Stručný návod pre verejné súťaže

Stručné príručky boli aktualizované s cieľom zohľadniť nový proces uverejňovania postupov s oznámením o vyhlásení verejného obstarávania, ktorý sa vzťahuje na všetky nové postupy uverejnené od 25. októbra 2023. Táto aktualizovaná verzia je v súčasnosti k dispozícii len v angličtine. Čoskoro budú k dispozícii preklady do všetkých jazykov EÚ.

Začíname

Vitajte v aplikácii eSubmission.

Aplikácia eSubmission umožňuje hospodárskym subjektom elektronicky reagovať na postupy verejného obstarávania EÚ tým, že môžu vypracúvať podania (t. j. ponuky) a štruktúrovane a zabezpečene ich elektronicky predkladať.

Tento stručný návod sa vzťahuje len na verejné súťaže. Stručné návody na účely iných postupov verejného obstarávaniasú k dispozícii na portáli Funding & Tenders (ďalej len portál financovania a ponúk) v sekcii venovanej elektronickému zadávaniu verejných zákaziek (eProcurement wiki) .

Ako hospodársky subjekt môžete:

• zakódovať svoju odpoveď na výzvu inštitúcie alebo orgánu EÚ,

• predkladať ponuky zabezpečeným spôsobom,

• zobraziť alebo dokončiť uložený návrh ponuky,

• vymazať návrh ponuky,

• získať doklad o predložení (Submission Receipt),

• stiahnuť ponuku pred uplynutím lehoty na prijatie ponúk a

• získať doklad o stiahnutí (Withdrawal Receipt).

Prečítajte si systémové požiadavky.

Nájdete ich na úvodnej stránke aplikácie eSubmission a na stránkach Zmluvné strany a Údaje o ponuke v časti s prílohami.

Ak si chcete aplikáciu eSubmission pred vypracovaním svojej ponuky vyskúšať, použite našu cvičnú výzvu na predkladanie ponúk pre verejné súťaže.

Ako získať technickú pomoc?

Ak potrebujete pomoc, náš podporný tím je vám k dispozícii od 8.00 do 20.00 hod. SEČ/SELČ.

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 22971063

Náš tím podpory komunikuje len v angličtine.

Ako získať prístup k aplikácii eSubmission?

Do aplikácie eSubmission sa vždy dostanete v súvislosti s postupom verejného obstarávania. Postupy verejného obstarávania sa uverejňujú:

• na portáli financovania a ponúk

• v aplikácii TED eTendering.
  

Čo treba na používanie aplikácie eSubmission?

Na používanie aplikácie eSubmission musíte byť zaregistrovaný v autentifikačnej službe Európskej komisie (EU Login). 

Aby ste mohli reagovať na postup verejného obstarávania uverejnený na platforme EÚ pre elektronické obstarávanie TED eTendering, budete potrebovať aj účet na platforme TED eTendering.

Aby ste mohli pri elektronickom podávaní ponuky identifikovať svoju organizáciu, musí byť zaregistrovaná v registri organizácií Komisie (register účastníkov) a mať pridelený tzv. PIC (identifikačný kód účastníka). Viac informácií o kóde PIC nájdete tu . Registrovať sa môže bezplatne akákoľvek organizácia.

EU Login

EU Login je vstupnou bránou na prihlásenie sa do rôznych služieb a/alebo systémov Európskej komisie. Ak ešte konto EU Login nemáte, môžete si ho vytvoriť.

Viac informácií nájdete v pomocníkovi služby EU Login.

Platforma TED eTendering

TED eTendering je platforma elektronického obstarávania, kde inštitúcie a orgány EÚ uverejňujú svoje výzvy na predkladanie ponúk.

Pomocou svojho EU Loginu si môžete vytvoriť konto na platforme eTendering.

Portál financovania a ponúk (Funding & Tenders portal)

Portál financovania a ponúk je jednotné miesto vstupu (jednotná oblasť výmeny elektronických údajov) pre účastníkov a expertov v rámci programov financovania a verejných súťaží riadených Európskou komisiou a inými orgánmi EÚ.

Účastníci môžu na portáli financovania a ponúk

• vyhľadávať výzvy EÚ v rámci programov financovania alebo postupov verejného obstarávania,

• zaregistrovať sa v registri účastníkov,

• získať prístup k potvrdeniam o predložení ponuky (doklad o predložení),

• zobraziť, upraviť alebo vymazať svoje návrhy ponúk,

• stiahnuť svoje ponuky a mať prístup k potvrdeniu o stiahnutí (doklad o stiahnutí).

Register účastníkov

Komisia s cieľom uplatňovať zásadu „jedenkrát a dosť“ zriadila online register organizácií zúčastňujúcich sa na výzvach EÚ na predkladanie ponúk alebo návrhov, vďaka ktorému stačí údaje o účastníckej organizácii zadať len raz.  Po registrácii dostane každá organizácia jedinečný identifikačný kód účastníka (PIC). Na tejto stránke zistíte, ako získať kód PIC v registri účastníkov.

Ako pripraviť ponuku v aplikácii eSubmission 

Ktorýkoľvek hospodársky subjekt môže predložiť ponuku použitím odkazu na platformu TED eTendering uvedeného v oznámení o vyhlásení verejného obstarávania.

Prípadne môžete na vyhľadanie verejnej súťaže použiť portál financovania a ponúk (použite funkciu vyhľadávania v ľavom hornom rohu obrazovky) – kliknutím na názov verejnej súťaže budete presmerovaný na platformu TED eTendering.

Na platforme TED eTendering sa najprv musíte prihlásiť do svojho konta a potom kliknúť na tlačidlo Predložiť ponuku. Následne budete presmerovaný(-á) do aplikácie eSubmission.

V aplikácii eSubmission kliknite na tlačidlo Nová ponuka, čím začnete s vypracovaním novej ponuky, alebo na tlačidlo Vrátiť sa k návrhu, čím sa vrátite k návrhu ponuky, ktorú ste začali pripravovať už skôr. K návrhu ponuky sa môžete vrátiť aj cez portál financovania a ponúk [viac informácií nájdete v oddiele  Správa ponúk (Manage submissions) na portáli financovania a ponúk v tomto návode ].

Orientácia v aplikácii eSubmission 

Keď začnete vypracúvať ponuku, v hornej časti obrazovky sa zobrazí čiara, ktorá znázorňuje, v akej fáze postupu sa nachádzate. Táto čiara ukazuje všetky kroky, ktoré musíte pred predložením ponuky vykonať. Vďaka nej takisto vidíte, v ktorom kroku sa momentálne nachádzate.

Nahraté dokumenty môžete kedykoľvek počas vytvárania ponuky skontrolovať kliknutím na tlačidlo Dokumenty ponuky v ľavej časti obrazovky.

Verejnému obstarávateľovi sa nič neodošle, až kým na konci postupu nekliknete na tlačidlo Odoslať.

Spôsoby predkladania ponúk

Keď začnete vytvárať novú ponuku, systém vás vyzve zadať tieto informácie:

• akým spôsobom ponuku predkladáte: ako samostatnú ponuku alebo spoločnú ponuku,
• či bude ponuka zahŕňať subdodávky,
• v akom jazyku sa ponuka vypracúva.

Po výbere možností kliknite na tlačidlo Ďalej v dolnej časti stránky.

Zmluvné strany

V tejto časti musíte identifikovať organizácie, ktoré sa podieľajú na vašej ponuke (účastníkov).  Kliknite na tlačidlo Nová zmluvná strana a vyberte druh účastníka: hlavný účastník (v prípade samostatnej ponuky), vedúci skupiny alebo člen skupiny (v prípade spoločnej ponuky) alebo subdodávateľ (v príslušnom prípade).

Všetci účastníci okrem subdodávateľov sa musia identifikovať kódom PIC – identifikačným kódom účastníka. Ak chcete skontrolovať, či daný subjekt už má kód PIC (a teda je už zaregistrovaný v registri účastníkov), použite tlačidlo Vyhľadať . Vyhľadávať môžete podľa kódu PIC, IČ pre DPH, vnútroštátneho registračného čísla a štátu. Ak chcete vyhľadávať podľa IČ pre DPH alebo vnútroštátneho registračného čísla, musíte zvoliť aj štát.

Ak vyhľadávanie nezobrazí žiadne výsledky, organizácia sa musí zaregistrovať, aby získala kód PIC.  Po získaní kódu PIC sa vráťte do aplikácie eSubmission , vyhľadajte podľa PIC a vyberte zobrazenú organizáciu.

Zobrazia sa údaje spojené s daným kódom PIC v registri účastníkov a systém vás vyzve, aby ste uviedli tieto povinné údaje/dokumenty:

• v prípade hlavného účastníka alebo vedúceho skupiny:
• kontaktná osoba (meno a e-mailová adresa),
• IBAN/číslo bankového účtu,
• v prípade všetkých účastníkov: čestné vyhlásenie (riadne vyplnené a podpísané) v časti s  prílohami.

V časti Kontaktná osoba môže používateľ uviesť seba (meno je už vopred vyplnené) alebo inú osobu ako kontaktnú osobu na predloženie ponuky. Kontaktná osoba dostane úlohu hlavného koordinátora (PCoCo) na portáli financovania a ponúk a používateľ, ktorý predkladá ponuku (ak sa líši od kontaktnej osoby), dostane úlohu koordinátora (CoCo). 

Ak hlavný koordinátor nemá konto EU Login, automaticky sa vytvorí dočasné konto EU Login na základe e-mailovej adresy kontaktnej osoby, a táto osoba sa e-mailom vyzve na dokončenie registrácie EU Login. Výzva bude mať podobu automatickej systémovej správy bez odkazu na verejnú súťaž.

V časti Prílohy každého účastníka môžete nahrať dokumenty účastníka, ktoré požaduje verejný obstarávateľ spolu s predložením ponuky. Skontrolujte špecifikácie ponuky s cieľom určiť, ktoré dokumenty musia byť súčasťou ponuky.

Po skončení kliknite na tlačidlo  Hotovo . 

Po ukončení kroku „Spôsoby predloženia ponuky“ už nemožno zmeniť štruktúru zo spoločnej ponuky na samostatnú, ani naopak. Ak chcete zmeniť štruktúru ponuky alebo vedúceho skupiny, musíte vytvoriť novú ponuku a prepísať návrh ponuky (všetky zadané údaje a nahraté dokumenty sa vymažú).

Prejdite na ďalší krok kliknutím na tlačidlo Ďalej.

Časti

Ak verejná súťaž zahŕňa niekoľko častí, vyberte časť (časti), pre ktorú(-é) chcete predložiť ponuku, a kliknite na tlačidlo Ďalej.

Identifikácia účastníkov platí pre ponuku ako celok. Ak sa zloženie konzorcia v jednotlivých častiach líši, musíte pre každú z nich predložiť osobitnú ponuku.

Údaje o ponuke  

V tejto časti musíte zadať hodnotu vašej ponuky (iba v prípade kritéria pridelenia zákazky na základe najnižších nákladov a najnižšej ceny – použite ten istý formát ako v príklade na obrazovke) a/alebo potvrďte, či vaša ponuka spĺňa alebo nespĺňa minimálne požiadavky uvedené v súťažných podkladoch.

Ak potvrdíte, že vaša ponuka nespĺňa minimálne požiadavky, budete požiadaný(-á), aby ste poskytli vysvetlenie vo vyhradenom textovom poli. Potvrdenie splnenia alebo nesplnenia požiadaviek a vysvetlenie v prípade nesplnenia sa premietne do správy o ponuke.

Po kliknutí na tlačidlo Uložiť môžete nahrať finančnú ponuku a ak si to vyžaduje verejný obstarávateľ v špecifikáciách verejnej súťaže, aj technickú ponuku. Ako technickú/finančnú ponuku môžete nahrať viac ako jeden súbor.

Keď sú všetky údaje o ponuke správne a ponuka je úplná, kliknite na tlačidlo Ďalej . Tlačidlo bude aktívne len vtedy, ak boli poskytnuté všetky povinné údaje a dokumenty.

V tejto fáze ešte váš návrh ponuky vrátane všetkých podkladov nie je predložený .

Správa o ponuke

Systém vygeneruje správu o ponuke, ktorá tvorí jej súčasť. V správe sa uvádzajú všetky dokumenty, ktoré sú súčasťou ponuky.

Aplikácia eSubmission správu o ponuke automaticky vygeneruje a pridá ju k vašej ponuke. Pred predložením ponuky si správu o ponuke môžete pozrieť na obrazovke alebo si ju stiahnuť na účely archivácie. Správu nemusíte znovu podpísať ani nahrať do aplikácie eSubmission.

Ak po zobrazení správy o ponuke považujete ponuku za úplnú a pripravenú na predloženie, kliknite na tlačidlo Ďalej.

Správa o ponuke nie je potvrdením predloženia ponuky. Ponuku  ste ešte nepredložili . Pokračujte na ďalší krok a kliknutím na tlačidlo Odoslať dokončite predloženie ponuky.

Predložte vašu ponuku  

Ak ste pripravený predložiť ponuku, kliknite na tlačidlo Odoslať (Submit). V systéme sa zobrazí potvrdzujúca správa.

Kliknite na možnosť Áno, ak chcete potvrdiť, že: už nebude možné túto ponuku meniť .

Upozorňujeme, že systém vám neumožní ponuku odoslať, ak vypršala lehota na predloženie ponúk.

Na e-mailovú adresu kontaktnej osoby uvedenej v ponuke (PCoCo) a na e-mailovú adresu (ak sa líši) spojenú s účtom EU Login použitým na predloženie ponuky (CoCo) bude zaslaná e-mailová notifikácia. Táto e-mailová notifikácia bude obsahovať odkaz na portál financovania a ponúk kde možno nájsťpotvrdenie  

Upozorňujeme, že o podaní ponuky budú informovaní vlastníci kódu PIC, ktorý bol použitý v ponuke.

Potvrdenie o predložení ponuky je doklad potvrdzujúci dodržanie lehoty na predloženie ponúk.

Správa ponúk (Manage submissions) na portáli financovania a ponúk 

Ak chcete vstúpiť so vašej súkromnej zóny na portáli financovania a ponúk musíte sa prihlásiť kliknutím na tlačidlo   Prihlásiť sa (Login)  vľavo hore na domovskej stránke  portálu financovania a ponúk  (zadajte vaše prihlasovacie meno a heslo do služby EU Login).

Zobrazenie ponúk

V časti Moja zóna (Manage my area) nájde koordinátor  PCoCo/CoCo  v ľavej časti obrazovky pod názvom Moje ponuky (My Submission(s)) predložené ponuky.

Vpravo nad zoznamom ponúk sa takisto nachádza pole na vyhľadávanie.

Časť Moje ponuky [My submission(s)]

Pri každej ponuke môže koordinátor PCoCo/CoCo vidieť referenčné číslo verejnej súťaže, identifikačné číslo ponuky, dátum poslednej vykonanej činnosti a stav ponuky (návrh, predložená, stiahnutá, vymazaná), lehotu, časť (v príslušných prípadoch), názov verejnej súťaže a druh verejnej súťaže.

Vďaka možnostiam  Úkon (Action)  v pravej časti okna s ponukou (ak nebola ponuka vymazaná) môže koordinátor  PCoCo/CoCo  vykonávať rôzne úkony v závislosti od stavu podania ponuky.

Ponuky so stavom Návrh (Draft):

• Upraviť (Edit): otvorí sa aplikácia eSubmission na stránke, na ktorej ste boli, keď ste z aplikácie odchádzali. Ponuku teraz môžete upravovať v aplikácii eSubmission.
• Zobraziť (View):   otvorí sa aplikácia eSubmission na stránke, na ktorej ste boli, keď ste z aplikácie odchádzali. Ponuku nemožno upravovať, pretože je zobrazená v režime určenom len na čítanie. 
• Vymazať (Delete):  návrh ponuky sa z portálu financovania a ponúk vymaže.
  
  

Ponuky so stavom Predložené (Submitted):

• Zobraziť potvrdenie o predložení ponuky (View Receipt): zobrazí sa potvrdenie o predložení ponuky.
• Stiahnuť (Withdraw) (k dispozícii len pred skončením lehoty na predloženie): uveďte dôvod, prečo chcete ponuku stiahnuť, a potvrďte kliknutím na tlačidlo Stiahnuť (Withdraw). Ponuku po jej stiahnutí už nemôžete prezerať, upravovať ani opätovne predložiť.
  
  

Ponuky so stavom Stiahnuté (Withdrawn):

• Zobraziť potvrdenie o stiahnutí (View Withdrawal Receipt): zobrazí sa potvrdenie o stiahnutí ponuky.

Ponuky so stavom Vymazané (Deleted):

Pre ponuky so statusom Vymazané (Deleted) nie je k dispozícii možnosť Úkon (Action). Po vymazaní návrhu ponuky ho uchádzač nemôže obnoviť. 

Správa notifikácií na portáli financovania a ponúk 

Moje notifikácie (My notifications) 

Po prihlásení do portálu financovania a ponúk sa koordinátor   PCoCo/CoCo na túto stránku dostane kliknutím na ikonu zvončeka v pravej hornej časti obrazovky.

Na tejto stránke môže koordinátor  PCoCo/CoCo nájsť tieto notifikácie:

• potvrdenie o predložení (Submission Receipt) (doklad o predložení ponuky),
• potvrdenie o stiahnutí (Withdrawal Receipt) (doklad o stiahnutí ponuky).

Na karte Nastavenia (Preferences) po kliknutí na tlačidlo Spravovať všetky notifikácie (Manage all notifications) (v spodnej časti zoznamu notifikácií) si koordinátor PCoCo/CoCo  môže vybrať frekvenciu e-mailových notifikácií z portálu financovania a ponúk. Bez ohľadu na vašu zvolenú možnosť nájdete všetky notifikácie v časti Moje notifikácie (My notifications).

Moje formálne notifikácie (My Formal Notification(s))

Táto časť, ktorá je dostupná v časti Moja zóna (Manage my area) vľavo sa v súčasnosti nepoužíva pri postupoch verejného obstarávania.