Contrats-Cadres

1. Introduction et Contexte

1.1 Contrats-Cadres

Un contrat-cadre (FWC) est un accord entre une ou plusieurs Autorités Contractantes et un ou plusieurs Opérateurs Économiques. Il a pour objet de fixer les modalités des Contrats Spécifiques pouvant être attribués pour une période donnée, notamment en ce qui concerne la durée, l'objet, le prix, la valeur maximale, les modalités de mise en œuvre et les quantités envisagées.

Les procédures de passation de marchés et d'attribution suivies par les Autorités Contractantes sont utilisées pour identifier un consultant, un fournisseur, un contractant ou un bénéficiaire, pour leur demander de fournir des services, des fournitures et des travaux définis dans le but de conclure des contrats avec eux.

Pour les Contrats-Cadres, la demande ou l'appel d'offres est la Demande de Prestations ; les prestataires du service sont les Contractants-Cadres (seuls ou faisant partie d'un consortium) ; et le type de procédure et d'attribution est un Contrat Spécifique sous un Contrat-Cadre. Les Contrats Spécifiques peuvent avoir une modalité de paiement basée sur un Prix Unitaire ou un Prix Global.

Une fois qu'une Demande de Prestations a été autorisée pour publication, le système OPSYS envoie automatiquement la Demande de Prestations aux Contractants-Cadres sélectionnés. Les délais de soumission des offres sont calculés en fonction de la date d'autorisation de la Demande de Prestations par l'Autorité Contractante.

Les Contractants sélectionnés reçoivent une invitation à soumettre une proposition d'appel d'offres - via le Portail des Opportunités de Financement et d'Appels d'Offres. Après avoir accusé réception de l'invitation, exprimé sa volonté de participer à l'appel d'offres, créé et soumis une proposition via eSubmission, les Contractants sont automatiquement informés par OPSYS si la proposition soumise a été attribuée, réservée ou rejetée par le Comité d'Évaluation.

Pendant le workflow d'Invitation et de Soumission, l'Autorité Contractante peut suivre l'état de la création et de la soumission des propositions d'appels d'offres envoyées par les Contractants.

Une fois attribué et notifié, le meilleur soumissionnaire signe le Contrat via le Portail de Financement et d'Appels d'Offres, où il gérera également l'intégralité du cycle de vie du contrat (livrables, factures et paiements, amendements, clôture, etc.).

1.2 Accès et connexion au Portail de Financement et d'Appels d'Offres

Les Partenaires Externes (Opérateurs Économiques) de la Commission Européenne répondent aux appels d'offres lancés par la CE via le Portail de Financement et d'Appels d'Offres.

Ce portail représente la solution informatique d'entreprise commune du système OPSYS et représente le point d'entrée unique (Single Electronic Data Interchange Area - SEDIA) pour tous les partenaires externes (participants et experts) de toutes les DG de la Commission Européenne et autres organismes de l'UE.

La gestion des invitations reçues et des soumissions d'offres par les Contractants-Cadres participants - parmi d'autres fonctionnalités - sont toutes contrôlées par eSubmission depuis le Portail de Financement et d'Appels d'Offres.

Depuis le portail, les participants peuvent :

Rechercher des opportunités dans les appels à propositions ou appels d'offres de l'UE;

>> La recherche d'Actions Extérieures de l'UE se fait pour le moment via le site web des Publications de la DG INTPA.

S'enregistrer en tant que Participant (voir ci-dessous) ;

>> Les Contractants des Contrats-Cadres SIEA 2018, AUDIT 2018, PSF 2019 et EVA 2020 sont actuellement déjà enregistrés, par conséquent aucune étape d'enregistrement supplémentaire n'est requise.

Consulter, éditer ou supprimer les offres draft ;
Consulter leurs soumissions d'appels d'offres pour l'UE et accéder aux Confirmations de Réception des Offres (preuve de la soumission) ;
Retirer leurs offres soumises et accéder aux Confirmations de Réception de Retrait des Offres (preuve de retrait).

>> Accéder au Portail de Financement et d'Appels d'Offres

Veuillez noter que OPSYS est optimisé pour les navigateurs Web Google Chrome ou Mozilla Firefox - il est donc conseillé d'utiliser uniquement ces navigateurs Web pour OPSYS, vous pourriez dans le cas contraire rencontrer des problèmes techniques.

Il vous sera demandé d'utiliser votre EU Login pour accéder au portail. EU Login est la porte d'entrée pour se connecter à différents services et / ou systèmes de la Commission Européenne.

Connectez-vous au portail en cliquant sur le bouton « Login » situé dans le coin supérieur droit de la page.

Si vous ne disposez pas d'un identifiant EU, vous pouvez créer un compte ou simplement cliquer sur « Register » à côté du bouton de connexion.

Besoin d'aide concernant la connexion à EU Login ? Veuillez consulter l'Aide EU Login.

Une fois connecté, vous serez automatiquement redirigé vers la section de votre compte sur le Portail de Financement et d'Appels d'Offres.

1.3 Enregistrement des Participants

La Commission a mis en place un registre en ligne - appelé Registre des Participants - des organisations participant aux appels d'offres ou aux appels à propositions de l'UE afin d'appliquer le principe "une seule fois" (c'est-à-dire que les données relatives à l'organisation d'un participant ne doivent être soumises qu'une seule fois). Après l'enregistrement, chaque organisation obtient un code d'identification de participant (PIC) unique.

Veuillez noter que les Contractants des Contrats-Cadres SIEA 2018, AUDIT 2018, PSF 2019, EVA 2020 et EVENTS 2020, ont déjà été enregistrés et ne doivent par conséquent effectuer aucune étape d'enregistrement supplémentaire.

La procédure d'enregistrement sera mise à jour pour les futurs Contrats-Cadres, celle-ci sera communiquée sur cette page lorsqu'elle sera disponible.

1.4 Rôles et Permissions des Utilisateurs

1.4.1 Rôles Utilisateurs

Le rôle d'un utilisateur est basé sur la fonction de l'utilisateur au sein de son organisation ou en relation à un projet particulier. Les rôles utilisateur définissent également les autorisations (droits de l'utilisateur) par rapport aux informations qu'un utilisateur peut afficher et aux tâches qu'il peut effectuer.

Ces rôles sont donc caractérisés en deux types principaux selon l'étendue :

Au niveau de l'organisation - Les rôles sont liés à l'entité entière et à ses données (mais sans accès aux projets) ;
Au niveau du projet - Les rôles sont définis projet par projet et couvrent tous les cas possibles pour permettre l'accès aux données d'un projet (voir / éditer / soumettre).

Pour la soumission d'un appel d'offres et la Gestion d'un contrat spécifique sous un contrat-cadre, il existe cinq rôles principaux :

1. LEAR (Legal Entity Appointed Representative - Représentant Désigné de l'Entité Légale) - Rôle dans l'organisation

Le LEAR sert de contact administratif de confiance pour la Commission, fournissant des informations fiables au niveau de l'organisation (et non au niveau des contrats individuels). Les LEAR sont généralement des membres du personnel de l'administration centrale de l'organisation. Le LEAR gère toutes les données liées à l'organisation sur le Portail de Financement et d'Appel d'Offres et nomme des représentants au sein de leurs organisations pour signer électroniquement les contrats ou télécharger les documents requis.

Il ne peut y avoir qu'un seul LEAR par organisation.

Les LEAR sont validés par les Services de Validation de la Commission durant le processus d'enregistrement de l'organisation.

2. LSIGN (Signataire Légal) - Rôle dans l'organisation

Les LSIGN sont nommés pour une organisation par le LEAR ou un Administrateur Comptable (AccAd). Par la suite, ils peuvent être affectés à un projet particulier par un Coordinateur (CoCo ou PCoCo). Une organisation peut avoir un nombre illimité de LSIGN.

3. PCoCo (Coordinateur Primaire) - Rôle dans un projet

Le PCoCo est un rôle utilisateur au sein de l'organisation d'un Partenaire Externe, qui est désigné pour chaque projet comme principal point de contact entre le consortium et la Commission pour un projet particulier. À ce titre, ils peuvent soumettre des demandes, des rapports et des notifications à la Commission au nom du Consortium.

Il ne peut y avoir qu'un seul PCoCo par projet.

Veuillez noter que du côté du Contractant, l'initiateur de l'offre dans la soumission à l'appel d'offres est automatiquement nommé PCoCo. Par conséquent, tout PCoCo ou CoCo peut lancer un appel d'offres, mais s'il s'agit d'un CoCo, il devient automatiquement le PCoCo de l'offre ou de la soumission.

Si le PCoCo doit être modifié pour un projet spécifique, veuillez consulter les instructions ci-dessous.

4. CoCo (Coordinateur) - Rôle dans le projet

Un nombre illimité de CoCos peut être nommé ou révoqué par le PCoCo d'un projet. Les CoCos ont les mêmes autorisations que les PCoCos - à l'exception de l'autorisation de révoquer un PCoCo.

Tous les Coordinateurs (PCoCos et CoCos) peuvent:

Désigner / révoquer les Contacts des Participants pour d'autres organisations du consortium ;
Désigner / révoquer les Gestionnaires des Tâches et les Membres de l'Équipe dans leur propre organisation ;
Assigner des signataires Légaux et Financiers de leur organisation à leurs projets ;
Apporter des modifications aux documents du projet sur le Portail de Financement et d'Appel d'Offres;
Soumettre les offres et les documents de projet à la Commission.

5. PLSIGN (Project Legal Signatory - Signataire Légal du Projet) - Rôle dans le projet

Le PLSIGN est une personne qui a le droit de signer des contrats et des avenants au nom de l'organisation. Une organisation peut avoir un ou plusieurs PLSIGN par projet.

Une fois nommés par le LEAR de l'organisation en tant que LSIGN, les PLSIGN sont nommés pour un projet particulier par un Coordinateur (CoCo ou PCoCo) du projet.

Les PLSIGN ne peuvent être révoqués que par le Coordinateur (CoCo ou PCoCo) du projet.

Les PLSIGNS ont les mêmes autorisations que les coordinateurs (CoCos et PCoCos) pour les informations sur le contrat (afficher et modifier), mais ils ne peuvent attribuer ou révoquer aucun rôle.

Veuillez trouver dans le tableau ci-dessous un résumé des rôles impliqués pour les Contrats Spécifiques sous Contrats-Cadres :

Rôle et Niveau	Permissions (droits de l'utilisateur)	Peut Désigner ou Révoquer	Est Désigné ou Révoqué par
LEAR (Legal Entity Appointed Representative - Représentant Désigné de l'Entité Légale) Au niveau de l'organisation	Uniquement un LEAR par organisation. Point de Contact de confiance désigné par une organisation de la Commission Européenne. S'occupe des données relatives à son organisation sur le Portail. Peut consulter et éditer tous les formulaires de son organisation	Peut désigner ou révoquer un LSIGN de leur propre organisation (au niveau de l'organisation). Les CoCos et PCoCos désigne ou révoque un LSIGN au niveau du projet. Peut désigner ou révoquer les Administrateurs Comptables (AccAd) pour leur propre organisation.	Désigné par une organisation durant le processus d'enregistrement de celle-ci et ensuite validé par les Services de Validation de la Commission Européenne. Ne peut être modifié que par un LEAR existant dans l'organisation.
LSIGN (Signataire Légal) Au niveau de l'organisation	Il peut y avoir autant de LSIGN que nécessaire requis par l'organisation.	Les LSIGN ne peuvent désigner ou révoquer aucun rôles.	Au départ désigné par le LEAR de l'organisation, les LSIGNs deviennent des PLSIGNs une fois qu'ils sont désignés pour un projet particulier par un Coordinateur (CoCo ou PCoCo) du projet. Les LSIGNs ne peuvent être révoqués que par le LEAR de l'organisation.
PCoCo (Coordinateur Principal) Au niveau du projet	Uniquement un PCoCo par projet. Point de contact primaire entre la Commission Européenne et le Consortium. Peut consulter et éditer les permissions de tous les formulaires de son organisation et de tous les formulaires commun au Consortium. Peut soumettre des formulaires à la Commission Européenne.	Peut désigner ou révoquer des CoCos, des Gestionnaires des Tâches (TaMa) et Membres de l'Équipe (TeMe) dans leur propre organisation. Peut désigner ou révoquer les LSIGNs à un projet dans leur organisation Peut désigner ou révoquer les Contacts d'un Participant (PaCo) pour n'importe quelle organisation dans un Consortium.	Le CoCo ayant soumis l'initation d'un appel d'offre est automatiquement désigné en tant que PCoCo. Ne peut être modifié ou révoqué que par un Responsable Projet (PO - Project Officer) Veuillez noter qu'en cas de modification du PCoCo, le LEAR doit fournir au Titulaire du Contrat-Cadre le nom complet, l'adresse e-mail et le nom d'utilisateur EU Login du nouveau PCoCo.
CoCo (Coordinateur) Au niveau du projet	Il peut y avoir autant de CoCos que requis pour chaque projet. Droits de consulter et éditer tous les formulaires de leurs organisations ainsi que tous les formulaires communs du Consortium. Peut soumettre des formulaires à la Commission Européenne.	Peut désigner ou révoquer d'autres CoCos de leur propre organisation - Tous les Coordinateurs (CoCo et PCoCo) ont les mêmes permissions dans leurs organisations. Peut désigner ou révoquer un LSIGN d'un projet de son organisation. Peut désigner ou révoquer les Contacts des Participants (PaCos) pour n’importe quelle organisation du Consortium.	Peut être désigné ou révoqué par un autre Coordinateur de son organisation (CoCos ou PCoCos)
PLSIGN (Signataire Légal du Projet) Au niveau du projet	Il peut y avoir autant de PLSIGNs que requis par projet. Signe les contrats et amendements d'un projet en particulier de la part d'une organisation. Les PLSIGNs ont les mêmes permissions de consultation et de modification que les Coordinateurs (CoCos et PCoCos)	Les PLSIGNs ne peuvent pas désigner ou révoquer des rôles.	Une fois désignés par le LEAR de l'organisation en tant que LSIGNs, les PLSIGNs sont désignés pour un projet particulier par un Coordinateur (CoCo ou PCoCo) du projet. les PLSIGNs ne peuvent être révoqués que par un Coordinateur (CoCo ou PCoCo) du projet.

1.4.2 Gérer les Rôles et Permissions

Les rôles et permissions des utilisateurs sont automatiquement définis lors des premiers stades d'un projet (rôles originaux au niveau de l'organisation ou au niveau du projet) ou attribués à des stades spécifiques d'un projet (au niveau du projet).

Les rôles définis sont, par exemple :

Le LEAR, qui est validé par la Commission Européenne lors du processus de validation de leurs organisations ;
L'initiateur de la soumission dans la phase de soumission des offres sera automatiquement reconnu par la Commission Européenne en tant que Coordinateur Principal (PCoCo).

Les rôles et permissions au niveau du projet sont basés sur l'entité (par exemple pour une soumission ou un contrat spécifique), et par conséquent, un formulaire d'entité spécifique existe pour gérer les rôles et permissions correspondants de cette entité.

Remarque importante : comme les rôles et les permissions au niveau du projet sont basés sur des entités (par exemple : Invitation à soumettre, Contrat, Intervention, etc.), l'accès aux sections spécifiques du Portail de Financement et d'Appels d'Offres est donc limité aux utilisateurs qui ont été affectés à l'entité correspondante. Par conséquent, les options "Mes propositions", "Mes projets", "Mes soumissions", "Mes contrats", "Mes invitations", etc. dans le menu principal de gauche du Portail de Financement et d'Appels d'Offres ne sont affichées pour un utilisateur que si l'entité correspondante leur a été affectée.

Les rôles au niveau de l'organisation (LEAR, LSIGN, etc.) sont gérés directement à partir de « My Organisation », les rôles au niveau du projet (CoCo, PLSIGN, etc.) sont gérés directement à partir de l'entité une fois accessible (par ex. intervention attribuée à un partenaire de mise en œuvre, invitation à soumettre envoyée à un consortium, attribution d'un contrat, etc.)

Note importante : Modifier le PCoCo

Si un Partenaire Externe ou un Leader de Consortium (Opérateur Économique) souhaite modifier le PCoCo pour son organisation, il doit adresser sa demande par e-mail à la boîte fonctionnelle (FMB) du Titulaire du Contrat-Cadre respectif, qui transmettra ensuite la demande (si la demande est validé) au service EC Funding and Tender Service Helpdesk de la CE pour appliquer les changements dans le système.

La demande doit être envoyée par le LEAR (Représentant Désigné de l'Entité Légale) de l'Opérateur Économique à la boîte fonctionnelle (FMB) du Titulaire du Contrat-Cadre :

SIEA 2018 - INTPA-FWC@ec.europa.eu

AUDIT 2018 - INTPA-R3@ec.europa.eu

PSF 2019 - FPI-4-PSF@ec.europa.eu

EVA 2020 - INTPA-FWC-EVA@ec.europa.eu

EVENTS 2020 - INTPA-FWC@ec.europa.eu

Le LEAR doit fournir le nom complet, l'adresse e-mail et le nom d'utilisateur EU Login du nouveau PCoCo dans sa demande.
Le PCoCo doit provenir de la même entité pour être habilité en tant que correspondant du projet (reconnu par le même domaine d'entité dans l'adresse e-mail).
Le service EC Funding and Tender Service Helpdesk de la CE informera automatiquement les deux parties concernées (Opérateur Économique et Titulaire du Contrat-Cadre) par e-mail de l'issue de la demande.

Gérer les rôles et permissions des utilisateurs pour une entité (i.e. au niveau du projet - valide pour les rôles CoCo et PLSIGN) - Pour un Contrat dans l'example suivant

Pour rappel : Un CoCo est automatiquement désigné en tant que PCoCo du projet s'ils sont 'initiant de la soumission de l'appel d'offres'. Les PCoCos ne peuvent être changés, modifiés ou révoqués que par le Titulaire du Contrat-Cadre (voir les instructions ci-dessus).

Pour un contrat spécifique, les CoCos et PCoCos peuvent gérer les rôles des utilisateurs au sein de leur propre organisation (ID PIC unique), et tout utilisateur affecté au sein de l'organisation ou de l'entité peut avoir plusieurs rôles.

Par exemple : un PCoCo ou un CoCo devra désigner un PLSIGN pour signer le contrat une fois qu'il aura été préparé et validé par l'Autorité Contractante. Le LEAR de l'organisation devra d'abord désigner l'utilisateur en tant que LSIGN au préalable (au niveau de l'organisation).

Veuillez noter qu'un utilisateur devra donc être nommé PLSIGN pour le contrat s'il voit le bouton "Signer" sur la page Contrat lorsqu'il est invité à signer le contrat. Veuillez consulter la section Signature du Contrat pour plus d'informations.

Pour designer un PLSIGN (ou un autre rôle au niveau du projet, excepté PCoCo) :

Dans My Contract(s) (1) depuis le Portail de Financement et d'Appels d'Offres, cliquez sur le bouton "Action" (2) du contrat correspondant et sélectionnez ensuite l'option "Contract Consoritum" (3).

Sur la page Consortium du Contrat, cliquez sur le bouton "EDIT ROLES".

Sur la page Roles de l'organisation sélectionnée, vous pouvez vérifier les rôles actuellement actifs de l'organisation du contrat et pour Ajouter un rôle, cliquez sur le bouton "Add roles" (Ajouter rôles) en bas de la page.

Sélectionnez d'abord le role requis depuis la liste déroulante du "Role" (1) et sélectionnez ensuite l'utilisateur (2) devant être assigné à ce rôle et cliquez sur le bouton "OK" (3) pour confirmer.

L'utilisateur est ensuite affecté au rôle, et les tâches ou opérations requises pour ce rôle peuvent désormais être effectuées par l'utilisateur affecté.

1.4.3 Mettre à jour les détails du Compte Bancaire

Si un Contractant souhaite mettre à jour ses coordonnées bancaires, pour un nouveau Contrat ou Contrat(s) existant(s) (en cours), il doit adresser sa demande à la boîte fonctionnelle (FMB) du Titulaire du Contrat-Cadre respectif, qui procédera ensuite à la procédure interne pour appliquer les modifications directement dans le(s) système(s) :

SIEA 2018 - INTPA-FWC@ec.europa.eu
AUDIT 2018 - INTPA-R3@ec.europa.eu
PSF 2019 - FPI-4-PSF@ec.europa.eu
EVA 2020 - INTPA-FWC-EVA@ec.europa.eu
EVENTS 2020 - INTPA-FWC@ec.europa.eu

1.5 eSubmission

eSubmission permet aux opérateurs économiques de répondre aux appels d'offres de l'UE en préparant et en soumettant des offres par voie électronique de manière structurée et sécurisée via le Portail de Financement et d'Appels d'Offres.

En tant qu'opérateur economique, vous pouvez :

Créer une soumission en réponse à un appel d'offres lancé par une institution ou un organisme de l'UE ;
Afficher, reprendre et / ou supprimer un projet d'offre enregistré ;
Soumettre une offre de manière sécurisée ;
Recevoir une preuve de soumission (confirmation de réception de l'offre) ;
Retirer une offre soumise avant la date limite de réception des offres ;
Recevoir une preuve de retrait (Confirmation de réception du retrait de l'offre).

Avant de commencer, lisez les Requis du Système disponible sur la page d'accueil eSubmission.