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Contrats-Cadres

2. Accuser réception de l'invitation et exprimer sa volonté à participer

Les Coordinateurs (CoCo) des Contractants-Cadres sélectionnés sont informés via e-mail qu'une nouvelle Demande de Prestations a été lancée et est disponible sur le Portail de Financement et d'Appel d'Offres. En suivant le lien dans la notification, le CoCo sera redirigé vers le portail, où il pourra se connecter et accéder à l'invitation à soumettre son offre.

Si un contractant souhaite participer à l'appel d'offres, il doit d'abord confirmer son intention de présenter une offre, afin que l'autorité contractante puisse prendre des mesures suffisamment tôt si un nombre insuffisant de contractants-cadres a confirmé son intention de présenter une offre.

Veuillez noter que l'invitation à participer à l'appel d'offres est envoyée à tous les Coordinateurs (CoCos ou PCoCos) des consortiums. Le chef de file du consortium communique avec les Coordinateurs du consortium et désigne un Coordonnateur Principal (PCoCo), qui soumettra l'offre pour le consortium. Si un PCoCo n'a pas encore été désigné pour un consortium, le CoCo qui entame la procédure de soumission sera automatiquement désigné comme le PCoCo de l'offre / soumission pour ce consortium.

Pour plus d'informations sur les rôles et les permissions, veuillez consulter la section sur les Rôles et Permissions des Utilisateurs.

Veuillez noter que pour une Demande de Prestations lancée dans le cadre du Contrat-Cadre PSF 2019 et EVA 2020, tous les Contractants-Cadres (3 ou 4 selon le lot) participent à l'appel d'offres.

Note Importante

L'accusé de réception et l'expression de la volonté de soumission sont limités à 1 jour ouvrable (une fois l'invitation envoyée) pour les Demandes de Prestations lancées sous les contrats-cadres SIEA 2018, AUDIT 2018PSF 2019, EVA 2020 et EVENTS 2020.

2.1 Accuser Réception de l'Invitation

Pour accuser réception de l'appel d'offres :

  • Connectez-vous sur le Portal de Financement et d'Appel d'Offres et sélectionnez ensuite la section "My Invitation(s)" (1) depuis le menu de gauche ;
  • Depuis la liste des invitations de la page My Invitation(s), cliquez sur le bouton "Action" (2) de l'invitation correspondante et sélectionnez ensuite l'option "Acknowledge" (3) depuis le menu déroulant.



Vous serez redirigé automatiquement vers la page d'accueil de eSubmission, oú vous pourrez consulter les détails de la Demande de Prestations depuis le panneau Tendering data (données de l'offre). Cliquez sur l'icône "Show more" pour étendre le panneau et consulter les détails complets de la demande.



Une liste de documents contenant les documents pertinents (Demande de Prestations, Termes de Référence, etc.) est également disponible.

Veuillez noter que l'accusé de réception de l'invitation permet uniquement au contractant de consulter la demande. Le contractant doit indiquer s'il souhaite (ou ne souhaite pas) participer à l'appel d'offres en exprimant sa volonté.

Si le contractant a des questions ou a besoin plus d'informations concernant la Demande de Prestations, il doit contacter directement l'Authorité Contractante - les coordonnées de l'Authorité Contractante se trouvent dans le document Termes de Référence joint à la liste des documents.

2.2 Exprimer sa volonté à participer

Pour exprimer sa volonté à participer :

  • Dans le panneau du service eSubmission situé sous le panneau des données de l'Appel d'Offres, indiquez si vous souhaitez participer à la demandeYes » ou « No »);
  • Facultatif - Si vous indiquez « No », vous devrez saisir un motif dans la zone de commentaire ;
  • Cliquez sur le bouton « Express Willingness » pour confirmer (ou non) votre volonté de participer.

- Si vous avez indiqué "Oui" lors de votre confirmation à participer :

  1. Le statut de l'invitation dans « My Invitation(s) » passe de reçu (received) à accepté (accepted) ;
  2. Continuez et cocher la case « Oui, j'ai lu et j'accepte les Conditions Générales et je reconnais avoir lu et compris la Déclaration de Protection des Données » (Yes, I have read and I accept the Terms and Conditions and I acknowledge that I have read and understood the Data Protection Notice) et cliquez ensuite sur "New submission" (Nouvelle soumission) pour commencer votre soumission ;
  3. Une soumission brouillon est générée automatiquement et peut être utilisée directement en tant que soumission actuelle. Vous pouvez également reprendre à un stade ultérieur à partir de l'option "Show submissions" de l'invitation correspondante à partir de "My invitation(s)".

Rappel :

Une fois que vous avez démarré une nouvelle soumission, n'oubliez pas de la soumettre avant la date limite de soumission de la Demande de Prestations. La date limite de soumission est clairement indiquée soit comme date limite, soit comme rappel du compte à rebours, dans les détails de la Demande de Prestations et de la nouvelle soumission.

La date limite de soumission des offres, générée pour les Contrats-Cadres SIEA 2018 et PSF 2019*, est définie automatiquement par le système à partir de l’approbation de l'Ordonnateur de la Demande de Prestations, avec en plus :

  • 14 jours calendrier pour un montant maximum budgété inférieur à 300 000 EUR ; ou
  • 30 jours calendrier pour un montant maximum budgété de 300 000 EUR et plus.


(*) Pour une Demande de Prestations sous Contrat-Cadre PSF 2019, et pour des cas exceptionnels dûment justifiés soumis à l'approbation préalable du directeur du service des Instruments de Politique Étrangère (IPE - FPI, Foreign Policy Instrument), le délai de soumission des offres peut être réduit 7 ou 15 jours calendrier respectivement, et en fonction du montant maximum budgété.

Pour le Contrat-Cadre AUDIT 2018, le délai de soumission est de min. 14 jours calendrier, mais peut être augmenté ou diminué. En cas de diminution, un accord est requis de la part des soumissionnaires après l'envoi de la Demande de Prestations.

Pour une Demande de Prestations sous Contrat-Cadre EVA 2020, la date limite de soumission est de min. 21 jours calendrier et peut être diminué ou augmenté. En cas de diminution, un accord est requis de la part des Contractants après l'envoi de la Demande de Prestations.



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