Läbirääkimistega hankemenetluste lühijuhend – 2. voor / järgmine voor (järgmised voorud)

(läbirääkimistega hankemenetlused ja väljakuulutamiseta konkurentsipõhine läbirääkimistega hankemenetlus)

Millest alustada?

Käesolevat lühijuhendit kohaldatakse läbirääkimistega hankemenetluse ja väljakuulutamiseta konkurentsipõhise läbirääkimistega hankemenetluse kõigis voorudes, milles avaliku sektori hankija on palunud teil rakenduse eSubmission kaudu esitada muudetud pakkumus (hankija võib otsustada, et te ei pea pakkumust muutma, või paluda, et esitaksite muudetud pakkumuse väljaspool eSubmissioni).   Läbirääkimistega hankemenetluses esialgsete pakkumuste esitamise lühijuhendit ja muude hankemenetluste juhendeid saab vaadata rahastamis- ja hankeportaali (Funding & Tenders Portal) e-riigihangete vikis.

Ettevõtjana saate:

• kodeerida oma vastuse ELi institutsiooni või organi algatatud menetlusele;
• avalduse turvaliselt esitada;
• vaadata või muuta salvestatud pooleliolevat avaldust;
• kustutada poolelioleva avalduse;
• saada tõendi avalduse esitamise kohta (Submission Receipt);
• võtta esitatud avalduse enne avalduse laekumise tähtpäeva tagasi;
• saada tõendi avalduse tagasivõtmise kohta (Withdrawal Receipt).

Tutvuge kindlasti süsteeminõuetega.

Need on kättesaadavad rakenduse eSubmission esilehel ja lehe Osalised manuste jaos.

Kust saada tehnilist abi?

Kui vajate abi, võtke ühendust meie kasutajatoega kl 8.00 kuni 20.00 Kesk-Euroopa aja / Kesk-Euroopa suveaja järgi.

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 229 71063

 Kasutajatugi töötab ainult inglise keeles.

Kuidas koostada eSubmissioni pakkumust?

Kui hankija palub teil esitada muudetud pakkumuse, siis saadetakse teile selle kohta teade rahastamis- ja hankeportaali (Funding & Tenders Portal).

Teade saadetakse:

• viimases pakkumuses märgitud kontaktisiku e-posti aadressile (peamine koordineeriv kontaktisik);

• kõigi nende isikute e-posti aadressidele, kes on kutse saatmise ajal koordineerivad kontaktisikud, st kellele on omistatud koordineeriva kontaktisiku roll ühel järgmistest viisidest ja kui seda rolli ei ole vahepeal funktsiooni „Manage roles“ (Halda rolle) kaudu eemaldatud:
  • kontaktisikule, kes on märgitud varasemates pakkumustes, peale viimase;
  • kontaktisikule, kelle EU Logini kontot kasutati esialgse pakkumuse, samuti muudetud pakkumuste esitamiseks;
  • kontaktisikule, kes on lisatud funktsiooni „Manage roles“ (Halda rolle) kaudu.

Teateid saab vaadata ka rahastamis- ja hankeportaali (Funding & Tenders Portal) jaotisest My notifications (Minu teated).

Selleks et järgmises voorus esitada muudetud pakkumus, tuleb peamisel koordineerival kontaktisikul / koordineerival kontaktisikul (PCoCo/CoCo) kõigepealt kinnitada kutse kättesaamist:

• valides rahastamis- ja hankeportaali (Funding & Tenders Portal) jaotises My Invitations (Minu kutsed) menetluse; 
• klõpsates menetluse menüüs Action (Tegevus) Acknowledge Receipt (Kinnita kättesaamist), et kinnitada kutse kättesaamist. Kutse staatuseks saab Acknowledged (Kinnitatud).

Kui olete kutse kättesaamise kinnitanud, siis suunatakse teid automaatselt rakendusse eSubmission, kus saate alustada oma pakkumuse esitamist, klõpsates Uus pakkumus.

Kui soovite esitada oma avalduse hiljem:

• logige rahastamis- ja hankeportaali (Funding & Tenders Portal) sisse pakkumuses kontaktisikuna märgitud isiku (peamine koordineeriv kontaktisik) või pakkumuse esitanud isiku (kui tegemist ei ole sama isikuga) (koordineeriv kontaktisik) või rahastamis- ja hankeportaali funktsiooni „Manage roles“ (Halda rolle) kaudu volitatud muu koordineeriva kontaktisiku EU Logini kontoga (lisateavet vt käesoleva juhendi punktist „Kuidas hallata rolle rahastamis- ja hankeportaalis (Funding & Tenders Portal)?“);
• valige My Invitations (Minu kutsed) ja otsige üles õige hankemenetlus; 
• hankemenetluse menüüs Action (Tegevus) klõpsake Start new submission (Alusta uut pakkumust). Seejärel suunatakse teid edasi rakendusse eSubmission.

Rakenduses eSubmission klõpsake uue avalduse koostamiseks nupul Uus pakkumus või varem alustatud poolelioleva avaldusega jätkamiseks Jätka poolelioleva pakkumusega. Poolelioleva avaldusega võite jätkata ka rahastamis- ja hankeportaalis (lisateavet vt käesoleva juhendi punktist „Kuidas rahastamis- ja hankeportaalis (Funding & Tenders Portal) esitatavaid avaldusi hallata?“). 

Kuidas rakenduses eSubmission navigeerida?

Avaldust koostama asudes näete ekraani ülaosas olekuriba, mis näitab kõiki etappe, mille peate läbima enne pakkumuse esitamist. Ühtlasi näete, millises etapis parajasti olete.

Avalduse esitamise protsessis võite igal ajal kontrollida, millised dokumendid on üles laaditud – selleks klõpsake ekraani vasakpoolsel nupul Esitatavad dokumendid.

Hankijale ei esitata midagi enne, kui olete esitamisprotsessi lõpus klõpsanud nupul Esita.

Osalised

Selles etapis saab muuta ainult jaotist Kontaktisik.

Rakenduses eSubmission pakkumuse esitamist algatanud isik saab märkida kontaktisikuna enda (nime väli on juba eeltäidetud) või muu isiku. Kui sellel isikul ei ole EU Logini kontot, siis luuakse selle isiku e-posti aadressi põhjal automaatselt ajutine EU Logini konto ja isikut kutsutakse e-posti teel ennast EU Loginis registreerima. Kutse on automaatne süsteemiteade, milles ei osutata menetlusele.

Kontaktisikust saab rahastamis- ja hankeportaalis (Funding & Tenders Portal) peamine koordineeriv kontaktisik (PCoCo) ning pakkumuse esitanud kasutajast (kui ta ei ole kontaktisik) koordineeriv kontaktisik (CoCo). 

Jätkamiseks klõpsake nupul Edasi.

Pakkumuse andmed

Selles etapis peate sisestama oma pakkumuse summa (ainult madalaima maksumuse ja madalaima hinnaga lepingu sõlmimise meetodi korral; kasutage sama formaati nagu ekraanil esitatud näites) ja/või kinnitage, kas teie pakkumus vastab hankedokumentides sätestatud miinimumnõuetele või mitte.

Kui kinnitate, et teie pakkumus miinimumnõuetele ei vasta, siis palutakse teil seda selgitada selleks mõeldud tekstikastis. Nõuetele vastavuse või mittevastavuse kinnitus ning mittevastavuse kohta lisatud selgitus kajastub esitamise aruandes.

Pärast nupul Salvesta klõpsamist saate üles laadida finantspakkumuse ja kui hankija seda pakkumuse tehnilises kirjelduses nõuab, ka pakkumuse tehnilise osa. Te võite pakkumuse tehnilise või finantsosana üles laadida rohkem kui ühe faili. 

Kui olete veendunud, et pakkumuse andmed on õiged ja esitatav avaldus on täielik, klõpsake nupul Edasi. Nupp on aktiivne ainult siis, kui kõik kohustuslikud andmed ja dokumendid on esitatud.

Selles etapis ei ole teie pooleliolevat pakkumust, sealhulgas kõiki dokumente, veel esitatud.

Esitamise aruanne

Esitamise aruande koostab süsteem ja see on avalduse osa. Aruandes on loetletud avaldusega esitatavad dokumendid.

Rakendus eSubmission koostab esitamise aruande automaatselt ja lisab selle teie avaldusele. Saate (enne pakkumuse esitamist) aruannet ekraanil vaadata või selle oma tarbeks alla laadida. Te ei pea aruannet allkirjastama ega allkirjastatud aruannet rakendusse eSubmission üles laadima.

Kui teie hinnangul on esitatav aruanne pärast selle kontrollimist terviklik ja esitamiseks valmis, siis klõpsake jätkamiseks nupul Edasi.

Esitamisaruanne ei tõenda pakkumuse esitamist. Te ei ole seda veel esitanud. Avalduse esitamiseks suunduge palun edasi järgmisesse etappi ja klõpsake nupul Esita.

Pakkumuse esitamine

Kui olete valmis oma pakkumust esitama, klõpsake nupul Esita. Süsteem näitab kinnitavat teadet.

Klõpsake kinnitamiseks nupul Jah – te ei saa enam seda avaldust muuta.

Pange tähele, et süsteem ei võimalda enam avaldust esitada, kui selle esitamise tähtpäev on möödunud.

E-kirjaga saadetakse teade peamise koordineeriva kontaktisiku EU Logini kontoga seotud e-posti aadressile, samuti kõigile pakkumuses märgitud koordineerivatele kontaktisikutele. Selles e-kirjas saadetakse link rahastamis- ja hankeportaali (Funding & Tenders Portal), kust leiate Submission Receipt’i (esitamise kinnitus). 

Submission Receipt (esitamise kinnitus) tõendab avalduse esitamise tähtajast kinnipidamist.

Kuidas hallata rolle rahastamis- ja hankeportaalis (Funding & Tenders Portal)?

Muudetud pakkumuse puhul rakenduses eSubmission peamiseks koordineerivaks kontaktisikuks (PCoCo) märgitud isikust saab rahastamis- ja hankeportaalis (Funding & Tenders Portal) muudetud pakkumuse esitamisel peamine koordineeriv kontaktisik. Avalduse kohta saab olla ainult üks peamine koordineeriv kontaktisik.

Muudetud pakkumuse esitanud kasutajast (kui ta ei ole kontaktisik) saab koordineeriv kontaktisik (CoCo).

Täiendava(d) koordineeriva(d) kontaktisiku(d) võib rahastamis- ja hankeportaali (Funding & Tenders Portal) lisada või eemaldada pärast seda, kui hankija avab muudetud pakkumused ja (vajaduse korral) enne järgmise läbirääkimiste vooru kutsete saatmist.

• Muudetud pakkumuse esitamise parempoolses rippmenüüs Action (Tegevus) klõpsake nupul Manage roles (Halda rolle). See võimalus ilmub alles pärast seda, kui hankija on avanud muudetud pakkumuse.

• Klõpsake nupul Edit Roles (Muuda rolle).

• Uue koordineeriva kontaktisiku lisamiseks klõpsake nupul Add Roles (Lisa rollid).

Koordineeriva kontaktisiku kustutamiseks klõpsake nime kõrval asuval kustutamise ikoonil.

• Lisage koordineeriva kontaktisikuna lisatava isiku andmed ja klõpsake nupul Ok.

  Koordineerivad kontaktisikud, kes on lisatud eespool kirjeldatud viisil pärast seda, kui hankija on saatnud järgmise vooru kutse, ei saa selles voorus pakkumust esitada. Pakkumust saavad esitada ainult need peamised koordineerivad kontaktisikud / koordineerivad kontaktisikud (PCoCo/CoCo), kes on saanud kutse, või koordineerivad kontaktisikud, kes on lisatud kutses leiduva toimingunupu „Manage roles“ (Halda rolle) kaudu.

Kuidas rahastamis- ja hankeportaalis (Funding & Tenders Portal) esitatavaid avaldusi hallata?

Rahastamis- ja hankeportaal (Funding & Tenders Portal) on ühtne sisenemispunkt (ühtne elektroonilise andmevahetuse koht) Euroopa Komisjoni ja teiste ELi organite hallatavate rahastamisprogrammide ja hangetega tegelevate osalejate ja ekspertide jaoks.

Rahastamis- ja hankeportaali (Funding & Tenders Portal) eraväljal saate:

• vaadata oma pakkumiskutseid;
• kinnitada kutse kättesaamist;
• kutsele vastamiseks alustada uut pakkumust;
• vaadata, muuta või kustutada pooleliolevaid avaldusi (tenders);
• esitatud pakkumusi tagasi võtta;
• vaadata esitamise/tagasivõtmise kinnitusi (Submission/Withdrawal Receipt, mis tõendab pakkumuse esitamist/tagasivõtmist);
• hallata rolle.

Rahastamis- ja hankeportaali (Funding & Tenders Portal) eraväljale sisenemiseks peab peamine koordineeriv kontaktisik / koordineeriv kontaktisik end autentima, kasutades rahastamis- ja hankeportaali nuppu Login (Logi sisse), mis asub avalehe paremas ülaservas (sisestades oma EU Logini kasutajatunnuse ja salasõna).

Kutsete vaatamine

Vasakpoolsest menüü Manage my area (Minu asjad) kaudu leiab peamine koordineeriv kontaktisik ja iga koordineeriv kontaktisik järgmiste voorude kutsed My Invitation(s) (Minu kutse(d)) all. Kutsete nimekirja kohal paremal asub ka otsinguväli.

Jaotis „My Invitation(s)“ (Minu kutsed)

Peamine koordineeriv kontaktisik / koordineeriv kontaktisik (PCoCo/CoCo) näeb iga kutse juures menetluse viitenumbrit,  esitatava avalduse tähtaega, kutse staatust (kätte saadud, kinnitatud ), menetluse pealkirja, menetluse liiki ja vooru.

Menüü Action (Tegevus) võimaldab peamisel koordineerival kontaktisikul / koordineerival kontaktisikul (PCoCo/CoCo) teha olenevalt kutse ja esitamise staatusest alljärgnevaid toiminguid.

Kätte saadud kutsed (staatus Received):

• Acknowledge Receipt (Kinnita kättesaamist): klõpsake siin, et kinnitada pakkumuse esitamise kutse kättesaamist.
• Manage Roles (Halda rolle):  teil on võimalik vaadata oma kutseid ja hallata neile juurdepääsu (lisada/eemaldada isikuid, kellel on õigus teha teie kutsetega siin kirjeldatud toiminguid).

Kinnitatud kutsed (staatus Acknowledged):

• Start New Submission (Alusta uut pakkumust): klõpsake siin, et esitada uus pakkumus.
• Manage Roles (Halda rolle):  teil on võimalik vaadata oma kutseid ja hallata neile juurdepääsu (lisada/eemaldada isikuid, kellel on õigus teha teie kutsetega siin kirjeldatud toiminguid).

Et vaadata ja hallata konkreetsele kutsele vastuseks esitatavaid avaldusi, klõpsake esitatavate avalduste lingil Submission(s). 
Iga avalduse juures paremal asuv menüü Action (Tegevus) (välja arvatud juhul, kui avaldus on kustutatud) võimaldab peamisel koordineerival kontaktisikul / koordineerival kontaktisikul teha staatusest olenevalt eri toiminguid.

Pooliolevate avalduste puhul (staatus Draft):

• • • Edit (Muuda): eSubmission avaneb viimasel lehel, kus te enne rakendusest lahkumist olite. Saate nüüd rakenduses eSubmission oma avaldust muuta;
    • View (Vaata):  eSubmission avaneb viimasel lehel, kus te enne rakendusest lahkumist olite. Esitatavat avaldust ei ole võimalik muuta, sest see on avatud kirjutuskaitstuna; 
    • Delete (Kustuta):  pooleliolev avaldus kustutatakse rahastamis- ja hankeportaalist (Funding & Tenders Portal).

Esitatud avalduste puhul (staatus Submitted):

• • • View Receipt (Vaata kinnitust): kuvatakse esitamise kinnitus.
    • Withdraw (Võta tagasi) (võimalik ainult enne esitamise tähtaega):  nimetage põhjus, miks te soovite esitatud avalduse tagasi võtta ja klõpsake kinnitamiseks nuppu Withdraw (Võta tagasi). Kui olete esitatud avalduse tagasi võtnud, ei saa te seda enam vaadata, muuta ega esitada.

Tagasivõetud avalduste puhul (staatus Withdrawn):

• • • View Withdrawal Receipt (Vaata tagasivõtmise kinnitust): kuvatakse tagasivõtmise kinnitus.

Kustutatud avalduste puhul (staatus Deleted):
staatusega Deleted (Kustutatud) pakkumuste puhul ei ole menüü Action (Tegevus) kättesaadav. Kui pooleliolev pakkumus on kustutatud, ei saa pakkuja seda enam taastada. 

Kuidas hallata teateid rahastamis- ja hankeportaalis (Funding & Tenders Portal)?

Minu teated

Peamine koordineeriv kontaktisik ja koordineeriv kontaktisik (PCoCo/CoCo) saavad sellele lehele juurdepääsu, kui nad klõpsavad rahastamis- ja hankeportaali (Funding & Tenders Portal) sisselogimise järel ekraani ülemises paremas servas kellukese ikoonil.

Sellelt lehelt leiab peamine koordineeriv kontaktisik ja koordineeriv kontaktisik järgmised teated:

• Submission Receipt (esitamise kinnitus – tõend pakkumuse esitamise kohta);
• Withdrawal Receipt (tagasivõtmise kinnitus – tõend pakkumuse tagasivõtmise kohta).

Jaotise Manage all notifications (Halda kõiki teateid) vahelehe Preferences (Eelistused) all (teadete loetelu lõpus) saab peamine koordineeriv kontaktisik / koordineeriv kontaktisik valida, kui sageli rahastamis- ja hankeportaal (Funding & Tenders Portal) saadab e-kirja vahendusel teateid. Olenemata teie valikust, on kõik teie teated alati kättesaadavad jaotises My notifications (Minu teated).

My Formal Notification(s) (Minu ametlikud teated)

Seda vasakul asuva menüü Manage My Area (Minu asjad) alla kuuluvat jaotist praegu hankemenetluste puhul ei kasutata.