Contrats-Cadres

3. Procédure d'Appel d'Offres - Préparation, Validation et Soumission de l'Offre

Une fois que le Contractant-Cadre a accepté de participer à un appel d'offres en exprimant sa volonté à participer et en lançant une nouvelle soumission, une soumission draft est générée automatiquement et est accessible directement à partir de « My Invitation(s) ».

Le Contractant-Cadre peut donc opter - pour la même invitation - de :

Continuez à préparer la soumission actuelle ; ou
Reprendre à un stade ultérieur leur soumission draft ; ou
Commencer une nouvelle soumission.

Pour reprendre une soumission draft (accéder / éditer / supprimer) - Veuillez suivre les étapes suivantes :

Sélectionnez « My Invitation(s) » (1) depuis le menu principal de gauche du Portail de Financement et d'Appels d'Offres ;
Dans la liste des invitations sur la page My Invitation(s), cliquez sur le bouton « Show submissions » (2) de l'invitation appropriée, et la soumission draft (3) s'affichera sous l'invitation ;
Cliquez sur le bouton « Action » (4) de la soumission draft et sélectionnez ensuite l'option de l'action requise (afficher / modifier / supprimer) (5) dans le menu déroulant.

Pour démarrer une nouvelle soumission - Veuillez suivre les étapes suivantes :

Sélectionnez « My Invitation(s) » (1) depuis le menu principal de gauche du Portail de Financement et d'Appel d'Offres ;
Dans la liste des invitations de la page My Invitation(s), cliquez sur le bouton « Action » (2) de l'invitation appropriée, puis sélectionnez l'option « Start New Submission » (3) dans le menu déroulant.

Vous pouvez également, à n'importe quel stade d'une soumission, sélectionner l'option « View Willingness » de l'invitation et, dans le panneau de service eSubmission des détails de l'invitation, choisir de créer une « Nouvelle soumission » ou « Reprendre le draft » du draft de la soumission.

Si vous choisissez de reprendre la soumission draft, vous serez automatiquement redirigé vers l'étape de la dernière soumission que vous avez effectuée sur cette soumission.

Si vous choisissez de créer une nouvelle soumission, la nouvelle soumission remplacera (remplacera) automatiquement la soumission draft précédente.

3.1 Procédure d'Appel d'Offres – Étapes

Le processus d'appel d'offres eSubmission est divisé en plusieurs étapes pour faciliter la soumission des offres par les Contractants-Cadres sélectionnés. Certaines étapes ne sont pas requises car elles ne concernent pas tous les types de Demande de Prestations lancées sous Contrats-Cadres, ainsi que les types de Contrats-Cadres et / ou procédures.

Préparation

Parties – identification du ou des participant(s)
Tender Data – formulation de l'offre/ventilation financière et chargement des documents requis

Validation - Non requise pour le Contrat-Cadre AUDIT 2018 car la ventilation financière est chargée durant l'étape Tender Data et le préfinancement pour AUDIT est toujours de 0%.

Financial Offer Preview – aperçu de l'offre financière
Pre-financing – requête du préfinancement et exigences de garantie bancaire

Soumission

Submission Report – rapport sommaire généré de la soumission et des documents chargés
Submit – soumission de l'offre

Vous pouvez consulter l'étape en cours dans le processus d'appel d'offres à partir du graphique du workflow situé en haut de la page.

Astuce: Après avoir terminé une étape, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton « Save » situé dans le bas de la page pour enregistrer vos données. Vous pouvez également naviguer entre les étapes du processus d'appel d'offres en utilisant les boutons « Back » et « Next », également en bas de la page.

À tout moment, vous avez accès aux détails de l'invitation, de la procédure et de la soumission (délai, documents, dernière sauvegarde, etc.) dans les deux encadrés.

3.2 Préparer l'Offre

3.2.1 Parties

Vérifiez l'identification du (des) participant(s) dans l'appel d'offres pour savoir si vous êtes une soumission unique ou faisant partie d'un consortium. Si vous faites partie d'un consortium, la structure du consortium comprendra des informations sur le Chef du Consortium et autres membres du consortium, informations étant extraites du Contrat-Cadre.

Veuillez noter que l'invitation à participer à l'appel d'offres est envoyée à tous les Coordinateurs (CoCos ou PCoCos) des consortiums. Le chef de file du consortium communique avec les Coordinateurs du consortium et désigne un Coordonnateur Principal (PCoCo), qui soumettra l'offre pour le consortium. Si un PCoCo n'a pas encore été désigné pour un consortium, le CoCo qui entame la procédure de soumission sera automatiquement désigné comme le PCoCo de l'offre / soumission pour ce consortium.

Pour plus d'informations sur les rôles et les permissions, veuillez consulter la section sur les Rôles et Permissions des Utilisateurs.

Une fois que vous avez vérifié les informations des participants, cliquez sur le bouton « Next » en bas de la page pour passer à l'étape des données de l'appel d'offres (Tender Data).

3.2.2 Tender Data

Les informations saisies sur la page des Données de l'Offre (Tender Data) seront utilisées pour générer l'offre financière de l'appel d'offres, et comprend l'expertise et les honoraires des Experts, les documents requis (Curriculum Vitae et Déclaration de Disponibilité et d'Exclusivité des Experts, etc.), et tous autres détails et honoraires.

Le type d'informations requises est déterminé en fonction du type de procédure (Contrat Spécifique sous contrat-cadre - SIEA, AUDIT, PSF et EVA), ainsi que de la modalité de paiement (prix unitaire ou prix global).

Veuillez noter que pour les Contrats-Cadres AUDIT 2018, PSF 2019 (Lots 1 et 3) et EVA 2020, la modalité de paiement est toujours prix global, ne consultez donc que la section Prix Global ci-dessous (le cas échéant).

Pour le contrat-cadre AUDIT 2018 - Aucune offre financière ne sera générée dans OPSYS pour une Demande de Prestations car l'Offre Financière (Ventilation Financière) est chargée directement dans le système sous forme de document (veuillez consulter la section Charger un Document ci-dessous)

Prix Unitaire

Honoraires(s) - Expert individuel par position ;

Expert Individuel et / ou une Équipe - est la description des conditions requises soit pour le profil de l'Expert, ou de l'expertise par catégorie, ou de l'expertise commune à tous, ou un mix entre profil et expertise.

Honoraire(s) - Expertise par une équipe ;

Comme ci-dessus, mais pour l'équipe d'experts complète (i.e. pas selon les individus)

Montant(s) Forfaitaire(s) ;

Un Contrat Spécifique peut inclure des activités payées sur base de Montants Forfaitaires. Le Montant Forfaitaire est un montant provisionnel estimé. Ceux-ci peuvent inclure les études, évaluations, organisation d’événements tels que des conférences ou des sessions de formation. Le Contractant ne pourra pas dépasser le montant prévu.

Dépenses secondaires ;

Les Dépenses Secondaires contiennent tous les remboursables (per diem, tickets d'avion, etc.). Les Dépenses Secondaires doivent être classées, et donc définie par l'objet et la quantité des dépenses.

Montant Provisionnel pour Vérification des Dépenses.

Le Montant Provisionnel pour Vérification des dépenses est déterminé lorsqu'un rapport de Vérification des Dépenses est requis (non requis par défaut). Si requis, le montant qui doit être réservé pour le rapport est divulgué par la Commission Européenne et ne peut pas être modifié. Le template du rapport de vérification sera également ajouté à la Demande de Prestations.

Prix Forfaitaire

Honoraires(s) - Expert individuel par position

Expert Individuel et / ou une Équipe - est la description des conditions requises soit pour le profil de l'Expert, ou de l'expertise par catégorie, ou de l'expertise commune à tous, ou un mix entre profil et expertise.

Honoraire(s) – Expertise par équipe

Comme ci-dessus, mais pour l'équipe d'experts complète (i.e. pas selon les individus)

Pour le Contrat-Cadre AUDIT 2018 (Prix Forfaitaire uniquement) - Seul le montant de l'offre est requis. Si des taxes doivent être facturées à l'Autorité Contractante, alors le montant total des taxes doit également être indiqué (zéro si exempté de taxes).

IMPORTANT

Pour le Contrat-Cadre EVA 2020, l'Autorité Contractante défini toujours la composition de l'Expertise comme 'Honoraire(s) - Expertise par Équipe' et ajoute des catégories d'Experts dans la composition de l'équipe (comme défini dans les Termes de Référence B (TdR B)).

Veuillez noter qu'il n'est actuellement pas possible de personnaliser la composition de l'équipe en utilisant le bouton "+Add Line" (Ajouter une ligne), cependant vous pouvez à la place utiliser le bouton pour dupliquer et définir les Experts de l'équipe.

Utilisez le bouton « Add line » pour ajouter de nouvelles entrées, les icônes de suppression et / ou de duplication pour gérer les entrées encodées et maximisez / minimisez en utilisant les flèches pour plus de détails dans les sections pertinentes.

Charger un Document

Les documents requis à charger dans le système dépendent du Contrat-Cadre. Veuillez prêter une attention particulière lorsque vous chargez des documents : vous devez d'abord sélectionner le type de document approprié avant de charger celui-ci.

Pour charger le document, vous pouvez soit glisser-déposer le fichier vers la zone de téléchargement appropriée, soit cliquer sur l'icône « Choose file » pour ouvrir l'explorateur de fichiers de votre ordinateur et sélectionner le fichier.

Veuillez consulter le tableau ci-dessous pour un aperçu des documents requis par Contrat-Cadre :

Type de Document	Contrat-Cadre
Type de Document	SIEA	AUDIT	PSF	EVA
Méthodologie (y compris les annexes)	Oui – Sauf si spécifié autrement dans les TdRs	Non – Sauf si requis dans la Demande de Prestations	Oui – Sauf si spécifié autrement dans les TdRs	Oui
Composition de l'Équipe (Organisation)	Non	Oui	Non	Oui
Curriculum Vitae (par expert)	Oui	Oui	Oui	Oui
Déclaration de Disponibilité et d'Exclusivité des Experts (par expert)	Oui	Non	Oui	Oui
Offre Financière (Ventilation Financière)	Non - générée par le système	Oui	Non - générée par le système	Non
Méthodologie de Tarification	Oui	Non	Non	Non

Une fois que vous avez vérifié les informations et chargé les documents requis, cliquez sur le bouton « Save » et ensuite sur le bouton « Next » en bas de la page pour passer à l'étape de Prévisualisation de l'Offre Financière ou sur le bouton « Back » pour modifier toute information précédente.

3.3 Valider l'Offre

3.3.1 Prévisualisation de l'Offre Financière

L'Aperçu de l'Offre Financière contiendra les détails et la ventilation de l'Offre Financière, y compris le montant total. Veuillez vérifier que toutes les informations et montants saisis pour la composition de l'Offre Financière sont corrects.

Il n'y a pas d'étape de Prévisualisation de l'Offre Financière pour le Contrat-Cadre AUDIT 2018, car la Ventilation Financière est chargée en tant que document à l'étape précédente des Données de l'Appel d'Offres (Tender data).

Une fois que vous avez vérifié les informations, téléchargez l'offre et cliquez sur le bouton « Next » en bas de la page pour passer à l'étape de Préfinancement, ou sur le bouton « Back » pour modifier les informations précédentes.

3.3.2 Préfinancement

Entrez le montant de préfinancement requis pour la Demande de Prestations.

Veuillez noter qu'il n'existe pas d'étape de Préfinancement pour le Contrat-Cadre AUDIT 2018, car celui-ci est toujours de 0% pour un Contrat Spécifique sous Contrat-Cadre AUDIT 2018.

Le montant de préfinancement par défaut proposé sera indiqué, et est calculé en fonction de votre Offre Financière et du préfinancement maximum autorisé en fonction du type de Contrat-Cadre - fixé à 40% maximum de l'offre pour les Contrats-Cadres SIEA 2018, PSF 2019 et EVA 2020.

La demande de garantie bancaire sera également indiquée (si requise).

Vous pouvez également demander un montant de préfinancement inférieur au montant suggéré.

Une fois que vous avez vérifié les informations, cliquez sur le bouton « Save » puis sur le bouton « Next » en bas de la page pour continuer à l'étape du rapport de la soumission, ou sur le bouton « Back » pour modifier les informations précédentes.

3.4 Soumettre l'Offre

3.4.1 Rapport de soumission

Veuillez vérifier le Rapport de Soumission. Ce rapport est généré par le système et contient un résumé des informations de la soumission ainsi que la liste des documents chargés que vous êtes sur le point de soumettre.

Veuillez noter que le Rapport de Soumission n'est pas une preuve de soumission, car à ce stade vous n'avez pas encore confirmé la soumission.

Once you have verified the information, click on the “Next” button at the bottom of the page to continue to the Submit step, or the “Back” button to modify any information.

Une fois que vous avez vérifié les informations, cliquez sur le bouton « Next » en bas de la page pour continuer à l'étape "Soumettre", ou sur le bouton « Back » pour modifier les informations.

3.4.2 Soumettre

Cliquez sur le bouton « Submit » lorsque vous êtes prêt à soumettre votre offre à l'Autorité Contractante. Cliquez sur le bouton « Yes » dans la fenêtre contextuelle pour confirmer votre soumission.

Veuillez noter qu'une fois que vous avez confirmé la soumission, vous ne pourrez plus y apporter de modifications.

3.5 Statuts des Invitations et des Soumissions

Le Contractant-Cadre peut vérifier le statut de ses invitations et soumissions à tout moment (si l'invitation est reçue et la soumission créée).

Statut de l'invitation

Depuis My Invitation(s), consultez le statut de l'invitation dans la colonne "STATUS" de la liste des invitations (si reçues).

Les statuts possibles pour les invitations sont :

Reçue (Received) - Une invitation a été reçue par le Contractant pour participer à l'appel d'offres ;
Accusé de réception (Acknowledged) - Le Contractant a accusé réception de l'appel d'offres ;
Acceptée (Accepted) - Le Contractant a exprimé sa volonté de participer à l'appel d'offres ;
Clôturée (Closed) - L'invitation a été clôturée car le temps alloué pour la soumission a expiré.

Statut des Soumission

Depuis My Invitation(s), cliquez sur le lien "Show submissions" de l'invitation correspondante. Le nombre indiqué montre le nombre de soumissions qui ont été créées pour l'invitation respective.

L'invitation s'agrandit et affiche la soumission associée, et le statut de la soumission est affiché dans la colonne "STATUS" de la soumission concernée.

Les statuts possibles pour les soumissions sont :

Draft - Une soumission draft a été créée par le Contractant, mais n'a pas encore été soumise ;
Supprimée (Deleted) - Une soumission draft a été créée par le Contractant, mais a été supprimé avant d'être soumise ;
Soumis (Submitted) - Une soumission a été créée et soumise par l'entrepreneur ;
Retirée (Withdrawn) - Une soumission a été créée et soumise, mais a été retirée par le Contractant avant l'expiration du délai alloué pour la soumission.