Gwida fil-Qosor għall-proċeduri miftuħa

Kif tibda

Merħba għall-eSubmission!

L-eSubmission tippermetti li l-operaturi ekonomiċi jwieġbu b’mod elettroniku għall-proċeduri ta’ akkwist tal-UE billi jħejju sottomissjonijiet (jiġifieri offerti) u jissottomettuhom elettronikament b’mod strutturat u sigur.

Din il-Gwida fil-Qosor tapplika għal proċeduri miftuħa biss. Il-Gwidi fil-Qosor għal proċeduri ta’ akkwist oħrajnjistgħu jiġu kkonsultati fuq il-wiki tal-Akkwist elettroniku tal-Portal Funding & Tenders .

Bħala operatur ekonomiku tista’:

• Iddaħħal it-tweġiba tiegħek għal proċedura mnedija minn istituzzjoni jew korp tal-UE

• Tissottomettiha b’mod sigur

• Tara jew tkompli abbozz li tkun issejvjajt

• Tħassar abbozz ta’ sottomissjoni

• Tirċievi l-konferma tas-sottomissjoni (l-Irċevuta tas-Sottomissjoni)

• Tirtira sottomissjoni qabel l-iskadenza sa meta jistgħu jaslu s-sottomissjonijiet

• Tirċievi l-konferma li rtirajtha (l-Irċevuta tal-Irtirar)

Agħmel mezz li taqra r-Rekwiżiti tas-Sistema.

Tista’ ssibhom fuq il-paġna ta’ quddiem tal-applikazzjoni tal-eSubmission u fit-taqsima tad-dokumenti mehmużin fil-paġni tal-Partijiet u tad- Data dwar l-offerta.

Jekk trid tara kif taħdem l-eSubmission qabel ma tipprepara s-sottomissjoni tiegħek, uża s- Sejħiet għall-offerti bi prova għall-Proċeduri Miftuħa tagħna.

Kif nista’ nikseb għajnuna teknika?

Jekk teħtieġ l-għajnuna tista’ tikkuntattja lit-tim ta’ appoġġ mit-08:00 sat-20:00 CET/CEST.

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 229 71063

  It-tim ta’ appoġġ jopera bl-Ingliż biss.

Kif jista’ jkolli aċċess għall-eSubmission?

Dejjem se taċċessa l-eSubmission fil-kuntest ta’ proċedura ta’ akkwist. Għandek issib il-proċeduri ta’ akkwist ippubblikati fuq:

• Il-Portal Funding & Tenders

• L-applikazzjoni TED eTendering
  
  

X’għandi bżonn biex nuża l-eSubmission?

Biex tuża l-eSubmission trid tkun irreġistrat fis-servizz ta’ awtentikazzjoni tal-utent tal-Kummissjoni Ewropea (EU Login). 

Biex twieġeb għall-proċedura ta’ akkwist ippubblikata fuq il-pjattaforma ta’ Akkwist elettroniku tal-UE TED eTendering, għandek bżonn ukoll kont fit-TED eTendering.

Biex tidentifika l-organizzazzjoni tiegħek fis-sottomissjoni elettronika, din trid tkun irreġistrata fir-reġistru tal-organizzazzjonijiet tal-Kummissjoni (ir-Reġistru tal-Parteċipanti) u jrid ikollha PIC (Kodiċi ta’ Identifikazzjoni tal-Parteċipanti). Għal aktar informazzjoni dwar il-PIC ikklikkja hawn . Ir-reġistrazzjoni hija miftuħa għall-organizzazzjonijiet kollha u hija mingħajr ħlas.

EU Login

L-EU Login huwa l-punt tad-dħul minn fejn tista’ tidħol għal servizzi u/jew għal sistemi differenti tal-Kummissjoni Ewropea. Jekk għad m’għandekx EU Login, tista’ toħloq kont.

Għal aktar informazzjoni, ara l- għajnuna dwar l-EU Login.

TED eTendering

It-TED eTendering hija l-pjattaforma tal-Akkwist elettroniku fejn l-istituzzjonijiet u l-korpi tal-UE jippubblikaw is-sejħiet għall-offerti.

Int tista’ toħloq kont għas-sejħiet għall-offerti elettroniċi billi tuża l-EU Login tiegħek.

Il-Portal Funding & Tenders

Il- Portal Funding & Tenders huwa punt uniku ta’ servizz (Spazju Uniku għall-Iskambju ta’ Data Elettronika) għall-parteċipanti u l- esperti fil-programmi ta’ finanzjament u l-proċeduri tal-offerti mmaniġġjati mill-Kummissjoni Ewropea u korpi oħra tal-UE.

Mill-Portal Funding & Tenders il-parteċipanti jistgħu:

• Ifittxu opportunitajiet fil-programmi ta’ finanzjament jew fil-proċeduri ta’ akkwist tal-UE

• Jirreġistraw fir-Reġistru tal-Parteċipanti

• Jaċċessaw l-Irċevuti tas-Sottomissjoni (il-prova tas-sottomissjoni)

• Jaraw, jeditjaw jew iħassru l-abbozz tas-sottomissjonijiet

• Jirtiraw is-sottomissjonijiet u jkollhom aċċess għall-Irċevuta tal-Irtirar (il-prova tal-irtirar)

Reġistru tal-Parteċipanti

Il-Kummissjoni waqqfet reġistru online tal-organizzazzjonijiet li qed jipparteċipaw fis-sejħa għall-offerti jew fil-proposti tal-UE, sabiex jiġi applikat il-prinċipju ta’ “darba biss”: id-data relatata mal-organizzazzjoni ta’ parteċipant trid tiġi sottomessa darba biss.  Wara r-reġistrazzjoni, kull organizzazzjoni jkollha Kodiċi ta’ Identifikazzjoni tal-Parteċipanti (PIC, Participant Identification Code) uniku. Biex titgħallem dwar kif takkwista PIC fir- Reġistru tal-Parteċipanti , jekk jogħġbok irreferi għal din il- paġna.

Kif tħejji l-offerta tiegħek fl-eSubmission 

Kwalunkwe operatur ekonomiku jista’ jissottometti offerta billi juża l-link tat-TED eTendering indikata fl-avviż dwar il-kuntratt.

B’mod alternattiv, tista’ tuża l-Portal Funding & Tenders biex issib il-proċedura (uża l-funzjoni tat-tfittxija fin-naħa ta’ fuq tax-xellug tal-iskrin) u meta tikklikkja l-isem tal-proċedura din tieħdok fuq it-TED eTendering.

Ladarba tidħol fit-TED eTendering, trid tilloggja bil-kont tat-TED eTendering tiegħek u mbagħad tikklikkja Issottometti offerta. Din se tieħdok fil-portal tal-eSubmission.

Fl-eSubmission ikklikkja Sottomissjoni ġdida (New submission) biex tibda sottomissjoni ġdida, jew Kompli l-abbozz (Resume draft) biex tkompli l-abbozz tas-sottomissjoni li tkun diġà bdejt. Tista’ wkoll tkompli l-abbozz tiegħek mill-Portal Funding & Tenders (għal aktar informazzjoni, ara t-taqsima  Immaniġġja s-sottomissjonijiet fil-Portal Funding & Tenders f’din il-gwida ).

Kif tfittex fl-eSubmission 

Meta tibda s-sottomissjoni tiegħek tara linja ta’ progress fin-naħa ta’ fuq tal-iskrin. Din il-linja turi il-passi kollha li trid tgħaddi minnhom qabel ma tissottometti l-offerta tiegħek. Tista’ tara wkoll f’liema pass tinsab bħalissa.

Fi kwalunkwe ħin waqt il-proċedura ta’ sottomissjoni, dejjem tista’ tiċċekkja liema huma d-dokumenti li applowdjajt billi tagħfas il-buttuna  Dokumenti ta’ sottomissjoni  fuq ix-xellug tal-iskrin.

Xejn ma jiġi sottomess lill-awtorità kontraenti sakemm tikklikkja l-buttuna Issottometti fi tmiem il-proċess tas-sottomissjoni.

Modi ta’ sottomissjoni

Meta toħloq sottomissjoni ġdida, int tintalab tindika:

• kif se tissottometti l-offerta tiegħek: Sottomissjoni unika (Sole submission) jew Sottomissjoni konġunta (Joint submission),
• jekk is-sottomissjoni hix se tinvolvi sottokuntrattar,
• b’liema lingwa se titħejja s-sottomissjoni.

Wara li tkun għamilt l-għażla tiegħek, agħfas il-buttuna Li jmiss (Next) f’qiegħ il-paġna.

Partijiet

F’din it-taqsima trid tidentifika l-organizzazzjonijiet li qed jipparteċipaw fis-sottomissjoni tiegħek (il-parteċipanti).  Ikklikkja Parti Ġdida (New Party) u agħżel it-tip ta’ parteċipant: parteċipant prinċipali (fil-każ ta’ sottomissjoni unika), kap tal-grupp jew membru tal-grupp (fil-każ ta’ sottomissjoni konġunta) u sottokuntrattur (jekk applikabbli).

Il-parteċipanti kollha, ħlief is-sottokuntratturi, għandhom jiġu identifikati b’PIC – Kodiċi ta’ Identifikazzjoni tal-Parteċipanti. Biex tivverifika jekk entità għandhiex PIC (jiġifieri diġà hija rreġistrata fir-Reġistru tal-Parteċipanti), uża l- buttuna Fittex (Search). Tista’ tfittex permezz tal-PIC, tan-numru tal-VAT, tan-numru tar-Reġistru Nazzjonali u l-pajjiż. Biex tkun tista’ tfittex permezz tan-numru tal-VAT jew tan-numru tar-Reġistru Nazzjonali, għandek bżonn ukoll tagħżel il-pajjiż.

Jekk it-tfittxija ma tagħti l-ebda riżultat, l-organizzazzjoni trid tirreġistra biex tikseb PIC.  Wara li takkwista l-PIC, mur lura għall- eSubmission , fittex permezz tal-PIC, u agħżel l-organizzazzjoni murija.

Id-data assoċjata mal-PIC tal-Participant Register tidher fuq l-iskrin u int tintalab tagħti din id-data obbligatorja/dawn id-dokumenti obbligatorji li ġejjin:

• għall-Parteċipant Prinċipali jew għall-Kap tal-grupp:
• Persuna ta’ Kuntatt (l-isem u l-indirizz tal-email)
• IBAN/Numru tal-kont tal-bank
• għall-parteċipanti kollha: Dikjarazzjoni fuq l-unur (mimlija u ffirmata kif dovut) fit-taqsima  Dokumenti mehmużin (Attachments).

Fit-taqsima Persuna ta’ Kuntatt (Contact Person), l-utent jista’ jindika lilu nnifsu (l-isem huwa diġà mimli bil-lest) jew persuna oħra bħala l-persuna ta’ kuntatt għas-sottomissjoni tal-offerta. Il-Persuna ta’ Kuntatt tirċievi r-rwol ta’ Koordinatur Primarju ta’ Kuntatt (Primary Coordinator Contact - PCoCo) fil-Portal Funding & Tenders u l-utent li jissottometti l-offerta (jekk differenti mill-Persuna ta’ Kuntatt) - ir-rwol ta’ Koordinatur ta’ Kuntatt (Coordinator Contact - CoCo) . 

Jekk il-PCoCo ma jkollux kont tal-EU Login, jinħoloq awtomatikament kont temporanju tal-EU Login abbażi tal-indirizz tal-email tal-Persuna ta’ Kuntatt u l-persuna tiġi mistiedna bl-email biex timla r-reġistrazzjoni tal-EU Login. L-istedina se tkun permezz ta’ messaġġ awtomatiku tas-sistema mingħajr l-ebda referenza għall-proċedura.

Fit-taqsima  Dokumenti mehmużin (Attachments)  ta’ kull parteċipant tista’ tapplowdja d-dokumenti tal-parteċipant mitluba mill-awtorità kontraenti mal-offerta. Iċċekkja l-ispeċifikazzjonijiet tal-offerta  biex tidentifika liema dokumenti għal liema parteċipant irid jiġi inkluż fis-sottomissjoni.

Ikklikkja Lest (Done)  meta tkun lest. 

Ladarba tgħaddi mill-pass “Modi ta’ sottomissjoni”, ma jkunx aktar possibbli li tibdel l-istruttura minn Sottomissjoni konġunta għal Sottomissjoni unika jew viċi versa. F’każ li tkun trid timmodifika l-istruttura tas-sottomissjoni tiegħek jew tibdel il-Kap tal-grupp, trid toħloq sottomissjoni ġdida u tissostitwixxi l-abbozz tas-sottomissjoni tiegħek (id-data mdaħħla preċedentement u d-dokumenti applowdjati jitħassru kollha).

Ikklikkja  Li jmiss (Next)  biex tgħaddi għall-pass li jmiss.

Lottijiet

Fi proċedura b’diversi lottijiet, agħżel il-lott(ijiet) li għalihom tixtieq titfa’ offerta, imbagħad agħfas il-buttuna Li jmiss (Next).

L-identifikazzjoni tal-parteċipanti tapplika għas-sottomissjoni kollha kemm hi. Għaldaqstant, jekk il-kompożizzjoni tal-konsorzju tkun differenti għal kull lott ikun hemm bżonn li ssir sottomissjoni separata għal kull wieħed.

Data dwar l-Offerta  

F’din it-taqsima trid iddaħħal l-ammont tal-offerta tiegħek (fil-każ biss tal-irħas spiża u l-metodu tal-għoti tal-orħos prezz  - kun ċert li tuża l-istess format bħal fl-eżempju fuq l-iskrin) u/jew tikkonferma jekk l-offerta tiegħek tikkonformax jew le mar-rekwiżiti minimi speċifikati fid-dokumenti tal-akkwist.

Jekk tikkonferma li l-offerta tiegħek ma tikkonformax mar-rekwiżiti minimi se tintalab tipprovdi spjegazzjoni f’kaxxa apposta għall-kummenti. Il-konferma tal-konformità jew tan-nuqqas ta’ konformità u l-ispjegazzjoni f’każ ta’ nuqqas ta’ konformità jintwerew fir-rapport ta’ sottomissjoni.

Wara li tikklikkja l-buttuna Issejvja tista’ tapplowdja l-offerta finanzjarja u, jekk meħtieġ mill-awtorità kontraenti fl-ispeċifikazzjonijiet tal-offerta, l-offerta teknika. Tista’ tapplowdja aktar minn file wieħed bħala offerta teknika/finanzjarja.

Ladarba tqis li d-data tal-offerta hija korretta u li s-sottomissjoni hija lesta, ikklikkja Li jmiss (Next) . Il-buttuna se tkun attiva biss jekk ikunu ġew ipprovduti d-data u d-dokumenti obbligatorji kollha.

F’dan l-istadju, l-abbozz tal-offerta tiegħek, inklużi d-dokumenti kollha tiegħek,  għadha ma ġietx sottomessa .

Rapport tas-sottomissjoni

Ir-rapport tas-sottomissjoni huwa ġġenerat mis-sistema u huwa parti mis-sottomissjoni. Ir-rapport jelenka d-dokumenti kollha inklużi fis-sottomissjoni.

L-eSubmission awtomatikament tiġġenera u żżid ir-rapport ta’ sottomissjoni mas-sottomissjoni tiegħek. Tista’ tikkonsulta r-rapport fuq l-iskrin jew tiddawnlowdjah biex int iżżomm kopja tiegħu (qabel ma tissottometti l-offerta). M’għandekx għalfejn tiffirma u tapplowdja r-rapport iffirmat fl-eSubmission.

Wara li tara r-rapport ta’ sottomissjoni, jekk tqis li s-sottomissjoni hija lesta u tajba biex tiġi sottomessa kklikkja Li jmiss (Next) biex tkompli.

Ir-rapport ta’ sottomissjoni mhux konferma tas-sottomissjoni. Għadek  m’għamiltx is-sottomissjoni . Jekk jogħġbok ipproċedi għall-pass li jmiss u  kklikkja Issottometti  biex tiffinalizza s-sottomissjoni.

Issottometti l-offerta tiegħek  

Meta tkun lest biex tissottometti l-offerta tiegħek, ikklikkja Issottometti . Is-sistema se turi messaġġ ta’ konferma.

Ikklikkja Iva (Yes) jekk trid tikkonferma li: mhux se tkun tista’ tkompli timmodifika din is-sottomissjoni .

Jekk jogħġbok innota li s-sistema mhux se tippermettilek tagħmel sottomissjonijiet jekk tintlaħaq l-iskadenza sa meta jistgħu jaslu s-sottomissjonijiet.

Se tintbagħat notifika bl-email fuq l-email tal-Persuna ta’ Kuntatt indikat fl-offerta (PCoCo) u fl-indirizz tal-email (jekk differenti) marbut mal-kont tal-EU Login użat għas-sottomissjoni tal-offerta (CoCo). Din in-notifika bl-email ikollha link għall- Portal Funding & Tenders, fejn tista’ ssib l-Irċevuta tas- Sottomissjoni .  

Tajjeb li tinnota li s-sidien tal-PIC li użat fis-sottomissjoni se jiġu infurmati.

L-Irċevuta tas-Sottomissjoni hija l-konferma li d-data tal-għeluq għas-sottomissjonijiet ma nqabżitx.

Immaniġġja s-sottomissjonijiet fil-Portal Funding & Tenders 

Biex tidħol fil-qasam privat tiegħek tal-Portal Funding & Tenders trid tawtentika ruħek billi tuża l-buttuna Login tal-Portal Funding & Tenders fin-naħa ta’ fuq tal-paġna ewlenija (daħħal l-EU Login u l-password tiegħek).

Ara s-sottomissjonijiet

Fit-taqsima Immaniġġja l-ispazju tiegħi (Manage my area), fuq ix-xellug il- PCoCo/CoCo  se jsib is-sottomissjonijiet taħt it-taqsima Is-Sottomissjoni(jiet) tiegħi (My Submission(s)).

Il-kaxxa tat-tiftix hija disponibbli wkoll fuq il-lemin, fuq il-lista tas-sottomissjonijiet.

It-taqsima Is-Sottomissjoni(jiet) tiegħi (My Submission(s))

Għal kull sottomissjoni l- PCoCo/CoCo  jista’ jara n-numru ta’ referenza tal-proċedura, l-ID tas-sottomissjoni, id-data tal-aħħar azzjoni mwettqa u l-istatus tas-sottomissjoni (abbozz, sottomess, irtirat, imħassar), id-data tal-iskadenza, il-lott (jekk applikabbli), it-titlu tal-proċedura u t-tip ta’ proċedura.

Il-menù  Azzjoni (Action)  fuq il-lemin ta’ kull sottomissjoni (sakemm is-sottomissjoni ma tkunx tħassret) jippermetti lill-PCoCo/CoCo  jwettaq azzjonijiet differenti skont l-istatus tas-sottomissjoni.

Għas-sottomissjonijiet li l-istatus hu Abbozz (Draft):

• Editja (Edit): l-eSubmission tiftaħ l-iskrin li kont fih meta ħriġt mill-applikazzjoni. Issa tista’ teditja s-sottomissjoni tiegħek fl-eSubmission.
• Ara (View):  l-eSubmission tiftaħ l-iskrin li kont fih meta ħriġt mill-applikazzjoni. Mhux possibbli teditja s-sottomissjoni jekk tkun qed taraha fil-modalità li tista’ tinqara biss. 
• Ħassar (Delete):  l-abbozz tas-sottomissjoni jitħassar mill-Portal Funding & Tenders.
  
  

Għas-sottomissjonijiet li l-istatus hu Sottomessa (Submitted):

• Ara l-Irċevuta (View Receipt): tintwera l-irċevuta tas-sottomissjoni.
• Irtira (Withdraw) (disponibbli biss qabel id-data tal-iskadenza għas-sottomissjoni): daħħal ir-raġuni l-għaliex tixtieq tirtira s-sottomissjoni u kkonfermaha billi tikklikkja l-buttuna Irtira (Withdraw). Ladarba tkun irtirajt is-sottomissjoni, ma tkunx tista’ taraha, teditjaha jew terġa’ tissottomettiha.
  
  

Għas-sottomissjonijiet li l-istatus hu Irtirata (Withdrawn):

• Ara l-Irċevuta tal-Irtirar (View Withdrawal Receipt): tintwera l-irċevuta tal-irtirar.

Għas-sottomissjonijiet li l-istatus hu Imħassra (Deleted):

Il-menù Azzjoni (Action) mhux disponibbli għall-offerti bl-istatus Imħassra (Deleted). Ladarba abbozz ta’ offerta jitħassar, dan ma jkunx jista’ jiġi rkuprat mill-offerent. 

Immaniġġja n-notifiki fil-Portal Funding & Tenders 

In-notifiki tiegħi (My notifications) 

Il- PCoCo/CoCo jista’ jaċċessa din il-paġna billi jikklikkja l-ikona bil-qanpiena fin-naħa ta’ fuq tal-iskrin wara li jilloggja fil-Portal Funding & Tenders.

F’din il-paġna il- PCoCo/CoCo jista’ jsib in-notifiki li ġejjin:

• L-Irċevuta tas-Sottomissjoni (Submission Receipt - il-prova li ġiet sottomessa offerta)
• L-Irċevuta tal-Irtirar (Withdrawal Receipt - il-prova li ġiet irtirata offerta)

Fit-tab Preferenzi (Preferences) taħt Imamaniġġja n-notifiki kollha )Manage all notifications) (fil-qiegħ tal-lista tan-notifiki) il-PCoCo/CoCo jista’ tagħżel il-frekwenza tan-notifiki bl-emails mill-Portal Funding & Tenders. Indipendentement mill-għażla tiegħek, in-notifiki kollha tiegħek huma dejjem disponibbli fit-taqsima In-notifiki tiegħi (My notifications) .

In-Notifika/i Formali tiegħi (My Formal Notifications) 

Din it-taqsima, disponibbli taħt Immaniġġja l-ispazju tiegħi (Manage my area) bħalissa mhix qed tintuża għall-proċeduri ta’ akkwist.