Gyorskalauz tárgyalásos eljárásokhoz – az eredeti ajánlat benyújtása

(tárgyalásos eljárások és hirdetmény nélküli tárgyalásos versenyeljárások)

Az első lépések

Üdvözöljük az eSubmission alkalmazásban!

Az eSubmission alkalmazás lehetővé teszi a gazdasági szereplők számára, hogy elektronikus úton, strukturált felületen és biztonságosan készítsék el, illetve nyújtsák be beadványaikat (pl. ajánlataikat és felülvizsgált ajánlataikat) az uniós közbeszerzési eljárásokra.

Ez a gyorskalauz az eredeti ajánlatok tárgyalásos eljárás és hirdetmény nélküli tárgyalásos versenyeljárás keretében történő benyújtására vonatkozik. Ezekben az eljárásokban csak a meghívott jelentkezők nyújthatnak be ajánlatot. Az ajánlatkérő egy későbbi tárgyalási fordulóban kérheti ennek az eredeti ajánlatnak a további felülvizsgálatát. A további tárgyalási forduló(k)ra vonatkozó gyorskalauz és az egyéb közbeszerzési eljárásokra vonatkozó gyorskalauzok a Funding & Tenders portál eProcurement wiki oldalán érhetők el.

Az alkalmazásban a gazdasági szereplők:

• elkészíthetik az uniós intézmények vagy szervek által meghirdetett eljárásokkal kapcsolatos beadványaikat,
• biztonságos módon benyújthatják őket,
• megtekinthetik a korábban elmentett beadványtervezeteiket vagy tovább dolgozhatnak rajtuk,
• törölhetik beadványtervezeteiket,
• igazolást kaphatnak a benyújtásról („Submission Receipt”, benyújtási igazolás),
• a benyújtási határidőn belül visszavonhatják már benyújtott beadványukat,
• igazolást kaphatnak a visszavonásról („Withdrawal Receipt”, visszavonási igazolás).

Kérjük, olvassa el a rendszerkövetelményeket.

Ezek az eSubmission alkalmazás kezdőlapján, illetve a „Gazdasági szereplők” oldalon a „Csatolmányok” részben találhatók.

Technikai segítség

Ha segítségre van szüksége, forduljon bizalommal ügyfélszolgálatunkhoz (közép-európai idő szerint 8:00 és 20:00 között).

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 229 71063

 Az ügyfélszolgálat kizárólag angol nyelven működik.

Hogyan lehet belépni az eSubmission alkalmazásba?

Az eSubmission alkalmazás közbeszerzési eljárások kapcsán használatos. A közzétett közbeszerzési eljárások a következő címen érhetők el:

• Funding & Tenders portál

• TED eTendering alkalmazás

Mire van szükség az eSubmission alkalmazás használatához?

Az eSubmission használatához Önnek regisztrálnia kell az Európai Bizottság felhasználóazonosítási rendszerében (EU Login). 

Emellett ahhoz, hogy részt vehessen a TED eTendering uniós e-közbeszerzési platformon közzétett közbeszerzési eljárásokban, a TED eTendering portálon is rendelkeznie kell felhasználói fiókkal.

Annak érdekében, hogy az Ön szervezete azonosítható legyen az elektronikusan benyújtandó beadványban, szervezetét regisztrálnia kell a szervezetek Bizottság által kezelt nyilvántartásában (résztvevői nyilvántartás), és rendelkeznie kell egy PIC-számmal (résztvevői azonosító kód). A PIC-számmal kapcsolatban itt találhat további információkat.   A regisztráció ingyenes, és minden szervezet számára nyitva áll.

EU Login

Az EU Login szolgáltatás biztosítja a belépést az Európai Bizottság számos egyéb szolgáltatásába és/vagy rendszerébe. Ha még nem rendelkezik EU Login-regisztrációval, erre a linkre kattintva létrehozhatja felhasználói fiókját.

További információkért látogasson el az EU Login súgójának oldalára.

TED eTendering

A TED eTendering portál egy elektronikus közbeszerzési platform, amelyen uniós intézmények és szervek teszik közzé ajánlati felhívásaikat.

Az eTendering-fiókját EU Login felhasználói adataival hozhatja létre.

Funding & Tenders portál

A Funding & Tenders portál egyablakos ügyintézési pontként (egységes elektronikus adatcsereközpontként) szolgál az Európai Bizottság és más uniós szervek irányítása alá tartozó finanszírozási programok és közbeszerzési eljárások résztvevői és szakértői számára.

A Funding & Tenders portál felhasználói:

• keresést végezhetnek az uniós finanszírozási programok vagy közbeszerzési eljárások között,

• regisztrálhatnak a résztvevői nyilvántartásba, 

• hozzáférhetnek a benyújtási igazolásokhoz (Submission Receipt, a beadvány benyújtását bizonyító dokumentum),

• megtekinthetik, szerkeszthetik vagy törölhetik beadványaik tervezetét,

• visszavonhatják beadványaikat és hozzáférhetnek a visszavonási igazoláshoz (Withdrawal Receipt, a visszavonást bizonyító dokumentumhoz),

• kezelhetik a szerepköröket.

Résztvevői nyilvántartás

Az egyszeri adatszolgáltatás elvének érvényre juttatása érdekében a Bizottság online nyilvántartást hozott létre az uniós ajánlati vagy pályázati felhívásokon részt vevő szervezetek számára, így a résztvevőknek csak egyszer kell benyújtaniuk a szervezetükre vonatkozó adatokat.  A regisztrációt követően minden szervezet egyedi résztvevői azonosító kódot (PIC-számot) kap. Ha szeretné megtudni, hogyan szerezhet PIC-számot a résztvevői nyilvántartásban, látogasson el erre az oldalra.

Hogyan készítse el ajánlatát az eSubmission alkalmazásban?

A tárgyalásos eljárásban vagy a hirdetmény nélküli tárgyalásos versenyeljárásban csak a meghívott jelentkezők nyújthatnak be ajánlatot.

Amennyiben az ajánlatkérő kiválasztotta az Ön szervezetét a tárgyalásos eljárásban való részvételre, a TED eTendering portálon keresztül küldött értesítésben felkérést kap arra, hogy érvényesítse a közbeszerzési dokumentumokhoz való hozzáférését, majd nyújtsa be ajánlatát.

Az értesítést az Ön szervezetének az eljárás előkészítési szakaszában az ajánlatkérő által megállapított e-mail-címére küldjük.

Az értesítések a TED eTendering portálon az „Üzeneteim” menüpontban érhetők el.

A közbeszerzési dokumentumokhoz való hozzáférés érvényesítéséhez kattintson az értesítésben található linkre.  A link a TED eTendering portálon található ajánlati felhívás oldalára irányítja át, itt található az „Ajánlat benyújtása” gomb is. 

Az alkalmazásban kattintson az „Új beadvány” (New Submission) gombra, ha új beadványt kíván létrehozni, vagy pedig a „Tervezet folytatása” (Resume draft) gombra, ha egy korábban megkezdett beadványtervezeten szeretne tovább dolgozni. A tervezetet a Funding & Tenders portálról is elérheti (további információkért lásd  „A beadványok kezelése a Funding & Tenders portálon” című szakaszt ebben a gyorskalauzban).

Navigálás az eSubmission alkalmazáson belül

Beadványa létrehozásakor a képernyő felső részén folyamatjelző sáv jelenik meg. Ez a sáv megjeleníti mindazokat a lépéseket, amelyeket az ajánlat benyújtásáig végre kell hajtania. Azt is láthatja, hogy jelenleg melyik lépésnél tart.

A benyújtás folyamata során a képernyő bal oldalán található „Beadványok” gombra kattintva bármikor ellenőrizheti, hogy mely dokumentumokat töltötte fel.

Az alkalmazás semmilyen adatot nem küld el az ajánlatkérő szervnek, amíg Ön a benyújtás folyamata végén nem kattint a „Benyújtás” gombra.

A benyújtás különböző módjai

Új beadvány létrehozásakor a következő információkat kell megadnia:

• milyen formában kívánja beadni ajánlatát: önálló beadványt vagy közös beadványt kíván beadni;
• sor kerül-e alvállalkozók bevonására;
• milyen nyelven készül a beadvány.

A fenti információk megadása után kattintson az oldal alján található „Tovább” gombra.

Gazdasági szereplők

Ebben a lépésben meg kell neveznie a beadványában részt vevő szervezeteket (résztvevők).  Kattintson az „Új gazdasági szereplő hozzáadása” gombra, és válassza ki a résztvevő típusát: fő résztvevő (önálló beadvány esetében), csoportvezető vagy csoporttag (közös beadvány esetében), és alvállalkozó (ha van).

Az alvállalkozók kivételével minden résztvevőt PIC-résztvevő-azonosító kóddal kell azonosítani. A „Keresés” gombra kattintva ellenőrizheti, hogy az egyes gazdasági szereplők rendelkeznek-e már PIC-számmal (azaz szerepelnek-e a résztvevői nyilvántartásban). Rákereshet a gazdasági szereplők PIC-számára, héaazonosító számára (uniós adószámára), nemzeti regisztrációs számára és országára is. A héaazonosító szám (uniós adószám) és a nemzeti regisztrációs szám alapján folytatott kereséshez az országot is ki kell választani.

Ha a keresés nem ad találatot, a szervezetnek regisztrálnia kell ahhoz, hogy PIC-kódot kapjon.  Miután megkapta PIC-kódját, lépjen vissza az eSubmission alkalmazásba, keressen rá a PIC-kódra és válassza ki a megjelenített szervezetet.

Ekkor megjelennek a résztvevői nyilvántartásban szereplő, a PIC-számhoz tartozó adatok, és meg kell adnia a következő kötelező adatokat/dokumentumokat:

• a fő résztvevő vagy csoportvezető esetében:
• Kapcsolattartó (név és e-mail-cím)
• IBAN-szám/bankszámlaszám
• valamennyi résztvevő esetében: (megfelelően kitöltött és aláírt) nyilatkozat a „Csatolmányok” részben.

Ellenőrizze a kiírási feltételekben, hogy milyen dokumentumokra van szükség az ajánlat benyújtásához.

A „Kapcsolattartó” szakaszban a felhasználó megjelölheti saját magát (ezt a nevet írja be előre az alkalmazás) vagy más személyt az ajánlat kapcsolattartójaként. A kapcsolattartóhoz a Funding & Tenders portál az „elsődleges koordinátor-kapcsolattartó” (Primary Coordinator Contact – PCoCo) szerepet, az ajánlatot benyújtó felhasználóhoz (amennyiben eltér a kapcsolattartótól) pedig a „koordinátor-kapcsolattartó” (Coordinator Contact – CoCo) szerepet társítja.  

Ha a PCoCo nem rendelkezik EU Login-fiókkal, a kapcsolattartó e-mail-címe alapján a rendszer automatikusan létrehoz egy ideiglenes EU Login-fiókot, és az érintett személyt e-mailben felkérik, hogy adja meg az EU Login-regisztráció befejezéséhez szükséges adatokat. A felkérés egy automatikusan generált rendszerüzenet, amely nem tartalmaz hivatkozást az eljárásra.

Az egyes résztvevők „Csatolmányok” részében feltöltheti a résztvevő kizárási és kiválasztási kritériumokkal kapcsolatos dokumentumait. Ellenőrizze a kiírási feltételeket, hogy megállapítsa, mely résztvevőhöz mely dokumentumokat kell csatolni a beadványhoz.

A fenti lépések befejezése után kattintson a „Kész” gombra. 

A „Benyújtás módjai” lépés lezárása után már nincs lehetőség a beadvány formájának megváltoztatására (közös beadvány helyett önálló beadvány kiválasztására, vagy fordítva). Amennyiben módosítani kívánja a beadvány struktúráját, vagy meg kívánja változtatni a csoportvezető személyét, új beadványt kell létrehoznia, amellyel felülírja az addigi beadványtervezetet (a rendszer így törli az összes korábban bevitt adatot és feltöltött dokumentumot).

A következő lépéshez kattintson a „Tovább” gombra.

Tételek

Amennyiben több tételből álló eljárásban kíván részt venni, válassza ki az(oka)t a tétel(eke)t, amely(ek)re ajánlatot kíván benyújtani, majd kattintson a „Tovább” gombra.  

A résztvevők azonosítása a beadvány egészét érinti. Ezért ha a konzorcium összetétele tételenként eltérő, akkor minden tételhez külön beadványt kell készíteni.

Az ajánlat adatai

Ebben a szakaszban meg kell adnia az ajánlat összegét (csak a legalacsonyabb költség vagy a legalacsonyabb ár szerinti odaítélés esetében – győződjön meg arról, hogy ugyanazt a formátumot használja, mint a képernyőn szereplő példában), és/vagy meg kell erősítenie, hogy ajánlata megfelel-e a közbeszerzési dokumentumokban meghatározott minimumkövetelményeknek.

Ha azt jelöli be, hogy ajánlata nem felel meg a minimumkövetelményeknek, kérjük, adjon magyarázatot az erre a célra szolgáló szövegmezőben. A megfelelés vagy meg nem felelés tényét, és a meg nem felelés esetén adott magyarázatot a benyújtási jelentés is tartalmazza.

Miután a „Mentés” gombra kattintott, fel kell töltenie a pénzügyi ajánlatot és – amennyiben az ajánlatkérő előírja – a műszaki ajánlatot. Műszaki/pénzügyi ajánlatként több fájlt is feltölthet. 

Ha úgy ítéli meg, hogy az ajánlat minden adata helyes, és elkészült a beadvány, kattintson a „Tovább” gombra. A gomb csak akkor lesz aktív, ha minden kötelező adatot és dokumentumot megadott.

Ezen a ponton az ajánlattervezet – és az ahhoz csatolt dokumentumok – benyújtására még nem került sor .

Benyújtási jelentés

A benyújtási jelentést a rendszer hozza létre, és az a beadvány részét képezi. A jelentés a beadványban szereplő összes dokumentumot felsorolja.

A benyújtási jelentést az eSubmission automatikusan hozza létre és adja hozzá a beadványhoz. A jelentést megtekintheti a képernyőjén, vagy letöltheti, hogy felvehesse saját nyilvántartásába (az ajánlat benyújtása előtt). A jelentést nem kell aláírva visszatöltenie az eSubmission alkalmazásba.

A benyújtási jelentés megtekintése után, ha úgy ítéli meg, hogy a beadvány hiánytalan és készen áll a benyújtásra, a folytatáshoz kattintson a „Tovább” gombra.

A benyújtási jelentés nem az ajánlat benyújtását bizonyító dokumentum. A benyújtásra még nem került sor . Kérjük, a következő lépésben kattintson a „Benyújtás” gombra a beadvány véglegesítéséhez.

Az ajánlat benyújtása

Amikor készen áll ajánlatának benyújtására, kattintson a „Benyújtás” gombra. A rendszer ekkor visszaigazoló üzenetet jelenít meg.

Ha meg akarja erősíteni a benyújtást, kattintson az „Igen” gombra: ezután már nem lesz lehetősége a beadvány módosítására.

A rendszer nem teszi lehetővé a beadvány benyújtását, ha a benyújtási határidő letelt.

Ez követően a rendszer e-mailben értesítést küld a PCoCo/CoCo e-mail címére. Az értesítés egy linket tartalmaz, amely átirányítja a Funding & Tenders portálra, ahol a PCoCo/CoCo megtalálja a benyújtási igazolást (Submission Receipt). Felhívjuk figyelmét, hogy a beadványban szereplő PIC-számok tulajdonosai értesítést kapnak a benyújtásról.

A benyújtási igazolás (Submission Receipt) bizonyítja, hogy a beadvány a benyújtási határidőn belül beérkezett.

A szerepkörök kezelése a Funding & Tenders portálon

Az eSubmission alkalmazásban megadott kapcsolattartóhoz a rendszer a benyújtott eredeti ajánlat tekintetében hozzárendeli az „elsődleges koordinátor-kapcsolattartó” (Primary Coordinator Contact – PCoCo) szerepkört a Funding & Tenders portálon. Egy beadványhoz csak egyetlen elsődleges koordinátor-kapcsolattartó tartozhat.

A PCoCo nem módosítható a portálon keresztül. Amennyiben új PCoCo kijelölésére van szükség, vegye fel a kapcsolatot az ajánlatkérő szervvel.

Az eredeti ajánlatot benyújtó felhasználó (ha nem egyezik meg kapcsolattartóval) a „koordinátor-kapcsolattartó” (Coordinator Contact – CoCo) szerepkört kapja.

További „koordinátor(ok)- kapcsolattartó(k)” (CoCo) akkor adható(k) hozzá vagy törölhető(k) a Funding & Tenders portálon, miután az ajánlatkérő megnyitotta az eredeti ajánlatokat, és (amennyiben ez alkalmazható) mielőtt az ajánlattevőt felülvizsgált ajánlat benyújtására kéri fel:

• Az eredeti ajánlatot tartalmazó beadványtól jobbra látható „Action” (Művelet) legördülő menüben kattintson a „Manage Roles” (Szerepkörök kezelése) opcióra. Ez a lehetőség csak azt követően jelenik meg, hogy az ajánlatkérő megnyitotta a benyújtott eredeti ajánlatokat.

• Kattintson az „Edit Roles” (Szerepkörök módosítása) gombra.

• Új CoCo hozzáadásához kattintson az „Add roles” (Szerepkörök hozzáadása) gombra.

CoCo törléséhez kattintson a CoCo neve melletti „törlés” ikonra.

• Adja meg az új CoCo adatait, majd kattintson a „OK” gombra.

  Nem nyújthat be a felülvizsgált ajánlatot az a CoCo, akit a fent leírtak szerint azután jelöltek ki, hogy az ajánlatkérő felhívta az ajánlattevőket, hogy a portálon keresztül nyújtsanak be felülvizsgált ajánlatot. Csak azok a PCoCo-k nyújthatnak be felülvizsgált ajánlatot, akik megkapták a felkérést, vagy azok a CoCo-k, akiket a felkérésben a „Manage roles” (Szerepkörök kezelése) gombbal adtak hozzá a kapcsolattartókhoz (lásd a tárgyalásos eljárások 2. és további fordulóira vonatkozó gyorskalauzt).

A beadványok kezelése a Funding & Tenders portálon

A Funding & Tenders portálon az Ön saját felületének használatához kattintson a Funding & Tenders portál jobb felső sarkában található Login (bejelentkezés) gombra, majd adja meg EU Login-azonosítóját és -jelszavát.

A beadványok megtekintése

A bal oldalon található „Manage My Area” (Saját felületem kezelése) menüpont alatt a  PCoCo/CoCo a „My Submissions” (Beadványaim) szakaszban tekintheti meg a beadványokat.
A beadványok listájában a lista fölött jobbra látható keresőmező használalával lehet keresést végezni.

A „My Submission(s)” (Beadványaim) menüpont

Itt tekintheti meg a PCoCo/CoCo az egyes beadványokhoz kapcsolódó eljárások hivatkozási számát, a beadvány azonosítóját, az utolsó elvégzett művelet időbélyegzőjét és a beadvány állapotát (tervezet, benyújtva, visszavonva, törölve), a határidőt, az eljárás címét és a forduló sorszámát.

A törölt beadványok kivételével minden egyes beadvány jobb oldalán megtalálja az  „Action” (Művelet) menüt, amely lehetővé teszi, hogy a  PCoCo/CoCo  a beadvány állapotától függően különböző műveleteket hajtson végre.

A „Draft” (tervezet) állapotú beadványok esetében:

• „Edit” (Szerkesztés): az eSubmission alkalmazás azt az oldalt nyitja meg, amelyen a munkamenetet legutóbb abbahagyta. Ekkor megkezdheti a beadvány szerkesztését az eSubmission alkalmazásban.
• „View” (Megtekintés): az eSubmission alkalmazás azt az oldalt nyitja meg, amelyen a munkamenetet legutóbb abbahagyta. A beadvány ilyenkor nem szerkeszthető, mivel írásvédett módban jelenik meg. 
• „Delete” (Törlés):  a rendszer törli a beadványtervezetet a Funding & Tenders portálról.
  
  

A „Submitted” (benyújtva) állapotú beadványok esetében:

• „View Receipt” (Benyújtási igazolás megtekintése): megjelenik a benyújtási igazolás.
• „Withdraw (Visszavonás) (csak a benyújtási határidő lejárta előtt lehetséges):  adja meg a beadvány visszavonásának okát, majd a „Withdraw” (Visszavonás) gomb megnyomásával erősítse meg szándékát. Miután visszavont egy beadványt, a továbbiakban már nem tudja megtekinteni, szerkeszteni vagy benyújtani azt.
  
  

A „Withdrawn” (visszavonva) állapotú beadványok esetében:

• „View Withdrawal Receipt” (Visszavonási igazolás megtekintése): megjelenik a visszavonási igazolás.
  
  

A „Deleted” (törölve) állapotú beadványok esetében:

az „Action” (Művelet) menü nem áll rendelkezésre a „Deleted” (törölve) állapotú ajánlatok esetében. Miután az ajánlattervezetet törölték, azt az ajánlattevő nem tudja visszakeresni. 

Az értesítések kezelése a Funding & Tenders portálon

A „My notifications” (Értesítéseim) menüpont

Ezt az oldalt a PCoCo/CoCo a Funding & Tenders portálra való bejelentkezést követően, a képernyő jobb felső sarkában látható harangikonra kattintva érheti el.

Ezen az oldalon a PCoCo/CoCo a következő hivatalos értesítéseket találja meg:

• Benyújtási igazolás (az ajánlat benyújtásának igazolása)
• Visszavonási igazolás (az ajánlat visszavonásának igazolása)

Az értesítések listájának alján található „Manage all notifications” (Értesítések kezelése) menüpont „Preferences” (Beállítások) fülén a PCoCo/CoCo  kiválaszthatja, hogy milyen gyakorisággal kíván e-mailben értesítést kapni a Funding & Tenders portálról. E beállítástól függetlenül az Önhöz beérkezett összes értesítés megtalálható a „My notifications” menüpontban.

A „My Formal Notification(s)” (Hivatalos értesítéseim) menüpont

A bal oldali „Manage My Area” (Saját felületem kezelése) menüpont e szakaszát jelenleg nem használják a közbeszerzési eljárásokban.