Gyorskalauz tárgyalásos eljárásokhoz – az eredeti ajánlat benyújtása

(tárgyalásos eljárások és hirdetmény nélküli tárgyalásos versenyeljárások)

Az első lépések

Üdvözöljük az eSubmission alkalmazásban!

Az eSubmission alkalmazás lehetővé teszi a gazdasági szereplők számára, hogy elektronikus úton, strukturált felületen és biztonságosan készítsék el, illetve nyújtsák be beadványaikat (pl. ajánlataikat és felülvizsgált ajánlataikat) az uniós közbeszerzési eljárásokra.

Ez a gyorskalauz az eredeti ajánlatok tárgyalásos eljárás és hirdetmény nélküli tárgyalásos versenyeljárás keretében történő benyújtására vonatkozik. Ezekben az eljárásokban csak a meghívott jelentkezők nyújthatnak be ajánlatot. Az ajánlatkérő egy későbbi tárgyalási fordulóban kérheti ennek az eredeti ajánlatnak a további felülvizsgálatát. A további tárgyalási forduló(k)ra vonatkozó gyorskalauz és az egyéb közbeszerzési eljárásokra vonatkozó gyorskalauzok a Funding & Tenders portál eProcurement wiki oldalán érhetők el.

Az alkalmazásban a gazdasági szereplők:

• elkészíthetik az uniós intézmények vagy szervek által meghirdetett eljárásokkal kapcsolatos beadványaikat,
• biztonságos módon benyújthatják őket,
• megtekinthetik a korábban elmentett beadványtervezeteiket vagy tovább dolgozhatnak rajtuk,
• törölhetik beadványtervezeteiket,
• igazolást kaphatnak a benyújtásról („Submission Receipt”, benyújtási igazolás),
• a benyújtási határidőn belül visszavonhatják már benyújtott beadványukat,
• igazolást kaphatnak a visszavonásról („Withdrawal Receipt”, visszavonási igazolás).

Kérjük, olvassa el a rendszerkövetelményeket.

Ezek az eSubmission alkalmazás kezdőlapján, illetve a „Gazdasági szereplők” oldalon a „Csatolmányok” részben találhatók.

Technikai segítség

Ha segítségre van szüksége, forduljon bizalommal ügyfélszolgálatunkhoz (közép-európai idő szerint 8:00 és 20:00 között).

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 229 71063

 Az ügyfélszolgálat kizárólag angol nyelven működik.

Hogyan lehet belépni az eSubmission alkalmazásba?

Az eSubmission alkalmazás közbeszerzési eljárások kapcsán használatos. A közzétett közbeszerzési eljárások a következő címen érhetők el:

• Funding & Tenders portál

• TED eTendering alkalmazás

Mire van szükség az eSubmission alkalmazás használatához?

Az eSubmission használatához Önnek regisztrálnia kell az Európai Bizottság felhasználóazonosítási rendszerében (EU Login). 

Emellett ahhoz, hogy részt vehessen a TED eTendering uniós e-közbeszerzési platformon közzétett közbeszerzési eljárásokban, a TED eTendering portálon is rendelkeznie kell felhasználói fiókkal.

Annak érdekében, hogy az Ön szervezete azonosítható legyen az elektronikusan benyújtandó beadványban, szervezetét regisztrálnia kell a szervezetek Bizottság által kezelt nyilvántartásában (résztvevői nyilvántartás), és rendelkeznie kell egy PIC-számmal (résztvevői azonosító kód). A PIC-számmal kapcsolatban itt találhat további információkat.   A regisztráció ingyenes, és minden szervezet számára nyitva áll.

EU Login

Az EU Login szolgáltatás biztosítja a belépést az Európai Bizottság számos egyéb szolgáltatásába és/vagy rendszerébe. Ha még nem rendelkezik EU Login-regisztrációval, erre a linkre kattintva létrehozhatja felhasználói fiókját.

További információkért látogasson el az EU Login súgójának oldalára.

TED eTendering

A TED eTendering portál egy elektronikus közbeszerzési platform, amelyen uniós intézmények és szervek teszik közzé ajánlati felhívásaikat.

Az eTendering-fiókját EU Login felhasználói adataival hozhatja létre.

Funding & Tenders portál

A Funding & Tenders portál egyablakos ügyintézési pontként (egységes elektronikus adatcsereközpontként) szolgál az Európai Bizottság és más uniós szervek irányítása alá tartozó finanszírozási programok és közbeszerzési eljárások résztvevői és szakértői számára.

A Funding & Tenders portál felhasználói:

• keresést végezhetnek az uniós finanszírozási programok vagy közbeszerzési eljárások között,

• regisztrálhatnak a résztvevői nyilvántartásba, 

• hozzáférhetnek a benyújtási igazolásokhoz (Submission Receipt, a beadvány benyújtását bizonyító dokumentum),

• megtekinthetik, szerkeszthetik vagy törölhetik beadványaik tervezetét,

• visszavonhatják beadványaikat és hozzáférhetnek a visszavonási igazoláshoz (a visszavonást bizonyító dokumentumhoz),

• kezelhetik a szerepköröket.

Résztvevői nyilvántartás

Az egyszeri adatszolgáltatás elvének érvényre juttatása érdekében a Bizottság online nyilvántartást hozott létre az uniós ajánlati vagy pályázati felhívásokon részt vevő szervezetek számára, így a résztvevőknek csak egyszer kell benyújtaniuk a szervezetükre vonatkozó adatokat.  A regisztrációt követően minden szervezet egyedi résztvevői azonosító kódot (PIC-számot) kap. Ha szeretné megtudni, hogyan szerezhet PIC-számot a résztvevői nyilvántartásban, látogasson el erre az oldalra.

Hogyan készítse el ajánlatát az eSubmission alkalmazásban?

A tárgyalásos eljárásban vagy a hirdetmény nélküli tárgyalásos versenyeljárásban csak a meghívott jelentkezők nyújthatnak be ajánlatot.

Amennyiben az ajánlatkérő kiválasztotta az Ön szervezetét a tárgyalásos eljárásban való részvételre, a TED eTendering portálon keresztül küldött értesítésben felkérést kap arra, hogy érvényesítse a közbeszerzési dokumentumokhoz való hozzáférését, majd nyújtsa be ajánlatát.

Az értesítést az Ön szervezetének az eljárás előkészítési szakaszában az ajánlatkérő által megállapított e-mail-címére küldjük.

Az értesítések a TED eTendering portálon az „Üzeneteim” menüpontban érhetők el.

A közbeszerzési dokumentumokhoz való hozzáférés érvényesítéséhez kattintson az értesítésben található linkre.  A link a TED eTendering portálon található ajánlati felhívás oldalára irányítja át, itt található az „Ajánlat benyújtása” gomb is. 

Az alkalmazásban kattintson az „Új beadvány” gombra, ha új beadványt kíván létrehozni, vagy pedig a „Tervezet folytatása” gombra, ha egy korábban megkezdett beadványtervezeten szeretne tovább dolgozni. A tervezetet a Funding & Tenders portálról is elérheti (további információkért lásd  „A beadványok kezelése a Funding & Tenders portálon”című szakaszt ebben a gyorskalauzban).

Navigálás az eSubmission alkalmazáson belül 

Beadványa létrehozásakor a képernyő felső részén folyamatjelző sáv jelenik meg. Ez a sáv megjeleníti mindazokat a lépéseket, amelyeket az ajánlat benyújtásáig végre kell hajtania. Azt is láthatja, hogy jelenleg melyik lépésnél tart.

A benyújtás folyamata során a képernyő bal oldalán található „Beadványok” gombra kattintva bármikor ellenőrizheti, hogy mely dokumentumokat töltötte fel.

Az alkalmazás semmilyen adatot nem küld el az ajánlatkérő szervnek, amíg Ön a benyújtás folyamata végén nem kattint a „Benyújtás” gombra.

A benyújtás különböző módjai

Új beadvány létrehozásakor a következő információkat kell megadnia:

• milyen formában kívánja beadni ajánlatát: önálló beadványt vagy közös beadványt kíván beadni;
• sor kerül-e alvállalkozók bevonására;
• milyen nyelven készül a beadvány.

A fenti információk megadása után kattintson az oldal alján található „Tovább” gombra.

Gazdasági szereplők

Ebben a lépésben meg kell neveznie a beadványában részt vevő szervezeteket (résztvevők).  Kattintson az „Új gazdasági szereplő hozzáadása” gombra, és válassza ki a résztvevő típusát: fő résztvevő (önálló beadvány esetében), csoportvezető vagy csoporttag (közös beadvány esetében), és alvállalkozó (ha van).

Az alvállalkozók kivételével minden résztvevőt PIC-résztvevő-azonosító kóddal kell azonosítani. A „Keresés” gombra kattintva ellenőrizheti, hogy az egyes gazdasági szereplők rendelkeznek-e már PIC-számmal (azaz szerepelnek-e a résztvevői nyilvántartásban). Rákereshet a gazdasági szereplők PIC-számára, héaazonosító számára (uniós adószámára), nemzeti regisztrációs számára és országára is. A héaazonosító szám (uniós adószám) és a nemzeti regisztrációs szám alapján folytatott kereséshez az országot is ki kell választani.

Ha a keresés nem ad találatot, a szervezetnek regisztrálnia kell ahhoz, hogy PIC-kódot kapjon.  Miután megkapta PIC-kódját, lépjen vissza az eSubmission alkalmazásba, keressen rá a PIC-kódra és válassza ki a megjelenített szervezetet.

Ekkor megjelennek a résztvevői nyilvántartásban szereplő, a PIC-számhoz tartozó adatok, és meg kell adnia a következő kötelező adatokat/dokumentumokat:

• a fő résztvevő vagy csoportvezető esetében:
• Kapcsolattartó (név és e-mail-cím)
• IBAN-szám/bankszámlaszám
• valamennyi résztvevő esetében: (megfelelően kitöltött és aláírt) nyilatkozat a „Csatolmányok” részben.

Ellenőrizze a kiírási feltételekben, hogy milyen dokumentumokra van szükség az ajánlat benyújtásához.

A „Kapcsolattartó” szakaszban a felhasználó megjelölheti saját magát (ezt a nevet írja be előre az alkalmazás) vagy más személyt az ajánlat kapcsolattartójaként. A kapcsolattartóhoz a Funding & Tenders portál az „elsődleges koordinátor-kapcsolattartó” (Primary Coordinator Contact – PCoCo) szerepet, az ajánlatot benyújtó felhasználóhoz (amennyiben eltér a kapcsolattartótól) pedig a „koordinátor-kapcsolattartó” (Coordinator Contact – CoCo) szerepet társítja.  

Ha a PCoCo nem rendelkezik EU Login-fiókkal, a kapcsolattartó e-mail-címe alapján a rendszer automatikusan létrehoz egy ideiglenes EU Login-fiókot, és az érintett személyt e-mailben felkérik, hogy adja meg az EU Login-regisztráció befejezéséhez szükséges adatokat. A felkérés egy automatikusan generált rendszerüzenet, amely nem tartalmaz hivatkozást az eljárásra.

Az egyes résztvevők „Csatolmányok” részében feltöltheti a résztvevő kizárási és kiválasztási kritériumokkal kapcsolatos dokumentumait. Ellenőrizze a kiírási feltételeket, hogy megállapítsa, mely résztvevőhöz mely dokumentumokat kell csatolni a beadványhoz.

A fenti lépések befejezése után kattintson a „Kész” gombra. 

A „Benyújtás módjai” lépés lezárása után már nincs lehetőség a beadvány formájának megváltoztatására (közös beadvány helyett önálló beadvány kiválasztására, vagy fordítva). Amennyiben módosítani kívánja a beadvány struktúráját, vagy meg kívánja változtatni a csoportvezető személyét, új beadványt kell létrehoznia, amellyel felülírja az addigi beadványtervezetet (a rendszer így törli az összes korábban bevitt adatot és feltöltött dokumentumot).

A következő lépéshez kattintson a „Tovább” gombra.

Tételek

Amennyiben több tételből álló eljárásban kíván részt venni, válassza ki az(oka)t a tétel(eke)t, amely(ek)re ajánlatot kíván benyújtani, majd kattintson a „Tovább” gombra.  

A résztvevők azonosítása a beadvány egészét érinti. Ezért ha a konzorcium összetétele tételenként eltérő, akkor minden tételhez külön beadványt kell készíteni.

Az ajánlat adatai

Ebben a szakaszban meg kell adnia az ajánlat összegét (csak a legalacsonyabb költség vagy a legalacsonyabb ár szerinti odaítélés esetében – győződjön meg arról, hogy ugyanazt a formátumot használja, mint a képernyőn szereplő példában), és/vagy meg kell erősítenie, hogy ajánlata megfelel-e a közbeszerzési dokumentumokban meghatározott minimumkövetelményeknek.

Ha azt jelöli be, hogy ajánlata nem felel meg a minimumkövetelményeknek, kérjük, adjon magyarázatot az erre a célra szolgáló szövegmezőben. A megfelelés vagy meg nem felelés tényét, és a meg nem felelés esetén adott magyarázatot a benyújtási jelentés is tartalmazza.

Miután a „Mentés” gombra kattintott, fel kell töltenie a pénzügyi ajánlatot és – amennyiben az ajánlatkérő előírja – a műszaki ajánlatot. Műszaki/pénzügyi ajánlatként több fájlt is feltölthet. 

Ha úgy ítéli meg, hogy az ajánlat minden adata helyes, és elkészült a beadvány, kattintson a „Tovább” gombra. A gomb csak akkor lesz aktív, ha minden kötelező adatot és dokumentumot megadott.

Ezen a ponton az ajánlattervezet – és az ahhoz csatolt dokumentumok – benyújtására még nem került sor .

Benyújtási jelentés

A benyújtási jelentést a rendszer hozza létre, és az a beadvány részét képezi. A jelentés a beadványban szereplő összes dokumentumot felsorolja.

A benyújtási jelentést az eSubmission automatikusan hozza létre és adja hozzá a beadványhoz. A jelentést megtekintheti a képernyőjén, vagy letöltheti, hogy felvehesse saját nyilvántartásába (az ajánlat benyújtása előtt). A jelentést nem kell aláírva visszatöltenie az eSubmission alkalmazásba.

A benyújtási jelentés megtekintése után, ha úgy ítéli meg, hogy a beadvány hiánytalan és készen áll a benyújtásra, a folytatáshoz kattintson a „Tovább” gombra.

A benyújtási jelentés nem az ajánlat benyújtását bizonyító dokumentum. A benyújtásra még nem került sor . Kérjük, a következő lépésben kattintson a „Benyújtás” gombra a beadvány véglegesítéséhez.

Az ajánlat benyújtása

Amikor készen áll ajánlatának benyújtására, kattintson a „Benyújtás” gombra. A rendszer ekkor visszaigazoló üzenetet jelenít meg.

Ha meg akarja erősíteni a benyújtást, kattintson az „Igen” gombra: ezután már nem lesz lehetősége a beadvány módosítására.

A rendszer nem teszi lehetővé a beadvány benyújtását, ha a benyújtási határidő letelt.

Ez követően a rendszer e-mailben értesítést küld a PCoCo/CoCo e-mail címére. Az értesítés egy linket tartalmaz, amely átirányítja a Funding & Tenders portálra, ahol a PCoCo/CoCo megtalálja a benyújtási igazolást (Submission Receipt). Felhívjuk figyelmét, hogy a beadványban szereplő PIC-számok tulajdonosai értesítést kapnak a benyújtásról.

A benyújtási igazolás (Submission Receipt) bizonyítja, hogy a beadvány a benyújtási határidőn belül beérkezett.

A szerepkörök kezelése a Funding & Tenders portálon

Az eSubmission alkalmazásban megadott kapcsolattartóhoz a rendszer a benyújtott eredeti ajánlat tekintetében hozzárendeli az „elsődleges koordinátor-kapcsolattartó” (Primary Coordinator Contact – PCoCo) szerepkört a Funding & Tenders portálon. Egy beadványhoz csak egyetlen elsődleges koordinátor-kapcsolattartó tartozhat.

A PCoCo nem módosítható a portálon keresztül. Amennyiben új PCoCo kijelölésére van szükség, vegye fel a kapcsolatot az ajánlatkérő szervvel.

Az eredeti ajánlatot benyújtó felhasználó (ha nem egyezik meg kapcsolattartóval) a „koordinátor-kapcsolattartó” (Coordinator Contact – CoCo) szerepkört kapja.

További „koordinátor(ok)- kapcsolattartó(k)” (CoCo) akkor adható(k) hozzá vagy törölhető(k) a Funding & Tenders portálon, miután az ajánlatkérő megnyitotta az eredeti ajánlatokat, és (amennyiben ez alkalmazható) mielőtt az ajánlattevőt felülvizsgált ajánlat benyújtására kéri fel:

• Az eredeti ajánlatot tartalmazó beadványtól jobbra látható „Action” (Művelet) legördülő menüben kattintson a „Manage Roles” (Szerepkörök kezelése) opcióra. Ez a lehetőség csak azt követően jelenik meg, hogy az ajánlatkérő megnyitotta a benyújtott eredeti ajánlatokat.

• Kattintson az „Edit Roles” (Szerepkörök módosítása) gombra.

• Új CoCo hozzáadásához kattintson az „Add roles” (Szerepkörök hozzáadása) gombra.

CoCo törléséhez kattintson a CoCo neve melletti „törlés” ikonra.

• Adja meg az új CoCo adatait, majd kattintson a „OK” gombra.

  Nem nyújthat be a felülvizsgált ajánlatot az a CoCo, akit a fent leírtak szerint azután jelöltek ki, hogy az ajánlatkérő felhívta az ajánlattevőket, hogy a portálon keresztül nyújtsanak be felülvizsgált ajánlatot. Csak azok a PCoCo-k nyújthatnak be felülvizsgált ajánlatot, akik megkapták a felkérést, vagy azok a CoCo-k, akiket a felkérésben a „Manage roles” (Szerepkörök kezelése) gombbal adtak hozzá a kapcsolattartókhoz (lásd a tárgyalásos eljárások 2. és további fordulóira vonatkozó gyorskalauzt).

A beadványok kezelése a Funding & Tenders portálon

A Funding & Tenders portálon az Ön saját felületének használatához kattintson a Funding & Tenders portál jobb felső sarkában található Login (bejelentkezés) gombra, majd adja meg EU Login-azonosítóját és -jelszavát.

A beadványok megtekintése

A bal oldalon található „Manage My Area” (Saját felületem kezelése) menüpont alatt a  PCoCo/CoCo a „My Submissions” (Beadványaim) szakaszban tekintheti meg a beadványokat.
A beadványok listájában a lista fölött jobbra látható keresőmező használalával lehet keresést végezni.

A „My Submission(s)” (Beadványaim) menüpont

Itt tekintheti meg a PCoCo/CoCo az egyes beadványokhoz kapcsolódó eljárások hivatkozási számát, a beadvány azonosítóját, az utolsó elvégzett művelet időbélyegzőjét és a beadvány állapotát (tervezet, benyújtva, visszavonva, törölve), a határidőt, az eljárás címét és a forduló sorszámát.

A törölt beadványok kivételével minden egyes beadvány jobb oldalán megtalálja az  „Action” (Művelet) menüt, amely lehetővé teszi, hogy a  PCoCo/CoCo  a beadvány állapotától függően különböző műveleteket hajtson végre.

A „Draft” (tervezet) állapotú beadványok esetében:

• „Edit” (Szerkesztés): az eSubmission alkalmazás azt az oldalt nyitja meg, amelyen a munkamenetet legutóbb abbahagyta. Ekkor megkezdheti a beadvány szerkesztését az eSubmission alkalmazásban.
• „View” (Megtekintés): az eSubmission alkalmazás azt az oldalt nyitja meg, amelyen a munkamenetet legutóbb abbahagyta. A beadvány ilyenkor nem szerkeszthető, mivel írásvédett módban jelenik meg. 
• „Delete” (Törlés):  a rendszer törli a beadványtervezetet a Funding & Tenders portálról.
  
  

A „Submitted” (benyújtva) állapotú beadványok esetében:

• „View Receipt” (Benyújtási igazolás megtekintése): megjelenik a benyújtási igazolás.
• „Withdraw (Visszavonás) (csak a benyújtási határidő lejárta előtt lehetséges):  adja meg a beadvány visszavonásának okát, majd a „Withdraw” (Visszavonás) gomb megnyomásával erősítse meg szándékát. Miután visszavont egy beadványt, a továbbiakban már nem tudja megtekinteni, szerkeszteni vagy benyújtani azt.
  
  

A „Withdrawn” (visszavonva) állapotú beadványok esetében:

• „View Withdrawal Receipt” (Visszavonási igazolás megtekintése): megjelenik a visszavonási igazolás.
  
  

A „Deleted” (törölve) állapotú beadványok esetében:

az „Action” (Művelet) menü nem áll rendelkezésre a „Deleted” (törölve) állapotú ajánlatok esetében. Miután az ajánlattervezetet törölték, azt az ajánlattevő nem tudja visszakeresni. 

Az értesítések kezelése a Funding & Tenders portálon 

A „My notifications” (Értesítéseim) menüpont

Ezt az oldalt a PCoCo/CoCo a Funding & Tenders portálra való bejelentkezést követően, a képernyő jobb felső sarkában látható harangikonra kattintva érheti el.

Ezen az oldalon a PCoCo/CoCo a következő hivatalos értesítéseket találja meg:

• Benyújtási igazolás (az ajánlat benyújtásának igazolása)
• Visszavonási igazolás (az ajánlat visszavonásának igazolása)

Az értesítések listájának alján található „Manage all notifications” (Értesítések kezelése) menüpont „Preferences” (Beállítások) fülén a PCoCo/CoCo  kiválaszthatja, hogy milyen gyakorisággal kíván e-mailben értesítést kapni a Funding & Tenders portálról. E beállítástól függetlenül az Önhöz beérkezett összes értesítés megtalálható a „My notifications” menüpontban.

A „My Formal Notification(s)” (Hivatalos értesítéseim) menüpont 

A bal oldali „Manage My Area” (Saját felületem kezelése) menüpont e szakaszát jelenleg nem használják a közbeszerzési eljárásokban.