Ako pripraviť ponuku v aplikácii eSubmission

Ktorýkoľvek hospodársky subjekt môže predložiť ponuku použitím odkazu na portál financovania a ponúk uvedeného v oznámení o vyhlásení verejného obstarávania.

Na portáli financovania a ponúk treba kliknúť na tlačidlo Prejsť na predloženie ponuky (Access submission), ktoré vás presmeruje na portál eSubmission za predpokladu, že ste sa prihlásili prostredníctvom svojho konta EU Login.

Najprv si musíte prečítať a prijať podmienky a potvrdiť, že ste si prečítali a pochopili vyhlásenie o ochrane osobných údajov portálu financovania a ponúk a vyhlásenie o ochrane osobných údajov na účely zadania zákazky a riadenia zákazky.

V aplikácii eSubmission kliknite na tlačidlo Nové predloženie ponuky (New submission), čím začnete s vypracovaním novej ponuky, alebo na tlačidlo Vrátiť sa k návrhu (Resume draft), čím sa vrátite k návrhu ponuky, ktorý ste začali pripravovať už skôr. K návrhu sa môžete vrátiť aj cez portál financovania a ponúk (viac informácií nájdete v oddiele spravovať ponuky (Manage submissions) na portáli financovania a ponúk tohto návodu.)

Orientácia v aplikácii eSubmission

Keď začnete vypracúvať ponuku, v hornej časti obrazovky sa zobrazí čiara, ktorá znázorňuje, v akej fáze postupu sa nachádzate. Táto čiara ukazuje všetky kroky, ktoré musíte pred predložením ponuky vykonať. Vďaka nej takisto vidíte, v ktorom kroku sa momentálne nachádzate.

Nahraté dokumenty môžete kedykoľvek počas vytvárania ponuky skontrolovať kliknutím na tlačidlo Dokumenty na predloženie ponuky (Submission documents) v ľavej časti obrazovky.

Spôsoby predloženia ponuky

Keď začnete vytvárať novú ponuku, systém vás vyzve zadať tieto informácie:

• akým spôsobom ponuku predkladáte: ako samostatnú ponuku (Sole submission) alebo spoločnú ponuku (Joint submission),
• či bude ponuka zahŕňať subdodávky,
• v akom jazyku sa ponuka vypracúva.

Po výbere možností kliknite na tlačidlo Ďalej (Next) v dolnej časti stránky.

Zmluvné strany

V tejto časti musíte identifikovať organizácie, ktoré sa podieľajú na vašej ponuke (účastníkov). Kliknite na tlačidlo Nová zmluvná strana (New party) a vyberte druh účastníka: hlavný účastník (main participant, v prípade samostatnej ponuky), vedúci skupiny alebo člen skupiny (group leader alebo group member, v prípade spoločnej ponuky) alebo subdodávateľ (subcontractor, v príslušnom prípade).

Všetci účastníci okrem subdodávateľov sa musia identifikovať kódom PIC – identifikačným kódom účastníka. Ak chcete skontrolovať, či daný subjekt už má kód PIC (a teda je už zaregistrovaný v registri účastníkov), použite pole Vyhľadať organizáciu (Search organisation). Sú dve možnosti vyhľadávania: Moje organizácie (My organisations) alebo Iné organizácie (Other organisations).

Moje organizácie (My organisations): kliknite na rozbaľovacie menu a zobrazí sa zoznam organizácií, ktoré prihlásený používateľ použil pri predchádzajúcich ponukách alebo ktorým bola pridelená úloha (napr. samoregistrovaný, LEAR alebo správca účtu). Ide o tie isté organizácie, ktoré môžu používatelia vidieť v záložke Moje organizácie (My organisations) v ľavom menu na portáli financovania a ponúk po prihlásení sa prostredníctvom účtu EU Login.

Iné organizácie: organizácie zaregistrované v  registri účastníkov môžete vyhľadávať zadaním názvu organizácie alebo kódu PIC (identifikačný kód účastníka).

Ak vyhľadávanie nezobrazí žiadne výsledky, organizácia sa musí zaregistrovať s cieľom získať kód PIC. Po registrácii vašej organizácie sa môžete vrátiť do aplikácie eSubmission a vybrať si novovytvorený kód PIC pomocou jednej z dvoch možností vyhľadávania.

Zobrazia sa údaje spojené s daným kódom PIC v registri účastníkov a systém vás vyzve, aby ste uviedli tieto povinné údaje/dokumenty:

• v prípade hlavného účastníka alebo vedúceho skupiny:
• kontaktnú osobu (meno a e-mailovú adresu),
• IBAN/číslo bankového účtu.
  Ak má bankový účet kód IBAN, zaškrtnite políčko „IBAN“ a aplikácia eSubmission overí, či je bankový účet IBAN platný,

• v prípade všetkých účastníkov: čestné vyhlásenie (riadne vyplnené a podpísané) v časti Prílohy (Attachments).

V časti Kontaktná osoba (Contact Person) môže používateľ uviesť seba (meno je už vopred vyplnené) alebo inú osobu ako kontaktnú osobu na predloženie ponuky. Kontaktnej osobe bude na portáli financovania a ponúk priradená úloha hlavného koordinátora (Primary Coordinator Contact, PCoCo) a používateľovi predkladajúcemu ponuku (ak sa líši od kontaktnej osoby) úloha koordinátora (Coordinator Contact, CoCo).

Ak hlavný koordinátor nemá konto EU Login, automaticky sa vytvorí dočasné konto EU Login na základe e-mailovej adresy kontaktnej osoby, a táto osoba bude e-mailom vyzvaná na dokončenie registrácie EU Login. Výzva bude mať podobu automatickej systémovej správy bez odkazu na verejné obstarávanie.

V časti Prílohy každého účastníka môžete nahrať dokumenty účastníka, ktoré požaduje verejný obstarávateľ spolu s predložením ponuky. V špecifikáciách obstarávania zistíte, aké podklady musí ktorý účastník priložiť pri predkladaní ponuky.

Po skončení kliknite na tlačidlo Hotovo (Done).

Prejdite na ďalší krok kliknutím na tlačidlo Ďalej (Next).

Časti

Ak verejná súťaž zahŕňa niekoľko častí, vyberte časť (časti), pre ktorú (ktoré) chcete predložiť ponuku, a kliknite na tlačidlo Ďalej (Next).

Údaje o ponuke

V tejto časti musíte zadať hodnotu vašej ponuky (iba v prípade kritéria pridelenia zákazky na základe najnižších nákladov a najnižšej ceny – použite ten istý formát ako v príklade na obrazovke) a/alebo potvrdiť, či vaša ponuka spĺňa alebo nespĺňa minimálne požiadavky uvedené v súťažných podkladoch.

Ak potvrdíte, že vaša ponuka nespĺňa minimálne požiadavky, budete požiadaný(požiadaná), aby ste to vysvetlili vo vyhradenom textovom poli. Potvrdenie splnenia alebo nesplnenia požiadaviek a vysvetlenie v prípade nesplnenia sa premietne do správy o predložení ponuky.

Po kliknutí na tlačidlo Uložiť (Save) môžete nahrať finančnú ponuku a ak si to vyžaduje verejný obstarávateľ v špecifikáciách verejnej súťaže, aj technickú ponuku. Ako technickú/finančnú ponuku môžete nahrať viac súborov.

Ak sú všetky údaje o ponuke správne a predložená ponuka je úplná, kliknite na tlačidlo Ďalej (Next). Tlačidlo bude aktívne len vtedy, ak boli poskytnuté všetky povinné údaje a dokumenty.

Správa o predložení ponuky (Submission report)

Systém vygeneruje správu o predložení ponuky, ktorá tvorí súčasť ponuky. V správe sa uvádzajú všetky dokumenty, ktoré sú súčasťou ponuky.

Aplikácia eSubmission automaticky vygeneruje správu o predložení ponuky a pridá ju k vašej ponuke. Pred predložením ponuky si správu o predložení ponuky môžete pozrieť na obrazovke alebo si ju stiahnuť na účely archivácie. Správu netreba podpísať ani podpísanú potom nahrávať do aplikácie eSubmission.

Ak po zobrazení správy o predložení ponuky považujete ponuku za úplnú a pripravenú na predloženie, kliknite na tlačidlo Ďalej (Next).

Predložte svoju ponuku

Ak ste pripravený (pripravená) predložiť svoju ponuku, kliknite na tlačidlo Predložiť (Submit). V systéme sa zobrazí potvrdzujúca správa.

Kliknite na možnosť Áno (Yes), ak chcete predloženie potvrdiť – potom už nebude možné túto ponuku meniť.

Upozorňujeme, že systém vám neumožní ponuku odoslať, ak vypršala lehota na predloženie ponúk.

Ak do termínu na predloženie ponúk ostáva menej ako jeden deň, aplikácia eSubmission zobrazuje zostávajúce hodiny/minúty až do termínu.

Na e-mailovú adresu kontaktnej osoby uvedenej v ponuke (hlavný koordinátor, PCoCo) a na e-mailovú adresu (ak sa líši) spojenú s účtom EU Login použitým na predloženie ponuky (koordinátor, Coco) bude zaslaná e-mailová notifikácia. Bude obsahovať odkaz na portál financovania a ponúk, na ktorom môžete nájsť potvrdenie o predložení ponuky.

Upozorňujeme, že o predložení ponuky budú informovaní vlastníci kódu PIC, ktorý bol použitý v ponuke.

Spravovať ponuky (Manage submissions) na portáli financovania a ponúk

Ak chcete vstúpiť do svojej súkromnej zóny portálu financovania a ponúk, musíte sa autentifikovať pomocou tlačidla Prihlásenie (Sign in) portálu financovania a ponúk, ktoré sa nachádza v pravom hornom rohu domovskej stránky (zadajte svoje údaje EU Login a heslo).

Zobraziť ponuky (View submissions)

V časti Moja zóna (My area) nájde hlavný koordinátor/koordinátor (PCoCo/CoCo) predložené ponuky v ľavej časti obrazovky pod názvom Centrum obstarávania/Predložené ponuky (Procurement centre/Submissions).

Vpravo nad zoznamom ponúk sa takisto nachádza pole na vyhľadávanie.

Časť s ponukami

Pri každej ponuke hlavný koordinátor/koordinátor (PCoCo/Coco) vidí referenčné číslo verejnej súťaže, identifikačné číslo ponuky, dátum posledného vykonaného úkonu a stav ponuky (návrh, predložené, stiahnuté, vymazané), lehotu, časť (v príslušných prípadoch), názov verejnej súťaže a druh verejnej súťaže.

Tlačidlo menu (tri bodky) na pravej strane od každej ponuky (ak nebola vymazaná) umožňuje hlavnému koordinátorovi/koordinátorovi (PCoCo/CoCo) vykonávať rôzne úkony v závislosti od stavu ponuky.

Ponuky so stavom Návrh (Draft):

• Upraviť: otvorí sa aplikácia eSubmission na stránke, na ktorej ste boli, keď ste aplikáciu zavreli. Ponuku teraz môžete upravovať v aplikácii eSubmission.
• Zobraziť (View): otvorí sa aplikácia eSubmission na stránke, na ktorej ste boli, keď ste aplikáciu zavreli. Ponuku nemožno upravovať, pretože je zobrazená v režime určenom len na čítanie.
• Vymazať (Delete): návrh ponuky sa z portálu financovania a ponúk vymaže.
  
  

Ponuky so stavom Predložené (Submitted):

• Zobraziť potvrdenie o doručení (View Receipt): zobrazí sa potvrdenie o doručení.
• Stiahnuť (Withdraw) (k dispozícii len pred vypršaním lehoty na predloženie): uveďte dôvod, prečo chcete ponuku stiahnuť, a potvrďte kliknutím na tlačidlo Stiahnuť (Withdraw). Ponuku po stiahnutí už nemôžete prezerať, upravovať ani opätovne predložiť.
  
  

Ponuky so stavom Stiahnuté (Withdrawn):

• Zobraziť potvrdenie o stiahnutí (View Withdrawal Receipt): zobrazí sa potvrdenie o stiahnutí.
  
  

Ponuky so stavom Vymazané (Deleted):

Na ponukách so stavom Vymazané nemožno vykonávať žiadne úkony. Po vymazaní návrhu ponuky ho uchádzač nemôže obnoviť.