Guida rapida per le procedure aperte

Da dove iniziare

Benvenuto in eSubmission!

eSubmission consente agli operatori economici di rispondere per via elettronica a un bando di gara dell'UE preparando le offerte e presentandole in forma elettronica, in modo sicuro e strutturato.

La presente guida rapida si applica solo alle procedure aperte. Le guide rapide per altre procedure di appalto possono essere consultate sul wiki del portale eProcurement Funding & Tenders .

Gli operatori economici possono:

• inserire una risposta a una procedura pubblicata da un'istituzione o da un organismo dell'UE

• inoltrare documenti in ambiente sicuro

• visualizzare o riprendere una bozza salvata

• cancellare una bozza

• ottenere la ricevuta di invio (Submission Receipt)

• ritirare un'offerta prima del termine stabilito per il ricevimento

• ricevere la prova dell'avvenuto ritiro (Withdrawal Receipt).

Assicurarsi di leggere i requisiti di sistema.

È possibile trovarli nella prima pagina dell'applicazione eSubmission e nella sezione Allegati delle pagine Parti e Dati dell'offerta.

Come ottenere assistenza tecnica

Per ricevere assistenza, contattare il nostro help desk dalle 8.00 alle 20.00 (CET/CEST).

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 229 71063

  L'help desk lavora esclusivamente in inglese.

Come accedere a eSubmission

Sarà sempre possibile accedere a eSubmission nel contesto di una procedura di appalto (bando di gara). I bandi di gara pubblicati delle istituzioni, degli organi e delle agenzie dell'UE sono disponibili al seguente indirizzo:

• Portale Funding & Tenders

• Applicazione TED eTendering (per i bandi pubblicati prima del 25.10.2023)
  
  

Cosa occorre per usare eSubmission

Per utilizzare eSubmission e per rispondere a un bando di gara pubblicato sul portale Funding &Tenders occorre registrarsi nel servizio di autenticazione degli utenti della Commissione europea (EU Login). 

Per rispondere a un bando di gara pubblicato prima del 25.10.2023 è necessario anche un account su TED eTendering.

Perché possa essere identificata in eSubmission, l'organizzazione deve essere iscritta nel registro delle organizzazioni della Commissione (registro dei partecipanti) e disporre di un PIC (codice identificativo del partecipante). Per maggiori informazioni sul PIC cliccare qui . La registrazione è aperta a tutte le organizzazioni e gratuita.

EU Login

EU Login è la porta d'ingresso per registrarsi nei vari servizi e/o sistemi della Commissione europea. Se non si dispone ancora di un account EU Login è possibile crearne uno.

Per ulteriori informazioni, consultare l'assistenza di EU Login.

TED eTendering

TED eTendering è la piattaforma per gli appalti elettronici su cui le istituzioni, gli organi e le agenzie pubblicavano i bandi di gara prima del 25.10.2023.

È possibile creare un account eTendering utilizzando il proprio EU login.

Portale Funding & Tenders

Il portale Funding & Tenders è il punto di accesso unico (spazio unico di interscambio dei dati elettronici) per i partecipanti e gli esperti dei programmi di finanziamento e delle gare d'appalto gestiti dalla Commissione europea e da altri organismi dell'UE.

Tramite il portale Funding & Tenders i partecipanti possono:

• cercare opportunità nei programmi di finanziamento o nelle procedure di appalto dell'UE;

• abbonarsi ai bandi di gara
• consultare i documenti di gara
• creare e rivolgere una domanda 

• iscriversi al registro dei partecipanti;

• accedere a eSubmission

• accedere alle ricevute di invio (Submission Receipt);

• visualizzare, modificare o cancellare le bozze di offerte;

• ritirare le offerte e accedere alla conferma del ritiro (Withdrawal Receipt).

Registro dei partecipanti

La Commissione ha istituito un registro online delle organizzazioni che partecipano ai bandi di gara dell'UE per applicare il principio "una tantum": i dati relativi all'organizzazione di un partecipante vanno inviati una sola volta. Dopo aver effettuato la registrazione, ogni organizzazione riceve un codice identificativo univoco del partecipante (PIC). Per sapere come ottenere un PIC nel registro dei partecipanti , consultare questa pagina.

Come preparare l'offerta in eSubmission

Qualsiasi operatore economico può presentare un'offerta utilizzando il link del portale Funding & Tenders indicato nel bando di gara.

Una volta nel portale Funding & Tenders, occorre cliccare su Access submission. In tal modo si viene reindirizzati al portale eSubmission, purché l'accesso sia stato effettuato con l'account EU Login.

Per i bandi di gara pubblicati prima del 25.10.2023 gli operatori economici possono presentare un'offerta utilizzando il link TED eTendering indicato nel bando. Una volta in TED eTendering, occorre connettersi con l'account TED eTendering e quindi cliccare su Inviare un'offerta. In tal modo si viene reindirizzati al portale eSubmission.

In eSubmission cliccare su Nuova offerta per iniziare una nuova offerta o Riprendi la bozza per riprendere una bozza di offerta iniziata in precedenza. Si può anche riprendere la bozza dal portale Funding & Tenders (per maggiori informazioni, consultare la sezione  Gestione delle offerte nel portale Funding & Tenders in questa guida ).

Navigare in eSubmission

Quando si crea un'offerta, nella parte superiore dello schermo sarà visualizzata una linea di avanzamento. Questa linea mostra tutte le fasi da seguire prima di presentare l'offerta. È inoltre possibile vedere in quale fase ci si trova in quel momento.

In qualsiasi momento della procedura di presentazione dell'offerta è possibile verificare quali documenti sono stati caricati cliccando sul pulsante Documenti dell'offerta sul lato sinistro dello schermo.

Nessun elemento viene inviato all'amministrazione aggiudicatrice fino a quando non si è cliccato sul pulsante Invia alla fine della procedura di presentazione.

Modalità di invio delle offerte

Quando si crea una nuova offerta, verrà chiesto di indicare:

• come si intende presentare l'offerta: offerta unica oppure offerta congiunta
• se l'offerta prevede il subappalto
• la lingua in cui sarà redatta l'offerta.

Dopo aver effettuato la scelta, cliccare su Avanti in fondo alla pagina.

Parti

In questa sezione occorre identificare le organizzazioni che partecipano all'offerta (partecipanti). Cliccare su Nuova parte e selezionare il tipo di partecipante: partecipante principale (in caso di offerta unica), capofila (anche noto come capogruppo) o membro del raggruppamento (anche noto come membro del consorzio) (in caso di offerta congiunta), subappaltatore (eventuale).

Tutti i partecipanti, ad eccezione dei subappaltatori, devono essere identificati con un codice identificativo del partecipante (PIC). Per verificare se un soggetto dispone già di un PIC (ossia se è già registrato nel registro dei partecipanti) usare il pulsante Cerca . La ricerca può essere effettuata per PIC, partita IVA, numero di registrazione nazionale e paese. Per effettuare la ricerca per partita IVA o numero di registrazione nazionale occorre selezionare anche il paese.

Se la ricerca non dà risultati, l'organizzazione deve registrarsi per ottenere un PIC.  Una volta ottenuto il PIC, tornare su eSubmission , effettuare la ricerca per PIC e selezionare l'organizzazione visualizzata.

I dati associati al PIC nel registro dei partecipanti appariranno sullo schermo e verrà chiesto di fornire i seguenti dati/documenti obbligatori:

• per il partecipante principale o il capofila (o capogruppo):
• persona di contatto (nome e indirizzo email)
• IBAN/numero di conto bancario
• per tutti i partecipanti: autocertificazione (ex dichiarazione sull'onore) (debitamente compilata e firmata) nella sezione Allegati.

Nella sezione "Persona di contatto", l'utente può indicare se stesso (il nome è già precompilato) o un'altra persona come referente per la presentazione dell'offerta. Alla persona di contatto è attribuito il ruolo di contatto del coordinatore principale (PCoCo) nel portale Funding & Tenders e all'utente che presenta l'offerta (se diverso dalla persona di contatto) quello di contatto del coordinatore (CoCo). 

Se il PCoCo non dispone di un account EU Login ne verrà automaticamente creato uno temporaneo sulla base dell'indirizzo email della persona di contatto e la persona sarà invitata per email a completare la registrazione EU Login. L'invito sarà un messaggio inviato automaticamente dal sistema senza alcun riferimento alla procedura.

Nella sezione Allegati di ciascun partecipante è possibile caricare insieme all'offerta i documenti del partecipante richiesti dall'amministrazione aggiudicatrice. Verificare il capitolato d'oneri per individuare quali documenti devono essere inclusi nell'offerta per ciascun partecipante.

Cliccare su Fatto quando si è pronti. 

Una volta superata la fase "Modalità di presentazione", non è più possibile modificare la struttura da offerta congiunta a offerta unica o viceversa. Se si desidera modificare la struttura dell'offerta o cambiare il capofila (o capogruppo), è necessario creare una nuova offerta sovrascrivendo la bozza di offerta (tutti i dati inseriti in precedenza e tutti i documenti caricati saranno cancellati).

Cliccare su Avanti per passare alla fase successiva.

Lotti

In una procedura che prevede vari lotti, scegliere quello o quelli per i quali si desidera presentare un'offerta e poi cliccare sul pulsante Avanti.

L'identificazione dei partecipanti si applica all'offerta nel suo insieme. Pertanto, se la composizione del raggruppamento (o consorzio) è diversa per lotto, occorre presentare un'offerta separata per ciascun lotto.

Dati dell'offerta

In questa sezione occorre indicare l'importo dell'offerta (solo nel caso del metodo di aggiudicazione del costo più basso e del prezzo più basso; assicurarsi di utilizzare lo stesso formato dell'esempio a schermo) e/o confermare se l'offerta soddisfa o no i requisiti minimi specificati nei documenti di gara.

Se si conferma che l'offerta non soddisfa i requisiti minimi, verrà chiesto di fornire una spiegazione in un'apposita casella di testo. La conferma della conformità o della non conformità e la spiegazione in caso di non conformità saranno riportate nella sintesi dell'offerta.

Dopo aver cliccato sul pulsante Salva è possibile caricare l'offerta finanziaria e, se richiesto dall'amministrazione aggiudicatrice nel capitolato d'oneri, l'offerta tecnica. È possibile caricare più di un file come offerta tecnica/finanziaria.

Quando si ritiene che i dati dell'offerta siano corretti e l'offerta completa, cliccare sul pulsante Avanti . Il pulsante sarà attivo solo se saranno stati forniti tutti i dati e i documenti obbligatori.

A questo punto, la bozza di offerta, comprensiva di tutti i documenti, non risulta ancora presentata .

Sintesi dell'offerta

La sintesi dell'offerta è generata dal sistema e fa parte dell'offerta. La sintesi elenca tutti i documenti inclusi nell'offerta.

eSubmission genera automaticamente e aggiunge la sintesi all'offerta. È possibile consultare la sintesi a schermo o scaricarla per conservarne una copia (prima dell'invio dell'offerta). Non è necessario firmare e caricare la sintesi firmata in eSubmission.

Dopo aver visionato la sintesi, se si ritiene che l'offerta sia completa e pronta per l'invio, cliccare sul pulsante Avanti per continuare.

La sintesi dell'offerta non è una prova di avvenuto invio. L'offerta non è ancora stata presentata . Passare alla fase successiva e cliccare su Invia per finalizzare l'invio.

Invio dell'offerta

Quando si è pronti a presentare l'offerta, cliccare su Invia . Il sistema visualizzerà un messaggio di conferma.

Cliccare su Sì per confermare: non sarà più possibile modificare questa offerta .

Si ricorda che il sistema non consentirà di effettuare l'invio se è scaduto il termine di presentazione.

Sarà inviata un'email di notifica all'indirizzo email della persona di contatto indicata nell'offerta (PCoCo) e all'indirizzo email (se diverso) collegato all'account EU Login utilizzato per effettuare l'invio (CoCo). L'email di notifica contiene un link al portale Funding & Tenders in cui è reperibile la conferma di ricevimento dell'offerta .  

Si noti che i titolari del PIC utilizzato per l'offerta saranno informati.

La ricevuta di invio costituisce la prova del rispetto del termine di presentazione.

Gestione delle offerte nel portale Funding & Tenders

Per accedere all'area personale occorre autenticarsi utilizzando il pulsante Login del portale Funding & Tenders nell'angolo in alto a destra della homepage (inserire il proprio EU Login e la password).

Visualizzare le offerte

Nella sezione Manage my area (Gestire la mia area) sulla sinistra il PCoCo/CoCo troverà le offerte sotto My Submission(s) (Le mie offerte/domande di partecipazione).

Un campo di ricerca è inoltre disponibile a destra sopra l'elenco delle offerte.

Sezione My Submission(s)

Per ciascuna offerta il PCoCo/CoCo può vedere il numero di riferimento della procedura, l'ID dell'offerta, la data dell'ultima azione eseguita e lo stato dell'offerta che può essere draft (bozza), submitted (inviata), withdrawn (ritirata) o deleted (cancellata), il termine, il lotto (se del caso), il titolo della procedura e il tipo di procedura.

Il menu Action (Azione) a destra di ciascuna offerta (tranne nel caso in cui l'offerta sia stata cancellata) consente al PCoCo/CoCo di eseguire diverse azioni a seconda dello stato dell'offerta.

Per le offerte il cui stato è Draft:

• Edit (Modificare): eSubmission apre la schermata in cui ci si trovava al momento dell'uscita dall'applicazione. È ora possibile modificare l'offerta in eSubmission.
• View (Visualizzare):  eSubmission apre la schermata in cui ci si trovava al momento dell'uscita dall'applicazione. Non è possibile modificare l'offerta in quanto la visualizzazione avviene in modalità di sola lettura. 
• Delete (Cancellare):  la bozza di offerta sarà cancellata dal portale Funding & Tenders.
  
  

Per le offerte il cui stato è Submitted :

• View Receipt (Visualizzare ricevuta): viene visualizzata la conferma di ricevimento dell'offerta.
• Withdraw (Ritirare) (disponibile solo prima del termine di presentazione): indicare il motivo del ritiro dell'offerta e confermare cliccando sul pulsante Withdraw . Una volta ritirata l'offerta, non è più possibile visualizzarla, modificarla o inviarla di nuovo.
  
  

Per le offerte il cui stato è Withdrawn :

• View Withdrawal Receipt (Visualizzare ricevuta ritiro): viene visualizzata la ricevuta del ritiro.

Per le offerte il cui stato è Deleted:

il menu Action non è disponibile per le offerte il cui stato è Deleted. Una volta cancellata, una bozza di offerta non può essere recuperata dall'offerente. 

Gestione delle notifiche nel portale Funding & Tenders

Sezione My notifications (Le mie notifiche)

Il PCoCo/CoCo può accedere a questa pagina cliccando sull'icona a forma di campana nell'angolo in alto a destra dello schermo dopo aver effettuato il login al portale Funding & Tenders.

Questa pagina contiene le seguenti notifiche:

• Submission Receipt (prova dell'avvenuta presentazione di un'offerta)
• Withdrawal Receipt (prova dell'avvenuto ritiro di un'offerta)

Nella scheda Preferences (Preferenze) sotto Manage all notifications (Gestire tutte le notifiche) (in fondo all'elenco delle notifiche) il PCoCo/CoCo può scegliere la frequenza delle notifiche via email del portale Funding & Tenders. Indipendentemente dalla scelta, tutte le notifiche sono sempre disponibili nella sezione My notifications .

My Formal Notification(s) (Le mie notifiche ufficiali)

Questa sezione, disponibile sotto Manage my area sulla sinistra, non è attualmente utilizzata per le procedure di appalto.