Stručný návod pre verejné súťaže

Začíname

Vitajte v aplikácii eSubmission.

Aplikácia eSubmission umožňuje hospodárskym subjektom elektronicky reagovať na postupy verejného obstarávania EÚ tým, že môžu vypracúvať podania (t. j. ponuky) a štruktúrovane a zabezpečene ich elektronicky predkladať.

Tento stručný návod sa vzťahuje len na verejné súťaže. Stručné návody na účely iných postupov verejného obstarávania sú k dispozícii na portáli Funding & Tenders (ďalej len portál financovania a ponúk) v sekcii venovanej elektronickému zadávaniu verejných zákaziek (eProcurement wiki) .

Ako hospodársky subjekt môžete:

• vložiť svoju odpoveď na výzvu inštitúcie alebo orgánu EÚ,

• predkladať ponuky zabezpečeným spôsobom,

• zobraziť alebo dokončiť uložený návrh ponuky,

• vymazať návrh ponuky,

• získať doklad o predložení (potvrdenie o predložení),

• stiahnuť ponuku pred uplynutím lehoty na prijatie ponúk a

• získať doklad o stiahnutí (potvrdenie o stiahnutí).

Prečítajte si systémové požiadavky.

Nájdete ich na úvodnej stránke aplikácie eSubmission a na stránkach Zmluvné strany a Údaje o ponuke v časti s prílohami.

Ako získať technickú pomoc?

Ak potrebujete pomoc, náš podporný tím je vám k dispozícii od 8.00 do 20.00 hod. SEČ/SELČ.

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 22971063

  Náš podporný tím komunikuje len v angličtine.

Ako získať prístup k aplikácii eSubmission?

Do aplikácie eSubmission sa vždy dostanete v súvislosti s postupom verejného obstarávania (výzva na predkladanie ponúk). Uverejnené výzvy na predkladanie ponúk európskych inštitúcií, orgánov a agentúr nájdete:

• na portáli financovania a ponúk,

• v aplikácii TED eTendering (pre výzvy na predkladanie ponúk uverejnené pred 25. októbrom 2023).
  
  

Čo treba na používanie aplikácie eSubmission?

Musíte byť zaregistrovaný(-á) v autentifikačnej službe Európskej komisie (EU Login), aby ste mohli používať aplikáciu eSubmission a reagovať na výzvu na predkladanie ponúk uverejnenú na portáli financovania a ponúk. 

Ak chcete reagovať na výzvu na predkladanie ponúk uverejnenú pred 25. októbrom 2023, potrebujete aj účet v aplikácii TED eTendering.

Aby ste mohli pri elektronickom predkladaní ponuky identifikovať svoju organizáciu, musí byť zaregistrovaná v registri organizácií Komisie (register účastníkov) a mať pridelený tzv. PIC (identifikačný kód účastníka). Viac informácií o kóde PIC nájdete tu . Registrovať sa môže bezplatne akákoľvek organizácia.

EU Login

EU Login je vstupnou bránou na prihlásenie sa do rôznych služieb a/alebo systémov Európskej komisie. Ak ešte konto EU Login nemáte, môžete si ho vytvoriť.

Viac informácií nájdete v pomocníkovi služby EU Login.

Platforma TED eTendering

TED eTendering je platforma elektronického obstarávania, kde inštitúcie, orgány a agentúry EÚ uverejňovali svoje výzvy na predkladanie ponúk pred 25. októbrom 2023.

Pomocou svojho EU Loginu si môžete vytvoriť konto na platforme eTendering.

Portál Funding & Tenders (Financovanie a výzvy na predkladanie ponúk)

Portál financovania a ponúk je jednotné miesto vstupu (jednotná oblasť elektronickej výmeny údajov) pre účastníkov a expertov v rámci programov financovania a verejných súťaží riadených Európskou komisiou a inými orgánmi EÚ.

Účastníci môžu na portáli financovania a ponúk

• vyhľadávať výzvy EÚ v rámci programov financovania alebo postupov verejného obstarávania,

• prihlásiť sa na odber výziev na predkladanie ponúk,
• prezrieť si súťažné podklady,
• vytvoriť a odoslať otázku, 

• zaregistrovať sa v registri účastníkov,

• získať prístup do aplikácie eSubmission,

• získať prístup k potvrdeniam o predložení (doklad o predložení),

• zobraziť, upraviť alebo vymazať svoje návrhy podaní,

• stiahnuť svoje podanie a mať prístup k potvrdeniu o stiahnutí (doklad o stiahnutí).

Register účastníkov

Komisia s cieľom uplatňovať zásadu „jedenkrát a dosť“ zriadila online register organizácií zúčastňujúcich sa na výzvach EÚ na predkladanie ponúk alebo návrhov, vďaka ktorému stačí údaje o účastníckej organizácii zadať len raz.  Po registrácii dostane každá organizácia jedinečný identifikačný kód účastníka (PIC). Na tejto stránke zistíte, ako získať kód PIC v registri účastníkov.

Ako pripraviť ponuku v aplikácii eSubmission

Ktorýkoľvek hospodársky subjekt môže predložiť ponuku použitím odkazu na portál financovania a ponúk uvedeného v oznámení o vyhlásení verejného obstarávania.

Na portáli financovania a ponúk treba kliknúť na tlačidlo Prejsť na podanie (Access submission), ktoré Vás presmeruje vás na portál eSubmission za predpokladu, že ste prihlásený prostredníctvom svojho konta EU Login.

K výzvam na predkladanie návrhov uverejneným pred 25. októbrom 2023 môžu hospodárske subjekty predložiť ponuku použitím odkazu na platformu TED eTendering uvedeného v oznámení o vyhlásení verejného obstarávania. Na platforme TED eTendering sa najprv musíte prihlásiť do svojho konta a potom kliknúť na tlačidlo Predloženie ponuky. Následne budete presmerovaný(-á) na portál eSubmission.

V aplikácii eSubmission kliknite na tlačidlo Nové predloženie ponuky, čím začnete s vypracovaním novej ponuky, alebo na tlačidlo Vrátiť sa k návrhu, čím sa vrátite k návrhu ponuky, ktorú ste začali pripravovať už skôr. K návrhu sa môžete vrátiť aj cez portál financovania a ponúk [viac informácií nájdete v oddiele  Správa podaní (Manage submissions) na portáli financovania a ponúk v tomto návode ].

Orientácia v aplikácii eSubmission

Keď začnete vypracúvať ponuku, v hornej časti obrazovky sa zobrazí čiara, ktorá znázorňuje, v akej fáze postupu sa nachádzate. Táto čiara ukazuje všetky kroky, ktoré musíte pred predložením ponuky vykonať. Vďaka nej takisto vidíte, v ktorom kroku sa momentálne nachádzate.

Nahraté dokumenty môžete kedykoľvek počas vytvárania ponuky skontrolovať kliknutím na tlačidlo Dokumenty k predloženiu ponuky v ľavej časti obrazovky.

Verejnému obstarávateľovi sa nič neodošle, až kým na konci postupu nekliknete na tlačidlo Odoslať.

Spôsoby predloženia ponuky

Keď začnete vytvárať novú ponuku, systém vás vyzve zadať tieto informácie:

• akým spôsobom ponuku predkladáte: ako samostatnú ponuku alebo spoločnú ponuku,
• či bude ponuka zahŕňať subdodávky,
• v akom jazyku sa ponuka vypracúva.

Po výbere možností kliknite na tlačidlo Ďalej v dolnej časti stránky.

Zmluvné strany

V tejto časti musíte identifikovať organizácie, ktoré sa podieľajú na vašej ponuke (účastníkov). Kliknite na tlačidlo Nová zmluvná strana a vyberte typ účastníka: hlavný účastník (v prípade samostatnej ponuky), vedúci skupiny alebo člen skupiny (v prípade spoločnej ponuky) alebo subdodávateľ (v príslušnom prípade).

Všetci účastníci okrem subdodávateľov sa musia identifikovať kódom PIC – identifikačným kódom účastníka. Ak chcete skontrolovať, či daný subjekt už má kód PIC (a teda je už zaregistrovaný v registri účastníkov), použite tlačidlo Vyhľadať . Vyhľadávať môžete podľa kódu PIC, IČ pre DPH, vnútroštátneho registračného čísla a krajiny. Ak chcete vyhľadávať podľa IČ pre DPH alebo vnútroštátneho registračného čísla, musíte zvoliť aj krajinu.

Ak vyhľadávanie nezobrazí žiadne výsledky, organizácia sa musí zaregistrovať, aby získala kód PIC.  Po získaní kódu PIC sa vráťte do aplikácie eSubmission , vyhľadajte podľa PIC a vyberte zobrazenú organizáciu.

Zobrazia sa údaje spojené s daným kódom PIC v registri účastníkov a systém vás vyzve, aby ste uviedli tieto povinné údaje/dokumenty:

• v prípade hlavného účastníka alebo vedúceho skupiny:
• kontaktná osoba (meno a e-mailová adresa),
• IBAN/číslo bankového účtu,
• v prípade všetkých účastníkov: čestné vyhlásenie (riadne vyplnené a podpísané) v časti s  prílohami.

V časti Kontaktná osoba môže používateľ uviesť seba (meno je už vopred vyplnené) alebo inú osobu ako kontaktnú osobu na predloženie ponuky. Kontaktnej osobe bude na portáli financovania a ponúk priradená rola hlavného koordinátora (Primary Coordinator Contact, PCoCo) a používateľovi predkladajúcemu ponuku (ak sa líši od kontaktnej osoby) rola koordinátora (Coordinator Contact, CoCo). 

Ak hlavný koordinátor nemá konto EU Login, automaticky sa vytvorí dočasné konto EU Login na základe e-mailovej adresy kontaktnej osoby, a táto osoba sa e-mailom vyzve na dokončenie registrácie EU Login. Výzva bude mať podobu automatickej systémovej správy bez odkazu na verejnú súťaž.

V časti Prílohy každého účastníka môžete nahrať dokumenty účastníka, ktoré požaduje verejný obstarávateľ spolu s predložením ponuky. Skontrolujte špecifikácie obstarávania s cieľom určiť, ktoré dokumenty musia byť súčasťou ponuky.

Po skončení kliknite na tlačidlo  Hotovo . 

Po ukončení kroku Spôsoby predloženia ponuky už nemožno zmeniť štruktúru zo spoločnej ponuky na samostatnú, ani naopak. Ak chcete zmeniť štruktúru ponuky alebo vedúceho skupiny, musíte vytvoriť novú ponuku a prepísať návrh ponuky (všetky zadané údaje a nahraté dokumenty sa vymažú).

Prejdite na ďalší krok kliknutím na tlačidlo Ďalej.

Časti

Ak verejná súťaž zahŕňa niekoľko častí, vyberte časť (časti), pre ktorú(-é) chcete predložiť ponuku, a kliknite na tlačidlo Ďalej.

Identifikácia účastníkov platí pre ponuku ako celok. Ak sa zloženie konzorcia v jednotlivých častiach líši, musíte pre každú z nich predložiť osobitnú ponuku.

Údaje o ponuke

V tejto časti musíte zadať hodnotu vašej ponuky (iba v prípade kritéria pridelenia zákazky na základe najnižších nákladov a najnižšej ceny – použite ten istý formát ako v príklade na obrazovke) a/alebo potvrdiť, či vaša ponuka spĺňa alebo nespĺňa minimálne požiadavky uvedené v súťažných podkladoch.

Ak potvrdíte, že vaša ponuka nespĺňa minimálne požiadavky, budete požiadaný(-á), aby ste poskytli vysvetlenie vo vyhradenom textovom poli. Potvrdenie splnenia alebo nesplnenia požiadaviek a vysvetlenie v prípade nesplnenia sa premietne do správy o predložení ponuky.

Po kliknutí na tlačidlo Uložiť môžete nahrať finančnú ponuku a ak si to vyžaduje verejný obstarávateľ v špecifikáciách verejnej súťaže, aj technickú ponuku. Ako technickú/finančnú ponuku môžete nahrať viac ako jeden súbor.

Keď sú všetky údaje o ponuke správne a ponuka je úplná, kliknite na tlačidlo Ďalej . Tlačidlo bude aktívne len vtedy, ak boli poskytnuté všetky povinné údaje a dokumenty.

V tejto fáze ešte váš návrh ponuky vrátane všetkých podkladov nie je predložený .

Správa o predložení ponuky

Systém vygeneruje správu o predložení ponuky, ktorá tvorí súčasť ponuky. V správe sa uvádzajú všetky dokumenty, ktoré sú súčasťou ponuky.

Aplikácia eSubmission správu o predložení ponuky automaticky vygeneruje a pridá ju k vašej ponuke. Pred predložením ponuky si správu o predložení ponuky môžete pozrieť na obrazovke alebo si ju stiahnuť na účely archivácie. Správu netreba podpísať a podpísanú potom nahrávať do aplikácie eSubmission.

Ak po zobrazení správy o predložení ponuky považujete ponuku za úplnú a pripravenú na predloženie, kliknite na tlačidlo Ďalej.

Správa o predložení ponuky nie je potvrdením predloženia ponuky. Ponuku  ste ešte nepredložili . Pokračujte na ďalší krok a  kliknutím na tlačidlo Odoslať dokončite predloženie ponuky.

Predložte svoju ponuku

Ak ste pripravený(-á) predložiť ponuku, kliknite na tlačidlo Odoslať . V systéme sa zobrazí potvrdzujúca správa.

Kliknite na možnosť Áno, ak chcete ponuku potvrdiť – potom už nebude možné túto ponuku meniť .

Upozorňujeme, že systém vám neumožní ponuku odoslať, ak vypršala lehota na predloženie ponúk.

Na e-mailovú adresu kontaktnej osoby uvedenej v ponuke (hlavný koordinátor) a na e-mailovú adresu (ak sa líši) spojenú s účtom EU Login použitým na predloženie ponuky (koordinátor) bude zaslaná e-mailová notifikácia. Táto e-mailová notifikácia obsahuje odkaz na portál financovania a ponúk kde možno nájsťpotvrdenie o   predložení.

Upozorňujeme, že o podaní ponuky budú informovaní vlastníci kódu PIC, ktorý bol použitý v ponuke.

Potvrdenie o predložení je doklad potvrdzujúci dodržanie lehoty na predloženie ponúk.

Správa podaní (Manage submissions) na portáli financovania a ponúk

Ak chcete vstúpiť so vašej súkromnej zóny na portáli financovania a ponúk, musíte sa prihlásiť kliknutím na tlačidlo Prihlásiť sa (Login) vľavo hore na domovskej stránke  portálu financovania a ponúk  (zadajte vaše prihlasovacie meno a heslo do služby EU Login).

Zobrazenie podaní (View submissions)

V časti Moja zóna (Manage my area) nájde hlavný koordinátor/koordinátor v ľavej časti obrazovky pod názvom Moje podania [My Submission(s)] predložené ponuky.

Vpravo nad zoznamom ponúk sa takisto nachádza pole na vyhľadávanie.

Časť Moje podania [My submission(s)]

Pri každom podaní môže hlavný koordinátor/koordinátor vidieť referenčné číslo verejnej súťaže, identifikačné číslo podania, dátum poslednej vykonanej činnosti a stav podania (návrh, predložené, stiahnuté, vymazané), lehotu, časť (v príslušných prípadoch), názov verejnej súťaže a druh verejnej súťaže.

Menu  Úkony (Action)  na pravej strane od každej ponuky (ak ponuka nebola vymazaná) umožňuje hlavnému koordinátorovi/koordinátorovi  vykonať rôzne úkony v závislosti od stavu ponuky.

Podania so stavom Návrh (Draft):

• Upraviť (Edit): otvorí sa aplikácia eSubmission na stránke, na ktorej ste boli, keď ste z aplikácie odchádzali. Podanie teraz môžete upravovať v aplikácii eSubmission.
• Zobraziť (View):   otvorí sa aplikácia eSubmission na stránke, na ktorej ste boli, keď ste z aplikácie odchádzali. Podanie nemožno upravovať, pretože je zobrazené v režime určenom len na čítanie. 
• Vymazať (Delete):  návrh podania sa z portálu financovania a ponúk vymaže.
  
  

Podania so stavom Predložené (Submitted):

• Zobraziť potvrdenie (View Receipt): zobrazí sa potvrdenie o predložení.
• Stiahnuť (Withdraw) (k dispozícii len pred skončením lehoty na predloženie): uveďte dôvod, prečo chcete podanie stiahnuť, a potvrďte kliknutím na tlačidlo Stiahnuť (Withdraw). Podanie po stiahnutí už nemôžete prezerať, upravovať ani opätovne predložiť.
  
  

Podania so stavom Stiahnuté (Withdrawn):

• Zobraziť potvrdenie o stiahnutí (View Withdrawal Receipt): zobrazí sa potvrdenie o stiahnutí.

Podania so stavom Vymazané (Deleted):

Pre podania so stavom Vymazané (Deleted) nie je k dispozícii menu Úkony (Action). Po vymazaní návrhu podania ho uchádzač nemôže obnoviť. 

Správa notifikácií na portáli financovania a ponúk

Moje notifikácie (My notifications)

Po prihlásení do portálu financovania a ponúk sa hlavný koordinátor/koordinátor na túto stránku dostane kliknutím na ikonu zvončeka v pravej hornej časti obrazovky.

Na tejto stránke môže koordinátor hlavný koordinátor/koordinátor nájsť tieto notifikácie:

• potvrdenie o predložení (doklad o predložení ponuky),
• potvrdenie o stiahnutí (doklad o stiahnutí ponuky).

Na karte Nastavenia (Preferences) po kliknutí na tlačidlo Spravovať všetky notifikácie (Manage all notifications) (v spodnej časti zoznamu notifikácií) si môže hlavný koordinátor/koordinátor vybrať frekvenciu e-mailových notifikácií z portálu financovania a ponúk. Bez ohľadu na vami zvolenú možnosť nájdete všetky notifikácie v časti Moje notifikácie (My notifications).

Moje formálne notifikácie [My Formal Notification(s)]

Táto časť, ktorá je dostupná v časti Moja zóna (Manage my area) vľavo sa v súčasnosti nepoužíva pri postupoch verejného obstarávania.