Кратко ръководство за двуетапните процедури за възлагане на обществени поръчки — етап 2

(ограничени процедури, състезателни процедури с договаряне, състезателни диалози, партньорства за иновации и конкурси за проект)

Първи стъпки

Настоящото кратко ръководство се отнася само за втория етап от двуетапните процедури. На този етап само поканените кандидати, които са преминали първия етап въз основа на критериите за изключване и подбор, могат да подадат оферта. Кратки ръководства за първия етап от двуетапните процедури, както и ръководства за други процедури за възлагане на обществени поръчки ще намерите в уикито за електронните обществени поръчки на портала Funding & Tenders.

Като икономически оператор можете да:

• въведете Вашия отговор във връзка с процедура, започната от институция, орган или агенция на ЕС

• подадете по сигурен начин

• видите или редактирате запазена чернова

• изтриете чернова на подаване

• получите доказателство за подаване (Submission Receipt)

• оттеглите подаване преди крайния срок за получаване на подавания

• получите доказателство за оттегляне (Withdrawal Receipt)

Моля, прочетете системните изисквания.

Ще ги намерите на началната страница на приложението eSubmission и в раздел „Приложения“ на страницата Parties (страни).

Как да получа техническа помощ?

Ако се нуждаете от помощ, можете да се свържете с екипа ни по поддръжка от 8:00 до 20:00 ч. централноевропейско време / централноевропейско лятно часово време (брюкселско време).

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 229 71063

 Екипът по поддръжка работи само на английски език.

Управление на поканите и подаванията на портала Funding & Tenders

Порталът Funding & Tenders е единна входна точка (единно пространство за електронен обмен на данни) за участници и експерти в програмите за финансиране и тръжните процедури, управлявани от Европейската комисия и други институции, органи и агенции на ЕС.

Ако Вашето заявление за участие премине успешно през първия етап от процедурата, ще получите уведомление от портала F&T с покана за участие във втория етап.

Уведомлението ще бъде изпратено на:

• електронния адрес на лицето за контакт, посочено при подаването на заявлението за участие (Primary Coordinator Contact (PCoCo));
• електронния адрес (ако е различен), който е свързан с профила в EU Login, използван за подаване на заявлението за участие (Coordinator Contact (CoCo));
• електронния адрес на всяко друго лице с роля Coordinator Contact(s) (CoCo) , добавено чрез бутона Manage roles (управление на ролите) при подаването на заявлението за участие.

За да влезете в профила си на портала Funding & Tenders, използвайте бутона Sign in (вход) в горния десен ъгъл на началната страница и въведете Вашето потребителско име и парола за EU Login.

Във Вашето пространство на портала Funding & Tenders можете да:

• разглеждате Вашите покани за представяне на оферти
• потвърждавате получаването на покани
• получите достъп до документите с ограничен достъп за обществената поръчка 
• получите достъп до Q&A с ограничен достъп 
• създавате и изпращате въпроси за етап 2 от процедурата 
• започвате ново подаване в отговор на покана
• разглеждате, редактирате или изтривате чернови на подаване (оферти)
• оттегляте подадени оферти
• получите достъп до своите потвърждения за подаване/оттегляне (Submission/Withdrawal Receipt)
• управлявате роли

разглеждате покани

От навигационното меню вляво, лицето с роля PCoCo/CoCo може да види поканите за етап 2 в раздел My Invitation(s) (моите покани). Също така, вдясно над списъка с покани има поле за търсене.  

Щракнете върху връзката See details (виж подробности), за да:

• видите подробности за процедурата.
  В раздела за обща информация можете да видите информацията, свързана с процедурата.

• Достъп додокументи с ограничен достъп за обществената поръчка .

В раздела Restricted documents (документи с ограничен достъп) поканените кандидати могат да видят документите за етап 2 от процедурата. Ако възлагащият орган е публикувал нова версия на документа, ще можете да видите всички версии на документа. На екрана излиза последната версия. За да видите по-стара версия, можете да щракнете върху падащото меню и да изберете версията, която искате да видите.

Ако документът е достъпен на друг език, преведеният документ също ще бъде на разположение за разглеждане.

•   Достъп довъпросите и отговорите с ограничен достъп.

От този раздел можете да зададете въпрос относно етап 2 от процедурата. Ако възлагащият орган предостави отговора като частен, той ще се появи в разделаMy Q&A (моите въпроси и отговори). 
Ако отговорът е предоставен за всички кандидати, поканени да участват в етап 2, той ще се появи в раздела Restricted Q&A (въпроси и отговори с ограничен достъп).

За повече информация вижте Как да създадем и изпратим въпрос на портала Funding and Tenders.

Раздел „My Invitation(s)“ (моите покани)

За всяка покана лицето с роля PCoCo/CoCo може да види референтния номер на процедурата, статуса на поканата (получена, потвърдена), крайния срок, лота (ако е приложимо), наименованието на процедурата, вида на процедурата и етапа.

Менюто Action (действие) на поканата/подаването позволява на PCoCo/CoCo да извършва различни действия в зависимост от статуса на поканата/подаването.

За покани със статус Received (получена): 

• Acknowledge Receipt (потвърждаване на получаването): щракнете тук, за да потвърдите, че сте получили поканата за представяне на оферта.
• Manage Roles (управление на ролите):  можете да разглеждате и управлявате достъпа до Вашите покани (да добавяте/премахвате лица, които също ще могат да извършват описаните тук действия във връзка с Вашите покани).

За покани със статус Acknowledged (потвърдена):

• Start New Submission (начало на ново подаване): щракнете, за да подадете нова оферта.
• Manage Roles (управление на ролите):  можете да разглеждате и управлявате достъпа до Вашите покани (да добавяте/премахвате лица, които също ще могат да извършват описаните тук действия във връзка с Вашите покани).

За даразгледатеи управлявате подаванията във връзка с покани, щракнете върху Submission(s) (подавания).
Менюто Action (действие) вдясно от всяко подаване (освен ако подаването е изтрито) дава възможност на лицето с роля PCoCo/CoCo да извършва различни действия в зависимост от статуса на подаването.

За подавания със статус Draft (чернова):

• • • Edit (редактиране): eSubmission отваря екрана, на който сте били при напускането на приложението. Сега можете да редактирате подаването си в eSubmission.
    • View (преглед):  eSubmission отваря екрана, на който сте били при напускането на приложението. Не е възможно да редактирате подаването, тъй като го разглеждате в режим „само за четене“. 
    • Delete (изтриване):  черновата на подаването ще бъде изтрита от портала Funding & Tenders.

За подавания със статус Submitted (подадено):

• • • View Receipt (преглед на потвърждението): показва се потвърждението за подаването.
    • Withdraw (оттегляне) (достъпно само преди изтичането на срока за подаване):  посочете причината за оттеглянето на подаването и потвърдете, като щракнете върху бутона Withdraw (оттегляне). След като веднъж сте оттеглили подаването, повече не можете да го разглеждате, редактирате или подадете отново.

За подавания със статус Withdrawn (оттеглено):

• • • View Withdrawal Receipt (преглед на потвърждението за оттегляне): показва се потвърждението за оттеглянето.

За подавания със статус Deleted (изтрито):
Менюто Action (действие) не е налично за офертите със статус Deleted (изтрито). След като оферентът изтрие чернова на оферта, тя повече не е налична. 

Как да изготвите оферта в eSubmission 

За да може да подаде оферта, лицето с роля PCoCo/CoCo първо трябва да потвърди получаването на поканата за представяне на оферта:

• Намерете процедурата в раздел My Invitations на портала Funding & Tenders.

• В меню Action (действие) на процедурата щракнете върху Acknowledge Receipt (потвърждаване на получаването), за да потвърдите, че сте получили поканата. Статусът на поканата ще стане Acknowledged (потвърдена).
  
  

След като потвърди получаването на поканата, лицето с роля PCoCo/CoCo  автоматично ще бъде пренасочено към eSubmission,където можете да започнете подаването на Вашата оферта, като щракнете върху New submission (ново подаване). 

Ако предпочитате да започнете подаването по-късно:

• влезте в портала Funding & Tenders с профила в EU Login налицето, посочено като лице за контакт ( PCoCo ) в заявлението за участие, или, ако е различно, с профила в EU Login на лицето, подало заявлението за участие ( CoCo ) или всяко друго лице с роля PCoCo/CoCo, за което има разрешение чрез функцията Manage roles (управление на ролите) на портала Funding & Tenders ( за повече информация вж. раздел Manage Roles (управление на ролите) на портала Funding & Tenders  в настоящото ръководство ) .

• Отидете в раздел My Invitations (моите покани) и намерете процедурата.

• Щракнете върху Start new submission (започване на ново подаване) в менюто Action (действие) на процедурата. След това ще бъдете пренасочени към eSubmission.
  

В eSubmission щракнете върху New submission (ново подаване), за да започнете ново подаване, или върху Resume draft (редактиране на чернова), за да възобновите започнатата по-рано работа по подаване. Можете също така да възобновите работата си по чернова от портала Funding & Tenders (за повече информация вж. раздел Manage submissions (управление на подаванията) на портала Funding & Tenders в настоящото ръководство).

Навигиране в eSubmission

Когато започнете подаването, ще видите линия за напредъка в горната част на екрана. Тази линия показва всички стъпки, които трябва да преминете до подаването на Вашата оферта. Можете също така да видите на кой етап сте в момента.

Във всеки един момент от процеса на подаване можете да видите какви документи са качени, като щракнете върху бутона Submission documents (документи, включени в подаването) в лявата част на екрана.

Страни

На този етап само раздел Contact Person (лице за контакт) може да бъде редактиран.

Потребителят, започващ подаването на офертата, може да посочи като лице за контакт себе си (името вече е попълнено) или друго лице. Ако последното лице няма профил в EU Login, автоматично ще бъде създаден временен профил в EU Login въз основа на електронния адрес на лицето за контакт и то ще бъде поканено по електронната поща да завърши регистрацията в EU Login. Поканата ще бъде автоматично системно съобщение без препратка към процедурата.

Лицето за контакт получава ролята Primary Coordinator Contact ( PCoCo ) на портала Funding & Tenders, а потребителят, подаващ офертата (ако е различен от лицето за контакт) — ролята Coordinator Contact  ( CoCo ). 

Щракнете върху Next (напред), за да преминете към следващия етап.

Данни за офертата

В този раздел трябва да въведете сумата по Вашата оферта (само в случай на метод на възлагане „най-ниски разходи“ или „най-ниска цена“ — уверете се, че използвате същия формат като в примера на екрана) и/или да посочите дали Вашата оферта отговаря на минималните изисквания, определени в документацията за обществената поръчка.

Ако посочите, че офертата Ви не отговаря на минималните изисквания, ще трябва да предоставите обяснение в специално текстово поле. Потвърждаването на съответствието или несъответствието, както и обяснението в случай на несъответствие, ще бъдат отразени в доклада за подаването.

След като щракнете върху бутон Save (запазване), можете да качите финансовата оферта и, ако възлагащият орган изисква това в тръжните спецификации, техническата оферта. Можете да качите повече от един файл във връзка с техническата/финансовата оферта. 

След като се уверите, че данните за офертата са точни и всичко необходимо е попълнено, щракнете върху бутона Next (напред). Бутонът ще бъде активен само ако са предоставени всички задължителни данни и документи.

Доклад за подаването

Докладът за подаването се генерира от системата и е част от подаването. В доклада са посочени всички документи, включени в подаването.

Системата eSubmission автоматично генерира доклада и го добавя към Вашето подаване. Можете да прегледате доклада на екрана или да го изтеглите (преди да подадете офертата). Не е необходимо да подписвате и качвате подписания доклад в eSubmission.

След като разгледате доклада за подаването, ако смятате, че то е пълно и готово за изпращане, щракнете върху Next (напред), за да продължите.

Подаване на офертата

Когато сте готови да подадете своята оферта, щракнете върху Submit (изпращане). Системата ще покаже съобщение за потвърждение.

Щракнете върху Yes (да), ако искате да потвърдите: повече няма да можете да променяте това подаване.

Моля, имайте предвид, че системата няма да Ви позволи да подадете оферта, ако срокът получаване на оферти е изтекъл.

По електронната поща ще бъде изпратено уведомление на електронния адрес, който е свързан с профила в EU Loginналицето с роля Primary Coordinator Contact ( PCoCo )  и всички лица с роля Coordinator Contact ( CoCo ), които са посочени за тази оферта. Това уведомление ще съдържа връзка към портала Funding & Tenders, където ще можете да намерите потвърждението за подаването. 

Управление на ролите на портала Funding & Tenders

Лицето за контакт, посочено в заявлението за участие (етап 1) в eSubmission, получава ролята Primary Coordinator Contact ( PCoCo) за поканата на портала Funding & Tenders.Потребителят, който подава заявката (ако е различен от лицето за контакт в заявката), получава ролята Coordinator Contact (CoCo) за подаване на заявката и за поканата, освен ако ролята не е премахната от PCoCo/друг CoCo от подаването на искането в периода между отварянето на заявките от възлагащия орган и получаването на поканата за етап 2.

По подобен начин лицето за контакт, посочено в офертата (етап 2) в eSubmission, получава ролята Primary Coordinator Contact (PCoCo) за подаването на офертата . PCoCo за поканата и потребителят, подаващ офертата, ако е различен от посоченото в офертата лице за контакт, получава ролята Coordinator Contact (CoCo) за подаването на офертата.

С бутона Manage Roles (управление на ролите) (вж. по-долу) можете да добавяте допълнителни или да премахвате лица с роля Coordinator Contact (CoCo)  за подаването на заявката, поканата и подаването на офертата.

Моля, забележете, че може да има само едно лице с роляPCoCo за всяка покана или подаване.

PCoCo за подаване на искането (етап 1) или подаване на офертата (етап 2) не може да бъде заменено, нито премахнато.

PCoCo за покана може да бъде заменено (но не премахнато) само от следните лица:

•     Администратор на УППС/профил (ако е определен за Вашата организация, вж. тук);
•     текущото PCoCo (след заместването, това PCoCo вече няма да има достъп до поканата);
  
•     всяко CoCo за поканата.

За да добавите/премахнете роли за подаване или покана, следвайте стъпките по-долу:

1	В падащото меню Action (действие) отдясно на подаването или поканата, щракнете върху опцията Manage Roles (управление на ролите).
2	Щракнете върху бутона Edit Roles (редактиране на ролите).
3	За да промените PCoCo на поканата или да добавите допълнително CoCo за подаването или поканата, щракнете върху бутона Add Roles   (добавяне на роли).
4	Добавете данните за лицето, което заменя текущото PCoCo или което е добавено като допълнително CoCo и щракнете върху бутона Save (запазване).  Ако PCoCo се заменя за покана, лицето, което определя новото PCoCo, ще получи съобщение за потвърждение, след като щракне върху бутона Save (запазване).  Когато е назначено ново PCoCo за покана, ролята и правата на предишното PCoCo се отменят (предишното PCoCo губи правото на достъп), като веднага се прехвърлят на новото PCoCo. Порталът F&T изпраща автоматични уведомления до новото PCoCo, предишното PCoCo и всички CoCo(s) по поканата, чието PCoCo е било заменено.
5	За да изтриете лице с роля CoCo, щракнете върху иконата за изтриване до неговото име. PCoCo за покана не може да бъде изтрито, а само заменено.

Последващ(и) кръг(ове) засъстезателна процедура с договаряне и партньорства за иновации

Настоящият раздел се прилага само за състезателни процедури с договаряне и партньорства за иновации с повече от един кръг преговори на етап 2.

Ако възлагащият орган реши да Ви покани да подадете преработена оферта чрез системата eSubmission, лицето с роля PCoCo/CoCo ще получи уведомление от портала Funding & Tenders.

За да подаде преработена оферта , лицето с роля PCoCo/CoCo трябва да потвърди получаването на поканата. След потвърждаването на получаването на поканата лицето с роля PCoCo/CoCo автоматично ще бъде пренасочено към системата eSubmission, където то може да започне подаването на преработената оферта, като щракне върху бутона New submission (ново подаване). За да научите как да подадете преработена оферта при последващи кръгове, вижте Кратко ръководство за процедурите на договаряне — кръг 2 / следващи кръгове . 

Управление на уведомления на портала Funding & Tenders

My notifications (моите уведомления)

За достъп до тази страница лицето с роля PCoCo/CoCo трябва да влезе в профила си на портала Funding & Tenders и да щракне върху иконката „камбанка“ горе вдясно на екрана.

На тази страница лицето с роля PCoCo/CoCo може да намери следните уведомления:

• Submission Receipt (доказателство за подадена оферта)
• Withdrawal Receipt (доказателство за оттеглена оферта)

В рубриката Preferences (предпочитания) от менюто на Manage all notifications (управление на всички уведомления) (в края на списъка с уведомления), лицето с роля PCoCo/CoCo може да избере честотата на уведомленията по електронната поща от портала Funding & Tenders. Независимо от Вашия избор всички уведомления винаги са на разположение в раздела My notifications (моите уведомления).

My Formal Notification(s) (моите официални уведомления)

Този раздел в менюто Manage my area (управление на моето пространство) вляво, понастоящем не се използва за процедури за възлагане на обществени поръчки.