja, hogy jelenleg melyik lépésnél tart.

A benyújtás folyamata során a képernyő bal oldalán található „Beadványok” gombra kattintva bármikor ellenőrizheti, hogy mely dokumentumokat töltötte fel.

Az alkalmazás semmilyen adatot nem küld el az ajánlatkérő szervnek, amíg Ön a benyújtás folyamata végén nem kattint a „Benyújtás” gombra.

Gazdasági szereplők

Ebben a szakaszban csak a „Kapcsolattartó” rész szerkeszthető.

Az ajánlatot az eSubmission alkalmazásban kezdeményező felhasználó megjelölheti saját magát (ezt a nevet írja be előre az alkalmazás), vagy megjelölhet más személyt kapcsolattartóként. Ha ez utóbbi nem rendelkezik EU Login-fiókkal, a kapcsolattartó e-mail-címe alapján a rendszer automatikusan létrehoz egy ideiglenes EU Login-fiókot, és az érintett személyt e-mailben felkérik, hogy adja meg az EU Login-regisztráció befejezéséhez szükséges adatokat. A felkérés egy automatikusan generált rendszerüzenet, amely nem tartalmaz hivatkozást az eljárásra.

A kapcsolattartóhoz a Funding & Tenders portál az „elsődleges koordinátor-kapcsolattartó” (Primary Coordinator Contact – PCoCo) szerepet, az ajánlatot benyújtó felhasználóhoz (amennyiben eltér a kapcsolattartótól) pedig a „koordinátor-kapcsolattartó” (Coordinator Contact – CoCo) szerepet társítja. 

A következő lépéshez kattintson a „Tovább” gombra.

Az ajánlat adatai

Ebben a szakaszban meg kell adnia az ajánlat összegét (csak a legalacsonyabb összegű ajánlat módszerének alkalmazása esetén, a képernyőn látható példa szerinti formátumban), és/vagy meg kell erősítenie, hogy az ajánlata megfelel-e vagy sem a közbeszerzési dokumentumban meghatározott minimális feltételeknek.

Ha azt jelöli be, hogy ajánlata nem felel meg a minimumkövetelményeknek, kérjük, adjon magyarázatot az erre a célra szolgáló szövegmezőben. A megfelelés vagy meg nem felelés tényét, és a meg nem felelés esetén adott magyarázatot a benyújtási jelentés is tartalmazza.

Miután a „Mentés” gombra kattintott, fel kell töltenie a pénzügyi ajánlatot és – amennyiben az ajánlatkérő előírja – a műszaki ajánlatot. Műszaki/pénzügyi ajánlatként több fájlt is feltölthet. 

Ha úgy ítéli meg, hogy az ajánlat minden adata helyes, és elkészült a beadvány, kattintson a „Tovább” gombra. A gomb csak akkor lesz aktív, ha minden kötelező adatot és dokumentumot megadott.

Ezen a ponton az ajánlattervezet – és az ahhoz csatolt dokumentumok – benyújtására még nem került sor.

Benyújtási jelentés

A benyújtási jelentést a rendszer hozza létre, és az a beadvány részét képezi. A jelentés a beadványban szereplő összes dokumentumot felsorolja.

A benyújtási jelentést az eSubmission automatikusan hozza létre és adja hozzá a beadványhoz. A jelentést megtekintheti a képernyőjén, vagy letöltheti, hogy felvehesse saját nyilvántartásába (az ajánlat benyújtása előtt). A jelentést nem kell aláírva visszatöltenie az eSubmission alkalmazásba.

A benyújtási jelentés megtekintése után, ha úgy ítéli meg, hogy a beadvány hiánytalan és készen áll a benyújtásra, a folytatáshoz kattintson a „Tovább” gombra.

A benyújtási jelentés nem az ajánlat benyújtását bizonyító dokumentum. A benyújtásra még nem került sor. Kérjük, a következő lépésben kattintson a „Benyújtás” gombra a beadvány véglegesítéséhez.

Az ajánlat benyújtása

Amikor készen áll ajánlatának benyújtására, kattintson a „Benyújtás” gombra. A rendszer ekkor visszaigazoló üzenetet jelenít meg.

Ha meg akarja erősíteni a benyújtást, kattintson az „Igen” gombra: ezután már nem lesz lehetősége a beadvány módosítására.

A rendszer nem teszi lehetővé a beadvány benyújtását, ha a benyújtási határidő letelt.

Ezt követően a rendszer értesítést küld az ajánlathoz hozzárendelt „elsődleges koordinátor-kapcsolattartó” (PCoCo) és „koordinátor-kapcsolattartó” (CoCo) EU Login-profiljához tartozó e-mail-címre. Az értesítés egy linket tartalmaz, amely átirányítja a Funding & Tenders portálra, ahol a benyújtási igazolás is megtalálható. 

A benyújtási igazolás (Submission Receipt) bizonyítja, hogy a beadvány a benyújtási határidőn belül beérkezett.

A szerepkörök kezelése a Funding & Tenders portálon 

Aa benyújtott módosított ajánlat vonatkozásában az eSubmission alkalmazásban megadott kapcsolattartóhoz a rendszer hozzárendeli az „elsődleges koordinátor-kapcsolattartó” (Primary Coordinator Contact – PCoCo) szerepkört a Funding & Tenders portálon. Egy beadványhoz csak egyetlen elsődleges koordinátor-kapcsolattartó tartozhat.

A módosított ajánlatot benyújtó felhasználó (ha nem egyezik meg kapcsolattartóval) a „koordinátor-kapcsolattartó” (Coordinator Contact – CoCo) szerepkört kapja.

További „koordinátor(ok)-kapcsolattartó(k)” (CoCo) akkor adható(k) hozzá vagy törölhető(k) a Funding & Tenders portálon, miután az ajánlatkérő megnyitotta a módosított ajánlatokat, és (amennyiben ez alkalmazható) mielőtt kiküldi a további tárgyalási fordulókra vonatkozó felkéréseket:

• A módosított ajánlatot tartalmazó beadványtól jobbra látható „Action” (Művelet) legördülő menüben kattintson a „Manage Roles” (Szerepkörök kezelése) opcióra. Ez a lehetőség csak azt követően jelenik meg, hogy az ajánlatkérő megnyitotta a benyújtott módosított ajánlatokat.

• Kattintson az „Edit Roles” (Szerepkörök módosítása) gombra.

• Új CoCo hozzáadásához kattintson az „Add roles” (Szerepek hozzáadása) gombra.

CoCo törléséhez kattintson a CoCo neve melletti „törlés” ikonra.

• Adja meg az új CoCo adatait, majd kattintson a „OK” gombra.

  Ebben a fordulóban nem nyújthat be ajánlatot az a CoCo, akit azután jelöltek ki (a fent leírtak szerint), hogy az ajánlatkérő elküldte a következő tárgyalási fordulóra vonatkozó felkérését. Csak azok a PCoCo-k nyújthatnak be ajánlatot, akik megkapták a felkérést, vagy azok a CoCo-k, akiket a felkérésben a „Manage roles” (Szerepkörök kezelése) gombbal adtak hozzá a kapcsolattartókhoz.

A beadványok kezelése a Funding & Tenders portálon

A Funding & Tender portál egyablakos ügyintézési pontként (egységes elektronikus adatcsereközpontként) szolgál az Európai Bizottság és más uniós szervek irányítása alá tartozó finanszírozási programok és közbeszerzési eljárások résztvevői és szakértői számára.

A Funding & Tenders portálon az Ön saját felületén a következő lehetőségek állnak rendelkezésre:

• az ajánlattételre való felkérés megtekintése,
• a felkérés visszaigazolása,
• új beadvány benyújtása a felkérésre válaszul,
• a beadványok (ajánlatok) tervezetének megtekintése, szerkesztése, törlsée,
• a benyújtott ajánlatok visszavonása,
• hozzáférés az ajánlat benyújtását/visszavonását igazoló benyújtási/visszavonási igazoláshoz (Submission/Withdrawal Receipts),
• szerepkörök kezelése.

A Funding & Tenders portálon az Ön saját felületének használatához a PCoCo/CoCo kattintson a Funding & Tenders portál jobb felső sarkában található Login (bejelentkezés) gombra, majd adja meg EU Login-azonosítóját és -jelszavát.

Felkérés(ek) megtekintése

A bal oldalon található „Manage my area” (Saját felületem kezelése) című részben a PCoCo/CoCo a „My Invitation(s)” (Felkéréseim) részben találja meg a további szakasz(ok)ra vonatkozó felkérés(eke)t. A felkérések listája fölött jobbra egy keresőmezőt is talál.

A „My Invitation(s)” (Felkéréseim) menüpont

Itt tekintheti meg a PCoCo/CoCo az egyes felkérésekhez kapcsolódó eljárások hivatkozási számát, a beadvány azonosítóját, a felkérés állapotát (beérkezett, visszaigazolt), az eljárás címét és típusát, valamint a forduló sorszámát.

Az „Action” (Művelet) menüpont lehetővé teszi a PCoCo/CoCo számára, hogy felkérésenként és benyújtási állapotonként a következő műveleteket végezze el.

A „Received” (beérkezett) állapotú felkérések esetében:

• „Acknowledge Receipt” (Kézhezvétel visszaigazolása): kattintson ide annak megerősítéséhez, hogy megkapta az ajánlattételi felhívást.
• „Manage roles” (Szerepkörök kezelése):  megtekintheti és kezelheti a felkéréseivel kapcsolatos hozzáférési jogokat (pl. hozzáadhat/törölhet olyan személyeket, akik az Önhöz beérkezett felkérésekkel kapcsolatban jogosultságot kapnak az itt leírt műveletek elvégzésére).

Az „Acknowledged” (visszaigazolt) állapotú felkérések esetében:

• „Start New Submission” (Új beadvány létrehozása): új ajánlat benyújtásához kattintson a gombra.
• „Manage roles” (Szerepkörök kezelése):  megtekintheti és kezelheti a felkéréseivel kapcsolatos hozzáférési jogokat (pl. hozzáadhat/törölhet olyan személyeket, akik az Önhöz beérkezett felkérésekkel kapcsolatban jogosultságot kapnak az itt leírt műveletek elvégzésére).

Az egyes felkérésekkel kapcsolatos beadványok megtekintéséhez és kezeléséhez nyissa meg a „Submission(s)” (Beadványok) linket.
A törölt beadványok kivételével minden egyes beadvány jobb oldalán megtalálja az „Action” (Művelet) menüt, amely lehetővé teszi, hogy a PCoCo/CoCo a beadvány állapotától függően különböző műveleteket hajtson végre.

A „Draft” (tervezet) állapotú beadványok esetében:

• • • „Edit” (Szerkesztés): az eSubmission alkalmazás azt az oldalt nyitja meg, amelyen a munkamenetet legutóbb abbahagyta. Ekkor megkezdheti a beadvány szerkesztését az eSubmission alkalmazásban.
    • „View” (Megtekintés):  az eSubmission alkalmazás azt az oldalt nyitja meg, amelyen a munkamenetet legutóbb abbahagyta. A beadvány ilyenkor nem szerkeszthető, mivel írásvédett módban jelenik meg. 
    • „Delete” (Törlés):  a rendszer törli a beadványtervezetet a Funding & Tenders portálról.

A „Submitted” (benyújtva) állapotú beadványok esetében:

• • • „View Receipt” (Benyújtási igazolás megtekintése): megjelenik a benyújtási igazolás.
    • „Withdraw (Visszavonás) (csak a benyújtási határidő lejárta előtt lehetséges):  adja meg a beadvány visszavonásának okát, majd a „Withdraw” (Visszavonás) gomb megnyomásával erősítse meg szándékát. Miután visszavont egy beadványt, a továbbiakban már nem tudja megtekinteni, szerkeszteni vagy benyújtani azt.

A „Withdrawn” (visszavonva) állapotú beadványok esetében:

• • • „View Withdrawal Receipt” (Visszavonási igazolás megtekintése): megjelenik a visszavonási igazolás.

A „Deleted” (törölve) állapotú beadványok esetében:
az „Action” (Művelet) menü nem áll rendelkezésre a „Deleted” (törölve) állapotú ajánlatok esetében. Miután az ajánlattervezetet törölték, azt az ajánlattevő nem tudja visszakeresni. 

Az értesítések kezelése a Funding & Tenders portálon 

A „My notifications” (Értesítéseim) menüpont

Ezt az oldalt a PCoCo/CoCo a Funding & Tenders portálra való bejelentkezést követően, a képernyő jobb felső sarkában látható harangikonra kattintva érheti el.

Ezen az oldalon a PCoCo/CoCo a következő hivatalos értesítéseket találja meg:

• Benyújtási igazolás (Submission Receipt) (az ajánlat benyújtásának igazolása)
• Visszavonási igazolás (Withdrawal Receipt) (az ajánlat visszavonásának igazolása)

Az értesítések listájának alján található „Manage all notifications” (Értesítések kezelése) menüpont „Preferences” (Beállítások) fülén a PCoCo/CoCo  kiválaszthatja, hogy milyen gyakorisággal kíván e-mailben értesítést kapni a Funding & Tenders portálról. E beállítástól függetlenül az Önhöz beérkezett összes értesítés megtalálható a „My notifications” menüpontban.

A „My Formal Notification(s)” (Hivatalos értesítéseim) menüpont 

A bal oldali „Manage My Area” (Saját felületem kezelése) menüpont e szakaszát jelenleg nem használják a közbeszerzési eljárásokban.